Högskolan i Halmstad IT-RÅDET PROTOKOLL fört vid sammanträde ...

TRANSCENDENT GROUP
SAMMANFATTNING
Förvaltningschefen vid Högskolan i Halmstad har gett Transcendent Group i uppdrag att genomföra
en utredning av organisation och styrning av IT-verksamheten vid Högskolan i Halmstad. Projektets
huvudmål var att identifiera och kartlägga högskolans behov avseende styrning och organisering av
IT-verksamheten samt presentera förslag och underlag på hur högskolan bäst och mest kostnadseffektivt
organiserar arbetet inom IT-området.
Högskolan i Halmstad har en IT-organisation uppdelad på en central IT-enhet (CITE) och lokala ITresurser
på några av sektionerna där de senare är underställda en sektionschef. På de två sektioner som
saknar lokala IT-resurser ansvarar CITE för IT-stödet. Högskolans bibliotek har även egna IT-resurser.
Denna organisationsform anser företrädare för delar av högskolan ligga till grund för ett antal strukturella
problem. De upplever att det saknas ett övergripande ansvar och styrning av högskolans IT-verksamhet.
Ett resultat av detta är brister i samarbete, otydligt regelverk, decentraliserade upphandlingar
samt otydlig styrning av IT-verksamheten. Det finns även ett utbrett missnöje kring högskolans
hantering av systemutveckling.
Underlaget för analysen i utredningen består av informationsinsamling genom intervjuer med företrädare
för de olika delarna av högskolan. Valet av intervjuform som informationsinsamling grundar sig
på behovet av att skapa en bred och tydlig bild av verksamhetens uppfattning om IT-organisationen i
nuläget och hur IT bör organiseras och styras i framtiden.
Samtliga deltagare i utredningen anser att IT-stödet i dagsläget har brister. En majoritet av de intervjuade
anser att bristerna främst är kopplade till högskolans styrning och samordning av IT,
mjukvarusupport och utveckling. Det finns en samstämmig bild av att det idag saknas en övergripande
koordinering och styrning av IT. Detta gäller inte bara på övergripande högskolenivå utan gäller även
inom förvaltningen, ute på sektionerna och inom CITE.
En majoritet av de intervjuade förespråkar en samordning av IT på högskolan. IT bör, enligt de flesta
intervjuade, centraliseras och underordnas en övergripande IT-chef. Högskoleledningen har även visat
ett tydligt stöd för en centralisering av IT. En viktig faktor för framgång är dock att sektionerna inte
tappar det lokala IT-stödet. Resultatet från intervjuerna ger ett starkt stöd att initiera en
förändringsprocess avseende hur IT skall organiseras och styras på Högskolan i Halmstad.
Utredningen föreslår att IT på högskolan omorganiseras till en avdelning och att IT styrs av en chef.
Avdelningen bör vara organiserad inom förvaltningen och underställd förvaltningschefen. Kopplingen
mellan verksamheten och IT är kritisk och bör hanteras genom ett IT-rådet som ett rådgivande ITorgan
med representation från ledning samt prefekter. Tillsättandet av en IT-chef är avgörande för
förändringsarbetet och bör ske tidigt i processen.
Utöver de förbättrade förutsättningar för god styrning av IT, som skapas genom den föreslagna omorganisationen,
bildas goda villkor för att bättre kunna kontrollera och styra IT-kostnaderna, vilket på
sikt ger möjlighet att minska totala kostnaderna för IT på högskolan.
Det går inte att bortse från de risker en omorganisering medför. Flera av de medverkande i utredningen
har uttryckt tvivel och farhågor rörande en central IT-avdelning som tar ett helhetsansvar för IT. Dessa
synpunkter har substans och bör tas på allvar.
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 2(20)