Högskolan i Halmstad IT-RÅDET PROTOKOLL fört vid sammanträde ...
Högskolan i Halmstad IT-RÅDET PROTOKOLL fört vid sammanträde ...
Högskolan i Halmstad IT-RÅDET PROTOKOLL fört vid sammanträde ...
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong><br />
<strong>IT</strong>-<strong>RÅDET</strong> <strong>PROTOKOLL</strong><br />
<strong>fört</strong> <strong>vid</strong> <strong>sammanträde</strong> 2/2008<br />
2008-04-23<br />
Tid 9.00 – 11.30<br />
Plats Faculty<br />
Närvarande ledamöter Maj-Britt Bäck (Ordförande)<br />
Göran Ericsson<br />
Elenita Forsberg<br />
Nicklas Håkansson<br />
Tony Larsson<br />
Magnus Taube<br />
Fredrik Thornberg<br />
Övriga närvarande Anna Frederiksen (Adj)<br />
Lämnat förhinder Malin Bornhager<br />
Ej närvarande Håkan Fasth<br />
Henrik Smederöd<br />
§ Ärende Beslut eller åtgärd<br />
Ordföranden hälsade välkommen och förklarade<br />
mötet öppnat.<br />
1 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes.<br />
2 Val av justeringsperson Nicklas Håkansson utses att justera protokollet.<br />
3 Föregående mötes protokoll Protokollet lades till handlingarna efter justering<br />
av mötets datum.<br />
4 Rapporter<br />
a) <strong>IT</strong>AN <strong>IT</strong>AN har haft ett möte. Där diskuterades bl.a.<br />
webbstatistik, personalens behov av datorutbildning<br />
(främst inom Office-programmen) och<br />
funktioner i Zimbra, såsom kalender och spamhantering.<br />
b) Arbetsgrupp kring Opensourcefunktioner<br />
till webben<br />
Arbetsgruppen har bearbetat de svar som kom in<br />
i enkäten, se bilaga.<br />
Förslag till beslut:<br />
a) En server köps in för att täcka specifika behov<br />
som inte går att lösa genom Sitevision,<br />
t.ex. wiki och lösenordsskyddade sidor. Finansieringen<br />
går via <strong>IT</strong>-rådets budget.<br />
b) Prenumerationsmöjlighet läggs till i webbkalendariet.<br />
När det gäller synkning till kalendrar/telefoner<br />
är det ofta en tekniskt komplex<br />
fråga, som delvis kan lösas via<br />
Zimbra/mobile extension. Detta är en funktion<br />
som C<strong>IT</strong>E har för avsikt att testa; tidpunkten<br />
för detta är inte bestämd.
<strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong><br />
<strong>IT</strong>-<strong>RÅDET</strong> <strong>PROTOKOLL</strong><br />
<strong>fört</strong> <strong>vid</strong> <strong>sammanträde</strong> 2/2008<br />
2008-04-23<br />
c) Arbetsgrupp IKT-Infrastruktur Denna nationella grupp hanterar frågor kring<br />
<strong>IT</strong>/infrastruktur/lärande och ska ha möte i<br />
veckan. Anna Frederiksen deltar från HH.<br />
En av punkterna på dagordningen är en diskussion<br />
kring verktyg/metoder som kan användas<br />
om några år, när de lärplattformar som används<br />
idag är omoderna.<br />
Anna bevakar mötet och sammanfattar det<br />
skriftligt till <strong>IT</strong>-rådets ledamöter, UN och CLU.<br />
Det är också inom ramen för denna grupp som<br />
tester av e-mötesverktyg pågår. 9 verktyg testas,<br />
t.o.m. vecka 19 2008.<br />
d) <strong>IT</strong>EC Automatisk avstängning av datorer testas på<br />
HOS. Projektet är avgränsat till (stationära) PC<br />
med strömmen påslagen och utloggad användare.<br />
I LUTs datorsalar mäts strömförbrukningen.<br />
En fråga att hantera är hur/när systemuppdateringar<br />
sker på dessa avstängda datorer.<br />
Flytt C<strong>IT</strong>E ska flytta till F1 (datorhall/verkstad)<br />
och E1 (arbetsrum) under året. I samband med<br />
detta flyttar sektionernas <strong>IT</strong>-tekniker också in<br />
där. C<strong>IT</strong>Es helpdesk kommer att placeras någon<br />
annan stans.<br />
Virtualisering/konsolidering Detta är nu i drift.<br />
Ca 35 datorer körs på 3 fysiska datorer. C<strong>IT</strong>E<br />
tror det blir fråga om 50-60 datorer på sikt. Virtualisering<br />
bör alltid övervägas när datorer/system<br />
ska bytas.<br />
5 <strong>IT</strong>-organisationsutredningen Förslaget sändes ut före mötet, och har tidigare<br />
bl.a. skickats till chefer och samtliga anställda<br />
för synpunkter.<br />
Beslut: <strong>IT</strong>-rådet ställer sig bakom förslaget med<br />
följande tre tillägg:<br />
• Förslaget ska tydliggöras vad gäller syftet<br />
(samordning av resurser ger en helhetssyn i<br />
<strong>IT</strong>-frågor, en <strong>IT</strong>-chef med utökat ansvarsområde<br />
jäm<strong>fört</strong> med nuvarande datachef, organisationen<br />
kommer inte att bestå av chefer<br />
med underchefer)<br />
• Biblioteket ställs utanför organisation initialt
<strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong><br />
<strong>IT</strong>-<strong>RÅDET</strong> <strong>PROTOKOLL</strong><br />
<strong>fört</strong> <strong>vid</strong> <strong>sammanträde</strong> 2/2008<br />
2008-04-23<br />
5 <strong>IT</strong>-organisationsutredningen (forts) • <strong>IT</strong>-rådets sammansättning läggs utanför <strong>IT</strong>rådets<br />
beslut, men rådet anser att kopplingen<br />
till nämnderna bör finnas kvar (och kanske<br />
bli starkare). Man ser också gärna att någon<br />
representant har erfarenhet av DUPen och att<br />
någon representant är sektionschef.<br />
6 SMS till studenter C<strong>IT</strong>Es förslag bifogades kallelsen. Detta har nu<br />
förändrats såtill<strong>vid</strong>a att lagringen av SMS föreslås<br />
vara i StudentLadok.<br />
Beslut: Förslaget bifalls. Systemägare till SMSfunktionen<br />
ska vara Ledningskansliet. Ytterligare<br />
utredning måste göras avseende t.ex. hantering<br />
av delgrupper, konkret beställning/upphandling,<br />
hur funktionen att skicka SMS (och ev.<br />
e-post) ska utföras. Denna utredning ska göras i<br />
samråd med bl.a. SA, biblioteket och sektionerna.<br />
Ansvarig för utredningen blir Anna Frederiksen.<br />
7 Nya regler för webblänkar Förslag bifogades kallelsen. Förslaget har tidigare<br />
skickats till HHs chefer och webbadministratörer<br />
för synpunkter.<br />
Beslut: Förslaget bifalls med tillägget att länkar<br />
ska följa allmänna upphovsrättsregler.<br />
8 Ytterligare möten Inga ytterligare möten är inbokade. Mandattiden<br />
för nuvarande ledamöter utsedda av nämnderna<br />
går ut 080701. Ev. behov av ytterligare möten<br />
under våren hanteras via e-post.<br />
9 Övrigt<br />
a) Interaktiva skrivtavlor Finns det behov/önskemål av att använda eller<br />
testa denna form av tavlor? LUT väcker frågan,<br />
eftersom de har börjat användas i skolorna.<br />
Beslut: Anna Frederiksen ställer frågan till CLU<br />
om de är intresserade av att driva ett testprojekt<br />
inom HH. Finansiering av testen kan ske via <strong>IT</strong>rådet.<br />
b) Avtal kring streamade föreläsningar Sektionscheferna har inte lämnat någon respons<br />
på avtalsförslaget. De ska påminnas om detta.
<strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong><br />
<strong>IT</strong>-<strong>RÅDET</strong> <strong>PROTOKOLL</strong><br />
<strong>fört</strong> <strong>vid</strong> <strong>sammanträde</strong> 2/2008<br />
2008-04-23<br />
Vid protokollet<br />
Anna Frederiksen<br />
Justeras<br />
Maj-Britt Bäck Nicklas Håkansson<br />
Ordförande Justerare
<strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> <strong>IT</strong>-rådet 2008-2, Bilaga 1 PM 080408<br />
C<strong>IT</strong>E<br />
Björn Gabrielsson, Magnus Taube<br />
SMS-service till studenter <strong>vid</strong> <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong><br />
Bakgrund<br />
Det har framkommit önskemål om att kunna SMS-a studenter som alternativ till e-post, främst <strong>vid</strong><br />
meddelanden om inställd undervisning. Allteftersom har också andra användningar kommit upp,<br />
såsom meddelande från biblioteket och larmfunktioner till tekniker. Det finns också planer inom<br />
LADOK med SMS-avisering för registerändring.<br />
Integritet<br />
Vi föreslår att SMS-skickande enbart görs till studenter som speciellt anmält mobilnummer och<br />
intresse för detta via helpdesken.<br />
Denna restriktivitet bottnar i att oönskade SMS uppfattas som ”spam”.<br />
Teknik<br />
Det finns ett antal SMS-leverantörer. Det ger en månadskostnad (under 150 kr) och en kostnad per<br />
skickat SMS. (50 – 70 öre)<br />
Som alternativ kan man bygga upp en egen utrustning, men det kräver mycket eget arbete både<br />
initialt och <strong>vid</strong> drift. För SMS till stora grupper är det inget realistiskt alternativ.<br />
Användande – exempel<br />
- En funktion i personal-helpdesk som ger möjlighet att skicka SMS till en kurs (via kurskod)<br />
och/eller till ett antal personer (personnummer). SMS skickas till de som anmält<br />
mobilnummer i helpdesken. Epost kan ev skickas samtidigt till alla.<br />
Att avgränsa detta till berörda studenter med hjälp av kurskod kan vara svårt. Kurser som går<br />
parallellt (heltid/deltid/distans/gruppundervisning) etc. Hur selektering kan/skall göras behöver<br />
klarläggas.<br />
- En ”connector” som kan användas av bibliotekets system, där personnummer anges plus<br />
meddelande.<br />
Risker<br />
SMS är inte gratis.<br />
Oönskade SMS kan uppfattas som ett intrång i privatlivet.<br />
Helpdesken skiljer på personal och studenter, men har inget annat behörighetssystem. Det finns<br />
därmed ingen rimlig möjlighet att tekniskt begränsa behörigheten att ”mass-SMS-a” studenter till<br />
viss personal.<br />
Framtida tänkbara ut<strong>vid</strong>gningar<br />
”Connectorn” för biblioteket kan ev användas från LADOK med meddelande om tentaresultat.<br />
Den externa tjänsten för SMS kan eventuellt användas för kampanj-SMS.<br />
Beställare/kravställare<br />
<strong>IT</strong>-rådets bör (själv eller genom att ge någon uppdraget) hantera utformningen av tjänsten. Urvalet<br />
<strong>vid</strong> inställd undervisning måste belysas, annars riskerar vi att det skickas SMS till grupper där<br />
undervisningen INTE är inställd!
<strong>IT</strong>-rådet 2008-2, Bilaga 2 2008-04-15<br />
FÖRSLAG FÖRSLAG FÖRSLAG FÖRSLAG<br />
Länkningsregler för <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong>s webbsidor<br />
Dessa regler gäller för samtliga webbsidor som publiceras av <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong>. Kårens<br />
och kårorganens/kårföreningarnas sidor som finns under hh.se omfattas inte.<br />
Webb-länkar ska användas för att koppla till information som är viktig eller ”bra att ha” och<br />
som har relation till <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> som arbetsplats/utbildningsinstitution eller<br />
webbsidebesökarens behov. Normalt är det bättre att länka till sådan information (även<br />
externt) än att skriva texten en gång till. För länkars utseende och funktion hänvisas till<br />
”Riktlinjer kring länkar på hh.se, hh.se/english och Insidan”.<br />
Länkar ut (d.v.s. länkar på www.hh.se eller undersidor som leder till en annan webbplats) ska<br />
gå till forsknings- och utbildningssamarbeten, forskningsfinansiärer, andra samarbetspartners,<br />
projekt och aktiviteter (t.ex. konferenser, föredrag) där <strong>Högskolan</strong> deltar som arrangör eller<br />
håller i en programpunkt, Kåren och dess underorgan/föreningar, myndigheter, regler som<br />
styr <strong>Högskolan</strong>s verksamhet, webbsidor som beskriver <strong>Högskolan</strong>s verksamhet eller är riktad<br />
mot studenter och som publiceras utanför www.hh.se av ”trovärdiga källor”, nyhetstjänster<br />
där innehållet är specifikt riktat och är relevant för webbsidebesökaren, lokal information om<br />
t.ex. buss- och tågtider och hur man enkelt tar sig till <strong>Högskolan</strong>.<br />
Bildlänkar (bestående av logotyp) får förekomma till finansiärer av forskningsprojekt,<br />
samarbetspartners och samarbeten där <strong>Högskolan</strong> deltar. För projekt där KK-stiftelsen är<br />
finansiär måste bildlänk till deras webbplats finnas. Andra krav kan ställas av andra<br />
finansiärer. Bildlänkar ska finnas nederst på webbsidan och följa aktuella riktlinjer för bilder.<br />
Logotypen ska följa ägarens föreskrifter vad gäller variant (läsbarhet, storlek etc).<br />
Länkar in (d.v.s. länkar från andra webbplatser som leder till <strong>Högskolan</strong>s webbplats) kan t.ex.<br />
komma från forsknings- och utbildningssamarbeten, forskningsfinansiärer, andra<br />
samarbetspartners, projekt och aktiviteter (t.ex. konferenser, föredrag) där <strong>Högskolan</strong> deltar<br />
som arrangör eller håller i en programpunkt, kåren och dess underorgan/föreningar,<br />
myndigheter och <strong>fört</strong>eckningar över utbildningsanordnare och bör i största möjliga mån gå till<br />
startsidan. I annonser etc ska alltid hänvisas till huvudadressen www.hh.se alternativt en<br />
adress en nivå ned (kortadress eller fysisk adress).<br />
Länkars placering. I de fall en länk beskrivs i texten ska den finnas där. Länkar som tangerar<br />
innehållet, eller är av ”bra-att-ha”-natur läggs bäst in som Relaterad länk i högerkolumnen i<br />
Sitevision.<br />
Webbsidor som publiceras av <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> under andra domäner än hh.se måste ha<br />
tydliga länkar till www.hh.se, och även länkar från hh.se till sidorna under den andra<br />
domänen.
HÖGSKOLAN I HALMSTAD FÖRSLAG TILL BESLUT<br />
UTKAST<br />
2008-04-14<br />
Förslag till förändring av organiseringen av <strong>IT</strong>-verksamheten <strong>vid</strong><br />
<strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong>.<br />
Bakgrund<br />
<strong>IT</strong>-verksamheten <strong>vid</strong> <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> sköts idag av tre parter:<br />
• en central <strong>IT</strong>-avdelning, C<strong>IT</strong>E, som främst ansvarar för infrastruktur och drift av<br />
gemensamma administrativa system<br />
• av lokala <strong>IT</strong>-tekniker på några av sektionerna som arbetar med driftrelaterade<br />
arbetsuppgifter och användarsupport inom sektionen<br />
• av högskolebiblioteket som främst arbetar med drift och utveckling av<br />
biblioteksspecifika system.<br />
Dessutom finns ett <strong>IT</strong>-råd som är ett rådgivande organ till rektor i strategiska frågor och till<br />
förvaltningschefen i administrativa frågor. <strong>IT</strong>-rådet ansvarar för att ta fram övergripande <strong>IT</strong>policy<br />
samt handlingsplaner inom <strong>IT</strong>-området.<br />
Den nuvarande <strong>IT</strong>-organisationen har resulterat i att den totala <strong>IT</strong>-miljön inte är<br />
sammanhållen och därför är svår att samordna. Detta leder till skillnader i kvalitet och<br />
säkerhet inom <strong>IT</strong>-området och till skillnader i <strong>IT</strong>-support och utveckling inom <strong>IT</strong>-området.<br />
Under hösten 2007 fick därför Transcendent Group 1 i uppdrag att genomföra en utredning av<br />
organisation och styrning av <strong>IT</strong>-verksamheten <strong>vid</strong> <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong>. Projektets<br />
huvudmål var att identifiera och kartlägga högskolans behov avseende styrning och<br />
organisering av <strong>IT</strong>-verksamheten samt att presentera förslag och underlag på hur högskolan<br />
bäst och mest kostnadseffektivt skall organisera arbetet inom <strong>IT</strong>-området. Utredningen<br />
presenterades i en rapport ”Utredning av organisation och styrning av <strong>IT</strong>-verksamheten.<br />
Februari 2008.” Rapportens diarienummer 79-2007-1870. Organisationsförslagets inriktning<br />
för <strong>IT</strong>-verksamhetens utveckling inom högskolan har presenterats och förankrats i rektors<br />
ledningsgrupp 2008-02-25.<br />
Organisation som kvalitetsaspekt<br />
Utgångspunkten i kvalitetsarbetet är att organisationen ska stödja högskolans verksamhet. De<br />
administrativa funktionerna inom högskolan ska ordnas så att de är inriktad på att förstärka<br />
och stödja högskolans huvuduppgifter utbildning, forskning och samverkan. Riktlinjerna för<br />
organiseringen av administrativ och teknisk service ska vara att rutinerna och systemen är<br />
effektiva, tydliga, flexibla och att de väl kommunicerar med verksamhetens olika delar.<br />
<strong>IT</strong> används idag som en kritisk komponent i utbildning, forskning, samverkan och i de<br />
administrativa stödprocesserna. Löpande uppföljning och utvärdering av olika delar av<br />
1 Transcendent Group genomförde 2004 en granskning av <strong>IT</strong>-verksamheten i form av en <strong>IT</strong>-revision med<br />
”inbyggd” benchmark för <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> och 12 andra högskolor.<br />
1
organisationen ingår som en normal del av verksamheten och förväntas ge underlag till<br />
förslag till löpande organisationsanpassningar, när så anses befogat. Att regelbundet se över<br />
och förbättra <strong>IT</strong>-verksamhet inför framtiden ingår i denna uppföljning och<br />
organisationsanpassning.<br />
Skäl till behov av anpassning av <strong>IT</strong>-organisationen<br />
Av rapporten framkommer att flertalet av företrädarna för högskolan anser att den nuvarande<br />
organisationsformen/resursfördelningen inom <strong>IT</strong>-området ligger till grund för ett antal<br />
strukturella problem. De upplever att det saknas ett övergripande ansvar och styrning av<br />
högskolans <strong>IT</strong>-verksamhet. Ett resultat av detta är brister i samarbete, otydligt regelverk,<br />
decentraliserade upphandlingar samt otydlig styrning av <strong>IT</strong>-verksamheten. Det finns även ett<br />
utbrett missnöje kring högskolans hantering av systemutveckling.<br />
Utredningens förslag till förändrad <strong>IT</strong>-organisation<br />
(Detta avsnitt är direkt återgivet ur rapporten sidan 16-18)<br />
Centralisering av <strong>IT</strong><br />
Utredningen föreslår att <strong>IT</strong> på högskolan omorganiseras till en avdelning/enhet och att <strong>IT</strong><br />
styrs av en chef. Avdelningen bör vara organiserad inom förvaltningen och underställd<br />
förvaltningschefen. Kopplingen mellan verksamheten och <strong>IT</strong> är kritisk och bör hanteras<br />
genom <strong>IT</strong>-rådet som ett rådgivande <strong>IT</strong>-organ, med representation från ledning och<br />
sektionschefer. Tillsättandet av en <strong>IT</strong>-chef är avgörande för förändringsarbetet och bör ske<br />
tidigt i processen.<br />
Skapande av en <strong>IT</strong>-enhet med en <strong>IT</strong>-chef ger förutsättningar för strategiskt <strong>IT</strong>-arbete på<br />
högskolan samt möjlighet att i större utsträckning styra <strong>IT</strong> mot högskolans övergripande mål.<br />
Med tillsättande av en <strong>IT</strong>-chef skapas en roll med ansvar över hur <strong>IT</strong> skall bedrivas samt att<br />
det sker på ett kostnadseffektivt, säkert och pålitligt sätt. Genom att använda <strong>IT</strong>-rådet som<br />
referensgrupp skapas en kanal till verksamheten i syfte att säkerställa dess gemensamma<br />
behov och att undvika att felaktiga strategiska beslut fattas.<br />
Sektioner<br />
<strong>Högskolan</strong>s<br />
ledning<br />
<strong>IT</strong>-råd <strong>IT</strong>-chef<br />
------------------------- --------------------------<br />
Figur 1: Organisationsskiss avseende övergripande styrning av <strong>IT</strong> på <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong><br />
2<br />
Förvaltningschef<br />
<strong>IT</strong>-avdelning
Detta möjliggör även en beslutsprocess som inte kännetecknas av konsensus utan där <strong>IT</strong>besluten<br />
är kopplade till strategi och verksamhetsplan. Förutsättningar för resursallokering<br />
förbättras genom att <strong>IT</strong>-chefen får tillgång till all <strong>IT</strong>-personal på högskolan vilket bör<br />
påverka den övergripande servicenivån på högskolan.<br />
Lokal <strong>IT</strong><br />
Det lokala <strong>IT</strong>-stödet bör kvarstå genom fysisk närvaro på sektionen åtminstone i begränsad<br />
omfattning beroende på sektions behov, men organiseras som en del av <strong>IT</strong>-avdelningen och<br />
teknikerna bör underställas <strong>IT</strong>-chefen.<br />
Lokala <strong>IT</strong>-tekniker bör organiseras inom de nyskapade grupperna Helpdesk, Utveckling eller<br />
Drift. Utredningen har ej i detalj analyserat hur dessa grupper skall vara sammansatta. Vi<br />
betonar dock vikten av att finna en lösning med stor acceptans inom de berörda delarna av<br />
organisationen. <strong>IT</strong>-teknikerna bör i stor utsträckning verka inom de sektioner där de har<br />
erfarenhet men bör även verka inom andra sektioner allt eftersom behov uppstår och<br />
kommuniceras från beställare.<br />
Helpdesk<br />
En högskolegemensam helpdeskfunktion bör tillsättas av en mindre mängd <strong>IT</strong>-personal som i<br />
stor utsträckning arbetar med support. Helpdesk skall vara kanalen för support på högskolan.<br />
Ambitionsnivån bör vara att stor del av ärenden skall klaras upp direkt <strong>vid</strong> helpdesk. Svårare<br />
ärenden skall kanaliseras till lokalt <strong>IT</strong>-stöd alternativt driftfunktionen. Ansvarig för helpdesk<br />
bör tillsättas.<br />
Följande punkter har bedömts som nyckelfaktorer för en väl fungerande Helpdesk:<br />
En gemensam 1st line support – Ett telefonnummer att ringa<br />
Inrätta fasta tjänster kopplat till helpdesk<br />
Skapa och tilldela ett delegerat supportansvar<br />
Ta fram dokumenterade rutiner<br />
Tillhandahåll ett väl fungerade tekniskt stöd för problemhantering<br />
Genom upprättande av en väl fungerande helpdesk skapas förutsättningar att övergripande<br />
styra <strong>IT</strong>-support på högskolan och därmed öka effektiviteten och nyttjandet av <strong>IT</strong>-stödet.<br />
Systemutveckling Systemutvecklingen på högskolan bör formaliseras och underordnas<br />
riktlinjer avseende prioritering och kostnader för utvecklingsprojekt. Oavsett om utveckling<br />
sker internt eller externt, av konsulter, är det kritiskt att en central koordinering och styrning<br />
av utveckling skapas. Vi bedömer att det genom formaliseringen och styrningen av<br />
systemutvecklingen skapas förutsättningar för ökad kvalitet och kostnadseffektiv<br />
systemutveckling.<br />
Drift<br />
Driftfunktionen måste tydliggöras och rutiner och riktlinjer måste dokumenteras. För att<br />
uppnå hög driftsäkerhet är det viktigt att personalen inom driftfunktionen är väl medvetna<br />
om, och kunniga i, sina arbetsuppgifter. Ansvarsfördelningen mellan helpdesk, drift och lokalt<br />
<strong>IT</strong>-stöd bör tydliggöras och dokumenteras. Formalisering av driftfunktionen skapar<br />
möjligheter att bedöma resursbehov och därmed styra framtida behov mot prioriterade<br />
områden, exempelvis kunskap i ett visst system. Tydligare styrning möjliggör även en<br />
effektivare användning av befintliga resurser.<br />
3
Inköp och avtal<br />
Genom införande av ett kund- leverantörsförhållande som är styrt genom avgiftsfinansiering<br />
och avtal skapas ett behov för att styra den processen. Kontakten med beställare och<br />
verksamheten bör formaliseras som ett ytterligare stöd till <strong>IT</strong>-chefen. I funktionen bör även<br />
ansvar för inköp av <strong>IT</strong> ingå <strong>IT</strong>-säkerhet. Ansvar för <strong>IT</strong>-säkerhet bör formaliseras och en <strong>IT</strong>säkerhetsansvarig<br />
bör utnämnas. Tjänsten är en stabsfunktion och bör vara nära knuten <strong>IT</strong>chef.<br />
Genom inrättande av säkerhetsfunktionen skapas förutsättningar för att bättre<br />
samordna, styra och kontrollera <strong>IT</strong>-säkerhetsarbetet på högskolan.<br />
Säkerhetsarbetet bör formaliseras genom övergripande policy och delegerade direktiv från<br />
högskole och <strong>IT</strong>-ledningen. Funktionen bör vara ansvarig för hantering och uppföljning av<br />
säkerhetsincidenter. Detta är en organisationsförändring som ger goda förutsättningar att<br />
styra <strong>IT</strong>-säkerhetsarbetet och minska säkerhetsriskerna samt att visualisera vilka risker<br />
skolan kan utsättas och utsätts för samt vilka konsekvenser och kostnader detta medför på<br />
verksamheten.<br />
Detaljerad utformning av <strong>IT</strong>-avdelning<br />
Utredningen har ej i detalj analyserat hur en <strong>IT</strong>-avdelning på högskolan skall utformas. Med<br />
bakgrund av detta skall följande organisationsskiss ses som ett diskussionsunderlag i<br />
förändringsarbetet med att utforma en effektiv <strong>IT</strong>-avdelning på högskolan.<br />
Helpdesk<br />
Support<br />
<strong>IT</strong>-chef<br />
Figur 2: Förslag på funktioner i <strong>IT</strong>-organisation<br />
Förslag till förändringar i <strong>IT</strong>-verksamheten <strong>vid</strong> högskolan<br />
Här presenteras översiktligt hur en ny <strong>IT</strong>-organisation <strong>vid</strong> högskolan bör utvecklas. Många<br />
överväganden och gränsdragningsfrågor återstår. Förslaget nedan utgår från utredarnas förslag<br />
om en högskolegemensam <strong>IT</strong>-organisation men de inritade rutorna i diagrammet ovan<br />
kommer initialt inte att bilda underavdelningar inom <strong>IT</strong>-avdelningen utan utgör<br />
arbetsområden/ansvarsområden inom avdelningen. Hur dessa arbetsområden/ansvarsområden<br />
kommer att styras måste bestämmas i samråd med <strong>IT</strong>-chef och anställda. Med tanke på att <strong>IT</strong>avdelningen<br />
kommer att bestå av anställda som idag arbetar med <strong>IT</strong> inom högskolan måste<br />
formeringen av avdelningen ske i samråd med dem.<br />
4<br />
Säkerhet<br />
Inköp och avtal<br />
Utveckling Drift
1. Samordnad <strong>IT</strong>-organisation på högskolan<br />
Med stöd av rapporten föreslås en samordnad <strong>IT</strong>-avdelning för högskolan med<br />
inriktning av innehåll utifrån rapportens förslag. Organisatoriskt placeras <strong>IT</strong>avdelningen<br />
inom den centrala förvaltningen.<br />
Biblioteket ställs för närvarande utanför <strong>IT</strong>-avdelningens ansvar men löpande drift av<br />
bibliotekssystem och datorer, säkerhetsfrågor och utvecklingsfrågor av annat än<br />
specifika bibliotekssystem ska samordnas med <strong>IT</strong>-avdelningen. Biblioteksanställda<br />
inom <strong>IT</strong>-området ska kunna delta i högskolegemensamma projekt och arbetsuppgifter.<br />
Den nya bibliotekschefen och <strong>IT</strong>-chefen får uppdraget att se över bibliotekets <strong>IT</strong>organisation<br />
och att ta fram förslag till samordning/samgående från och med 2009-07-<br />
01.<br />
2. Anställning av <strong>IT</strong>-chef<br />
Förslaget innebär att arbetet startar med att anställa en <strong>IT</strong>-chef och att arbetet med att<br />
formera en <strong>IT</strong>-avdelning påbörjas parallellt men att huvuddelen av arbetet sker i<br />
samråd med <strong>IT</strong>-chef och övriga anställda när <strong>IT</strong>-chefen är på plats. Anställning ska<br />
slutföras före sommaren och organisation och <strong>IT</strong>-tjänster för <strong>IT</strong>-avdelningen ska<br />
slutföras under första delen av hösten och då presenteras för högskolans ledning.<br />
3. <strong>IT</strong>-avdelning – översiktlig organisation<br />
Nedan lämnas en idéskiss på <strong>IT</strong>-avdelningens uppgifter och fördelningen på olika<br />
funktioner. Uppräkningen av uppgifter gör inte anspråk på att vara fullständig.<br />
Verksamhetens behov ska styra vilka <strong>IT</strong>-tjänster som ska utvecklas samt när och hur<br />
de ska introduceras. <strong>IT</strong>-chefen och anställda bör vara med i uppbyggandet av <strong>IT</strong>avdelningen<br />
och organisationen kan därför inte bestämmas förrän under arbetets gång.<br />
Varje anställd bör tillhöra någon av arbetsområdena/ansvarsområdena inom <strong>IT</strong>avdelningen<br />
men delningen mellan de olika områdena bör inte bli för låst. Fördelar<br />
med samordningen är att anställda ges möjlighet att ostört koncentrera sig på<br />
arbetsuppgifter och att anställda ges en mångfald i arbetsuppgifterna. Därigenom kan<br />
arbetstoppar hanteras inom <strong>IT</strong>-organisationen. Detta ger också den anställda större<br />
möjlighet till personlig utveckling och kompetensutveckling. <strong>IT</strong>-chefen och<br />
förvaltningschefen ansvarar för organisationens utformning men mycket i<br />
arbets/ansvarsindelning och <strong>IT</strong>-tjänster måste lösas efter hand.<br />
Systemansvar eller verksamhetsansvar för system ligger utanför <strong>IT</strong>-avdelningens<br />
ansvar liksom <strong>IT</strong>-verksamhet som är direkt involverad i forskning och utbildning.<br />
Däremot ska <strong>IT</strong>-avdelningen kunna svara för stöd till systemägare/verksamhetsansvariga<br />
i bl a utvecklingsfrågor. Gränsdragningen mellan administrativa system och<br />
system för utbildning och fou måste diskuteras. Vilka system och datorer som inte<br />
hanteras (helt eller delvis) inom <strong>IT</strong>-avdelningen bör specificeras tydligt, och även vem<br />
som ansvarar för dem istället.<br />
<strong>IT</strong>-chefen har det övergripande ansvaret för <strong>IT</strong>-avdelningen samt är avtalstecknare för<br />
uppdrag, SLA (Service Level Agrement) och licenser. <strong>IT</strong>-chefen ansvarar för<br />
strategiska frågor inom området. <strong>IT</strong>-chefen ansvarar för att initiera projektledning av<br />
<strong>IT</strong>-utvecklingsprojekt och har även ansvar för att initiera utveckling av<br />
högskoleövergripande nya system och för system där det inte finns en självklar<br />
systemägare. <strong>IT</strong>-chefen är personalansvarig för <strong>IT</strong>-avdelningen.<br />
5
<strong>IT</strong>-säkerhet. Funktionen är en kanslifunktion åt <strong>IT</strong>-chefen<br />
Funktionen ska ansvara för att styra säkerhetsarbetet samt för hantering och<br />
uppföljning av säkerhetsincidenter, för dokumentation, för upphandling inom <strong>IT</strong>området,<br />
för avtal, för systemansvar för flera högskolegemensamma system såsom epost,<br />
lås- och passersystem, växeln.<br />
Nät- och drift.<br />
Funktionen ska ansvara för datornätverk, samordna datordrift, utveckling av datordrift<br />
och nätprogram, drift av nät och internetanslutning, mail, helpdesk, serverdatorer,<br />
arbetsplatsdatorer inom högskolans sektioner, avdelningar, enheter, drift datorer i<br />
studentmiljö.<br />
<strong>IT</strong>-Support.<br />
Support inom högskolan ska ges genom webbaserad helpdesk/telefon (first line<br />
support) och genom bemannad helpdesk. Den bemannade helpdesken bör kunna<br />
organiseras inom högskolan så att den samordnas med övrig service mot framför allt<br />
studenter, såsom passerkort , Ladokintyg, DUP-frågor. Den bemannade helpdeskens<br />
placering på högskolan bör styras framförallt av tillgängligheten för studenter. Möjliga<br />
placeringar är biblioteket eller studentcentrum. Bibliotekets öppethållningstider talar<br />
för en placering där och supporten kan då samordnas med bibliotekets support.<br />
Funktionen ska ansvara för first line support mot personal och studenter vad gäller <strong>IT</strong>relaterade<br />
problem, för användarregler, för beställning/beställarstöd,<br />
leveransbevakning och kontroll av licenser, dagliga inköp, avropsansvar,<br />
leveransbevakning av hård- och mjukvaror, för internutbildning för personal.<br />
<strong>IT</strong>-Utveckling.<br />
Funktionen ansvarar i första hand för förvaltning av befintliga system och kopplingar<br />
mellan befintliga/nya system i olika kombinationer, i andra hand av utveckling av<br />
verksamhetsnära applikationer för högskolans verksamhet. Tanken är att utvecklarna<br />
ska göra sådant som behöver göras löpande, och att resurser för egenutveckling av helt<br />
nya system ska sättas i relation till de resurser som krävs för att skaffa och anpassa ett<br />
liknande system som någon annan utvecklat. Funktionen ansvarar även för utveckling<br />
av önskade verktyg för ledning och anställda på sektioner och förvaltning.<br />
4. Anställningar till <strong>IT</strong>-avdelningen<br />
<strong>IT</strong>-avdelningen ska i huvudsak bemannas med den personal som redan idag arbetar<br />
med <strong>IT</strong> och <strong>IT</strong>-relaterade uppgifter på högskolan. De som berörs finns inom<br />
förvaltningen och sektioner både på tills<strong>vid</strong>areanställningar och som projektanställda<br />
för utvecklingsarbete. Omflyttningar ska ske efter sommaren enligt tidplan nedan.<br />
5. Fysisk placering av <strong>IT</strong>-avdelningen<br />
Lokaler för <strong>IT</strong>-avdelningen planeras på E1 och F1. Det lokala <strong>IT</strong>-stödet på sektioner<br />
kan initialt kvarstå genom fysisk närvaro på sektionen/biblioteket åtminstone i<br />
begränsad omfattning beroende på sektions behov, men organiseras som en del av <strong>IT</strong>avdelningen<br />
och de anställda bör underställas <strong>IT</strong>-chefen.<br />
Placering av support, utveckling och drift ska planeras tillsammans med <strong>IT</strong>-chef och<br />
gruppledare/ansvariga.<br />
6
6. <strong>IT</strong>-rådet<br />
<strong>IT</strong>-rådet är ett rådgivande organ till rektor och verksamheten i strategiska frågor och<br />
bör förändras så att det finns med representation från förvaltningen, biblioteket och<br />
sektioner (personer som är beslutsföra för förvaltningen/biblioteket/sektionen). <strong>IT</strong>rådet<br />
bör kunna ge råd i olika frågor om utveckling av <strong>IT</strong>-system och om utredningar<br />
inom området. <strong>IT</strong>-rådet ska ge beslutsförslag till rektor i strategiska frågor t.ex. om<br />
styrdokument, högskoleövergripande system som ska anskaffas/utvecklas för<br />
högskolan, vilka prioriteringas som ska göras mellan olika alternativ, etc samt till<br />
förvaltningschef/ansvariga för verksamheten vad gäller administrativa system.<br />
Konsekvenser av organisationsförändringen<br />
Enligt rapporten ger resultatet från intervjuerna ett starkt stöd för att initiera en<br />
förändringsprocess avseende hur <strong>IT</strong> skall organiseras och styras på <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong>.<br />
Resultatet pekar på behovet av att <strong>IT</strong> bör omorganiseras till en enhet på högskolan och styras<br />
av en chef med övergripande ansvar för <strong>IT</strong>.<br />
Enligt utredarnas bedömning medför ett omfattande förändringsarbete som det som föreslås<br />
på <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> risker. Naturligt kommer inte samtliga inblandande uppleva<br />
förändringen som odelat positiv. Det finns även risk att personal som upplever förändringen<br />
som ett hot aktivt eller passivt kan komma att motarbeta en omorganisation. De risker som<br />
påpekas i utredningen om försämrad service, avsaknad av kontroll, höjda kostnader för<br />
sektionerna och ökade motsättningar måste beaktas <strong>vid</strong> förändringsarbetet och rutiner och<br />
riktlinjer tas fram för att förebygga dem.<br />
De konsekvenser som uppkommer <strong>vid</strong> en organisationsförändring som direkt måste hanteras<br />
är följande:<br />
• Konsekvenser för anställda uppkommer under förändringen, såsom ändrat ansvar,<br />
arbetsinnehåll och organisationstillhörighet. Konsekvenser efter förändringen är<br />
möjlighet till större flexibilitet i arbetsinnehållet och till både personlig utveckling och<br />
kompetensutveckling.<br />
• Konsekvenser för nuvarande avdelningar och sektioner när <strong>IT</strong>-ansvaret förändras är att<br />
anställda inte direkt är knutna till en viss avdelning/sektion.<br />
• Konsekvenser i kostnadsökning inom <strong>IT</strong>-området uppkommer när <strong>IT</strong>-chef anställs.<br />
• Konsekvens av att sammanföra utvecklingsarbetet innebär att kostnaderna för<br />
utveckling synliggörs. Utvecklingskostnaderna idag finns i projektanställningar, i<br />
konsultuppdrag.<br />
• Konsekvenser för kostnadsfördelning. Sättet att fördela kostnader för <strong>IT</strong>-verksamheten<br />
måste ses över och tydliggöras genom avtal mellan inblandade parter.<br />
• Konsekvenser/risker som påpekas i utredningen om försämrad service, avsaknad av<br />
kontroll, höjda kostnader för sektionerna och ökade motsättningar måste beaktas <strong>vid</strong><br />
förändringsarbetet och rutiner och riktlinjer tas fram för att förebygga dem.<br />
• Konsekvenser för ekonomin. De ekonomiska samordningsvinsterna som uppstår är<br />
svåra att beräkna men finns inom alla områden. Samordningen gör det möjligt att<br />
utnyttja framtagna lösningar <strong>vid</strong> flera sektioner/avdelningar, att undvika dubbelarbete,<br />
att samordna utvecklingsarbete mm.<br />
7
Arbetsgång och tidplan för genomförandet<br />
Förvaltningschefen har det övergripande ansvaret för genomförandet av den<br />
högskolegemensamma <strong>IT</strong>-organisationen. Två grupper bör bildas för styrning och stöd under<br />
införandet. En styrgrupp för införandet som samverkar med förvaltningschefen som består av<br />
representation från någon eller några sektionschefer, bibliotekschefen, datachefen samt<br />
personalchefen. Dessutom bör en rådgivande grupp till förvaltningschefen bildas med<br />
representanter för berörd personal. Arbetet med ny <strong>IT</strong>-organisation ska återrapporteras till<br />
rektors ledningsgrupp löpande under arbetets gång.<br />
Tidplanen för arbetet är enligt följande:<br />
Före sommaren 2008<br />
- <strong>IT</strong>-chef anställs<br />
- Diskussioner om formeringen av <strong>IT</strong>-avdelningen påbörjas<br />
- Förhandling/beslut om placering inom de olika funktionerna för berörda anställda<br />
påbörjas.<br />
- Diskussioner/beslut om placering av bemannad helpdesk, vilka ytterligare funktioner som<br />
kan samlas i helpdesken samt hur helpdesken ska bemannas.<br />
Efter sommaren, första delen av hösten 2008<br />
- Formering av organisationen, förflyttning av anställda.<br />
8
Synpunkter på it-organisation<br />
2008-03-25<br />
Maj-Britts utkast till beslut skiljer sig inte från utredningens förslag, förutom att det på<br />
några punkter är lite mer detaljerat (många frågetecken kvarstår dock). Jag har därför<br />
ingen anledning att ändra i mina tidigare synpunkter i denna fråga och avslutar därför<br />
detta inlägg med mitt tidigare om utredningen.<br />
Några saker vill jag dock komplettera och <strong>fört</strong>ydliga:<br />
Biblioteket har, sedan länge, satsat på it, bl a <strong>vid</strong> rekrytering och fortbildning. Man kan<br />
nu verkligen tala om ett “hybridbibliotek”, där den digitala delen blir allt viktigare och<br />
berör alla typer av verksamhet på Biblioteket. T ex är det viktigt att de bibliotekarier<br />
som undervisar är väl insatta i “det digitala biblioteket” och att personalen <strong>vid</strong> lånedisken<br />
är väl insatt i hur bibliotekssystemet fungerar.<br />
Denna satsning betyder inte alls att Biblioteket har en överkapacitet på it-sidan som resten<br />
av högskolan nu kan tillgodogöra sig. Tvärtom gäller mycket av Bibliotekets kvalitetsdiskussioner<br />
nu (förutom trångboddheten) hur vi ska kunna lägga över ännu mer resurser<br />
för att förstärka it-sidan. I den mån andra enheter på vår högskola inte har gjort<br />
en liknande satsning så är det hög tid att börja och detta är då en del av lösningen på<br />
“it-problemet”.<br />
Från sidan 5 i utkastet citerar jag följande:<br />
Systemansvar eller verksamhetsansvar för system ligger utanför <strong>IT</strong>-avdelningens ansvar liksom<br />
<strong>IT</strong>-verksamhet som är direkt involverad i forskning och utbildning. Gränsdragningen<br />
mellan administrativa system och system för utbildning och fou måste diskuteras.<br />
Jag vill hävda att Biblioteket inte har hand om några administrativa system utan enbart<br />
system för utbildning och fou och därför helt ska undantas en ev centralisering.<br />
Om it blir en alltmer integrerad del av vad vi gör så innebär det ju att det blir allt svårare<br />
att urskilja “den personal som redan idag arbetar med <strong>IT</strong> och <strong>IT</strong>-relaterade uppgifter”<br />
(s. 6 i utkastet). Att särskilja it från Biblioteket skär rakt igenom personer och grupper.<br />
Med risk för att bli långrandig, men för att verkligheten ska tränga igenom på utredningsnivå,<br />
går jag här igenom de personer på Biblioteket som sysslar mest med “it”:<br />
• En ICT-ingenjör som i huvudsak sysslar med inköp och drift av it-utrustning, men<br />
som är så väl insatt i Bibliotekets funktioner att han inte kan ersättas av vilken<br />
tekniker som helst från en central it-avdelning. Han fortbildar bibliotekspersonalen<br />
och det är då värdefullt att han är så insatt. Det faktum att så gott som alla<br />
på Biblioteket sysslar med it dagligen gör det mycket värdefullt att kunna omprioritera<br />
denne ingenjörs uppgifter - om så behövs timme för timme.<br />
• En bibliotekarie som dels ansvarar för webben, vilket förutom SiteVision t ex också<br />
innebär bibliotekssystemets webbgränssnitt och en blogg, dels HUSA (publikationsdatabasen).<br />
Att han är bibliotekarie gör dock att vi ibland t ex använder honom<br />
för “Boka en bibliotekarie” och att han kan svara på referensfrågor på sina<br />
diskpass.<br />
• En teknisk assistent som har huvudansvaret för it-support-disken. Även hon används<br />
dock för uppgifter som inte hör hemma i en central it-avd, t ex kontering,<br />
sjukanmälningar, talboksservice åt läshandikappade… dessutom kan hon lätt hoppa<br />
in <strong>vid</strong> lånedisken eftersom hon tidigare jobbat där. Hon deltar även i den ovan<br />
nämnda fortbildningen tillsammans med ingenjören.<br />
1(6)
• Jag själv som, förutom att jag är chef fram till sommaren, är ansvarig för och har<br />
utvecklat vårt bibliotekssystem ProBib. I botten är jag bibliotekarie och är djupt<br />
involverad i olika biblioteksfrågor och räknar med att vara det även i fortsättningen.<br />
• Den bibliotekarie som fyra dagar i veckan är stationerad på Campus Varberg tillhör<br />
också Bibliotekets it-grupp och är ansvarig för och kan göra modifieringar i,<br />
den variant av ProBib som används av Campusbiblioteket.<br />
• En bibliotekarie som ansvarar för tidskrifter, såväl tryckta som elektroniska och eböcker.<br />
Dessa uppgifter ställer krav på it-kunskaper och hon är dessutom så pass<br />
kunnig på it att hon ibland kan rycka in och hjälpa besökare med tekniska it-frågor.<br />
men förutom detta är hon också kontaktbibliotekarie inom teknik- och naturämnena.<br />
Var går gränsen för “it-relaterade uppgifter”? Splittra inte upp ett väl fungerande gäng<br />
genom en stelbent omorganisering!<br />
Mycket av det “it-relaterade” arbete vi gör på Biblioteket mynnar ut i ett gränssnitt på<br />
webben, men detsamma gäller ju också t ex informationsavdelningen som inte nämns i<br />
utkastet. Vilka personer på denna avdelning ska dras in till en central it-avdelning?<br />
På sid 8 i utkastet talas det om att synliggöra utvecklingskostnaderna. Det är naturligtvis<br />
bra, men dels får det inte hindra att denna utveckling är väl integrerad med den dagliga<br />
driften, dels måste man då också synliggöra de kostnader som uppstått om man istället<br />
hade lagt kostnaderna externt, t ex på årliga licenser. Jag vill påstå att Biblioteket sparat<br />
en hel del pengar genom åren genom att ha kompetensen “inom huset”.<br />
Jag kanske låter som en advokat i en rättegång, men mitt “förstahandsyrkande” är att<br />
utrymmet för förstärkning, som tydligen är ung en chefslön, dels används för en anställning<br />
av en systemadministratör på den centrala förvaltningen, dels , för de pengar som<br />
då blir över, till att förstärka den first-line-support som redan finns på biblioteket.<br />
Är vi verkligen säkra på att en ny chef innebär så mycket effektivisering att det ger mer<br />
för pengarna än att utnyttja befintliga strukturer och satsa på personer som gör jobbet<br />
“hands-on”? I övrigt se slutet av mitt föregående inlägg, t ex: Ställ krav på hög it-kompetens<br />
<strong>vid</strong> rekryteringen av nästa förvaltningschef.<br />
Mitt “andrahandsyrkande” är att Biblioteket undantas från en ev centralisering. Att dra<br />
in Biblioteket i detta är som att ““fixa något som inte är trasigt”.<br />
På sidan 6 i utkastet står följande:<br />
Den bemannade helpdeskens placering på högskolan bör styras framförallt av tillgängligheten<br />
för studenter. Möjliga placeringar är biblioteket eller studentcentrum.<br />
Den bästa kommentaren här är nog ett verklighetsnära scenario:<br />
Biblioteksbesökare: “Jag vill koppla upp min dator mot det trådlösa nätet och söka<br />
om ett psykologiämne.”<br />
Bibliotekarie: “Javisst - först ska du gå till it-supporten i hus Q, här får du en karta<br />
där du kan se hur du ska gå, det är lite invecklat. Sen kommer du tillbaka hit så ska<br />
jag visa dig PsycInfo och en del andra databaser.”<br />
Bra service?! Många av bibliotekets besökare har sådana “multibehov”. Detta är också<br />
ett av skälen till att vi nu ska bygga om bibliotekets tre diskar till en sammanhängande<br />
reception så att det blir lättare att samverka och att kunden inte ska behöva förflytta<br />
sig så långt och kanske slippa upprepa sin fråga.<br />
2(6)
Maj-Britt vill inte att vi sprider utkastet för mycket, men jag är angelägen om att, på ett<br />
tidigt stadium, kunna föra denna diskussion med hela bibliotekspersonalen där faktiskt<br />
samtliga är nära berörda. Frågan är om det inte också är väsentligt för den blivande bibliotekschefen<br />
att känna till att det ev blir ett avskalat bibliotek han/hon får hand om.<br />
Göran Ericson<br />
Följande sidor innehåller mitt tidigare inlägg om utredningen:<br />
3(6)
Synpunkter på it-utredning<br />
2008-02-20<br />
It-utredningen har ett förslag som går ut på att en ny it-chef anställs. Under denna chef<br />
finns tre avdelningar: drift, support och systemutveckling samt en “funktion” som har<br />
hand om säkerhet och inköp/avtal. It-chefen placeras under förvaltningschefen. Förslaget<br />
innebär också en “centralisering av it”.<br />
Därutöver finns det inte mycket av konkreta förslag. I avsnittet 1.2.2 Avgränsning står<br />
det också att utredningen inte omfattar detaljer. Ingenting sägs heller om vilka resurser<br />
som behövs. Vi kan därför inte betrakta detta som ett färdigt förslag, utan mera som en<br />
idéskiss som måste följas av en intern utredning med förslag.<br />
Mina synpunkter har, naturligtvis, en viss betoning på Bibliotekets roll. Låt mig börja<br />
med det positiva i utredningen: Den utgår ifrån att en väl fungerande it-organisation är<br />
en förutsättning för att HH ska kunna klara den hårdnande konkurrensen. Håller helt<br />
med!<br />
Uppdelningen av begreppet it i drift, support och systemutveckling är relevant. Den konstaterar<br />
också, helt korrekt, att av dessa tre delar är det driften som fungerar bra idag.<br />
Supporten är otillräcklig och systemutvecklingen sker så sporadiskt att vi kan säga att<br />
den är helt oorganiserad och knappt existerande.<br />
När det gäller att åtgärda detta så är jag dock tveksam till den föreslagna omorganiseringen.<br />
Till att börja med är det inte givet vad begreppet “it-verksamhet” innebär. Vad är det<br />
som ska centraliseras? Antagligen inte telefonin, även om den kan betraktas som informationsteknik.<br />
Men webben då? Upphandling av programvara och drift av server åtminstone,<br />
men kanske också grafiskt utseende, struktur och tom innehåll? Var går gränsen för<br />
“it”? För Bibliotekets del är det definitivt svårt att dra en gräns.<br />
Jag är också skeptisk till resonemanget om “kund- leverantörsförhållande styrt genom<br />
avtal”. Detta kan låta bra, men medför säkert en del extraarbete för folk som ska sitta<br />
och formulera avtal, sätta priser, förhandla, interndebitera, betala interndebiteringar,<br />
bevaka att man fått det man betalar för, bevaka att man får betalt för det man gjort...<br />
Jag utgår också ifrån att det inte blir fritt fram för sektionerna att köpa tjänsten utanför<br />
HH, dvs om vi ska jämföra med en marknad så är det här en monopolsituation. Eller kanske<br />
har jag missförstått uttrycket helt?<br />
Vad driften beträffar så har jag, som bibliotekschef, upplevt att det är mycket värdefullt<br />
med åtminstone en tekniker anställd av Biblioteket. Chefen kan då styra prioriteringarna<br />
och teknikern blir integrerad i verksamheten, men det är möjligt att situationen är annorlunda<br />
på sektionerna. Om jag har tolkat utredningens intervjuer rätt tycks det vara<br />
så. Det framgår inte av utredningen vad sektionens tekniker har för uppgifter.<br />
När det gäller supporten kan det lösas genom att Biblioteket får uppdraget att stå för<br />
denna när det gäller studenterna (och personal som uppsöker biblioteket), medan C<strong>IT</strong>E,<br />
4(6)
alternativt en nybildad central supportenhet, får uppdraget för personalens del och<br />
dessutom får vara back-up för Biblioteket. Biblioteket är den enda inrättningen på HH<br />
med generösa öppettider och är en plats som många besöker och där frågor av alla möjliga<br />
slag ställs. Det är också en plats som är “neutral” ur sektionssynpunkt.<br />
Systemutvecklingen har ingen självklar lösning, men jag tror på en ny tjänst som systemansvarig<br />
för den centrala förvaltningen (precis som att Biblioteket behöver ha en<br />
systembibliotekarie). Det är ju där de centrala databaserna för all administration finns.<br />
Låt mig ta exemplet Biblioteket. Dess besökare möter tre samverkande diskar: lånedisk,<br />
informationsdisk och teknisk support. Betänk följande scenario:<br />
• En bibliotekskund går till biblioteket.<br />
• Med sig har hon en portabel dator som hon vill koppla upp mot det trådlösa nätverket.<br />
Hjälp med detta får hon (troligtvis) av teknisk support-disken.<br />
• Därefter vill hon söka efter material till sin uppsats och får då (troligtvis) hjälp av bibliotekarien<br />
i info-disken.<br />
• Sökresultatet vill hon sen skriva ut och behöver då fylla på sitt utskriftskonto med<br />
pengar. Det hjälper (troligtvis) lånedisken henne med.<br />
• När hon sen skriver ut blir det papperstrassel i skrivaren och hon får då hjälp av någon<br />
av diskarna med detta.<br />
• En av böckerna hon behöver finns på plats och hon lånar då denna (troligtvis) i lånedisken.<br />
• När hon ska fylla på boken i sin referenslista i uppsatsen får hon dels hjälp med hur<br />
man upprättar en sådan i Word av (troligtvis) tekniska supporten, dels hjälp med uppställningen<br />
av referensen av (troligtvis) info-disken.<br />
• …<br />
Vad jag vill visa med ovanstående är hur nära integrerat it-supporten är med den övriga<br />
servicen på biblioteket. När jag skriver “troligtvis” ovan så är det för att de olika diskarna<br />
måste kunna stora delar av de vanligaste frågorna hos varandra. Ett sådant utbyte av<br />
erfarenheter och policydiskussioner pågår ständigt.<br />
Det är också så att disktjänsten ger värdefull återkoppling direkt från kunden åt den som<br />
utformar Bibliotekets webb, åt den som utformar bibliotekssystemet, åt den som anskaffar<br />
och utrustar de publika datorerna osv.<br />
Bibliotekets it-grupp sysslar med alla de tre huvuduppgifter som utredningen nämner<br />
(drift…) och den flexibilitet som den menar att man kan få genom centraliseringen (att<br />
någon annan kan rycka in när någon blir sjuk t ex) åstadkommer vi genom att denna<br />
grupp fortbildar varandra på sina respektive arbetsuppgifter.<br />
Det är omöjligt att skilja på bibliotek och it - Bibliotekets utveckling i framtiden är till<br />
stora delar helt integrerad med it-utvecklingen. It är inte bara en stödfunktion för Biblioteket!<br />
Utvecklingen går nog i motsatt riktning, med Malmö Högskola som ett tydligt exempel,<br />
där enheten heter just "Bibliotek och <strong>IT</strong>". Biblioteksverksamhet är it-verksamhet<br />
i allt högre grad!<br />
Jag skulle verkligen tycka synd om min efterträdare som bibliotekschef om han/hon<br />
tvingades förhandla med tre olika organisationer för att upprätthålla denna service och<br />
om servicen bestod av personer som ofta inte detog i Bibliotekets planering och kvalitetsarbete!<br />
5(6)
Min slutsats är denna: HH har inte råd med någon stor satsning på nya anställningar. Att<br />
då satsa de få pengarna på att skapa en ny chefsnivå är inte rationellt. Vi kan utnyttja<br />
befintliga strukturer och satsa de få pengarna vi kan få fram på människor som jobbar<br />
nära verksamheten!<br />
• Låt C<strong>IT</strong>E ha kvar sina nuvarande uppgifter.<br />
• Anställ en systemansvarig under förvaltningschefen (billigare än en it-chef).<br />
• Ställ krav på hög it-kompetens <strong>vid</strong> rekryteringen av nästa förvaltningschef.<br />
• Ge Biblioteket det fulla uppdraget att vara it-support för studenterna och den personal<br />
som besöker biblioteket. C<strong>IT</strong>E ges i uppdrag att vara ett stöd åt Bibliotekets it-support.<br />
• Bibliotekets it-avdelning kan vara en resurs för hela HH när det gäller att utveckla<br />
skräddarsydda databaser för speciella ändamål (timdebitering).<br />
• Lägg ansvaret för utvecklingen av DUP på CLU.<br />
• Om sektionernas chefer och tekniker tycker att en centralisering är bra så ska det absolut<br />
genomföras, men jag vill då påpeka att situationen för Bibliotekets del är helt<br />
annorlunda.<br />
Till sist kan jag inte låta bli att framhålla detta: För att kunna hävda sig i konkurrensen<br />
med andra lärosäten är en nyckelfaktor “lärandemiljön”, dvs de faktorer som, <strong>vid</strong> sidan<br />
av den rena undervisningen, gör att studenter och personal kan trivas och utvecklas<br />
(“välbefinnande” ska ju vara ett nyckelord på HH). Dessa faktorer handlar både om<br />
campus utseende och den hjälp man kan få där (inklusive webben). Denna miljö skulle<br />
må bra av en fysisk koncentration med Biblioteket som en del av ett Resurscentrum.<br />
Göran Ericson<br />
Bibliotekschef<br />
Medlem i it-rådet<br />
6(6)
<strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong><br />
Utredning av organisation<br />
och styrning av <strong>IT</strong>-<br />
verksamheten<br />
Februari, 2008
TRANSCENDENT GROUP<br />
SAMMANFATTNING<br />
Förvaltningschefen <strong>vid</strong> <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> har gett Transcendent Group i uppdrag att genomföra<br />
en utredning av organisation och styrning av <strong>IT</strong>-verksamheten <strong>vid</strong> <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong>. Projektets<br />
huvudmål var att identifiera och kartlägga högskolans behov avseende styrning och organisering av<br />
<strong>IT</strong>-verksamheten samt presentera förslag och underlag på hur högskolan bäst och mest kostnadseffektivt<br />
organiserar arbetet inom <strong>IT</strong>-området.<br />
<strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> har en <strong>IT</strong>-organisation uppdelad på en central <strong>IT</strong>-enhet (C<strong>IT</strong>E) och lokala <strong>IT</strong>resurser<br />
på några av sektionerna där de senare är underställda en sektionschef. På de två sektioner som<br />
saknar lokala <strong>IT</strong>-resurser ansvarar C<strong>IT</strong>E för <strong>IT</strong>-stödet. <strong>Högskolan</strong>s bibliotek har även egna <strong>IT</strong>-resurser.<br />
Denna organisationsform anser företrädare för delar av högskolan ligga till grund för ett antal strukturella<br />
problem. De upplever att det saknas ett övergripande ansvar och styrning av högskolans <strong>IT</strong>-verksamhet.<br />
Ett resultat av detta är brister i samarbete, otydligt regelverk, decentraliserade upphandlingar<br />
samt otydlig styrning av <strong>IT</strong>-verksamheten. Det finns även ett utbrett missnöje kring högskolans<br />
hantering av systemutveckling.<br />
Underlaget för analysen i utredningen består av informationsinsamling genom intervjuer med företrädare<br />
för de olika delarna av högskolan. Valet av intervjuform som informationsinsamling grundar sig<br />
på behovet av att skapa en bred och tydlig bild av verksamhetens uppfattning om <strong>IT</strong>-organisationen i<br />
nuläget och hur <strong>IT</strong> bör organiseras och styras i framtiden.<br />
Samtliga deltagare i utredningen anser att <strong>IT</strong>-stödet i dagsläget har brister. En majoritet av de intervjuade<br />
anser att bristerna främst är kopplade till högskolans styrning och samordning av <strong>IT</strong>,<br />
mjukvarusupport och utveckling. Det finns en samstämmig bild av att det idag saknas en övergripande<br />
koordinering och styrning av <strong>IT</strong>. Detta gäller inte bara på övergripande högskolenivå utan gäller även<br />
inom förvaltningen, ute på sektionerna och inom C<strong>IT</strong>E.<br />
En majoritet av de intervjuade förespråkar en samordning av <strong>IT</strong> på högskolan. <strong>IT</strong> bör, enligt de flesta<br />
intervjuade, centraliseras och underordnas en övergripande <strong>IT</strong>-chef. Högskoleledningen har även visat<br />
ett tydligt stöd för en centralisering av <strong>IT</strong>. En viktig faktor för framgång är dock att sektionerna inte<br />
tappar det lokala <strong>IT</strong>-stödet. Resultatet från intervjuerna ger ett starkt stöd att initiera en<br />
förändringsprocess avseende hur <strong>IT</strong> skall organiseras och styras på <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong>.<br />
Utredningen föreslår att <strong>IT</strong> på högskolan omorganiseras till en avdelning och att <strong>IT</strong> styrs av en chef.<br />
Avdelningen bör vara organiserad inom förvaltningen och underställd förvaltningschefen. Kopplingen<br />
mellan verksamheten och <strong>IT</strong> är kritisk och bör hanteras genom ett <strong>IT</strong>-rådet som ett rådgivande <strong>IT</strong>organ<br />
med representation från ledning samt prefekter. Tillsättandet av en <strong>IT</strong>-chef är avgörande för<br />
förändringsarbetet och bör ske tidigt i processen.<br />
Utöver de förbättrade förutsättningar för god styrning av <strong>IT</strong>, som skapas genom den föreslagna omorganisationen,<br />
bildas goda villkor för att bättre kunna kontrollera och styra <strong>IT</strong>-kostnaderna, vilket på<br />
sikt ger möjlighet att minska totala kostnaderna för <strong>IT</strong> på högskolan.<br />
Det går inte att bortse från de risker en omorganisering medför. Flera av de medverkande i utredningen<br />
har uttryckt tvivel och farhågor rörande en central <strong>IT</strong>-avdelning som tar ett helhetsansvar för <strong>IT</strong>. Dessa<br />
synpunkter har substans och bör tas på allvar.<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 2(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
INNEHÅLLSFÖRTECKNING<br />
SAMMANFATTNING ......................................................................................................................................... 2<br />
INNEHÅLLSFÖRTECKNING........................................................................................................................... 3<br />
1 INLEDNING................................................................................................................................................ 4<br />
1.1 BAKGRUND........................................................................................................................................... 4<br />
1.2 UTFÖRT ARBETE OCH ANGREPPSSÄTT................................................................................................... 4<br />
1.2.1 Intervjuad personal <strong>vid</strong> <strong>Högskolan</strong> ................................................................................................. 5<br />
1.2.2 Avgränsning .................................................................................................................................... 6<br />
2 <strong>IT</strong>-RESURSER PÅ HÖGSKOLAN........................................................................................................... 7<br />
2.1 CENTRALA <strong>IT</strong>-ENHETEN (C<strong>IT</strong>E) ........................................................................................................... 7<br />
2.2 LOKALA <strong>IT</strong>-RESURSER.......................................................................................................................... 7<br />
2.3 BIBLIOTEKET ........................................................................................................................................ 8<br />
3 INFORMATIONSINSAMLING................................................................................................................ 9<br />
3.1 INTERVJUER.......................................................................................................................................... 9<br />
3.1.1 Frågor ............................................................................................................................................. 9<br />
3.1.2 Lokala <strong>IT</strong>-tekniker......................................................................................................................... 10<br />
3.1.3 C<strong>IT</strong>E.............................................................................................................................................. 11<br />
3.1.4 Sektionschefer ............................................................................................................................... 11<br />
3.1.5 Högskoleledningen och övriga...................................................................................................... 12<br />
3.2 SAMMANFATTNING AV INTERVJUERNA............................................................................................... 13<br />
3.2.1 Övergripande om <strong>IT</strong>-stödet ........................................................................................................... 13<br />
3.2.2 Centrala <strong>IT</strong>-resurser ..................................................................................................................... 13<br />
3.2.3 Lokala <strong>IT</strong>-resurser ........................................................................................................................ 14<br />
3.2.4 Ansvarsfördelning av <strong>IT</strong>................................................................................................................ 14<br />
3.2.5 Styrning av <strong>IT</strong>................................................................................................................................ 14<br />
3.2.6 Samordning av <strong>IT</strong>.......................................................................................................................... 14<br />
4 ANALYS OCH FÖRSLAG ...................................................................................................................... 16<br />
4.1 INLEDNING.......................................................................................................................................... 16<br />
4.2 FÖRSLAG PÅ NY ORGANISATION ......................................................................................................... 16<br />
4.2.1 Handlingsplan............................................................................................................................... 16<br />
4.2.2 Ekonomiska incitament för förändring.......................................................................................... 18<br />
4.2.3 Kostnadsfördelning ....................................................................................................................... 19<br />
4.2.4 Risker att beakta............................................................................................................................ 19<br />
Bilaga 1 Projektspecifikation<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 3(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
1 INLEDNING<br />
Förvaltningschefen <strong>vid</strong> <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> har gett Transcendent Group i uppdrag att genomföra<br />
en utredning av organisation och styrning av <strong>IT</strong>-verksamheten <strong>vid</strong> <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong>.<br />
Projektets huvudmål var att identifiera och kartlägga högskolans behov avseende styrning och organisering<br />
av <strong>IT</strong>-verksamheten samt presentera förslag och underlag på hur högskolan bäst och mest kostnadseffektivt<br />
organiserar arbetet inom <strong>IT</strong>-området.<br />
1.1 Bakgrund<br />
<strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> har en <strong>IT</strong>-organisation uppdelad på en central <strong>IT</strong>-enhet (C<strong>IT</strong>E) och lokala <strong>IT</strong>resurser<br />
på några av sektionerna där de senare är underställda en sektionschef. På de två sektioner som<br />
saknar lokala <strong>IT</strong>-resurser ansvarar C<strong>IT</strong>E för <strong>IT</strong>-stödet. <strong>Högskolan</strong>s bibliotek har även egna <strong>IT</strong>-resurser.<br />
Denna organisationsform anser företrädare för delar av högskolan ligga till grund för ett antal strukturella<br />
problem. De upplever att det saknas ett övergripande ansvar och styrning av högskolans <strong>IT</strong>-verksamhet.<br />
Ett resultat av detta är brister i samarbete, otydligt regelverk, decentraliserade upphandlingar<br />
samt otydlig styrning av <strong>IT</strong>-verksamheten. Det finns även ett utbrett missnöje kring högskolans<br />
hantering av systemutveckling.<br />
<strong>IT</strong>-revision 1 genomförd 2004 understryker denna problembild avseende <strong>IT</strong>-organisationen.<br />
1.2 Ut<strong>fört</strong> arbete och angreppssätt<br />
Utredningen har genom<strong>fört</strong>s i följande fem faser:<br />
• Fas 1 Projektdefinition<br />
• Fas 2 Informationsinsamling<br />
• Fas 3 Analys<br />
• Fas 4 Handlingsplan och rapportering<br />
• Fas 5 Presentation<br />
Arbetet har skett genom intervjuer av <strong>IT</strong>-personal, användare och ledningspersonal under december<br />
2007 – januari 2008.<br />
Respektive fas beskrivs övergripande nedan. Arbetet har i huvudsak skett genom intervjuer av personal<br />
på högskolan i roller som användare, befattningshavare, <strong>IT</strong>-personal och andra anställda på högskolan.<br />
Fas 1 Projektdefinition<br />
Syftet med fasen var att mer i detalj definiera uppdragets omfattning, tidplan och hur projektet skall<br />
genomföras. Aktiviteten är ett gemensamt arbete mellan högskolan och Transcendent Group för att<br />
säkerställa att uppdraget ger ett resultat som stämmer överens med högskolans förväntningar. Resultatet<br />
har dokumenterats i en projektspecifikation 2 .<br />
Fas 2 Informationsinsamling<br />
Fasen syftade till att samla in all relevant information som underlag för senare analys. Merparten av<br />
informationen samlades in via intervjuer med företrädare för olika delar av organisationen. Resultatet<br />
av intervjuerna ligger till grund för det fortsatta utredningsarbetet.<br />
1<br />
<strong>IT</strong>-revision med inbyggd benchmark på <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> 2004. Transcendent Group<br />
2<br />
Bilaga 1. Projektspecifikation<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 4(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
Fas 3 Analys<br />
Fasen innebar en analys av den information som insamlats i Fas 2. Resultatet av intervjuerna sammanställdes<br />
och förslag på alternativa lösningar har tagits fram och värderats.<br />
Fas 4 Upprättande av handlingsplan och rapportering<br />
Fas 4 innefattade upprättande av en rapport på ut<strong>fört</strong> arbete innehållandes nulägesbeskrivning, analys<br />
och förslag på handlingsplan. Rapporten har tagits fram som utkast och skickas ut till projektgruppen.<br />
1.2.1 Intervjuad personal <strong>vid</strong> <strong>Högskolan</strong><br />
51 personer <strong>vid</strong> högskolan har deltagit i utredningen genom att låta sig intervjuas. Rektor Romulo<br />
Enmark valde att avstå från att ge sina synpunkter då han ansåg att det fanns risk för att dessa fick för<br />
stort genomslag. De intervjuade är:<br />
Högskoleledningen:<br />
Sektionschefer<br />
• Hugo Palmsköld, HUM<br />
• Lisbeth Ranagården, LUT<br />
• Magnus Larsson, IDE<br />
• Ole Olsson, HOS<br />
• Per-Ola Ulvenblad, SET<br />
C<strong>IT</strong>E-personal<br />
• Magnus Taube (chef)<br />
• Björn Gabrielsson<br />
• Lennart Neikter<br />
• Lotta Alm<br />
• Magnus Morén<br />
• Per-Ola Månsson<br />
Lokala <strong>IT</strong>-tekniker<br />
• Carl Persson, HOS<br />
• Henrik Hallén, HOS<br />
• Johan Persson, IDE<br />
• Niklas Sjöberg, IDE<br />
• Magnus Nilsson, SET<br />
• Ulf Karlsson, SET<br />
• Ole Sand, Biblioteket<br />
Högskoleledning och övriga<br />
• Maj-Britt Bäck, Förvaltningschef<br />
• Marita Hilliges, Prorektor och ordf. UN<br />
• Anna Frederiksen, <strong>IT</strong>-handläggare<br />
• Anna-Lena Bylund, PA<br />
• Brita Lundh, Chef SA<br />
• Denni Rögnvaldsson, Orförande FNTN<br />
• Greger Lindqvist, Ekonomichef<br />
• Gunvor Gustavsson, PA<br />
• Göran Ericson, Bibliotekschef<br />
• Henrik Smederöd, Student<br />
• Håkan Bachman, SA<br />
• Inger Sundqvist, Personalchef<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 5(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
• Jane Jacoby, Studentexpeditionen<br />
• Marianne Folkesson, Informationschef<br />
• Mats Lyberg, Chef TA<br />
• Micael Magnusson, Medieutvecklare HOS<br />
• Per Gustavsson, TA<br />
• Per Österberg, Chef SH<br />
• Sven-Åke Hörte, Ordförande FNHS<br />
• Tommy Svensson, Chef EKS<br />
• Ulf Ivarsson, chef IA<br />
• Ulrika Hällemarker, Informationsenheten<br />
1.2.2 Avgränsning<br />
Utredningen avser en övergripande utvärdering av organisation och styrning av <strong>IT</strong>-verksamheten <strong>vid</strong><br />
<strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> samt förslag och underlag på hur högskolan bäst och mest kostnadseffektivt<br />
organiserar arbetet inom <strong>IT</strong>-området. Utredningen omfattar inte detaljerade beskrivningar hur förändringsarbetet<br />
skall genomföras. Utredningen omfattar inte heller detaljer avseende en tänkt omorganisation,<br />
såsom grupputformning, bemanningsbehov samt enskilda indi<strong>vid</strong>ers placering.<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 6(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
2 <strong>IT</strong>-RESURSER PÅ HÖGSKOLAN<br />
En högskolas framgång är starkt beroende av informationsteknik (<strong>IT</strong>). <strong>IT</strong> används idag som en kritisk<br />
komponent i utbildning, forskning, ”tredje uppgiften” och i de administrativa stödprocesserna.<br />
<strong>Högskolan</strong>s styrprinciper kännetecknas i dagsläget av decentraliserat beslutsfattande (även inom <strong>IT</strong>området).<br />
Den centrala <strong>IT</strong>-enheten (C<strong>IT</strong>E) är konsensusdriven och skall enbart vägleda i beslut.<br />
Chefen för C<strong>IT</strong>E ingår inte i högskolans ledningsgrupp. <strong>IT</strong>-beslut och investeringar fattas dels inom<br />
förvaltningen, men även i stor utsträckning av respektive sektionschef.<br />
<strong>Högskolan</strong> har även ett <strong>IT</strong>-råd som träffas 2-3 gånger per termin och består av förvaltningschef Maj-<br />
Britt Bäck, C<strong>IT</strong>E-chef Magnus Taube, bibliotekschef Göran Ericson, två personer från<br />
utbildningsnämnden, två personer från forskningsnämnden samt två studenter. <strong>IT</strong>-rådet har endast en<br />
rådgivande roll.<br />
Utveckling av system där förvaltningen eller <strong>IT</strong>-rådet är ansvariga hanteras med tillfälliga<br />
projektmedel i form av anställningar eller konsulthjälp, där projektet och eventuella anställda placeras<br />
på den avdelning som berörs. Exempel på detta är utveckling av webben, kursdatabasen och<br />
ledningsinformationssystem. När det gäller lärandeplattformen har den placerats på sektionen HOS.<br />
<strong>Högskolan</strong>s <strong>IT</strong>-resurser är fördelade enligt tabell nedan och är direkt kopplade till en sektion, till C<strong>IT</strong>E<br />
eller till biblioteket.<br />
Organisation Antal<br />
heltidstjänster<br />
C<strong>IT</strong>E 6<br />
IDE 2<br />
HOS 2<br />
SET 2<br />
Biblioteket 3 (varav en på 80 %)<br />
SUMMA 15<br />
Figur 1. Fördelning av högskolans personella <strong>IT</strong>-resurser (tills<strong>vid</strong>areanställd personal)<br />
2.1 Centrala <strong>IT</strong>-enheten (C<strong>IT</strong>E)<br />
C<strong>IT</strong>E, med Magnus Taube som chef, består av 6 personer och administrerar de centrala delarna av <strong>IT</strong>verksamheten.<br />
De centrala delarna består bl. a av nätverket, inloggningsservrar, centrala filservrar, epostservrar,<br />
webbservrar, helpdesk för anställda samt säkerhetsfrågor för nät och datorer. C<strong>IT</strong>E<br />
ansvarar även för <strong>IT</strong>-driften av sektionerna HUM och LUT som inte har egna <strong>IT</strong>-tekniker.<br />
C<strong>IT</strong>Es ansvarsområden är bestämt inom den centrala förvaltningens budget där det idag inte finns<br />
fasta resurser för utveckling och support. C<strong>IT</strong>Es uppdrag har därför begränsats till att vara en<br />
driftsorganisation.<br />
2.2 Lokala <strong>IT</strong>-resurser<br />
Sektionerna IDE, HOS och SET har vardera 2 <strong>IT</strong>-tekniker. Dessa tillhör sektionerna organisatoriskt<br />
men samarbetar med C<strong>IT</strong>E, dels i gemensamma projekt men även löpande via veckomöten med C<strong>IT</strong>E.<br />
De lokala delarna, såsom lokala filservrar och utbildningsdatorer, styrs lokalt av varje sektion. Något<br />
samarbete mellan sektionerna avseende <strong>IT</strong>-driften förekommer dock inte.<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 7(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
De lokala <strong>IT</strong>-teknikernas arbete styrs av sektionscheferna som har det övergripande ansvaret och<br />
beslutanderätten. I det dagliga arbetet är dock teknikerna relativt självständiga. Det dagliga arbetet<br />
består av dels driftrelaterade arbetsuppgifter och dels av användarsupport för sektionens personal.<br />
2.3 Biblioteket<br />
Inom biblioteket finns 3 personer som arbetar med <strong>IT</strong>-frågor. Dessa är en driftstekniker (80%), en<br />
assistent och en <strong>IT</strong>-bibliotekarie som till stor del är utvecklare. Utöver dessa arbetar även<br />
bibliotekschefen Göran Ericsson delvis med system- och <strong>IT</strong>-frågor.<br />
<strong>IT</strong>-råd<br />
Centrala <strong>IT</strong>-enheten<br />
(C<strong>IT</strong>E)<br />
6 st<br />
<strong>IT</strong>-resurser<br />
Rektor<br />
Förvaltningschef Sektionschefer<br />
IDE<br />
2 st<br />
Figur 2. Organisationsschema <strong>IT</strong> på <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong><br />
Lokala <strong>IT</strong>-tekniker<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 8(20)<br />
HOS<br />
2 st<br />
SET<br />
2 st<br />
Bibliotekschef<br />
Biblioteket<br />
3 st
TRANSCENDENT GROUP<br />
3 INFORMATIONSINSAMLING<br />
3.1 Intervjuer<br />
Underlaget för analysen av hur högskolan skall organisera <strong>IT</strong>-verksamheten består av<br />
informationsinsamling genom intervjuer med företrädare för de olika delarna av högskolan. Valet av<br />
intervjuform som informationsinsamling grundar sig på behovet av att skapa en bred och tydlig bild av<br />
verksamhetens uppfattning om <strong>IT</strong> i nuläget samt hur <strong>IT</strong> bör organiseras och styras i framtiden.<br />
Urvalet har tagits fram av förvaltningschefen tillsammans med Transcendent Group. En kritisk faktor i<br />
urvalsprocessen var att företrädare för ledningen, samtliga sektioner och enheter på högskolan skulle<br />
medverka.<br />
Generellt har de medverkande varit positiva till denna utredning då verksamheten under en tid har<br />
upplevt brister i <strong>IT</strong>-utveckling och användarsupport på högskolan och man ser även ett ökat behov av<br />
samordning av övergripande <strong>IT</strong>-frågor.<br />
3.1.1 Frågor<br />
Följande frågor har varit underlag för informationsinsamlingen <strong>vid</strong> intervjuerna:<br />
Frågor till verksamheten<br />
1. Verksamhetens uppfattning om <strong>IT</strong>-medarbetarna och den roll de har?<br />
2. Hur fungerar samarbetet mellan <strong>IT</strong> och sektionerna/förvaltningen?<br />
- Hur kan detta förbättras (ytterligare)?<br />
3. Verksamhetens uppfattning om den service och de tjänster <strong>IT</strong>-medarbetarna erbjuder?<br />
- Vad kan bli bättre?<br />
- Är den komplett, vad saknas?<br />
4. Vilka behov som finns men inte upplevs tillgodosedda i nuvarande <strong>IT</strong>-organisation?<br />
5. Övergripande styrning av högskolans <strong>IT</strong>-resurser?<br />
- Hur fungerar den?<br />
6. Är hanteringen av <strong>IT</strong> effektiv?<br />
- Hur kan den bli (ännu) effektivare?<br />
Frågor till <strong>IT</strong>-personal<br />
1. Hur upplever <strong>IT</strong>-personalen sin roll på HH?<br />
2. Hur fungerar samarbetet mellan <strong>IT</strong> och sektionerna/förvaltningen?<br />
- Hur kan detta förbättras (ytterligare)?<br />
3. <strong>IT</strong>-personalens uppfattning om den service och de tjänster de erbjuder?<br />
-Vad kan bli bättre?<br />
-Arbetar de med rätt saker?<br />
4. Vilka behov som finns men inte upplevs tillgodosedda i nuvarande organisation?<br />
5. Har <strong>IT</strong>-org rätt uppbyggnad och kompetensmix?<br />
6. Övergripande styrning av högskolans <strong>IT</strong>-resurser?<br />
- Hur fungerar den?<br />
7. Övergripande styrning av högskolans <strong>IT</strong>-resurser?<br />
Kan den hanteras på annat sätt?<br />
8. Är hanteringen av <strong>IT</strong> effektiv?<br />
- Hur kan den bli (ännu) effektivare?<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 9(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
Frågor till studenter<br />
1. Studenternas uppfattning om <strong>IT</strong>-driften<br />
2. Hur fungerar supporten för studenterna?<br />
- Hur kan detta förbättras (ytterligare)?<br />
3. Studenternas uppfattning om den service och de tjänster <strong>IT</strong>-medarbetarna erbjuder?<br />
- Vad kan bli bättre?<br />
- Är den komplett, vad saknas?<br />
4. Vilka behov som finns men inte upplevs tillgodosedda i nuvarande <strong>IT</strong>-organisation?<br />
5. Är hanteringen av <strong>IT</strong> effektiv?<br />
- Hur kan den bli (ännu) effektivare?<br />
Svaren från intervjuerna redovisas under följande rubriker:<br />
• Övergripande om <strong>IT</strong>-stödet<br />
• Centrala <strong>IT</strong>-resurser<br />
• Lokala <strong>IT</strong>-resurser<br />
• Ansvarsfördelning av <strong>IT</strong><br />
• Styrning av <strong>IT</strong><br />
• Samordning av <strong>IT</strong><br />
Nedan presenteras en sammanställning av intervjuresultaten fördelat på de olika verksamhetsgrupperingarna.<br />
3.1.2 Lokala <strong>IT</strong>-tekniker<br />
Övergripande om <strong>IT</strong>-stödet<br />
De lokala <strong>IT</strong>-teknikerna anser att drift och underhåll fungerar bra. Avsaknaden av ett gemensamt<br />
användarstöd, främst för mjukvarusupport, i form av en 1st line support poängterades dock av många<br />
som en stor brist. Flera tyckte också att dokumentation, uppföljning och säkerhetsarbete var områden<br />
som kan förbättras.<br />
Centrala <strong>IT</strong>-resurser<br />
De lokala <strong>IT</strong>-teknikerna anser att de generellt har en god relation till C<strong>IT</strong>E. Det noterades att<br />
studenternas behov ej tillgodoses i tillräcklig utsträckning. Studenternas hänvisas idag till en central<br />
helpdesk på C<strong>IT</strong>E som är öppet 1,5 timme per dag. Instruktioner för studenter saknas ibland och inom<br />
vissa områden finns endast instruktioner på svenska trots 600 studenter från utlandet.<br />
Lokala <strong>IT</strong>-resurser<br />
Enligt de flesta lokala <strong>IT</strong>-tekniker är arbetsbelastningen ojämn. Vissa perioder är det svårt att hinna<br />
med medan det ibland är relativt lugnt. Det saknas arbetsbeskrivningar och många anser att de ibland<br />
arbetar med fel saker, som t ex att flytta möbler och sätta igång projektorer. Vissa perioder är det bara<br />
brandkårsutryckningar och strategisk planering samt utveckling prioriteras inte.<br />
Ansvarsfördelning av <strong>IT</strong><br />
Lokala <strong>IT</strong>-teknikerna kommer bra överens med C<strong>IT</strong>E och uppskattar de veckomöten som de har<br />
tillsammans. Det framgår dock att det i stort är ”vattentäta skott” mellan sektionerna och gentemot<br />
C<strong>IT</strong>E och med undantag för en del centralt styrda projekt där lokala <strong>IT</strong>-tekniker ibland medverkar<br />
finns ingen ansvarsfördelning. Det sker därmed inget direkt utbyte av information utan respektive<br />
sektion har sina egna arbetsmetoder och rutiner.<br />
Styrning av <strong>IT</strong><br />
Samtliga lokala <strong>IT</strong>-tekniker är överens om att det saknas en övergripande styrning av <strong>IT</strong>. Inom<br />
sektionerna finns ingen styrning uppifrån vilket innebär att <strong>IT</strong>-teknikerna själva tvingas prioritera sina<br />
arbetsuppgifter.<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 10(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
Samordning av <strong>IT</strong><br />
Som nämnts ovan saknas idag samordning mellan sektionerna och gentemot C<strong>IT</strong>E. De flesta lokala<br />
<strong>IT</strong>-tekniker känner ingen direkt tillhörighet till sektionerna utan känner egentligen mer tillhörighet till<br />
C<strong>IT</strong>E. De poängterar också att det finns ett visst revirtänkande mellan <strong>IT</strong>-teknikerna på de olika<br />
sektionerna.<br />
<strong>IT</strong>-teknikerna är överens om att en samordnad <strong>IT</strong>-funktion skulle medföra många fördelar,<br />
t ex i form av större informationsutbyte, utjämning av pucklar och större effektivitet genom att hjulet<br />
inte behöver uppfinnas flera gånger. De ser dock även nackdelar med att den lokala närvaron på<br />
sektionerna riskerar att bli sämre.<br />
3.1.3 C<strong>IT</strong>E<br />
Övergripande om <strong>IT</strong>-stödet<br />
Medarbetarna på C<strong>IT</strong>E anser att <strong>IT</strong>-servicen som levereras är bristfällig, delvis pga. för hög<br />
arbetsbelastning men även pga. bristande styrning av <strong>IT</strong>. Som följd av att <strong>IT</strong>-mognaden inom<br />
verksamhetsledningen är relativt låg ställs få krav och direktiv på C<strong>IT</strong>Es leverans. Därmed tenderar<br />
arbetet att bli alltför reaktivt och kortsiktigt.<br />
Centrala <strong>IT</strong>-resurser<br />
En uppfattning som delas av flera är att bristande direktiv och styrning inom C<strong>IT</strong>E leder till att<br />
teknikerna prioriterar arbetsuppgifter som de finner mest intressanta. Detta leder till att saker ofta<br />
faller mellan stolarna och blir liggande. Behovet av utvecklingskompetens har belysts av flera<br />
medarbetare på C<strong>IT</strong>E. Det saknas även användarstöd i viss utsträckning.<br />
Lokala <strong>IT</strong>-resurser<br />
C<strong>IT</strong>Es medarbetare har generellt en god relation till de lokala <strong>IT</strong>-teknikerna. Det har noterats att<br />
kompetensen inom <strong>IT</strong>-säkerhet är bristfällig hos vissa sektioner och att det finns system som hanterar<br />
känsliga uppgifter som saknar säkerhet och krypterad kommunikation.<br />
Ansvarsfördelning av <strong>IT</strong><br />
Samarbetet mellan C<strong>IT</strong>E och sektionsteknikerna bedöms fungera väl även om ett visst revirtänkande<br />
förekommer. Det sker en daglig informell kontakt mellan medarbetarna på C<strong>IT</strong>E och lokala <strong>IT</strong>teknikerna.<br />
Sektionsteknikerna arbetar väldigt självständigt och samarbete med C<strong>IT</strong>E sker främst i<br />
olika centrala projekt.<br />
Styrning av <strong>IT</strong><br />
Medarbetarna på C<strong>IT</strong>E är överens om att det saknas en samordning och övergripande styrning av <strong>IT</strong><br />
inom högskolan. <strong>IT</strong>-rådet är enligt vissa en god tanke men det är otydligt vad deras mandat är och<br />
vilka frågor de ska diskutera.<br />
Samordning av <strong>IT</strong><br />
Samtliga medarbetare inom C<strong>IT</strong>E är positiva till en större samordning av <strong>IT</strong>. Framförallt förordas en<br />
bättre samordning av tekniken vilket anses skulle kunna förbättra och effektivisera <strong>IT</strong>-stödet<br />
väsentligt. Vissa ser en risk med en samordnad <strong>IT</strong>-funktion i att det saknas en naturlig ledare för detta.<br />
3.1.4 Sektionschefer<br />
Övergripande om <strong>IT</strong>-stödet<br />
Sektionscheferna upplever att <strong>IT</strong>-stödet är bra men att det finns stora förbättringsområden, främst<br />
inom användarstöd till personalen och inom utveckling.<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 11(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
Centrala <strong>IT</strong>-resurser<br />
De flesta upplever att det fungerar bra med beställning av <strong>IT</strong>-utrustning via C<strong>IT</strong>E. Likaså är de duktiga<br />
på att tillhandahålla och underhålla hårdvara. Dock upplevs generellt ett visst motstånd från C<strong>IT</strong>E<br />
avseende förändring och nytänkandet. Det har även riktats en del kritik mot att vissa medarbetare på<br />
C<strong>IT</strong>E inte alltid är så serviceinriktade.<br />
Lokala <strong>IT</strong>-resurser<br />
De flesta sektionschefer är nöjda med den lokala servicen och tycker att den fungerar bra som den ser<br />
ut idag.<br />
Ansvarsfördelning av <strong>IT</strong><br />
Flera sektionschefer anser att det behövs en bättre kommunikation mellan sektionerna och<br />
förvaltningen. Idag tänker alltför många lite väl indi<strong>vid</strong>ualistiskt.<br />
Styrning av <strong>IT</strong><br />
Samtliga sektionschefer anser att det saknas en övergripande styrning och diskussion på ledningsnivå<br />
om <strong>IT</strong>. Det saknas även en samordning och koordinering mellan olika enheter och C<strong>IT</strong>E. Flera<br />
upplever det nya <strong>IT</strong>-rådet som sämre och med mindre möjlighet att påverka. Många <strong>IT</strong>-frågor hamnar<br />
istället hos förvaltningschefen som inte har tid eller kompetens att sätta sig in i sådana frågor.<br />
Samordning av <strong>IT</strong><br />
En majoritet av sektionscheferna ställer sig positiva till en samordning och centralisering av <strong>IT</strong>. Även<br />
om de är tveksamma till att det skulle bli bättre för deras sektion så ser de fördelarna för högskolan i<br />
sin helhet. De poängterar dock vikten av att kostnaderna blir rättvisa, att ledtiderna inte blir längre och<br />
att den centrala <strong>IT</strong>-funktionen får ett tydligt ledarskap. Flera av sektionscheferna har uttryck att detta<br />
är ett absolut måste för högskolans övergripande utveckling och konkurrensförmåga. En av<br />
sektionscheferna är tveksam till en samordnad <strong>IT</strong>-funktion.<br />
3.1.5 Högskoleledningen och övriga<br />
Övergripande om <strong>IT</strong>-stödet<br />
En stor majoritet av de intervjuade ger en bild av en väl fungerande system- och hårdvarudrift och en<br />
supportfunktion för driftrelaterade problem som blivit bättre det senaste året. Däremot efterfrågar<br />
många en utvecklad mjukvarusupport.<br />
En hel del kritik riktas mot att hanteringen av högskolegemensamma system och processer saknar en<br />
bra struktur och styrning. Många betonar också avsaknaden av utvecklings- och implementeringsstöd<br />
som en brist.<br />
Centrala <strong>IT</strong>-resurser<br />
De intervjuade har en ganska varierande uppfattning av C<strong>IT</strong>E. Vissa tycker att det fungerar bra medan<br />
andra är väldigt missnöjda med den service som C<strong>IT</strong>E levererar. Det förefaller som om servicen är<br />
något indi<strong>vid</strong>beroende. Flera anser att det saknas ledning och styrning inom C<strong>IT</strong>E vilket får till följd<br />
att medarbetarna gör sina egna prioriteringar.<br />
C<strong>IT</strong>Es roll förefaller också något oklar. Det finns en irritation hos många över att C<strong>IT</strong>E inte är villiga<br />
att hjälpa till med annat än rena driftfrågor. Studenter har ibland svårt att få svar på sina frågor och blir<br />
ofta runtskickade mellan olika instanser. Representanter för högskoleledningen menar att C<strong>IT</strong>E själva<br />
har definierat sitt ansvarsområde och att detta är för snävt då verksamheten har behov av utökat <strong>IT</strong>stöd,<br />
främst inom utveckling.<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 12(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
Lokala <strong>IT</strong>-resurser<br />
Då de intervjuade inte har så stor kontakt med de lokala <strong>IT</strong>-teknikerna har de inte haft så stor input<br />
avseende detta. Flera har dock indikerat att det finns lite för mycket revirtänkande mellan sektionerna.<br />
Ansvarsfördelning av <strong>IT</strong><br />
Det har framkommit att det i många fall varit svårt att definiera ansvarsfördelningen mellan C<strong>IT</strong>E och<br />
förvaltningsenheterna. Framförallt <strong>vid</strong> utvecklingsprojekt har det funnits en avsaknad av<br />
kommunikation och samarbete mellan enheterna och C<strong>IT</strong>E. Orsaker till detta är sannolikt att det<br />
saknas etablerade riktlinjer och arbetsmetoder för denna typ av processer.<br />
Styrning av <strong>IT</strong><br />
Intervjuerna har entydigt pekat på att det saknas en övergripande styrning och förvaltning av<br />
högskolans <strong>IT</strong>-resurser. <strong>IT</strong>-frågor förefaller inte ha så hög prioritet i ledningsgruppen. Det saknas även<br />
i viss utsträckning kompetens om <strong>IT</strong>-strategiska beslut. Många menar också att det finns en oklarhet<br />
avseende vilka beslut som ska fattas lokalt och vilka som ska hanteras centralt.<br />
<strong>Högskolan</strong>s <strong>IT</strong>-råd är inblandat i strategiska <strong>IT</strong>-frågor men flera av de intervjuade har varit tveksamma<br />
till om <strong>IT</strong>-rådet har tillräcklig kompetens för att besluta i <strong>IT</strong>-strategiska frågor av mer teknisk karaktär.<br />
Samordning av <strong>IT</strong><br />
En stor majoritet, med något undantag, av de intervjuade efterfrågar en utökad samordning av<br />
högskolans <strong>IT</strong>-resurser. Idag är samordningen mellan sektionerna, förvaltningen, biblioteket och C<strong>IT</strong>E<br />
begränsad. Det saknas en funktion med helhetsperspektiv över högskolans <strong>IT</strong>-resurser.<br />
De flesta förespråkar en central <strong>IT</strong>-funktion som ser strategiskt till högskolans bästa, som beslutar om<br />
prioriteringar och som samordnar alla utvecklingsaktiviteter. En viktig framgångsfaktor för detta<br />
bedöms vara ett tydligt ledarskap och här efterfrågas av många en extern rekrytering av en <strong>IT</strong>chef/CIO.<br />
Även representanter för högskoleledningen har tydligt förespråkat en centralisering av <strong>IT</strong>.<br />
Det har även framkommit önskemål om att utnyttja bibliotekets resurser till hela högskolan i större<br />
utsträckning. Ett förslag som inkommit är att låta biblioteket sköta hela högskolans <strong>IT</strong>-support.<br />
3.2 Sammanfattning av intervjuerna<br />
3.2.1 Övergripande om <strong>IT</strong>-stödet<br />
Drift och underhåll av system och hårdvara bedöms generellt fungera tillfredsställande både för central<br />
och lokal <strong>IT</strong> även om viss kritik finns, främst gentemot C<strong>IT</strong>E. Det finns däremot en samstämmig bild<br />
av att användarstöd i form av mjukvarusupport saknas. En högskolegemensam s.k. ”1st line support ”<br />
är något som efterfrågas av många. Många upplever även ett stort behov av utvecklingsstöd.<br />
En hel del kritik riktas mot att hanteringen av högskolegemensamma system och processer saknar en<br />
bra struktur och styrning. Medarbetarna på C<strong>IT</strong>E anser att <strong>IT</strong>-servicen som levereras är bristfällig,<br />
delvis pga. för hög arbetsbelastning men även pga. bristande styrning av <strong>IT</strong>. Som följd av att <strong>IT</strong>mognaden<br />
inom verksamhetsledningen är relativt låg ställs få krav och direktiv på C<strong>IT</strong>Es leverans.<br />
Därmed tenderar arbetet att bli alltför reaktivt och kortsiktigt.<br />
3.2.2 Centrala <strong>IT</strong>-resurser<br />
De flesta anser att C<strong>IT</strong>E sköter inköp av <strong>IT</strong>-utrustning samt drift och support av system och hårdvara<br />
på ett bra sätt, även om de fått viss kritik mot att servicenivån är något varierande och personberoende.<br />
Det största missnöjet över C<strong>IT</strong>E består i att de upplevs vara motståndare till förändring och<br />
nytänkande och att de endast vill hjälpa till med driftsfrågor.<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 13(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
En syn som delas av många, inklusive medarbetare på C<strong>IT</strong>E, är att bristande direktiv och styrning<br />
inom C<strong>IT</strong>E leder till att teknikerna prioriterar arbetsuppgifter som de finner mest intressanta. Detta<br />
leder till att saker ibland faller mellan stolarna och blir liggande. Behovet av utvecklingskompetens<br />
och användarstöd har även belysts av flera medarbetare på C<strong>IT</strong>E.<br />
Kritik riktas även mot användarstöd för studenter som idag är begränsat till 1,5 timmes support hos<br />
C<strong>IT</strong>E per dag. Studenter har ibland svårt att få svar på sina frågor och blir ofta runtskickade mellan<br />
olika instanser.<br />
3.2.3 Lokala <strong>IT</strong>-resurser<br />
De flesta sektionschefer är nöjda med den lokala servicen och tycker att den fungerar bra som den ser<br />
ut idag. <strong>IT</strong>-teknikerna själva anser att arbetsbelastningen är ojämn och att det under vissa perioder är<br />
svårt att hinna med medan det ibland är relativt lugnt. Det saknas arbetsbeskrivningar och många anser<br />
att de ibland arbetar med fel saker, som t ex att flytta möbler och sätta igång projektorer.<br />
Det har noterats att kompetensen inom <strong>IT</strong>-säkerhet är bristfällig hos vissa sektioner och att det finns<br />
system som hanterar känsliga uppgifter som saknar säkerhet och krypterad kommunikation. Flera har<br />
också indikerat att det finns lite för mycket revirtänkande mellan sektionsteknikerna och att de därmed<br />
inte tar tillvara varandras kunskaper och erfarenheter.<br />
3.2.4 Ansvarsfördelning av <strong>IT</strong><br />
Lokala <strong>IT</strong>-teknikerna kommer bra överens med C<strong>IT</strong>E och träffas regelbundet på veckomöten och<br />
under fikaraster. Något samarbete förekommer dock inte med undantag för en del centralt styrda<br />
projekt där lokala <strong>IT</strong>-tekniker ibland medverkar. Flera sektionschefer anser att det behövs en bättre<br />
kommunikation mellan sektionerna och förvaltningen. Idag tänker alltför många lite väl<br />
indi<strong>vid</strong>ualistiskt.<br />
Det har framkommit att det i många fall varit svårt att definiera ansvarsfördelningen mellan C<strong>IT</strong>E och<br />
förvaltningsenheterna. Framförallt <strong>vid</strong> utvecklingsprojekt har det funnits en avsaknad av<br />
kommunikation och samarbete mellan enheterna och C<strong>IT</strong>E. Orsaker till detta är sannolikt att det<br />
saknas etablerade riktlinjer och arbetsmetoder för denna typ av processer.<br />
3.2.5 Styrning av <strong>IT</strong><br />
Det finns en samstämmig bild av att det idag saknas en övergripande koordinering och styrning av <strong>IT</strong>.<br />
Detta gäller inte bara på övergripande högskolenivå utan gäller även inom förvaltningen, ute på<br />
sektionerna och inom C<strong>IT</strong>E. Många <strong>IT</strong>-frågor förefaller hamna hos förvaltningschefen som inte har tid<br />
eller kompetens att sätta sig in i sådana frågor. Många menar också att det finns en oklarhet avseende<br />
vilka beslut som ska fattas lokalt och vilka som ska hanteras centralt.<br />
<strong>Högskolan</strong>s <strong>IT</strong>-råd är inblandat i strategiska <strong>IT</strong>-frågor men flera av de intervjuade har varit tveksamma<br />
till om <strong>IT</strong>-rådet har mandat och tillräcklig kompetens för att besluta i <strong>IT</strong>-strategiska frågor av mer<br />
teknisk karaktär.<br />
3.2.6 Samordning av <strong>IT</strong><br />
De allra flesta intervjuade är överens om att det saknas samordning mellan sektionerna, förvaltningen,<br />
biblioteket och C<strong>IT</strong>E.<br />
<strong>IT</strong>-teknikerna på såväl C<strong>IT</strong>E som sektionerna är överens om att en samordnad <strong>IT</strong>-funktion skulle<br />
medföra många fördelar, t ex i form av större informationsutbyte, utjämning av pucklar och större<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 14(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
effektivitet genom att hjulet inte behöver uppfinnas flera gånger. Framförallt förordas en bättre<br />
samordning av tekniken vilket anses skulle kunna förbättra och effektivisera <strong>IT</strong>-stödet väsentligt.<br />
Högskoleledningen har även visat ett tydligt stöd för en centralisering av <strong>IT</strong>.<br />
Många ser dock även nackdelar med att den lokala närvaron på sektionerna riskerar att bli sämre.<br />
Vissa inom såväl C<strong>IT</strong>E som förvaltningen ser en risk med en samordnad <strong>IT</strong>-funktion i att det saknas<br />
en naturlig ledare för detta. Många menar att en extern rekrytering av en ny <strong>IT</strong>-chef/CIO är en kritisk<br />
framgångsfaktor för att detta ska fungera.<br />
Det har även framkommit önskemål om att utnyttja bibliotekets resurser till hela högskolan i större<br />
utsträckning. Ett förslag som inkommit är att låta biblioteket sköta hela högskolans <strong>IT</strong>-support.<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 15(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
4 ANALYS OCH FÖRSLAG<br />
4.1 Inledning<br />
I detta kapitel presenteras utredningens förslag till handlingsplan för styrning och organisering av <strong>IT</strong><br />
på <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> samt nyttan men även risker med en omorganisering. Utredningens övergripande<br />
förslag på ny <strong>IT</strong>-organisation baseras på verksamhetens upplevda nuläge, förslag på förändringar,<br />
samt utredarnas erfarenheter från <strong>IT</strong>-styrning i liknande organisationer.<br />
4.2 Förslag på ny organisation<br />
Resultatet från intervjuerna ger ett starkt stöd att initiera en förändringsprocess avseende hur <strong>IT</strong> skall<br />
organiseras och styras på <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong>. Resultatet pekar på behovet av att <strong>IT</strong> bör<br />
omorganiseras till en enhet på högskolan och styras av en chef med övergripande ansvar för <strong>IT</strong>.<br />
Ett omfattande förändringsarbete som det som föreslås på <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> medför risker. Naturligt<br />
kommer inte samtliga inblandande uppleva förändringen som odelat positiv. Det finns även risk<br />
att personal som upplever förändringen som ett hot aktivt eller passivt kan komma att motarbeta en<br />
omorganisation.<br />
4.2.1 Handlingsplan<br />
Centralisering av <strong>IT</strong><br />
Utredningen föreslår att <strong>IT</strong> på högskolan omorganiseras till en avdelning/enhet och att <strong>IT</strong> styrs av en<br />
chef. Avdelningen bör vara organiserad inom förvaltningen och underställd förvaltningschefen.<br />
Kopplingen mellan verksamheten och <strong>IT</strong> är kritisk och bör hanteras genom <strong>IT</strong>-rådet som ett<br />
rådgivande <strong>IT</strong>-organ, med representation från ledning och sektionschefer. Tillsättandet av en <strong>IT</strong>-chef<br />
är avgörande för förändringsarbetet och bör ske tidigt i processen.<br />
Skapande av en <strong>IT</strong>-enhet med en <strong>IT</strong>-chef ger förutsättningar för strategiskt <strong>IT</strong>-arbete på högskolan<br />
samt möjlighet att i större utsträckning styra <strong>IT</strong> mot högskolans övergripande mål. Med tillsättande av<br />
en <strong>IT</strong>-chef skapas en roll med ansvar över hur <strong>IT</strong> skall bedrivas samt att det sker på ett kostnadseffektivt,<br />
säkert och pålitligt sätt. Genom att använda <strong>IT</strong>-rådet som referensgrupp skapas en kanal till verksamheten<br />
i syfte att säkerställa dess gemensamma behov och att undvika att felaktiga strategiska beslut<br />
fattas.<br />
Detta möjliggör även en beslutsprocess som inte kännetecknas utav konsensus utan där <strong>IT</strong>-besluten är<br />
kopplade till strategi och verksamhetsplan. Förutsättningar för resursallokering förbättras genom att<br />
<strong>IT</strong>-chefen får tillgång till all <strong>IT</strong>-personal på högskolan vilket bör påverka den övergripande servicenivån<br />
på högskolan.<br />
<strong>Högskolan</strong>s<br />
ledning<br />
Sektioner<br />
<strong>IT</strong>-råd<br />
Förvaltningschef<br />
<strong>IT</strong>-chef<br />
<strong>IT</strong>-avd.<br />
Figur 3 Organisationsskiss avseende övergripande styrning av <strong>IT</strong> på <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong>.<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 16(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
Lokal <strong>IT</strong><br />
Det lokala <strong>IT</strong>-stödet bör kvarstå genom fysisk närvaro på sektionen åtminstone i begränsad omfattning<br />
beroende på sektions behov, men organiseras som en del av <strong>IT</strong>-avdelningen och teknikerna bör<br />
underställas <strong>IT</strong>-chefen.<br />
Lokala <strong>IT</strong>-tekniker bör organiseras inom de nyskapade grupperna Helpdesk, Utveckling eller Drift.<br />
Utredningen har ej i detalj analyserat hur dessa grupper skall vara sammansatta. Vi betonar dock<br />
vikten av att finna en lösning med stor acceptans inom de berörda delarna av organisationen. <strong>IT</strong>teknikerna<br />
bör i stor utsträckning verka inom de sektioner där de har erfarenhet men bör även verka<br />
inom andra sektioner allt eftersom behov uppstår och kommuniceras från beställare.<br />
Helpdesk<br />
En högskolegemensam helpdeskfunktion bör tillsättas av en mindre mängd <strong>IT</strong>-personal som i stor<br />
utsträckning arbetar med support. Helpdesk skall vara kanalen för support på högskolan.<br />
Ambitionsnivån bör vara att stor del av ärenden skall klaras upp direkt <strong>vid</strong> helpdesk. Svårare ärenden<br />
skall kanaliseras till lokalt <strong>IT</strong>-stöd alternativt driftfunktionen. Ansvarig för helpdesk bör tillsättas.<br />
Följande punkter har bedömts som nyckelfaktorer för en väl fungerande Helpdesk:<br />
En gemensam 1st line support – Ett telefonnummer att ringa<br />
Inrätta fasta tjänster kopplat till helpdesk<br />
Skapa och tilldela ett delegerat supportansvar<br />
Ta fram dokumenterade rutiner<br />
Tillhandahåll ett väl fungerade tekniskt stöd för problemhantering<br />
Genom upprättande av en väl fungerande helpdesk skapas förutsättningar att övergripande styra <strong>IT</strong>support<br />
på högskolan och därmed öka effektiviteten och nyttjandet av <strong>IT</strong>-stödet.<br />
Systemutveckling<br />
Systemutvecklingen på högskolan bör formaliseras och underordnas riktlinjer avseende prioritering<br />
och kostnader för utvecklingsprojekt.<br />
Oavsett om utveckling sker internt eller externt, av konsulter, är det kritiskt att en central koordinering<br />
och styrning av utveckling skapas. Vi bedömer att det genom formaliseringen och styrningen av<br />
systemutvecklingen skapas förutsättningar för ökad kvalitet och kostnadseffektiv systemutveckling.<br />
Drift<br />
Driftfunktionen måste tydliggöras och rutiner och riktlinjer måste dokumenteras. För att uppnå hög<br />
driftsäkerhet är det viktigt att personalen inom driftfunktionen är väl medvetna om, och kunniga i, sina<br />
arbetsuppgifter. Ansvarsfördelningen mellan helpdesk, drift och lokalt <strong>IT</strong>-stöd bör tydliggöras och<br />
dokumenteras.<br />
Formalisering av driftfunktionen skapar möjligheter att bedöma resursbehov och därmed styra<br />
framtida behov mot prioriterade områden, exempelvis kunskap i ett visst system. Tydligare styrning<br />
möjliggör även en effektivare användning av befintliga resurser.<br />
Inköp och avtal<br />
Genom införande av ett kund- leverantörsförhållande som är styrt genom avgiftsfinansiering och avtal<br />
skapas ett behov för att styra den processen. Kontakten med beställare och verksamheten bör formaliseras<br />
som ett ytterligare stöd till <strong>IT</strong>-chefen. I funktionen bör även ansvar för inköp av <strong>IT</strong> ingå.<br />
<strong>IT</strong>-säkerhet<br />
Ansvar för <strong>IT</strong>-säkerhet bör formaliseras och en <strong>IT</strong>-säkerhetsansvarig bör utnämnas. Tjänsten är en<br />
stabsfunktion och bör vara nära knuten <strong>IT</strong>-chef. Genom inrättande av säkerhetsfunktionen skapas<br />
förutsättningar för att bättre samordna, styra och kontrollera <strong>IT</strong>-säkerhetsarbetet på högskolan.<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 17(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
Säkerhetsarbetet bör formaliseras genom övergripande policy och delegerade direktiv från högskole-<br />
och <strong>IT</strong>-ledningen.<br />
Funktionen bör vara ansvarig för hantering och uppföljning av säkerhetsincidenter. Detta är en<br />
organisationsförändring som ger goda förutsättningar att styra <strong>IT</strong>-säkerhetsarbetet och minska<br />
säkerhetsriskerna samt att visualisera vilka risker skolan kan utsättas och utsätts för samt vilka<br />
konsekvenser och kostnader detta medför på verksamheten.<br />
Detaljerad utformning av <strong>IT</strong>-avdelning<br />
Utredningen har ej i detalj analyserat hur en <strong>IT</strong>-avdelning på högskolan skall utformas. Med bakgrund<br />
av detta skall följande organisationsskiss ses som ett diskussionsunderlag i förändringsarbetet med att<br />
utforma en effektiv <strong>IT</strong>-avdelning på högskolan.<br />
Helpdesk<br />
<strong>IT</strong>-chef<br />
Utveckling<br />
Figur 4. Förslag på funktioner i <strong>IT</strong>-organisation<br />
Säkerhet<br />
Inköp och avtal<br />
Drift<br />
4.2.2 Ekonomiska incitament för förändring<br />
Förutsättningarna för att mäta och styra de totala <strong>IT</strong>-kostnaderna på högskolan ökar markant genom att<br />
en <strong>IT</strong>-avdelning bär kostnaderna och en <strong>IT</strong>-chef är ansvarig för budget gentemot högskoleledningen.<br />
En standardisering av <strong>IT</strong>-stödsystemet ger ytterligare förutsättningar för ökad kostnadseffektivitet.<br />
Effektivare utnyttjande av <strong>IT</strong>-resurserna<br />
I dagsläget har en majoritet av sektionerna två <strong>IT</strong>-tekniker knutna till sig. Genom omorganisering till<br />
en högskolegemensam <strong>IT</strong>-avdelning ökar möjligheterna att styra behovet av <strong>IT</strong>-resurser på<br />
sektionerna. Införande av kund- leverantörsförhållande styrt genom avtal är ett viktigt instrument som<br />
ger varje sektion tydliga incitament att se över behov och nyttjandegrad av <strong>IT</strong>-resurser. Genom att<br />
förändra och förbättra helpdesk minskar resursutnyttjandet av fysiskt <strong>IT</strong>-stöd. En effektiv helpdesk<br />
medför minskade kostnader för support till användarna.<br />
Systemutvecklingen på högskolan bör <strong>vid</strong>are utvärderas. Utredningen pekar på stort missnöje avseende<br />
support och styrning av utvecklingsprojekten. Även ledningen och styrningen av <strong>IT</strong>-resurserna<br />
kan väsentligt förbättras. Tidigare genomförd <strong>IT</strong>-Revision 3 påvisade brister i såväl styrning av <strong>IT</strong> som<br />
systemutveckling. En effektivare styrning av <strong>IT</strong> generellt och även av systemutvecklingen skapar<br />
förutsättningar för ökad kostnadsmedvetenhet och bättre resultat.<br />
3 <strong>IT</strong>-revision med inbyggd benchmark på <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> 2004. Transcendent Group<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 18(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
Ökade förutsättningar för standardisering av <strong>IT</strong>-system<br />
I nuläget används ett antal styr- och operativsystem på högskolan. Utöver dessa infrastrukturssystem<br />
finns ett stort antal stödsystem i <strong>IT</strong>-miljön. Det finns även ett flertal lokala <strong>IT</strong>-lösningar ute på<br />
sektionerna.<br />
Gemensam inköpskanal<br />
Genom att även fortsättningsvis ha en central inköpskanal för <strong>IT</strong> på högskolan finns goda villkor att<br />
hålla nere inköpskostnaderna för <strong>IT</strong>, både de direkta kostnaderna och de indirekta, såsom arbetsinsats<br />
<strong>vid</strong> inköp, som genereras av stort antal leverantörskontakter.<br />
4.2.3 Kostnadsfördelning<br />
Det finns olika sätt att fördela kostnaderna i en centraliserad <strong>IT</strong>-organisation. Ett vanligt alternativ är<br />
att serviceavtal, s.k. SLA (Service Level Agreement) upprättas mellan den centrala <strong>IT</strong>-organisationen<br />
och sektionerna/enheterna. Vår rekommendation är att högskolan i stor utsträckning försöker att<br />
ersätta fasta <strong>IT</strong>-kostnader med rörliga sådana för att få en bättre och mer rättvisande fördelning av<br />
kostnader.<br />
Det går t ex att bestämma ett antal bastjänster (arbetsstation, skrivare mm) som ingår i den dagliga<br />
driften med en fast kostnad per användare. Kostnader därutöver kan specificeras som extra<br />
tjänster/produkter med definierade priser. När det gäller support kan olika pris sättas på olika typer av<br />
supportaktiviteter där enklare användarsupport har ett timpris medan mer komplicerad<br />
specialistsupport har ett annat timpris.<br />
Kostnader för utvecklingsprojekt bör belastas beställaren. För gemensamma projekt kan<br />
kostnadsfördelning förslagsvis bedömas/beslutas av <strong>IT</strong>-rådet. För användning av personal i den<br />
centrala <strong>IT</strong>-organisationen för lokala utvecklingsprojekt kan en timtaxa för detta definieras.<br />
Det är även viktigt att kostnader mäts och följs upp. Det finns både direkta och indirekta kostnader. De<br />
direkta utgörs vanligtvis av arbetskostnad för <strong>IT</strong>-personal, hård- och mjukvara samt köpta tjänster. De<br />
indirekta kostnaderna består dels av tid som den anställde lägger ner på att själv lära sig <strong>IT</strong>-relaterade<br />
saker eller rådfråga kollegor/support, och dels den tid då den anställde inte kan arbeta pga. <strong>IT</strong>driftproblem<br />
av något slag. De indirekta kostnaderna är ofta minst lika stora som de direkta<br />
kostnaderna men svårare att mäta. Vi rekommenderar dock att nyckeltal för uppföljning av både<br />
direkta och indirekta kostnader identifieras och följs upp.<br />
4.2.4 Risker att beakta<br />
Det går inte att bortse från de risker en omorganisering medför. Flera av de medverkande i utredningen<br />
har uttryckt tvivel och farhågor rörande en central <strong>IT</strong>-avdelning som tar ett helhetsansvar för <strong>IT</strong>. I ett<br />
fall har detta även fram<strong>fört</strong>s i skriftlig form till utredaren 4 . Dessa synpunkter har substans och bör tas<br />
på allvar.<br />
Försämrad service<br />
I dagsläget upplevs servicen på sektionerna som mycket god men i kontakterna med central <strong>IT</strong> upplevs<br />
servicen som mindre god. Här föreligger en risk att en omorganisering leder till försämrad service på<br />
högskolan överlag och specifikt på sektionerna.<br />
Avsaknad av kontroll<br />
4 Synpunkter på <strong>IT</strong>-utredning. Göran Ericson, bibliotekschef<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 19(20)
TRANSCENDENT GROUP<br />
Om lokala <strong>IT</strong>-tekniker flyttas till en central <strong>IT</strong>-avdelning riskerar sektionscheferna att tappa inflytande<br />
över de enskilda <strong>IT</strong>-teknikerna. Det föreligger även risk att <strong>IT</strong>-besluten tas långt från sektionerna och<br />
sektionscheferna vilket kan medföra att <strong>IT</strong> inte drivs i samförstånd med högskolans verksamhet.<br />
Höjda kostnader för sektionerna<br />
Om sektionerna måste köpa <strong>IT</strong>-stöd från en <strong>IT</strong>-avdelning finns risk att tidigare dolda kostnader bakas<br />
in i priset och att sektionerna upplever att de får betala ett överpris för <strong>IT</strong>-resursen. Sedan tidigare<br />
upplevs effektiviteten som lägre på central <strong>IT</strong> och en omorganisering kan medföra ytterligare<br />
administrativa kostnader som sektionerna får bära.<br />
Ökade motsättningar<br />
Omorganisering av <strong>IT</strong> till en enhet medför att ett antal <strong>IT</strong>-tekniker underordnas en <strong>IT</strong>-chef. Detta kan<br />
leda till motsättningar och missnöje då många av <strong>IT</strong>-teknikerna tidigare har arbetat i fria roller på<br />
sektionerna och i viss utsträckning även inom C<strong>IT</strong>E.<br />
Sammanfattning av risker<br />
Det är grundläggande i förändringsarbetet att bedöma riskerna och titta på metoder att minska dem. På<br />
<strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> finns ett fåtal personer som förespråkar nuvarande decentraliserade modell<br />
avseende <strong>IT</strong>. Därför måste de identifierade riskerna tas upp till diskussion i syfte att bedöma<br />
substansen i dem. Utredaren bedömer dock att de ovan identifierade riskerna i stor utsträckning är<br />
kopplade till enskilda indi<strong>vid</strong>er.<br />
Inte desto mindre är det avgörande för förändringsarbetet och för arbetsklimatet på högskolan att ansvarig<br />
för <strong>IT</strong> tar de identifierade riskerna på stort allvar och lägger ner energi på att minimera dem.<br />
HÖGSKOLAN I HALMSTAD 20(20)
Change language