Migrationsverkets arbete med ökad flexibilitet

More documents

Recommendations

Info

tillgänglighet. För att möta variation kan det till exempel behövas övertid, mertid, helgarbete, jourarbete eller oregelbunden arbetstid. Sjudagarsvecka, schemaläggning och jourorganisation i den initiala delen av asylprocessen ingår till exempel som inslag i den nämnda handlingsplanen. Kortsiktigt kommer Migrationsverket nu att skriva om anställningsavtalen för enskilda medarbetare så att möjligheten finns att förlägga arbetstiden på ett mer flexibelt sätt. 4.3 Rumsliga aspekter 4.3.1 IT-utveckling I vår strävan att öka flexibiliteten tar vi tillvara de möjligheter som utvecklingen av bland annat e-tjänster och elektroniskt informationsutbyte har skapat. IT-lösningar kan till exempel underlätta distansarbete där medarbetaren inte är bunden till en viss plats för att utföra sitt arbete. Här är några av de viktigaste inslagen i det pågående arbetet. 4.3.1.1 Flexibel resursfördelning För att utnyttja Migrationsverkets resurser optimalt krävs system för att fördela ärenden och mottagningsplatser. Under 2010/2011 började de av projektet e-Migration utvecklade automatiserade systemen för ärendefördelning och platshantering att användas i pilotverksamhet och senare i ordinarie verksamhet. Under 2012 introducerades ett automatiserat system för bokning av offentliga biträden. En vidare integration mellan systemen ger underlag för en gemensam resursfördelningsfunktion för verkets totala resurser. En sådan integrering kan genomföras under 2013. Verket har bland annat också initierat ett utvecklingsarbete som lett till att handlingar nu kan utbytas elektroniskt med domstolarna, vilket effektiviserar processen. Migrationsverket är en föregångare i den offentliga förvaltningen vad gäller elektronisk kommunikation med domstolarna. 4.3.1.2 Flexibel hantering av akter Ett krav för flexibilitet är att dokumentationen i ärenden är lättillgänglig och möjlig att snabbt flytta mellan enheter och enskilda handläggare. Projektet e-Migration har skapat ett e-arkiv. Med hjälp av detta kommer dokumentationen i alla ärenden att vara digitaliserad och vara tillgänglig elektroniskt. När detta är genomfört kan ärenden omfördelas utan någon fördröjning. E-arkivet kommer i funktion under 2013. 4.3.1.3 Flexibla medarbetare Grundläggande för att uppnå ett flexibelt användande av Migrationsverkets resurser är att samma medarbetare på ett enkelt sätt kan arbeta med olika ärendetyper. Detta förutsätter att handläggningen genomförs på ett likartat sätt. Projektet e-Migration har utarbetat ett gemensamt standardiserat ärendeflöde för samtliga slag av prövning enligt utlännings- och medborgarskapslagstiftningen. Till detta kopplas ett IT-baserat handläggningsstöd, som ger möjlighet till ökad automatisering av 9 (15)
handläggningen. Det standardiserade ärendeflödet och handläggningsstödet används för närvarande i ärenden avseende arbetstillstånd, medborgarskap, visering, anhöriginvandring samt tillstånd för gäststuderande. Full flexibilitet erhålls när även asylärenden omfattas. Om nuvarande utvecklingstakt hålls, kan detta vara genomfört 2013/2014. 4.3.1.4 Behörighetshantering IT-system Behörighet till IT-system är en fråga med koppling till flexibilitet. Det måste finnas administrativa rutiner som ger medarbetarna tillgång till de interna IT-miljöerna på ett enkelt och säkert sätt om de snabbt behöver byta arbetsuppgift och enhet. Varje medarbetare ska ha rätt åtkomst till information och system under olika omständigheter. I dag hanteras alla behörighetsbeställningar i manuella processer och alltid med signerade blanketter som arkiveras av beställaren. Chefer vid Migrationsverket har ofta delegerat ansvaret för behörighetsbeställningar och det finns en central funktion som manuellt registrerar behörigheterna efter beställning. Denna funktion blir i dag ofta en flaskhals, med ibland lång väntetid. Därför har ett behörighetsprojekt för påbörjats och ska under början av nästa år leverera en första version. Den kommer bland annat att göra det möjligt för de ansvariga ute i verksamheten att byta medarbetares behörighet till verkets vanligaste system om medarbetare byter enhet. Verket avser även att införa elektronisk signering för att helt slippa pappershanteringen (underskriften av behörig chef för behörighetstilldelningen). Ett fortsatt utvecklingsarbete år 2013-2014 kommer att förenkla vid nyrekrytering, förbättra rapportering till berörd chef, göra det lättare att beställa och skapa egna mappar samt underlätta myndighetsöverskridande behörighetsadministration kopplat till utnyttjande av varandras IT-system. Den nya strukturen bygger på attribut (roller) och verket kommer att följa Datainspektionens riktlinjer så att alla gamla behörigheter försvinner när man byter roll. Gamla behörigheter ligger inte kvar på användaren, utan kommer med automatik att tas bort. Samtidigt kommer det vara lätt att byta tillbaka i de fall man varit utlånad och kommer tillbaka till sin "ordinarie" tjänst, vilket ger en ökad flexibilitet. 4.3.1.5 Utvecklad IT-infrastruktur För att öka verkets kundperspektiv och flexibilitet så måste myndighetens IT-system ha en tillgänglighet dygnet runt hela veckan. Det innebär att det ska finnas en driftsäker IT-miljö som kan underhållas under pågående drift. Sedan 2011 pågår en utveckling av verkets IT-infrastruktur, som ska möjliggöra installationer och förändringar under drift. Dagens driftstopp under speciellt helger, kan minimeras och det kommer istället endast bli något minskad prestanda. Arbetet ska vara klart under 2013. En annan viktig utveckling är att verket förbättrar kvaliteten i IT-leveransprocessen. 10 (15)
Page 1 and 2: Migrationsverkets arbete med ökad
Page 3 and 4: Sammanfattning Migrationsverket bed
Page 5 and 6: 2.2 Aspekter av kvalitativ flexibil
Page 7 and 8: motåtgärder, till exempel omförd
Page 9: utformningen av anställningsavtal
Page 13 and 14: 4.3.5 Ökad kapacitet på ansöknin
Page 15: 14 (15) 112-2011-35928

Migrationsverkets arbete med ökad flexibilitet

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?