Jobba statligt - Arbetsgivarverket
Jobba statligt - Arbetsgivarverket
Jobba statligt - Arbetsgivarverket
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
A N N O N S<br />
Hela denna bilaga är en annons från <strong>Arbetsgivarverket</strong><br />
A N N O N S<br />
Med projektet e-migration<br />
ska handläggningstiden<br />
för asylärenden kortas<br />
Under en stor del av 2008 har 5 grupper med totalt 35 anställda på<br />
Migrationsverket fått möjlighet att fundera på hur de vill att verket<br />
ska arbeta i framtiden. Målet är att skapa ett arbetssätt som både är<br />
effektivare och som ger en snabbare handläggningstid. I fokus finns<br />
användbarhetsfrågorna som har fått högsta prioritet.<br />
– IT är ett viktigt redskap men får inte bli ett självändamål, säger<br />
Lena Olsson Kihl på Migrationsverkets IT-avdelning.<br />
Grupperna har haft till uppgift<br />
att skissa hur både de interna processerna<br />
och de sökandes väg genom<br />
systemet skulle kunna se ut år 2011.<br />
En av idégivarna bakom storsatsningen<br />
är Lena Olsson Kihl. För<br />
drygt 20 år sedan började hon<br />
arbeta på en flyktingförläggning<br />
och jobbade därefter som informatör<br />
innan hon för tre år sedan fick en<br />
anställning som kravanalytiker på<br />
IT-avdelningen.<br />
– Jag blev intresserad av IT och<br />
framförallt användbarhetsfrågor när<br />
jag för tio år sedan var med och utvecklade<br />
vårt intranät. Då insåg jag<br />
hur viktigt det var för effektiviteten<br />
att systemet anpassades till användarna<br />
och inte tvärtom. Men då hade<br />
jag inte ord för att förklara vad jag<br />
menade.<br />
För att hitta de lösningar Lena<br />
Olsson Kihl anade sig till började<br />
hon vid sidan om sitt ordinarie arbete<br />
att studera. Under ett antal år<br />
blev det datorutbildningar vid både<br />
Uppsala och Linköpings universitet<br />
som till sist resulterade i en magisterexamen<br />
i teknik, design, kommunikation<br />
och mer konkreta idéer om<br />
hur jobbet ska organiseras för att<br />
människa och datorer ska bli ett väl<br />
fungerande team.<br />
– Jag vill att vi ska utveckla verktyg<br />
som stöttar arbetet och gör att vi<br />
kan vara effektiva i vardagen. Men<br />
det gäller att ha användarna i fokus<br />
och inte tekniken. Lyckas vi med det<br />
kommer vinsten att bli stor för alla i<br />
verksamheten.<br />
Lena Olsson Kihl har fått gehör<br />
för sina idéer hos myndighetens ledning.<br />
Inte minst genom projektet<br />
e-migration som engagerat alla delar<br />
av organisationen för att skapa ett<br />
nytt arbetssätt.<br />
– Idén bakom upplägget är att<br />
hämta kunskap från medarbetarna<br />
eftersom de vet bäst var problem och<br />
flaskhalsar uppstår. Nästa steg i processen<br />
är att bryta ner visioner och<br />
Lena Olsson Kihl, Migrationsverket<br />
mål till konkreta projekt. Först då<br />
kommer det att bli intressant att diskutera<br />
vilka verktyg som krävs. IT<br />
kommer med stor säkerhet att vara<br />
en viktig del av lösningen men inget<br />
självändamål.<br />
Det har funnits en viss oro att de<br />
medarbetare som varit engagerade<br />
ska undvika lösningar som effektiviserar<br />
arbete av rädsla att de ska förlora<br />
jobbet.<br />
Vi kan inte se några sådana tendenser.<br />
Alla anställda vill vara effektiva<br />
men kan hindras av att de arbetsrutiner<br />
eller IT-verktyg som<br />
de har idag inte är helt ändamålsenliga,<br />
eller att IT-stöd saknas.<br />
Även om visionerna är skrivna<br />
med sikte på år 2011 så kommer<br />
Migrationsverkets medarbetare inte<br />
att behöva vänta så länge med att få<br />
nya arbetssätt och verktyg. Under<br />
året kommer de första resultaten<br />
av arbetet men hela förändringsprocessen<br />
kommer att ta flera år.<br />
– Vår ärendehantering kommer<br />
att bli mer elektronisk och vi ska<br />
utveckla våra e-tjänster. Till glädje<br />
både för de anställda<br />
och alla<br />
sökande. Vi kommer också att få<br />
ett gemensamt ärendehanteringssystem,<br />
istället för många olika system<br />
som vi har i dag.<br />
– Det är även spännande med de<br />
internationella frågeställningarna,<br />
om vi ska lyckas med e-tjänster för<br />
de sökande måste vi förstå kulturella<br />
skillnader, till exempel hur datorer<br />
och telefoni används i andra länder.<br />
För Lena Olsson Kihl har utbildningen<br />
om interaktionen mellan<br />
människa och dator gett resultat.<br />
– Det är jätteroligt att ledningen<br />
avsätter så stora resurser för att skapa<br />
ett nytt arbetssätt, det är inte självklart<br />
att frågor om användbarhet får<br />
så mycket tid av den ordinarie verksamheten<br />
som den fått göra här. Nu<br />
kan vi satsa på att först se vilken<br />
verksamhet vi vill ha, först därefter<br />
funderar vi på vilket IT-stöd vi behöver.<br />
– Det är min övertygelse att det<br />
här är ett arbetssätt som lönar sig.<br />
Migrationsverket ansvarar för verksamhetsområdena<br />
asyl, besök och bosättning<br />
samt medborgarskap. Migrationsverket har<br />
också del i frågor som rör mottagandet i<br />
kommunerna av asylsökande som fått<br />
uppehållstillstånd och för samverkan och<br />
samordning mellan de myndigheter som<br />
berörs. Det är Migrationsverkets uppdrag<br />
att vara den sammanhållande länken i<br />
svensk migrationshandläggning.<br />
e-migration<br />
Migrationsverket vill med<br />
projektet e-migration skapa en<br />
e-förvaltning där modern teknik<br />
används för att effektivisera<br />
verksamheten. Idag har varje<br />
verksamhetsområde olika<br />
system och användargränssnitt<br />
vilket leder till ett onödigt komplicerat<br />
och tidskrävande arbetssätt.<br />
E-migration ska leda till att<br />
verksamhetsområdena samordnar<br />
sina arbetssätt och rutiner i högre<br />
grad än i dag, ett gemensamt<br />
ärendehanteringssystem och en<br />
elektronisk ärendehandläggning.<br />
Idag måste många ansökningshandlingar<br />
skickas fram och<br />
tillbaka vilket gör att handläggningstiderna<br />
tar onödigt lång tid.<br />
Genom projekt e-migration ska<br />
den sökande själv få möjlighet att<br />
fylla in sin ansökan och hålla koll<br />
på sitt ärende via Internet. Förhoppningen<br />
är att det ska ge en<br />
bättre service, bidra till kortare<br />
handläggningstider och ge en<br />
ökad tillgänglighet.<br />
11