Ladda ner PDF-version av årsredovisningen 2008 här - Poolia

Poolia 2008 bolagsstyrningsrapport 47ÅrsstämmaÅrsstämman i Poolia AB är bolagets högsta beslutande organgenom vilken aktieägarna utövar sitt inflytande över bolaget.Några av årsstämmans viktigaste uppgifter är att fastställa bolagetsbalans- och resultaträkning, besluta om resultatdispositionoch ersättningsprinciper för bolagets ledande befattningshavaresamt om ansvarsfrihet åt styrelsen och koncernchefen tillikaverkställande direktör (VD).Årsstämman väljer efter förslag från valberedningen styrelseledamöterfram till slutet av nästkommande årsstämma ochbeslutar principer för tillsättning av valberedning inför kommandeårsstämma. Alla aktieägare som är registrerade i aktieägarregistretoch anmäler sitt deltagande till bolaget enligt utfärdadkallelse har rätt att delta på årsstämman. Varje B-aktiemotsvarar 1/5 röst, medan en A-aktie motsvarar en röst; dockhar samtliga aktier lika rätt till andel i bolagets tillgångaroch vinst.Årsstämma 2008Senaste årsstämma ägde rum den 14 april 2008 i Stockholm.Vid stämman deltog aktieägare, vilka företrädde 79,04 % avrösterna och 60,77 % av kapitalet. Stämman omvalde på förslagav valberedningen sittande styrelse, förutom Mats Sundströmsom avböjt omval. Till styrelsens ordförande omvaldes BjörnÖrås, till vice ordförande omvaldes Curt Lönnström. Årsstämmanbeslutade även att styrelsearvode utgår med800 000 (800 000) kronor till styrelsens ordförande, 225 000(200 000) kronor till vice ordförande samt 150 000 (125 000)kronor till ledamot som ej är anställd i bolaget.På årsstämman fastställdes 2007 års resultat- och balansräkningoch i enlighet med styrelsens förslag en utdelning för 2007till 1,00 kronor per aktie i ordinarie utdelning samt 1,50 kronorper aktie i extra utdelning. Samtidigt beviljade även stämmanstyrelseledamöter och VD ansvarsfrihet för förvaltningen under2007. Vidare fattades det bland annat beslut om:• Att bemyndiga styrelsen att förvärva bolagets egna B-aktierupp till 10 % av samtliga aktier i bolaget.• Att bemyndiga styrelsen att besluta om överlåtelse av egnaaktier.• Överlåtelse av 200 aktier , motsvarande fyra % av samtligaaktier, i dotterbolaget Dedicare till VD i Dedicare AB.• Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare.För mer information se bolagets webbplats www.poolia.comÅrsstämma 2009Årsstämma för räkenskapsåret 2008 kommer att hållas i bolagetslokaler i Stockholm på Warfvinges väg 20, plan 5, den 28april 2009 kl 16.00. Årsredovisningen finns tillgänglig från ochmed den 30 mars 2009 på bolagets webbplats www.poolia.com.Kallelse till bolagsstämma sker genom Post- och Inrikes Tidningarsamt Dagens Industri senast den 31 mars 2009. På bolagetswebbplats anges senaste datum och mottagare för aktieägaresom önskar får ett ärende behandlat på stämman.StyrelseStyrelsens ansvarPoolias styrelse har det övergripande ansvaret för bolagets organisationoch ledning samt att riktlinjer för förvaltningen avbolagets medel är ändamålsenligt uppbyggda och efterlevs. Styrelsenansvarar vidare för att upprätta och utvärdera Pooliasövergripande, långsiktiga strategier och mål, fastställa budgetoch affärsplaner, granska och godkänna bokslut, anta övergripanderiktlinjer, fatta beslut i frågor rörande förvärv och avyttringarav verksamheter samt besluta om större investeringar ochbetydande förändringar i Poolias organisation och verksamhet.Styrelsen upphandlar vidare revisionstjänster och håller löpandekontakt med bolagets revisor. Styrelsen utser VD och fastställerVD:s instruktioner. Styrelsen fastställer löner och ersättningartill VD och övriga ledande befattningshavare. Styrelsen skaalltid verka för bolagets och samtliga aktieägares intresse.Styrelsens sammansättningSedan årsstämman 2008 består Poolias styrelse av fem ledamöter.VD ingår inte i styrelsen, utan deltar som föredragande tillsammansmed bolagets finansdirektör. Kontinuerligt och vidbehov deltar även andra tjänstemän i bolaget som föredragande.För närmare beskrivning av styrelsens medlemmar se sid 53.Styrelsens oberoendeSamtliga ledamöter i Poolias styrelse anses vara oberoende i förhållandetill såväl bolag som ägare, förutom Björn Örås som iegenskap av huvudägare ej anses oberoende.ValberedningValberedningen är bolagsstämmans organ med uppgift attbereda stämmans beslut i val- och arvodesfrågor. I enlighet medbeslut vid årsstämman 2008 ska styrelsens ordförande senast vidtredje kvartalets utgång sammankalla de tre till röstetalet störstaaktieägarna i bolaget, vilka sedan tillåts utse en ledamot var tillvalberedningen. Om någon av de tre största aktieägarna avstårsin rätt att utse ledamot till valberedningen ska nästa aktieägarei storleksordningen beredas tillfälle att utse ledamot till valberedningen.Till ordförande i valberedningen bör utses en ägarrepresentant.Valberedningens mandatperiod sträcker sig framtill dess att ny valberedning utsetts. Om väsentliga förändringarsker i ägarstrukturen efter valberedningens konstituerandebör också valberedningens sammansättning ändras i enlighetmed principerna ovan. Valberedningens sammansättning ska