Ladda ner PDF-version av årsredovisningen 2008 här - Poolia

Poolia 2008bolagsstyrningsrapport 49KoncernledningVD för Poolia AB leder koncernledningen. Koncernledningenbestår av, förutom VD, de personer som denne utser. Ledningenutgör ett samrådsorgan åt koncernchefen och driver övergripandepolicy- och utvecklingsfrågor inom Poolia. Koncernledningensammanträder under de former som VD bestämmer.Koncernledningen sammanträder minst sex gånger per årgenom protokollförda möten. Finansdirektören har rapporteringsskyldighettill styrelsen, som innebär att säkerställa att allfinansiell information av väsentlighet framkommer till styrelsen.Vidare ansvarar finansdirektören även för att övervakakoncernledningen samt övriga ledande befattningshavare ur ettinternkontrollperspektiv samt rapportera eventuella iakttagelserdirekt till styrelsen. För riktlinjer för ledande befattningshavare,se förvaltningsberättelse sidan 23.Namn Befattning AnställdJohan Eriksson VD 2007Mats Påhlson Finansdirektör 2004Fredrik Anell Marknadsdirektör 2008Susanna Marcus Chef Poolia Sverige 2001Shaun Greenfield Chef Poolia Storbritannien 2006Alfred Unterschemmann Chef Poolia Tyskland 2005Helena Nilsson Informationschef t o m maj -08 2005Intern styrning och kontrollStyrelsen ansvarar för att bolaget har god intern kontroll ochformaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer förfinansiell rapportering och intern kontroll efterlevs samt attbolagets finansiella rapportering är upprättad i överensstämmelsemed lag, tillämpliga redovisningstandarder och övrigakrav på noterade bolag.Finansiell rapporteringDelårsrapporter, bokslutskommuniké och årsredovisningbehandlas av styrelsen och kan utfärdas av VD på styrelsensuppdrag. VD ansvarar för att bokföringen i koncernens bolagfullgörs i överensstämmelse med lag, och att medelsförvaltningensköts på ett betryggande sätt. För koncernen upprättasett bokslut varje månad som lämnas till styrelsen och till koncernledningen.System- och IT-miljön inom Poolia har undersenaste åren harmoniserats till gemensamma system för samtligabolag. Gemensam ekonomihandbok och månatliga checklistorär implementerade verktyg för att säkerställa en korrektrapportering.Intern revisonStyrelsen har gjort bedömningen att Poolia, utöver befintligaprocesser och funktioner för intern kontroll, inte behöver införaen egen internrevisionsfunktion. Uppföljningen som utförs avstyrelsen, ledningen samt de externa revisorerna bedöms förnärvarande fullgöra behovet. En årlig bedömning görs dockhuruvida en sådan funktion är nödvändig för att bibehålla godkontroll inom bolaget.RevisorerÅrsstämman 2007 gav förnyat mandat åt revisionsbyrånDeloitte med nyvalde revisorn Jan Berntsson. Dessa är valdafram till och med årsstämman 2010. Jan Berntsson, född 1964,är auktoriserad revisor, partner och VD i Deloitte AB. EnligtPoolias bedömning har Jan Berntsson inte någon relation tillPoolia eller närstående bolag till Poolia som kan påverka revisornsoberoende gentemot bolaget. Jan Berntsson bedöms ocksåha erforderlig kompetens för att kunna utföra uppdraget somrevisor i Poolia. Under året har Jan Berntsson medverkat vid ettstyrelsemöte och avrapporterat bokslutsgranskning samt skriftligenavrapporterat resultatet av den löpande granskningen vidett tillfälle.Styrelsens beskrivning av intern kontroll avseendeden finansiella rapporteringenStyrelsen ansvarar enligt den svenska aktiebolagslagen ochKoden för den interna kontrollen. Denna beskrivning är upprättadi enlighet med Koden, kodregel 10.5 och 10.6.Den interna kontrollen beskrivs enligt det ramverk somutgivits av Committee of Sponsoring Organizations of theTreadway Commission, COSO. De fem komponenter somrapporten beskrivs utifrån är kontrollmiljö, riskbedömning,kontrollaktiviteter, information och kommunikation samtuppföljning.KontrollmiljöEtt effektivt styrelsearbete utgör grunden för god intern kontroll.Styrelsen har etablerat strukturerade arbetsprocesser ochen tydlig arbetsordning för sitt arbete. En viktig del i styrelsensarbete är att utarbeta och godkänna grundläggande regler ochriktlinjer. Medarbetare har tillgång till riktlinjerna bland annatvia Poolias intranät. Poolias ambition är att kontrollmiljön skagenomsyras av bolagets värderingar kring ”det goda företaget”,det vill säga följsamhet mot lagar och regler, professionalismsamt förtroendeskapande.Vidare har styrelsen säkerställt att organisationsstrukturenär väl strukturerad och transparent med tydlig ansvarsfördelningoch processer som gynnar en effektiv hantering av verksamhetensrisker och möjliggör måluppfyllelse. Den interna ochexterna redovisningen inom Poolia är uppdelad enligt funktioneroch ansvaret för dessa är tydligt definierat. Ansvar fördelasöver funktionerna konsultverksamhet, administration, redovisning,finans samt löneavdelningen.Poolia har ett konceptuellt ramverk som vägleder vid beslut