ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ ТА ТЕХНОЛОГІЇ

Надзвичайні звіти містять дані виняткового (надзвичайного) характеру.
Використання звітів для підтримки керування виявляється особливо
ефективним при реалізації так званого керування по відхиленнях.
Керування по відхиленнях припускає, що головним змістом одержуваних
менеджером даних повинні бути відхилення стану господарської діяльності
установи від деяких установлених стандартів (наприклад, від його запланованого
стану). При використанні в організації принципів керування по
відхиленнях до створюваних звітів пред'являються такі вимоги:
– звіт повинен створюватися тільки тоді, коли відхилення має місце;
– відомості у звіті повинні бути відсортовані за значенням критичного
для даного відхилення показника;
– всі відхилення бажано показати разом, щоб менеджер міг уловити існуючий
між ними зв'язок;
– у звіті необхідно показати кількісне відхилення від норми.
Основними компонентами інформаційної технології керування є інформація,
що зберігається в базі даних, з виконаних фірмою дій і нормативні
документи. Вхідна інформація надходить у БД із систем поточного рівня.
Вона використовується при формуванні вищевказаних звітів. Вихідна інформація
синтезується у вигляді управлінських звітів у зручному для прийняття
менеджером рішення виді.
Вміст бази даних за допомогою відповідного програмного забезпечення
перетворюється в періодичні й спеціальні звіти, що надходять до фахівців
з прийнятті рішень в організації. База даних, використовувана для одержання
зазначеної інформації, повинна складатися із двох елементів:
– даних, що накопичують на основі оцінки дій, проведених фірмою;
– планів, стандартів, бюджетів й інших нормативних документів, що
визначають планований стан об'єкта керування (підрозділів установи).
209