junij 2005 1 - Termoelektrarna Trbovlje

li vmesne opombe o poteku aktivnosti.Dobro je, da lahko naloge tudi delegiratesvojim sodelavcem. To naredite zelo enostavno,saj samo vpišete elektronski naslovsodelavca, ki mu nalogo dodeljujete,potem pa čakate na njegova poročila onapredku.Outlook lahko uporabljamo za koordinacijeaktivnosti, načrtovanje časa, sledenjalastnim obveznostim in delegiranja.Outlook samostojno obvešča pošiljateljepošte, da smo odsotni ali pa preusmeripošto.Iskanje v outlookuZelo koristna je možnost iskanja po koledarju.Ko na primer želimo videti, kolikokratsmo se v preteklosti sestali s predstavnikikakšnega poslovnega partnerja, namOutlook to informacijo pripravi takoj. Obaktivni uporabi imamo v vsakem trenutkuna voljo zgodovino vseh stikov s katerimkoli partnerjem.S predstavnikom podjetja, ki vam ponujasvoje izdelke, ste se že srečali, pa se žal nemorete spomniti, kdaj in kje. Zveni znano?Če ste srečanje vpisali v Outlook, bota problem takoj rešen, saj je možnost iskanjapo koledarju zelo enostavna in koristna.Ko na primer želite videti, kolikokratste se v preteklosti sestali s predstavnikikakšnega poslovnega partnerja, Outlookv hipu pripravi seznam vseh sestankov spartnerjem – z navedenimi datumi.Edina slaba lastnost Outlooka je, da vamlahko pokaže le tisto, kar je zapisano vnjem. Tistega, kar je v vaših mislih alipa ste celo že pozabili in niste vpisali vOutlook, pa (še) ne more pokazati. ČeOutlook aktivno uporabljate že kakšnoleto ali celo več, imate v vsakem trenutkuna voljo zgodovino vseh stikov s katerimkoli partnerjem. Tudi iskanje po seznamuopravil je zelo udobno. Dovolj je, da poznatevsaj eno besedo, ki ste jo uporabiliv opisu opravila in Outlook vam bo takojpripravil seznam opravil, ki vsebujejo tobesedo.Organizacija časa z OutlookomVnosi načrtovanih aktivnosti v koledarso središče vseh dejavnosti. Koledar (intudi druge pomembne zadeve iz Outlooka)imamo lahko vedno pri roki, saj lahkovsebino koledarja iz Outlooka shranimona dlančnik ali novejši GSM telefon. Takose lahko na primer kadarkoli in kjerkolidogovorite za sestanek – razpored prostihterminov imate na dlani, v dlančnikali GSM vpišete dogovorjeni termin intemo sestanka in po prihodu v pisarno spritiskom na gumb sinhronizirate oba koledarja.Svojim sodelavcem lahko po željiomogočite tudi vpogled v svoj koledar,tako da poznajo vaše obveznosti, svojim“desnim rokam” pa lahko omogočite tudivnos dogovorjenih obveznosti v vaš koledar.Naj vas zasebni dogovori ne skrbijo,saj jih lahko skrijete pred nepooblaščenimipogledi. Elektronsko pošto, ki vas vabina pomemben sestanek, lahko enostavnoprenesete v svoj koledar. Seveda si lahkonastavite tudi opozorila, ki vas v različnihčasovnih obdobjih opozorijo na načrtovanoobveznost – na primer alarm dve uripred sestankom in podobno.Volitve v outlookuVas zanima, kako hitro in brez porabljenegačasa pridobiti mnenje sodelavcev o aktualnihzadevah?Odločate se za izbiro primerne lokacijeza izvedbo zimskega izleta in nihate meddvema privlačnima ponudbama. Zanimavas, za katero od možnosti bi se odločilivaši sodelavci, vendar nimate časa, da bivsakega posebej povprašali o tem. Obstajazelo enostaven in hiter način, s katerimlahko pridobite mnenje svojih sodelavcev,ne da bi pri tem porabili veliko svojega alinjihovega časa. V Outlooku napišete sporočilosodelavcem z opisom obeh lokacij,po možnosti priložite sliko, da si bodo sodelavcilažje predstavljali. Preden pošljetesporočilo na vse naslove, med možnostmiizberite uporabo volilnih gumbov inpojasnite sodelavcem, naj volijo z DA zaprvo, z NE pa za drugo lokacijo.Sodelavci dobijo sporočilo, ki se od običajnihrazlikuje v tem, da jih opozarja, najodgovorijo z uporabo gumbov DA ali NE.Gumbi so seveda dobro vidni del sporočila.Rezultati volitev so na voljo takoj, kosodelavci pritisnejo na gumb. Outlook obtem pripravi zelo jasno poročilo – kakšnaje bila »volilna udeležba«, koliko jih je izbraloDA – prvo lokacijo – in koliko NE –drugo lokacijo in vaša naloga je samo, dapošljete e-rezervacijo ustrezne lokacije.ARHIVIRANJE POSLOVNEDOKUMENTACIJEVojka Cankar Miklav~i~Vodstvo TET je oktobra 2004 v skladu zustreznimi zakoni sprejelo PRAVILNIKO ARHIVIRANJU POSLOVNE DO-KUMENTACIJE, ki je osnova za:- Urejanje arhiva splošne dokumentacijeUreditev arhiva smo zasnovali tematsko,kar pomeni da smo tudi fizično združiliisto pomensko dokumentacijo, npr. Dokumentacijas področja stanovanjskegafonda, posojil zanje, dodelitve stanovanj.V prvi fazi izločanja dokumentov smo tesnosodelovali s službami in posamezniki,ki dokumente »proizvajajo«. Med odbiranjemdokumentov za izločanje sem tudiposameznike, skrbnike področij dela,s katerimi sem sodelovala, seznanila zosnovnimi merili za hrambo, odbiranjein označevanje dokumentacije.Poskrbeli smo za popis vseh dokumentovza izločitev. Organizirali smo prevoz dokumentovza uničenje v zaprtem kontejnerjuna varno uničenje. Pridobili smopotrdila o uničenju zaupne dokumentacije.Za gradivo, ki nima zaupne vrednosti,smo naročili klasičen odvoz odpadnegapapirja.Arhiv splošne dokumentacije je bil včasu urejanja arhiva prebeljen, na temeljitočiščenje pa še čaka.Pri arhiviranju novejše dokumentacijesta sodelovali ga. Milena Topolšek inga. Darja Zupan, ki sta v okviru TETzadolženi za arhiviranje poslovne doku-22 junij 2005