poradnik dla Ostatecznych Odbiorców - zporr

w umowach zawieranych z tymi jednostkami zawarta jest klauzula nakładającą na te jednostki obowiązekopracowania i wdroŜenia odpowiednich procedur.1.2. Kontrole wykonywane przez Beneficjentów Końcowych (Instytucje WdraŜające) ZPORR w ramachkontroli finansowej w ramach Priorytetu 2 i załoŜenia dotyczące przeprowadzenia kontroliBeneficjenci Końcowi (Instytucje WdraŜające) mają za zadanie w szczególności przyjmować i weryfikowaćwnioski o płatność od Beneficjentów. U Beneficjenta Końcowego (Instytucji WdraŜającej) są opracowywanei stosowane procedury sprawdzające dostarczanie wyrobów i usług oraz prawdziwość i prawidłowośćwydatków przedstawianych przez Beneficjentów we wnioskach o płatność. Procedury te zapewniają spełnianiewarunków ustanowionych w odpowiedniej decyzji Komisji Europejskiej oraz w przepisach krajowychi wspólnotowych dotyczących w szczególności: kwalifikowalności kosztów, zamówień publicznych, pomocypaństwa (łącznie z przepisami dotyczącymi łączenia pomocy), ochrony środowiska i równości szans.Beneficjenci Końcowi (Instytucje WdraŜające) w ramach Priorytetu 2 ZPORR są odpowiedzialniza przeprowadzanie kontroli realizacji projektów, zgodnie z procedurami zawartymi w aktualnym Podręcznikuprocedur danego Beneficjenta Końcowego (Instytucji WdraŜającej), w tym w szczególności za:- sprawdzanie i potwierdzanie kwalifikowalności wydatków przedstawionych przez OstatecznychOdbiorców (Beneficjentów) we wnioskach o płatność,- weryfikację wykorzystywania środków w ramach realizowanych projektów poprzez kontrolena miejscu,- sporządzanie bieŜących i okresowych raportów o nieprawidłowościach we wdraŜaniu projektówi przesyłanie ich zgodnie z zasadami określonymi w „Systemie informowania o nieprawidłowościachw zakresie wykorzystania funduszy strukturalnych”,- upewnienie się co do prowadzenia przez Ostatecznych Odbiorców (Beneficjentów) odrębnego systemuksięgowego ewidencjonującego środki pochodzące z funduszy UE,- udostępnianie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji związanej z realizacją projektówdo dnia 31 grudnia 2013r. (wyjątek: dokumenty dotyczące udzielonej pomocy publicznej, które musząbyć przechowywane przez okres co najmniej 10 lat), z zastrzeŜeniem moŜliwości przedłuŜenia ww.terminu.W przypadku kontroli wykonywanej na dokumentach przewiduje się umieszczenie daty kontroli i podpisu osóbkontrolujących na dokumencie jako potwierdzenia przeprowadzonej weryfikacji.1.2.1. Kontrole na miejscu przeprowadzane przez Beneficjenta Końcowego [Instytucję WdraŜającą]Beneficjent Końcowy (Instytucja WdraŜająca) zobowiązany jest do przeprowadzania kontroli realizacjiprojektów realizowanych w ramach Priorytetu 2 w formie kontroli na miejscu. Zgodnie z rocznym planemkontroli, kontrole te obejmują w szczególności sprawdzenie faktyczności ponoszonych wydatków orazmaksymalnie szczegółową kontrolę finansową i rzeczową realizacji projektu. Kontrola na miejscuprzeprowadzana jest zgodnie z procedurą określoną w Podręczniku procedur danego Beneficjenta Końcowego(Instytucji WdraŜającej). W trakcie kontroli po wpłynięciu ostatniego wniosku o płatność muszą zostaćsprawdzone w sposób moŜliwie szczegółowy m.in. wszystkie dokumenty i wydatki poniesione w ramachprojektu oraz skontrolowane fizyczne efekty realizowanego projektu (w przypadku projektów, w których jest tomoŜliwe), tak, aby moŜliwym było uzyskanie uzasadnionej pewności, Ŝe projekt został zrealizowanypoprawnie, a zakładane rezultaty zostały osiągnięte.O przeprowadzeniu kontroli na miejscu Beneficjent Końcowy (Instytucja WdraŜająca) informuje jednostkękontrolowaną na piśmie, z wyprzedzeniem umoŜliwiającym przygotowanie do wglądu osób kontrolującychdokumentów, o których udostępnienie zwróci się kierownik jednostki przeprowadzającej kontrolę i zapewnienieobecności osób niezbędnych do udzielenia informacji i sprawnego przeprowadzenia kontroli na miejscu.W przypadku kontroli planowych informuje się pisemnie jednostkę kontrolowaną z wyprzedzeniem co najmniej5 dni. W przypadku kontroli doraźnych zalecane jest pisemne poinformowanie o przeprowadzanej kontroliz wyprzedzeniem co najmniej 2 dni. O ile będzie to uzasadnione szczególnymi względami merytorycznymi,w przypadku projektów Priorytetu 2 o przeprowadzeniu kontroli doraźnej jednostka kontrolowana nie musi byćpoinformowana o terminie kontroli.61