2010 - Børn og Unge Nyt nr. 18.pdf - Dagtilbud-Aarhus

INDKØB
Indkøbsaftaler – hvorfor?
I indkøbssektionerne i Århus Kommune bliver vi ofte spurgt om, hvorfor vi laver indkøbsaftaler.
Nogle tror, at indkøberne i Århus kommune bestemmer hvilke områder, der skal laves indkøbsaftaler
på. Det gør vi ikke. Forklaringen skal findes i lovgivningen.
I Århus Kommune indgår vi indkøbsaftaler når kommunens forbrug af en varegruppe eller en tjenesteydelse
overstiger de tærskelværdier, der er fastsat i henholdsvis national som EU lovgivning.
Vi beregner forbruget samlet for kommunen og for en hel kontraktperiode: Som regel fire år.
Hvornår skal vi udbyde vores indkøb?
I forhold til EU lovgivning er tærskelværdien i øjeblikket cirka 1,4 millioner kroner for varer og tjenesteydelser.
Udbudspligten indtræder allerede ved 500.000 kroner i vores nationale lovgivning – Tilbudsloven. Det betyder, at
kommunen skal udbyde et område, hvis den køber en type varer for over 500.000 kr. over en kontraktperiode.
Vi samler varerne i hovedgrupper. For eksempel i rengøringsmidler og fødevarer - for det giver ikke mening at
udbyde en enkelt slags varer.
Vi udarbejder krav og kriterier sammen
I samarbejde med en arbejdsgruppe bestående af brugere og fagpersoner udarbejder indkøberen et
udbudsmateriale. Arbejdsgruppen beskriver hvilke varer, den ønsker tilbud på og gruppens krav til varer og
kontraktforhold. Endelig beskriver den, hvilke kriterier aftalen eller aftalerne vil blive tildelt efter. Det kan for
eksempel være pris, kvalitet eller miljø. Firmaer som bedst matcher kriterierne vinder udbuddet
Firmaet skal give tilbud
På den måde kan kun firmaer, der afgiver tilbud, kommer i betragtning. Indkøberne kan altså ikke frit vælge,
hvem de vil indgå aftaler med. Når vi i indkøbssektionen bliver spurgt om, hvorfor vi ikke har indgået aftale med
et bestemt firma er svaret derfor ofte, at firmaet ikke har afgivet tilbud i forbindelse med udbuddet.
Gør det nytte?
Indkøbssektionerne løfter den lovbestemte udbudspligt på vegne af kommunens institutioner på en lang række
områder. Når indkøbssektionerne står for et udbud, fritager det den enkelte institution for selv at skulle afholde
det samme udbud.
Indkøbssektionerne i Århus Kommune ved godt, at det kræver tid at finde ud af hvilke varegrupper, der er
dækket af en aftale og hos hvilken leverandør. Derfor anbefaler vi, at institutionen så vidt muligt samler sit
indkøb hos én medarbejder. For eksempel hos en HK'er, som bliver specialist på området. Når medarbejderne
først er fortrolige med kommunens aftaler vil mange opleve aftalerne som lette at bruge og som en økonomisk
fordel.
Vær med
For at indkøberen kan lave det bedst mulige udbudsmateriale og indgå så gode aftaler som muligt, er det meget
vigtigt, at I som brugere af aftalerne bidrager med jeres viden. I kan deltage i arbejdsgrupper og I kan svare på
de høringsskrivelser, som Indkøbssektionerne sender ud forud for et udbud.
Den næste høringsskrivelse fra Børn og Unge indkøbssektionen udsender vi primo december. Det vedrører
skolemøbler, institutionsmøbler, legetøj, cykler og cykelservice. Vi håber, at så mange som muligt vil bidrage
med jeres viden ved høringen.
Hvis du har spørgsmål er du velkommen til at kontakte indkøbssektionen i Børn og Unge
Kontakt: Hanne Kabel, Børn og Unge Indkøb. E-mail: hakab@aarhus.dk
Side 10