EDB-systems betydning for revisors arbejde - Peter Havskov ...

Tilrettelige EDB-systemers betydning for revisor 58
6 BILAG
6.1 Case A: Manglende generelle kontroller
I et firma hvor der anvendes automatisk datafangst for medarbejdertimer via stregkodeindlæsning,
er den PC’er der anvendes som stempelur oprettet med maksimale rettigheder. Denne
PC’er er den eneste der er fysisk tilgængelig for alle firmaets ansatte uden undtagelse. De
maksimale rettigheder (superbrugerstatus i Navigator og supervisorstatus i Novell) bevirker, at
alle medarbejdere har adgang til alle oplysninger og funktioner (herunder ændring i systemerne)
i firmaet.
For at undgå at beskæftige en administrativ medarbejder cirka 15 timer om ugen har firma A fået
tilsluttet en PC’er på værkstedet til erstatning for det traditionelle stempelur. Når værkføreren modtager
en ordre oprettes denne i systemet med oplysning om sagsnummer, kundenummer samt kort beskrivelse
af det arbejde, der skal udføres. Efter værkføreren har oprettet sagen, udskrives et sagskort med de
ovennævnte oplysninger i klarskrift samt sagsnummer som stregkode.
Dette kort udleveres til medarbejderen. Alle medarbejdere i firmaet har et navneskilt med stregkode på.
Når så medarbejderen skal stemple ind på en sag, går vedkommende hen til stregkodelæseren
(elektronisk stempelur) og indlæser først sin egen stregkode og derefter stregkoden på sagskortet. Disse
tidsregistreringer ligger i en sagskladde, der gennemgås af værkføreren ved dagens slutning og derefter
bogføres 68 .
Udover sagskort kan medarbejderne efter at have indlæst deres egen stregkode også vælge at indlæse
en standardkode fra stregkodeskema på væggen (lyspen kan føres hen over stregkoden) i stedet for at
indlæse stregkode fra et sagskort. Disse standardkoder omfatter blandt andet Fri (stemple ud),
Oprydning/renholdelse værksted, Tomgang (spildtid) og Vedligeholdelse ejendom. Disse koder på
væggen vil udføre en af følgende funktioner:
68
stemple ud fra tidligere sag uden at stemple ind på en ny (Fri)
stemple ind på "internt arbejde" hvorved lønnen fordeles til foruddefineret
finanskonto (Oprydning/renholdelse, Tomgang og Vedligeholdelse ejendom)
Denne databehandlingsmetode kaldes online inddatering/batch opdatering. I det konkrete tilfælde
bevirker batchopdateringen, at eksempelvis faktura til kunder først kan udskrives dagen efter at
arbejdet er afsluttet, da de sidste timer ellers ikke kommer med.