Vejledning for leder om omsorgssamtale - Vesthimmerlands ...

Fokus på sygefravær
Vejledning til lederen
Godkendt i MED-Hovedudvalget 12.november 2007

Indholdsfortegnelse
Sygefravær i Vesthimmerlands Kommune – et ledelsesværktøj side 3
Fokus på sygefravær side 4
Procedure ved sygefravær i Vesthimmerlands Kommune side 5
Lederens ansvar side 7
Sådan vurderes et højt sygefravær side 9
Den forebyggende omsorgssamtale side 11
Formelle regler side 15
Rundbordsamtalen side 19
Den formelle samtale om sygefravær side 19
Afskedigelse side 19
2 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen

Sygefravær i Vesthimmerlands Kommune
– et ledelsesværktøj
Dette værktøj henvender sig til og er en inspiration for alle chefer og ledere i Vesthimmerlands
Kommune. Formålet er:
• At belyse hvordan der aktivt kan arbejdes med at nedbringe sygefraværet til et
passende niveau i din afdeling.
• At belyse hvordan der aktivt kan arbejdes med at fastholde medarbejdere med et højt
sygefravær i din afdeling.
Værktøjet er udarbejdet i forlængelse af Vesthimmerlands Kommunes procedure ved sygefravær.
Værktøjet har fokus er på omsorgsamtalen og indeholder informationer om håndteringen af et
højt sygefravær, herunder:
• Gode råd om den svære samtale – omsorgsamtalen
• Gode råd om hvordan et højt sygefravær vurderes
• Gennemgang af lederens rolle
• Oversigt over formelle regler
Til værktøjet er der udarbejdet et samtaleskema for omsorgssamtalen.
Forhåbningen er, at dette værktøj aktivt bliver brugt som et led i din indsats for at arbejde med
sygefravær, trivsel og arbejdsmiljø.
Held og lykke med arbejdet
HR Afdelingen
3 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen

Fokus på sygefravær
Vesthimmerlands Kommune har som et mål at reducere sygefraværet, da fravær altid er
forbundet med omkostninger, både menneskelige og økonomiske. Rækken af omkostninger og
ulemper er lang:
For Vesthimmerlands Kommune gælder det f.eks.:
• Udgifter til løn under sygdom
• Driftsforstyrrelser
• Øget arbejdspres på kollegaer
• Tab af viden
• Udgifter til rekruttering og oplæring af nye medarbejdere
For den enkelte medarbejder gælder det f.eks.:
• Smerter og andre oplevede konsekvenser (bl.a. psykiske lidelser)
• Social isolation - både arbejdsmæssigt og privat
• Risiko for at miste sit job eller ikke holde sig ajour
• Risiko for at glide ud af arbejdsmarkedet
• Løntab i dagpengeperioden (timelønnede)
• Løntab efter evt. afskedigelse (på dagpenge eller førtidspension)
Fravær i forbindelse med sygdom kan ikke undgås, men med en forebyggende indsats kan det
ofte reduceres til et acceptabelt niveau.
Sygefraværet skal i fokus, da det betaler sig at gøre en indsats.
4 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen

Procedure ved sygefravær i Vesthimmerlands Kommune
Det er vigtigt, at der er åbenhed om sygefravær, og det er naturligt og legalt at involvere sig i en
leders eller en medarbejders sygefravær. Derfor er det nødvendigt med en synlig procedure for
kontakten mellem den sygemeldte og arbejdspladsen.
Proceduren indebærer, at forebyggende omsorgssamtaler holdes, når det er relevant.
Omsorgssamtaler afholdes med udgangspunkt i en individuel vurdering af sygefraværets omfang
og mønster. Denne vurdering foretages af nærmeste leder.
Følgende kriterier er vejledende for leders vurdering af, hvornår der bør afholdes
omsorgssamtale:
5 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen
3 sygeperioder inden for 6 måneder og/eller
10 sygedage inden for 6 måneder.
I samtalerne afklares, om der skal tages initiativer i forhold til arbejdsrelaterede eller personlige
problemstillinger.
Omsorgssamtalen har til formål:
• At få afdækket evt. arbejdsrelaterede eller personlige problemstillinger så tidligt som
muligt, så fraværet kan nedbringes
• At fastholde leder og medarbejder på arbejdspladsen
• At sikre leder og medarbejders trivsel og kvaliteten i kommunens opgaveløsning
• At ledere og medarbejdere til enhver tid kan få en dialog med nærmeste leder om evt.
arbejdsrelaterede eller personlige problemstillinger.
Udover Vesthimmerlands Kommunens procedure ved sygefravær skal der aftales lokale
procedurer, herunder:
• Hvornår og til hvem skal man sygemelde sig?
• Hvornår skal man raskmelde sig?
• Skal man aflevere dokumentation for sygdom (lægeerklæring eller
varighedserklæring)?
Derudover kan der aftales lokale procedurer, herunder:
• Hvem kontakter hvem i løbet af sygeforløbet? Lederkontakt, kollegakontakt, personlig
eller telefonisk?
• Blomsterhilsen eller lignende?

Det er vigtigt at fremhæve omsorgssamtalernes forebyggende perspektiv og dermed afgrænse den
i forhold til den formelle samtale. Den forebyggende samtale ligger altid tidsmæssig før en formel
samtale. Viser det sig, at omsorgssamtaler ikke har den tilsigtede virkning, kan det være
nødvendigt at afholde en formel samtale. Det skal altid være klart, både for leder og medarbejder,
hvilken type samtale det drejer sig om.
Lederens ansvar
Sygefravær er et ledelsesansvar. Det er din opgave at følge sygefraværet og sætte ind med en
hurtig og aktiv indsats, hvis det er stigende eller generelt for højt hos en enkelt medarbejder eller i
afdelingen. Du er med til at skabe din afdelings fraværskultur med dine handlinger eller mangel
på samme. Ved at tage hånd om sygefraværet, undgår du at det ”smitter”. Et vist omfang
fraværsdage kan uformelt blive legalt.
Det er dit ansvar at tage initiativ til at arbejde med sygefravær. Du skal ikke gøre det alene, men i
samarbejde med dine medarbejdere, arbejdsmiljørepræsentanten og tillidsrepræsentanten (den
dynamiske trio jf. MED aftalen).
Sygefravær er et fælles anliggende, fordi det berører hele arbejdspladsen. Et højt sygefravær
forstyrrer driften og belaster de øvrige kollegaer, da de skal løbe hurtigere. Presset på disse
kollegaer øges, hvilket kan medføre, at fraværet her stiger – en negativ spiral er sat i gang.
Du har et ansvar dels overfor den sygemeldte medarbejder, der forventer interesse, hjælp og
kontakt og dels overfor de ”raske” medarbejdere, der forventer handling, konsekvens og
synlighed.
Sæt sygefraværet på dagsordenen
At vedtage en lokal procedure ved sygefravær i jeres afdelingen er en god start til at få sat
sygefraværet på dagsordenen.
En lokal procedure kan for eksempel indeholde:
• Hvornår og til hvem man skal sygemelde sig.
• Hvornår man skal raskmelde sig.
• Aflevering af dokumentation for sygdom (lægeerklæring eller varighedserklæring).
• Hvem der kontakter hvem i løbet af sygeforløbet. Kollegakontakt, personlig eller
telefonisk. Eller: Lederkontakt, personlig eller telefonisk.
• Blomsterhilsen.
6 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen

Derudover kan I diskutere, om der er sygedage, der kan undgås, ved at I har en synlig procedure
på afdelingen. Er dette tilfældet noteres det i jeres lokale procedure.
Eksempler på sygedage der kan undgås:
• Kan man ved f.eks. hovedpine eller migræne få lov at møde et par timer senere i
stedet for at sygemelde sig?
• Kan man varetage nogle andre (og mindre krævende) funktioner/opgaver en dag,
hvor man er utilpas (igen som alternativ til sygemelding)?
• Er det acceptabelt at blive hjemme på grund af f.eks. forkølelse?
Sæt fokus på årsagerne til fraværet
Sygefravær påvirkes af mange faktorer. Nogle faktorer er personens eget helbred og forhold i de
nære omgivelser. Sygefravær hænger nøje sammen med arbejdsmiljø, og undersøgelser viser en
tydelig sammenhæng mellem et godt arbejdsmiljø og et lavt sygefravær. Et godt arbejdsmiljø
motiverer til at gå på arbejde trods utilpashed eller lettere sygdom. Omvendt medfører et dårligt
arbejdsmiljø, at man er mere tilbøjelig til at blive hjemme.
Eksempler på årsager til sygefravær:
• For rutineprægede arbejdsopgaver
• Ledelsesproblemer
• Manglende forståelse for ændringer/omstruktureringer
• Manglende anerkendelse fra ledelsen af medarbejdernes indsats
• Uhensigtsmæssig gruppekultur
• Nedslidning
• Fysiske smerter
• Mobning eller chikane
For at skabe et varigt fald i sygefraværet er det vigtigt, at du iværksætter en proces, hvor der
sættes fokus på årsagerne til fraværet. I processen skal medarbejderne inddrages, og løsningerne
skal ligeledes findes i fællesskab.
Har du spørgsmål til arbejdsmiljøet kan du kontakte enten din lokale arbejdsmiljøgruppe, din
arbejdsmiljøkonsulent i din forvaltning eller HR Afdelingen for råd og vejledning.
7 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen

Sådan vurderes et højt sygefravær
Som leder skal du aktivt tage stilling til, hvornår sygefraværet ikke er acceptabelt hos en
medarbejder eller i din afdeling.
Det er din opgave at foretage en konkret vurdering af den enkelte medarbejders sygefravær ud fra
nedenstående indikatorer. En individuel vurdering indebærer, at et sygefravær på et begrænset
antal dage om året kan vurderes at være for højt for en medarbejder, mens det ikke vurderes som
kritisk hos en anden.
Indikatorer kan være:
• Hvor mange fraværsdage?
• Hvor mange fraværsperioder?
• Hvor lange perioder?
• Fraværsmønstre (Er der særligt belastede perioder eller specielt belastede ugedage)?
Eksempler på individuel vurdering af sygefravær hos en medarbejder:
Eksempel 1:
En analyse af Josephines sygefravær over en årrække viser, at hun har 5 til 9 sygedage om
året. I sig selv er det ikke alarmerende. Analysen viser imidlertid også, at hun hvert år er
sygemeldt i uge 7. I dette tilfælde vurderer Josephines leder, at sygefraværet er uacceptabelt.
Lederen tager en samtale med Josephine med henblik på at få afklaret problemet og nedbragt
sygefraværet.
Eksempel 2:
En analyse af Sørens sygefravær viser, at han har et sygefravær over en årrække på 12 dage i
gennemsnit. Han har en del enkeltsygedag i vinterhalvåret. Søren har kronisk bronkitis, som i
særdeleshed plager ham på dage med fugtigt og tåget vejr. Dette ved man i afdelingen.
På baggrund af analysen vurderer Sørens leder hans sygefravær som uproblematisk, og man
forsætter rutinemæssigt med at sørge for, at han ikke udsættes for at arbejde i områder, der
belaster hans luftveje.
Lederen afholder en årlig omsorgssamtale med Søren for at høre, om der er ændringer i
Sørens helbredsmæssige tilstand, som gør at der eventuelt skal ske ændringer i forhold til
arbejdstilrettelæggelsen.
8 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen

Eksempel 3:
Anne Katrine har været ansat i X Afdeling i 2 år. Lederen konstaterer, at hun de sidste 4
måneder har været sygemeldt 3 gange af i alt 8 dages varighed.
Lederen indkalder Anne Katrine til en omsorgssamtale. Der tales meget grundigt om Anne
Katrines arbejde og hendes trivsel. Tilsyneladende har Anne Katrine det godt i afdelingen, og
hun har ingen forklaring på sit store sygefravær. Hverken grundet forhold på arbejdspladsen
eller personlige forhold.
Lederen og Anne Katrine enes om, at hendes sygefravær er for højt. Det aftales, at man
holder et nyt møde om 3 måneder for at se, hvordan det har udviklet sig.
Eksempel 4:
Sofie bliver 1. august ansat på overenskomstvilkår i X Afdeling. Der er fastlagt en prøvetid
på 3 måneder. I de første 6 uger har hun 3 sygeperioder af i alt 7 dages varighed.
Efter Sofies anden sygeperiode har lederen en samtale med Sofie. Sofie forklarer her, at den
første sygemelding skyldtes ondt i halsen, og den anden skyldtes forkølelse. Lederen gør
Sofie opmærksom på, at et fortsat højt sygefravær ikke kan forenes med arbejdet af hensyn til
arbejdstidsplanlægningen og belastningen for de øvrige kollegaer.
Efter den tredje sygeperiode indkalder lederen Sofie til en formel samtale, hvor også
tillidsrepræsentanten er til stede. Sofie forklarer, at hun endnu engang har haft ondt i halsen.
På baggrund af sygefraværet i prøvetiden og samtalerne med Sofie, vurderer lederen at Sofies
fravær er uforeneligt med arbejdspladsens tarv og indstiller til personalekonsulentteamet i
HR Afdelingen, at hun afskediges med 14 dages varsel.
Fraværsoplysninger
Ofte har mange medarbejdere og ledere en fornemmelse af fraværets størrelse og mønster, der
ikke stemmer overens med virkeligheden. Det er meget almindeligt, at medarbejdere ikke selv
ved, om de inden for det sidste år har haft 3, 4 eller flere sygeperioder. Derfor er eksakt statistisk
viden et vigtigt redskab i omsorgsamtalen og en nødvendighed i den formelle samtale om
sygefravær.
Ud fra de kriterier der er fastsat i proceduren ved sygefravær, vil KMD Lønservice én gang
ugentligt sende advislister til lederne over medarbejdere, hvis sygefravær falder ind under
kriterierne. Listerne kan suppleres med yderligere oplysninger om den enkelte medarbejders
sygefravær ved henvendelse til KMD Lønservice eller i de månedlige rapporter fra Essentia.
9 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen

Statistiske oplysninger om sygefravær kan bruges til:
• Oplysninger om fraværets størrelse i afdelingen eller hos én medarbejder.
• Oplysninger om hvornår en medarbejder har overskredet antal sygedage, og skal
indbydes til omsorgssamtale eller indkaldes til formel samtal.
• Opfølgning på om omsorgssamtalen/den formelle samtale reelt også har haft en
positiv effekt.
• Opfølgning på fraværet overfor den enkelte medarbejder.
• Synliggørelse af fraværet for medarbejderne som helhed.
Den forebyggende omsorgssamtale
I overensstemmelse med gældende politik og som en del af Vesthimmerlands Kommunes
procedure ved håndteringen af et for højt sygefravær, holdes forbyggende omsorgsamtaler når
det er relevant. Omsorgssamtaler holdes med udgangspunkt i en individuel vurdering af
sygefraværets omfang og mønster, som du foretager.
Følgende kriterier er vejledende for din vurdering af, hvornår der bør afholdes omsorgssamtale
Formålet med omsorgsamtalen er:
• At få afdækket evt. arbejdsrelaterede eller personlige problemstillinger så tidligt som
muligt, så fraværet kan nedbringes
• At en medarbejder på arbejdspladsen
• At sikre leder og medarbejders trivsel og kvaliteten i kommunens opgaveløsning
• At ledere og medarbejdere til enhver tid kan få en dialog med nærmeste leder om evt.
arbejdsrelaterede eller personlige problemstillinger.
10 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen
3 sygeperioder inden for 6 måneder og/eller
10 sygedage inden for 6 måneder.

Kender du årsagen til sygefraværet, og er der eksempelvis tale om en medarbejder, der har
brækket sit ben, kan du stadig holde omsorgssamtalen. Her er formålet at afklare, om der er
opgaver medarbejderen kan klare, eventuelt på nedsat tid, på trods af sin sygdom. Målet er at
fastholde medarbejderen på arbejdspladsen.
Omsorgssamtalens faser
Indbydelse til samtale
Det er dig der tager initiativ til omsorgsamtalen. Selvom du har haft personlig eller telefonisk
kontakt med den sygemeldte, kan der i nogle situationer være behov for at sende en skriftlig
indbydelse. Et eksempel på en skriftlig indbydelse kan ses på Vesthimmerlands Kommunes
intranet.
Du skal være opmærksom på hvilken dag på ugen, du indbyder til samtale. Undgå at indbyde til
en samtale om fredagen, således den sygemeldte har hele weekenden til at gruble over
indbydelsen.
Det er vigtigt, at medarbejderen bliver gjort opmærksom på, at omsorgs-samtalen ikke er en
formel samtale. Samtalens karakter skal være tydelig og kendt.
Deltagerne
Udgangspunktet er at det er lederen og medarbejderen der deltager i samtalen. På medarbejderens
initiativ kan en tillidsrepræsentant eller en anden bisidder deltage i samtalen. Det kan være en god
kollega eller et familiemedlem.
Omgivelserne
Som udgangspunkt vælger du tid, dato og sted for afholdelse af omsorgs-samtalen. Vær
opmærksom på om medarbejderen har andre ønsker.
Det centrale er, at samtalen finder sted i omgivelser, hvor I kan tale uforstyrret sammen, hvor
medarbejderen befinder sig godt, og at der afsat god tid.
Som udgangspunkt skal samtalen holdes på arbejdspladsen. Hvis medarbejderen har svært ved at
møde op på arbejdspladsen, skal samtalen holdes på ”neutral grund”. Dette kunne eventuel være
et mødelokale i en af administrations-bygningerne. Det frarådes at samtalerne holdes i den
sygemeldtes eget hjem.
Forberedelse
11 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen

Forud for samtalen er det vigtigt, at du gør dig klart, hvad du vil med mødet. Samtalen skal være
sagligt og fagligt begrundet. Det skal stå klart for dig hvad der er formål, mål og perspektiv med
samtalen. Hvad er begrundelsen for og anledningen til samtalen? Hvilket fremtidsperspektiv har
samtalen?
Indledning
Som leder er du vært ved samtalen og står for præsentation, indledning og styring af mødet. Du
skal gøre det klart overfor medarbejderen, hvilke tanker og overvejelser du har gjort dig på
forhånd. Begrundelsen for og hensigten med samtalen skal præsenteres, direkte og uden omsvøb
på en hensynsfuld måde.
Omsorg
Omsorgssamtalen opfattes ofte som en svær samtale for medarbejderen. Husk på at det godt kan
være ubehageligt for medarbejderen at tale om sit helbred. Derfor må du være forberedt på, at
medarbejdere reagerer vidt forskelligt – fra vrede og aggressivitet til lettelse over at få mulighed
for at tale om eventuelle problemer.
Samtalens form
Omsorgssamtalen er en fortrolig samtale mellem dig og medarbejderen. Samtalen foregår i en
god og behagelig tone. Dialogen er i fokus, og I hjælpes ad med at få mere indsigt i situationen.
Undervejs i samtalen er det vigtigt, at du ikke springer over i en formel samtale. I en
omsorgsamtale kan der for eksempel ikke gives påtale.
Hovedsagen
Som i øvrige samtaler er det medarbejderen, der er hovedpersonen. Arbejdet og arbejdspladsen er
hovedsagen. Private forhold bliver kun inddraget, hvis medarbejderen er indforstået med det, og
kun hvis det er relevant for samtalernes formål og mål.
Hovedsagen i samtalen er medarbejderens beskrivelse af hans eller hendes situation i forbindelse
med fravær fra arbejdspladsen.
Til støtte for beskrivelsen kan man se på sammenhænge mellem:
• fraværet og arbejdsopgaverne,
• måden, der arbejdes på og
• den mening, arbejdet giver for medarbejderen
12 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen

Du bidrager med at fortælle om dine iagttagelser og opfattelser af situationen:
Afslutning
• Jeg har lagt mærke til at…
• Det bekymrer mig at…
• … har det noget på sig?
Omsorgssamtalen bør munde ud i tilbud, som er tilpasset årsagen til det aktuelle
fravær.
Eksempler på tilbud:
• Tilbud om tilbagevenden på nedsat tid, mindre belastende opgaver m.v., som
beskrives så udførligt som muligt, så forventninger mellem arbejdsplads, kolleger og
medarbejder stemmer overens.
• Tilbud om særlige hjælpemidler, som kan fremme tilbagevenden.
• Tilbud om sundhedsfremmende foranstaltninger.
• Tiltag omkring arbejdsmiljø generelt, hvis fraværet er arbejdsplads-relateret.
Du samler op på, hvad der er blevet talt om og hvilke konklusioner eller løsninger, der er
kommet frem i samtalen. I aftaler det videre forløb. Det aftales, hvem der er ansvarlig for hvilke
handlinger og hvilke tidsfrister, der gælder.
Desuden skal du og medarbejderen blive enige om, hvad der eventuelt skal meldes ud på
arbejdspladsen.
Der holdes eventuelt en opfølgningssamtale, for at konstatere om aftalerne er blevet indfriet.
Samtaleskema til omsorgsamtalen
Det påhviler dig at tage skriftligt referat af omsorgssamtalen. Til brug herfor er der udarbejdet et
samtaleskema. Skemaet kan ses på Vesthimmerlands Kommunes intranet.
Samtaleskemaet kan udfyldes i samarbejde under samtalen eller umiddelbart efter samtalen.
Skemaet er tænkt som en konklusion på de aftaler, der indgås under samtalen, og kan anvendes i
en gensidig fastholdelse. Samtaleskemaet arkiveres i LPA portalen.
13 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen

Formelle regler
Formålet med dette afsnit er at give dig et generelt overblik over de formelle regler omkring
sygefravær der eksisterer i overenskomster, aftaler samt praksis i Vesthimmerlands Kommune.
Du har ansvaret for at kende de eksakte regler, der gælder på din arbejdsplads.
Sygdom er lovligt forfald, og de fleste medarbejdere i Vesthimmerlands Kommune har som
hovedregel ret til løn under sygdom. Retten til løn under sygdom reguleres af gældende
aftaler/overenskomster, og der henvises hertil.
Når en medarbejder er syg, skal sygemelding ske til arbejdspladsen hurtigst muligt og senest ved
arbejdstids begyndelse. Fraværet skal som hovedregel meldes til den daglige leder med mindre
andet er aftalt. Manglende sygemelding betragtes som misligholdelse af ansættelsesforholdet.
Raskmelding skal gives så tidligt som muligt af hensyn til planlægning m.v.
Det er vigtigt, at du sørger for, at fravær og raskmeldinger registreres elektronisk. Dette er en
forudsætning for, at listerne med sygeperioder og sygedage genereres korrekt. Endvidere er det
grundlaget for, at der søges dagpengerefusion, når dette er relevant.
Eksempler på sygdom:
• Egen sygdom
• Tilskadekomst i /udenfor tjenesten
• Graviditetskomplikationer
Eksempler på hvad sygdom ikke er:
• Almindelige læge- og tandlægebesøg
• Løbende behandlingen hos fysioterapeut, kiropraktor mv.
• Behandling hos alternative behandlere
Barns 1. sygedag
En medarbejder kan, efter din konkrete vurdering, få hel eller delvis fri med løn til pasning af et
sygt barn på barnets 1. sygedag, når følgende forhold er opfyldt:
1. barnet er under 18 år,
2. barnet er hjemmeboende,
3. hensynet til barnets forhold gør det nødvendigt,
4. hvis forholdene på tjenestestedet tillader det.
14 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen

Der er ingen regler for hvor mange barns 1. sygedag en medarbejder kan have. Det beror på din
konkrete vurdering. Antal dage og fraværsmønstret i forbindelse med barns 1. sygedag kan indgå
ved en vurdering af medarbejderens samlede sygdomsforløb.
Tjenestefrihed ved akut opstået sygdom
Du kan, under hensyntagen til arbejdets tarv, give en medarbejder fri med løn til:
• Nødvendige læge- og tandlægebesøg
• Nødvendig ledsagelse af børn til lægebehandling.
Medarbejdere har ret til tjenestefrihed med løn af kortere varighed, når tvingende årsager som
sygdom eller ulykke i familien gør det påtrængende nødvendigt, at medarbejderen er til stede
øjeblikkelig.
Nedsat tid efter længerevarende sygdom
En medarbejder der har været længevarende syg, har du mulighed for at bevilge nedsat tid med
fuld løn i en periode. Dette bevilges på baggrund af indhentet lægeattest, hvor det skal fremgå,
hvor meget arbejdstiden nedsættes og for hvilken periode.
Sanktioner
Af hensyn til både medarbejderens trivsel og afdelingens funktion kan det efter en konkret
vurdering af medarbejderens sygefravær være nødvendigt at holde en formel samtale eller indlede
afsked på grund af et for højt sygefravær
• Formel samtale: Hvis du vurderer, at sygefraværet er længerevarende og uacceptabelt
for afdelingen, skal lederen tage initiativ til at holde en formel samtale med den
pågældende medarbejder. Medarbejderen skal have mulighed for at medtage en
bisidder efter eget valg. Du kan i forbindelse med afholdelse af sygesamtalen
kontakte en personalekonsulent i HR Afdelingen.
• Advarsel: Sygdom er lovligt forfald, og derfor kan der ikke gives skriftlig advarsel for
et for højt sygefravær.
• Afskedigelse: : Vurderer du, at sygefraværet er uacceptabelt af hensyn til
opgavevaretagelsen i afdelingen, kan det være nødvendigt at indstille medarbejderen
til afsked. Du skal i forbindelse med indstilling til uansøgt afsked kontakte en
personalekonsulent i HR Afdelingen.
15 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen

Refusioner
• Medarbejderens sygdom: Ved sygefravær over 22 dage i en sammenhængende
periode modtager Vesthimmerlands Kommune dagpengerefusion for dagene udover
de 22 dage.
• Nyansatte: Ved sygefravær indenfor de første 8 uger af ansættelsen, modtager
Vesthimmerlands Kommune dagpengerefusion fra bopælskommunen, hvis de
opfylder beskæftigelseskravene.
• § 56 aftale: Hvis medarbejderen på grund af en langvarig eller kronisk lidelse skønnes
at have et sygefravær på mindst 10 fraværsdage på et år, kan der indgås en § 56 aftale
mellem medarbejderens bopælskommune og Vesthimmerlands Kommune. Aftalen
medfører, at Vesthimmerlands Kommune får dagpengerefusion fra
bopælskommunen fra første sygedag.
• Delvis genoptagelse af arbejdet: Hvis medarbejderen på grund af sygdom ikke er fuld
arbejdsdygtigt, kan Vesthimmerlands Kommune få dagpengerefusion for de timer
Sygdom vedkommende i familien er fraværende.
Sygdom i familien
• Medarbejdere som er forældre til alvorligt syge børn under 18 år, har ret til
tjenestefrihed med løn, hvis dagpengelovens betingelser er opfyldt. Dette vurderes af
medarbejderens bopælskommune. Vesthimmerlands Kommune får
dagpengerefusion fra bopælskommunen.
• Medarbejdere, der passer nærtstående, der ønsker at dø i eget hjem, har ret til
tjenestefrihed med løn, hvis betingelserne i Lov om social Service er opfyldt. Dette
vurderes af medarbejderes bopælskommune. Vesthimmerlands Kommune får
dagpengerefusion fra bopælskommunen.
16 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen

Dokumentation
Du kan forlange forskellige former for dokumentation for sygefravær. Når du forlanger
dokumentation for sygefraværet skal arbejdspladsen afholde udgiften.
• Varighedserklæring kan forlanges efter 14 dages sygefravær. Hvis sygefraværet
fortsætter ud over den af lægen angivne periode, kan der forlanges en ny
varighedserklæring. Ledelsen kan ikke kræve oplysning om sygdommens art.
• Lægeerklæring kan forlanges udstedt efter personlig konsultation hos læge.
Lægeerklæringen kan tidligst forlanges udstedt på 4. sygedag. I ganske særlige
tilfælde kan lægeerklæring forlanges fra den 1. sygedag, f.eks. hvis en medarbejder
har mange sygefraværs-perioder.
Indberetninger
Ved mere en 3 ugers samlet sygefravær indrapporterer KMD Lønservice den syge medarbejder til
bopælskommunen.
Tilskadekomst i tjenesten skal anmeldes til arbejdsmiljøorganisationen. Anmeldelsen skal ske via
medarbejderens nærmeste leder eller den lokale arbejdsmiljørepræsentant.
Rundbordssamtalen
Ifølge dagpengeloven skal arbejdspladsen forholde sig til, hvilke muligheder der er for at
fastholde langtidssyge i arbejdet.
I sager, der ikke kan løses af dig og den sygemeldte internt i afdelingen, dvs. hvor der er brug for
en involvering af øvrige aktører, er rundbordssamtalen velegnet til en hurtig og målrettet indsats.
Formålet med rundbordssamtalen er at koordinere de forskellige systemer og instanser, som
omgiver den syge. I samtalen deltager, udover den syge og dig som nærmeste leder, typisk
tillidsrepræsentanten, og en socialrådgiver fra kommunen. Der kan også deltage
familiemedlemmer, speciallæger, fagforeningsrepræsentanter eller en arbejdsmiljørådgiver.
Er du i øvrigt i tvivl om afholdelse af rundbordsamtalen kan du kontakte en personalekonsulent i
HR Afdelingen for råd og vejledning.
17 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen

Den formelle samtale om sygefravær
Hvis det efterfølgende viser sig, at aftalerne under omsorgssamtalen ikke har den ønskede effekt
(tilbagevenden, mindre fravær m.v.) kan en formel samtale blive aktuel. Den formelle samtale
tager udgangspunkt i fakta; fraværsperioder, antal dage, gennemsnitligt fravær m.v.
Formålet er, at indgå en bindende aftale med medarbejderen om nedbringelse af sit sygefravær.
Modsat omsorgssamtalen bør en tillidsrepræsentant eller anden bisidder deltage i samtalen. Ved
samtalen bør medarbejderen orienteres om af fraværet kan få ansættelsesretlige konsekvenser.
Er du i øvrigt i tvivl om afholdelse af den formelle samtale kan du kontakte en
personalekonsulent i HR Afdelingen for råd og vejledning.
Afskedigelse
Hvis der efter den formelle samtale stadig ikke er en forbedring af sygefraværet kan en
afskedigelse blive nødvendig. Når beslutningen om en afskedigelse træffes, bør du bestræbe, at
den syge medarbejder oplever, at det sker på en ordentlig og værdig måde.
Ved afskedigelse af en medarbejder kontaktes en personalekonsulent i HR Afdelingen.
18 – Fokus på sygefravær – vejledning til lederen