Manual til Festival - Nybrogård Kollegiet

2.2 Etablering af en festivalgruppe
Etableringen af festivalgruppen sker sædvanligvis ved det første/de første festivalmøder. Festivalgruppen
afholder møder og varetager planlægningen af festivalen (men kan dog uddelegere opgaver til personer
udenfor festivalgruppen). Det forventes, at når man først er tilmeldt festivalgruppen, dukker man
også op til alle de følgende møder, så vidt det er muligt.
Festivalgruppen kommer til at stå for langt det største arbejde i forbindelse med festivalen, hvilket
er en hel del. En tommelfingerregel, som tidligere har været praksis, er, at man skal have samlet 10
mennesker i festivalgruppen, før man kan regne med, at festivalen kan blive afviklet. Man bør derfor
heller ikke binde sig til udgifter før. Dette sker som regel ved 2. eller 3. møde.
Når festivalgruppen er etableret, er det første punkt som regel at finde den dato, hvor festivalen
skal afholdes. Datoen vil typisk ligge i slutningen af august eller starten af september som en slags ’semesterstartsfest’.
Vær dog opmærksom på, at festivalen ikke skal ligge samtidig med semesterstartsfester
på fx DTU og KU. NybroFestival 2009 lå lørdag d. 22. august.
2.3 Sidste festivalmøde
Til det sidste festivalmøde, som ideelt set bør holdes i ugen op til festivalen, er det især vigtigt at få fordelt
de sidste arbejdsopgaver og ansvarsområder under og efter selve festivalen, så alle ved, hvem de
kan/skal kontakte i tilfælde af problemer eller uafklarede spørgsmål. Det er fx ikke nemt at motivere til
oprydning dagen efter festivalen, hvis man ikke har fundet frivillige på forhånd. Endvidere er det vigtigt
at have en forholdsvis detaljeret tidsplan over gøremål i dagene omkring festivalen. Husk at der skal
være plads til uforudsete problemstillinger. Til NybroFestival 2009 skred vores tidsplan fx i forbindelse
med afhentning af Bergsøe-teltet torsdag, og vi blev ca. 2 timer forsinket allerede første dag.
2.4 Evalueringsmøde
Festivalgruppen bør overveje at afholde et evalueringsmøde efter en afholdt festival. Her kan man sikre
sig, at alle får mulighed for at tage stilling til og kommentere på gode/dårlige ting ved årets festival og
meget gerne for at lave nogle notater til næste års festival. Det kan også være en god lejlighed for at
holde en lille fest/gensyn med festivalgruppen og sige tak for en (forhåbentlig) god festival.
Er man interesseret i at høre beboernes mening om festivalen – og det er man som regel – kan
man oprette et evalueringsskema på nettet og udsende denne via kollegiets mailingliste. Det er nemt at
oprette evalueringsskema via Google Docs, hvor man kan oprette en såkaldt ”Form” til formålet (læs
mere på http://docs.google.com/ - bemærk at det kræver en Google Account at oprette en Form).
3.0 Arbejdsområder
Nogle arbejdsområder er vigtige at få fordelt hurtigst muligt. Fx skal der helst udpeges en sekretær, så
mødernes pointer bliver nedskrevet, og en kasserer til at holde styr på budgettet. Læs mere om de vigtigste
poster nedenfor.
3.1 Hovedansvarlig(e)
Når festivalgruppen er etableret, er det en god ide allerede tidligt i forløbet at udpege nogle hovedansvarlige
inden for forskellige store og små områder som fx: økonomi, PR, telt, diverse tilladelser, billettryk,
underholdning, lyd/lys/scene, bar osv. På den måde får man også et godt overblik over, hvem der
står for hvad, og hvad der skal ske mellem møderne.
6