6 Selv en fregat kan mangle plads Projektkoordinator Steen Krogslund Jensen og chefen for fregatinstallationsprojektet, orlogskaptajn Ivan Gryholt (nederste billede), har ansvaret for, at alle installationer nås til den re te tid og i den re te kvalitet. Tekst og foto: Flemming Diehl, <strong>FMT</strong>. Umiddelbart skulle man ikke tro, at en 138 meter lang fregat kan mangle plads. Sådan er det dog nu, hvor fregatten IVER HUITFELDT ligger til kaj ved Flådestation Korsør. Her foretages arbejdet med at få militariseret fregatten, hvilket indebærer, at IVER HUITFELDT skal udrustes med en række våben-, sensor- og kommunikationssystemer. Først derefter kan IVER HUITFELDT leve op til betegnelsen som værende et krigsskib - men der er lang vej igen. Det er nemlig et omfattende stykke arbejde, og det skal klares inden deadline i oktober 2011. <strong>FMT</strong> er kunden og leverandøren - Bygningen af fregatterne sker ud fra de erfaringer, som vi fi k ved bygningen af de fl eksible støtteskibe dvs. AB- SALON og ESBERN SNARE. Erfaringerne fra dengang viste, at bygningen bør deles op i to projekter. Så bygningen af selve fregatternes platform sker på Lindøværftet, og militariseringen klares af Forsvarets Hovedværksteder, siger orlogskaptajn Ivan Gryholt, som er chef for fregatinstallationsprojektet, der fysisk har til huse tæt på IVER HUITFELDT på Flådestation Korsør. Ivan Gryholt fortæller videre, at da man byggede de fl eksible støtteskibe, fi k man den erfaring, at opgaven med at militarisere fregatterne skal organiseres i et kunde- og leverandørforhold, hvilket også er sket i forhold til fregatterne: - Der er blevet lavet en samarbejdsaftale mellem Forsvarets Materielplanlægning (FMP) og Forsvarets Hovedværksteder (FHV). FMP er ansvarlig for at beslutte, hvordan fregatten skal udrustes med våben-, kommunikations- og sensorsystemer, hvorefter de fortæller os i FHV, hvad de ønsker. Derefter er det vores ansvar at bygge det efter den tekniske dokumentation, som vi har fået leveret, beretter Ivan Militarisering af fregatten Kommunikationssystemer: HF radio Forsvarets tre nye fregatter bliver VHF radio udstyret med alskens elektronik UHF radio og våben. Der skal installeres Satellitsystemer såvel kommunikations- og vå- Linksystemer bensystemer som sensorer. Det Undervandstelefon omfatter bl.a: IP-telefoni Strømløst telefonnet Gryholt, der videre påpeger, at processen er opbygget over fi re såkaldte reviews. Under de tre første reviews fortalte kunden, dvs. FMP, hvilket arbejde de ønskede udført af FHV. På baggrund af dokumentationen fra tredje review udfører FHV installationsopgaven. Det fjerde og sidste review er en overdragelse af systemet til kunden - FMP. 100 medarbejdere på projektet At militariseringen af en fregat er en større opgave, kan ses af det antal af arbejdstimer, der er sat af til opgaven. I alt er der afsat cirka 72.000 timer til projektet, og installationsprojektet trækker på cirka 100 medarbejdere. Langt størstedelen kommer fra installationsværkstederne i Værkstedsområde Korsør og Værkstedsområde Nordjylland, men der trækkes også på medarbejdere fra øvrige dele af FHV. Ivan Gryholt fortæller, at de mange medarbejdere har cirka 2.000 apparater, som skal installeres, og den megen elektronik kræver, at der skal monteres cirka 8.000 forskellige stik. Herudover vil der være afholdt ca. 700 review-møder. - Pladsen om bord er faktisk en begrænsende faktor i forhold til, hvor hurtigt vi kan være færdige. Er der for mange medarbejdere i gang på samme tid, kommer de til at gå oven i hinanden, og arbejdet vil ikke være effektivt, pointerer Ivan Gryholt, som har beregnet, at skal arbejdet klares indenfor den afsatte ramme, må tiden Sensorer: Multifunktionsradar Luftvarslingsradar Navigations radarer Helikopter anfl yvningsradar Infrarødt kamera Skrogmonteret sonar Ildledelsessystemer Elektroniskevarslings- og analysesystemer <strong>FMT</strong>-<strong>Avisen</strong> - nr. 1 - februar 2011 <strong>FMT</strong>-<strong>Avisen</strong> - nr. 1 - februar 2011 7 Den 21. januar blev fregatten IVER HUITFELDT overdraget til Forsvarets Materieltjeneste, så den kan blive omdannet fra at være et skib til et krigsskib. Militariseringen er et omfattende stykke arbejde, som skal være færdigt i oktober 2011. udnyttes maksimalt. Det sker, hvis der kun er 35-40 medarbejdere i gang på samme tid, og for effektivitetens skyld laves en del af installationerne i såkaldte mock’ups. Kopier af fregattens rum Netop fordi tiden er knap og pladsen trang, har værkstedsfolkene opbygget tro kopier af de forskellige rum på fregatten i en lagerhal. Kopierne, der er trækulisser af rummene, kaldes mock’ups. De er opbygget i størrelsesforholdet 1:1, og alle apparaterne i et rum monteres først i mock’ups med komplet ledningsførelse, og kan så efterfølgende fl yttes direkte over i fregatten. For at effektivisere arbejdet laves der tre sæt i hver mock’up - ét til hver af de tre fregatter. Det sparer ressourcer, men mock’upsene er blot én lille brik i et stort puslespil, hvor brikkerne ikke blot skal lægges rigtigt, men rækkefølgen skal også overvejes ganske nøje. Gør man det ikke, skrider tidsplanen: - Med den afviklingsplan vi har lavet, så laver vi ikke ét rum i fregatten færdigt af gangen for derefter at tage det næste. En fremgangsmåde, som mine medarbejdere havde svært ved at forstå. Lige indtil de fi k forklaret, at hvis vi gør et rum færdigt ad gangen, så får vi med tiden mindre og mindre plads at arbejde på, siger Ivan Gryholt, der til tider synes, at man også kan mangle plads på en 138 meter lang fregat. Våbensystemer: Multimissillauncher Sømålsmissiler Luftmålsmissiler 76 mm pjece – luft- og sømålskanon 35 mm pjece – nærforsvarskanon Letvægts anti-ubådstorpedosystemer Vildledelsessystem 12,7 mm maskingevær Per Bobsin er chefen for Krypto, Kort og Publikation, og for ham er der ingen tvivl. Lean giver værditilvækst hos dem. Lean har givet en mentalitetsændring I Forsvarets Forsyning, Depot og Distribution har man satset intensivt på lean, og det er man glade for i Krypto, Kort og Publikation. Krypto, Kort og Publikation Krypto, Kort og Publikation er en del af Forsvarets Forsyning, Depot og Distribution, og er fysisk beliggende på Noret i Korsør. Krypto, Kort og Publikation har mangeartede opgaver, hvor de bl.a. forvalter alt krypteringsmateriel i forsvaret og har en dertilhørende kurertjeneste. Derudover har de ansvaret for udgivelsen og indkøb af forsvarets uddannelsesbøger, alle værns reglementer, tekniske manualer, bestemmelser m.m., hvilke fordeles af dem i papirudgave eller digitalt. Derudover er Krypto, Kort og Publikation ansvarlig for distribution af forsvarets kort - både analoge og digitale. Tekst og foto: Flemming Diehl, <strong>FMT</strong>. Det er blevet en del af deres dagligdag. Ja, faktisk så meget, at det også er blevet en del af deres sprog. Lean er krøbet under huden hos medarbejderne hos Krypto, Kort og Publikation i Korsør, hvor miljøet er blevet sådan, at gør man ikke lige tingene på den mest hensigtsmæssige måde, kan man blive drillet med ordene: Det er da ikke lean! Det faktum glæder ikke mindst chefen for Krypto, Kort og Publikation, som med indførelsen af lean har fået medarbejdere, der er mere tilfredse med deres arbejde, og ikke mindst har man fået optimeret. Noget, der umiddelbart vil glæde enhver chef, men lean er ikke den lette trylleformular, man kan bruge, og så er alting godt. For ind- førelsen af lean kræver mental forandring både hos chefer og ledere, men bestemt også hos medarbejderne. Man skal ville lean Chefen for Krypto, Kort og Publikation, Per Bobsin forklarer, at de indførte lean for cirka et år siden, og før lanceringen blev der gjort et stort forarbejde med tilegnelse af ny viden, hvor først chefer og ledere lærte om principperne i lean. Dernæst galt det om at overbevise medarbejderne: - Det kræver virkelig en samlet ledergruppe, som vil lean. Derudover kræver det, at man fra chefniveau får formuleret, hvad man vil med lean. Formålet er jo optimering, men hvis medarbejderne får opfattelsen af, at deres hjælp til at optimere senere kan føre til afskedigelser, så er motivationen der jo ikke, siger Per Bobsin, der har givet den klare melding, at optimeringen skal frigøre ressourcer, som skal bruges andetsteds hos Krypto, Kort og Publikation: - Skal man have succes med lean, er det ikke nok, at cheferne ser det som et godt ledelsesværktøj, for selve gennemslagskraften i lean skal komme nedefra og op – der er tale om medindfl ydelse på egen hverdag og jobsituation. De små irritationsmomenter Per Bobsin fortæller videre, at selvom de kun har anvendt lean i cirka et år, ser de allerede nu resultaterne af arbejdet. For lean har motiveret medarbejderne til at gøre op med vanens magt og ændre på de små ting i hverdagen, som var irritationsmomenter, og som hæmmede en effektiv udnyttelse af ressourcerne. Nu er vanens magt jo stor, og det letteste er at gøre som altid. Det fl ytter dog ingen milepæle og for at få de nye tanker spredt blandt medarbejderne, blev de såkaldte lean-ambassadører også rekrutteret blandt medarbejderne: - Jeg må indrømme, at jeg havde da tænkt over, hvordan medarbejderne ville modtage indførelsen af lean, men jeg er virkeligt blevet positivt overrasket, siger Per Bobsin, som nu oplever, at hans medarbejdere fi nder det ugentlige kaizen-møde, der er omdrejningspunktet i arbejdet med lean, gavnligt. På møderne kan alle medarbejderne nemlig komme til orde med forbedringsforslag. Disse drøftes i plenum, og det bliver ikke blot ved snakken. lean er nemlig også lig handling. Ideer, prioritering og handling Lederen af et af elementerne i Korsør – det såkaldte Krypto Fordelings Center DK, major Ebbe Lund Jørgensen, fortæller at kaizen-mødet aldrig må tage mere end 15 minutter. Så ved alle medarbejderne, at mødet ikke er en tidsrøver. På møderne drøftes medarbejdernes forslag til, hvordan arbejdet kan gøres lettere eller mere hensigtsmæssigt. Forslagene bliver så prioriteret, der sættes ansvarspersoner på, og er det opgaver af mindre art, bliver det fastslået, hvornår opgaven skal være løst: - Det kan da være svært at komme i gang med noget nyt såsom lean, og derfor startede vi da også i det små, hvor vi primært har taget mindre problemer op, siger assistent Pia Bendixen, der selv valgte at blive en af de drivende kræfter i indførelsen af lean. Hun meldte sig også som lean-ambassadør: - At initiativet til at arbejde med lean kommer fra én af dem fra gulvet, gør det mere acceptabelt, og når medarbejderne kan se, at lean fører til, at der bliver gjort noget ved tingene, så er det motiverende. Penge og vilje I alt er der seks lean-ambassadører hos Krypto, Kort og Publikation, og deres engagement samt medarbejdernes vilje har ført til, at de har fået fjernet en del af de irritationsmomenter, som hindrede en effektiv udførelse af arbejdet. De har således adskillige gange fået ryddet effektivt op på deres kontorer, fl ere paller med publikationer, som henstod i en af boghallerne, er blevet gennemgået og delvist saneret, og det samme gælder 10 tons gamle kort, der er blevet sendt til destruktion eller genbrug. Så synlige resultater er det blevet til, men det har krævet, at hver medarbejder har hjulpet med oprydningen - også selvom det måske ikke lige var ens ansvarsområde. Visse opgaver kan derfor løftes, hvis man tænker ud af boksen, og hvis viljen er der, men nogle gange er det bare ikke nok. For nogle gange skal man investere penge for at spare penge, og derfor er der også sat en vis sum af til arbejdet med lean: - Skal medarbejderne blive ved med at være motiverede i arbejdet med lean, skal de se, at deres forslag bliver taget seriøst, og at de ikke ender i en syltekrukke. De skal se resultater, og derfor er der sat økonomiske ressourcer af til arbejdet med lean, siger Per Bobsin, som suppleres af Pia Bendixen, der fortæller, at det bl.a. har ført til indkøb af mørklægningsgardiner til kontorerne, så solen ikke skinnede ind på computerskærmene. En mentalitetsændring Det videre arbejde med lean hos Krypto, Kort, og Publikation består i at sikre fremdrift i arbejdet med at optimere processer samt procedurer og tage fat i de frugter, der måske ikke lige er så lette at plukke, og som kræver større ændringer. Såvel chef, leder og assistent siger dog, at lean er kommet for at blive, og Ebbe Lund Jørgensen forklarer, hvordan man tydeligst kan se, at der er sket en mentalitetsændring: - Alle store problemer er jo i starten små. Førhen var det op til os som chefer og ledere at gribe fat i de små problemer, men i dag er det medarbejderne selv, der bringer de små problemer på banen og løser dem. I alt er der seks lean-ambassadører hos Krypto, Kort og Publikation, og to af dem er assistent Pia Bendixen og major Ebbe Lund Jørgensen.