Q1 Qualifier - treureal-service.de

Weitere Magazine

Empfehlungen

Info

QUALIFIER Dirk Tönges: „Neue technische Möglichkeiten, neue Gewohnheiten, neue Anforderungen – immer wieder gibt es Anlässe, über ein modernes Property-Management nachzudenken.“ Investoren und Asset-Manager wünschen mehr Leistungen aus dem Property-Management; Zielpunkt: mehr Steuerungskompetenz. Gleichzeitig liegen Kernaufgaben des Property Managements in der Nähe zur Immobilie und in der unmittelbaren Mieterbetreuung. Wie lassen sich beide Aspekte heute miteinander verbinden? Dirk Tönges, Sprecher der Geschäftsführung der TREUREAL, skizziert neue Bausteine. Sitzt der Property Manager heute zwischen Mieter und Investoren in einer Zwickmühle? Dirk Tönges: Property-Management findet zwischen zwei Polen statt. Auf der einen Seite stehen die Ansprüche, das Asset zu lenken und den Entscheidern die Daten zu liefern, zum Austausch zur Verfügung zu stehen und auf der anderen Seite stehen die Mieter und die Gebäude. Auf beiden Seiten haben wir heute neue Ansprüche, Möglichkeiten und veränderte Gewohnheiten: Asset-Manager brauchen kaufmännisch kompetente Gesprächspartner, Mieter sind es heute gewohnt, telefonisch oder per Mail schnelle Reaktionen einzufordern und zu erhalten. Daher beschäftigen wir uns mit neuen Strukturen und Serviceeinheiten. Neue Servicebausteine – woran denkt die TREUREAL? Dirk Tönges: Wir konzentrieren die Büros unserer Property- Manager an zentralen Standorten in Deutschland. Dadurch werden unsere Teams größer, die kaufmännischen 04 April 2012 Q1 Modernisierung im Property-Management Höhere Steuerungskompetenz – näher an der Immobilie Kompetenzen ergänzen sich, unsere Auftraggeber treffen immer auf kompetente Ansprechpartner. Wo bleibt die Nähe zur Immobilie? Dirk Tönges: Erfahrene und qualifizierte Objektbetreuer werden den Property-Manager vor Ort bei Arbeiten an der Immobilie entlasten: technische Begutachtung, Kontakt mit den Mietern, die Übergabe oder Abnahme von Mieteinheiten. Auf diesem Weg werden wir sogar näher an der Immobilie sein, als wenn ein Mitarbeiter seine steuernden Arbeiten immer wieder unterbricht, um sich zwischen Schreibtisch und Immobilie zu bewegen. Damit können wir vor allem die Wünsche von Auftraggebern mit regional gestreuten Wohnungs-Portfolios besser erfüllen – wir sind am Ende näher an Gebäuden und Mietern. Für die Betreuung technisch aufwändig ausgestatteter Gewerbeimmobilien werden wir eine passende Kombination aus diesen Möglichkeiten suchen. Wie erreicht der Mieter seinen Property Manager? Dirk Tönges: Mieter rufen heute an, schicken Mails. Diese Veränderung nehmen wir auf: Wir richten ein Supportcenter ein, in dem Mitarbeiter Anfragen entgegennehmen. Unsere Erfahrung zeigt: Über die Hälfte der Anliegen von Mietern, etwa Bescheinigungen, können mit standardisierten Vorgängen bearbeitet werden. Hier können eingewiesene Mitarbeiter sofort am Telefon den Service gewährleisten. Über ein internes IT-System werden nur die Aufgaben an den Property-Manager weitergegeben, für die dessen Kompetenzen auch benötigt werden. Wir haben uns bewusst dafür entschieden, ein solches Supportcenter nicht auszulagern. Erfahrungen mit einem Callcenter im Rahmen eines Pilotprojekts haben uns gezeigt, dass auch Mitarbeiter in einem Supportcenter nahe an den Kompetenzen des Unternehmens sein müssen, um ihre Kommunikationsaufgabe mit der gewünschten Qualität erfüllen zu können.
„Ja, wir sind Ihr neuer Verwalter.“ Der Handel mit Wohnungs-Portfolios hat Auswirkungen: Mieter, die jahrzehntelang den gleichen Eigentümer hatten, sind mit Veränderungen konfrontiert. Folge: Der Kommunikationsbedarf steigt. Darüber hi±naus hat man sich daran gewöhnt, vieles am Telefon zu erledigen. Property-Management heißt daher heute auch: Kommunikation steuern. TREUREAL hat dazu ein eigenes Supportcenter eingerichtet. „Ja, das ist richtig, wir betreuen seit dem Ersten des Monats Ihre Wohnanlage. Gerne erkläre ich Ihnen noch einmal die Informationen aus unserem Brief.“ – Standardsätze, die sich im Lauf der Zeit bei den Mitarbeitern des Supportcenters einstellen. Seit Ende 2011 treffen sich die TREUREAL- Mitarbeiterinnen in Büroräumen in Leipzig und übernehmen ihre Rolle im Property-Management. In Abstimmung mit Verantwortlichen im Property-Management führen sie die Telefongespräche für ihre Kollegen und Kolleginnen, um Auskünfte zu erteilen, Routineanfragen mit Hilfe von Informationen aus Datensystemen zu beantworten. Hohe „Verkehrsdichte“ stellt sich nicht nur bei der Übernahme neuer Portfolios ein. Behördliche Bescheinigungen, Austausch mit Stellen, die bei der Miete unterstützen, Nachfragen bei Kontenumstellungen – es gibt viele Innovationen Betriebsmobilität – warum nicht geshart? Neue Wege auch in der Mobilität – innovative Wege geht TREUREAL auch bei den eigenen Betriebsabläufen. Jeder Betrieb hat Mobilitätsanforderungen – auch das Property-Management und der Gebäudeservice: Wege zur Immobilie sind zu bewältigen, Besprechungen aufzusuchen. Klassische Lösung: ein Fahrzeug für einen Bürostandort. Allerdings nicht die einzig mögliche, fanden Mitarbeiter der TREUREAL. Sie wollten wissen, ob die Mobilitätsanforderungen eines TREUREAL-Büros auch mit einem Car-Sharing- Modell zu bewältigen sind. Ergebnis ist ein Pilotprojekt an einem Standort, bei dem ein Autovermieter eingebunden ist. Jetzt erfolgt die Bestellung des Fahrzeuges nicht mehr im eigenen Sekretariat, sondern per Internet über ein Portal, die Schlüsselverfügung nicht QUALIFIER Anlässe, bei denen Mieter heute zum Telefonhörer greifen. Die Erfahrung aus den ersten Monaten mit dem Supportcenter zeigen: Weit über die Hälfte aller Anfragen müssen nicht auf den Tisch des Property-Managers. Trotzdem behält er den Überblick: Alle Vorgänge und Kontakte werden in einem eigenen IT-System dokumentiert, auf das der Property-Manager Zugriff hat. Dieses System ist auch die Grundlage dafür, dass Anfragen, die nur mit seiner Kompetenz beantwortet werden können, zu ihm gelangen, unabhängig davon, wo sein Schreibtisch steht. Manja Götze leitet das Supportcenter: „Wir sehen innerhalb von wenigen Wochen, wie wir den Kommunikaktionsaufwand im Property-Management besser strukturieren können. Vor allem bekommen wir auch einen klaren Überblick über die Anlässe und Themen und können so besser steuern.“ Vor allem beim Wechsel des Property-Managers haben Mieter einen hohen Kommunikationsbedarf, den TREUREAL mit einem eigenen Supportcenter erfüllt. mehr per Ausgabe, sondern über eine Chipkarte, die in Kombination mit der Internet-Anmeldung die Freigabe zur Fahrzeugnutzung steuert. In einigen Monaten steht die Auswertung des Projektes an, bei dem dann ein Kostenüberblick, betriebliche Belange und Abläufe den Ausschlag geben sollen, ob TREUREALER vermehrt auf diesem Weg unterwegs sein werden. Papierlos zur Instandhaltung Bei großen Wohnungs- oder Immobilienunternehmen oder Bestandshaltern schon länger die Praxis, für Investoren-Portfolios mit wechselnden Beständen allerdings immer noch nicht die Regel: die Beauftragung von Handwerkern für Instandhaltungsmaßnahmen auf elektronischem Weg über eine sogenannte Handwerker-Kopplung. TREUREAL realisiert inzwischen dieses Instrumentarium auch für Portfolio- Kunden. Über ein Modul des zentralen Buchhaltungssystems in der Treuhandverwaltung werden nicht nur dabei die Instandhaltungsmaßnahmen beauftragt, sondern auch die Kosten kalkuliert, die Rückmeldung und Rechnungsstellung des Handwerkers sowie die Freigabe der Bezahlung erfolgen ebenfalls in diesem System. Vorteile auch für den Portfolio-Eigentümer: Die Aufwendungen für die Instandhaltung lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien auswerten und auf diesem Weg wieder der Planung zur Verfügung stellen. Q1 April 2012 05
Seite 1 und 2: Q1 Property-Management Kann man Pro
Seite 3: Gleichzeitig haben wir unser Ersche
Seite 7 und 8: Investments gehen zukünftig in den

Q1 Qualifier - treureal-service.de

Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.

Template löschen?

Als Template speichern?