Q1 Qualifier - treureal-service.de

„Ja, wir sind Ihr neuer Verwalter.“
Der Handel mit Wohnungs-Portfolios hat
Auswirkungen: Mieter, die jahrzehntelang
den gleichen Eigentümer hatten, sind mit
Veränderungen konfrontiert. Folge: Der
Kommunikationsbedarf steigt. Darüber
hi±naus hat man sich daran gewöhnt, vieles
am Telefon zu erledigen. Property-Management
heißt daher heute auch: Kommunikation
steuern. TREUREAL hat dazu ein eigenes
Supportcenter eingerichtet.
„Ja, das ist richtig, wir betreuen seit dem Ersten des Monats
Ihre Wohnanlage. Gerne erkläre ich Ihnen noch einmal
die Informationen aus unserem Brief.“ – Standardsätze, die
sich im Lauf der Zeit bei den Mitarbeitern des Supportcenters
einstellen. Seit Ende 2011 treffen sich die TREUREAL-
Mitarbeiterinnen in Büroräumen in Leipzig und übernehmen
ihre Rolle im Property-Management. In Abstimmung mit
Verantwortlichen im Property-Management führen sie die
Telefongespräche für ihre Kollegen und Kolleginnen, um
Auskünfte zu erteilen, Routineanfragen mit Hilfe von Informationen
aus Datensystemen zu beantworten.
Hohe „Verkehrsdichte“ stellt sich nicht nur bei der Übernahme
neuer Portfolios ein. Behördliche Bescheinigungen,
Austausch mit Stellen, die bei der Miete unterstützen,
Nachfragen bei Kontenumstellungen – es gibt viele
Innovationen
Betriebsmobilität – warum
nicht geshart?
Neue Wege auch in der Mobilität – innovative
Wege geht TREUREAL auch bei den eigenen
Betriebsabläufen.
Jeder Betrieb hat Mobilitätsanforderungen – auch das
Property-Management und der Gebäudeservice: Wege zur
Immobilie sind zu bewältigen, Besprechungen aufzusuchen.
Klassische Lösung: ein Fahrzeug für einen Bürostandort.
Allerdings nicht die einzig mögliche, fanden Mitarbeiter der
TREUREAL. Sie wollten wissen, ob die Mobilitätsanforderungen
eines TREUREAL-Büros auch mit einem Car-Sharing-
Modell zu bewältigen sind.
Ergebnis ist ein Pilotprojekt an einem Standort, bei dem ein
Autovermieter eingebunden ist. Jetzt erfolgt die Bestellung
des Fahrzeuges nicht mehr im eigenen Sekretariat, sondern
per Internet über ein Portal, die Schlüsselverfügung nicht
QUALIFIER
Anlässe, bei denen Mieter heute zum Telefonhörer
greifen. Die Erfahrung aus den ersten Monaten mit dem
Supportcenter zeigen: Weit über die Hälfte aller Anfragen
müssen nicht auf den Tisch des Property-Managers. Trotzdem
behält er den Überblick: Alle Vorgänge und Kontakte
werden in einem eigenen IT-System dokumentiert, auf das
der Property-Manager Zugriff hat. Dieses System ist auch
die Grundlage dafür, dass Anfragen, die nur mit seiner
Kompetenz beantwortet werden können, zu ihm gelangen,
unabhängig davon, wo sein Schreibtisch steht.
Manja Götze leitet das Supportcenter: „Wir sehen innerhalb
von wenigen Wochen, wie wir den Kommunikaktionsaufwand
im Property-Management besser strukturieren
können. Vor allem bekommen wir auch einen klaren
Überblick über die Anlässe und Themen und können so
besser steuern.“
Vor allem beim Wechsel des Property-Managers haben Mieter
einen hohen Kommunikationsbedarf, den TREUREAL mit einem
eigenen Supportcenter erfüllt.
mehr per Ausgabe, sondern über eine Chipkarte, die in
Kombination mit der Internet-Anmeldung die Freigabe zur
Fahrzeugnutzung steuert. In einigen Monaten steht die
Auswertung des Projektes an, bei dem dann ein Kostenüberblick,
betriebliche Belange und Abläufe den Ausschlag
geben sollen, ob TREUREALER vermehrt auf diesem Weg
unterwegs sein werden.
Papierlos zur Instandhaltung
Bei großen Wohnungs- oder Immobilienunternehmen
oder Bestandshaltern schon länger die Praxis, für
Investoren-Portfolios mit wechselnden Beständen
allerdings immer noch nicht die Regel: die Beauftragung
von Handwerkern für Instandhaltungsmaßnahmen
auf elektronischem Weg über eine sogenannte
Handwerker-Kopplung. TREUREAL realisiert inzwischen
dieses Instrumentarium auch für Portfolio-
Kunden.
Über ein Modul des zentralen Buchhaltungssystems
in der Treuhandverwaltung werden nicht nur dabei die
Instandhaltungsmaßnahmen beauftragt, sondern auch
die Kosten kalkuliert, die Rückmeldung und Rechnungsstellung
des Handwerkers sowie die Freigabe der Bezahlung
erfolgen ebenfalls in diesem System. Vorteile
auch für den Portfolio-Eigentümer: Die Aufwendungen
für die Instandhaltung lassen sich nach unterschiedlichen
Kriterien auswerten und auf diesem Weg wieder
der Planung zur Verfügung stellen.
Q1 April 2012 05