ZEN oder die Kunst der Präsentation

Analoge Planung
3
Während der Planungsphase einer Präsentation ist es von elementarer Bedeutung,
sich von seinem Computer fernzuhalten. Einer der größten Fehler,
den viele Personen begehen, ist, dass sie vor ihrem Monitor sitzen und sich
Gedanken machen, wie sie ein Thema präsentieren möchten. Bevor man aber
mit dem Design einer Präsentation beginnt, sollte man sich das große Ganze
vorstellen und sich die Kernaussage(n) überlegen. Und es ist nicht einfach,
diesen Gedankengängen zu folgen, während man vor seinem Rechner sitzt und
sich mit Slideware auseinandersetzt.
Ein Großteil aller Personen plant Präsentationen mithilfe einer bestimmten
Software. Und obwohl die Software-Hersteller diese Herangehensweise als
optimal darstellen, rate ich davon ab. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass
es oftmals besser ist, seine Ideen und Gedanken mittels Bleistift und Papier
festzuhalten und erst später in digitale Form zu übertragen. Ich bezeichne diese
Vorgehensweise als „analoge Planung“. Demgegenüber steht die „digitale
Vorbereitung“, also die Übertragung Ihrer skizzierten Ideen in das Slideware-
Format Ihrer Wahl.
Kapitel 3 Analoge Planung
45

Fahrrad oder Auto?
Die Software-Hersteller haben es wirklich übertrieben. Kaum ein Programm
verzichtet auf Assistenten, die den Nutzer Schritt für Schritt zum Ziel führen.
Das Problem: Das Ziel wird von der Software bestimmt, nicht vom Anwender.
Das Ergebnis bestätigt Edward Tuftes Aussage, dass die PowerPoint-Bedienerführung
zu einer extremen Vereinfachung der Inhalte und zu einer starken
Verwässerung unserer Kernaussagen führt. Slideware-Programme wie Power-
Point und Keynote sind perfekt geeignet, um unseren Vortrag unterstützende
Multimedia-Elemente wiederzugeben. Wer aber nicht aufpasst und sich voll
und ganz in die Hände der Software begibt, wird in eine Richtung getrieben,
die er niemals freiwillig eingeschlagen hätte.
Vor mehr als 20 Jahren diskutierten Steve Jobs und andere im Silicon Valley
über das große Potenzial von Personalcomputern. Auch machten sie sich
Gedanken, wie diese Geräte designt und genutzt werden sollen, um das in uns
allen innewohnende Potenzial ausschöpfen zu können. Der Dokumentarfi lm
Memory and Imagination hat Steve Jobs Worte für die Nachwelt festgehalten:
“ Für mich ist der Computer das bemerkenswerteste Werkzeug, das wir je
erfunden haben. Ich sehe den PC als Fahrrad für meinen Geist an.”
46 ZEN oder die Kunst der Präsentation
— Steve Jobs
Menschen sind in Sachen Fortbewegungsmöglichkeit bei weitem nicht so
effektiv wie Tiere. Doch ein Mensch, der auf einem Fahrrad unterwegs ist, ist
das effi zienteste Lebewesen unseres Planeten: Das Fahrrad verstärkt unsere
„Eingaben“ auf eine unvergleichlich produktive Art und Weise. Kann man
dies nicht auch von einem PC, immerhin dem größten Hilfsmittel, das uns zur
Verfügung steht, erwarten?
Gehen Sie in sich und denken Sie nach, ob Ihr PC während der Planungsphase
Ihr „Fahrrad für den Geist“ ist und – entsprechend dieser Defi nition –

Ihre „Eingaben“, Fähigkeiten und Ideen verstärkt. Oder ob Sie lieber in das
„Auto für den Geist“ einsteigen und sich mit Assistentenunterstützung in Rekordzeit
durch die komplette Planungsphase klicken? Ihr Geist profi tiert davon,
wenn Sie den PC als eine Art Fahrrad verwenden. Setzen Sie den Computer
hingegen wie ein Auto ein, hat das den gegenteiligen Effekt. Es ist wesentlich
wichtiger, sich die Grundlagen der Präsentationsgestaltung anzueignen, anstatt
Slideware perfekt bedienen zu können.
Herausragende Programme zeichnet aus, dass sie den Nutzer nicht an die
Hand nehmen und zum Ziel ziehen, sondern ihm die Freiheiten lassen, um
seine eigenen Ideen einzubringen. Wollen Sie während der Planungsphase
sicherstellen, dass Ihnen Ihr Computer nicht in die Quere kommt, sollten Sie
ihn einfach ausschalten.
Ist Ihr Computer das
Fahrrad Ihres Geistes?
Kapitel 3 Analoge Planung
47

Papier, Weißwandtafel
oder ein Stock im Sand
Meine wichtigsten Helfer, auf die ich bei der Planung einer Präsentation
vertraue, sind ein Schreibblock, verschiedenfarbige Stifte und ein in Leder
gebundenes Notizbuch, respektive eine große Weißwandtafel, die mir im Büro
zur Verfügung steht. So wundervoll die Digitaltechnik auch ist – nichts hat
sich in der Praxis so bewährt wie die Nutzung von Papier und Bleistift.
Ein Großteil aller Fachkräfte und sogar Studenten erledigen die komplette
Vorbereitung einer Präsentation mithilfe von Slideware. Dabei könnten diese
Personen viel von Designern lernen. Nahezu alle Berufsdesigner, selbst junge
Media-Designer, die mit dem PC aufgewachsen sind, greifen in der Planungsphase
zu Papier und Bleistift, um ihre Ideen zu skizzieren.
Klar wurde mir das während meiner Zeit bei Apple. Ich stattete dem Senior
Director eines der Kreativ-Teams einen Besuch ab, um seine Meinung zu
einem Projekt, an dem wir gerade arbeiteten, zu erfahren. Er erklärte mir, dass
er bereits eine Menge Ideen skizziert habe und sie mir zeigen wolle. Ich erwartete
aufwändig gestaltete Folien, ein kleines Video oder zumindest Farbausdrucke
von Illustrator- und Photoshop-Dateien. Als ich aber sein Büro betrat,
fi el mir sofort auf, dass sein Mac ausgeschaltet war – später erfuhr ich, dass er
den Mac teilweise tagelang nicht einschaltete. Stattdessen zeigte er auf eine
rund fünf Meter breite Papierbahn, auf der er alle seine Ideen skizziert hatte.
Das Ganze war eine Mischung aus Zeichnungen und Texten, so dass ich sofort
an einen Comicstrip denken musste. Er begann seine Präsentation an einem
Ende der Papierbahn und führte mich an das andere Ende. Während er erzählte,
erweiterte er seine Präsentation um zusätzliche Schlagwörter und Grafi kelemente.
Nach dem Meeting rollte er die Papierbahn zusammen und gab sie mir
mit. Viele seiner Ideen habe ich in die interne Präsentation, mit der ich unser
gemeinsames Projekt vorgestellt habe, integriert.
48 ZEN oder die Kunst der Präsentation

„Haben Sie die Ideen, sind Sie nicht
zwangsläufi g auf Maschinen angewiesen.
Denn sobald Sie die Ideen haben, lassen
Sie die Maschinen für sich arbeiten …
Fast alle Ideen kann man mittels
eines Stocks in den Sand zeichnen.”
— Alan Kay
(Interview aus Electronic Learning, April 1994)
Kapitel 3 Analoge Planung
49

50
Bleistift und Papier
Ich habe viel Zeit außerhalb meines Büros verbracht
und in Cafés, Parks und Zügen wie dem japanischen
Schnellzug Shinkansen, in den ich bei Reisen nach
Tokio einsteige, gearbeitet. Und obwohl ich nahezu
immer mein MacBook Pro oder einen PC dabei habe,
nutze ich beim Anfertigen von Listen, dem Skizzieren
von Ideen und dem Festhalten von Gedanken Bleistift
und Papier. Natürlich lassen sich diese Tätigkeiten
auch mit dem Computer erledigen. Doch ich bin
– wie viele andere Personen – der Meinung, dass allein
schon das Halten des Bleistifts eine Verbindung
zwischen Hand und rechter Gehirnhälfte herstellt, so
dass es mir leichter fällt, meinen Gedanken zu folgen
und sie zu Papier zu bringen. Demgegenüber stellt
das Sitzen vor der Tastatur und das Starren auf den
Monitor eine unnatürliche Beschäftigung dar.
Weißwandtafeln
Im Büro nutze ich oft meine große Weißwandtafel,
um Ideen zu skizzieren. Das Arbeiten an der Tafel
gibt mir ein Gefühl von Freiheit, da mir sehr viel
Platz zur Verfügung steht und ich meine Ideen großfl
ächig skizzieren kann. Auch kann ich einige Schritte
zurücktreten, einen Blick auf das Ganze werfen
und überprüfen, ob und wie sich die Gedankengänge
in Folienform präsentieren lassen. Die Vorteile von
Weißwand- und Schiefertafeln liegen auf der Hand:
Konzepte und Strategien lassen sich von mehreren
Personen ausarbeiten. Während ich die wichtigsten
Punkte notiere und versuche, sie zu strukturieren
und in eine Form zu bringen, kann ich Gedanken, die
mir währenddessen durch den Kopf gehen, notieren.
Auch zeichne ich einfache Bilder, die in der Präsentation
durch Elemente wie Diagramme, Fotos und
Ähnliches ersetzt werden.
ZEN oder die Kunst der Präsentation

Der eine oder andere wird nun denken, dass dies reine Zeitverschwendung ist:
Warum Bilder erst skizzieren und dann in PowerPoint nachbauen? Die Antwort
ist einfach. Würde ich versuchen, das Grundkonzept mit PowerPoint zu realisieren,
müsste ich mehr Zeit investieren, da ich gezwungen wäre, permanent zwischen
Folien- und Gliederungsansicht umzuschalten, um das Ganze zu sehen.
Mein analoger Ansatz erlaubt es mir hingegen, meine Ideen zu skizzieren, eine
grobe Gliederung zu defi nieren und gleichzeitig darüber nachzudenken, was
ich eigentlich erreichen will, sprich, welche Aussage ich transportieren will.
Die Umsetzung dieses Entwurfs mit PowerPoint oder Keynote ist einfach. Oft
muss ich dabei gar nicht mehr auf meine Notizen blicken, da ich mir – dank
der analogen Planung, bei der ich mitdenken muss – den kompletten Ablauf
eingeprägt und die Inhalte plastisch vor Augen habe. Lediglich wenn es an die
Auswahl der Fotos geht und ich bei iStockphoto.com oder in meiner eigenen
Sammlung nach Motiven suche, greife ich auf meine Notizen zurück.
Kapitel 3 Analoge Planung
51

Post-its
Papier und Marker werden heutzutage zwar als hoffnungslos „old school“ angesehen,
nichtsdestotrotz sind sie prima geeignet, um Ideen zu skizzieren oder
die Gedanken anderer zu notieren. Als ich noch bei Apple angestellt war, setzte
ich bei Brainstormings auf die Kraft der Post-it-Klebenotizen. Ich schrieb
die Ideen auf oder meine Kollegen gingen nach vorne, um ihre Ideen zu skizzieren
und die Gedankengänge anderer zu ergänzen. Es war chaotisch, doch
das Chaos hat sich gelohnt. Am Ende des Brainstormings war die ganze Wand
voller Post-its, die ich abnahm und an die Wand meines Büros klebte. Als ich
zusammen mit anderen Strukturen und Aussehen zukünftiger Präsentationen
entwickelte, bezogen wir uns immer wieder auf die Klebezettel, die teilweise
tage- und wochenlang an den Wänden hingen. Allein schon die Tatsache, dass
die Zettel an der Wand klebten, erleichterte es uns, das ganze Bild zu sehen.
Ebenfalls einfacher war es, Überfl üssiges zu eliminieren und uns voll und ganz
auf die Kernaussage zu beschränken.
Und obwohl Sie Computer und Software, also digitale Helfer, einsetzen, um
Ihre Ideen während einer Präsentation zu visualisieren, sollten Sie niemals vergessen,
dass das Vortragen und die Kontaktaufnahme mit den Zuhörern – das
Überzeugen, Verkaufen und Informieren – in höchstem Maße analoge Tätigkeiten
sind. Es liegt also nahe, bei der Vorbereitung einer Präsentation ebenfalls
auf analoge Techniken zu vertrauen, um Inhalt, Sinn und Ziel der Präsentation
zu verdeutlichen.
52 ZEN oder die Kunst der Präsentation

Kapitel 3 Analoge Planung
53

54 ZEN oder die Kunst der Präsentation

Entspannen und das Ganze sehen
Entspannung ist nicht nur im Zusammenhang mit einem gesünderen und ausgefüllteren
Leben wichtig. Auch bei der Vorbereitung von Präsentationen ist
Innehalten angesagt, da es Ihnen hilft, klarer zu denken. Ihre Instinkte schlagen
nun Alarm und melden, dass das Business nur mit Höchstgeschwindigkeit
funktioniert. Schnell von der Idee zur Marktreife. Erster und Schnellster.
Worauf ich hier jedoch anspiele, ist die Gemütsverfassung. Sie haben viel
um die Ohren, keine Frage. Sie sind sehr beschäftigt. Doch das „Beschäftigtsein“
allein ist nicht das Problem. Natürlich hat es den Anschein, dass der
Tag viel zu kurz ist, um alle Dinge so zu erledigen, wie sie Ihrer Meinung nach
erledigt werden müssen. Wir alle haben damit zu kämpfen. Doch wie bereits
erwähnt, kann diese Einschränkung gleichzeitig eine große Motivation sein, da
sie für positiven Druck sorgt, der das kreative Denken anregen und zu neuen
Lösungsansätzen führen kann. Somit ist nicht das „Beschäftigtsein“ das Problem.
Es ist die „Geschäftigkeit“.
Die Geschäftigkeit ist das unangenehme Gefühl, das Sie haben, wenn Sie
gedrängt, abgelenkt, unkonzentriert und mit Ihren Gedanken woanders sind.
Auch in diesem Zustand erledigen Sie Ihre Arbeit. Sie wünschten aber, Sie
wären effektiver. Und Sie wissen, dass Sie das können. Dennoch gelingt es
Ihnen nicht, Ihren Geist so auszurichten, dass Sie sich voll und ganz auf eine
Aufgabe konzentrieren und agieren, anstatt zu reagieren. Sie versuchen es. Sie
holen tief Luft. Sie denken an die nächste Woche anstehende, extrem wichtige
Präsentation. Sie starten ein Slideware-Programm und machen sich an die
Arbeit. Das Telefon klingelt, doch Sie gehen nicht ran, da gleichzeitig Ihr Boss
auf dem Handy anruft und Ihnen mitteilt, dass er „die Machbarkeitsstudie
SOFORT benötigt!“ Und während Sie sich noch überlegen, wie viele Ausrufezeichen
Ihr Boss ausgesprochen hat, landen neue E-Mails im Posteingang.
Darunter eine Nachricht Ihres wichtigsten Kunden mit dem Betreff „Wichtig!
Machbarkeitsstudie benötigt!!!“. Zu allem Überfl uss steckt auch noch der
nervige Kollege den Kopf in Ihr Büro und erkundigt sich, ob „auch Sie mitbekommen
haben, dass die Machbarkeitsstudie nicht aufzufi nden ist?“ Ein ganz
normaler Arbeitstag, der zeigt, dass Entspannen unmöglich ist.
Geschäftigkeit unterdrückt Kreativität. Geschäftigkeit führt dazu, dass
lieblose PowerPoint-Präsentationen fruchtbare Diskussionen, Meetings und
Kapitel 3 Analoge Planung
55

Seminare ersetzen. Die Menschen fühlen sich gedrängt, ja sogar unter Druck
gesetzt. Aus diesem Grund klatschen sie ein paar Folien aus alten Präsentationen
zusammen und machen sich auf den Weg zur Bühne. Kommunikation
und Auditorium leiden. So ist das eben, wenn wir alle so furchtbar beschäftigt
sind. Andererseits: Wenn wir alle so beschäftigt sind, warum langweilen wir unser
Publikum dann mit niveaulosen Präsentationen? Wer etwas besser machen
will, muss seine Rastlosigkeit in den Griff bekommen und sich Zeit nehmen.
Die wirklich kreativen Köpfe sehen Dinge aus einem anderen Blickwinkel,
sie haben ihre eigenen Ansichten und Meinungen und sie stellen andere
Fragen. Doch diese speziellen Eigenschaften – und auch das gute alte Bauchgefühl
– können wir meist nur dann abrufen, wenn wir Innehalten und alle
Aspekte einer bestimmten Situation analysieren. Ganz gleich, ob Sie Ingenieur,
Mediziner oder Marketing Manager sind – während der Vorbereitung einer
Präsentation sind Sie ein „Kreativer“. Und in dieser Eigenschaft müssen Sie
sich von Computern, digitalen Denkweisen und Folien lösen und sich – falls
möglich – eine Auszeit nehmen, während der Sie allein sind.
Ein Grund dafür, dass so viele Präsentationen ineffektiv sind, ist, dass sich
die Menschen keine Zeit nehmen – oder keine Zeit haben –, um einen Schritt
zurückzutreten und durch einen Blick auf das Ganze zu erkennen, was eigentlich
wichtig ist. Sie schaffen es nicht, die Präsentation um einzigartige, kreative
oder neue Elemente zu erweitern. Und zwar nicht, weil sie uninspiriert sind,
sondern weil ihnen einfach keine Zeit zum Innehalten und Refl ektieren des
Problems bleibt. Dabei ist es bekannt, dass das Erkennen der Problematik und
die Suche nach der Kernaus sage Zeit kostet. Zeit, die man nicht zwangsläufi g
allein verbringen muss. Entscheidend ist, dass man selbst zur Ruhe kommt
und seine Gedanken auf die Aufgabe fokussieren kann.
Ich behaupte nicht, dass Sie mit ein wenig Entspannung Lösungen für alle
Probleme fi nden oder dass Sie kreativer werden. Allerdings werden Sie positiv
überrascht sein, wie gut diese Form der Einsamkeit tun kann. Für meinen Teil
kann ich nur bestätigen, dass mir das Innehalten hilft, klarer und strukturierter
zu denken und das große Ganze zu erkennen. Und Klarheit sowie das große
Ganze sind Elemente, die man in vielen Präsentationen vergeblich sucht.
Auch will ich die Einsamkeit nicht überbetonen. Wir alle wissen, dass Einsamkeit
auch negative Effekte haben kann. Allerdings dürfte kaum jemand,
der voll in seinem Beruf aufgeht, über zu viel Einsamkeit klagen. Das Gegenteil
dürfte wohl eher der Realität entsprechen.
56 ZEN oder die Kunst der Präsentation

Das Bedürfnis nach Einsamkeit
Viele glauben, dass die Einsamkeit zu den menschlichen Grundbedürfnissen zählt und
dass ein Mangel Körper und Geist negativ beeinfl ussen kann. Dr. Ester Buchholz, eine
Psychoanalytikerin und Psychologin, die 2004 im Alter von 71 Jahren verstorben ist,
hat einige Untersuchungen zum Thema Einsamkeit, die sie übrigens als „Alleinzeit“
bezeichnet hat, durchgeführt. Dr. Buchholz war der Ansicht, dass die Gesellschaft
Einsamkeit und allein verbrachte Zeit unterschätzt und der Gemeinsamkeit einen zu
hohen Stellenwert einräumt. Sie vertrat die Auffassung, dass Zeiten der Einsamkeit
wichtig sind, um unser kreatives Potenzial auszuschöpfen. „Kreative Lösungen erfordern
Alleinzeit“, so Dr. Buchholz. „Das Unterbewusstsein nutzt temporäre Einsamkeit,
um Probleme zu analysieren und Lösungen zu fi nden.“ Den zweiten Teil von
Dr. Buchholz’ Zitat lesen Sie in der unten abgebildeten Folie, die ich bei meinen
Ausführungen zum Thema Kreativität verwendet habe.
“
Andere inspirieren uns, Informationen lehren uns,
Übung verbessert uns. Doch wir benötigen Zeit,
um zu refl ektieren, die neuen Informationen ” zu
verarbeiten und die richtigen Antworten zu fi nden.
— Ester Buchholz
”
Kapitel 3 Analoge Planung
57

Um sich der Kreativität zu öffnen,
muss man in der Lage sein, die
Einsamkeit konstruktiv nutzen zu
können. Man muss die Angst vor dem
Alleinsein überwinden.
—Rollo May

Die richtigen Fragen stellen
Es heißt, Buddha hätte den Zustand der Menschheit mit einem Mann verglichen,
der von einem Pfeil getroffen wurde. Die Situation ist dringlich und
schmerzhaft. Lassen Sie uns annehmen, der Mann würde nicht nach sofortiger
medizinischer Hilfe rufen. Er würde sich mehr für den Bogen interessieren,
mit dem der Pfeil abgeschossen wurde. Er würde sich nach dem Hersteller des
Bogens erkundigen. Fragen, woher die Personen, die Pfeil und Bogen angefertigt
haben, kommen und welche Kriterien der Farbauswahl zugrunde lagen. Er
stellt belanglose Fragen und vergisst darüber das dringendste Problem.
In unserem Leben geht es oft so zu und wir sehen die Realität vor unseren
Augen nicht, weil wir zu sehr Nebensächlichkeiten wie mehr Geld hinterherhecheln.
Der Buddhist würde sagen, dass das Leben voller „Duhkha“ steckt,
dass also Leiden und Unglück allgegenwärtig sind. Wir müssen nur die Augen
öffnen, um das zu realisieren. Auf das Thema Präsentationen gemünzt, bedeutet
dies: Ein Großteil aller Präsentationen ist mit Leiden verbunden. Dieses
materialisiert sich in Form von Ineffektivität, verlorener Zeit und Unzufriedenheit,
die sowohl den Präsentierenden als auch sein Publikum umfasst.
Heutzutage diskutieren viele Berufstätige darüber, wie sich Präsentationen
und Präsentationsstil verbessern lassen. Die Situation ist auf gewisse Weise
gleichzeitig dringlich und schmerzhaft. Es ist wichtig. Dennoch dreht sich ein
Großteil der Diskussionen um die Wahl der Slideware und die besseren Techniken.
Welches Programm soll ich nutzen? Mac oder PC? Welche Animationen
und Überblendungen sind cool? Was ist die beste Fernbedienung? Fragen wie
diese sind zwar nicht gänzlich unerheblich, Diskussionen zum Thema „effektiver
Präsentieren“ sollten sie aber nicht dominieren. Denn wenn wir den Fokus
auf die Software und die Technik legen, lassen wir uns von dem ablenken,
was wichtig ist. Viele Personen vergeuden während der Vorbereitung Zeit mit
Überlegungen zu idealen Bulletformen, anstatt sich um die Entwicklung einer
Geschichte zu kümmern, die perfekt auf die Zielgruppe zugeschnitten ist.
Kapitel 3 Analoge Planung
59

Die falschen Fragen
Dadurch, dass wir uns so sehr um Techniken, Tricks und Effekte kümmern,
gleichen wir dem Mann, der von einem Pfeil getroffen wurde. Unsere Situation
ist dringlich und schmerzhaft, doch wir stellen die falschen Fragen und fokussieren
auf das relativ Unwichtige.
Zwei der relativ unwichtigen Fragen, die ich erhalte – und ich erhalte wirklich
viele – sind: „Wie viele Aufzählungszeichen soll ich pro Folie verwenden?“
und „Wie viele Folien soll ich in meine Präsentation einbauen?“ Meine Antwort?
„Das hängt von vielen Faktoren ab … wie wäre es mit null?“ Mit dieser
unpopulären Antwort gewinne ich sofort die Aufmerksamkeit der Leute. Auf
Aufzählungszeichen gehe ich im Abschnitt Foliendesign (Kapitel 6) ein. Und
die Frage nach der Anzahl der Folien darf sich gar nicht stellen. Ich habe
langweilige Präsentationen erlebt, bei denen gerade fünf Folien zum Einsatz
kamen. Und ich habe unterhaltsame Vorträge gesehen, bei denen weit über
200 Folien genutzt wurden. Die Anzahl spielt keine Rolle. Denn wenn die
Präsentation gelungen ist, wird sich hinterher kein Mensch daran erinnern
können, wie viele Folien verwendet wurden. Gut ist eben gut.
60 ZEN oder die Kunst der Präsentation

Fragen, die Sie unbedingt stellen müssen
Sie sind allein? Gut. Sie haben Bleistift und Papier? Noch besser. Sie sind
entspannt und Ihr Geist ist klar? Hervorragend! Stellen Sie sich nun vor, welche
Präsentation Sie nächsten Monat, kommende Woche oder gar morgen abhalten
möchten (möchten, nicht müssen!). Beantworten Sie dann folgende Fragen:
■ Wie viel Zeit steht mir zur Verfügung?
■ In welcher Umgebung präsentiere ich?
■ Zu welcher Tageszeit fi ndet die Präsentation statt?
■ Wie ist die Zusammensetzung des Publikums?
■ Welchen Background bringt das Publikum mit?
■ Was erwartet das Publikum von mir (uns)?
■ Warum wurde ich als Präsentierender ausgewählt?
■ Wovon möchte ich mein Publikum überzeugen?
■ Welches visuelle Medium ist unter den gegebenen
Umständen am besten geeignet?
■ Was ist der grundlegende Sinn meiner Präsentation?
■ Und worauf kommt es an?
■ Das ist die mit Abstand wichtigste Frage, die bei der kompletten
Vorbereitung im Mittelpunkt stehen sollte:
Was ist meine wichtigste Aussage?
Oder anders ausgedrückt: Könnte sich das Publikum nur an ein einziges Detail
Ihrer Präsentation erinnern, welches müsste es sein?
Kapitel 3 Analoge Planung
61

Zwei Fragen: Worum geht’s?
Und warum ist es wichtig?
Die meisten Präsentationen, die ich besuche, laufen unter folgenden Bedingungen
ab: Ein Spezialist auf seinem Gebiet erklärt – meist mit Unterstützung
durch Power Point – einem Business-Publikum, das mit dem Fachgebiet nicht
so vertraut ist, etwas Bestimmtes. Beispielsweise könnte ein Experte in Sachen
Biokraftstoff den Mitgliedern einer Handelskammer die grundlegenden
Informationen näherbringen und ihnen erklären, wo die Vorteile liegen. Kürzlich
war ich exakt bei so einer Präsentation als Gast anwesend. Nachdem die
Stunde vorüber war, erkannte ich, dass ich soeben Zeuge eines Wunders geworden
war. Ich hatte es bis zu diesem Zeitpunkt nicht für möglich gehalten,
dass ich eine Stunde lang einem in meiner Muttersprache gehaltenen Vortrag
lauschen könnte, ohne auch nur ein einziges Wort zu verstehen.
Zu „verdanken“ war dieser Umstand aber nicht PowerPoint oder schlecht
gemachten Folien. Nein, schuld war der Präsentierende, der die Zuschauer mit
seinem Fachchinesisch an den Rand der Verzweifl ung trieb. Er hatte vergessen,
sich zu fragen: Was ist mein Standpunkt? Und warum ist es wichtig?
Keine Frage, für den Präsentierenden ist es nicht einfach, die Kernaussage
so zu formulieren, dass alle Zuhörer verstehen, was wichtig ist. Warum das
so wichtig ist? Hier geraten viele ins Stocken. Denn da der Präsentierende so
sehr mit der Thematik vertraut ist, erscheint ihm die Frage nach der Wichtigkeit
trivial. Ein Großteil seines Publikums wartet hingegen darauf, endlich zu
erfahren, warum es sich mit dem Thema ernsthaft beschäftigen soll.
Der Präsentierende muss überzeugend wirken, emotional sein, Einfühlungsvermögen
an den Tag legen und schlüssig argumentieren. Einfühlungsvermögen
bezieht sich in diesem Fall auf die Fähigkeit, zu erkennen, dass ein Teil
des Publikums das – in seinen Augen so Offensichtliche – nicht erkennt und
sich ein anderer Teil der grundlegenden Problematik zwar bewusst ist, jedoch
keinen Anlass fi ndet, sich damit ernsthaft auseinanderzusetzen. Erfahrene
62 ZEN oder die Kunst der Präsentation

Präsentatoren versuchen, sich während der Vorbereitungsphase in die Rolle
ihrer Zuhörer zu versetzen.
Doch zurück zur langweiligsten Stunde der letzten Jahre. Der unheimlich
intelligente, auf seinem Fachgebiet herausragende Präsentierende hat die Aufmerksamkeit
des Publikums bereits vor dem ersten Satz verloren: Die Folien
sahen aus, als wären sie bereits bei einer fi rmeninternen Präsentation zum
Einsatz gekommen, bei der das Publikum aus Personen bestand, die detailliert
mit der Thematik vertraut sind. Damit hat er die entscheidende Frage: „Warum
ist es wichtig?“ ignoriert. Auch hat er während der Vorbereitung vergessen,
sich Gedanken über seine Zuhörer zu machen. Zwei unverzeihliche Fehler.
Kapitel 3 Analoge Planung
63

Dakara Nani? (Na und?)
Ich stelle mir oft die Fragen „dakara nani?“ und „sore de …“; frei übersetzt:
„Na und?“ und „Sie wollen auf … hinaus?“. Meist stelle ich diese Fragen während
der Vorbereitung einer Präsentation oder wenn ich anderen Personen bei
ihren Vorarbeiten helfe. Auch Sie sollten sich während der Vorbereitungsphase
in die Rolle des Publikums versetzen und sich fragen: „Na und?“ Seien Sie
hart und stellen Sie sich während der Planung die richtigen Fragen. Überlegen
Sie, ob Ihre Argumente relevant sind. Sind Ihre Aussagen von allgemeingültiger
Bedeutung oder sind sie nur für Sie – und eine Handvoll anderer Personen –
von Interesse? Mit Sicherheit waren Sie selbst schon einmal unter den Zuhörern
und haben sich gefragt, warum der Präsentierende von Dingen spricht, die
in keinem Zusammenhang mit der Thematik stehen. Können Sie Ihre eigene
Frage nicht beantworten, sollten Sie dieses Argument schleunigst verwerfen.
Bestehen Sie den „Fahrstuhltest?“
Kommen Sie mit „dakara nani“ nicht zum Erfolg, sollten Sie die Deutlichkeit
Ihrer Kernaussage mit dem Fahrstuhltest prüfen. Diese Übung erfordert es,
dass Sie Ihre Kernaussage in 30 bis 45 Sekunden „an den Mann bringen“.
Stellen Sie sich diese Situation vor: Sie müssen eine neue Idee dem Marketingvorstand
Ihrer Firma, einem weltweit führenden Technologieunternehmen,
präsentieren. Die Zeit drängt, das Budget ist nicht groß. Dennoch haben
Sie die große Chance, den Vorstand von Ihrer Idee zu überzeugen. Kaum im
Vorstandssekretariat angekommen, kommt der Marketingvorstand aus seinem
Büro und sagt, dass er einen dringenden Termin habe und ob es Ihnen etwas
ausmache, ihm die Idee auf dem Weg in die Tiefgarage zu „präsentieren“.
Wären Sie in der Lage, Ihre Idee während der 30 Sekunden langen Fahrt im
Aufzug zu verkaufen? Klar, diese Situation ist fi ktiv. Undenkbar ist sie aber
nicht. Auch ist es möglich, dass Sie kurz vor Beginn Ihrer Präsentation darauf
hingewiesen werden, dass die zur Verfügung stehende Zeit halbiert wurde.
Würden Sie das hinkriegen? Probieren Sie es einfach aus, da diese Übung
Ihnen hilft, Ihre Aussagen zu präzisieren und Ihre Präsentation zu schärfen.
64 ZEN oder die Kunst der Präsentation

Bestehen Sie den Fahrstuhltest?
Kapitel 3 Analoge Planung
65

Handzettel verschaffen Freiraum
Haben Sie vor, nach der Präsentation Handzettel an das Publikum auszugeben,
könnte Sie während der Planungsphase das Gefühl beschleichen, dass
Sie nicht verpfl ichtet sind, alle Aspekte des Themas im Rahmen Ihres Vortrags
zu behandeln. Die Gestaltung eines optimalen Dokuments – in dem so viele
Detailinformationen stecken, wie Ihrer Meinung nach wichtig sind – ermöglicht
es Ihnen, sich ganz genau zu überlegen, welche Informationen für die Zuhörer
von größtem Interesse sind. Auch führt das Verfassen eines einwandfreien Dokuments
dazu, dass Sie sich keine Gedanken über das Weglassen von Tabellen,
Diagrammen und ähnlichen Elementen machen müssen. Niemand kann alle
Aspekte in seinem Vortrag abhandeln. Dennoch stopfen viele Personen die
Folien voll, bloß um zu zeigen, dass sie mit dem Thema bestens vertraut sind.
Auch hat es sich eingebürgert, die vollgeschriebenen Folien auszudrucken und
als Handzettel zu verteilen. Ein sehr großer Fehler, wie die Beispiele in diesem
Buch zeigen. Sinnvoller ist es, ein stringentes Dokument zu gestalten, es
dem Publikum nach dem Vortrag zu überreichen und die Präsentation bewusst
einfach zu halten. Tun Sie mir einen Gefallen und verteilen Sie niemals die
ausgedruckten Folien als Handzettel. Warum? David Rose, ein Experte auf dem
Gebiet der Präsentationen kennt die Antwort:
“Geben Sie niemals Kopien Ihrer Folien an das Publikum aus. Weder
nach – und schon gar nicht vor der Präsentation! Dies würde das
Ende bedeuten. Der Defi nition zufolge stellen Folien nichts weiter als
Hilfsmittel dar, die den mündlichen Vortrag begleitend unterstützen.
Und wer hält den Vortrag? SIE! Ohne Ihre mündlichen Erläuterungen
ist der Informationsgehalt gering. Zudem werden die Zuhörer in Versuchung
geführt, durch die Handzettel zu blättern, was ebenfalls ein KO-
Kriterium ist. Stellen Sie sich folgende Frage: Sind Ihre Folien so gut,
dass sie das Thema perfekt vermitteln? Ja? Schön für Sie, doch warum
stehen Sie dann immer noch vorne herum?
66 ZEN oder die Kunst der Präsentation
—David Rose

Der Präsentationsdreisatz
Ausgehend von der Prämisse, dass eine Präsentation
aus drei Komponenten besteht – Folien,
Notizen und Handzettel – liegt der Gedanke
nahe, dass die Folien nicht zu viele Informationen
enthalten sollten. Stattdessen lagern Sie
die „nicht ganz so wichtigen“ Informationen
in Ihre Notizen aus oder integrieren Sie in die
Handzettel. Und obwohl diese Regel weder neu
noch weltbewegend ist, wird sie von unzähligen
Präsentatoren ignoriert. Sie füllen jede Folie bis
zum Bersten, drucken die Folien aus und verteilen
sie als Handzettel. Diese vier Folien habe ich
übrigens während einer Präsentation zu diesem
Thema verwendet, um diese Problematik zu
visualisieren.
Kapitel 3 Analoge Planung
67

Sie gestalten ein Dokument, keine Dokument
gewordene Folienpräsentation
Folien sind Folien. Dokumente sind Dokumente.
Versuche, beide Elemente zu kombinieren,
resultieren in einem Mischmasch, den
ich scherzhaft als „Folienument“ bezeichne.
Der Grund dafür, dass solche „Folienumente“
oft anzutreffen sind, ist die Zeit. Wer
Stunden in die Vorbereitung einer Präsentation
investiert, hat meist keine Zeit mehr,
um auch noch ein ansehnliches Dokument
zu verfassen. Um also zwei Fliegen mit einer
Klappe zu schlagen – oder wie wir in Japan
zu sagen pfl egen: iiseki ni cho – wird aus Folien
per Copy&Paste ein Dokument. Die Intention ist zwar ehrenwert, das Ergebnis
in höchstem Maße ernüchternd.
Folien, die bei Präsentation zum Einsatz kommen, müssen Ihre mündlich vorgetragenen
Argumente auf visuelle Art und Weise unterstützen und Ihre Aussagen
verstärken. Die stärkste Waffe in der Argumentationskette ist das gesprochene
Wort. Die von Ihnen angefertigten Handzettel folgen anderen Regeln. Denn da der
Leser die im Handzettel zu Papier gebrachten Argumente ohne weitere Ausführungen
und Erklärungen verstehen und akzeptieren muss, ist ein gänzlich anderer
Ansatz zu verfolgen als bei der Präsentation. Oftmals ist es sogar nötig, bei den im
Handzettel aufgeführten Informationen sehr ins Detail zu gehen. Menschen können
schließlich wesentlich schneller lesen als zuhören. Oftmals basieren Präsentationen
auf einem vom Präsentierenden verfassten Buch oder Artikel. In solchen Fällen ist
klar, dass als „Handzettel“ das Buch bzw. Kopien des Artikels verteilt werden, so
dass sich alle Interessierten tiefer in die Thematik einlesen können.
Fördern Tagungen die Verbreitung von Folienumenten?
Wie schon an anderer Stelle erwähnt, zeigen Tagungen, wie sehr die Welt von
PowerPoint dominiert wird: Präsentationen müssen einem Muster folgen und weit
vor Tagungsbeginn dem Organisator vorgelegt werden. Diese Präsentationen werden
ausgedruckt und gebunden – oder auf eine DVD gebrannt – und den Teilnehmern
ausgehändigt. Die Organisatoren scheinen also wirklich der Meinung zu sein,
dass sich die Foliensammlungen sowohl zur Unterstützung des Präsentierenden als
auch als Handzettel eignen. Wie wir alle wissen, ein Irrglaube, der dazu führt, dass
sich Vortragende die Frage stellen müssen, ob sie die Folien so designen, wie es
68 ZEN oder die Kunst der Präsentation

sich für eine Präsentation gehört oder ob sie bereits beim Foliendesign auf die Verwendung
als Handzettel achten. Der goldene Mittelweg führt hier in die Irre. Die
Folge: mittelmäßige Präsentationen, da die Folien bewusst schlicht gehalten sind.
Und mittelprächtige Dokumentation, da die Seiten nicht sonderlich gut gelayoutet
sind. Kurz: ein typisches Beispiel für ein „Folienument“.
„Folienumente“ sind ineffektiv, kontraproduktiv und hässlich. Dazu passt der
bekannte Spruch „Everybodies Darling is Everybodies Depp“. Und das ist schade,
da der Präsentierende es gut gemeint hat. Allerdings hat er vergessen, dass die
Präsentationsprogramme PowerPoint und Keynote nicht zum Gestalten aufwändiger
Dokumente geeignet sind. Solche Tätigkeiten erledigt man idealerweise mit
einer Textverarbeitung. Als ob Sie das nicht wüssten ...
Ein Geheimnis ist, warum die Organisatoren nicht verlangen, dass die Redner
ein Dokument einsenden, in dem die wichtigsten
Punkte ihres Vortrags detailliert dargelegt sind.
Eine klar strukturierte, ansehnlich gelayoutete
und um ein Quellen- oder Literaturverzeichnis
erweiterte Word- oder PDF-Datei wäre um ein
Vielfaches sinnvoller. Glauben die Organisatoren
allen Ernstes, dass ich seitenlange PowerPoint-
Präsentationen „lesen“ will? Oder dass ich Lust
habe, mehrere Monate alte Ausdrucke von
PowerPoint-Präsentation hervorzukramen und
zu versuchen, einen Sinn in den Diagrammen zu
erkennen? Demgegenüber macht es immer Spaß,
sich in gut geschriebene Texte zu vertiefen, um sein Wissen aufzufrischen.
Um sich von der Masse der Präsentierenden abzuheben und bleibenden Eindruck
zu hinterlassen, sollten Sie so vorgehen: Gestalten Sie eine einfache, von
passenden Multimedia-Elementen unterstützte Präsentation. Verfassen Sie ein
gut geschriebenes, perfekt ausformuliertes und ins Detail gehendes Dokument als
Handzettel. Mit dieser Kombination machen Sie auf sich aufmerksam. Zwar müssen
Sie deutlich mehr Zeit aufwenden, doch der Erfolg wird Ihnen Recht geben.
Und schlussendlich kommt es nur darauf an.
Kapitel 3 Analoge Planung
69

Folienumenten vorbeugen
Die links unten abgebildete Folie zeigt die Häufi gkeit von Fettleibigkeit in 30 Ländern.
Dabei kommen zwei Präsentationsformen zum Einsatz: Tabelle und Diagramm.
Beide Elemente wurden mit Excel gestaltet und in PowerPoint importiert.
Diese Vorgehensweise ist völlig normal; nahezu alle Personen übernehmen mit
Word oder Excel erstellte Elemente in ihre PowerPoint-Präsentationen.
Dabei ist es für eine Präsentation nicht zwingend nötig alle Datensätze zu übernehmen.
Sind alle Daten wichtig, etwa um Trends und Zusammenhänge zu visualisieren,
sollten Sie diese Details in die Handzettel auslagern und sie den Zuhörern
bereitstellen. Die Darstellung solcher Zahlenkolonnen per Folie ist problematisch,
da nur wenig Platz zur Verfügung steht.
Besser ist es, so wie in der rechten Folie gezeigt, die wichtigsten Datensätze zu
präsentieren, sodass das Publikum auf einem Blick erkennt, worauf Sie hinauswollen,
und ansonsten auf die Handzettel zu verweisen. So ist sichergestellt, dass Sie
die ungeteilte Aufmerksamkeit des Publikums besitzen und Sie die Zuhörer gleichzeitig
mit allen Details versorgt haben.
Anstatt Ihre Zuhörer mit Detailinformationen
zu bombardieren, sollten Sie alle nicht zwingend
nötigen Details aus Ihren Folien verbannen. Im
Handzettel können Sie dann Ihrer Leidenschaft
für Tabellen, Diagramme und Statistiken frönen.
So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe:
Die Präsentation geht auf den Punkt; weiterführende
Informationen fi nden alle Interessierten
im Handzettel.
70 ZEN oder die Kunst der Präsentation

Der Vorteil guter Planung
Sind Sie gut vorbereitet und in der Lage, Ihre Aussagen zu schärfen – und den
Fahrstuhltest zu bestehen –, können Sie die Kernaussage unter allen Rahmenbedingungen
kommunizieren. Jim, einer meiner Bekannten aus Singapur,
schickte mir diese E-Mail, in der er beschreibt, wie wertvoll gute Planung ist.
Lieber Garr … wir haben einen neuen Interessenten und versuchten
schon lange, einen Termin zu erhalten. Endlich hatte der Typ Zeit.
Ich weiß, dass seine Aufmerksamkeitsspanne kurz ist. Deswegen
habe ich einen simplen Ansatz gewählt und mich durch Inhalte,
Kernaussage und Grafi ken gequält. In seinem Büro angekommen,
unterhielten wir uns ganz locker, so wie das vor Meetings üblich ist.
Allerdings bewegte sich unser Gespräch immer mehr in Richtung
des eigentlichen Themas, das wir sukzessive vertieften. Dann blickte
er auf die Uhr und bedankte sich für den Besuch. Als wir das Büro
verließen, meinte mein Begleiter, dass wir unsere Notebooks nicht
eingeschaltet und den Interessenten dennoch überzeugt hätten.
Zunächst fragte ich mich, warum ich so viel Zeit in eine Präsentation
investiert hatte, die er nicht zu Gesicht bekommen hat? Doch schon
bald ging mir ein Licht auf. In der Vorbereitungsphase geht’s in erster
Linie um das Ordnen der Gedanken und die Entwicklung einer Geschichte,
die das zu präsentierende Thema transportiert. Und da ich
mich im Vorfeld recht tief in die Thematik eingearbeitet hatte, fi el es
mir sehr leicht, meine Argumente mündlich vorzutragen. Selbst die
Grafi ken, die ebenfalls auf dem Notebook schlummerten und deren
Gestaltung auch viel Zeit gekostet hatte, halfen mir beim Gespräch
mit dem Interessenten.
Jims Gedankengang ist sehr interessant. Bereitet man sich gut vor, stellt die
Vorbereitungsphase eine große Hilfe dar, um sich noch besser mit einem
Thema vertraut zu machen. Auch führt eine optimale Vorbereitung dazu, dass
man auf alle Eventualitäten reagieren kann. Geht der Projektor fünf Minuten
vor Ihrer Präsentation kaputt? Kein Problem, Sie tragen aus dem Stegreif vor.
Kapitel 3 Analoge Planung
71

Fällt Ihrem Kunden ein, dass er keine Lust auf PowerPoint-Folien hat, setzen
Sie sich an den Tisch und legen ihm Ihre Ideen mündlich dar.
In der Planungsphase kommt es darauf an, dass Ihr Geist klar ist, Sie sich
auf das Thema fokussieren und sich nicht ablenken lassen. Ich stehe sehr auf
Technologie und bin auch der Meinung, dass Slideware in vielen Situationen
eine große Hilfe darstellt. Doch in der Planungsphase vertraue ich auf „analoge
Techniken“: Papier und Bleistift, Weißwandtafel, ein Notizbuch, in dem
ich während der Fahrt ins Büro meine Ideen skizziere. Erlaubt ist, was für Sie
funktioniert. Peter Drucker bringt es auf den Punkt: „Der Computer ist ein
Idiot.“ Nur Sie, Ihre Ideen und Ihr Publikum zählen. Ignorieren Sie den PC in
der frühen Planungsphase, also genau dann, wenn Kreativität gefragt ist. Ich
für meinen Teil weiß, dass ich dann die besten Ideen habe und am klarsten
denken kann, wenn meine Computer nicht in der Nähe sind.
Der Sinn, der dahintersteckt, ist klar: Entspannung, Ruhe und die Nutzung
„analoger Techniken“ helfen, die Kernaussage während der Vorbereitungsphase
zu identifi zieren, zu präzisieren und zu transportieren. Mit der Kernaussage
steht und fällt jede Präsentation. Wie schon erwähnt, sollten Sie sich Folgendes
überlegen: Wenn sich Ihre Zuhörer nur ein Detail merken könnten. Welche
Aussage sollte das sein? Und warum?
Je besser Sie Ihre Ideen und die Kernaussage in Gedanken ausformulieren
und sie dann auf Papier festhalten, desto einfacher wird es Ihnen fallen,
Folien und Multimedia-Elemente, die Sie bei der Präsentation Ihrer Ideen
unterstützen sollen, zu designen und zu organisieren.
72 ZEN oder die Kunst der Präsentation

Auf einen Blick
■ Bremsen Sie sich. Gönnen Sie Ihrem Geist Ruhe, um Probleme und Ziele
klarer vor Augen zu haben.
■ Verbringen Sie ein wenig Zeit allein, um das große Ganze zu sehen.
■ Fahren Sie den Rechner herunter, um Ihre Sinne für das Wesentliche zu
schärfen.
■ Skizzieren Sie Ihre Ideen mittels Papier und Bleistift – oder auf eine Tafel.
■ Die zwei wichtigsten Fragen, die Sie sich immer wieder stellen müssen:
Was ist die Kernaussage? Warum ist etwas wichtig?
■ Könnte sich Ihr Publikum nur an ein einziges Detail erinnern, für was würden
Sie sich entscheiden?
■ Die Gestaltung aufwändiger Handzettel sorgt dafür, dass Sie nicht jedes
kleine Detail in die Folien quetschen müssen.
Kapitel 3 Analoge Planung
73