Guide Beratung 2013 - BME

Weitere Magazine

Empfehlungen

Info

WERTBEITRAG EINKAUF 14 Customer- und Supplier Self Service-Systeme – Geteilte Arbeit ist halbe Arbeit – Signifikante Senkung des Administrationsaufwands im Einkauf durch die Einführung von Customer- und Supplier Self Service-Systemen. Steigende Anforderungen an die Effizienz Mit der kontinuierlich steigenden Wertschätzung, der sich der Einkauf insbesondere in den letzten Jahren hat erfreuen dürfen, ist auch die Arbeitsbelastung im Einkauf quantitativ wie auch qualitativ vielerorts kontinuierlich gestiegen. Da wachsender Ergebniserwartung und zunehmender Arbeitskomplexität häufig konstante Ressourcen gegenüberstehen, gehört die intelligente Steuerung des Ressourceneinsatzes als Grundvoraussetzung für die Effizienzverbesserung zu den wichtigsten Aufgaben des modernen Einkaufsmanagements. Reduktion des administrativen Aufwandes Trotz der Nutzung moderner ERP-Systeme beträgt der Anteil rein administrativer und damit nicht direkt wertschöpfender Tätigkeiten an der Arbeit des Einkaufs oft immer noch 25-30% der Gesamtarbeitszeit. Hierbei handelt es sich um Tätigkeiten, die im weitesten Sinne Daten- und Dokumentensichtung, -erfassung, -verwaltung und –bereitstellung beinhalten. Klassische Einkaufsoptimierung Der Werkzeugkasten der klassischen Einkaufsoptimierung zur Effizienzverbesserung lässt sich grob in die drei Blöcke: • Organisations- und Regeloptimierung • Ablauf- und Datenstandardisierung • Automatisierungstechnologien unterteilen. Im Fokus standen in den letzten Jahren insbesondere die Erweiterung der Nutzung moderner Technologien durch den Einkauf und die hierdurch erwartete Effizienzsteigerung, beispielsweise Online-Ausschreibungen oder -Auktionen, elektronische Katalogsysteme etc. Diese Werkzeuge sind im Hinblick auf ihre Verbreitung und auch den technischen Reifegrad seit einigen Jahren weitgehend ausgereizt. Ihre Einführung hat jedoch nicht in allen Fällen zu den erhofften Erfolgen, sondern aufgrund gestiegener Prozeßkomplexität teilweise sogar zu einer Ablaufverlangsamung und einer Zunahme von Arbeitsfehlern geführt. Wer beispielsweise im ERP-System bereits angelegte Ausschreibungen noch einmal manuell in einem Online-Portal anlegt und elektronisch erhaltene Angebote weiterhin ausdruckt, verteilt und dann ablegt, erfährt hierdurch keine Arbeitserleichterung. BMEnet Guide 2013 Beratung für Einkauf und Logistik Eine wesentliche Ursache dessen liegt darin, daß elektronische Einkaufswerkzeuge aufgrund ihres vermeintlichen quick win-Potentials auch heute noch häufig isoliert eingeführt werden, ohne daß die umgebenden Prozeßschritte, die anderen Prozeßbeteiligten und die Informationsflüsse betrachtet werden. Informationsmanagement im Einkauf Um aus der Nutzung der einkaufsintern neu eingeführten Werkzeuge nun die erwarteten Vorteile ziehen zu können, müssen zunächst die Schnittstellen zwischen Einkauf, Kunden und Lieferanten und die Kommunikationsvorgänge analysiert werden. Hier stellt sich in der Regel heraus, daß es sich bei mehr als 90% der Vorgänge um Standardkommunikation (z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen etc.) handelt, deren Struktur in der Regel gut vereinheitlichbar und damit problemlos in IT-Systemen abbildbar ist. Auch die inhaltliche Prüfung dieser Standarddokumente erfolgt in der Regel schematisch (Beispiel Auftragsbestätigung: Menge, Liefertermin und Preis werden mit Bestelldaten verglichen) und kann daher durch ein in einem IT- System hinterlegtes Regelwerk geleistet werden. Nur im Abweichungsfall ist eine inhaltliche Prüfung erforderlich, dies betrifft üblicherweise unter 5% der Vorgänge. Damit kann der Administrationsaufwand im Einkauf durch geeignete Prozeßgestaltung theoretisch um über 80% gesenkt werden. Self Service-Systeme im Einkauf Hierzu stellt der Einkauf sowohl den internen Kunden als auch den Lieferanten passende Selbstbedienungssysteme, in der Regel internetbasierte Portale, für den Austausch standardisierter Daten in beiden Richtungen bereit. Die Konzeption solcher Systeme folgt folgenden vier grundlegenden Prinzipien: 1. Alle Daten werden dort erfaßt, wo sie anfallen. Konsistenzprüfungen unterbinden Fehleingaben. 2. Alle Daten werden automatisch weiterverarbeitet, sofern keine „Ausnahmeregel” verletzt wird (z.B. Termin- oder Preisabweichung). 3. Nur die Daten, die einer inhaltlichen Prüfung bedürfen, sind für den Bearbeiter überhaupt sichtbar. 4. Alle Daten werden von demjenigen abgerufen, der sie benötigt. Aus einem einheitlichen Datenbestand.
Customer Self Service Kundenportale bieten insbesondere denjenigen internen Kunden, die sich nicht versiert im ERP-System bewegen, die wichtigsten beschaffungsrelevanten Informationen und Aktionen auf einen Blick, z.B.: • Statusübersichten Einkaufsvorgänge • Elektronische Belegfreigabe • Lieferantenbewertung • Reklamations-/Mängelmeldung • Einblick in (elektron.) Einkaufsakten. Akzeptanzschaffend wirken hier in der Regel die hohe Vorgangstransparenz und der sofortige Zugriff auf alle relevanten Informationen ohne Wartezeiten. Supplier Self Service Lieferantenportale dienen schwerpunktmäßig der vorgelagerten Datenerfassung, z.B.: • Auftragsbestätigungen, Lieferavise • Leistungs- und Stundenerfassung • Stammdatenänderungen, aber auch dem elektronischen Dokumentenaustausch und dem Einblick in Qualitätsstatistiken und Benchmarks. Akzeptanzschaffend wirkt hier in der Regel die kundenseitig deutlich beschleunigte Weiterverarbeitung und die so mögliche schnellere bzw. automatisierte Zahlung. Eine Schnittstelle zum ERP-System des Lieferanten, die sich allerdings nur für den Fall enger und langfristiger Lieferbeziehungen lohnt, kann auf Lieferantenseite zusätzlichen Mehrwert schaffen. Fazit Eine Senkung des Administrationsaufwandes um mehr als 50% ist ein durch intelligentes Prozeßdesign auch unter Berücksichtigung des Systembetreuungsaufwandes in der Praxis realistisch erreichbarer Wert. Dies ermöglicht nicht nur einen effizienteren Ressourceneinsatz sondern kann durch die Aufwertung der Einkaufstätigkeit und die Verbesserung des Servicegrades des Einkaufs auch zu einer Steigerung der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter beitragen. Marc Klinger Hüttenwerke Krupp Mannesmann GmbH Ehinger Str. 200 47259 Duisburg Tel.: + 49 (0) 203 999-2623 mk@hkm.de http://hkm.de BMEnet Guide 2013 Beratung für Einkauf und Logistik 15 WERTBEITRAG EINKAUF
Seite 1: BMEnet Guide 2013 Beratung für Ein
Seite 5: Sehr geehrte Damen und Herren, der
Seite 9 und 10: Inhalt Redaktioneller Teil Vorvort
Seite 11 und 12: Stammdatenmanagement in Einkauf und
Seite 13: Die Erfassung des Wertbeitrags beim
Seite 18 und 19: WERTBEITRAG EINKAUF 16 Der vernetzt
Seite 20 und 21: AUSWAHL BERATER 18 Probleme in der
Seite 22 und 23: NACHHALTIGKEIT 20 Nachhaltigkeit in
Seite 24 und 25: 22 Leistungsüberblick Auftragsmana
Seite 26 und 27: 24 GEM SupplyServices GmbH h&z Unte
Seite 28 und 29: PROFILE 26 amc Group KATEGORIEN Bes
Seite 30 und 31: PROFILE 28 BME Akademie GmbH KATEGO
Seite 32: PROFILE 30 KATEGORIEN Balanced Scor
Seite 35 und 36: sollen und welcher Güter fluss zug
Seite 37 und 38: Expense Reduction Analysts KATEGORI
Seite 39 und 40: Wir machen Einkauf einfach Einkaufs
Seite 41 und 42: Internal Business Partner Relations
Seite 43 und 44: Strategische Beschaffung steigert U
Seite 45 und 46: Einkauf, Einkaufsorganisation, Eink
Seite 47 und 48: Logistikdienstleistungen einkaufen
Seite 49 und 50: Reschke-Group Rent your Efficiency

Guide Beratung 2013 - BME

Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.

Template löschen?

Als Template speichern?