Interkommunale Vergleichsringe als Einstieg in die ...

Landkreisnachrichten 41. Jahrgang
Interkommunale Vergleichsringe als Einstieg
in die Organisationsentwicklung
Die Landkreise in Baden-Württemberg
haben seit 1999 insgesamt 10 interkommunale
Vergleichsringe gebildet.
Der Landkreis Karlsruhe hat sich entschieden,
im Rahmen des seit einigen
Jahren laufenden Prozesses der Verwaltungsmodernisierung
an 9 dieser
Vergleichsringe teilzunehmen. Sie
werden durch die KGSt betreut und
moderiert. Ziel der Vergleichsringarbeit
ist es, gemeinsam Kennzahlen für
Verwaltungsleistungen aus verschiedenen
Bereichen zu entwickeln und
diese für alle nutzbar zu machen.
Dabei stehen gegenseitiges Voneinanderlernen
und der „Wettbewerb“ um
die besten Lösungen im Vordergrund.
Wichtig ist, dass sich die Vergleiche
nicht auf reine Kosten- und Wirtschaftlichkeitsvergleiche
beschränken, sondern
auch die Erfüllung des gesetzlichen
Leistungsauftrages, die Mitarbeiterzufriedenheit
und die Kundenzufriedenheit
einbeziehen. Außerdem
ist die Vergleichsringarbeit auf einen
längeren Zeitraum angelegt. Die Ergebnisse
bilden somit einen wichtigen
Baustein für die hausinterne Organisationsentwicklung,
da sie aufgrund realer
Vergleiche mit anderen Landkreisen
in Baden-Württemberg Informationen
über Stärken und Schwächen einzelner
Bereiche geben können. Ihre Aufarbeitung
kann zu gezielten Arbeitsaufträgen
und Projekten führen.
Die Aufarbeitung der
Vergleichsringergebnisse
Während die landesweite Arbeitsweise
der einzelnen Vergleichsringe aus unserer
Sicht mehr oder minder vorgegeben
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Erfahrungen an einem ersten Durchgang im Landkreis Karlsruhe
Von Dieter Eckert und Lothar Laier, Karlsruhe
war, hat der Landkreis Karlsruhe intern
versucht, für die Aufarbeitung und Umsetzung
der Ergebnisse ein Modell zu finden,
das folgenden Anforderungen gerecht
wird:
● Möglichst weitgehende Nutzung vorhandener
Strukturen
● Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter
● Konzentration auf die wesentlichen
Ergebnisse.
Als bewährte Struktur standen die mit
Einführung der neuen Steuerungsinstrumente
1996 in den einzelnen Fachämtern
bzw. fachübergreifend gebildeten
Projektgruppen zur Verfügung. Diese
Projektgruppen hatten und haben für
die Landkreisverwaltung zentrale Bedeutung
bei der Einführung neuer Steuerungsinstrumente.
Sie ermöglichen es
den Kolleginnen und Kollegen aus den
betreffenden Bereichen einerseits ihre
fachlichen Kenntnisse einzubringen, andererseits
kommt eine Rückkoppelung in
die Ämter zustande, die die Akzeptanz
der Projekte im Haus zu verbessern hilft.
Die in diesem Zusammenhang gebildete
Projektgruppe „Organisationsentwicklung“
unter Leitung des Ersten Landesbeamten
wurde bei der Aufarbeitung der
Ergebnisse der Vergleichsringarbeit federführend.
Mitglieder sind der Fachbeamte
für das Finanzwesen, der Leiter des
Haupt- und Personalamtes, 3 weitere
Amtsleiter, der Vorsitzende des Personalrates
sowie 5 weitere Mitglieder aus
verschiedenen Aufgabenbereichen des
Landratsamts. Diese Zusammensetzung
soll auch die Aufgabenvielfalt unserer
Behörde widerspiegeln.
Für jeden Vergleichsring wurde im beteiligten
Fachamt ein Mitarbeiter als
Fachbeauftragter berufen. Er vertritt den
Landkreis im jeweiligen landesweiten
Vergleichsring und begleitet die Erhebung
der Vergleichsringdaten im eigenen
Hause. Nach Eingang der vollständigen
Ergebnisse und Kennzahlen aus dem
Vergleichsring trägt er diese in der Projektgruppe
vor. Gemeinsam werden die
Stärken und Schwächen des Landkreises
im jeweiligen Aufgabengebiet herausgearbeitet.
Es wird festgehalten, in welchen
Teilbereichen ein Handlungsbedarf besteht.
Dabei ist vereinbart, die hausinterne
Vergleichsarbeit jeweils am nächstbesseren
Wert vergleichbarer Landkreise
zu orientieren. Aus diesem Handlungsbedarf
werden in einem nächsten Schritt
Die Vergleichsring-Themen
der baden-württembergischen
Landkreise
● Amtsärztlicher Dienst
(14 Landkreise) *
● Bauordnungsrecht
(12 Landkreise) *
● Bußgeldstellen
(10 Landkreise) *
● Führerscheinwesen KA
(14 Landkreise) *
● Jugendhilfe
(9 Landkreise) *
● Kfz-Zulassung
(19 Landkreise) *
● Personalwesen
(23 Landkreise) *
● Sozialhilfe
(19 Landkreise) *
● Umwelt
(11 Landkreise)
* hier beteiligt sich der Landkreis Karlsruhe

Ziele abgeleitet, die vom Fachamt innerhalb
einer festgelegten Zeit zu erreichen
sind.
Die Beratung und Begleitung des Fachamtes
bei der Umsetzung der jeweiligen
Optimierungsvorschläge wird künftig
dem bei der Kämmerei neu geschaffenen
Sachgebiet „Organisationsentwicklung“
obliegen. Es wird mit einem Betriebsorganisator
besetzt. Die Personalkosten
für diese Stelle werden durch entsprechende
Kürzungen bei den Personalbudgets
der Fachbereiche bereitgestellt.
Wie geht der
Landkreis Karlsruhe mit den
Vergleichsringergebnissen um?
Die Einführung einer Organisationsentwicklung
sowie die gezielte Durchführung
von Organisationsuntersuchungen
im Hause waren bereits mehrfach
Thema in den Kreisgremien. Deshalb
wurden die Ergebnisse der Vergleichsringarbeit
im Verwaltungsausschuss, im
Jugendhilfe- und Sozialausschuss sowie
im Kreistag präsentiert und diskutiert.
Dabei erfolgte die Information der politischen
Gremien entsprechend der gemeinsamen
Rahmenvereinbarung aller
Vergleichsringe, d. h. die Daten der anderen
Landkreise wurden anonymisiert
wiedergegeben, so dass ein Rückschluss
auf diese Kreise nicht möglich ist.
Wichtig dabei war, dass die Ergebnisse
der Vergleichsringarbeit in den betroffenen
Ämtern selbst diskutiert werden. Es
hat sich dabei gezeigt, dass es auf diese
Art und Weise möglich ist, die Kreativität
der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu
wecken. Auch wenn im zurückliegenden
ersten Durchgang nur die Ergebnisse
auf Basis der Zahlen für das Jahr 2000
ausgewertet werden konnten, haben
sich doch eine ganze Reihe von Verbesserungsvorschlägen
ergeben. Nachstehend
einige Beispiele:
● Im Vergleich der Öffnungszeiten bei
den Kfz-Zulassungsstellen hat der
Landkreis Karlsruhe mit Abstand den
ungünstigsten Wert aller am Vergleich
beteiligten Zulassungsstellen.
Die Projektgruppe des Straßenverkehrs-
und Ordnungsamtes erhielt
daraufhin von der Organisationsentwicklungsgruppe
den Auftrag, hier ein
Konzept zu entwickeln, um die Öffnungszeiten
der Kfz-Zulassungsstellen
merklich zu erhöhen,ohne dass ein
entsprechender Personal- und Finanzmehrbedarf
entsteht. Nach intensiver
Diskussion wurde eine entsprechende
Lösung gefunden und alsbald umgesetzt.
● Die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten
eines Bauantrages lagen um
mehrere Tage über dem Durchschnitt
der am Vergleichsring beteiligten
Ämter. Es wurde deshalb dem Baurechtsamt
das Ziel vorgegeben, im
Laufe von 6 Monaten die Bearbeitungsdauer
mindestens auf den
Durchschnitt der am Vergleichsring
beteiligten Ämter zu senken. Daraufhin
wurden die verschiedenen Arbeitsprozesse
im Baurechtsamt analysiert
und durch organisatorische
Maßnahmen sichergestellt, dass das
genannte Beschleunigungsziel erreicht
werden kann.
● In der Führerscheinstelle und in der
Bußgeldstelle konnten konkrete Möglichkeiten
zur Personalreduzierung
erschlossen werden. Gleichzeitig wurden
Eckpunkte für weitere organisatorische
Optimierungen aufgezeigt.
● Im Kreisjugendamt werden Strategien
entwickelt, die es ermöglichen, den
Anteil der vollstationären Hilfen zu
Gunsten der Vollzeitpflege in Familien
zu senken. Das Jugendamt ergreift
derzeit bereits verstärkte Maßnahmen
zur Werbung von Pflegefamilien.
Wie geht es weiter?
Die Vergleichsringarbeit ist, wie die
Organisationsentwicklung insgesamt,
ein fortlaufender Prozess. Deshalb sind
auch die positiven ersten Ergebnisse aus
den Vergleichsringen kein Grund, die
Interkommunale Vergleichsringe
Hände in den Schoß zu legen. Vielmehr
ist es das Anliegen des Kreises, die Dinge
weiter voranzutreiben, um neue Optimierungspotenziale
zu erschließen.
Eine weitere Optimierung des Prozesses
setzt sicherlich auch eine kritische Auseinandersetzung
mit den Vergleichsringen
selbst voraus. Dies war – nach der
Diskussion der Vergleichsringergebnisse
im Kreistag – Anlass für eine Reihe von
Gesprächen im Hause. Im Mittelpunkt
stand dabei eine Diskussionsrunde mit
den Fachverantwortlichen der einzelnen
Ämter. Ziel des Rückkoppelungsprozesses
war es, Verbesserungsmöglichkeiten
aufzuzeigen und auf diese Art und Weise
den Umgang mit den künftigen Vergleichsringen
zu verbessern. Aus einer
ganzen Reihe von entsprechenden Vorschlägen
seien die folgenden genannt:
● Die Erhebungen der einzelnen Vergleichsringe
sollten sich künftig
stärker auf wesentliche Grunddaten
beschränken. Dies würde den Verwaltungsaufwand
verringern und die Vergleichbarkeit
erhöhen.
● Innerhalb der einzelnen Vergleichsringe
muss eine einheitliche Datenaufbereitung
gewährleistet sein.
● Die Vorgaben an die Fachämter zur
Abarbeitung der Aufträge aus der Projektgruppe„Organisationsentwicklung“
sollen inhaltlich und methodisch
stringenter gestaltet werden.
● Um die Akzeptanz der Vergleichsringarbeit
bei den Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern weiter zu verbessern, soll
die hausinterne Öffentlichkeitsarbeit
verstärkt werden.
Fazit
Mit den interkommunalen Vergleichsringen
steht ein Instrument zur Verfügung,
dass es jedem einzelnen Landkreis
erlaubt, sich in den Wettbewerb mit anderen
Landkreisen zu stellen und auf
diese Art und Weise Ideen für Verbesserungen
zu entwickeln. Wenn auch der
Aufwand relativ hoch erscheinen mag,
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so rechtfertigt doch der Nutzen diesen
Aufwand ohne weiteres. Freilich gibt es
auch bei den Vergleichsringen selbst
noch manches zu verbessern. Auch sollte
man sich davor hüten, die Vergleichsringe
als ausschließliches Mittel zur
organisatorischen Weiterentwicklung
eines Hauses zu betrachten. Innerhalb
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einer Gesamtstrategie vermögen sie jedoch
wesentliche Anstöße und Beiträge
zu leisten. Insbesondere trägt die Vergleichsringarbeit
neben der Erarbeitung
konkreter Verbesserungsmöglichkeiten
wesentlich dazu bei, den Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern der Häuser bewusst
zu machen, dass es ihre ureigenste
Aufgabe ist, ihren Arbeitsbereich ständig
auf Verbesserungsmöglichkeiten zu
überprüfen.
Dieter Eckert ist Erster Landesbeamter,
Lothar Laier ist Leiter Controlling beim
Landratsamt Karlsruhe