Elektronischer Rechnungsausgang - Praxis EDV

Elektronischer Rechnungsausgang 9
Der elektronische Rechnungsversand
als PDF/A
Grundsätzliches zum PDF/A-Rechnungsversand
Damit der elektronische Rechnungsversand aus der WDV heraus praktiziert
werden kann, müssen einige Voraussetzungen erfüllt und bestimmte
Einstellungen getroffen werden:
In den Grundeinstellungen der WDV müssen alle für den elektronischen
Rechnungs- bzw. E-Mail-Versand notwendigen Festlegungen
getroffen werden. Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Grundeinstellungen
in diesem Handbuch.
Zur Erstellung der Rechnung in Form einer PDF/A müssen Lizenzen
und Treiber für die Programme Bullzip bzw. bioPDF vorhanden sein.
In den Stammdaten des Kunden muss festgelegt werden, dass dieser
seine Rechnungen per E-Mail bekommen soll. Informationen hierzu finden
Sie im Abschnitt Stammdaten in diesem Handbuch.
Es muss ein Rechnungsformular für die zu erstellenden Rechnungen
festgelegt werden und für dieses Formular ein Export-Hintergrund festgelegt
werden. Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Rechnungsformulare
in diesem Handbuch.
Tipp
Es ist aus Kunden- bzw. Empfängersicht generell empfehlenswert eine
separate Mailbox für eingehende Mails mit Rechnungsanhang einzurichten,
insbesondere bei hohem Rechnungsaufkommen.
Grundeinstellungen
Allgemeines
Die Grundeinstellungen für den elektronischen Rechnungsversand erfolgen
im Dialogfenster der WDV-Einstellungen. Hier werden auch die allgemeinen
Grundeinstellungen für die WDV und alle weiteren Module festgelegt.
Im Hinblick auf den elektronischen Rechnungsversand sind hier in erster
Linie die Einstellungen für den Versand der E-Mails festzulegen und zu
konfigurieren.
Prinzipiell existieren 2 Möglichkeiten nach denen der E-Mail-Versand erfolgen
kann:
über MAPI (Versand über den aktuellen Mail-Client)
über SMTP (Versand erfolgt über eine SMTP-Verbindung)