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AUSLANDSENTSENDUNG Entsenderichtlinie
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Transparenz für alle Beteiligten
Bei der Paul Hartmann AG sind internationale Mitarbeitereinsätze an der Tagesordnung.
Doch existierte bis vor einiger Zeit keine allgemeingültige Policy für Auslandsentsendungen.
In einem unternehmensübergreifenden Projekt wurde diese im Jahr 2008 entwickelt.
D
ie Hartmann Gruppe ist ein erfolgreiches, internationales
Unternehmen im Bereich von Medizin- und
Pflegeprodukten, welches derzeit mit knapp 10 000 Mitarbeitern
in 35 Ländern tätig ist. Die Paul Hartmann AG
als Konzernmutter hat ihren Sitz im schwäbischen Heidenheim.
Internationale Mitarbeitereinsätze sind an der
Tagesordnung, auch wenn das Instrument der Entsendung
bis Ende September 2008 nicht in dem Maße genutzt
wurde, wie es ein solches Unternehmen auf den ersten
Blick vermuten lässt. Die fehlende Policy für Entsendungen
ist sicher einer der Gründe dafür.
Aus diesem Grund unternahm die Konzernpersonalabteilung
der Paul Hartmann AG bereits im Jahr 2007 erste
Schritte, um den internationalen Mitarbeitereinsatz innerhalb
des Unternehmens und seiner Tochtergesellschaften
zu professionalisieren. Entscheidend für diesen Schritt
waren folgende Verbesserungspotenziale:
● In erster Linie die fehlende Richtlinie, die den betroffenen
Mitarbeitern als Orientierungsrahmen für ihr „Entsendungs-Paket“
fehlte und so zu Intransparenz bezüglich
der vom Unternehmen zur Verfügung gestellten
Leistungen führte.
● Die Kosten eines internationalen Mitarbeitereinsatzes
und der damit verbundene (auch administrative) Aufwand
konnten vorab nicht beziffert werden. Eine Ent-
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scheidung für eine Entsendung war somit mit einem hohen
finanziellen Risiko verbunden und bescherte den Verantwortlichen
nicht selten höhere Kosten als vermutet.
● Die hohe Komplexität bei den Punkten Sozialversicherung,
Lohnsteuer und internationales Arbeitsrecht, sowie
in Fragestellungen zur Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis
zwangen zur Standardisierung des Entsendungsprozesses,
um die notwendige Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Dies gilt vor allem für die stark gestiegenen
Dokumentationspflichten im Bereich der Konzernsteuer
(Verrechnungspreisthematik).
Aufgrund dieser identifizierten Verbesserungspotenziale
wurde auf Ebene der Konzernpersonalleitung mit Einbindung
der Unternehmensleitung entschieden, den Prozess
„Internationaler Mitarbeitereinsatz“ sowohl prozessual
neu zu definieren als auch eine entsprechende Policy
zu entwickeln.
Die Projekarbeit begann im Februar 2008. Bei der
Zusammensetzung des Projektteams wurden die unterschiedlichen
Ansprüche aus der Organisation berücksichtigt.
Das Kernprojektteam bestand aus drei Mitarbeitern
der Abteilung Corporate Human Resources sowie einer
Diplomandin als Projektassistenz. Zusätzlich waren Mitarbeiter
aus dem Bereich Corporate Tax in das Projekt eingebunden.
Themenspezifisch wurde das Team zusätzlich

durch Verantwortliche aus dem Versicherungswesen
und Führungskräften aus
Bereichen, die stark von Entsendungen
betroffen sind,sowie ehemaligen Expatriates,
ergänzt.
Um eine professionelle Begleitung des
Projekts zu gewährleisten, hat man sich
dazu entschieden, ein erfahrenes Beratungsunternehmen
in den Prozess einzubeziehen.
Dazu fand eine Ausschreibung
statt, bei der verschiedene Kriterien
im Fokus standen. Besonders entscheidend
waren für das Projektteam der Beratungsansatz
und die inhaltliche Vorgehensweise,
daneben wurden aber auch
das Preis-Leistungsverhältnis und persönliche
Referenzen zum Beratungshaus
berücksichtigt. Anfang April 2008 entschied
sich das Projektteam aufgrund der
zuvor aufgestellten Kriterien für eine
Zusammenarbeit mit ORC Worldwide.
Analyse der bisherigen
Entsendungen
Zur Vorbereitung des Projekts fand bereits
parallel zu den Ausschreibungen eine
umfassende Analyse aller bisherigen Entsendungsfälle
statt. Ergebnis dieser Analyse
war eine Übersicht, wie die bisherigen
Auslandseinsätze unter anderem in
den folgenden Kategorien abgewickelt
wurden:
● Einsatzziel der Entsendung,
● vertragliche Bestandteile wie beispielsweise
Laufzeit, Vergütung, Kündigungsfrist,
Rechtsstand et cetera,
● Sozialversicherung und Steuer,
● sonstige Inhalte des Entsendungspakets
(Unterkunft, Heimreisen etc.).
Die Auswertung lieferte wichtige Erkenntnisse
für die weitere Projektarbeit. Bereits
im Vorhinein wurde deutlich, welche
Punkte für die zukünftige Richtlinie und
die Prozessabwicklung besonders berücksichtigt
werden müssen. Das Projektteam
wurde bereits in dieser Phase darin bestätigt,
dass die Zielsetzung, die Bereiche
Vertragswesen, Sozialversicherung und
Vergütung zu vereinheitlichen, richtig ist.
Beim ersten Kick-off-Workshop Ende April
wurden in einem ergebnisoffenen Brain-
storming zunächst die beiden Hauptziele
für die weitere Zusammenarbeit präzisiert
und schriftlich festgehalten: Das
erste Ziel sollte die Sicherstellung einer
rechtssicheren Abwicklung auf den Gebieten
Arbeits-, Steuer und Sozialversicherungsrecht
von Internationalen Mitarbeitereinsätzen
sein.
Zweitens stand die Definition eines attraktiven
Entsendungsrahmens für die Mitarbeiter
der Paul Hartmann AG auf der
Agenda. Durch diese sollte sichergestellt
werden, dass eine marktgerechte und
transparente Abwicklung und Vergütung
gewährleistet werden kann, bei gleichzeitiger
Berücksichtigung von Personalentwicklung
und Wiedereingliederung des
Mitarbeiters.
Erarbeitung der Richtlinie
In vier weiteren Folgeworkshops wurden
in den folgenden drei Monaten die
Richtlinien und Prozesse der künftigen
Gestaltung des Internationalen Mitarbeitereinsatzes
erarbeitet und ausformuliert.
ORC Worldwide moderierte alle
Workshops und beriet das Projektteam
im Bezug auf Benchmarks und eigene
Erfahrungen.
Einen wichtigen Bestandteil und Angelpunkt
der zukünftigen Richtlinie bildete
dabei die Festlegung des Vergütungsansatzes
und der zukünftige Umgang bei
Sozialversicherungsfragestellungen. Aber
auch Entsendebedingungen wie die Unterkunft,
Heimreisen und die Schul- und Kinderbetreuungskosten
wurden ausführlich
thematisiert und diskutiert.
Dazu der Konzernpersonalleiter der Paul
Hartmann AG: „Durch die ausführliche
Erläuterung all dieser Punkte konnte
gewährleistet werden, dass die Paul Hartmann
AG eine Richtlinie erhält, die den
Bedürfnissen unseres Unternehmens und
unserer Mitarbeiter entspricht. Nur so
konnte sichergestellt werden, dass die
Richtlinien und Prozesse danach auch
akzeptiert und umgesetzt werden.“ Durch
die präzise Ausarbeitung aller einzelnen,
die Richtlinie umfassenden Punkte während
der Workshops wurde ein Handbuch
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AUSLANDSENTSENDUNG Entsenderichtlinie
erstellt, das optimal an die Größe des
Unternehmens, seine Tochtergesellschaften
und die Unternehmenskultur angepasst
werden konnte.
Erfolgsfaktoren bei der Erstellung
einer Richtlinie
Parallel zu den Workshops fand eine
zweite Ausschreibung statt, in der nach
einem externen Dienstleister gesucht
wurde, der die Paul Hartmann AG
zukünftig bei der Abwicklung von internationalen
Mitarbeitereinsätzen operativ
in Rechtsfragen wie Ausländer-, Steuer-
und Sozialversicherungsrecht begleitet.
Es stellte sich als Vorteil heraus, diese
zweite Ausschreibung während des
Projekts durchzuführen, da die im Projekt
festgelegten Inhalte und Verfahrensweisen
direkt in Absprache mit dem dann
ausgewählten Dienstleister in Arbeitsunterlagen
und Checklisten umgesetzt
werden konnten. Ein hilfreicher Bestandteil
dieser Arbeitsunterlagen ist die sogenannte
Cost Projection. Dieses Kalkulationsblatt
ermöglicht vor Beginn der Entsendung
die Gesamtkosten derselben
abzuschätzen.
Der letzte Workshop zur endgültigen Festlegung
der Richtlinie wurde im September
2008 unter Einbeziehung von Vorstandsmitgliedern
und Regionaldirektoren
durchgeführt. Ziel war es, auch von
diesen noch einmal Input bezüglich offener
Thematiken zu generieren und eine
Abstimmung noch offener Fragestellungen
durchzuführen.
Die Richtlinien wurden von ORC formuliert,
die finalen Versionen wurden dann
zwischen dem Projektteam und den Verantwortlichen
von ORC abgestimmt. Auf
diese Weise wurde gewährleistet, dass die
zuvor erarbeiteten Inhalte klar und verständlich
übernommen worden sind.
Erfolgreicher Schlusspunkt des Projekts
war im Dezember 2008 die Verabschiedung
dreier Richtlinien (für Short-Term-
Entsendungen, Long-Term-Entsendungen
und die Entsendung von Trainees) sowie
der dazugehörigen Prozesse durch den
Vorstand.
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Prozess der Erarbeitung einer Entsenderichtlinie Abbildung
Start
Kick Off Tag –
Klärung Zielsetzung der Richtlinie, Definition der Adressaten,
Rollenverteilung im Projektteam
Workshop I mit Corporate HR (2 Tage) –
Entsendungsrichtlinie: Definition der Kritierien, Diskussion der
Bedingungen, Gestaltungsmöglichkeiten und Benchmarkdaten
Erstentwurf Entsendungsrichtlinie -
auf Basis der Workshop-Ergebnisse
Workshop II – Diskussion des Erstentwurfs mit Corporate HR
Diskussion und erste Entscheidung über mögliche Änderungen
Fertigstellung finale Version der Entsendungsrichtlinie –
zusätzliche Erstellung von Vertragsvorlagen
Workshop III– Diskussion der finalen Policy
Einbeziehung der Linienmanager sowie des Vorstands,
letzte Möglichkeit für Änderungen
Implementierungsphase –
Kommunikation und Umsetzung
Eine intensive Analyse der Ist-Situation, sowie die Einbindung aller betroffenen Fach- und
Unternehmensbereiche in die Richtlinienentwicklung und -kommunikation, sind Erfolgsfaktoren
für das Gelingen des Projekts.
Drei Punkte sind maßgeblich für den
erfolgreichen Prozess der Richtlinienerstellung
zu nennen:
1. Eine intensive und umfassende Analyse
der Ist-Situation im Bereich des internationalen
Mitarbeitereinsatzes, die die
Handlungsfelder und Verbesserungspotenziale
für die Entscheidungsträger sichtbar
macht.
2. Eine professionelle Projektbegleitung
mit fachlicher und methodischer Unterstützung.
3. Die Einbindung aller betroffenen Fachund
Unternehmensbereiche in die Richtlinienentwicklung
und -kommunikation.
Durch den neuen Entsendungsprozess ist
es Hartmann gelungen, eine wesentliche
Professionalisierung bei Auslandsaufenthalten
seiner Mitarbeiter zu erzielen. Insbesondere
in Bezug auf höhere Rechtssi-
Nötige Schleifen:
• stetige Kommunikation
und Feedback zwischen
Unternehmen und Berater
• regelmäßige Abstimmung
in Gesprächen
Mögliche Schleife:
• Einbeziehung des
Betriebsrates
• Einbeziehung von Personalverantwortlichen
der
Tochtergesellschaften
• Multiplikatoren aus dem
Linien-Management
cherheit haben sich die neuen Regelungen
bewährt. Die Richtlinie wird bei allen
neuen Fällen herangezogen, gleichzeitig
assistiert sie auch bei Verlängerungen
von alten Entsendungsfällen. Auch das
Feedback der Geschäftsbereiche zur neuen
Verfahrensweise ist durchgehend
positiv.
Autoren
Gesche Zangs,
International C&B and International Assignment,
PAUL HARTMANN AG, Heidenheim,
gesche.zangs@hartmann.info
Lulzim Gojani,
Director Corporate Human Resource Management,
PAUL HARTMANN AG, Heidenheim,
lulzim.gojani@hartmann.info
Philipp Bastian,
Head of International Compensation Services,
ORC Worldwide, München,
philipp.bastian@orcworldwide.de