Administrationshandbuch Weboberfläche Version 5.0 - Phonalisa

Administrationshandbuch
Weboberfläche
Version 5.0

Vorwort
Sehr geehrte Administratorin, sehr geehrter Administrator,
herzlichen Dank, dass Sie sich für das Phonalisa-Telekommunikationssystem entschieden haben. Schon nach kurzer Zeit werden
Sie feststellen, dass sich diese Entscheidung gelohnt hat.
Sie erfahren in diesem Handbuch, wie Sie Ihr Telefonsystem von Grund auf konfigurieren und vor allem - wie Sie alle Funktionen
effizient nutzen können. Wir arbeiten ständig daran, die Qualität unserer Produkte zu verbessern, dazu zählt auch dieses
Handbuch. Falls Sie Anregungen, Kritik oder nach dem Lesen dieses Handbuches noch offene Fragen haben, so scheuen Sie sich
nicht, mit mir in Kontakt zu treten (soeren.sprenger@aerea.de).
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Arbeiten mit Ihrem Phonalisa IP-Telefonsystem.
Mit freundlichen Grüßen,
Sören Sprenger
Phonalisa Produktmanager
1

Inhaltsverzeichnis
1 Die wichtigsten Bedienelemente der Oberfläche 6
1.1 Überblick über die Weboberfläche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.2 Symbol-Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2 Systemvoraussetzungen 8
2.1 Einstellungen Ihrer Firewall . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.2 Plattformen und Betriebsarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.2.1 Phonalisa Appliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.2.2 Virtuelle Maschine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.2.3 Phonalisa in der Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.3 Unterstützte Telefonmodelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.4 Internetbrowser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3 Erste Inbetriebnahme 10
3.1 Erstkonfiguration im Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
3.2 Erstkonfiguration im Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3.2.1 Phonalisa unter Zuhilfenahme von Virtualbox installieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3.3 Notrufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
3.4 Eine neue Lizenz aktivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
4 Die nächsten Schritte 16
4.1 E-Mail Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.2 Fax aktivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
4.3 Voice-Mailbox aktivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
5 Endgeräte 20
5.1 Anmelden von kompatiblen Telefonen am Phonalisa Provisioning - (ohne DHCP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
5.2 Automatische Übergabe der Provisioning URL per DHCP-Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
5.3 Anmeldung von SIP-IP Telefonen ohne Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
5.3.1 Beispiel: Zoiper-Softphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
6 Benutzerverwaltung 23
6.1 Benutzer verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
6.2 Benutzer am Endgerät anmelden (Hot Desking) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
2

7 Das Phonalisa Routingssystem 25
7.1 Muster (Pattern Matching) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
7.2 Gateway-Gruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
7.2.1 Ausgehende Caller-ID festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
7.2.2 Eingehende Durchwahl festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
7.2.3 Eingehende Caller-ID festlegen - Amtholung 0 automatisch hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
7.2.4 Beispiel: Anlegen einer Gatewaygruppe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
7.3 SIP-Gateway . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
7.3.1 Amtsholung / Wählbefehle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
7.3.2 Beispiel: Ein SIP-Gateway anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
7.4 Eingehende Routen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
7.4.1 Routing zum letzten Kontakt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
7.4.2 Beispiel: Routing konfigurieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
7.5 Ausgehendes Routing und LCR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
7.5.1 Muster / Reihenfolge und Abarbeitung von Regeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
7.5.2 Least Cost Routing (LCR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
7.5.3 Anrufe zeitgesteuert routen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
7.5.4 Routing für Gruppen einschränken/gruppenbasierte externe Caller-ID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
7.5.5 Failovergateways definieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
7.5.6 Beispiel: Anlegen eines ausgehenden Routings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
7.6 Notrufnummern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
8 Phonalisa-Gruppensystem 36
8.1 Gruppentypen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
8.2 Systemgruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
8.2.1 Berechtigungssystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
8.2.2 Beispiel: Ein neues Adressbuch anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
8.3 Rufannahme-Gruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
8.4 Provisioning-Gruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
9 Das Rufumleitungssystem 40
9.1 Keine Rufumleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
9.2 Sofort auf einen AB weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
9.3 Sofort auf eine Rufnummer weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
9.4 Sofort auf eine Ansage weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
9.5 Benutzerdefinierte Rufweiterleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
9.5.1 Beispiel 1: Umleitung im Fall “Besetzt und “keine Antwort” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
9.5.2 Beispiel 2: Umleitung anhand des Präsenzstatus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
9.5.3 Beispiel 3: Zeitabhängig umleiten (Uhrzeit/Wochentag) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
9.5.4 Beispiel 4: Umleitung mit “Black- und Whitelist” mithilfe des Adressbuches . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
9.6 Verwaltung der Ansagen (für AB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
3

10 Die Warteschlangen 60
10.1 Warteschlangen verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
10.1.1 Eine Warteschlange anlegen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
10.2 Strategien zur Rufverteilung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
10.3 Rufumleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
10.3.1 Beispiel: Rufumleitung mithilfe des Adressbuches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
11 Agenten 65
11.1 Statische Agenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
11.2 Dynamische Agenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
11.3 Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
12 Sammelanschlüsse 66
12.1 Einen neuen Sammelanschluss anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
12.2 Rufumleitung für einen Sammelanschluss anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
13 Konferenzraumsystem 66
13.1 Einen Konferenzraum anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
14 Sprachmenü 67
14.1 Einstufige/Mehrstufige (IVR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
14.1.1 Ein mehrstufiges Sprachmenü anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
15 Erweitertes Provisioning der Telefone 69
15.1 Das Telefontasten-Profil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
15.1.1 Ein Telefontasten-Profil anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
15.2 Das Provisioning-Parameter-Profil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
15.2.1 Beispiel: Siemens OpenStage und die Winterzeit/Daylight Saving Time/Zeitumstellung . . . . . . . . . . 71
16 Sonderfunktionen 72
16.1 CLIP no Screening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
16.2 CLIR (Rufnummernunterdrückung) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
16.3 CCBS (Rückruf bei Besetzt) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
16.4 Pickup (Anrufübernahme) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
16.5 Ansage vor Melden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
16.6 Intercom (Durchsage-Funktion) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
16.7 Agenten-Trainings-Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
16.8 Calltrough . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
16.9 Chef-Sekretärin Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
4

17 Instant Messaging (Jabber/XMPP) 74
17.1 Wichtige Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
17.2 Zugangsdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
17.3 Jabber-Gruppenberechtigung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
17.4 Beispielkonfiguration Jabber Clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
17.4.1 iChat (Mac) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
17.4.2 Miranda (Windows) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
18 Das Phonalisa Faxsystem 80
18.1 Faxe empfangen und Fax2Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
18.2 Faxe versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
18.3 Anleitung zum Einrichten eines Faxdruckers unter Windows (Hylafax) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
18.4 Anleitung zum Einrichten eines Faxdruckers unter Mac OSX (Hylafax) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
19 System-Konfigurationen 86
19.1 Globale Konfiguration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
19.2 Reload . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
19.3 Audiodateien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
19.4 Systemstatus und Logfiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
19.5 Netzwerkeinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
19.6 Hosts im Phonalisa Cluster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
19.7 Lizenzverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
19.8 System Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
19.9 Backup/Restore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
19.10Phonalisa ausschalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
20 Phonalisa mit externen Systemen verbinden 88
20.1 Installation eines Tapi-Treibers unter Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
20.2 Cobra Adress PLUS 2011 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
21 DHCP-Server-Konfiguration 95
22 Webseiten Rückruffunktion SOAP Schnittstelle 97
22.1 Rückruf-Agenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
5

1 Die wichtigsten Bedienelemente der Oberfläche
1.1 Überblick über die Weboberfläche
1. Hier sehen Sie Ihren Benutzernamen mit dem Sie angemeldet sind.
2. In diesem Feld können ausgewählte Benutzer ihre Identität wechseln.
3. Hier können Sie die Sprache der Weboberfläche ändern.
4. Abmelde-Button.
5. Dies ist die Symbolleiste (Hauptmenü) von Phonalisa.
6. Hier sehen Sie das Untermenü - abhängig vom ausgewählten Hauptmenüpunkt.
7. Der Inhalt des Arbeitsbereichs ändert sich in Abhängigkeit des Menüs (5 bzw. 6).
6

1.2 Symbol-Überblick
Hier haben Sie eine Übersicht der in Phonalisa verwendeten Symbole:
Allgemein Bedeutung
Eintrag beabeiten
Neue Einträge oder Änderungen speichern
Änderungen rückgängig machen
Rufnummer wählen
Ansage abspielen
Nummer, Name, Adressbuch,... suchen oder auswählen
Eintrag entfernen
AB-Nachricht löschen
Schließen
Adressbuch Bedeutung
Tel. Firma
Tel. Mobil
Tel. Privat
Fax Nr.
Eintrag bearbeiten oder neu anlegen
Änderungen speichern
Eintrag entfernen
Anrufliste Bedeutung
eingehendes Gespräch - angenommen
ausgehendes Gespräch - angenommen
eingehendes Gespräch - verpasst
ausgehendes Gespräch - verpasst
NSt. X Gespräch weitergeleitet auf Anrufbeantworter oder Nebenstelle X
NSt. X Pickup eines Gespräches durch Nebenstelle X
Nebenstellen Bedeutung
Benutzer ist offline
Benutzer ist frei
Benutzer ist frei und in einer Warteschlange eingeloggt
Nebenstelle klingelt
Nebenstelle ist besetzt
Rufumleitung Bedeutung
Benutzerdef. Rufumleitung hinzufügen bzw. neuer Filter
Regel bearbeiten
Regel löschen
Regel verschieben bzw. ordnen
7

2 Systemvoraussetzungen
2.1 Einstellungen Ihrer Firewall
Im Normalfall müssen Sie an Ihrer Firewall keine Einstellungen verändern. Sie sollten jedoch niemals Ports vom Internet
direkt auf die Anlage weiterleiten, wenn Sie nicht genau wissen was Sie tun. Sollte es für die Verbindung zu einem SIP-
Provider erforderlich sein SIP-Ports zu öffnen, dann ist es ratsam eine VoIP-Firewall wie den Phonalisa Borderpatrol SIP SBC
einzusetzen. Dieser würde sicher stellen, dass Sie vor “Hackern” geschützt sind, da dieser über ausgefeiltere Sicherheitsmechanismen
verfügt als die Telefonanlage.
2.2 Plattformen und Betriebsarten
Phonalisa stellt im Allgemeinen geringe Anforderungen an Ihre vorhandene Infrastruktur. Da es drei Möglichkeiten gibt Phonalisa
einzusetzen, unterscheiden sich auch die Voraussetzungen ein wenig. Welche Art optimal für Sie ist, hängt von Ihren persönlichen
Bedürfnisse ab. Gerne steht Ihnen auch ein Partner in Ihrer Nähe persönlich zur Seite. Falls Sie alle Komponenten, die Sie für
den Betrieb benötigen, aus einer Hand beziehen möchten (Systemlösung), dann ist auch dies kein Problem. Unsere geschulten
Partner verfügen über das Know-How, Netzwerke zu installieren und Ihnen ein schlüsselfertiges Telefonsystem zu übergeben.
2.2.1 Phonalisa Appliance
Der einfachste Einsatz von Phonalisa ist - eine Hardwareversion zu benutzen. Sie brauchen nichts weiter als ein funktionierendes
Netzwerk, einen Webbrowser und ein paar Telefone. Wenn Sie eine Anbindung an das Amt nutzen möchten, ohne in ein Medien-
Gateway zu investieren, dann benötigen Sie eine Internetverbindung und einen Account bei einem SIP-Provider . Wir empfehlen
den Einsatz von Mediengateways, diese sind einfach in der Handhabung, denn Sie können Ihre vorhandenen ISDN-Leitungen
weiter benutzen. Für diese gibt es passende Module für S2M (Primärmultiplex), ISDN (Anlagen/Mehrgeräteanschluss) und auch
Analog sowie GSM (Mobilfunk).
Voraussetzungen der Hardwareversion im Überblick:
• Netzwerkinfrastruktur
• 230V Netzanschluss
• Telefone und/oder Client PC’s mit Softphones
• Anbindung an das Amt über eine Breitband-Internetverbindung (SIP-Provider) oder ein Medien-Gateway zur Terminierung
ins ISDN-Netz
• aktuellen Webbrowser (z.B. Mozilla Firefox, Google Chrome)
2.2.2 Virtuelle Maschine
Für den Einsatz einer virtualisierten Phonalisa benötigen Sie lediglich eine gängige Virtualisierungssoftware, wie z.B. vmWare
(z.B. ESXi/Server), VirtualBox, XEN oder KVM/Proxmoxx und einen PC/Server auf diesem diese installiert ist. In der VM
wird das Phonalisa-System gestartet und ist sofort einsatzbereit. Die Kommunikation erfolgt wie in jeder anderen Version von
Phonalisa auch über das Netzwerk. In dem Fall der Virtualisierung, kommuniziert Phonalisa über das Netzwerkinterface des
Host-PC’s/Server’s mit den Endgeräten und eventuell eingesetzten SIP-Providern oder Medien-Gateways.
Voraussetzungen der virtualisierten Version im Überblick:
• Netzwerkinfrastruktur
• Virtualisierungsumgebung auf einem PC/Server mit z.B. vmWare, Virtualbox, KVM, XEN
• Telefone und/oder Client PC’s mit Softphones
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• Anbindung an das Amt über eine Breitband-Internetverbindung (SIP-Provider) oder ein Medien-Gateway zur Terminierung
ins ISDN-Netz
• aktuellen Webbrowser (z.B. Mozilla Firefox, Google Chrome)
2.2.3 Phonalisa in der Cloud
Die Cloud-Phonalisa hat die geringsten Anforderungen an Ihre Infrastruktur, da das System bereits in der Cloud installiert ist.
Voraussetzungen der Cloud-Version im Überblick:
• Netzwerkinfrastruktur
• Breitband-Internetverbindung
• Telefone und/oder Client PC’s mit Softphones und VPN-Client
• Die Anbindung an das Amt kann direkt in der Cloud mit einem SIP-Provider Ihrer Wahl erfolgen. Alternativ können auch
lokale ISDN-Anschlüsse genutzt werden (hierfür wird ein Mediengateway benötigt) .
• aktuellen Webbrowser (z.B. Mozilla Firefox, Google Chrome)
2.3 Unterstützte Telefonmodelle
Auflistung der unterstützten Endgeräte:
Hersteller Bezeichnung
Siemens Openstage: 15, 20, 40, 60, 80
Tiptel 280, 282, 284, 286, 382, 384, 386, VP 28
Aastra 51i, 53i, 55i, 57i
Snom 300, 320, 360, 370, 720, 760, 820, 821, 860, 870, Meetingpoint
Grandstream GXP: 280, 1200, 2000, 2010. 2010 GXV: 3000, 3005, 3140
Polycom Soundstation IP 7000
Cisco SPA 525, SPA 509
Linksys SPA 942, SPA 962
Yealink T20P, T22P, T26P, T28P, T38G, VP 2009
Elmeg 290
Sollte ein Endgerät nicht aufgeführt sein, können Sie dieses auch per Hand konfigurieren.
2.4 Internetbrowser
Da das Phonalisa Webinterface die neuesten Web-Technologien verwendet, wird ein aktueller Internetbrowser zur Bedienung
empfohlen. Getestet wird das Webinterface stets mit der aktuellen Version folgender Browser:
• Apple Safari
• Google Chrome / Chromium
• Mozilla Firefox
• Microsoft Internet Explorer (ab Version 10 kompatibel)
Falls andere Browser außer den oben genannten genutzt werden, kann es zu Darstellungsfehler oder zu Funktionsbeeinträchtigungen
kommen. Für das Abspielen von Voicemail-Nachrichten über das Webinterface muss der Browser Wav-Streams in der
slinear Codierung abspielen können.
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3.2 Erstkonfiguration im Detail
3.2.1 Phonalisa unter Zuhilfenahme von Virtualbox installieren
Schritt 1: Starten Sie VirtualBox
Öffnen Sie das Programm VirtualBox oder laden Sie es unter http://www.virtualbox.org herunter. Klicken Sie auf "Neu".
Schritt 2: Konfigurationsdialog bearbeiten
Schritt für Schritt Anleitung zum Erstellen einer virtuellen Maschine. Klicken Sie auf "Weiter".
1. Geben Sie hier den Name der Virtuellen Maschine ein.
2. VirtalBox erkennt automatisch das Betriebssystem.
3. Klicken Sie auf "Weiter".
4. Legen Sie hier die Größe des Hauptspeichers fest. Dieser sollte mindestens 512 MB betragen.
5. Klicken Sie auf "Weiter".
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6. Klicken Sie auf Festplatte benutzen und
7. anschließend auf die Dokumentenmappe. Wählen Sie aus Ihren eigenen Dateien die Phonalisa VMDK-Datei aus.
8. Hier ist die VMDK-Datei eingetragen.
9. Klicken Sie auf "Weiter".
Zum Schluss sehen Sie die Zusammenfassung Ihrer Einstellungen. Klicken Sie auf "Erzeugen". VirtualBox ist nun fertig konfiguriert.
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Schritt 3: Netzwerkanpassungen vornehmen
Um die Virtuelle Maschine starten zu können, müssen Sie zuvor Ihr Netzwerk entsprechend anpassen.
Gehen Sie dazu in die Systemeinstellungen Ihres PC und dann auf "Netzwerk".
1. Stellen Sie Ihre IP-Einstellungen von DHCP auf Manuell.
2. Vergeben Sie dann eine IP-Adresse aus dem Bereich 192.168.1.X (Phonalisa erhält die 130).
3. Klicken Sie auf "Anwenden".
Klicken Sie dann in VirtualBox auf "Ändern", um dort die Netzwerkeinstellungen vorzunehmen.
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3.3 Notrufe
Bitte beachten Sie die gesonderte Einrichtung von Notrufen in Phonalisa. Diese soll sicherstellen, dass Notrufnummern intuitiv
gewählt werden können. Für mehr Informationen lesen Sie bitte im Kapitel 7.6 nach.
3.4 Eine neue Lizenz aktivieren
Melden Sie sich am Phonalisa Webinterface an.
Wählen Sie den Menüpunkt “System” –> “Lizenzverwaltung”. Klicken Sie auf "Datei auswählen" und laden Sie aus Ihren eigenen
Dateien das Lizenzfile hoch.
Hier sehen Sie Ihre Lizenz im Überblick mit dazugehöriger Adresse und Anzahl der Benutzer.
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4 Die nächsten Schritte
4.1 E-Mail Einstellungen
Nachdem Sie Phonalisa erfolgreich installiert haben, müssen Sie noch finale Anpassungen vornehmen. Um zum Beispiel aufgesprochene
Sprachnachrichten per E-Mail zu erhalten, müssen die Einstellungen zum E-Mailversand angepasst werden.
Schritt 1: Konfiguration, Einstellungen öffnen
Wählen Sie den Menüpunkt "System"–> "Konfiguration".
1. Klicken Sie den Menüpunkt "E-Mail Einstellungen" an.
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2. Angezeigt werden die Vorgaben, die Ihnen Phonalisa nach der Installation bereithält. Sie müssen diese entsprechend auf Ihre
E-Mail Einstellungen anpassen.
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Schritt 2: Anpassungen für einen internen E-Mailserver vornehmen (open-relay)
1. Deaktivieren Sie TLS, da dies in der Regel bei internen E-Mailservern nicht benutzt wird.
2. Deaktivieren Sie dieses Feld. Dadurch kann das Feld "SMTP-Username" (1a) und "SMTP-Passwort"(1b) leer bleiben.
3. Hier geben Sie die E-Mail Adresse ein, von der aus z.B. Sprachaufzeichnungen zum Benutzer geschickt werden (Absender-
Mailadresse).
4. Geben Sie hier die IP-Adresse oder den DNS-Namen des E-Mail-Servers ein.
5. Hier können Sie einen Namen für den Sender aller aus Phonalisa generierten Mails eingeben, z.B. TK-Anlage.
Zum Schluss mit dem -Buttonabspeichern.
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4.2 Fax aktivieren
Um den Faxempfang zu ermöglichen, muss zuvor die E-Mail Adresse in der Benutzereinstellung hinterlegt worden sein (“Admin”
–> “Benutzer”). Im eingehenden Routing wird dann folgende Konfiguration vorgenommen: Sie gehen in den Menüpunkt “Routing”
–> “eingehende Routen” und legen eine neue Regel an. Als Muster wird die Faxnummer eingetragen und als Ziel fax-Nebenstelle
(Nebenstelle des Nutzers) – siehe auch Punkt 7.4.2.
4.3 Voice-Mailbox aktivieren
Zum Aktivieren der Voice-Mailbox, müssen Sie eine Rufumleitung auf Ihren Anrufbeantworter einstellen. Im Punkt 9.2 finden
Sie dazu eine Anleitung. Voraussetzung zum Erhalt der E-Mail mit der Sprachansage ist, dass Sie dem Benutzer im Menüpunkt
“Admin” –> “Benutzer” eine E-Mail Adresse hinterlegt haben und die entsprechenden E-Mail-Konfigurationen gültig sind
(Erläuterung im Punkt 3.2).
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5 Endgeräte
Phonalisa ist mit den verschiedensten Endgeräten kompatibel. Die meisten werden vom Konfigurationsdienst (Provisioning)
unterstützt. Falls Ihr Gerät nicht unterstützt wird, können Sie es höchstwahrscheinlich per Hand konfigurieren, um damit zu
telefonieren. Dadurch gehen unter Umständen Leistungsmerkmale verloren. Es ist deshalb ratsam, von Phonalisa unterstützte
Endgeräte einzusetzen.
5.1 Anmelden von kompatiblen Telefonen am Phonalisa Provisioning - (ohne DHCP)
Nach der erfolgreichen Installation von Phonalisa werden nun SIP-fähige Endgeräte so konfiguriert, damit sie mit Phonalisa
telefonieren können.
Jedem Telefon muss ein Benutzer in der Phonalisa zugeordet werden (Anleitung zum Anlegen von Benutzern finden Sie im Punkt
6.1 ).
Nach diesem Schritt binden Sie die SIP IP-Telefone an das Netz der Phonalisa an. Als Beispieltelefone werden in dieser Anleitung
2 tiptel IP-284 Telefone verwendet.
Nutzen Sie die DHCP-Funktion von Phonalisa, werden sämtliche für die Anmeldung erforderlichen Daten dank "Auto Provisioning"
an die Telefone übermittelt. Die aufwändige Konfiguration entfällt.
Möchten Sie die DHCP-Funktion nicht nutzen, müssen Sie den Telefonen "mitteilen", woher Sie ihre Konfigurations-/Anmeldedaten
beziehen können.
Am Beispiel des tiptel IP-284 gehen Sie deshalb wie folgt vor:
Rufen Sie die Weboberfläche des einzurichtenden Telefons auf. Diese erreichen Sie, wenn Sie die IP-Adresse (finden Sie im
Telefonmenü unter Status) in Ihren Web-Browser eintragen.
1. IP-Adresse des Telefons in den Browser eingeben.
2. Um die Seite aufrufen zu können, geben Sie als Benutzername admin und auch als Passwort admin ein. Klicken Sie auf
"Anmelden".
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5.2 Automatische Übergabe der Provisioning URL per DHCP-Server
Da es in größeren Installationen aufwändig ist, in jedem Telefon die Provisioning-URL per Hand einzugeben, empfiehlt sich der
Einsatz eines DHCP-Servers, der diese Aufgabe mit übernehmen kann. Sie finden ein Beispiel dazu im Punkt 21.
5.3 Anmeldung von SIP-IP Telefonen ohne Provisioning
5.3.1 Beispiel: Zoiper-Softphone
Laden Sie sich den Zoiper-Softphone-Client unter http://www.zoiper.com/ herunter und folgen Sie der Installationsanleitung.
Nach der erfolgreichen Installation gehen Sie in die SIP-Einstellungen des Softphones. Öffnen Sie parallel dazu die Phonalisa
Weboberfläche und gehen Sie in die Benutzereinstellungen des Users - der für das Softphone vorgesehen ist.
1. Fügen Sie einen neuen SIP-Account hinzu.
2. Die Domain entspricht dem Phonalisa-Host.
3. Der Username ist die Nebenstelle des Phonalisa-Benutzers.
4. Das Passwort ist das SIP-Passwort des Nutzers.
5. Der Caller-ID-Name ist ebenfalls die Nebenstelle des Nutzers.
6. Klicken Sie zum Speichern auf OK.
Nach dem erfolgreichen Anlegen des neuen SIP-Accounts können Sie diesen im Softphone in der Account-Auswahlbox auswählen
und im nebenstehenden Kästchen auf “Register” klicken. Nun ist das Softphone fertig konfiguriert und Sie können damit
telefonieren.
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6 Benutzerverwaltung
Ein Benutzer in Phonalisa hat per Definition einen SIP-Account und kann die Weboberfläche benutzen. Er kann sich mit seinen
Daten an einem Endgerät anmelden (*0Durchwahl), um mit diesem zu telefonieren. Der Benutzer kann sich immer nur an
einem Endgerät gleichzeitig anmelden. Auf der Weboberfläche kann er - abhängig von seinen Zugriffsrechten - Änderungen
und Konfigurationen vornehmen. Sie können als Administrator über das Gruppensystem (siehe Punkt 8) konfigurieren, welcher
Benutzer Änderungen und Anpassungen vornehmen darf. In diesem Kapitel wird auf die Phonalisa-Benutzerverwaltung im Detail
eingegangen. Bitte lassen Sie sich nicht von den Begriffen Benutzer und Agent verwirren. Ein Agent ist kein Benutzer - und damit
auch kein SIP-Account - und hat keinen eigenen Zugriff auf die Weboberfläche. Ein Agent kann nur dafür verwendet werden, um
einen Benutzer in eine Warteschlange einzuloggen. Damit kann der Benutzer Anrufe aus einer oder mehreren Warteschlangen
empfangen. Mehr zu Agenten erfahren Sie in Kapitel 11.
6.1 Benutzer verwalten
Im Menüpunkt "Admin" können Sie sich einen Überblick aller lizenzierten, eingerichteten und eingeloggten Benutzer verschaffen.
Erläuterung der wichtigsten Begriffe:
User: Der Username dient zur Authentifizierung am System. Der Benutzer kann sich damit an der Weboberfläche und am CTI-
Client anmelden. Bei der Eingabe muss die Kleinschreibung beachtet werden, er muss mind. 2 - max 50 stellig sein und darf _
-.enthalten.
Nachname, Vorname: Dieses Feld muss nicht gefüllt sein und darf _ - . + , enthalten. Sie können in dieses Feld auch Abteilung,
z.B. Lager oder Buchhaltung eintragen.
Nebenstelle: Mit der Nebenstelle kann sich der Benutzer am Endgerät anmelden. Sie darf max. 10 stelllig sein.
Pin: Der Pin muss numerisch sein, darf mind. 3 und max. 10 Stellen lang sein. Der Benutzer benötigt den Pin um sich an der
Weboberfläche, am Telefon und am CTI-Client anzumelden und um den Anrufbeantworter abzuhören.
E-Mail: Das Feld E-Mail wird gegen den regulären Ausdruck für E-Mail Syntax Check (siehe Menüpunkt System->Konfiguration-
>E-Mail Einstellungen) geprüft. Das Feld muss nicht zwingend gefüllt sein. Die E-Mail Adresse dient zum Erhalt von Sprachnachrichten.
Einen neuen Benutzer anlegen:
Wählen Sie den Punkt “Admin”–> “Benutzer”. Geben Sie einen Benutzername, ein Vor-und Nachname , eine Nebenstelle und
einen Pin ein. Speichern Sie alles ab. Nun kann sich der Benutzer mit seinen Benutzerdaten am Endgerät einloggen.
Einen Benutzer bearbeiten:
Um dem Benutzer weitere Konfigurationen zuordnen zu können, müssen Sie diesen bearbeiten. Klicken Sie dazu auf den -
Button des Benutzers. Seine Einstellungen öffnen sich und Sie können ihm z.B. Tasten-Profile, Rufnummernanzeigen und weitere
Punkte zuordnen.
Einen Benutzer löschen:
Zum Löschen eines Benutzers - klicken Sie auf den -Button am Ende seiner Zeile. Wenn der Benutzer an einem Endgerät
angemeldet war, wird dieses neu gestartet und bezieht vom System eine Dummy-Nummer.
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6.2 Benutzer am Endgerät anmelden (Hot Desking)
Um einen Benutzer an einem Endgerät anzumelden, wählen Sie *0Nebenstelle an einem eingerichteten Telefon. Das Telefon
bekommt nun alle vom System voreingestellten Konfigurationen. Wenn ein Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens seinen
Arbeitsplatz wechseln und sein Endgerät nicht mit umziehen möchte (Hotdesking), kann er sich einfach mit seiner Nebenstelle
an einem anderen Telefon einloggen. Sein “eigenes” Endgerät wird in diesem Moment abgemeldet, bezieht eine Dummy-
Nebenstellennummer und kann nur noch intern Anrufe (konfigurationsabhängig) und Notrufe absetzen. Das “neue” Telefon wird
neugestartet und hält nun sämtliche Adressbücher, Klingeltöne, Anruflisten etc. des Benutzers bereit. Ein Mitarbeiter kann sich
so beispielsweise auch in seinem Home-Office mit seiner Durchwahl einloggen und mit allen Konfigurationen seines Endgerätes
weiterarbeiten.
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7 Das Phonalisa Routingssystem
Das Phonalisa Routingsystem entscheidet, wie eingehende und ausgehende Anrufe verteilt werden und ist damit eine der wichtigsten
Komponenten im System. Das System verwendet Gateway’s, um Anrufe zu erhalten und zu versenden. Ein Gateway
kann dabei das eingebaute ISDN-Interface sein oder aber auch ein Mediengateway oder ein SIP-Provider im Internet.
Diese Gateways werden in Gruppen zusammengefasst. Das hat den Vorteil, dass Sie mehrere Gateways bündeln können, um
die Last auf diesen zu verteilen. Entsprechende Routing-Regeln müssen nur einmal konfiguriert werden und nicht für jedes
Gateway einzeln. Wenn Sie z.B. 16 Anlagenanschlüsse mit der gleichen Kopfnummer betreiben möchten und diese auf 2 ISDN-
Mediagateways aufgeteilt sind, würden Sie diese beiden Gateways in eine Gruppe aufnehmen. Damit würden Ziele für eingehende
Anrufe in einer einzigen Routingtabelle konfiguriert und ausgehende Anrufe auf den beiden Gateways verteilt (Load-Balancing).
Eingehende und ausgehende Routen werden in Tabellen für die einzelnen Gatewaygruppen anhand von Mustern festgelegt, mehr
erfahren Sie im Abschnitt 7.1.
7.1 Muster (Pattern Matching)
Die Muster (oder Ausdrücke) die in Phonalisa zum Erkennen und Überschreiben von Rufnummern verwendet werden, sind
der Syntax von regulären Ausdrücken ähnlich. Mit den Mustern wird überprüft, ob eine bestimmte Nummer zu einer konkreten
Vorgabe passt. Beispiel: Ist die gewählte Nummer eine Handynummer? Muster dienen nicht nur zum Überprüfen einer bestimmten
Bedingung, sondern auch zum Suchen und Ersetzen. So ist es mit den Mustern möglich, eingehende und ausgehende Durchwahlen
zu ersetzen.
Die Syntax eines Musters lautet z.B. ^01[5-7] .DiesesMusterüberprüft,obdieRufnummermit0beginnt(das^bedeutet,das
ab Anfang gesucht wird) danach erfolgt die Prüfung, ob auf die 0 eine 1 folgt. Als nächste Ziffer wäre dann 5, 6 oder 7 gültig,
damit dieses Muster wirksam wird.
Weitere Beispiele:
^0 -greiftfüralleNummern,diemit0anfangen
99$ -greiftfüralleNummern,diemit99enden($markiertdasEndederNummer)
^099$ -greiftexaktnurfür099
^0[15] -greiftfüralleNummern,diemit0anfangenundmit1oder5weiterführen
Suchen und Ersetzen erfolgt anders. Hier benötigt man generell 2 Muster: Eines, welches in den Daten einen Ausdruck sucht
und ein Anderes, das die gefundenen Informationen wieder zusammensetzt. Somit kann man z.B. die Kopfnummer suchen, die
Durchwahl extrahieren und dann mit einem Präfix zum eingehenden Routen versehen.
Beispiel:
Unsere Testfirma hat die Kopfummer 0364247608-00, mit zweistelligen Durchwahlen bis 99. Intern beginnen alle Nebenstellen
mit dem Präfix 6 - gefolgt von der Durchwahl (z.B. 612). Um die Kopfnummer und die Vorwahl abzuschneiden, damit nur noch
mit der Durchwahl weiter geroutet wird, ist folgendes Such-Muster erforderlich:
^0364247608([0-9][0-9])$
Im Detail bedeutet dieses Muster, dass vom Anfang an nach 0364247608 gesucht werden soll und danach können 2 Zahlen
von jeweils 0-9 kommen, damit dieses Muster zur Rufnummer passt. Neu gegenüber den vorherigen Mustern, sind die runden
Klammern “(“ und ”)”. Diese Klammern bedeuten, dass die Daten an dieser Stelle kopiert werden sollen. Die Kopie ist dann im
zweiten Muster verfügbar. Dort können diese Daten dann mit dem Ausdruck $1 verwendet werden. In unserem Bespiel wäre das
zweite Muster dann also 6$1. Dadurch würde dann ein eingehender Anruf auf die Nummer 036424760823 auf 623 umgeschrieben,
ein Anruf auf 036424760844 auf 644, usw....
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7.2 Gateway-Gruppen
Eine Gateway-Gruppe dient der Bündelung mehrerer Gateways, um das Routing einfacher zu gestalten und die Last zu verteilen.
Über die Gatway-Gruppen wird auch definiert, wie eine eingehende Rufnummer (“Caller-ID”) und eine ausgehende Rufnummer
signalisiert werden. Die Gatewaygruppe bietet auch die Möglichkeit, die Kopfnummer z.B. bei einem Anlagenanschluss abzuschneiden,
um die Routingtabelle übersichtlich zu halten. Generell muss für das Routing mindestens eine Gatewaygruppe angelegt
werden, auch wenn diese nur ein einziges Gateway enthält.
7.2.1 Ausgehende Caller-ID festlegen
Die ausgehende Caller-ID kann mithilfe eines Musters (siehe Punkt 7.1) in der Gatewaygruppe festgelegt werden. Hier sollten
die Einstellungen so gewählt werden, dass Sie Ihre internen Nebenstellen mit deren externen Durchwahlen einfach durchreichen
können.
Beispiel:
Die erste Zeile s/^(.*) sucht das angegebene Muster und schreibt das Ergebnis in die Variable $1, welche in der zweiten Zeile
verwendet werden kann. So kann eine interne Durchwahl (z.B.) 13 nach außen die Kopfnummer (z.B. 1234) mit angehängter
Durchwahl signalisieren, indem Sie 1234$1 als Zielmuster eingeben.
7.2.2 Eingehende Durchwahl festlegen
Dies verhält sich genauso wie Punkt 7.2.1. Siebenötigen2Muster:Eines,mitdemdieeingehendeDurchwahlgesuchtundmit
dem anderen Muster ersetzt wird. Wird beispielsweise die 6055 als Kopfnummer mit Durchwahlbereich 00-99 von Ihrem Gateway
signalisiert (605500, 605501, 605599, usw), wird folgendermaßen verfahren:
Abtrennung der Kopfnummer durch Suche mit ^6055(.*) und Ersatz mit $1. Es werden nur die Ziffern, die auf 6055 folgen, in
den eingehenden Routen signalisiert (00-99) und können durch Präfixvergabe weiter spezifiziert werden. Dieses Verfahren macht
die eingehende Routingtabelle übersichtlicher.
7.2.3 Eingehende Caller-ID festlegen - Amtholung 0 automatisch hinzufügen
Auch hier sind wiederum 2 Muster erforderlich. Genauso wie Sie die ausgehende Caller-ID festlegen können, ist hiermit die
Manipulation eingehender, signalisierter Nummern möglich. Dies ist. u.a. dann sehr nützlich, wenn Sie die Amtsholung 0 direkt
vor eine Rufnummer stellen möchten (damit wird diese aus den Anruflisten an den Endgeräten rückruffähig). Als einfaches und
gängiges Muster ist hier z.B. ^(.*) (suchen) und 0$1 (ersetzen) zu empfehlen.
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7.2.4 Beispiel: Anlegen einer Gatewaygruppe
Wählen Sie den Menüpunkt “Routing” –> “Gateway-Gruppen”.
Vorgehensweise:
Klicken Sie in der Auswahlbox auf “Neue Gateway-Gruppe anlegen” und dann auf “anzeigen”.
Schritt 1: Einstellungen vornehmen
1. Geben Sie hier den Name für die Gateway-Gruppe ein.
2. Setzen Sie hier das Häkchen, um eingehende Anrufe zuzulassen.
3. Geben Sie hier Ihre Rufnummer ein, die bei ausgehenden Anrufen der Gegenstelle signalisiert werden soll.
4. Alles abspeichern.
7.3 SIP-Gateway
Ein SIP-Gateway ist die populärste Art, eine Phonalisa Telefonanlage an das Telefonnetz zu koppeln. SIP-Gateways, egal ob
Mediagateway oder SIP-Provider, sind einfach in der Handhabung und bieten meist sehr viele Leistungsmerkmale.
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7.3.1 Amtsholung / Wählbefehle
Wenn eine Phonalisa-Telefonanlage ohne Amtsholung 0 konfiguriert werden soll, so kann der Wählbefehl angepasst werden.
Im Grunde ist hier nur die :1 in den geschweiften Klammern wichtig. Diese bedeutet, dass das erste Zeichen der Rufnummer
abgeschnitten wird. Löscht man also “:1”, so wird die Nummer exakt so wie gewählt an das Gateway übergeben.
7.3.2 Beispiel: Ein SIP-Gateway anlegen
Öffnen Sie den Menüpunkt Routing –> SIP Gateways.
Vorgehensweise:
Klicken Sie auf den -Button, um ein neues SIP-Gateway anzulegen.
Schritt 1: Einstellungen vornehmen
1. Geben Sie hier den Name des SIP-Gateways ein. Im Beispiel handelt es sich um ein Beronet-Gateway.
2. Tragen Sie hier die IP-Adresse/Registrar Server des SIP-Gateways ein.
3. Hier tragen Sie bitte den Benutzername und das Passwort ein.
4. Haken Sie bitte beide Kästchen an.
5. Hier wählen Sie Ihre zuvor angelegte Gateway-Gruppe aus.
6. Zum Schluss mit dem Button alles abspeichern.
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Schritt 2: Überblick des zugeordneten SIP-Gateways
7. Im Untermenüpunkt “Gateway-Gruppen” sieht man nun in der Gruppe “Amt” das Beronet-Gateway zugeordnet.
7.4 Eingehende Routen
Damit die Anrufe, die Sie erreichen auch richtig verteilt werden, müssen Sie die eingehenden Routen anpassen. Durch vorbereitende
Arbeiten in 7.2 sollten Sie hier wenig Konfigurationsaufwand haben, denn die Durchwahlen Ihres Anschlusses werden
idealerweise schon direkt auf interne Benutzer gemappt. Im Feld Muster muss hier also ein Muster (siehe 7.1) eingegeben werden,
welches die eingehende Durchwahl überprüft (also z.B. ^13$ um genau auf die 13 zu prüfen). Im Feld Ziel können Sie einen
vorher mit dem Suchen-Muster festgelegten Wert einsetzen (z.B. (.*) auf $1 =setzt1zu1dieeingehendeDurchwahlaufden
internen User (DID->Extension) oder einfach einen festen Wert definieren. Für das Ziel gibt es einige besondere Einstellungsmöglichkeiten,
so kann z.B mit dem Präfix fax- festgelegt werden, dass für diese Regel auf die Faxbox eines jeweiligen Benutzers
geleitet werden soll (also z.B. fax-13 für die Fax-Box der Benutzer mit der Nebenstelle 13).
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7.4.1 Routing zum letzten Kontakt
Wird als Ziel in der Routingtabelle “contact” eingegeben, so wird das System den Anrufer automatisch zum letzten Kontakt
vermitteln. Der letzte Kontakt wird in der Anrufliste ermittelt. Es wird derjenige interne Benutzer gesucht, der zuletzt mit dieser
Person gesprochen hat. Als Parameter für die Suche wird natürlich die Absenderrufnummer des externen Teilnehmers verwendet.
Wichtig ist: Wenn kein letzter Kontakt gefunden wurde, weil der Anrufer z.B. das erste mal anruft oder das Telefon des letzten
Kontaktes besetzt ist,... - wird diese Regel im eingehenden Routing übersprungen. Der Anruf wird dann mit der nächsten Regel
weiter verarbeitet. Es sollte also sichergestellt sein, dass die Durchwahl (meist die Hauptnummer/Zentrale/0) mit der nächsten
Regel zu einem validen Ziel geleitet wird. Beachtet man diese Gegebenheiten, ist diese Art des Routings sicher einzusetzen und
verbessert sehr schnell die Kommunikation im gesamten Unternehmen, da ein ständiges Weiterverbinden entfällt.
7.4.2 Beispiel: Routing konfigurieren
Vorgehensweise:
Wählen Sie den Menüpunkt “Routing” –> “Routen eingehend”. Wählen Sie dann Ihre zuvor angelegte Gateway-Gruppe “Amt”
aus und klicken Sie auf “anzeigen”.
1. Setzen Sie das Häkchen bei “Aktiv” und wählen Sie die Wochentage aus.
2. Tragen Sie hier Ihre Hauptrufnummer ein.
3. Hier tragen Sie das Ziel, z.B. die Nebenstelle der Zentrale/Sekretärin etc. ein und eine entsprechende Beschreibung dazu.
4. Zum Schluss alles abspeichern.
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Beispiel für eingehendes Fax-Routing:
Hier wurde als Muster die Faxnummer eingetragen und als Ziel die Nebenstelle des Faxgerätes.
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7.5 Ausgehendes Routing und LCR
Phonalisa bietet Ihnen ein sehr flexibles Routingsystem. Damit Sie ausgehende Regeln anlegen können ist es wichtig, dass Sie
mindestens eine Gatewaygruppe angelegt haben.
7.5.1 Muster / Reihenfolge und Abarbeitung von Regeln
Auch im ausgehenden Routing finden Sie die Muster aus Punkt 7.1 wieder. Allerdings sind diese hier wesentlich einfacher zu
verwenden als in den eingehenden Routen. Hier wird kein Suchen und Ersetzen durchgeführt, sondern es wird nur geprüft ,welche
Nummer in welches Muster passt. Passt eine gewählte Nummer zu einem Muster, so wird dieser Eintrag in der Routingtabelle
genommen. Die Routingtabelle wird vom System von oben nach unten abgearbeitet. Fangen Sie also mit einem Muster wie z.B.
^0 alle Nummern mit führender 0 ab, so haben Sie nach dieser Regel keine Möglichkeit z.B. Handynummern mit dem Muster
^01[5-7] über ein anderes Gateway zu routen.
7.5.2 Least Cost Routing (LCR)
Das Least Cost Routing ermöglicht Ihnen, Ihre Rufe kosteneffizient zu verschiedenen Gateway-Gruppen zu routen. So können
Gespräche in Mobilfunknetze über evtl. angeschlossene GSM-Gateways geroutet oder Rufnummern im Ausland mit einem dort
ansässigen SIP-Provider zum Festnetzpreis angerufen werden. Zusätzlich können Sie mit dem System über den Call-By-Call Präfix
eine Billigvorwahl automatisch vor die Rufnummer setzen. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nicht mit SIP-Providern im
Internet benutzt werden sollte, da dort höhere Kosten entstehen könnten.
7.5.3 Anrufe zeitgesteuert routen
Sie können pro Regel definieren, zu welchen Uhrzeiten und Wochentagen diese gilt. Somit ist es möglich, z.B. eine Ansage
außerhalb der Geschäftszeiten zu schalten (Sie können als Ziel z.B. ein IVR oder eine umgeleitete Warteschlange mit AB/Ansage
benutzen). Sie können mehrere dieser Regeln verknüpfen, da diese von oben nach unten abgearbeitet werden. Somit werden auch
sehr komplexe Szenarien abgedeckt (z.B Pausenzeiten/verschiedene Besetzung einer Hotline an unterschiedlichen Wochentagen
uvm).
7.5.4 Routing für Gruppen einschränken/gruppenbasierte externe Caller-ID
Natürlich können bestimmte externe Ziele nur für bestimmte Nutzerkreise zugänglich gemacht werden. Benutzen Sie einfach das
Feld “Gruppe” und wählen sie die entsprechende Benutzergruppe aus, die diese Regel verwenden darf. Hiermit ist auch denkbar,
dass Sie verschiedenen Benutzergruppen auch einheitliche Absenderrufnummern geben (z.B. eine einheitliche Rufnummer für das
Supportteam, gemischt mit dem Routing auf den letzten Kontakt ist dies äußerst effizient). Dazu müssen Sie nur verschiedene
Gatewaygruppen mit entsprechender ausgehender Caller-ID festlegen und diese dann pro Benutzergruppe auswählen.
7.5.5 Failovergateways definieren
Falls Sie durch Redundanz sicher stellen wollen, dass wichtige Rufe wie z.B. Notrufe mit höherer Wahrscheinlichkeit geroutet
werden, so können Sie in der Spalte “Gateway/Fallback” einfach mehrere Gatewaygruppen für die entsprechende Regel definieren.
Fällt eines der Gateways aus oder sind alle Leitungen belegt, so wird der Ruf automatisch über das nächste Gateway abgesetzt.
Die Liste wird von oben nach unten abgearbeitet.
32

7.5.6 Beispiel: Anlegen eines ausgehenden Routings
Damit Ihre Telefonate nach extern über die richtige Rufnummer und das korrekte Gateway telefonieren, müssen Sie die ausgehenden
Routen definieren. Wählen Sie dazu den Menüpunkt “Routing” –> “Routen ausgehend”.
Ausgehendes Routing für die Amtsholung 0
1. Aktivieren Sie die Route. Geben Sie als Muster ^0 in das Feld ein, um ausgehende Gespräche mit der Amtsholung 0 zuzulassen.
2. Tragen Sie eine entsprechende Beschreibung ein.
3. Wählen Sie die Wochentage für diese Regel aus.
4. Hier können Sie die Gruppen auswählen, für welche die Routing-Regel gelten soll. Zur Auswahl stehen dabei die Gruppe alle,
admins, user, vertrieb, hosts. DaalleTeilnehmerdesTelefonsystemsmitderAmtsholung0nachexterntelefonierendürfen,ist
die Gruppe [alle] ausgewählt.
5. Als Gateway wählen Sie die “Amt” Gateway-Gruppe aus. Wenn Sie mehrere verschiedene Gateway-Gruppen angelegt haben,
können Sie diese als Fall-Back eintragen, falls ein Gateway ausfallen sollte.
6. Speichern Sie den Vorgang ab.
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Ausgehendes Routing für Handy-Nummern:
1. Setzen Sie als Muster 01[5-7], um auf Handy-Nummern anrufen zu können.
2. Als Gruppe wurde für diese Routing-Regel Vertrieb ausgewählt, da in diesem Beispiel ausschließlich Mitglieder der Gruppe
Vertrieb auf Handy-Nummern anrufen dürfen.
3. Als Gateway wurde ein kostensparendes GSM-Gateway eingesetzt und hier ausgewählt.
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7.6 Notrufnummern
Phonalisa benutzt eine Sonderbehandlung für Notrufnummern, diese soll sicherstellen, dass diese von allen Benutzern intuitiv
gewählt werden können. Bei der Wahl einer Notrufnummer sollte es egal sein, ob man die Amtsholung 0 wählt oder nicht. So
können interne Nutzer, mit oder ohne Amtsholung 0, den Notruf im Ernstfall mit 112 wählen. Es können interne Benutzer mit
einer Rufnummer, die sich mit einer Notrufnummer überschneidet, angelegt werden. Diese werden vom Routingsystem allerdings
ignoriert, denn die Notrufnummern gehen immer zum Amt.
Es ist sehr wichtig, dass Sie die Einstellungen für die Notrufe unter “System” –> “Globale Konfiguration” –> “Wählplan” nach
dem Einrichten von Phonalisa kontrollieren! Hierbei ist zu beachten, dass in dem Eintrag “Nummer die in Polizei-Notruf gemappt
wird” und “Nummer die in Rettungsdienst-Notruf gemappt wird” stets ein Format angegeben ist, welches im ausgehenden Routing
wirksam ins Amt geroutet wird (z.B. 0110 bzw. 0112). Falls Sie die Amtsholung 0 deaktiviert haben, ist es natürlich notwendig
110 respektive 112 einzutragen.
Weiterhin ist darauf zu achten, dass evtl. angebundene Homeoffice-Mitarbeiter dann über die Notrufzentrale Ihres Standortes
telefonieren, welche nicht zwangsläufig die richtige ist. Das gleiche gilt für eventuell eingesetzte SIP-Provider. Fragen Sie im
Zweifelsfall beim Support des SIP-Providers nach, wie Notrufe behandelt werden und ob es hier noch Besonderheiten zu beachten
gibt.
WICHTIG: Bitte testen Sie die Notrufe nach dem Abschluss der Installation und spätestens vor produktiver
Inbetriebnahme! Hierbei ist zu beachten, dass Sie den Notruf nicht einfach anrufen dürfen, wenn es sich nicht
tatsächlich um einen Notfall handelt. Sie können den Notruf dennoch testen, indem Sie vorher die Festnetznummer
der lokalen Notrufstelle anrufen und Ihren Anruf als Test ankündigen!
35

8 Phonalisa-Gruppensystem
8.1 Gruppentypen
Um mit dem Gruppensystem optimal arbeiten zu können, erhalten Sie hier einen kurzen Überblick über alle in Phonalisa
verfügbaren Gruppen-Typen.
user: Mit diesem Typ können Sie sämtlich Zugriffsberechtigungen für die Benutzer festlegen.
queue: Dieser Typ legt die Zugriffe fürdieWarteschlangenfest.
host: Dieser Typ wird für das Clustering benötigt.
addrbook: Mit dem Adressbuch-Typen können Sie die Zugriffe fürdieAdressbücherdefinieren.
module_gui: Bei diesem Typen können Sie die Zugriffsberechtigungen für sämtliche Weboberflächen- und Menüpunkte festlegen.
8.2 Systemgruppen
8.2.1 Berechtigungssystem
monitor_peers: legt fest, welche Gruppe eine andere Gruppe über den Kollegenmonitor sehen darf
monitor_queues: legt fest, welche Gruppe Warteschlangen über den Warteschlangenmonitor sehen darf
forward_queues: legt fest, welche Benutzergruppe eine Rufumleitung für die Warteschlangen anlegen darf
sudo_user: mit dieser Berechtigung dürfen Nutzer als andere Nutzer agieren
call_stats: Statistiken über die Gruppen werden dem Nutzer angezeigt. Entfernt man diese Berechtigung, werden zwar die
Menüpunkte der Statistik angezeigt, es kann aber keine Auswertung der einzelnen Gruppen erfolgen.
display_modul_gui: hier werden die Berechtigungen vergeben, welche Gruppe welchen Menüpunkt bzw. Untermenüpunkt
sehen darf
roaming: der Benutzer darf sich an- und abmelden
queue_member: der Benutzer darf sich in die Warteschlangen (beliebige Anzahl) ein- und ausloggen
clip_set: Übermittlung der Rufnummer des Anrufers (abhängig vom Endgerät)
clir_set: der Benutzer darf seine Rufnummer unterdrücken
callwaiting_set: mit dieser Berechtigung ist die Funktion “Anklopfen” aktiviert
addrbook_edit: Einträge des ausgewählten Adressbuches bearbeiten, löschen, anlegen
addrbook_view: das ausgewählte Adressbuch sehen (angezeigt bekommen)
addrbook_revsearch: Rückwärtssuche aus dem ausgewählten Adressbuch
jabber_buddy: diese Berechtigung legt fest, wer wen im Jabber sehen darf
intercom_call: Diese Berechtigung steuert, welche Benutzergruppe auf eine andere Benutzergruppe Durchsage am Telefon
ausführen darf.
spy_call: Diese Berechtigung erlaubt es Nutzern, sich in ein Telefongespräch eines anderen Nutzers einzuwählen, um diesen
z.B. im Call-Center zu schulen. Der Benutzer hat die Möglichkeit, mit dem Agenten zu sprechen, hört aber auch was der Anrufer
sagt. Der externe Teilnehmer hört dies aber nicht.
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8.2.2 Beispiel: Ein neues Adressbuch anlegen
Schritt 1: Adressbuch-Gruppe anlegen
Wählen Sie den Menüpunkt “Admin”–> “Gruppen” aus.
1. Tragen Sie den Namen der Gruppe ein. Für eine bessere Übersicht bzw. Auffindbarkeit der Gruppe, sollte Sie dem Name der
Gruppe “addrbook” hinzufügen (dies ist aber nicht zwingend erforderlich).
2. Hier tragen Sie den Titel des Adressbuches ein und
3. wählen anschließend den Typ “addrbook” aus.
4. Zum Speichern auf den Button klicken.
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Schritt 2: Gruppe "All Users" bearbeiten
Nachdem Sie die neue Gruppe angelegt haben, klicken Sie auf den -Button der Gruppe “All Users”, um die Berechtigungen
und Zugriffsrechte auf das neue Adressbuch zu erteilen.
Schritt 3: Gruppen-Berechtigungen vergeben
1. Sie befinden sich nun in der Gruppe “All Users”.
2. Klicken Sie auf die Pfeile der Auswahlbox und wählen Sie als Berechtigung addrbook_edit aus.
3. Vergeben Sie diese Berechtigung auf Ihr neu angelegtes Adressbuch.
4. Klicken Sie auf das Plus, um die Berechtigung zu aktivieren.
Wiederholen Sie nun den Vorgang und vergeben Sie die Berechtigungen addrbook_view und addrbook_revsearch auf die Gruppe
des Adressbuches und bestätigen Sie jeweils mit dem Plus-Button. Zum Abschluss auf den -Buttonklicken.
Schritt 4: Neues Adressbuch auswählen und bearbeiten
Sie können nun das neue Adressbuch im Menüpunkt “Home”–> “Adressbuch” auswählen und bearbeiten.
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8.3 Rufannahme-Gruppen
Mitglieder der Rufannahme-Gruppen dürfen die Anrufe anderer Benutzer übernehmen (Pickup von Gesprächen). Nichtmitglieder
einer Rufannahme-Gruppe können kein Gespräch übernehmen. Zum Anlegen einer Rufannahme-Gruppe wählen Sie den
Menüpunkt “Admin” –> “Rufannahmegrp.”. Legen Sie eine Bezeichnung für die Gruppe fest, speichern Sie diese und ordnen
anschließend die Benutzer der Gruppe zu, indem Sie die Benutzernamen in die Liste eintragen.
8.4 Provisioning-Gruppen
Die Provisioning-Gruppen (engl. für Bereitstellung, Beschaffung) dienen der Bereitstellung von bestimmten Diensten für eine
Gruppe von Endgeräten. Diesen Endgeräten werden z.B. Tasten-Profile zugeordnet, wobei dann jedes Telefon die gleichen
definierten Tasten hat. Wie Sie ein Tasten-Profil anlegen, entnehmen Sie dem Punkt 15.1.
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9 Das Rufumleitungssystem
Das Rufumleitungssystem in Phonalisa ist so flexibel, das garantiert keine Anrufe unbeantwortet bleiben. Es kann dabei jeder
Benutzer für sich selbst (benutzerdefiniert) Rufumleitungs-Regeln definieren. Es ist aber auch eine sofortige Weiterleitung auf
den Anrufbeantworter oder eine Rufnummer oder einfach keine Rufumleitung auswählbar. Bei den benutzerdefinierten Rufweiterleitungen
kann der Anwender aus einer Vielzahl von sogenannten Filtern auswählen oder diese auch miteinander kombinieren.
Dies macht Phonalisa so flexibel. Man kann anhand des Telefonstatus (abgemeldet, besetzt, keine Antwort nach x Sekunden), des
Jabberstatus (online, abwesend, beschäftigt, abgemeldet), zeitabhängig (mit Wochentagen und Zeit), anhand von Adressbüchern
(Black-/Whitelist-Funktion) und anhand der Anrufquelle (intern/extern) umleiten. In den nächsten Punkten erfahren Sie, wie
Sie die einzelnen Filter auswählen oder auch kombinieren können.
9.1 Keine Rufumleitung
Wenn Sie keine Rufumleitung möchten, aktivieren Sie die Regel (1) und speichern diese ab (2).
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9.2 Sofort auf einen AB weiterleiten
Wenn Sie sofort eine Rufumleitung auf den Anrufbeantworter anschalten möchten, aktivieren Sie den Punkt "Sofort Weiterleiten".
1. Wählen Sie in der Auswahlbox Anrufbeantworter aus.
2. Bestimmen Sie die passende Ansage und
3. speichern Sie Ihre Eingabe ab.
Achtung: Wenn Sie noch keine eigene Ansage aufgesprochen haben, müssen Sie dies im Rufumleitungsmenü –> “Audio-Dateien”
nachholen (siehe Punkt 9.6).
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9.3 Sofort auf eine Rufnummer weiterleiten
Vorgehensweise:
1. Aktivieren Sie die Sofort-Rufumleitung und wählen Sie “Rufnummer”.
2. Geben Sie hier die Nebenstelle ein. Bitte beachten Sie, dass Sie bei externen Rufnummern/Handynummern eine 0 für die
Amtsholung zusätzlich voranstellen müssen, z.B. 00151....
3. Speichern Sie die Eingabe ab.
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9.4 Sofort auf eine Ansage weiterleiten
Wenn Sie sofort eine Rufumleitung auf eine Ansage anschalten möchten, aktivieren Sie den Punkt "Sofort Weiterleiten".
1. Wählen Sie in der Auswahlbox Ansage aus.
2. Bestimmen Sie die passende Ansage und
3. speichern Sie Ihre Eingabe ab.
Achtung: Wenn Sie noch keine eigene Ansage aufgesprochen haben, müssen Sie dies im Rufumleitungsmenü –> “Audio-Dateien”
nachholen (siehe Punkt 9.6).
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9.5 Benutzerdefinierte Rufweiterleitung
9.5.1 Beispiel 1: Umleitung im Fall “Besetzt und “keine Antwort”
Für die Umleitungsfälle "Besetzt" und "keine Antwort" können Sie jeweils eine benutzerdefinierte oder gemeinsame Rufumleitung
erstellen. In diesem Beispiel finden Sie beide Möglichkeiten der Umsetzung aufgeführt.
Rufumleitung im Fall "Besetzt"
Aktivieren Sie die benutzerdefiniert Rufweiterleitung und klicken Sie auf den -Button.
Vorgehensweise:
1. Wählen Sie den Telefonstatus "Besetzt" in der Auswahlbox aus.
2. Als Ziel können Sie eine Rufnummer oder einen AB auswählen. Im Beispiel wurde die Rufnummer ausgewählt.
3. Geben Sie hier eine passende Rufnummer (Nebenstelle oder externe Nummer) ein, bei externen Rufnummern nicht die
zusätzliche 0 für die Amtsholung vergessen.
4. Speichern Sie alles ab.
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Rufumleitung im Fall "Keine Antwort"
Vorgehensweise:
Im Beispiel sehen Sie Ihre zuvor angelegte Rufumleitung im "Besetzt-Fall".
1. Klicken Sie auf das ,umeineneueRegelzuerstellen.
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Schritt 1: Rufumleitung konfigurieren
1. Wählen Sie als Telefonstatus "keine Antwort nach" aus.
2. Geben Sie hier ein, nach wie vielen Sekunden auf ein anderes Ziel umgeleitet werden soll. Info: 15 Sekunden entsprechen ca.
3Freizeichen.
3. Wählen Sie hier das entsprechende Ziel aus.
4. Geben Sie die Rufnummer ein.
5. Zum Schluss alles abspeichern.
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Vereinfachtes Beispiel - beide Fälle in einer Regel
Sie können so mehrere Filter kombinieren und mit einem Ziel in einer Rufumleitungsregel kombinieren. Aktivieren Sie dazu die
benutzerdefinierte Rufumleitung.
1. Wählen Sie den Telefonstatus "besetzt".
2. Klicken Sie jetzt auf das ,umeinenweiterenFilterzuerhalten.
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3. Wählen Sie jetzt den Status "keine Antwort nach" aus und ergänzen die Zeit (Sekunden).
4. Setzen Sie das Ziel fest. Im Beispiel wurde der eingehende Anruf im Besetzt-Fall und bei keiner Antwort auf einen AB mit
Abwesenheitsansage umgeleitet.
5. Speichern Sie alles ab.
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9.5.2 Beispiel 2: Umleitung anhand des Präsenzstatus
Das Rufumleitungssystem wurde mit einer intelligenten Präsenzfunktion ausgestattet. Online gibt es viele Instant Messenger
zum Download, z.B. Jabber, Pandion,...
Der Instant Messenger hilft die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern, da man sich interne Telefonate oder gar E-
Mails spart und stattdessen ein kurze Nachricht schreibt. Durch diese Präsenzfunktion weiß man immer genau, ob der Kollege
gerade an seinem Platz ist und am PC arbeitet und dabei nicht gestört werden möchte (Status beschäftigt) oder ob der Kollege
anwesend und bereit für eingehende Gespräche oder Telefonate ist (Status online). Durch die Instant Messenger-Funktion wurde
das Rufumleitungssystem enorm erweitert und bekam noch mehr Flexibilität. Sehen Sie weiter unten ein paar Beispiele, was mit
dieser neuen Funktion alles möglich ist.
Vorgehensweise:
Aktivieren Sie die benutzerdefinierte Rufumleitung und bearbeiten Sie die Regel.
Schritt 1: Filter hinzufügen, Rufumleitung konfigurieren
1. Klicken Sie auf das und wählen Sie als Status "Jabber".
2. Entfernen Sie mit den vorhanden Filter.
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3. Sie können nun in der Auswahlbox den Jabber-Status verfeinern.
4. Als Ziel wurde die Umleitung auf eine andere Nebenstelle ausgewählt. Wenn nun der Jabberstatus "Abwesend" ist, wird der
eingehende Anruf auf die Nebenstelle 34 weitergeleitet.
5. Speichern Sie die Regel ab.
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Weitere Jabber-Statis hinzufügen:
Klicken Sie in der geöffneten Regel auf (Neuen Filter hinzufügen) und ergänzen Sie Jabberstatus: Abgemeldet und Jabberstatus:
Beschäftigt. DieRufumleitunggreiftnun,sobaldderJabberstatusdesBenutzerssichvon"online"zu"abwesend","abgemeldet"
oder "beschäftigt" verändert. Dabei wird der eingehende Anruf auf die Nebenstelle 34 weitergeleitet.
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Beispiel: Zusammenspiel von Jabber-Status und Adressbuch-Status
In diesem Beispiel sehen Sie, dass der Benutzer umleitet, sobald sein Jabber-Status abwesend, beschäftigt oder abgemeldet ist.
Zusätzlich wird noch der Adressbuch-Status mit berücksichtigt. Befindet sich nun der Anrufer im VIP-Adressbuch, so werden die
Gespräche auf das Handy des Benutzers umgeleitet. Da diese Regel durch die Hinzunahme des Adressbuch-Status "mächtiger"
ist, als die darüber stehende einfache Jabber-Regel, so sollte man die zweite Regel mithilfe der Taste (per “drag-and-drop”)
über die erste Regel ziehen.
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9.5.3 Beispiel 3: Zeitabhängig umleiten (Uhrzeit/Wochentag)
In dieser Anleitung wird die Rufumleitung mit dem Fall Zeitsteuerung anhand des Beispiels "Anruf außerhalb der Geschäftszeiten"
erläutert.
Vorgehensweise:
Aktivieren Sie die benutzerdefinierte Rufweiterleitung und bearbeiten Sie mit dem -Button die Regel.
Durch Klicken auf das erzeugen Sie in der Rufumleitungs-Regel einen neuen Filter. Wählen Sie dabei Zeitsteuerung. Den
vorhandenen Filter können Sie mit dem löschen.
Zeitsteuerung konfigurieren:
1. Aktivieren Sie die Tage, an denen die Zeitsteuerung aktiv ist.
2. Hier geben Sie die Zeit ein. Im Beispiel 00:00 - 09:00 Uhr (vor Geschäftszeit).
3. Als Ziel wurde der Anrufbeantworter mit der Ansage "Außerhalb Geschäftszeit" ausgewählt.
4. Klicken Sie auf das , um einen weiteren Zeitsteuerungs-Filter zu aktivieren.
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Aktivieren Sie wieder die Wochentage und wählen Sie die Zeit aus. Im Beispiel 18:00 - 23:59 Uhr (abends außerhalb Geschäftszeiten).
Um jetzt noch das Wochenende in die Zeitsteuerung mit einzubauen, fügen Sie einen weiteren Filter hinzu und aktivieren
Sie Sa + So und die Zeit 00:00 - 23:59 Uhr. Speichern Sie die Regel ab.
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9.5.4 Beispiel 4: Umleitung mit “Black- und Whitelist” mithilfe des Adressbuches
Die Einbindung des Status "Adressbuch", gibt dem Anwender ganz neue Möglichkeiten, mit dem Phonalisa Rufumleitungssystem
zu arbeiten. So können Sie beispielsweise Anrufer die Sie permanent stören, in einem Blacklist-Adressbuch ablegen. Die Einträge
dieses Adressbuches können Sie dann bei Anruf z.B. auf einen AB weiterleiten.
Anderer Fall: Sie haben eine Zeitsteuerung in Ihrer Rufumleitung aktiviert. Nun haben Sie Kunden/Partner, die Sie auch
außerhalb der Geschäftszeiten auf der Hauptgeschäftsnummer erreichen sollten. Für diese "VIP-Kunden" können Sie ein eigenes
Adressbuch anlegen und all diese Kontakte eintragen, die Sie auch am Wochenende, nachts oder auf Ihrem Handy erreichen
dürfen.
Bei der Adressbuch-Funktion im Rufumleitungssystem können Sie auch unterscheiden, ob der Anrufer Mitglied des ausgewählten
Adressbuches ist oder nicht. So können Sie z.B. Anrufer, die nicht im "VIP-Kunden" - Adressbuch sind, nach 15 Sekunden ohne
Antwort am Telefon, auf einen AB weiterleiten, wohingegen "VIP-Anrufer" nach 15 Sekunden auf Ihr Handy umgeleitet werden.
Sie sehen, die Adressbuch-Funktion im Rufumleitungssystem ist sehr umfangreich. Die nachfolgenden Beispiele sollen praxisbezogene
Szenarios anschaulich erläutern.
Beispiel 1: Anrufer befindet sich im Black-List-Adressbuch
Vorgehensweise:
Aktivieren Sie die benutzerdefinierte Rufweiterleitung und bearbeiten Sie mit dem -Button die Regel. Durch Klicken auf das
erzeugen Sie in der Rufumleitungs-Regel einen neuen Filter.
Klicken Sie auf das und wählen Sie "Anrufer ist/ist nicht im Adressbuch" aus. Den vorhandenen Telefonstatus-Filter können
Sie mit löschen.
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Regel bearbeiten
1. In der Auswahlbox können Sie zwischen ist oder ist nicht wählen.
2. Wählen Sie hier das entsprechende Adressbuch aus. Achtung: Um auf die Adressbücher zugreifen zu können, müssen diese
zuvor angelegt worden sein.
3. Als Ziel wurde für das Beispiel der AB mit einer Abwesenheitsansage ausgewählt.
4. Nach dem Abspeichern werden Anrufer aus dem Black-List-Adressbuch sofort auf den Anrufbeantworter weitergeleitet, ohne
das Ihr Telefon klingelt.
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Beispiel 2: VIP-Kunden können auch außerhalb der Geschäftszeiten anrufen
Die Vorgehensweisen zum Anlegen einer solchen Regel, entnehmen Sie bitte den vorangegangenen Schritten.
In diesem Bespiel sehen Sie, dass Anrufer die außerhalb der Geschäftszeiten anrufen, auf einen AB mit Ansage weitergeleitet
werden –> außer es handelt sich um einen Anrufer aus dem VIP-Adressbuch. Dieser Anrufer kommt auf Ihrer Nebenstelle durch.
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Beispiel 3: Familie kann auch auf das Handy weitergeleitet werden
Wenn nach 25 Sekunden niemand das Telefonat entgegen nimmt, werden nur die Anrufer weitergeleitet, die sich im Familien-
Adressbuch befinden. Für alle anderen Anrufer kann man beispielsweise eine Regel für die Weiterleitung auf eine andere Nebenstelle
definieren.
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9.6 Verwaltung der Ansagen (für AB)
Um eigene Ansagen aufzusprechen, gehen Sie in den Menüpunkt "Umleitung" –> "Audio-Dateien".
Überblick über die vorhandenen Ansagen verschaffen
1. Hier sehen Sie die bereits vorhandenen Audiodateien. Diese werden in "System" und "Eigene" unterteilt. Eigene Audiodateien
können Sie jederzeit editieren oder löschen. Systemansagen sind Ansagen, welche vom Administrator für alle Benutzer hinterlegt
wurden.
2. Um eine eigene Ansage aufzusprechen, klicken Sie auf den - Button. Ihre Nebenstelle klingelt und Sie können eine neue
Ansage aufsprechen.
Die Beschreibung können Sie mit dem -Buttoneditieren.BearbeitenSiedenTextundspeichernSiedieneueBeschreibung
ab.
Achtung - wichtiger Hinweis!
Wenn Sie Ansagen aufsprechen oder hochladen möchten, die für alle Nutzer des Telefonsystems bestimmt sind, gehen Sie in den
Menüpunkt "System" –> "Audiodateien". Dort können Sie für das gesamte System Ansagen aufsprechen und bereitstellen.
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10 Die Warteschlangen
In Unternehmen aller Größen ist es von Vorteil, Warteschlangen zur gezielten Anrufverteilung einzusetzen. Lassen Sie sich von dem
Begriff Warteschlange nicht verwirren, er bedeutet nicht zwangsläufig, dass ein Anrufer Musik hören muss, während er wartet.
Warteschlangen können auch einfach ein “Klingeln” signalisieren und dennoch Rufe intern sehr effizient verteilen. Zusätzlich
haben die Warteschlangen noch den Vorteil, Statistiken zu generieren, die Sie zur Auswertung Ihrer telefonischen Erreichbarkeit
nutzen können. Es lohnt sich in jedem Fall, über den Einsatz von Warteschlangen im eigenen Unternehmen nachzudenken.
10.1 Warteschlangen verwalten
10.1.1 Eine Warteschlange anlegen und bearbeiten
Gehen Sie in den Menüpunkt "Routing" –> "Warteschlangen". Klicken Sie auf den -Button,umeineneueWarteschlange
anlegen zu können.
1. Geben Sie hier eine Bezeichnung für die Warteschlange ein.
2. Vergeben Sie ein Durchwahl.
3. Hier können Sie einstellen, ob der Anrufer ein Freizeichen oder Musik hören soll, wenn er wartet.
4. Sie können für jede Warteschlange eine individuelle Begrüßungs-Ansage anlegen. Dies machen Sie mithilfe der Audiodateien
(System –> Audiodateien).
5. Geben Sie hier die maximale Anzahl der Anrufer ein, die zusätzlich in die Warteschlange gelangen können, auch wenn alle
Agenten der Warteschlange gerade im Gespräch sind.
6. Hier wählen Sie die Strategie aus, in welcher Reihenfolge die Agenten angerufen werden sollen. Eine Erklärung zu den Strategien
finden Sie im Punkt 10.2.
7. Es empfiehlt sich die Einstellung "Eintritt - nicht wenn keine Agenten angemeldet sind" einzustellen.
8. Bei Austritt empfiehlt sich die Einstellung "Wenn keine Agenten mehr angemeldet sind".
9. Speichern Sie alles ab.
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Schritt 2: Warteschlangen-Teilnehmer einloggen
Nach erfolgreichem Anlegen der Warteschlange, können sich die Mitarbeiter einloggen. Sie müssen dazu *5Warteschlange (z.B.
*588) an Ihrem Telefon wählen. Es können sich beliebig viele Mitarbeiter in einer Warteschlange einloggen bzw. es gibt keine
Mindest- oder Höchstanzahl./
Schritt 3: Warteschlangen-Monitor
Sie können nun im Menüpunkt "Home" –> "Warteschlangen-Monitor" die Warteschlange beobachten. Alle 10 Sekunden wird
dazu die Seite neu geladen.
Hier sehen Sie die Statistik, die Mitglieder mit deren Status und die Anrufer aufgeführt.
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10.2 Strategien zur Rufverteilung
Round-Robin: alle Agenten klingeln nacheinander
Ältesten: der Agent, dessen Gespräch am längsten zurückliegt, wird angerufen
Zufällig: wahllose Auswahl der klingelnden Agenten
Am wenigsten Anrufe: der Agent mit den wenigsten geführten Gesprächen wird angerufen
Alle klingeln: alle in der Warteschlange eingeloggten Agenten klingeln gleichzeitig
10.3 Rufumleitung
Das System der Rufumleitungen für die Warteschlangen ist genauso flexibel, wie das der Benutzer. Sie können die Filter Warteschlangenstatus,
Zeitsteuerung, Adressbuch und Anrufquelle auswählen oder diese auch miteinander kombinieren. Der Warteschlangenstatus
bietet dabei noch die Unterscheidung zwischen Maximale Anruferzahl erreicht (voll), keine Agenten angemeldet
(leer) oder keine Antwort nach... .
Die Zeitsteuerung lässt sich genauso konfigurieren, wie in der benutzerdefinierten Rufumleitung der Benutzer. Mit der Anrufquelle
extern/intern ist ebenso zu verfahren. Einen kleinen Unterschied gibt es bei dem Adressbuch-Filter. Aus diesem Grund finden
Sie im nächsten Punkt (10.3.1) ein ausführliches Beispiel dazu.
10.3.1 Beispiel: Rufumleitung mithilfe des Adressbuches
Damit die angelegten Warteschlangen die Funktion der Rufumleitung unter Zuhilfenahme des Adressbuches auch nutzen können,
müssen Sie vorher die Berechtigungen für die Warteschlangen überprüfen.
Gehen Sie dazu in den Menüpunkt "Admin" –> "Gruppen".
Vorgehensweise:
Wenn Sie noch kein entsprechendes Adressbuch angelegt haben, nutzen Sie bitte die Anleitung 8.2.2. Wenn Sie bereits mehrere
Adressbücher (Adressbuch-Gruppen) angelegt haben, bearbeiten Sie die "queue"-Gruppe.
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Schritt 1: Zugriffsberechtigung für die Queue-Gruppe vornehmen:
1. Wählen Sie hier die Berechtigung "addrbook_revsearch" aus und
2. geben Sie diese der entsprechenden Adressbuch-Gruppe.
3. Bestätigen Sie diesen Vorgang mit dem Plus-Button.
4. Speichern Sie die Änderungen ab.
63

Schritt 2: Rufumleitung für die Warteschlange anlegen:
Gehen Sie nun in den Menüpunkt "Rufumleitung"–> "Warteschlangen".
1. Wählen Sie hier die entsprechende Warteschlange aus und klicken Sie auf "Anzeigen".
2. Aktivieren Sie die benutzerdefinierte Rufumleitung.
3. Klicken Sie auf das ,umeineneueRegelhinzuzufügen.
4. Die alte Regel können Sie ggf. löschen.
Schritt 3: Rufumleitung bearbeiten:
1. Klicken Sie auf das für einen neuen Filter und wählen Sie "Anrufer ist/ist nicht im Adressbuch" aus.
2. Als Adressbuch-Auswahl ist das zuvor angelegte Adressbuch bereits ausgewählt. Bei mehreren Adressbüchern wählen Sie bitte
ein entsprechendes aus.
3. Löschen Sie ggf. noch vorhandene Filter oder binden Sie diese in Ihre Rufumleitungsregel mit ein.
4. Anrufer, welche sich wie im Beispiel im Lieferanten-Adressbuch befinden, sollen auf eine andere Rufnummer weitergeleitet
werden. Wählen Sie dazu das Ziel "Rufnummer" und ergänzen Sie diese.
5. Speichern Sie Ihre Einstellungen ab.
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11 Agenten
Agenten dienen in Phonalisa dazu, bestimmte Endgeräte in Warteschlangen einzuloggen. Ein Agent der sich in einer Schlange
eingeloggt hat, wird ab diesem Zeitpunkt Anrufe aus dieser empfangen. Ein Telefon kann gleichzeitig ein Agent in mehreren
Warteschlangen sein, dabei gibt es keine wirkliche Beschränkung. Es gibt 2 Arten von Agenten: Statische - also fest eingerichtete
Agenten und dynamische Agenten. In den nachfolgenden Punkten wird tiefer auf die Vor- und Nachteile der beiden Arten
eingegangen.
11.1 Statische Agenten
Ein statischer Agent ist, wie der Name vielleicht erahnen lässt, ein fest eingerichteter Agent, dem eine oder mehrere Warteschlangen
direkt zugeordnet werden. Man legt diese Agenten im Webinterface unter “Admin” –> “Agenten” an und ordnet dann
entsprechende Warteschlangen zu. Nun kann man diesen Agent an einem Telefon einloggen, dazu bedient man sich dem Funktionscode:
*6. Wenn man diesen an einem angemeldetem Endgerät eingibt, wird man nach dem Passwort
gefragt. Gibt man dieses korrekt ein, ist das Telefon sofort in allen zugeordneten Warteschlangen eingeloggt. Hören Sie beim
Einloggen “Etwas stimmt nicht” oder einen Fehlerton , dann bedeutet das entweder, dass Sie dem Agenten keine Warteschlange
zugeordnet haben oder aber am Endgerät schon ein dynamischer Agent eingeloggt ist.
Sie können den Agenten wieder durch *6* vom Telefon abmelden. Ein Agent hat zusätzlich die Möglichkeit zu pausieren, ohne
sich abmelden zu müssen (*6#* -> Pause aktivieren, *6## Pause deaktivieren).
Statische Agenten sind immer dann sinnvoll, wenn Sie möchten das bestimmte Benutzer ständig in einzelnen Warteschlangen
sind und sich auch automatisch beim Ab- und Anmelden am Endgerät mit ein- und ausloggen. Ein weiterer Vorteil ist, dass man
sich mit einem Einloggvorgang gleich in mehrere Warteschlangen einloggen kann.
11.2 Dynamische Agenten
Ein dynamischer Agent kann sich jederzeit ohne weitere Konfiguration in eine Warteschlange einloggen. Diese Mitgliedschaft in
der Warteschlange ist allerdings nur temporär und wird beim Abmelden des Endgerätes automatisch aufgelöst. Das bedeutet,
dass sich der Benutzer nach dem erneuten Anmelden am Endgerät erneut in der Warteschlange einloggen muss.
Die verwendeten Funktionscodes sind:
*5 Einloggen in eine Warteschlange
*5

12 Sammelanschlüsse
Bei einem Sammelanschluss (call group) handelt es sich um eine Zusammenführung mehrerer Rufnummern (Nebenstellen), welche
dann unter einer Rufnummer zu erreichen sind. Alle eingehenden Gespräche werden somit direkt an die Nebenstellen vermittelt.
Man unterscheidet hierbei noch zwischen einem linearem und einem parallelem Rufschema. Bei einer linearen Verteilung,
klingeln die zusammen geführten Nebenstellen nacheinander (die Klingelzeit pro Nebenstelle ist anpassbar). Bei einer parallelen
Verteilung, klingeln alle Nebenstellen gleichzeitig. Sobald ein Teilnehmer den Anruf entgegen nimmt, wird das parallele Klingeln
beendet.
Zusätzlich kann man noch die Einstellung “Sammelbesetzt” aktivieren. Diese Einstellung findet bei einem Sammelanschluss von
z.B. einem Mobilgerät und einem Telefon des selben Benutzers Anwendung. Führt der Benutzer gerade ein Gespräch mit einem
der beiden Endgeräte, so könnte das andere Endgerät theoretisch noch klingeln. Aktiviert man bei diesem Anwender-Beispiel
die Funktion Sammelbesetzt, so wird der Benutzer bei seinem Telefonat nicht gestört.
Hinweis: Warteschlangen mit Statischen Agenten haben zwar einen höheren Konfigurationsaufwand, die Vorteile
überwiegen allerdings sehr. Es ist also in jedem Fall zu prüfen, ob man den Sammelanschluss nicht lieber durch
eine Warteschlange ersetzen möchte. Ein Rufaufbau in eine Warteschlange ist auch wesentlich perfomanter.
Der Rufaufbau geht hier wesentlich schneller, da nicht jede einzelne Rufumleitungsregel ausgewertet wird. Ein
Grund den Sammelanschluss zu benutzen, ist die Sammelbesetzt-Funktion, welche eine Warteschlange nicht
bieten kann.
12.1 Einen neuen Sammelanschluss anlegen
Wählen Sie den Menüpunkt “Routing” –> “Sammelanschlüsse”. Legen Sie eine Rufnummer für den Sammelanschluss fest, wählen
Sie ein Rufschema aus (parallel oder linear) und klicken Sie auf den -Button.SiekönnennundemSammelanschlussbeliebig
viele Mitglieder zuordnen. Dazu müssen Sie in der Auswahl-Box die Namen der Mitglieder auswählen, einen Timeout (Klingelzeit
pro NSt. in Sekunden) festlegen und auf den -Buttonklicken.
12.2 Rufumleitung für einen Sammelanschluss anlegen
Gehen Sie in den Menüpunkt “Rufumleitung” –> “Sammelanschlüsse”. Wählen Sie nun einen Sammelanschluss aus und bearbeiten
Sie diesen. Sie können eine Standard- und eine Temporäre-Nummer eingeben. Als Umleitungs-Fälle können Sie von Intern und
von Extern immer oder bei keine Antwort auf eine der eingegebenen Nummern umleiten.
13 Konferenzraumsystem
Sie können das Konferenzraumsystem dazu nutzen, mit vielen Menschen gleichzeitig zu telefonieren. Eine Beschränkung der
Anzahl gibt es dabei nicht. Nutzen Sie die Konferenzräume, um gemeinsame Teambesprechungen vorzunehmen, Absprachen
auch über verteilte Standorte hinweg oder auch eine spontane Einbeziehung von Mitarbeitern während eines Telefonates. Der
Moderator “eröffnet” die gemeinsame Konferenz. Er hat auch andere Login-Daten als die Teilnehmer. Ruft ein Teilnehmer vor
dem Moderator die Konferenzraumnummer an, so hört er Wartemusik bis der Moderator sich einwählt. Loggt sich der Moderator
während der Konferenz aus, hören die Teilnehmer nach einer Ansage Wartemusik.
13.1 Einen Konferenzraum anlegen
Wählen Sie den Menüpunkt "Routing" –> "Konferenzräume". Legen Sie eine Konferenzraum-Nummer und einen dazugehörigen
Pin fest, mit dem sich die Teilnehmer einloggen können. Als Nächstes legen Sie eine Konferenzraum-Nummer für den Moderator
und eine dazugehörige Pinnummer an.
Zum Beispiel:
Konferenzraum: 123, Pin:123
Moderator: 1234, Pin:123
66

14 Sprachmenü
Ein Sprachmenü gibt dem Anrufer die Möglichkeit, eine Vorauswahl über sein eigentliches Anrufziel zu wählen. Der Anrufer
kann so einen bestimmten “Weg” einschlagen, ohne das er an einem zentralen Vermittlungsplatz sein Anliegen vortragen muss.
Phonalisa leitet entsprechend der Auswahl den Anrufer direkt an den passenden Ansprechpartner weiter.
Grafik zur Veranschaulichung:
14.1 Einstufige/Mehrstufige (IVR)
Phonalisa bietet Ihnen die Möglichkeit, einstufige und mehrstufige IVR (Interactive Voice Response - deutsch: interaktives
Sprachmenü) zu definieren. Einstufig bedeutet, dass Sie beim Drücken der Zahlen 0-9/*/# am Telefon, auf eine Nebenstelle oder
eine Ansage weiter geleitet werden. Mehrstufig bedeutet, dass Sie nicht nur auf eine Nebenstelle weitergeleitet werden können,
sondern auch an ein weiteres Sprachmenü. Dieses bildet wiederum eine Menge von Auswahlmöglichkeiten für den Anrufer.
14.1.1 Ein mehrstufiges Sprachmenü anlegen
Bevor man mit dem Anlegen des Sprachmenüs beginnt, sollte man sich genau überlegen, was beim Drücken einer Telefon-Taste
geschehen soll. Wenn man nach dem Drücken einer Taste auf ein weiteres Sprachmenü weiterleiten möchte, sollte man sich dafür
auch die Ansagentexte schon im Vorfeld überlegen. Gehen Sie dann als erstes in den Menüpunkt “System” –> “Audiodateien”.
Wenn Sie die Ansagen selbst aufsprechen möchten, geben Sie Ihre interne Durchwahl ein und klicken auf den - Button. Ihr
Telefon klingelt und Sie können nach dem Signalton eine Ansage aufsprechen. Wenn Ihnen Ihre Ansage gefällt, können Sie diese
speichern und anschließend im Feld “Vorhandene Audiodateien” im selben Menüpunkt mit dem -Buttoneditieren.Sprechen
Sie nun alle benötigten Ansagen auf und benennen Sie diese sinnvoll. Wenn Sie professionell erstellte Ansagen-Text verwenden
möchten, können Sie diese im selben Menüpunkt hochladen. Diese Dateien können Sie ebenso in ein Sprachmenü mit einbauen.
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Vorgehensweise zum Anlegen:
Gehen Sie nun in den Menüpunkt “Routing” –> “Sprachmenü” und legen Sie ein neues Sprachmenü an. Klicken Sie dazu auf den
-Button.
1. Hier geben Sie die Durchwahl des Sprachmenüs ein.
2. Legen Sie eine Bezeichnung fest.
3. In der Auswahlbox wählen Sie nun Ihre “Startansage” aus, mit der Sie die Anrufer des Sprachmenüs begrüßen und Ihnen die
einzelnen Auswahlpunkte (Tastenbedeutungen) erläutern. In dem Beispiel werden nur 2 Tasten von Bedeutung sein.
4. Wenn der Anrufer auf die Taste 1 an seinem Telefon drückt, wird er an eine andere Nebenstelle verbunden.
5. Wenn er auf die Taste 2 drückt, wird er an ein weiteres Sprachmenü vermittelt. Dort bekommt er wieder eine Startansage mit
neuen Auswahlpunkten, die er mithilfe seiner Telefon-Tasten auswählen kann.
6. In diesen Auswahlboxen können Sie auswählen was geschehen soll, wenn der Anrufer keine oder eine falsche Eingabe vornimmt.
Nach dreimaliger Wiederholung der Startansage wird das Telefonat beendet.
7. Speichern Sie alles ab.
68

15 Erweitertes Provisioning der Telefone
15.1 Das Telefontasten-Profil
Um Mitarbeitern einer bestimmten Gruppe im Unternehmen (z.B. Support, Buchhaltung,..) die gleiche Tastenbelegung am
Telefon anzeigen zu lassen, ohne an allen Telefonen die Einstellung manuell vornehmen zu müssen, kann man ein Tasten-Profil
erstellen.
15.1.1 Ein Telefontasten-Profil anlegen
Im Beispiel wird ein Tasten-Profil (Siemens Openstage 60 SIP) für eine Gruppe von Buchhaltungs-Mitarbeitern angelegt. Bei
den Mitarbeitern sollen 3 Tasten am Telefon identisch belegt sein und nicht vom Benutzer gelöscht oder umbenannt werden
können. Zum Anlegen des Tastenprofils gehen Sie in den Menüpunkt "Provisioning"–> "Tasten-Profile".
Vorgehensweise:
1. Geben Sie eine Profilbezeichnung ein und
2. klicken Sie auf "Anlegen".
3. Wählen Sie anschließend den Telefon-Typ aus, für den das Profil angelegt werden soll.
4. Klicken Sie auf "Zeigen".
Schritt 1: Tastenbelegung vornehmen
1. Aktivieren Sie die Taste.
2. Hier können Sie auswählen, welche Funktion die Taste haben soll (Funktionen abhängig vom Endgerät).
3. Geben Sie hier die Nummer der Nebenstelle (es kann auch eine externe Rufnummer eingegeben werden) und die Beschriftung
ein. Wenn Sie die Taste schützen möchten, damit der Nutzer keine Änderungen vornehmen kann, aktivieren Sie dieses Kästchen.
5. Speichern Sie Ihre Einstellungen ab.
69

Schritt 2: Provisioning-Gruppe anlegen
Damit das Tastenprofil den Benutzern zugeordnet werden kann, muss eine Provisioning-Gruppe angelegt werden. Gehen Sie dazu
im selben Menüpunkt auf "Provisioning-Grp.".
1. Geben Sie hier den Namen der Gruppe ein (Kleinschreibung beachten).
2. Hier geben Sie den Titel der Gruppe ein.
3. In der Auswahl-Box können Sie Ihr zuvor angelegtes Tastenprofil auswählen.
4. Speichern Sie alles ab.
Schritt 3: Provisioning-Gruppe den Nutzern zuordnen
Gehen Sie in den Menüpunkt "Admin"–> "Benutzer". Wählen Sie den Nutzer aus und klicken Sie auf den -Button.
1. Im Profil des Benutzers können Sie nun im Feld der Provisioning-Gruppe Ihre zuvor angelegte Gruppe auswählen.
2. Speichern Sie die Einstellung und wiederholen Sie den Vorgang bei allen gewünschten Teilnehmern dieser Gruppe.
3. Wenn man sich nun im Menüpunkt "Telefoneinstellung" die Tastenbelegung eines Nutzers dieser Gruppe ansieht fällt auf,
dass man die geschützten Felder nicht editiert kann (diese sind ausgegraut).
70

15.2 Das Provisioning-Parameter-Profil
Die Provisioning-Parameter dienen dazu, Werte auf einem Telefon oder Telefontasten zu setzen. Häufige Anwendungsfälle sind
z.B. die Zeiteinstellungen (Sommer-/Winterzeit) oder das Belegen einer Taste mit der Ansteuerung des Türfreisprechsystems.
15.2.1 Beispiel: Siemens OpenStage und die Winterzeit/Daylight Saving Time/Zeitumstellung
Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie mit Phonalisa die richtige Uhrzeit auf Ihren Siemens Openstage Telefonen erhalten und
wie das Telefon die Zeit automatisch umstellt.
Vorgehensweise:
Wählen Sie den Menüpunkt “Provisionig” –> “Parameter”.
1. Legen Sie eine Bezeichnung für Ihr neues Profil fest und
2. klicken Sie auf “Anlegen”.
Schritt 1: Telefon-Typ auswählen
1. Wählen Sie nun den Telefontyp aus, für den Sie die Parameter festlegen möchten.
2. Klicken Sie auf “Zeigen”.
Schritt 2: Parameter-Profil mit Werten befüllen
1. Legen Sie diese Parameter an und achten Sie auf die dazugehörigen Werte (das Index-Feld bleibt leer):
• Parameter: auto-daylight-save Wert: true
• Parameter: conference-factory-uri Wert: (leer lassen)
• Parameter: daylight-save-minutes Wert: 60
• Parameter: uaCSTA-enabled Wert: true
2. Speichern Sie den Vorgang ab.
Schritt 3: Das Profil einer Provisioning-Gruppe zuordnen
Um den Telefonen der Benutzer die richtigen Parameter zuordnen zu können, müssen Sie noch eine Provisioning-Gruppe erstellen.
Gehen Sie dazu in den Punkt “Provisioning-Grp.”.
1. Benennen Sie die Gruppe (Kleinschreibung beachten) und
2. legen Sie einen Titel fest.
3. Wählen Sie in der Auswahlbox das angelegte Prov.-Parameter-Profil aus.
4. Speichern Sie alles ab.
Schritt 4: Die Provisioning-Gruppe einem Benutzer zuordnen
Zum Schluss müssen die Benutzer der Gruppe zugeordnet werden. Gehen Sie dazu in den Menüpunkt “Administration” –>
“Benutzer”. Wählen Sie dort die Benutzer aus, die wie im Beispiel ein Siemens Openstage 60 Telefon verwenden.
1. Ordnen Sie den Benutzer Ihrer angelegten Provisioning-Gruppe zu.
2. Beenden Sie den Vorgang mit dem -Button.
Schritt 5: Neustart des Telefons
Abschließend muss das Telefon neu gestartet werden, dazu einfach das Netzwerkkabel ziehen oder per Web GUI neustarten.
71

16 Sonderfunktionen
Sonderfunktionen sind zusätzliche Funktionen, die nicht zwangsläufig über die Weboberfläche zu konfigurieren sind. Einige
dieser Funktionen kann man per Tastendruck am Telefon aktivieren bzw. deaktivieren. Andere wie z.B. “CCBS” kommen nur in
bestimmten Fällen zum Einsatz. Nachfolgend finden Sie eine Erklärung zu den wichtigsten Sonderfunktionen in Phonalisa und
wie man diese aktiviert und für sich nutzen kann.
16.1 CLIP no Screening
Definition: ungeprüfte Übermittlung der Rufnummer
Mit dem Leistungsmerkmal CLIP no Screening kann der Benutzer die zu übermittelnde Rufnummer frei verändern. Ohne
CLIP no Screening, wird immer eine Rufnummer der Amtsleitung angezeigt. Wenn also im System des Unternehmens eine
andere Rufnummer eingestellt wird, wird diese von der Vermittlungsstelle gegen eine voreingestellte Rufnummer ersetzt (in der
Regel die Amtsrufnummer des Anschlusses plus Durchwahl der Zentrale, z.B. die -0). Dies hat zur Folge, dass eine externe
Anrufumleitung eines Benutzers, die in einer Telefonanlage und nicht im Amt ausgeführt wird, nicht die Rufnummer (CLIP)
des externen Anrufers zum Umleitungsziel übertragen wird, sondern die in der Vermittlungsstelle voreingestellte Rufnummer.
Der Angerufene (das Umleitungsziel) sieht also nicht, wer ihn anruft. Mit CLIP no Screening wird die Rufnummer des Anrufers
transparent durchgereicht. CLIP no Screening wird auch verwendet, wenn der Ausstieg in das öffentliche Netz in einem anderen
Knoten der Telefonanlage erfolgt und trotzdem die Amtsrufnummer des Ursprungsknoten angezeigt werden soll. Es dürfen aber
nur Rufnummern verändert und übertragen werden, die auch dem Kunden gehören. Ein Missbrauch wäre strafbar.
Vorgehensweise zur Einstellung per Weboberfläche:
Gehen Sie in den Menüpunkt “Admin” –> “Benutzer”. In den Einstellungen des Benutzers können Sie die angezeigte Rufnummer
für intern und extern eingeben. Speichern Sie alles ab. Nun können Sie unter dem Menüpunkt “Telefoneinstellung” –> “Dienstmerkmale”
Ihre eingegebene Rufnummer in der Auswahlbox aktivieren.
Vorgehensweise zur Einstellung per Telefon:
Im Menüpunkt “Home” –> “Service-Nummer” finden Sie eine Auflistung, wie Sie die CLIP-Funktion per Telefontaste aktivieren
können.
16.2 CLIR (Rufnummernunterdrückung)
Bezeichnung: Calling Line Identification Restriction
Merkmal in der Telefonie: Unterdrückung der Rufnummer (CLIP) des Anrufers am Telefon des Angerufenen. Beim Leistungsmerkmal
CLIR wird die Rufnummer des Anrufers nicht zum Ziel übertragen (Rufnummernunterdrückung).
Vorgehensweise zur Einstellung per Weboberfläche:
Gehen Sie in den Menüpunkt “Telefoneinstellung” –> “Dienstmerkmale”. Dort können Sie die Rufnummernunterdrückung (mit
Unterscheidung der Anrufquelle intern/extern) aktivieren.
Vorgehensweise zur Einstellung per Telefon:
Im Menüpunkt “Home” –> “Service-Nummer” finden Sie eine Auflistung, wie Sie die CLIR-Funktion per Telefontaste aktivieren
können.
16.3 CCBS (Rückruf bei Besetzt)
Bezeichnung: Call of Completion to Busy Subscriber –> Rückruf bei Besetzt
Sollte eine Nebenstelle besetzt sein, so bietet Ihnen Phonalisa die Möglichkeit, Sie zurück zu rufen sobald die Gegenstelle wieder
frei ist. Sie brauchen dazu nur nach Aufforderung des Dialoges am Telefon, die Stern-Taste zu drücken.
72

16.4 Pickup (Anrufübernahme)
Das Telefon eines Kollegen im anderen Büro klingelt. Sie wissen genau, dass der Kollege nicht an seinem Platz ist und deshalb den
Anruf nicht entgegen nehmen kann. Phonalisa gibt Ihnen die Möglichkeit, ein eingehendes Gespräch auf einer anderen Nebenstelle
zu übernehmen. Um dies zu ermöglichen, müssen Sie zusammen mit dieser Nebenstelle Mitglied einer gemeinsamen Rufannahme-
Gruppe sein. Erst dann ist ein Pickup möglich. Um auch in Ihrer Anrufliste das übernommene Telefonat nachvollziehen zu können,
wird das entsprechende Symbol ( NSt. X) angezeigt.
Die Vorgehensweise zum Anlegen einer Rufannahme-Gruppe entnehmen Sie bitte dem Punkt 8.3.
16.5 Ansage vor Melden
Diese Funktion beschreibt den Vorgang, dass eine Ansage abgespielt wird (Begrüßungstext), bevor der Anrufer in die Warteschlange
gelangt. Sie brauchen hierzu nur eine Ansage (Audiodatei) als Begrüßungstext der Warteschlange voran zu stellen (siehe
auch Punkt 10.1.1).
16.6 Intercom (Durchsage-Funktion)
Mit dieser Funktion kann ein Benutzer eine Durchsage über einen anderen Apparat sprechen. Das angerufene Telefon nimmt das
Gespräch automatisch über den Lautsprecher an. Die Intercom-Funktion wird nicht von allen Endgeräten unterstützt, sondern
momentan nur Telefone der Hersteller Siemens, Tiptel und Snom. Die Intercom-Funktion muss über das Gruppensystem aktiviert
werden. Hierfür wird die Berechtigung “intercom_call” benötigt. Tiptel-Endgeräten bietet eine dedizierte Tastenfunktion für
Intercom an. Bei allen anderen Telefonen kann man *85*Nebenstelle direkt wählen oder als Zielwahl auf eine Taste legen.
16.7 Agenten-Trainings-Funktion
Um z.B. neue Mitarbeiter als Call-Center- Agenten auszubilden, ist diese Funktion äußerst nützlich. Sie bietet einem Trainer die
Möglichkeit, sich in ein laufendes Gespräch einzuklinken. Dabei hört der Trainer alles was der Agent mit dem Teilnehmer spricht
und kann auch in Richtung des Agenten sprechen. Somit kann er z.B. Tipps geben oder in schwierigen Situationen eingreifen.
Der Trainer hat die Möglichkeit, durch Drücken der Tasten 4, 5 oder 6 den Sprachmodus umzuschalten. Wobei 4 bedeutet,
dass der Call-Center-Agent nur hört, mit 5 kann er zusätzlich zum Agenten sprechen und mit Taste 6 eine Konferenz mit
beiden Teilnehmern führen kann. Diese Funktion erfordert die “spy_call”- Gruppenberechtigung und wird per *86*Nebenstelle
am Endgerät ausgeführt.
16.8 Calltrough
Das Calltrough-Leistungsmerkmal hilft Ihnen dabei, Ihre Telefonkosten zu senken und zusätzlich interne Leistungsmerkmale
der Telefonanlage bequem von extern (z.B. einem Mobiltelefon) zu nutzen. Das volle Sparpotential von Calltrough eröffnet sich
dann, wenn Sie einen Mobilfunktarif haben, mit dem Sie Ihre Festnetznummer kostengünstig anrufen können. Auch der Einsatz
eines GSM-Gateways ist hierbei denkbar. Um die Calltrough-Funktion zu benutzen, müssen Sie die Rufnummer des Benutzers
unter dem Menüpunkt “Admin” –> “Benutzer” hinzufügen (mit entsprechender Amtsholung). Damit der Calltrough von außen
durchgeführt werden kann, müssen Sie in den eingehenden Routen eine Durchwahl auf das Ziel "ct" festlegen. Wenn ein Anrufer
mit einer entsprechenden Mobilfunknummer diese Durchwahl wählt, dann wird seine Benutzerpin abgefragt und er erhält nach
gültiger Eingabe ein Freizeichen. Nun kann jede beliebige Nummer gewählt werden, genauso als wenn der Benutzer sein Endgerät
direkt benutzen würde. Nach der Einwahl, kann der Teilnehmer z.B. seine günstigen Telefontarife in andere Netze nutzen aber
auch seinen Anrufbeantworter (Rufnummer 80) abfragen oder z.B. an internen Konferenzen teilnehmen.
16.9 Chef-Sekretärin Funktion
Die Chef-Sekretärin-Funktion (auch Che-Se-Schaltung oder umgangssprachlich Käse-Schaltung genannt) durchbricht die Rufumleitung
des Chefs. Hat sich der Chef eine Rufumleitung gesetzt und ist für niemanden erreichbar, so kann die Sekretärin bei
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ganz dringenden Fällen die Rufumleitung durchbrechen. Sie wählt dazu ***Chef-NSt an Ihrem Telefon und kann somit direkt
auf dem Telefon des Chefs anrufen. Voraussetzung für diese Funktion ist die Aktivierung derselben im Menüpunkt “System” –>
“Konfiguration” –> “Wählplan” und die Mitgliedschaft der selben Rufannahme-Gruppe - in der auch der Chef Mitglied ist.
17 Instant Messaging (Jabber/XMPP)
Instant Messaging beschreibt eine Methode der Kommunikation, bei der sich mindestens zwei Teilnehmer über einen sogenannten
Messanger direkt miteinander unterhalten können (chatten). Ermöglicht wird dies über das “Extensible Messaging and Presence
Protocol” (XMPP) , das “erweiterbare” Nachrichten und Anwesenheitsprotokoll. Je nach Art und Leistung des Messangers, ist
“nur” das Versenden von Textnachrichten oder sogar das Versenden von Dateien, Bild und Sprache möglich.
Der größte Vorteil besteht darin, dass die Nachrichten direkt und ohne Zeitverzögerung bei der Gegenstelle ankommen (im
Gegensatz zu einer E-Mail). Da die Kontaktliste nicht lokal auf dem eigenen Computer sondern auf dem Server gespeichert
wird, kann man von jedem Computer aus auf seine Kontakte zugreifen. Auch entstehen keine zusätzlichen Kosten (außer ggf.
Roaminggebühren falls mobil verwendet) , da es direkt über eine bestehende Internetverbindung bzw. das lokale Netzwerk läuft.
Das schnelle und unkomplizierte Versenden von Dateien (z.B. Bildern) ist genauso möglich wie eine Gruppenkonferenz. Auch
lässt sich anhand einer Kontaktliste der Status der eigenen Kontakte direkt ablesen. So kann man zum Beispiel sehen, wer
"Anwesend" und wer "Offline" ist.
Ein Messanger verbessert die Zusammenarbeit da man, anders als beim Telefonieren, zu Beispiel Daten direkt verschicken kann.
Es eignet sich auch gut, wenn man mit mehreren Mitarbeitern eine Konferenz abhalten möchte und einige der Mitarbeiter sich
im Home-Office befinden. Auch hat man über die Präsenzliste direkt den Überblick über seine Kontakte.
Neben den "normalen" Instant Messaging Funktionen lassen sich durch die oben genannte Präsenzabfrage viele interessante
Möglichkeiten realisieren. Mit Ihrer Phonalisa verbunden, lassen sich so Rufumleitungen optimieren. Dazu verbinden Sie die
entsprechenden Rufumleitungensoptionen mit Ihrem Verbindungsstatus. Somit lässt sich eine Weiterleitung auf einen Anrufbeantworter,
eine Ansage oder eine andere Rufnummer setzen, falls Ihr Status auf "Offline" oder "Abwesend" gesetzt ist. Außerdem
ist es möglich, dass Ihre Kollegen im Instant Messanger sehen können, ob sie Telefonieren, da sich Ihr Status bei entsprechender
Einstellung automatisch ändert.
17.1 Wichtige Einstellungen
Um Phonalisa mit Ihrem Jabberserver zu verbinden, gehen Sie als Admin angemeldet in den Menüpunkt “System” –> “Konfiguration”
und wählen Sie die Sektion “Jabberserver-Einstellungen”. Die erste Option “Phonalisa Jabber Domain” beschreibt
den Domainname Ihres Jabberserver. Der Phonalisa-Standard ist "phonalisa.local", an dieser Stelle können Sie natürlich Ihren
entsprechenden Domain-Namen eingeben. Die zweite Option ist das “Phonalisa System Jabber-Passwort”. Hier sollte bei Änderungen
auf die korrekte Schreibweise des Passwortes geachtet werden, da sonst die Verbindung zwischen Phonalisa und Ihrem
Jabber-Server nicht mehr gewährleistet ist.
Erklärung Jabberserver / Jabberdomain:
Ein Jabberserver ist ein Server, über welchen der komplette Jabber-Verkehr abgewickelt wird. Die verschiedenen User-Clients
schicken ihre Daten (Nachrichten, Bilddateien, etc.) an den Server und dieser verschickt sie an den entsprechenden Empfänger.
Außerdem werden die Userinformationen mit entsprechendem Passwort, die Kontaktlisten und Gruppen auf dem Server
gespeichert.
Als Jabberdomain bezeichnet man den Arbeitsbereich oder die Arbeitsgruppe, in der alle User zusammen arbeiten können.
Zugriff erhält man über den Username und die Domain (bei welcher der User registriert ist) mit dem entsprechenden Passwort.
Bis auf heruntergeladene Inhalte befinden sich alle anderen Daten auf dem Domain-Server. Somit ist es möglich, sich auch an
anderen Computern anzumelden, um auch dort auf seine Kontaktliste zurück greifen zu können.
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17.2 Zugangsdaten
Die User-Identity ermöglicht die genaue Zuweisung eines Users, eines Dienstes oder eines Servers. Diese Identifikation setzt sich,
ähnlich einer E-Mail-Adresse aus username@jabberdomain zusammen. Der erste Teil vor dem @ beschreibt den Namen des Users.
Nach dem @ erfolgt die Domain, die genau bestimmt, über welchen Jabber-Server der Account registriert ist.
17.3 Jabber-Gruppenberechtigung
In den Gruppenberechtigungen wird festgelegt, welche Benutzer zu einer bestimmten Gruppe gehören und welche Rechte die
entsprechende Gruppe hat.
17.4 Beispielkonfiguration Jabber Clients
17.4.1 iChat (Mac)
Nach der Installation des Jabber-Clients muss als erstes ein Konto angelegt werden.
1. Hier wird nach dem Server-Typ gefragt, über den man seinen Instant Messanger benutzen möchte (z.B. Jabber, ICQ, AIM).
Wählen Sie Jabber aus.
2. Danach wird der Username und die entsprechende Domain mit einem @ voneinander getrennt eingegeben.
3. Jetzt muss nur noch das Passwort eingegeben werden. Es ist das selbe Passwort, welches der Nutzer zum Einloggen an der
Phonalisa Weboberfläche verwendet.
4. Bei den Serveroptionen muß der entsprechende Server (Domain) angegeben werden, auch lässt sich hier die SSL-Verschlüsselung
aktivieren. SSL (Secure Socket Layer) bedeutet “sichere Sockelschicht”, ist ein Protokoll das eine sichere Verbindung zwischen
mehreren Endpunkten ermöglichen soll. Somit soll verhindert werden, dass “Dritte” z.B. mitlesen oder Daten entwenden können.
5. Durch ein Betätigen des “Fertig”-Buttons versucht sich nun der Messanger mit dem angegebenen Jabber-Server zu verbinden.
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Das Überprüfungs-Zertifikat öffnet sich. Klicken Sie auf “Zertifikat einblenden”.
1. Setzen Sie hier den Haken, um “ejabberd” immer zu vertrauen.
2. Hier sehen Sie die Vertrauens-Eingaben aufgeführt.
3. Die Details zum Inhaber des iChat-Kontos sind ebenfalls aufgelistet.
4. Klicken Sie auf “Fortfahren”.
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Der Client lädt nun die Kontaktliste. Über die Einstellungen lassen sich jetzt noch persönliche Änderungen vornehmen.
17.4.2 Miranda (Windows)
Laden Sie sich das Programm auf http://code.google.com/p/miranda/downloads/list herunter und folgen Sie der Schritt-für-
Schritt Installationsanleitung.
Vorgehensweise:
1. Geben Sie einen Profilname ein.
2. Klicken Sie auf “create”.
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Klicken Sie auf das Plus für einen neuen Account.
1. Geben Sie den Accountname ein.
2. Wählen Sie in der Auswahlbox “Jabber” aus.
3. Klicken Sie zum Speichern auf OK.
78

1. Der Phonalisa-Account ist nun angelegt. Aktivieren Sie das Kästchen.
Geben Sie jetzt noch weitere Informationen zum Benutzerkonto ein.
2. Hier geben Sie den Nutzername des Phonalisa-Users ein.
3. Die Domain/ den Server geben Sie hier ein.
4. Das Passwort ist das selbe, welches der Nutzer auch zum Einloggen auf der Phonalisa-Weboberfläche verwendet.
5. Hier tragen Sie noch die IP-Adresse Ihrer Phonalisa ein.
6. Speichern Sie Ihre Eingaben.
Nach erfolgreicher Eingabe der Daten erscheint das folgende Fenster:
1. Klicken Sie auf die Lampe und
2. aktivieren Sie den Online-Status.
79

Sie sehen nun alle anderen User des Telefonsystems mit dazugehörigem Status.
18 Das Phonalisa Faxsystem
18.1 Faxe empfangen und Fax2Mail
Um Faxe per Fax2Mail zu erhalten, muss zuvor die E-Mail Adresse in der Benutzereinstellung hinterlegt worden sein (Admin
–> Benutzer). Im eingehenden Routing wird dann folgende Konfiguration vorgenommen: Sie gehen in den Menüpunkt “Routing”
–> “eingehende Routen” und legen eine neue Regel an. Als Muster wird die Faxnummer eingetragen und als Ziel fax-Nebenstelle
(Nebenstelle des Nutzers) – siehe auch Punkt 7.4.2.
18.2 Faxe versenden
Ein Fax können Sie ganz einfach über die Phonalisa Webgui versenden. Gehen Sie dazu in den Menüpunkt “Fax” –> “Fax
versenden”. Geben Sie die Zielnummer ein, laden Sie das PDF aus Ihren eigenen Dateien hoch und klicken Sie auf versenden. Im
Faxausgang können Sie den Sendevorgang beobachten - bevor er im Punkt “Fax gesendet” als abgeschlossene Aktion aufgeführt
wird.
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18.3 Anleitung zum Einrichten eines Faxdruckers unter Windows (Hylafax)
Laden Sie sich den Windows-Faxdrucker auf http://sourceforge.net/projects/wphf-reloaded herunter und installieren Sie diesen.
Dazu immer auf “Next” bzw. “Weiter” klicken. Weitere Einstellungen sind vorerst nicht erforderlich.
Schritt 1: Dokument für den Faxversand auswählen
Dokument auswählen und auf den Druck-Button klicken.
1. Anschließend den Drucker "HylaFAX" auswählen und
2. auf OK klicken.
Schritt 2: Konfiguration des Faxdruckers vornehmen
Diese Einstellungen müssen Sie nur einmal vornehmen. Beim nächsten Faxversand entfällt dieser Schritt.
1. Geben Sie hier die Server-Adresse Ihres Phonalisa-Telefonsystems ein.
2. Benutzername und
3. Passwort sind ebenfalls identisch mit Ihrer Phonalisa Benutzer-Anmeldung.
4. Wählen Sie die Seitengröße A4 aus und
5. klicken zum Abschluss auf OK.
81

Schritt 3: Fax versenden
1. In der Box steht das zu versendende Dokument.
2. Geben Sie nun die Fax-Nummer ein und
3. klicken auf Senden.
18.4 Anleitung zum Einrichten eines Faxdruckers unter Mac OSX (Hylafax)
Laden Sie sich den Faxdrucker z.B. unter http://www.machylafax.com/ herunter. Installieren Sie Ihn und starten Sie das Programm.
Schritt 1: Einstellungsdialog öffnen
1. Öffnen Sie das Programm und klicken Sie in der Programmschaltfläche auf MacHylafax und dann auf "Preferences...".
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Schritt 2: Einstellung vornehmen
Dieser Schritt ist nur einmal notwendig bzw. nur dann, wenn Sie weitere Fax-Accounts hinzufügen möchten.
1. Geben Sie hier die IP-Adresse Ihres Phonalisa Telefonsystems ein.
2. Tragen Sie hier den Benutzername und
3. das Passwort ein, mit welchem Sie sich auch an der Phonalisa Weboberfläche anmelden.
4. Geben Sie hier die Mail-Adresse ein, an welche die Versand-Bestätigung geschickt werden soll.
5. Klicken Sie auf "Close", um den Vorgang abzuschließen.
Schritt 3: Fax versenden
Es gibt 2 Möglichkeiten, die Empfängernummer hinzuzufügen. Im ersten Beispiel wird die Faxnummer manuell eingetragen, im
zweiten Beispiel wird sie aus dem Adressbuch ausgewählt.
Manuelle Nummern-Eingabe:
1. Wählen Sie das Dokument zum Faxen aus.
2. In dieser Auswahlbox können Sie zwischen manueller Eingabe oder Auswahl aus Adressbuch unterscheiden.
3. Bei manueller Eingabe geben Sie hier die Empfängernummer ein. Bitte die Amtsholung 0 beachten.
4. Geben Sie hier den Name des Empfängers ein.
5. Klicken Sie auf "Send Fax".
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Auswahl aus Adressbuch:
1. Wählen Sie das Dokument zum Faxen aus.
2. Wählen Sie den Dialog "My Address Book", um aus Ihrem Phonalisa Adressbuch den Kontakt auszuwählen.
3. Bei vielen Einträgen ist es von Vorteil, den Empfänger mit der Such-Funktion zu suchen.
4. Klicken Sie dann auf "Suchen".
5. Aktivieren Sie den Kontakt und
6. klicken Sie auf "Send Fax".
Schritt 4: Bestätigung per Mail
Nach erfolgreichem Versand, erhalten Sie die Zusammenfassung des Fax-Vorganges per E-Mail.
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Auf der Phonalisa Weboberfläche sehen Sie ebenfalls den erfolgreichen Faxausgang.
85

19 System-Konfigurationen
Im Phonalisa System-Abschnitt finden Sie sämtliche systemrelevanten Einstellungen, darunter den System-Status, Netzwerk-
Konfiguration, die Lizenz-Verwaltung, Backup-/Restore-Funktion uvm. Sie können dort Änderungen und Anpassungen vornehmen,
welche den gesamten Betrieb von Phonalisa betreffen. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie sich über sämtliche Änderungen
im Klaren sind und nichts Unüberlegtes tun. Um Fehler zu vermeiden, werden in den nächsten Punkten die wichtigsten Einstellungen
und Begriffe erklärt.
19.1 Globale Konfiguration
In dieser Sektion können Sie das Verhalten vieler Komponenten in Phonalisa beeinflussen. Die Parameter in den einzelnen
Sektionen sind komplett in der Oberfläche erläutert.
19.2 Reload
In manchen Situationen ist es notwendig, den Phonalisa-Core neu zu laden. Das ist z.B. dann wichtig, wenn Sie in der “Globalen
Konfiguration” etwas am Wählplan verändert haben. Dieser Punkt wird in zukünftigen Versionen entfernt sein, da sich das
System bei definierten Aktionen automatisch neu laden kann.
19.3 Audiodateien
In diesem Menüpunkt können Sie Audiodateien hochladen oder auch aufsprechen, die dann für das gesamte System verfügbar
sind. Diese Audiodateien können auch als auswählbare Dateien für Sprachmenüs verwendet werden. Der Unterschied zu den
Audiodateien im Benutzerbereich (Rufumleitung–> Audiodateien) besteht darin, das die benutzerdefinierten Dateien nur von
dem jeweiligen Benutzer verwendet, editiert und gelöscht werden dürfen.
19.4 Systemstatus und Logfiles
Im Systemstatus können Sie sich die grundlegenden Informationen zum Betrieb Ihrer Anlage anzeigen lassen. Eine nützliche
Funktion ist die Anzeige der Logfiles. Dort können bei eventuell aufgetretenen Fehlkonfigurationen Hinweise auf Fehler entdeckt
werden.
19.5 Netzwerkeinstellungen
Hier können Sie die Netzwerkeinstellungen Ihrer Phonalisa verändern. Diese werden sofort beim Speichern übernommen. Wenn
die Netzwerkeinstellung verändert wird, werden alle Gespräche beendet und die Endgeräte werden automatisch neu provisioniert.
Generell sollten Sie diese Funktion mit Bedacht und niemals im produktiven Betrieb verwenden.
19.6 Hosts im Phonalisa Cluster
Hiermit wird das Phonalisa-Cluster gesteuert, auf diesen Punkt geht das spezielle Cluster-Handbuch ein. Bitte wenden Sie sich
bei Bedarf an Ihren Ansprechpartner.
19.7 Lizenzverwaltung
In der Lizenzverwaltung können Sie Ihre erworbene Lizenz in Ihr Phonalisa-System einspielen. Wie dies genau geschieht, entnehmen
Sie bitte dem Punkte 3.4.
86

19.8 System Update
Es ist wichtig das Sie Ihr System immer aktuell halten. Bei einem Update werden nicht nur Fehlerbeseitigungen in Phonalisa
eingespielt, sondern auch ggf. aufgefallene Sicherheitslücken geschlossen. Wenn Sie nichts an dem System verändert haben (über
den SSH-Zugriff), dann können Sie ein Update gefahrlos durchführen. Falls Sie Fragen zu dem jeweiligen Update haben, so
kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner.
Wichtig: Machen Sie auf jeden Fall VOR JEDEM UPDATE EIN BACKUP!
19.9 Backup/Restore
Die Backupfunktion erstellt ein komplettes Abbild Ihrer Konfiguration inklusive Ihrer Daten, die im Laufe der Zeit durch Ihr
Telefonsystem erzeugt wurden. Enthalten sind sämtliche Einstellungen, Anruflisten, Faxe, Voicemails etc. Sie können das Backup
einfach über diesen Mechanismus wieder einspielen. Bitte benutzen Sie diese Funktion nur im Notfall, denn Sie müssen dabei
alle Endgeräte neu starten, um die Integrität des Systems zu erhalten.
19.10 Phonalisa ausschalten
In diesem Menüpunkt können Sie Ihr Telefonsystem herunterfahren oder neu starten. Falls Sie Ihr System - warum auch immer
-ausschaltenmüssen,dannbenutzenSiebittedieseFunktiondafür.Diesstelltsicher,dassalleDatenbankenkonsistentbleiben
und die Integrität des Gesamtsystems erhalten bleibt. Es versteht sich von selbst, dass laufende Gespräche getrennt werden,
wenn Sie die Anlage herunter fahren oder neu starten.
87

20 Phonalisa mit externen Systemen verbinden
20.1 Installation eines Tapi-Treibers unter Windows
Installation eines Tapi-Treibers unter Windows
Hier finden Sie eine kurze Anleitung, wie Sie unter Windows einen Tapi-Treiber installieren und einrichten. Laden Sie sich unter
http://www.phonalisa.de/downloads den Tapi-Treiber herunter.
Schritt 1: Installieren Sie den Tapi-Treiber:
Folgen Sie der Anleitung Schritt für Schritt und installieren Sie diesen.
1. Tragen Sie hier Ihre Nebenstelle ein.
2. Übernehmen Sie die Werte aus dem Bild und übertragen Sie diese in Ihre Dialogmaske.
3. Klicken Sie zum Schluss auf OK.
Schritt 2: Öffnen und Bearbeiten der Wählhilfe
Zum Öffnen der Wählhilfe drücken Sie die Tastenkombination "Windows-Taste" und "R-Taste".
1. Geben Sie im Dialogfeld den Suchbegriff "dialer.exe" ein.
2. Klicken Sie auf OK.
88

3. In der geöffneten Wählhilfe die Schaltfläche "Extras" wählen und den Punkt "Verbinden über..." anklicken.
4. Wählen Sie in der Auswahlbox Ihre Nebenstelle aus.
5. Zum Abschluss auf OK klicken.
In der Wählhilfe können Sie nun die Rufnummern eingeben und wählen. Beim Wählen externer Rufnummern bitte die Amtsvorwahl
0 beachten.
89

20.2 Cobra Adress PLUS 2011
Hier finden Sie eine Schritt für Schritt Anleitung, wie Sie das CRM-System "Cobra Adress PLUS 2011" mit dem Phonalisa
Telefonsystem verbinden. Die Anleitung ist in zwei Abschnitte gegliedert. Der erste Abschnitt erklärt die Verbindung von einem
Tapi-Treiber mit Cobra, um aus Cobra heraus zu wählen. Der zweite Abschnitt beschäftigt sich mit der Verbindung des Hylafax-
Drucker Treibers mit Cobra Adress PLUS 2011.
Abschnitt 1: Verbindung Cobra und Tapi-Treiber
Schritt 1: Installieren Sie den Tapi-Treiber
Laden Sie sich den Tapi-Treiber herunter und installieren Sie diesen. Gehen Sie dabei wie im Punkt 20.1 beschrieben, vor.
Schritt 2: Telefonkonfiguration im Cobra CRM-System vornehmen
Öffnen Sie das Cobra CRM-System. Wählen Sie die Schaltfläche "Kommunikation" und dann den Punkt "Telefoneinstellungen".
1. Wählen Sie hier Ihre aktuelle Version aus.
2. Hier wählen Sie Ihre Nebenstelle aus, die Sie zuvor im Tapi-Treiber eingegeben haben.
3. Wählen Sie das Land aus und
4. geben Sie Ihre Ortsvorwahl ein.
5. Setzen Sie hier die 0 als Amtsvorwahl.
6. Beenden Sie die Einstellungen mit einem Klick auf OK.
90

Schritt 3: Rufnummer eines Kontaktes aus Cobra wählen
1. Wählen Sie den Kontakt aus und klicken Sie im "Kurzinfo-Fenster" auf den Wählbutton.
Der Anruf wird ausgelöst und es öffnet sich dabei das "Cobra Telefonie Fenster", in dem der aktuelle Anruf angezeigt wird. Die
Nummer wird mit vorangegangener 0 angezeigt, da sich der Kontakt im selben Ortsvorwahlgebiet befindet. Ansonsten würde
die Rufnummer mit "00"Ortsvorwahl/Nummer angezeigt werden.
91

Abschnitt 2: Verbindung Cobra und Phonalisa-Fax
Schritt 1: Installation des Hylafax Drucker-Treibers
Laden Sie sich den Drucker-Treiber herunter und installieren Sie diesen. Gehen Sie dabei wie im Punkt 18.3 beschrieben vor.
Schritt 2: Faxkonfiguration im Cobra CRM-System vornehmen
Öffnen Sie das Cobra CRM-System. Wählen Sie die Schaltfläche "Kommunikation" und dann den Punkt "Telefaxeinstellungen".
1. Öffnen Sie den Lernmodus des Fax-Programms.
Hier sehen Sie das leere Fax-Programm Fenster. Lassen Sie dieses geöffnet.
92

Schritt 3: Dokument zum Faxen auswählen
1. Wählen Sie nun aus einem beliebigen Text-Programm (z.B. Word, Open Office,...) das Dokument zum Faxen aus und gehen
Sie in den Druckmodus.
2. Wählen Sie hier den Hylafax-Drucker aus. Klicken Sie auf OK, um den Hylafax-Dialog zu öffnen.
3. Hier sehen Sie Ihr ausgewähltes Dokument.
4. Klicken Sie in das Feld der Faxnummer.
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Schritt 4: Dokument aus Cobra CRM-System faxen
1. Nun klicken Sie im noch geöffneten Fenster von Cobra "Fax Programm Lernmodus" auf "Fax-Fenster setzen".
2. Das Programm setzt automatisch den Titel, die Fax-Nummer und die Eingabefeldnummer des ausgewählten Dokuments in
die leeren Felder ein.
3. Klicken Sie auf OK.
4. Klicken Sie auf OK und Ihr Cobra-System ist zum Faxen vorbereitet.
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21 DHCP-Server-Konfiguration
Das Phonalisa Provisioning erlaubt es, Endgeräte vollautomatisch zu konfigurieren. Damit die Endgeräte aber die URL bekommen,
von der diese sich die Konfiguration beziehen können, muss man diese entweder per Hand eingeben (was bei größeren
Installationen lästig und aufwändig ist) oder per DHCP-Server deployen.
Der DHCP-Server muss meist als Option 66 die TFTP-Boot URL setzen, diese nehmen die meisten Endgeräte als Provisioning
URL. Die meisten DHCP-Server unterstützen das setzen der TFTP-Boot URL, bitte lesen Sie in der Dokumentation Ihres
DHCP-Servers nach.
Beispielkonfiguration DHCPD3 unter Linux:
ddns-update-style none;
authoritative;
option subnet-mask 255.255.255.0;
option broadcast-address 192.168.24.255;
option routers 192.168.24.1;
option domain-name-servers 192.168.24.1;
option ntp-servers 192.168.24.10;
default-lease-time 259200; # 3 days
max-lease-time 777600; # 9 days
option space OptiIpPhone;
option OptiIpPhone.magic code 1 = string;
option OptiIpPhone.vlanid code 2 = unsigned integer 32;
option OptiIpPhone.url code 3 = string;
class "Grandstream" {
match if (
(substring(hardware, 1, 3) = 00:0B:82)
);
# DHCP options 66
option tftp-server-name "http://192.168.24.10:80/phonalisa/prov/grandstream";
}
class "Snom" {
match if (
(substring(hardware, 1, 3) = 00:04:13)
and not (substring(pick-first-value(option vendor-class-identifier, ""), 0, 8) = "snom-m3-")
);
set vendor-class-identifier = pick-first-value(option vendor-class-identifier, "snom-");
option tftp-server-name "http://192.168.24.10:80";
option bootfile-name "phonalisa/prov/snom/settings.php?mac={mac}";
default-lease-time 2764800; # 32 days
max-lease-time 3024000; # 35 days
}
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class "SnomM3" {
match if (
(substring(hardware, 1, 3) = 00:04:13)
and (substring(pick-first-value(option vendor-class-identifier, ""), 0, 8) = "snom-m3-")
);
set vendor-class-identifier = pick-first-value(option vendor-class-identifier, "snom-m3-");
option tftp-server-name "192.168.24.10";
default-lease-time 2764800; # 32 days
max-lease-time 3024000; # 35 days
}
class "SiemensPhone" {
match if (
(substring(hardware, 1, 3) = 00:01:E3) or
(substring(hardware, 1, 3) = 00:1A:E8)
);
vendor-option-space OptiIpPhone;
option OptiIpPhone.magic 53:69:65:6D:65:6E:73:00:00:00;
option OptiIpPhone.url "sdlp://192.168.24.10:18443";
default-lease-time 2764800; # 32 days
max-lease-time 3024000; # 35 days
}
class "PolycomSoundPoint" {
match if substring(hardware, 1, 3) = 00:04:F2;
option tftp-server-name "http://192.168.24.10:80/phonalisa/prov/polycom/";
default-lease-time 2764800; # 32 days
max-lease-time 3024000; # 35 days
}
class "PolycomSoundStation" {
match if substring(hardware, 1, 3) = 00:E0:75;
option tftp-server-name "http://192.168.24.10:80/phonalisa/prov/polycom/";
default-lease-time 2764800; # 32 days
max-lease-time 3024000; # 35 days
}
class "Aastra" {
match if substring(hardware, 1, 3) = 00:08:5D;
option tftp-server-name "http://192.168.24.10/phonalisa/prov/aastra/";
default-lease-time 2764800; # 32 days
max-lease-time 3024000; # 35 days
}
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class "Tiptel" {
match if substring(hardware, 1, 3) = 00:15:65;
option tftp-server-name "http://192.168.24.10/phonalisa/prov/tiptel/";
default-lease-time 2764800; # 32 days
max-lease-time 3024000; # 35 days
}
class "elmeg" {
match if substring (hardware, 1, 3) = 00:09:4f;
option tftp-server-name "192.168.24.10";
option bootfile-name "phonalisa/prov/elmeg/settings.php?mac={mac}";
#alternatively(ymmv):
}
subnet 192.168.24.0 netmask 255.255.255.0 {
default-lease-time 259200; # 3 days
max-lease-time 777600; # 9 days
option subnet-mask 255.255.255.0;
range 192.168.24.100 192.168.24.200;
}
22 Webseiten Rückruffunktion SOAP Schnittstelle
Die Rückruffunktion dient in erster Linie dazu einem Kunden die Möglichkeit zu geben, einen Rückruf zu vereinbaren ohne selbst
ein Telefonat aufbauen zu müssen. Das Rückrufsystem kann über eine SOAP-Schnittstelle bedient werden. So ist es möglich, einen
Webserver einzusetzen, welcher dem Benutzer die Möglichkeit bietet, seine Telefonnummer und seine gewünschte Rückrufzeit
einzugeben. Diese Anfrage wird nun vom Webserver per SOAP an den Phonalisa-Server (welcher auch einen HTTP(S)-Server
bereitstellt), übergeben. Dieser gibt eine Antwort (z.B. "Ok" oder "Error"). Wenn der Rückruf erfolgreich gespeichert werden
konnte, so wird dieser zu der angegebenen Uhrzeit ausgelöst.
22.1 Rückruf-Agenten
Im Phonalisa Webinterface können Sie im Menüpunkt “Admin”–> “Rückruf Agenten” die User mit Name + E-Mail Adresse
eingeben. Als Nummer können Sie auch eine externe Nummer eingeben, auf die Phonalisa dann den Agenten anrufen kann.
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