ERP-Komplettlösung optimiert Prozesse bei Barcodat (pdf, 2.660 KB)

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„Es reicht nicht, irgendein Etikett irgendwo aufzukleben“, unterstreicht Günther Stahl und ergänzt: „Wir können mit Barcode fast alles 100% sicher kennzeichnen, so dass er auch nach Jahren noch lesbar ist.“ Den Beweis demonstriert er eindrucksvoll: Er nimmt einen 2D-Code mit Security-Level 5 und zerreißt ihn mehrfach. Dann liest er mit dem Scanner aus einem der Schnipsel die gesamten Informationen wieder aus. Stahl: „Damit haben wir kürzlich auch Spezialisten vom Europäischen Sprengverband überzeugt, denn etwas vom Etikett bleibt fast immer übrig.“ Beratung ist daher eine wichtige Unternehmenssäule, die Barcodat zukünftig weiter ausbaut. Transparenz und Auswertungen optimiert Produktseitig werden ausschließlich hochqualitative Lösungen führender Hersteller angeboten – insgesamt knapp 3.500 Artikel in einer Vielzahl von Varianten. Etiketten nicht gerechnet, füllen etwa 20.000 Produkte das Lager, ergänzt durch ein weiteres, umfangreiches Ersatzteillager. Um diese vielfältigen Geschäftsprozesse perfekt steuern zu können, ist es für Barcodat unerlässlich, mit einem ERP-System zu arbeiten, das alle Prozessschritte effizient unterstützt. 2006 fiel deshalb die Entscheidung, das bisherige Warenwirtschaftssystem von Kreutzer abzulösen: die Schwachstellen der DOS-basierenden Lösung, wie Intransparenz und unzureichende Auswertemöglichkeiten, machten viele manuelle Schritte notwendig. Allerdings erwies sich die Entscheidungsfindung als langwieriger Prozess, bei dem zunächst fünf Systeme über Wochen im Haus geprüft wurden, darunter Sage, GSD und Navision. Doch die Kriterien, auf die es Barcodat besonders ankam, konnte keines der Systeme zufriedenstellend lösen. Als entscheidende Auswahlpunkte nennt Sylvia Kapp, Assistentin der Geschäftsführung, die Flexibilität, die Funktionalität, die Anzahl der installierten Systeme, den Preis, die Referenzen und die Mehrmandanten- Fähigkeit. Für alle Anwendungsfälle: In einer Vielzahl von Variationen und Größen bietet Barcodat Scanner-Leseköpfe an.
Flexibilität ist der große Vorteil Ware und Lagerplatz werden vom Scanner erfasst und in Echtzeit im ERP-System hinterlegt. Da der Scanner über eine angepasste abas-Oberfläche verfügt, kann umgekehrt auch am Scanner nach dem Lagerort einer Ware gesucht werden. Bereits vor der Angebotserstellung waren die grundsätzlichen Anforderungen abgeklärt worden. „Das war notwendig, denn die ERP-Lösung hatte zum Beispiel Probleme mit unseren Seriennummern. Das musste erst angepasst werden“, erläutert Sylvia Kapp. Mit dem Ergebnis zeigt sie sich aber sehr zufrieden: „Heute funktioniert das hervorragend. Denn der große Vorteil von abas ist die Flexibilität.“ Zunächst nahmen Mitarbeiter aus allen Abteilungen an den Standard-Schulungen zur ERP-Einführung teil. „So konnten wir feststellen, was für uns angepasst werden musste oder wo wir unsere Abläufe ändern sollten.“ Als besondere Herausforderung bezeichnet Sylvia Kapp die Datenübernahme: „Wir waren unsicher, ob wir die Daten alle neu eingeben oder aus dem alten System übernehmen sollen.“ Barcodat entschied sich, auch aus Zeitgründen, für die Übernahme. „Das hat besser als erwartet funktioniert. Wir können zum Beispiel in abas alle Verkäufe pro Kunde bis 2001 zurück nachvollziehen“, freut sich Sylvia Kapp und nennt noch einen weiteren wichtigen Punkt: „Der vorher leicht chaotische Reparaturablauf konnte ebenfalls deutlich verbessert und vereinfacht werden.“ So können die Mitarbeiter heute sofort sehen, bei welchem Hersteller – wie Honeywell oder Datalogic – sich das defekte Gerät zur Reparatur befindet. Dies ist möglich, da sich in abas verschiedene Lagerplätze, z.B. Lieferantenlager, anlegen lassen. Zu den wichtigen Kriterien zählt auch die Mehr-Mandanten-Fähigkeit, inklusive Mehrsprachigkeit, die von abas ebenfalls problemlos umgesetzt wurde. „Wir haben jetzt einen Mandanten für das Hauptgeschäft und einen für die Besitzgesellschaft“, so Sylvia Kapp. Zudem wurde ein Demo-Mandant eingerichtet, der mit Echtdaten gefüllt ist und regelmäßig aktualisiert wird. „Ein neuer Mitarbeiter kann so alle Abläufe komplett nachvollziehen, ohne dass er im Echtbetrieb irgendwas falsch machen kann.“ Weitere Vorteile sind die große Transparenz und einfachen Auswertemöglichkeiten. „Jetzt können wir zum Beispiel auf Knopfdruck sehen, wie viele Drucker verkauft wurden“, freut sich Dr. Helge Moritz, „und sämtliche Geschäftszahlen tagesaktuell abrufen.“ Verbessert werden konnte auch die Kundeninfozentrale, ein für den Vertrieb wichtiges Werkzeug, in dem alle Informationen zum Kunden hinterlegt sind. Zudem können jetzt alle Angebote in abas erfasst und weiterverarbeitet, kopiert und nach verschiedenen Kriterien selektiert werden. Mit der Handelslösung von abas konnte Barcodat den zuvor leicht chaotischen Reparaturablauf deutlich verbessern und vereinfachen. Die Mitarbeiter sehen beispielsweise jetzt sofort, bei welchem Hersteller sich das defekte Gerät zur Reparatur befindet.
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