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Unternehmensführung Fachbereich Credit- und Debitorenmanagement: Teil 2 Der vorrechtliche Forderungseinzug Das Credit- und Debitorenmanagement CDM trägt dazu bei, dass ausstehende Forderungen fristgerecht eingehen. Im zweiten Teil unserer Ratgeberserie über die Vermeidung von Forderungsverlusten erläutern wir die Phase des vorrechtlichen Forderungseinzugs. Hans Farman, Direktor Kreditschutz und Mitglied der Geschäftsleitung, Creditreform Luzern Vogel AG Die Lieferung ist erfolgt. Nun liegt der Ball beim Kunden: Er muss seinen vertraglichen Pflichten nachkommen, namentlich der pünktlichen Zahlung. Rechnungsstellung Damit der Lieferant zu seinem Geld kommt, muss er als ersten Schritt eine Rechnung stellen. Das erscheint lapidar, erweist sich in der Praxis aber oft als gar nicht so einfach. Denn häufig liegt zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung eine unnötig lange Zeitspanne. Durch einen raschen Versand der Rechnung und ein konsequentes Mahnwesen lassen sich die Debitorenlaufzeiten verkürzen. Grösster Vorteil davon ist die Verbesserung der eigenen Liquidität. Die zeitnahe Rechnungsstellung lohnt sich aber auch für das Reklamationswesen und im Hinblick auf drohende Verjährungen. Mahnung Eine Mahnung ist die Aufforderung an den Kunden, seiner Verpflichtung zur Zahlung nachzukommen. Gemäss den gesetzlichen Bestimmungen des Obligationenrechts (Art. 102, Abs. 1 OR) wird der Vertragspartner durch die Mahnung in Verzug gesetzt, sofern für die Bezahlung des Ausstandes kein fixer Termin festgelegt ist. Der Ein Wort zum Skonto Nach wie vor gewähren viele Firmen Skonto – obwohl weder branchenüblich noch vertraglich vereinbart. Erfolgt die Zahlung innert 10 statt 30 Tagen, kann der Kunde 2 Prozent vom Rechnungsbetrag abziehen. Für eine Frist von 20 Tagen gesteht ihm der Lieferant somit einen Zins von 2 Prozent zu, was einem Jahreszins von sagenhaften 36 Prozent entspricht! Pikanterweise gewähren oft die Firmen Skonto, die ohnehin zu lange mit der Rechnungsstellung zuwarten. Dadurch schaden sie der Liquidität gleich zweifach. Hinweis auf der Rechnung, dass die Zahlung beispielsweise innert 30 Tagen zu erfolgen hat, reicht nicht aus, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Bei einem Mietvertrag hingegen, der einen klaren Zahlungstermin festlegt, ist keine Inverzugsetzung erforderlich. Nachdem der Kunde in Verzug gesetzt wurde, beginnt der Verzugszins zu laufen. Falls nichts anderes vereinbart ist, hält der Gesetzgeber hierzu einen Satz von 5 Prozent fest. Straff und professionell Auf den ersten Blick erscheint das Verfassen einer Mahnung als heikles Unterfangen. Schliesslich will man den Kunden nicht brüskieren. Fraglich ist auch, wie viele Mahnungen zugestellt werden sollen und in welchen zeitlichen Abständen. Ferner soll die Formulierung passend sein: Nicht zu bestimmt und dennoch fordernd. C’est le ton qui fait la musique. Erfahrungen aus der Praxis zeigen jedoch, dass solche Bedenken weitgehend unbegründet sind. Im Gegenteil: Durch ein straffes und professionelles Mahnwesen signalisiert ein Unternehmer dem Kunden, dass er nicht nur die Kernkompetenzen, sondern auch die Administration im Griff hat. Dies verschafft Respekt und verstärkt den positiven Eindruck. Betreibungsandrohung beim dritten Mal Mehr als drei Mahnungen sind nicht zu empfehlen. Die erste kann auch als Kontoauszug betitelt werden. Die dritte soll die Androhung der Betreibung enthalten. Alternativ kann hier der Hinweis auf die Übergabe an einen externen Inkassopartner erfolgen. Ideal ist ein Abstand von etwa 20 Tagen zwischen den Mahnläufen. Der Kasten auf der vorhergehenden Seite enthält Beispiele für mögliche Mahntexte. Zu beachten gilt, dass durch die Mahnung die Zahlung nicht gestundet wird. Zu vermeiden sind deshalb Formulierungen wie «Wir geben Ihnen eine Frist bis zum… zur Zahlung» oder «Wir geben Ihnen eine Frist von 10 Tagen zur Zahlung». Denn dadurch kann der Gläubiger später den Verzugszins nicht ab der ursprünglichen 1. Mahnung geltend machen. Geschäfte mit persönlichem Charakter Bei Geschäften mit persönlichem Charakter empfiehlt sich eine telefonische Kontaktaufnahme. In solchen Fällen sind die gemachten Vereinbarungen zu dokumentieren und idealerweise dem Kunden schriftlich zu bestätigen. GEWERBE LUZERN, April 2013 24
Unternehmensführung Ratenzahlungen Je nach Fall ist es sinnvoll, ein Ratenzahlungs - abkommen zu vereinbaren. Die Vereinbarung dient gleichzeitig als Schuldanerkennung. Das erleichtert später eine allfällige gerichtliche Durchsetzung der Forderung. Von grosser Bedeutung ist der Hinweis, dass die ganze Forderung sofort zur Zahlung fällig wird, wenn der Schuldner mit einer Rate mehr als x Tage in Verzug ist (Muster siehe Kasten nebenan). Ist dieser Passus nicht enthalten, können die einzelnen Raten erst nach ihrer jeweiligen Fälligkeit geltend gemacht werden. Allerdings macht es nur dann Sinn, einem Schuldner Ratenzahlung zu gewähren, wenn eine reale Chance besteht, dass er den neu vereinbarten Zahlungszielen pünktlich nachkommt. Seine finanzielle Situation sollte somit hinlänglich und plausibel bekannt sein. Selbstverständlich sind vereinbarte Ratenzahlungen genau zu überwachen. Bezahlt der Schuldner eine Rate nicht fristgerecht, kann kurzfristig eine Mahnung erfolgen. Notorisch schlechte Zahler versuchen oft, durch Ratenzahlungsvorschläge Zeit zu gewinnen. Lieferstopp Spätestens nach der zweiten Mahnung sollte der Unternehmer zudem einen Lieferstopp in Betracht ziehen. In der Praxis geschieht dies oft viel zu spät. Wichtig ist, den Kunden über die Massnahme zu informieren. Zudem sollten die Bedingungen kommuniziert werden, ab wann die Lieferungen wieder erfolgen. Unter Umständen vermag dieses Druckmittel einen Schuldner eher zur Zahlung zu animieren. Hans Farman Beispiele für Mahntexte Kontoauszug oder Mahnung Bis zum heutigen Zeitpunkt ist keine Zahlung bei uns eingegangen. Wir bitten Sie höflich, dies zu prüfen und uns bei Unstimmigkeiten sofort zu benachrichtigen. Sollten Sie die Zahlung zwischenzeitlich ausgeführt haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos. 2. Mahnung Trotz unserer Zustellung eines Kontoauszuges/Mahnung ist die aufgeführte Rechnung noch offen. Wir ersuchen Sie um sofortige Zahlung. Letzte Mahnung oder Betreibungsandrohung Trotz unseren bisherigen Mahnungen ist die aufgeführte Rechnung nach wie vor offen. Ohne Ihre sofortige Zahlung werden wir die Betreibung einleiten. Die daraus resultierenden Kosten haben Sie gemäss Gesetz selber zu tragen. Oder als Alternative zu den letzten zwei Sätzen: Ohne Ihre sofortige Zahlung werden wir die Forderung unserem Inkassopartner übergeben. Abzahlungsvereinbarung und Schuldanerkennung Die unterzeichnende Firma Schuldner GmbH, Seestrasse 1, 6000 Luzern (Schuldner) anerkennt die nachstehend aufgeführte Forderung Fr. 7500.– gemäss Rechnung vom 13.1.2013 zuzüglich Verzugszins zu 5 Prozent ab 13.2.2013 gegenüber der Firma Gläubiger AG, Dorfstrasse 1, 6000 Luzern (Gläubiger) und verpflichtet sich zur Zahlung in monatlichen Raten von je Fr. 1500.–, erstmals per 15.4.2013, anschliessend jeweils per 15. des folgenden Monates bis zur vollständigen Bezahlung. Die Abzahlungsvereinbarung wird ungültig und die gesamte Restforderung wird sofort zur Zahlung fällig, wenn der Schuldner mit einer Rate mehr als sieben Tage in Verzug gerät. Luzern, ………………..……………….. (Rechtsgültige Unterschrift Schuldnerfirma) Luzern, ………………..……………….. (Rechtsgültige Unterschrift Gläubigerfirma) GEWERBE LUZERN, April 2013 25
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