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8 PROZUKUNFT 2.2002 Unsere Verwaltung stellt sich vor – Wohnungswirtschaft (Teil II) Genauigkeit ist oberstes Gebot Was so unspektakulär „Kaufmännische Wohnungswirtschaft” heißt, umschreibt in Wirklichkeit eine Ansammlung von tausenden Zahlen, Daten und Fakten, die täglich sortiert, bearbeitet und akribisch genau erfasst werden müssen. „Was mit den Betriebskostenabrechnungen einmal im Jahr anfängt, setzt sich über Mitgliedsund Mietkonten, Eintrittsgelder, Geschäftsguthaben und Ratenzahlungen fort – wo es ans eigene Geld geht, da erwarten die Nutzer den aller sorgfältigsten Umgang mit ihren Daten. Und das ist ihr gutes Recht!”, weiß Ulrich Ihling, Abteilungsleiter Wohnungswirtschaft in unserer Genossenschaft zu berichten. Ihm ist neben dem Service (wir berichteten in PROZUKUNFT 1.2002, Seiten 4–5) die Kaufmännische Wohnungswirtschaft unterstellt. Hinzu kommt eine weitere Sachbearbeiterin, die sich mit bereichsübergreifenden Fragen, Statistiken und Schriftverkehr beschäftigt. Einer der wichtigsten Mitarbeiter des kaufmännischen Bereichs allerdings arbeitet 24 Stunden am Tag, nur für ein Dach über dem Kopf: der Computer. „Ohne eine moderne EDV wären diese Datenmengen heutzutage mit einem noch so kompetenten Team nicht mehr zu bewältigen”, berichtet der Abteilungsleiter weiter. Die Kaufmännische Wohnungswirtschaft unterteilt sich wiederum in zwei große Sachgebiete, für die Katja Urbach als Gruppenleiterin verantwortlich ist. Mietenbuchhaltung und Mitgliederwesen Die Mietenbuchhaltung und das Mitgliederwesen erfassen alle relevanten Daten der einzelnen Nutzer/Mieter. Hier werden Daten gepflegt, Konten überprüft und gegebenenfalls in Ordnung gebracht, Einzelminderungen bearbeitet und auch schon mal Zahlungserinnerungen und Mahnungen geschrieben. „Das ist für uns mindestens genauso unerfreulich wie für den säumigen Zahler”, verrät Ulrich Ihling, „leider kommt es aber tatsächlich häufiger vor, als uns lieb ist”. Wesentlich angenehmer, wenngleich genauso sensibel, sind da die Bearbeitung von Mitgliedschaftsanträgen und die Pflege der Mitgliederdaten. Auch hier geht es wieder um Geld, wenn der Zahlungsverkehr über die Eintrittsgelder und die Geschäftsguthaben überwacht werden muss. Auch bei den notwendigen Statistiken ist Sorgfalt oberstes Gebot. Betriebskostenabrechnung Die allseits bekannte Betriebskostenabrechnung umfasst das zweite große Sachgebiet der Kaufmännischen Wohnungswirtschaft. Zwei Kolleginnen beschäftigen sich ausschließlich mit der Verteilung der im Laufe eines Jahres angefallenen Kosten für die Bewirtschaftung unserer Wohneinheiten (Vgl. auch „ABC der Betriebskosten”, Seite 10). „Grundvoraussetzung für eine sachgerechte Verteilung der Kosten ist die genaue fachliche und rechnerische Prüfung aller Rechnungen”, erläutert Abteilungsleiter Ihling. Das Erfassen der Daten in das EDV-System sowie Erstellung und Versand der Abrechnung sind danach eher Fleißaufgaben. Spannend wird es noch einmal, wenn die Nachfragen bezüglich der Betriebskostenabrechnungen durch die Nutzer kommen. Dann ist die fachliche Kom- petenz der MitarbeiterInnen gefragt. Diese beraten gern, denn sie können sich vorstellen, dass jemand, der nicht täglich mit Betriebskosten zu tun hat, auch mit einer noch so guten, detailierten Abrechnung nicht auf Anhieb klarkommt. „Es kommt aber auch vor, dass Nutzer bzw. Mieter sich im Ton vergreifen”, plaudert Ulrich Ihling aus der Schule. „Gerade so, als ob die Genossenschaft an der Abrechnung verdient. Das ist natürlich Quatsch, denn die Genossenschaft verdient keinen Cent an der Betriebskostenabrechnung; wir können alle Kosten des letzten Jahres mit entsprechenden Rechnungen untersetzen.” , betont der Abteilungsleiter. Abteilungssachbearbeitung Komplettiert wird die Abteilung Wohnungswirtschaft durch eine Sachbearbeiterin, die Auftragskontrollen durchführt, Ausgangsrechnungen erstellt, Statistiken und Analysen ausarbeitet, das Umzugsmanagement verwaltet und sich um den Schriftverkehr kümmert. Zu guter Letzt ist sie auch der „Springer”, wenn in der Abteilung eine Vertretung gebraucht wird. ■
Gruppenleitung Kaufm. WoWi WoWi (K) · Mitgliederwesen · Mietenbuchhaltung · Betriebskosten · Sprechstunden Zur Person Katja Urbach (26) – Gruppenleiterin Bereich Wohnungswirtschaft Abteilungsleitung Gruppenleitung Service WoWi (S) · Sprechstunden · Nutzungsverträge · Mietverträge · Hausbewirtschaftung · Lfd. Instandhaltung · Wohnraumherrichtung · Versicherungsfälle · Umzugsmanagement · Internet Als „Kind der WBG Zukunft – zumindest beruflich“ bezeichnet sich Katja Urbach selbst, denn sie hat ihre bisherige berufliche Entwicklung in unserer Genossenschaft zurückgelegt. Sie begann 1994 ihre Ausbildung zur Kauffrau in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft. Diese schloss sie drei Jahre später erfolgreich ab. Doch damit nicht genug: In eineinhalb Jahren Wochenend- und Abendstudium sattelte Katja Urbach noch ihren Fachwirt der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft auf. Nach erfolgreichem Abschluss dieser Zusatzausbildung 2001 übernahm sie die Gruppenleitung der Kaufmännischen Wohnungswirtschaft. Abteilungssachbearbeitung · Auftragscontrolling · E-/A-Rechnungen · Sprechstunden · Statistiken Der Arbeitsschwerpunkt dieser engagierten Kauffrau ist die Umlagenabrechnung. Über ihr Privatleben redet Katja Urbach nicht so gern. „Meine Privatsphäre soll so bleiben wie sie ist, nämlich privat.” ■■ Zur Person Ulrich Ihling (48) – Abteilungsleiter PROZUKUNFT 2.2002 arbeitet seit 1994 für die WBG Zukunft und hat seither eine „steile Karriere” in unserer Genossenschaft gemacht. Angefangen hat der gebürtige „Rand- Erfurter” (auf jeden Fall aber Thüringer), der schon vorher in der Wohnungsbranche tätig war, bei uns als Betriebselektriker. Nach nur einem Jahr übernahm er erfolgreich die Aufgaben eines Gebäudewirtschaftlers. Seit 1997 steht er der Abteilung Wohnungswirtschaft in unserer Verwaltung verantwortlich vor. Der ausgebildete Elektromeister hat sich mit Unterstützung der Genossenschaft parallel zur täglichen Arbeit zum Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft ausbilden lassen und 2001 erfolgreich abgeschlossen. Privat interessiert sich Ulrich Ihling besonders für Motorräder und „biken”. Der passionierte Heimwerker ist verheiratet und Vater von zwei erwachsenen Kindern. Musikalisch sind es die härteren Töne der Stones, der Beatles und andere Oldies, die ihm vor allem gefallen. Neben der Arbeit in der WBG und im örtlichen Verein bleibt für Muse oft nur wenig Zeit. Wenn er doch einmal die Seele baumeln lassen möchte, guckt sich Ulrich Ihling gerne einen guten Film an, der darf dann auch mal länger sein, wie sein Lieblingsfilm „Der mit dem Wolf tanzt”. ■ 9
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