Newsletter Ausgabe 114 - Public Services Newsletter

Tipps und Trends
Deutschland
Bei der Zusammensetzung eines PLA hat es sich als besonders sinnvoll erwiesen, bei allen
Stakeholdern zu analysieren, ob deren Mitbestimmung im Projekt notwendig ist. Bei Projekten
in denen z. B. Software implementiert werden soll, wird häufig darauf verzichtet, den
Realisierungspartner mit in den PLA zu berufen. Grund dafür ist der Interessenskonflikt,
der durch das Auftraggeber-/Auftragnehmerverhältnis entsteht. Das führt immer wieder
dazu, dass getroffene Entscheidungen ausschließlich auf Basis der bestehenden
Ist-Situation und Ist-Prozesse getroffen werden, ohne dabei die technischen Möglichkeiten
des jeweiligen Softwareprodukts im Auge zu behalten. Die Einbeziehung des Realisierungspartners
eröffnet zudem die Möglichkeit, Hindernisse frühzeitig zu erkennen und direkt zu
adressieren. Entscheidungen können damit von allen Projektbeteiligten mitgetragen und
eben auch von allen mit verantwortet werden.
In vielen Fällen werden PLAs durch die Leitung von Organisationseinheiten vertreten, die
das Projekt tragen/veranlasst haben, um die Entscheidungsbefugnis/Autorität abzubilden.
Ob es weitere, geeignete Teilnehmer aus dem Unternehmen oder der Behörde gibt, wird
häufig außer Acht gelassen. Dabei gibt es in der Regel durchaus auch abteilungsfremde
Personen oder angrenzende Organisationseinheiten, die aufgrund ihrer Fachexpertise
einen wertvollen Beitrag leisten könnten, auch wenn diese nicht in jedem Fall direkt vom
Projekt betroffen sind (z. B. Querschnittsabteilungen wie IT oder Personal oder Vertreter
anderer Standorte etc.).
Stakeholderanalyse
Wir empfehlen die Stakeholderanalyse so früh wie möglich (schon während der
Initiierungsphase eines Projekts) durchzuführen. Die Analyse stellt eine wichtige Grundlage
für die Kommunikationsstrategie dar. Für die Eingangsanalyse eignet sich eine Stakeholdermatrix
wie im Bild unten dargestellt. Darin werden Interessen, Einfluss und Auswirkungen
aller vom Projekt Betroffenen (intern und extern) erfasst.
Je höher die Ziffer auf der Interessenachse, desto höher das Interesse am Projekt (z. B. die
betroffenen Benutzer). Je höher die Ziffer auf der Einfluss-Achse, desto höher ist der Einfluss auf
das Projekt (z. B. Datenschutzbeauftragter). Die Größe der einzelnen Punkte gibt Auskunft, wie
hoch die Auswirkung der Stakeholder auf das Projekt ist.
Die Kommunikationsstrategie legt anschließend fest, welche Stakeholder wie häufig und in
welcher Art und Weise informiert und in das Projektgeschehen eingebunden werden.
EY Public Services Newsletter, Ausgabe 114 | November 2013 11