Newsletter Ausgabe 114 - Public Services Newsletter

Tipps und Trends
Deutschland
EY unterstützt die Landeshauptstadt
München beim Projektmanagement für
die IT-seitige Unterstützung der
politischen Wahlen in den Jahren
2013 und 2014
Das folgende Projektbeispiel aus der öffentlichen Verwaltung zeigt, wie
professionelles IT-Projektmanagement in kritischen IT-Projekten mit
geringer Fehlertoleranz nicht nur den Projekterfolg sicherstellen kann,
sondern auch die Kundenzufriedenheit steigert, die Agilität der IT-
Organisation verbessert, die Projektkultur verändert und Silodenken
aufbricht.
IT-Unterstützung bei Wahlen
Die Organisation und Durchführungen von politischen Wahlen und Abstimmungen stellt die
verantwortlichen Stellen in Kommunen immer wieder vor nicht unerhebliche Herausforderungen.
Lange vor dem Wahlsonntag erfolgen die gesetzliche Festlegung der Stimmkreise,
die Organisation von Wahllokalen und die Rekrutierung von Wahlhelfern. Die Wahlbenachrichtigungen
und Briefwahlunterlagen müssen innerhalb gesetzlicher Fristen rechtzeitig vor
dem Wahltermin an die wahlberechtigten Bürgerinnen und Bürger verschickt werden. Das
Wählerverzeichnis ist bis kurz vor dem Wahlwochenende aufgrund melderechtlicher Vorgänge
zu pflegen. Bereits wenige Stunden nach Start der Stimmauszählung erwarten die
politischen Parteien die Präsentation vorläufiger Ergebnisse. Das endgültige Ergebnis muss
innerhalb gesetzlicher Fristen nach dem Wahltag eindeutig festgestellt werden können.
Vor allem in größeren Kommunen kann diese Aufgabe nicht ohne eine effektive IT-Unterstützung
bewältigt werden. Die IT-Bereiche der Städte halten hier entsprechende Softwaresysteme
zur Organisation und Auszählung von Wahlen vor. Oftmals haben sich seit der
letzten Wahl jedoch Veränderungen ergeben, z. B. rechtlicher Natur, organisatorische
Änderungen im IT-Bereich, wichtige Knowhow-Träger sind zwischenzeitlich im Ruhestand
oder es wurden neue Softwareanwendungen und Schnittstellen eingeführt.
IT-Projekt „Taskforce Wahlen“ bei
der Landeshauptstadt München
(LHM)
So auch in der Landeshauptstadt München, der größten Kommune Deutschlands: Der am
1.1.2012 gegründete städtische Eigenbetrieb it@M unterstützt die aktuellen Wahlen erstmalig
als neu aufgestellter zentraler IT-Dienstleister der Landeshauptstadt. Weiterhin
kommen neu eingekaufte Softwaresysteme, weiterentwickelte eigene Systeme und neue
Dienstleister zum Einsatz. Besondere Herausforderungen stellen sich dabei durch die
Parallelität sehr vieler unterschiedlicher Wahlen und Wahlarten: Die Landtagswahl in
Bayern einschließlich fünf Volksentscheiden und Bezirkswahl, die Bundestagswahl, der
Bürgerentscheid zur Bewerbung der Landeshauptstadt München zu den Olympischen
Spielen 2022, die Kommunalwahl (bestehend aus Stadtrats- und Bezirksausschuss-Wahlen
und der Oberbürgermeisterwahl, die ggf. noch eine Stichwahl nach sich zieht) sowie die
Europawahl.
Um sämtliche IT-Aktivitäten bereichsübergreifend aus einer Hand zu koordinieren, hat it@M
das Projekt „Taskforce Wahlen“ unter der Leitung von Dr. Tessen Freund gestartet. Klarer
Projektauftrag der it@M-Werkleitung an das Projekt ist, dass die anstehenden politischen
Wahlen und Abstimmungen in den Jahren 2013/2014 seitens der IT ohne technische und
organisatorische Probleme zu unterstützen sind. Da die Wahltermine unveränderlich feststehen,
hat die strikte Termineinhaltung für das Projekt oberste Priorität, was sorgfältige
und zeitnahe Priorisierungsentscheidungen mit anderen Projekten erfordert. Die Fehlertoleranz
bei Wahlen ist äußerst gering: Störungen und Schwierigkeiten bei der Wahlorganisation
erlangen schnell hohe politische Brisanz und enorme Öffentlichkeitswirksamkeit.
EY Public Services Newsletter, Ausgabe 114 | November 2013 3