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42 CAMPUS: BUSINESS ENGLISH BERLIN CALLING Ein Anruf auf Englisch kostet Überwindung, eine E-Mail erscheint so viel einfacher. Im internationalen Geschäft sollten Sie beides beherrschen. © PRIVAT t he global language of business is English, and the most common communication channels in international business are telephone and email. For these reasons, it is important to be competent communicators in both. This doesn’t mean you have to be fluent, but you do at least have to be functional if you hope to be successful in an international environment. The first thing to think about when you want to communicate with a foreign business partner is which channel would be more efficient and effective. It can be too easy to send an email, when actually a phone call may be more efficient. Preparation The next thing to think about is your preparation. This is essential, and you should always prepare for every phone call by asking yourself what you want to achieve with the call. What result do you want? What phrases and vocabulary will you need to prepare? What other issues might come up and how can you prepare to deal with them spontaneously? In addition, it’s essential to be able to spell your name as well as your email and postal addresses in English so you can do so spontaneously should the need arise. If you’re not sure you’ve understood everything during a call you can always ask the caller to email you the information. Calling someone might mean a faster response to a quick issue, but it also means you won’t have a written record of what was discussed. If you need one, it can be useful at the end of a call to say, “Can you send me an email to confirm that?” or “I’ll write up my notes from this call and email them to you later.” These days, you may also simultaneously have more than one speaking partner. Teleconferences, and even virtual meetings, are becoming You don't have to be fluent, but you do at least have to be functional if you hope to be successful in an international environment. more and more common as companies continuously try to cut costs. If you have an appointment for a teleconference or virtual meeting, be sure you know how to use the equipment and have the correct access details before the event so that you don’t lose valuable time. The right language In addition to having a written record of communication, when emailing, you can also attach documents, reports and so on. A further advantage of emails is that you have time, and don’t have to react as spontaneously as on the phone. Not Mike Hogan wurde in Dublin geboren und studierte dort Philosophie. Er kam vor zwölf Jahren nach Deutschland. Heute lebt der 35-jährige Kommunikationstrainer in München und ist Leiter Training and Development at LTC Language Training Centre. unlike telephoning, you’ll also need a bank of phrases and vocabulary to use when writing emails, and be aware of suitable levels of formality. If you already have regular contact with English speakers via email, you could start collecting phrases from the mails they send you and use them to create your own vocabulary, expression and phrase bank. If such mails are coming from native English speakers, you can almost be sure that the language in them is correct and accurate. Die richtige Aussprache, der korrekte CV, die besten Small-Talk-Themen – Tipps zu allen wichtigen Fragen finden Sie in unserer Rubrik Business English auf karrieremagazin.net. 01 2013 Staufenbiel Karrieremagazin staufenbiel.de/karrieremagazin
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