Kostensparender Selbstläufer - Inet-Logistics GmbH

www.wurth-logistics.com
Ausgabe 1/2012
WLP
Würth Logistics Praxisreportage
Wie ein erfahrener Partner den
Arbeitsaufwand für eine
Beschaffungslösung von täglich
drei Stunden auf fast 0 reduziert.
Kostensparender
Selbstläufer
Was braucht jede Organisation, um zu funktionieren
Genau: Abertausende von kleinen
Dingen im Büro. Heute reicht ein Mausklick,
und am nächsten oder übernächsten Morgen
finden Sie auf Ihrem Schreibtisch das Päckchen
mit den bestellten Textmarkern. Oder
dem Druckertoner. Dank hoch spezialisierter
Händler wie Office Depot ist das ganz normal.
Klar: jede Bestellung löst einen vom Office
Depot Logistikteam mit viel Erfahrung gestalteten
Kommissionier- und Lieferprozess aus.
Senkt ein Klick den Lagerstand des betreffenden
Artikels unter eine bestimmte Menge, löst
er gleichzeitig einen Beschaffungsprozess aus:
Eine Purchase-Order geht an den Lieferanten.
Der kommissioniert und versendet die Ware. In
der Office Depot Region „D-A-CH & Benelux“
melden immer mehr Lieferanten solche Transporte
bei Würth Logistics in Chur an. Denn damit
spart der Bürowarenhändler viel Geld und
Zeit.
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Das 31.000 m 2 große Distributionslager
von Office Depot ist ein intralogistisches
Vorzeigeprojekt. Entsprechend intensiv
war und ist das Interesse der Fachwelt,
die Abläufe hier live zu erleben. Die Adolf
Würth KG in Deutschland ist Kunde bei
Office Depot. Ein guter Kunde. Zwischen
dem Handel mit Montage- und Befestigungsmaterial
und dem mit Büroartikeln
gibt es viele Parallelen. Und so besucht
im Frühjahr 2011 eine größere Delegation
von Logistikern des Konzerns aus
Künzelsau die Kollegen in Grossostheim.
Mit dabei ist Jürgen Graf, der für die Logistik
verantwortliche Geschäftsführer.
Perfekter Zufallstreffer
Michael Sauer arbeitet in der Office Depot
Zentrale für die Region D-A-CH und
Benelux. Er optimiert Transporte: „Mein
Chef bat mich, für die Führung durchs
Lager eine Gruppe zu übernehmen. Kolleginnen
und Kollegen aus dem Fach
kennenzulernen ist ja immer inspirierend.
Wir diskutierten natürlich auch
über Ideen und Visionen. Dabei erzählte
ich, dass ich neben meinem „normalen“
Job auch ein neues „Hobby“ habe, die
Beschaffungslogistik. Da meinte Jürgen
Graf, bei Würth gebe es eine interessante
Tochtergesellschaft in der Schweiz, die
seit 10 Jahren an genau diesem Thema
arbeitet. Was er erzählte, weckte meine
Neugier. Zwei, drei Tage später rief mich
Herr Knöpfli an.“
Sauer ist ein erfahrener Logistiker. Der
44-jährige hat sich in verschiedenen
Speditionen vom Lehrling zum Speditionsleiter
hochgearbeitet. Zu seinen Aufgaben
in der Spedition zählte auch die
Betreuung des Kunden Viking-Direkt, einer
Tochtergesellschaft von Office Depot.
15 Jahre lang. „Da kannte ich natürlich
die ganzen Leute recht gut.“ 2007 wurde
dort im Logistikteam die Position „Transportmanager“
neu eingerichtet. „Und
da haben die mal vorsichtig gefragt, ob
ich eventuell „die Seiten wechseln wolle“.
Die Aufgabe klang sehr spannend
und die Zusage fiel mir ausgesprochen
leicht.“ Und wenn er sich gerade nicht
mit logistischen Herausforderungen beschäftigt
Er sei Familienmensch. Eine
tolle Frau. Eine Tochter und einen Sohn,
die beide derzeit mitten in der Pubertät
stecken. Ein Haus. Energie tanke er in
den Urlauben im Caravan. Oder beim
Skifahren. Und bei ausgiebigen Spaziergängen
mit Paul, seinem Labrador.
Hobby
Beschaffungstransporte
Zu seinem neuen Hobby „Beschaffungstransporte“
kam Sauer über Simon
Schmidt. Der schrieb nämlich im Oktober
2010 bei Office Depot seine Diplomarbeit
genau über dieses Thema. „Simon
hat das theoretisch und auch vom
praktischen Ansatz her durchleuchtet.
Er hat uns die Potenziale aufgezeigt.“
Zentrale Aussage: Wer die Transporte
selbst in der Hand hat, kann optimieren.
EXW statt Frei Haus spart. Die Arbeit
war praxistauglich. Sauer nahm
die Inbound-Optimierung ins Visier.
Und Simon Schmidt gleich mit an Bord.
„Das Konzept war und ist ja sein Baby.
Er ist ein heller Kopf und toller Kollege.
Also soll er das doch weiter betreuen.“
2011 machten die beiden sich dran, dieses
Konzept umzusetzen. Sie suchten einen
passenden Dienstleistungspartner.
Die Wahl fiel auf einen mittelständischen
Speditionsverbund. Sie verhandelten zusammen
mit dem Procurement mit den
Zulieferfirmen die neuen Konditionen.
Die Leute von Office Depot rechneten
Michael Sauer ist bei Office Depot für die
Optimierung der Transporte verantwortlich.
Inbound ist sein „Hobby“.
den Frachtkostenanteil raus und schlugen
den Partnern den neuen Preis und die
neuen Lieferkonditionen vor. Teilweise
passte das sofort. Mitunter folgten intensive
Verhandlungen, für die Sauer durchaus
Verständnis hat: „Klar. Zulieferer, die
ihre Distribution selbst in einem straffen
System getaktet haben, waren über unsere
Wünsche nicht froh. Da haben wir
halt argumentiert und uns manchmal
in der Mitte getroffen. Manchmal auch
nicht. Wir werden da aber dran bleiben,
das ist ein permanenter Prozess.“
Im Sommer stellte Office Depot die
Transporte um. Die Prozesse liefen über
die IT-Lösung des Speditionsverbundes.
„Deren System war relativ rudimentär.
Nur ein Erfassungstool.“ Und auch mit
der Qualität der Abläufe war der Transportmanager
nicht wirklich zufrieden. Es
hakte hier, es hakte dort. „Ich hatte das
Gefühl, da müsste doch deutlich mehr
gehen.“ Der Kontakt zu Würth Logistics
kam genau zum richtigen Zeitpunkt.
Verblüffende Parallelen
Das Office Depot Zentrallager in Großostheim ist ein Vorzeigeprojekt. Ein Teil der Inbound-Transporte
läuft seit Jahresbeginn über Würth Logistics. Das senkte nicht nur die
Kosten, sondern auch den Aufwand fürs Tagesgeschäft von 3 Stunden auf „fast Null“.
Im Juni findet ein erstes Kennenlernen
in Lenzburg statt. Manuel Knöpfli und
Stefan Beck bringen viele Beispiele mit,
Michael Sauer und Simon Schmid ihre
Ideen und die Diplomarbeit. Die Parallelen
sind verblüffend. Knöpfli: „Das hat
mich ja sehr an meine eigene Diplomarbeit
und die damit verbundene Geburt
von Würth Logistics erinnert. Ähnliche
Situation, ähnliche Ideen.“ Der einzige
Unterschied: Die Churer haben 10 Jahre
Praxiserfahrung in der Umsetzung solcher
Konzepte. Und eine flexible Softwarelösung,
in der diese Erfahrung abgebildet
ist. Die vier Transportexperten

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Über Office Depot
Vor dem „Going Live“ löcherte Lars Scheffelmeier die Kollegen von Office Depot mit detaillierten
Fragen zu Besonderheiten. Ein Grund für die reibungslose Umstellung.
kommen schnell „ins Operative“. Sie
unterhalten sich über optimale Abläufe
und die vielen Teufelchen, die auf dem
Weg dahin oft in den Details lauern. „Das
war ein toller erster Kontakt. Da ging es
zügig auch darum, was Würth Logistics
konkret für uns tun kann“, erinnert sich
Michael Sauer. Die Antwort auf diese
Frage sollte möglichst rasch bei einem
nächsten Meeting erarbeitet werden.
Im Juli besuchen die beiden Office Depot
Logistiker die Kollegen von Würth Logistics
in Chur. Begleitet werden sie diesmal
von Günther Bayer. Er ist der Senior
Director Supplychain & Procurement in
der Region D-A-CH und Benelux. Knöpfli
und Beck stellen die Gesamtorganisation
ihrer 40-köpfigen Optimierertruppe
vor. Besonders intensiv besprechen die
Fünf die Möglichkeiten von TMIS. Sauer:
„Uns war schon seit Längerem klar,
dass wir für die kumulierte Beschaffung
eine geeignete Software brauchen. Genauso
klar war aber auch, dass wir für
eine eigene Lösung - mit großem IT-Projekt
und so - kein Budget haben.“ Eine
Zusammenarbeit mit Würth Logistics
eröffnete da recht interessante Perspektiven.
„Da kriegen wir alles aus einer
neutralen und kompetenten Hand. Auf
der Rückfahrt besprachen Günther, Simon
und ich die Sache und wir kamen
in null Komma nichts zur Entscheidung:
Diesen Weg gehen wir mit der Würth Logistics
weiter.“
Umsetzung: Pragmatisch
Das Umsetzungsprojekt leitet bei Würth
Logistics Stefan Beck. Im Oktober trifft
er sich mit Sauer beim TMIS-Partner inet
logistics. Gemeinsam mit einem Fachmann
für das System analysieren sie die
Beschaffungsprozesse von Office-Depot.
Wie verbindet man diese Abläufe am
besten mit den überaus standardisierten
Prozessen von Würth Logistics Und
das so einfach und simpel wie möglich.
Welche Modifikationen sind im TMIS
notwendig, um den Anforderungen von
Office-Depot gerecht zu werden Beck:
„Das war ein sehr pragmatisches Treffen.
Die Vorgabe war ja, dass wir kein
großes Budget für Software-Modifikationen
haben. Michael Sauer ist ein
erfahrener Speditionsfachmann. Wir
arbeiteten auf Augenhöhe, alle verstanden
sofort die Ideen des Gegenübers
und das hat richtig Spaß gemacht.“
Ein paar Tage später trifft sich das Projektteam
in Deutschland. Ein Mitarbeiter
des Office Depot Wareneingangs ist
diesmal dabei. Sie besprechen die Eingabemasken
im TMIS. Und diskutieren
die Auswahl der Dienstleister. Sauers
Team hat ja bereits im Sommer die betreffenden
Transporte ausgeschrieben
und sich für zwei Partner entschieden.
„Die haben wir bestätigt. Doch
wir wollten auf jeden Fall nachverhandeln“,
sagt Beck. „Denn das TMIS bietet
den Transportpartner einige Vorteile.
Und das muss sich schon irgendwie
für den Kunden bemerkbar machen.“
Diese Gespräche finden im November
statt. „Wie üblich haben wir auch mit
den Transportpartnern mit sehr offenen
Karten gespielt. Das fördert die
Qualität der Zusammenarbeit sehr.“
Das Herz: TMIS
Gleichzeitig beginnen die IT-Leute
von Würth, im TMIS die Mandanten
für Office Depot zu konfigurieren. Das
System ist der Dreh- und Angelpunkt
Office Depot ist mit 40.000 Mitarbeitern
und einem Umsatz von zuletzt
11,6 Mrd USD weltweit einer der
größten Büroartikelhändler. Das Unternehmen
verkauft über die verschiedensten
Absatzkanäle Büroartikel und
-dienstleistungen. Im deutschsprachigen
Raum bekannt ist der Online-
Versandhandel Viking. Mittlere und
größere Unternehmen beliefert Office
Depot über individuelle Verträge
direkt. Deutschland, die Schweiz,
Österreich und die Beneluxstaaten
hat der Konzern in einer eigenen
Region zusammengefasst. Um hier
eine optimale Lieferkette zu ermöglichen,
hat Office Depot zwei neue,
hochmoderne Logistikzentren gebaut
- 2008 am Hauptsitz in Grossostheim
in der Nähe von Frankfurt und ein
Jahr später in Zwolle (NL).
aller Abläufe. Wie sollen die Screens
aussehen Welche Berechtigungen
brauchen die einzelnen Stellen Wo
sind Schnittstellen notwendig Michael
Sauer hat vor einigen Jahren den
Markt für Transportmanagement-Systeme
gut kennengelernt. Sein damaliger
Arbeitgeber, eine große Spedition
suchte ein Dispo-Tool. Er war im Projekt
involviert. „Das TMIS ist sehr, sehr
funktional und praktisch. Klar, am
Anfang muss man sich hineindenken.
Was ist die Logik dahinter Aber dann
kann man damit richtig vernünftig disponieren:
kombinierte Verladungen,
Sendungen auf Ladungsebene zusammenfassen,
Schnittstellen einfach einrichten.
Das ist sehr durchdacht und
das können nur wenige.“
Der Ablauf: automatisch,
praktisch, gut.
Der Prozess selbst ist sehr pragmatisch
aufgestellt. Lars Scheffelmeier und sein
Team sind die zentrale Koordinationsstelle
in Chur. Alle am Prozess beteiligten
Lieferanten melden ihre Sendungen
hier an. Per Telefon, E-Mail oder Fax.
Nach klar definierten Regeln in der „Optimatrix“
löst das dann automatisch den
Transportauftrag beim entsprechenden
Dienstleister aus. Die holen die Waren
ab und stellen sie im Lager Grossostheim
oder im Lager Lanken (bei Hamburg) zu.

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Scheffelmeier: „Das ist im Moment noch
recht einfach. Je nach Gewicht geht‘s als
Paket, Sammelgut oder Komplettladung.
Das kann aber in Zukunft noch deutlich
erweitert werden. Je nach Region oder
Route kann etwa ein anderer Dienstleister
beauftragt werden.“ Die Automatisierung
des „Tagesgeschäfts“ ist ein
wichtiges Element jeder Würth Logistics
Lösung. Das Knowhow der Fachleute
steht so für die Ausnahmen zur Verfügung.
Verrechnet wird per Gutschrift. Die
Daten werden gesammelt. Office Depot
erhält monatlich einen Qualitätsbericht.
Going live. Reibungslos.
Am Montag, dem 16. Januar 2012 ist der
große Tag. Die Beschaffung von ca. 40
Lieferanten wird auf Würth Logistics umgestellt.
„Wir waren sehr gespannt, ob
unsere Lieferanten wirklich alles so wie
vereinbart an die Würth Logistics melden.
Schließlich waren wir für Würth ja
auch ein komplett neuer Kunde.“ Und
„Es lief von der ersten Sekunde an rund“,
sagt Sauer. Das habe seine Gründe. Lars
Scheffelmeier habe ihnen in den Wochen
vor dem Going-Live wahre Löcher in
den Bauch gefragt. „Was er wissen wollte,
da haben wir so richtig gespürt, dass
das Churer Team einen reichen Erfahrungsschatz
aus solchen Projekten hat.
Er interessierte sich z. B. dafür, welche
Probleme es bei bestimmten Lieferanten
in der Vergangenheit gegeben hat.“
TMIS ist das flexible Herzstück der Lösung:
kombinierte Verladungen, Sendungen auf
Ladungsebene zusammenfassen, Schnittstellen
einfach einrichten Kein Problem.
Im Rahmen seiner Diplomarbeit analyiserte
Simon Schmidt 2010 die Beschaffungsabläufe.
Heute setzt er sie selbst um.
Die ersten zwei, drei Wochen im Echtbetrieb
gibt es ein wenig „Finetuning“. So
werden etwa ein paar Datenfelder angepasst,
damit das Reporting in guter Qualität
möglich ist. Und seitdem „Hören und
sehen wir nichts von der Beschaffung.
Für unser Team in Grossostheim ist das
ein richtiger Selbstläufer geworden. Sehr
fein“, sagt Sauer. „Das bestätigt uns, den
richtigen Weg gegangen zu sein. Vor der
Umstellung auf Würth Logistics mussten
wir uns jeden Tag ein, zwei oder drei
Stunden ums Daily Business kümmern.
Heute geht unser Aufwand gegen Null.“
Geheimnis Offenheit!
Was ist das Geheimnis eines solch friktionsfreien
Projektes Beck: „Da sehe ich
vor allem einen Faktor - wir haben in allen
Phasen des Projektes sehr offen miteinander
geredet. Wir haben gemeinsam
ein Klima der Zusammenarbeit geschaffen,
in dem niemand Scheu davor hatte,
auch kritische Themen anzusprechen,
wie etwa Details der Verrechnung. Wobei
das mit Michael Sauer und seinen Kollegen
ja ausgesprochen leicht ist. Die sind
äußerst kompetent und kein bisschen
„kragenverschlossen.“ Der Transportmanager
von Office Depot sieht das ähnlich
und spart nicht mit Lob für die Partner
aus Chur :„Was uns bei den Leuten von
Würth Logistics immer positiv überrascht
hat - die gehen sehr zielorientiert
vor, sehr professionell. Sie wissen genau,
über was man spricht. Und gleichzeitig
ist das Ganze ungemein locker. Und …
man spürt deren außergewöhnlich hohe
Motivation. Das fühlt sich gut an.“
Wie geht‘s weiter Mit viel Kraft arbeitet
das Projektteam daran, das neue Beschaffungssystem
mit Volumen zu füllen.
Vor kurzem wurden die Transfersendungen
zwischen den eigenen Lagerstandorten
umgestellt. Als Nächstes sollen die
eingehenden Transporte für das Lager in
Zwolle auf das neue System gelegt werden.
„Wir führen Gespräche mit anderen
Regionen unseres Konzerns“, sagt Sauer.
Eine zweite, wichtige Schiene dafür
sind die Verhandlungen mit den Lieferanten.
Zum einen möchte Sauer
möglichst viele der Frei Haus Zulieferer
umstellen. Zum anderen möchte
er die Lieferanten noch intensiver ins
TMIS einbinden. „Die Anmeldung soll
direkt im System erfolgen. Das ist der
nächste Schritt. Bei großen Lieferanten
kann das dann auch über eine Schnittstelle
zu ihrem Warensystem erfolgen.“
Für die weitere Zukunft stellt sich Sauer
einen komplett digitalen Prozess vor.
„Wir könnten mit unserer Purchase-Order
im TMIS schon den Transportauftrag
vorbereiten, der dann durch die Anmeldung
des Lieferanten aktiviert wird und
…“ Sauer lächelt: „Ja, ja, die Ideen gehen
uns nicht aus. Da gibt es noch viel mit der
Würth Logistics zu besprechen.“
Projektsteckbrief
Erstgespräch Juni 2011
Going Live Januar 2012
Auftrag: Bündelung und zentrale
Koordination der Beschaffungstransporte
der DE Lieferanten. Automatisierung
der Abläufe über IT-System.
Zwischenbilanz: Reibungslose
Umstellung. Transporte laufen fast
automatisch. Kosten und Aufwand
sind deutlich reduziert.
Ausblick: Volumen ins System bringen.
Vision: durchgängige digitale
Prozesse zwischen Besteller – Lieferant
– Transportdienstleister.
Würth Logistics AG, Aspermontstrasse 1, Postfach, CH-7004 Chur
T +41 (0)81 558 38 00, F +41 (0)81 558 10 00
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