welcome event - ESB Student Consulting eV - ESB Business School

Eventmanagement
Im aktuellen Vereinsjahr arbeiten über 100 Studierende
in Projekten und Ressorts für den Verein. Nach vier aktiven
und erfolgreichen Jahren sah der Vorstand Bedarf,
im Rahmen einer Geburtstagsfeier „Danke“ zu sagen.
Hierfür sollten Mitwirkende von Kunden- und Hochschulseite
am 14. Mai 2013 zusammentreffen und feiern.
Um dieses Ziel zu erreichen, wurde ein Eventmanagement-Team
gegründet, welches mit fünf Studierenden
für die anvisierte Feier
verantwortlich war.
Aufgaben
Zunächst wurden die
Das neu gegründete Team
essentiellen W-Fragen
„Eventmanagement“ ist dem HR
Ressort zugeordnet und verantwortlich
für besondere besonde-
soll die Veranstaltung
geklärt: Wo und wann
re, im Vereinsjahres geplanter- stattfinden? Von Studierendenseite
kam
Veranstaltungen.
Projekte
die erste Maihälfte
Planung, Organisation und in Frage, von Kundenseite
wegen des
Durchführung der vierjährigen
Geburtstagsfeier des Vereins, die
Maifeiertages nur die
am 14. Mai 2013 stattfand.
zweite Maiwoche. Die
Teamleiter SoSe
Entscheidung für den
Patrick Leib
14. Mai war gefallen,
ebenso der fließende
Consultants SoSe
Nina Vogt, Julia Maurer, Carolin Übergang von Geburtstagsfeier
zu Mit-
Kranich, Verena Kipp
gliederversammlung.
Nach einer Ortsbegehung
und Abwägen
von möglichen Alternativen fiel die Entscheidung auf
Gebäude 17: Der Innenhof würde einen Außenbereich für
Bar, Band und Socializing bieten, der angrenzende Pavillon
würde eine ruhigere Atmosphäre verbreiten und dem
Gespräch dienen. Für den Übergang zur End-of-Term-
Review war der Pavillon ebenfalls bestens geeignet, der
schon vor Veranstaltungsbeginn bestuhlt werden könnte
und als Back-Bereich während der Feier dienen könnte.
Die Kommunikation mit hochschulinternen Schnittstellen
wurde als wichtig erachtet und gepflegt: So hatte das
Ressort frühzeitig die entsprechenden Räume gebucht
und auch den formalen Weg der Anmeldung einer hochschulinternen
Veranstaltung gegangen.
Im nächsten Schritt galt es, die Veranstaltung an potentielle
Teilnehmer zu kommunizieren. Hierfür wurde eine
Einladungsliste mit aktuellen sowie früheren Kunden,
Kommunalpolitikern und an der Hochschule Tätigen erstellt.
Neben sorgfältigem Abwägen des Einladungstextes
entstand mit Hilfe des Marketing & PR - Ressorts der
Einladungsflyer, sodass im März individualisierte Einladungen
an über 50 Personen verschickt werden konnten.
Da zu einer gelungenen Veranstaltung auch Verpflegung
und Unterhaltung gehören, wurden Getränke- und Essensbestellungen
koordiniert sowie die ESBand gebucht.
In der heißen Phase wurde bemerkt, dass der Rücklauf
unserer Einladungsmailingaktion noch relativ gering
war. Daher wurde der
Kreis der Eingeladenen
erweitert und Reminder
Der ESB Student Consulting e.V.
verschickt. Weiterer Punkt
feiert seinen 4. Geburtstag!
Wann: 14. Mai 2013 war die Außendarstellung
Sektempfang: 17.00 Uhr
Dauer:
17.30 bis ~19.30 Uhr des Vereins in Form von
Wo:
Hochschule Reutlingen,
Gebäude 17 Projekt- und Ressortstellwänden:
Diese wurden in
Austausch mit Kunden,
Professoren und Studierenden
Information über aktuelle und
vergangene Vereinsprojekte InDesign erstellt und nach
Musikalische Akzente setzt die ESBand
einem Preisvergleich in
Für Ihr kulinarisches Wohl ist gesorgt
Druck gegeben.
Einblick in aktuelle Entwicklungen des Vereins können Sie
im Anschluss bei unserem Jahresabschluss erhalten.
Um eine Baratmosphäre
herzustellen wurden kühle
Getränke, Häppchen sowie
vom ESB Charity Ressort gebackener Kuchen serviert.
Das Eventmanagement-Team hat sehr gute Arbeit geleistet
und konnte projektspezifisch stets schnell und flexibel
reagieren und ist sicher auch in der Zukunft eine sinnvolle
Unterstützung. Von der Außenwirkung in Richtung
Presse und Professorenschaft abgesehen, sind Feiern die
perfekte Gelegenheit, um allen Teilhabern des Vereines
Dank zu sagen. Der institutionalisierte Rahmen einer
jährlichen Geburtstagsfeier böte die Möglichkeit, den
Bekanntheitsgrad des ESB Student Consulting e. V. über
Reutlingen hinaus zu erhöhen.
Wir möchten uns zuletzt auch noch einmal herzlich für
die Unterstützung der anderen ESB Ressorts - ESBand,
Charity und Entrepreneurs - bedanken!
Patrick Leib
IMDD
40 │ Ressortberichte