Das Vorarlberger Archivinformationssystem

Die derzeitige Situation der kommunalen
Schriftgutverwaltung am Beispiel der
Gemeindeverwaltung Hard
Philipp Wittwer
Als ich von Markus Schmidgall gebeten wurde, einen kleinen Vortrag zum
Thema „Schriftgutverwaltung im kommunalen Bereich“ zu halten, war ich einerseits
sehr erfreut, andererseits etwas skeptisch. Was sollte ich an dieser
Stelle erzählen? Einerseits war ich angeleitet vom Gedanken, etwas Spannendes
für die Kolleginnen und Kollegen aus den Archiven berichten zu können und
andererseits sollte ich meinem Arbeitgeber gerecht werden. Ich habe mich
deshalb entschieden, die Zuhörer über den derzeitigen Stand der Aktenverwaltung
in der Marktgemeinde Hard zu informieren, wohlwissend, dass am Ende
wohl mehr Fragen als Antworten stehen werden. Eines vorweg: Das Thema
„Digitale Langzeitarchivierung“ wird nur am Rande eine Rolle spielen.
Ausgangslage und Problemstellung
Die Schriftgutverwaltung befindet sich derzeit in einer Übergangsphase vom
analogen zum elektronischen Akt. Die sich daraus ergebende Situation lässt
sich am besten mit einem Zitat der St. Galler Kollegen beschreiben:
„Digitalisierung schafft Druck zur Systematisierung und Ordnung der
bisherigen Papierakten, und sie legt schonungslos offen, wo unsystematisches
oder ungeordnetes Ablegen zu Unübersichtlichkeit in den
Archiven geführt hat.“ 1
Das Ergebnis dieses unsystematischen Ablegens bekommt das Gemeindearchiv
spätestens bei der Übernahme von Archivgut zu spüren. Aktenmappen und
Ordner mit der Aufschrift „Diverses“, „Allgemein“ und „Verschiedenes“, unge-
1 Ralitsa HRISTOVA/Kuno SCHEDLER, Digitales Aktenmanagement. Konzeptionelle Grundlagen, Entwicklungsstand
auf kantonaler Verwaltungsebene in der Schweiz und internationale Initiativen. Wissenschaftlicher Bericht zu
einer empirischen Studie (IDT Working Papers). St. Gallen 2005.
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