Das Vorarlberger Archivinformationssystem

Serien, Akten und Einzelstücke können in späteren Arbeitsschritten erschlossen
werden. Sollte dies der Fall sein, wird später möglicherweise nochmals die Bestandsbeschreibung
überarbeitet werden müssen. Bei der Bildung von Teilbeständen
und Serien wird den ArchivarInnen große Freiheit zugestanden und die
Zuordnung von Dokumenten zu den beiden Stufen ist fließend. Teilbestände
werden einerseits dann gebildet, wenn in einem Bestand Unterlagen unterschiedlicher
Provenienzstellen vorhanden sind, die ab einem gewissen Zeitpunkt
gemeinsam verwaltet wurden. Sie können andererseits auch nach inhaltlichen
und formalen Kriterien gebildet werden (z.B.: Fotos, Akten, Urkunden
und Handschriften). Serien wiederum sind weiterführende Gliederungselemente
von Beständen, die nach formaler oder inhaltlicher Gleichförmigkeit gebildet
werden. So könnten zum Beispiel alle Sitzungsprotokolle einer Gemeinde
zu einer Serie zusammengefasst werden und die Protokolle einzelner Gremien
wieder zu Subserien (z.B. Serie: Sitzungsprotokolle; Subserien: Protokolle der
Gemeindevertretung, Protokolle des Gemeindevorstandes, Protokolle Bauausschuss
etc.). Ob solch eine differenzierte Untergliederung Sinn macht, wird
immer vom Umfang der Unterlagen und den Eigenheiten des jeweiligen Archivs
abhängig sein.
Ein Akt ist die kleinste Einheit zusammengehörender Unterlagen. Diese Verzeichnungsstufe
muss nicht dem klassischen Verwaltungsakt entsprechen. Als
Akten können auch Fotos oder Postkarten verstanden werden. Das Einzelstück
ist schließlich die kleinste, physisch nicht mehr trennbare, Einheit. Zur Veranschaulichung:
Serie: Postkarten mit Motiven aus der Gemeinde Schwarzach;
Akt/Konvolut: Postkarten mit Motiven aus dem Schwarzachtobel; Einzelstück.
Die Umsetzung der Archivtektonik am Beispiel des Bregenzerwald Archivs
Zur Verdeutlichung soll als Beispiel aus der Praxis eine verknappte Form des
Tektonikbaumes des Bregenzerwald Archivs herangezogen werden. Hier war
die Ausgangslage mit der Neueinrichtung eines hauptamtlich geführten Archivs
Ende 2008 durch die Regionalplanung Bregenzerwald günstig. Die aus dem Besitz
des „alten“, vom Heimatpflegeverein Bregenzerwald ehrenamtlich geführten,
Bregenzerwald Archivs stammenden Dokumente waren nur zum kleinen
Teil systematisch geordnet und bildeten die Provenienzen nicht ab. So konnte
ein gänzlich neuer Tektonikbaum entwickelt werden, wobei versucht wurde
sich an ISAD(G) zu orientieren. Nach nunmehr einigen Jahren Arbeit mit dieser
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