Das Vorarlberger Archivinformationssystem

lichst schonungslosen Beschreibung des Ist-Zustandes der analogen wie digitalen
Schriftgutverwaltung (SGV) einhergehen musste. Hier sollten vor allem die
gängigen Normierungen und Standards innerhalb der Landesverwaltung überprüft,
Fehlentwicklungen aufgezeigt und Lösungsvorschläge erarbeitet werden.
Gerade diese Bemühungen sollten die Voraussetzung für ein zukünftig angedachtes
Records Management in der Vorarlberger Landesverwaltung sein.
Hierbei wird deutlich, dass dieser „vorarchivische Bereich“ immer wichtiger
werden wird. Dem Ende jedes Lebenszykluses eines Vorgangs sollte ein standardisiertes
Übernahmeverfahren aus der Landesverwaltung gegenüberstehen.
Natürlich gibt es in der Landesverwaltung längst Abteilungen und Dienststellen,
die mit ihrem Ausstoß an Unterlagen ein solches standardisiertes Übernahmeverfahren
durchlaufen. Auch im Rahmen dieses Teilprojekts gilt es zukünftig,
mit diesen Abteilungen Werbung bei anderen Organisationseinheiten zu
machen, um zu einem möglichst gleichförmigen Ablauf zu kommen.
Im Gegensatz zum Teilprojekt A, welches als ein dauerndes Projekt anzusehen
ist, konnte das Teilprojekt B mit dem Titel “Vorarlberger Archivinformationssystem”
bereits erfolgreich realisiert werden. In der Folge werden sich das Vorarlberger
Landesarchiv und seine Programmpartner im Teilprojekt C an die eigentliche
„Konzeption“ des digitalen Archivs heranwagen. Neben der Marktsichtung
sollen auch intern Partnerabteilungen identifiziert werden, die dem
Landesarchiv bei einem ersten Testbetrieb zur Verfügung stehen würden.
Schon in der Vergangenheit gab es einzelne Abteilungen, die genuin digitale
Datensätze in dem vorhandenen Dokumentenmanagementsystem des Landes
(VOKIS) zur Aussonderung freigegeben haben. An diese Erfahrungen soll nach
Möglichkeit angeschlossen und darauf aufgebaut werden. Die Konzeption wird
dann weiter in die Evaluierung, Beschaffung und Installation eines geeigneten
Systems münden (Teilprojekt D). Die beiden abschließenden Teilprojekte umfassen
den Pilotbetrieb des Systems (Teilprojekt E) und den letztendlichen
„Roll-out“ des Systems (Teilprojekt F).
Der Synergieeffekt
Bei all diesen Formen der Konzeption und Umsetzung von fest definierten Zielen
stellt sich zwangsläufig die Frage nach dem letztendlichen Gewinn für unsere
Zielgruppe, die Benützerinnen und Benützer im Lesesaal eines Archivs
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