Das Vorarlberger Archivinformationssystem

Überlieferung wurde vielen Gemeinden durch den Umstand erschwert, dass
sich der Verwaltungssitz im Haus des jeweiligen Bürgermeisters oder Vorstehers
befand und die Akten oftmals nur in Teilen an den Amtsnachfolger weitergegeben
wurden. So sind entweder nur die Einlaufbücher oder nur die Akten,
in wenigen Fällen beides und in vielen auch gar nichts mehr vorhanden. 1940
kam der Bruch in der Art der Schriftgutverwaltung. Mit der verordneten Einführung
des Boorbergschen Deutschen Einheitsaktenplanes in der „Ostmark“
mussten alle Gemeinden ihr Schriftgut nach Aktenzahlen ablegen. Zu diesem
Zweck wurden in allen Bregenzerwälder Gemeinden formal einheitliche Ringordner
und blaue Ablagemappen mit Aufdruck der Aktenzahl und ihrer Bezeichnung
angekauft. Wie sich im Zuge der Erfassung des Aktenplanes im AIS
herausstellte, gab es jedoch in Vorarlberg regionale Unterschiede in der Bezeichnung
der Aktenzahlen. So beschlossen die Vorderlandgemeinden ausgehend
vom Boorbergschen Aktenplan eine eigene, modifizierte Aktenzahlstruktur.
In der Nachkriegszeit wurde in den meisten der kleinen Gemeinden, in denen
der Bürgermeister gleichzeitig der einzige Verwaltungsmitarbeiter war, die
strukturierte Ablage nach Aktenplan spätestens in den 1950er-Jahren wieder
aufgegeben. Abgelegt wurde vielfach wieder ohne erkennbares, auf jeden Fall
ohne durchgängiges, System. Es entstanden singuläre Ordnungssysteme, abhängig
von Charakter und Arbeitsweise des Sachbearbeiters. In einzelnen Gemeinden
wurden die Schriftstücke etwa chronologisch nach Absender zusammengefasst,
was ein Wiederfinden von Sachakten besonders schwierig macht.
Als in den 1970er-Jahren durch zunehmenden Arbeitsanfall auch kleinere Gemeinden
ihr Personal aufstockten, führten viele neuerlich einen Aktenplan ein,
nun jenen von Dr. Grazer. Die Altakten blieben aber zumeist unangetastet und
wurden nicht ins neue Ordnungssystem übernommen. Im Jahr 2008, zum Zeitpunkt
der Fixanstellung einer hauptamtlichen Archivarin im Bregenzerwald Archiv,
gab es beispielsweise noch einzelne Gemeinden, die in der analogen
Schriftgutverwaltung keinen Aktenplan führten. Eine noch größere Zahl an Gemeinden
verwendete den Aktenplan nicht für ihre digitale Ablage. Diese Eigenheiten
spiegeln sich bis heute in den an das Archiv übergebenen Beständen wider.
Der sich daraus ergebende Arbeitsaufwand zur Aufarbeitung und Verzeichnung
der Bestände ist daher sehr hoch.
Ähnlich wie die Archive durch das AIS werden die Gemeinden durch die Einführung
von V-DOK einem von Landes- und Gemeindeinformatik betriebenen, vorarlbergweiten
Dokumentenmanagementsystem (DMS), zur Standardisierung
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