Das Vorarlberger Archivinformationssystem

Nummer des Übergabevertrags und der Übergabeform (Leihgabe, Schenkung,
Depositum) angeführt werden. Die Tatsache wer die Unterlagen übergibt, lässt
Rückschlüsse auf die Bestandsgeschichte zu.
Die schriftliche Dokumentation der bei einem Bestand angewandten Bewertungs-
und Skartierungsrichtlinien (3.2) erhöht die Transparenz des eigenen
Handelns als ArchivarIn. Sie bietet darüber hinaus Sicherheit für den Fall, dass
aus der Verwaltung oder von Benutzern Unterlagen angefordert werden, die
nicht (mehr) vorhanden sind oder vielleicht gar nie waren. Aus eigener Erfahrung
empfehlenswert wäre die Dokumentation von besonders auffälligen Fehlstellen,
die den Bestand schon vor allfälligen Skartierungen auszeichneten. So
wurde seitens einer Gemeinde erst kürzlich im Bregenzerwald Archiv ein Gemeindevorstandsprotokoll
aus den 1970er-Jahren angefordert, das aber nicht
vorhanden war. Das ist per se nicht ungewöhnlich. Viele kleinere Gemeinden
haben noch bis in die 1970er-Jahre gar keine Vorstandsprotokolle angefertigt.
Schriftlich dokumentiert waren im Archiv aber nur die übergebenen Akten.
Dass die Protokolle nie vorhanden waren, konnte nicht belegt werden.
An letzter Stelle möchte ich noch das Verzeichnungskriterium „Ordnung und
Klassifikation“ (3.4) näher erläutern. Die Schriftgutverwaltung von Behörden ist
zahlreichen Brüchen unterworfen. Neu gebildete Abteilungen, neu eingeführte
Aktenpläne und wechselnde Sachbearbeiter bedingen neue Ablagesysteme.
Das kann sich für das Archiv bei der Bestandsbearbeitung auf die Bildung von
Teilbeständen und Serien auswirken. Das Bregenzerwald Archiv hat sich entschlossen,
Serien nach Aktenplänen zu bilden. Zum Beispiel: I-068/02 Schwarzenberg,
Gemeindeverwaltung (Akten 1940 bis Anfang 1950er-Jahre). Dadurch
werden geänderte Verwaltungsstrukturen bereits auf der Ebene der Archivtektonik
sichtbar. Dieses Vorgehen setzt ein AIS nicht voraus. Bei Vorlage des verwendeten
Aktenplanes und von Findmitteln, welche die einzelnen Aktennummern
auf den Stufen von Serien oder Konvoluten verzeichnen, ist die Suche von
Sachthemen für den Benutzer leicht möglich. Ein AIS bietet aber darüber hinausgehende
Vorteile. AUGIAS ermöglicht die Hinterlegung verschiedener
Aktenpläne und erlaubt ihre spezifische Zuordnung zu den verschiedenen
Verzeichnungsstufen mittels Drop-down-Menü. Ist der Aktenplan einmal
eingegeben, kann er für jeden beliebigen Bestand angewandt werden. Sofern
in mehreren Gemeinden der gleiche Aktenplan verwendet wurde, kann anhand
des Aktenplans auch Bestandsübergreifend gesucht werden.
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