Das Vorarlberger Archivinformationssystem

sammlung, F001 (Österreich, Bregenzerwald Archiv, Bestandssignatur und Bestandstitel,
Fotonummer fortlaufend). 8
Genauere Angaben zu den jeweiligen Verzeichnungselementen entnehmen Sie
bitte den Umsetzungsempfehlungen, in denen sich zahlreiche Beispiele aus österreichischen
Archiven finden. Als wichtig erscheint mir jedoch auf jene Verzeichnungselemente
hinzuweisen, die in der Auflistung zwar nur als empfohlen
oder fakultativ gesetzt werden, deren möglichst rasche Erfassung ich dessen
ungeachtet aber für sinnvoll halte. In der obenstehenden Tabelle sind sie grau
markiert: Zunächst das Verzeichnungskriterium „Verwaltungsgeschichte/
biographische Angaben“ (2.2): Hier werden die wichtigsten Angaben zum
Provenienzbildner zusammengestellt, zur Verwaltungsgeschichte einer
Gemeinde oder zum Lebenslauf des Nachlassbildners. Dies ermöglicht den Benutzern
eine erste Orientierung im Bestand. Eine summarische Beschreibung
stellt für den/die Archivarin in den meisten Fällen keinen allzu großen Aufwand
dar, wenn eine weiterführende Verzeichnung auf den Stufen Serien, Akt und
Einzelstück vorgenommen wurde. Ausnahmen bestätigen aber wie immer die
Regel.
Weiters das Verzeichnungskriterium „Bestandsgeschichte“ (2.3): Diese gibt einen
Überblick darüber, warum sich ein Bestand in der vorliegenden und oftmals
lückenhaften Form präsentiert. Das ist für die Benutzer im Zuge der Recherchen
ein wichtiger Hinweis. Gerade im Bereich der Überlieferung kommunaler
Schriftgutbestände können sich insbesondere bis ins Jahr 1945 solche Lücken
über mehrere Jahrzehnte erstrecken. Weil, wie schon erwähnt, der jeweilige
Vorsteher die kommunalen Unterlagen nicht zur Gänze an seinen Nachfolger
übergeben hat. Weil dessen Nachkommen die Unterlagen irgendwann vernichtet
haben oder weil das Haus eines Vorstehers abgebrannt ist. Eng mit der
Verzeichnung der Bestandsgeschichte ist auch die Dokumentation der „abgebenden
Stelle“ (2.4) und der „Bestandsneuzugänge“ (3.3) verknüpft. Dies geschieht
in der Regel ohnedies im Eingangsbuch des betreffenden Archivs oder
in einem AIS komfortabel über die gleiche Eingabemaske. Verzeichnet werden
sollten meiner Ansicht nach neben einer Eingangszahl sowie dem Namen und
der Anschrift der abgebenden Institution oder Privatperson, grob auch der
Umfang und der Inhalt der übergebenen Dokumente. Ergänzend kann noch die
8 Vgl. die obligatorischen, empfohlenen und fakultativen Verzeichnungselemente für die einzelnen Verzeichnungsstufen
nach ISAD(G) im Anhang.
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