DER KREISLAUF DES WISSENS DER KREISLAUF DES WISSENS

SCHWERPUNKT FALLSTUDIE: SYNAXON
Synaxons Wiki im Überblick
Werbeprospekten für zu knapp kalkuliert. Sie ändert
im Wiki die Zeitpläne. Alle am Prozess beteiligten
Abteilungen – Einkauf, Marketing und Buchhaltung
– können widersprechen. Tun sie es nicht, gilt die
neue Regel. Bevor es das Wiki gab, hätte die Kollegin
ein Treffen einberufen müssen oder es wäre ein reger
Mail-Verkehr entstanden – mit der Ungewissheit, ob
rechtzeitig eine Entscheidung gefallen wäre.
Theoretisch kann die Aufforderung, Vorgaben oder
Beschlüsse zu hinterfragen, auch ganz andere Abläufe
provozieren: Die Diskussion fasert aus, kostet Zeit und
eine Entscheidung kommt nicht zustande. Dazu ist es
bei Synaxon bislang nicht gekommen. Vielleicht liegt
es daran, dass alle Mitarbeitenden Änderungen automatisch
unter Angabe ihres Namens machen. Frederic
Hahn, Projektleiter E-Commerce, fügt hinzu: „Wenn
Die Bielefelder IT-Verbundgruppe Synaxon AG bündelt das gesamte
Unternehmenswissen über ein Firmenwiki. Wie in einer Datenbank,
deren Oberfläche den Seiten des Online-Lexikons Wikipedia ähnelt,
verwalten die 140 Beschäftigten hierüber sämtliche firmenrelevanten
Informationen: Von Formularen über Stellenbeschreibungen,
Lieferantenverträgen, Prozessbeschreibungen, Protokollen und
Firmenregeln bis hin zu aktuellen Informationen. Derzeit existieren
rund 56.300 Seiten.
Eine googleartige Suchfunktion ermöglicht den Zugriff auf alle gewünschten
Informationen. Genau wie bei Wikipedia gilt: Jeder kann
alle Inhalte sehen und jeder kann sie jederzeit ändern. Technisch
ist es möglich, Einträge auf einen früheren Stand zurückzusetzen
oder zu löschen.
Synaxons Firmenwiki gliedert sich in zehn verschiedene Wiki-Plattformen,
denen unterschiedliche Zugriffsrechte zugeordnet sind. So
gibt es etwa eine abgespeckte Version – das Synaxon-Open-Company-Wiki
–, die automatisch auch jedem externen Partnerunternehmen
zur Verfügung gestellt wird. Auch für die Abteilungsleiter
und den Vorstand gibt es eigene Portale.
Das Synaxon-Wiki basiert auf der kostenlos im Netz herunterladbaren
Verwaltungssoftware Mediawiki. Die Daten lagern nicht im Internet,
sondern auf den hauseigenen Servern. Die Einführungskosten
schätzt das Unternehmen auf circa 30.000 Euro.
ich solch eine Initiative wie die Änderung einer Deadline
ergreife, möchte ich, dass das Projekt klappt.“ Zur
Sicherheit erlaubt es die Wiki-Technik, alte Versionen
eines Beitrags auf Knopfdruck wiederherzustellen.
Es war der Firmenchef selbst, der die Idee vom Wiki
ins Haus brachte. Den Anstoß brachte ein Vortrag
des Wikipedia-Mitbegründers Jimmy Wales, den er
vor sechs Jahren in Bonn gehört hatte. Roebers Gedanke:
Was im Netz unter Millionen fremden Menschen
funktioniert, muss auch im Betrieb klappen. Im Führungsstab
verursachte sein Enthusiasmus zunächst
Skepsis. „Einige fürchteten Kontrollverlust, andere
unsere Pleite“, erinnert er sich. Heute muss jede Führungskraft
für sich entscheiden, wie intensiv sie Veränderungen
im Wiki verfolgen möchte und wann sie
eingreift. Dabei hilft, dass sich für jedes Thema eine
Mail-Benachrichtigung einrichten lässt,
sobald es neue Einträge gibt.
Auch bei der Belegschaft stieß das
Vorhaben damals auf Skepsis. „Noch
mehr Arbeit“ oder „ich bin ersetzbar,
wenn ich mein Wissen teile“ sagten die
Beschäftigten, zumindest hinter vorgehaltener
Hand. Roebers wandte drei
Tricks an, um mehr Schwung in die Sache
zu bekommen. Er schaltete das alte
Intranet und sämtliche Text-Datenbanken
ab, übertrug alle hinterlegten Formulare
ins Wiki und nahm die aktive
Teilnahme als Bestandteil in die Personalbewertungsbögen
auf: Wer fleißig Artikel
schrieb, wurde besser bewertet.
Der 44-Jährige konnte zudem früh
unter Beweis stellen, wie ernst ihm die
Basisdemokratie war. Seit Jahren hatte
Synaxon sitzt abseits sein Leitbild für Synaxon „Fleiß, Diszip-
der Großstädte im Teulin, Konzentration, Termintreue, Demut“
toburger Wald – und
geheißen. Bis ein Einkäufer bereits am
ist dennoch sehr inno-
dritten Arbeitstag nach seinem Einstieg
vativ: Neue Mitarbeiter,
wie Carmen Lüppers dieses Leitbild via Firmenwiki löschte –
(o.) aus der Buchhal- er hielt es für überholt. Roebers Reaktitung,
können sich dank on: „Nachdem ich tief durchgeatmet hat-
des Firmenwikis einen te, stellte ich mich der Diskussion.“ Nur
schnellen Überblick
auf diese Weise habe er zeigen können,
verschaffen. Ihr Kollege
dass auch der Chef den Wiki-Gedanken
Stephan Raestrup weist
sie ein.
lebt und zu Flexibilität und Kompromissbereitschaft
fähig ist.
Darüber hinaus kann das Netz sogar
Potenziale heben. Wer sich mit klugen Beiträgen zu
Wort meldet, zeigt manchmal Gespür für ganz andere
Geschäftsbereiche. Eine Marketing-Mitarbeiterin, die
viele Artikel über die Qualitätsmanagement-Methode
Six Sigma schrieb, überredete die Firmenleitung,
einen Green Belt zu absolvieren – so heißt eine Fortbildung
für das mittlere Management bei Six Sigma.
Auch Frederic Hahn verdankt seinem Einsatz im Firmennetz,
dass er mehr Verantwortung erhielt. Frank
Roebers ist davon überzeugt, dass jede Firma Wikis
erfolgreich nutzen kann. „Die Unternehmensführung
muss sich aber auf die Idee einlassen, den Beschäftigten
grenzenlos zu vertrauen, und die Freiheit, die man
ihnen gibt, aushalten können.“
14 | 01_2012 FaktorA | Das Arbeitgebermagazin