IT-MITTELSTAND 01/2016

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haben wir uns bewusst gegen juristische Formulierungen entschieden,
was auch bei unserem Betriebsrat ankam. Dieser wurde seit
Projektbeginn und insbesondere bei der Konzeptionsphase von
Intranet und sozialem Netzwerk sehr stark eingebunden.
ITM: Um welche Richtlinien geht es konkret?
Filev: Wir haben Ratschläge für die Zusammenarbeit über das neue
Portal gegeben. So sollen die Mitarbeiter sachlich bleiben und sich
eher kurz fassen. Wichtig ist zudem die Vertraulichkeit nach dem
Motto: „Was in unserem Netz geschieht, bleibt in unserem Netz.“
In diesem Zusammenhang haben wir vorgegeben, dass keinerlei
vertrauliche Informationen im Portal gepostet werden dürfen.
Maier: Insbesondere für unsere Personalabteilung war es wichtig,
das Thema „Mobbing“ anzureißen. Deshalb bitten wir unsere
Mitarbeiter generell, eine respektvolle Kommunikation zu wahren
und sich bei ersten Anzeichen von Cyber-Mobbing an die
Personal- oder Betriebsratskollegen zu wenden.
ITM: Welche geldwerten Vorteile versprechen Sie sich von der neuen
Plattform?
Maier: Der betriebswirtschaftliche Wert von Mitarbeiterportalen
lässt sich nur schwerlich bestimmen. Bedenkt man allerdings,
dass kaufmännische Mitarbeiter rund 20 bis 25 Prozent ihrer
Arbeitszeit mit dem Suchen von Informationen beschäftigt sind,
wird klar, welche Vorteile das schnellere Auffinden benötigter
Inhalte mit sich bringen kann. Von daher steigern wir mit dem
Portal langfristig sicherlich die Produktivität unserer Mitarbeiter.
ITM: Werden konkrete Workflows abgebildet?
Maier: Es gibt das bereits erwähnte Abwesenheitsmanagement,
in dessen Rahmen die Mitarbeiter ihre Urlaubstage eigenständig
planen. Zudem wollen wir künftig einen Teamkalender sowie die
Entgeltnachweise über das Portal bereitstellen. Denkbar wäre es,
dort das gesamte Backoffice abzubilden.
ITM: Ein Blick in die Zukunft: Welche IT-Projekte stehen bei Ihnen
über das Portal hinaus in nächster Zeit an?
Maier: Wir beschäftigen uns derzeit intensiv mit Office 365 und
sämtlichen darin enthaltenen Bausteinen. So möchten wir im
Office-Umfeld auf Cloud-Komponenten setzen, um die Zusammenarbeit
weiter zu verbessern und die Mobilität zu stärken.
Filev: Darüber hinaus streben wir nicht nur die Vernetzung innerhalb
der Weleda-Standorte an, sondern auch mit externen Partnern
– wie IT-Dienstleistern, Lieferanten und Handelspartnern.
Diese benötigen für den Zugriff auf unser Netzwerk allein einen
Webbrowser.
ITM: Mit wie vielen Lieferanten arbeiten Sie in der Produktion
zusammen?
Maier: Dies schwankt hinsichtlich der zu verarbeitenden Rohstoffe.
Momentan benötigen wir mehrere hundert Rohstoffe, sodass wir
mit entsprechend vielen Lieferanten zusammenarbeiten. Dabei
kommen etwa das ätherische Rosenöl u.a. aus der Türkei und der
Sanddorn aus Italien. Da unser Bedarf als auch die Erntevolumina
– z.B. durch Missernten – schwanken können, ist es wichtig, für
kritische Rohstoffe mehrere Lieferanten zu haben.
ITM: Stellen die Heilpflanzengärten eine IT-freie Zone dar?
Maier: Nein, denn selbst in unseren Gärten laufen sämtliche
Planungen über Software-Programme ab. So werden über das
ERP-System die Bedarfe für das nächste Jahr errechnet und im
Zuge dessen festgestellt, welche Flächen für welche Pflanzenrohstoffe
benötigt werden. Auf unseren Anbauflächen in Schwäbisch
Gmünd, die vollständig auf biologisch-dynamischer Landwirtschaft
basieren, können wir jährlich rund 180 Pflanzensorten
ernten. Das damit verbundene Management lässt sich längst
nicht mehr mit Notizbüchern abdecken.
ITM: Wie kann man sich solche Planungen vorstellen?
Filev: Die Herausforderung für unsere Gärtner besteht darin, dass
sie in der Regel zwei Jahre im Voraus planen müssen. Denn im
kommenden Jahr müssen die Pflanzen für die Produktion im
darauffolgenden Jahr angebaut werden.
ITM: Gibt es weitere Zukunftspläne?
Maier: Aktuell beschäftigen wir uns mit sämtlichen Aspekten rund
um Multi- bzw. Omni-Channel. Beispielsweise soll die direkte
Kundenkommunikation via Facebook oder Twitter gestärkt werden,
indem wir alle Kundeninformationen zentral vorhalten.
Auf diese Weise können Mitarbeiter aus dem Kundenservice auf
einen Blick sehen, über welchen Kanal die Kunden zuletzt kommuniziert
haben und worum es dabei ging.
Ina Schlücker
IT-Mittelstand 1-2 | 2016
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