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CM Background SOX, SOA – welche Auswirkungen hat der Sarbanes-Oxley Act auf das Creditmanagement deutscher Unternehmen? Was ist überhaupt dieses SOX, das da aus den USA nach Europa schwappt? Auch wenn man den US-Amerikanern einiges zutrauen kann, so handelt es sich weder um eine Anlehnung an die Bostoner Baseballmannschaft Red Sox noch um einen alten Indianerstamm. SOX oder auch SOA ist die Abkürzung für den Sarbanes-Oxley Act, der vor gut drei Jahren durch den US-Präsidenten auf den Weg gebracht wurde. Der Namen des Gesetzes besteht –wie in den Vereinigten Staaten üblich – aus den Namen der beiden Abgeordneten, die das Regelwerk in den Kongress eingebracht haben. Als Grund für dieses Gesetz wird vielfach der Enron-Skandal angeführt, der Ende Dezember 2001 seinen Lauf nahm, als das damals siebtgrößte Unternehmen der USamerikanischen Wirtschaft Gläubigerschutz beantragte. Im Laufe der umfangreichen Untersuchungen der verschiedensten Institutionen stellte sich heraus, dass der Energiekonzern nur ein Kartenhaus war, in dem Lug und Trug herrschte. Auf Grund des Sarbanes-Oxley Act müssen nun alle an den New Yorker Börsen notierte Unternehmen seit Ende 2004 umfassende Kontrollsysteme einführen. Für ausländische Gesellschaften würde diese Frist jedoch bis Mitte 2006 verlängert. Neben den derzeit 17 deutschen an der Wall Street gelisteten Unternehmen sind auch die schätzungsweise 300 deutschen Tochtergesellschaften USamerikanischer Konzerne davon betroffen. Das von der Börsenaufsicht U.S. Securities and Exchange Commission (SEC) aufgestellte Regelwerk mit 11 Paragraphen zwingt diese Unternehmen nun, Prozesse zu definieren sowie Kontrollen einzu- führen und zu dokumentieren. Da alle Handlungen, die Einfluss auf die Bilanz des Unternehmens haben, auf ihre Richtigkeit überprüft werden müssen, sollen betrügerische Handlungen ausgeschlossen und Fehler unterbunden werden. Persönliche Haftung Künftig sollen Unternehmen alle Fakten offen legen, die zum Verständnis der Finanzdaten und der Situation des Unternehmens notwendig sind. Manager haften persönlich für die Richtigkeit ihrer Bilanzen – mit einer eidesstattlichen Erklärung. Auch die Selbstregulierung der Wirtschaftsprüfer endete mit dem Gesetz. Wie ernst es der SEC mit diesem Gesetz ist, zeigen die drakonischen Strafen z.B. bei Bilanzbetrug: 5 Millionen Euro oder 20 Jahre Haft für Finanzvorstände oder Geschäftsführer, die vorsätzlich eine falsche Bilanz mit ihrer Unterschrift testieren. Wer kann da nicht die aufkommende Nervosität in den Chefetagen der betroffenen Unternehmen verstehen? Im Einzelnen enthält der Sarbanes- Oxley Act folgende Regelungen: I. Festlegung von Organisation und Aufgabenbereichen des Aufsichtsgremiums über die Rechnungslegung der in den USA gelisteten Unternehmen II. Bestimmungen zur Unabhängigkeit der Wirtschaftsprüfer III. Erläuterungen und Erweiterungen der Verantwortlichkeiten der einzelnen Unternehmen IV. Festlegung von erweiterten Veröffentlichungspflichten für Finanzinformationen V. Vorschriften zur Verhinderung von Interessenkonflikten bei Finanzanalysten 20 VI. Einzelregelungen bezüglich Finanzierung und Befugnissen der SEC VII. Festlegung von Themen, zu denen US-Behörden Studien und Berichte zu erstellen haben VIII. Regelungen zu Informationsschutz und erweiterten Aufbewahrungspflichten von Dokumenten IX. Verschärfung der strafrechtlichen Bestimmungen bei unrichtiger eidesstattlicher Bestätigung X. Festlegung zur Unterzeichnung der Steuererklärung durch den CEO XI. Bestimmungen zur Verantwortlichkeit der Geschäftsleitung im Falle von Betrug bzw. Veruntreuung von Informationen Titel I: Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB): Das PCAOB ist die Aufsichtbehörde, bei der sich jede Wirtschaftsprüfungsgesellschaft registrieren lassen muss, die an der New Yorker Börse notierte Unternehmen prüft. Ziel des PCAOB ist es, die Jahresabschlussprüfung zu überwachen, um das Interesse der Investoren zu schützen, sowie das öffentliche Vertrauen in Prüfungsberichte wiederherzustellen. Wenn Verstöße gegen SOX vermutet werden, ist das Aufsichtsgre-
mium berechtigt, eigene Untersuchungen durchzuführen. Titel II: Auditor Independance Innerhalb dieser Bestimmungen werden acht Leistungen aufgeführt, die nicht durch denselben Wirtschaftsprüfer erbracht werden dürfen: • Buchführung oder andere Dienstleistungen, die im Zusammenhang mit dem Rechnungswesen oder der Erstellung des Jahresabschlusses stehen • Entwicklung und Einführung von Finanzinformationssystemen • Schätzungs- und Bewertungsdienstleistungen sowie Gutachten zur Bewertung von Sacheinlagen • Versicherungsmathematische Dienstleistungen • Outsourcing der internen Revision an den Wirtschaftsprüfer • Übernahme von Managementaufgaben oder Personaldienstleistungen • Leistungen als Finanzmakler, Händler, Investmentberater oder Leistungen des Wertpapier- und Emissionsgeschäfts • Rechtsberatung und Sachverständigentätigkeit ohne Zusammenhang zur Prüfung Darüber hinaus soll spätestens alle fünf Jahre ein Wechsel des leitenden Jahresabschlussprüfers erfolgen, um eine zu enge Bindung zwischen dem Prüfer und dem geprüften Unternehmen zu vermeiden. Titel III: Corporate Responsibility In diesem Teil findet sich die viel beachtete Section 302, nach der der CEO und der CFO eines Unternehmens dazu verpflichtet sind, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen über ein Unternehmen korrekt erfasst, verarbeitet, gesammelt und letzten Endes auch fristgerecht veröffentlicht werden. In einer eidesstattlichen Erklärung müssen sie der SEC schließlich die Wirksamkeit der internen Kontrollen und die korrekte Darstellung der finanziellen Situation des Unternehmens bestätigen. Titel IV: Enhanced Financial Disclosures Innerhalb dieses Abschnitts ist die Section 404 von besonderer Wichtigkeit. Sie fordert die Implementierung und Pflege eines Internen Kontrollsystems (IKS) zur Sicherstellung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Finanzberichterstattung. Der Kontrolle muss unterliegen, dass • alle Geschäftsvorfälle und Vermögenswerte richtig und ausreichend abgebildet werden • alle Geschäftsvorfälle, die für die Finanzberichterstattung wesentlich sind, erfasst werden • ein Zugriff auf die Vermögenswerte des Unternehmens nur mit Genehmigung durch die Unternehmensleitung möglich ist Darüber hinaus muss das Management einen schriftlichen Bericht über das Interne Kontrollsystem (IKS), die Ergebnisse sowie die Bewertung dieser Kontrollen im Jahresbericht veröffentlichen. Dieser Bericht ist dann zusätzlich vom Abschlussprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfung gesondert zu testieren. Die Unternehmensleitung wird damit unter anderem verpflichtet, Verantwortung für die Effektivität der internen Kontrollen zu übernehmen. Die Titel V bis XI des Sarbanes- Oxley Act betreffen Regelungen in Spezialbereichen. Auswirkungen auf das Creditmanagement Insbesondere die vorhergehend beschriebenen Sectionen 303 und 404 des Sarbanes-Oxley Acts haben Auswirkungen auf das Creditmanagement in den von dem Gesetz betroffenen Unternehmen. Da sich das Gesetz auf alle relevanten Prozesse bezieht, die im Zusammenhang mit der Rechnungs- 21 CM Background legung stehen, betrifft dies im Bereich des Creditmanagement insbesondere die Begründung und die Einziehung von Forderungen sowie die Bewertung des Forderungsbestandes. Das Creditmanagement ist daher gefordert, die Prozesse entsprechend zu dokumentieren und Kontrollen einzurichten, die gewährleisten, dass die beschriebenen Prozesse eingehalten werden. Aber auch die Dokumentation der zu leistenden Kontrolle birgt einen weiteren Aufwand für das Creditmanagement. So ist zu empfehlen, alle Unterlagen, die in Zusammenhang mit den vorgenannten Prozessen und deren Controls stehen, aufzubewahren. Dies kann z.B. be- deuten, dass die bearbeiteten und kommentierten Mahnlisten archiviert werden müssen, was leicht in Papierbergen ungeahnten Ausmaßes enden kann. Die Folge: penible Verhaltensregeln für alle Mitarbeiter, erhöhte Kosten und zeitraubende Bürokratie, die das Creditmanagement von ihrer eigentlichen Aufgabe, der Vermeidung von Forderungsausfällen und Zahlungsverzögerungen, abhält. Nicole Neumerkel, CCM Creditmanagement für den Mittelstand
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