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CM Background Forderungsmanagement als Bestandteil des Controllings im kleinen Mittelstand Mit einfachen Mitteln den Geschäftsverlauf analysieren Für kleine und mittelständische Unternehmen können Forderungsausfälle schnell das Ende bedeuten. Doch lohnt es sich für diese Betriebe, ein eigenes Controllingsystem aufzubauen? Diese Frage erörterte der Credit Manager mit Mark Meinert, Geschäftsführer der Aktiva Mittelstandsberatung GmbH. CM: Herr Meinert, Sie haben sich auf die Betreuung von KMU und die Einführung von Controllingsystemen im Mittelstand spezialisiert hat. Im kleinen Mittelstand, wie Sie betonen. Was verstehen Sie unter „kleinem“ Mittelstand? Mark Meinert: Dies ist zunächst ganz einfach auf Basis der EU- Definition für kleine Unternehmen zu verstehen. Mithin Unternehmen bis zu einer Mitarbeiteranzahl von 50 Personen und einem Jahresumsatz sowie einer Bilanzsumme von bis zu 10 Mio. €. CM: Brauchen diese Mittelständler denn überhaupt ein Controlling und wenn ja, lässt sich dieses kostengünstig realisieren? Mark Meinert: Die Antwort darauf muss ein eindeutiges JA sein. Die Anforderungen an die Managementfähigkeiten und somit insbesondere die operative und strategische Unternehmenssteuerung sind in den vergangenen Jahren stetig größer geworden. Dies ist zunächst in den insgesamt schwierigen konjunkturellen Rahmenbedingungen begründet. Zunehmend wichtiger wird Controlling und somit auch das Berichtswesen für Unternehmen dieser Größenordnung durch die mit Basel II und dem Rating verbundenen Ansprüche der Kreditinstitute. Rund 40 % der Ratingbenotung liegt im qualitativen Bereich und somit nicht unerheblich im Nachweis geeigneter Managementfähigkeiten. Wie anders als über ein Controlling mit adäquatem Berichtswesen soll dieser Nachweis erfolgen? Fähigkeiten, die nicht dokumentiert und nachvollziehbar kommuniziert werden, können auch keinen positiven Einfluss auf die Einschätzung des Unternehmens seitens seiner Bank haben. CM: Gut, das ist nachvollziehbar. Jedoch stellen gerade diese Anforderungen für viele kleinere Unternehmen von außen erzwungene Aufgaben dar, die nicht ohne gro- Einteilung in drei Größenklassen (KfW-Rundschreiben v. 06.01.2005 / ABL. der EU L 124/36 vom 20.05.2003) ßen finanziellen und personellen Aufwand zu bewältigen sind. Mark Meinert: Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass ein gewisser finanzieller Aufwand zu betreiben ist. Jedoch ist dieser maßgeblich auch von der Herangehensweise abhängig. Niemand kann von einem kleinen Mittelständler erwarten, dass er ein SAP-gestütztes Controlling- und Reportingsystem 28 installiert. Grundlage eines geeigneten und auf die Betriebsgröße abgestimmten Systems sollten immer die im Unternehmen schon vorhandenen Daten und Auswertungen sein. Deswegen bieten sich aus unserer Sicht Excel-basierende Systeme an, die individuell auf die Branche und Betriebsgröße ausgerichtet werden können. Lediglich der Kontenplan ist gegebenenfalls noch anzupassen, um eine „quasi“ Deckungsbeitragsrechnung nach Geschäftsbereichen zu ermöglichen. Dann kommt es darauf an, mit möglichst soliden und einfachen Mitteln den Geschäftsverlauf des Betriebes erstens zu analysieren und zweitens daraus folgend zu prognostizieren und drittens geeignete Darstellungen zu entwickeln, über Soll-Ist- Vergleiche ein kennzahlengestütztes Berichtswesen sicherzustellen. Der finanzielle Aufwand hierfür darf für ein Kleinunternehmen den vierstelligen Bereich nicht überschreiten. Abgesehen davon sind die „Kleinstunternehmen“ Weniger als 10 Beschäftigte und Jahresbilanzsumme von höchstens € 2 Mio. oder Jahresumsatz von höchstens € 2 Mio. „Kleinunternehmen“ Weniger als 50 Beschäftigte und Jahresbilanzsumme von höchstens € 10 Mio. oder Jahresumsatz von höchstens € 10 Mio. „Mittlere Unternehmen“ Weniger als 250 Beschäftigte und Jahresbilanzsumme von höchstens € 50 Mio. oder Jahresumsatz von höchstens € 50 Mio. möglichen Einspareffekte durch Aufdeckung unnötiger Aufwandspositionen, grundsätzlich gesteigertes Kostenbewusstsein, geringere Kontokorrentinanspruchnahme,mittelfristig sinkende Zinsaufwendungen durch verbessertes Rating und letztendlich durch den Schutz vor unternehmerischen Fehlentscheidungen zu berücksichtigen.
CM: Im Vorgespräch sagten Sie uns, dass das Forderungsmanagement für Sie integraler Bestandteil solcher Systeme sein muss. Wie begründen Sie diese Auffassung? Mark Meinert: Sowohl sich verlängernde Debitorenlaufzeiten, die mit dem Controlling oft erstmals nachvollziehbar offen gelegt werden, als auch Forderungsausfälle sind aus unserer Sicht häufig Ursachen der Liquiditätsprobleme kleiner und mittlerer Unternehmen. Der Ruf nach einem Einspringen der Kreditinstitute zur Behebung dieser Probleme verstellt leider oft den Blick für die eigenen Möglichkeiten des Unternehmers. Forderungsmanagement beginnt unserer Meinung nach schon bei der unmittelbaren und zeitnahen Rechnungslegung, die gerade bei Handwerksbetrieben oft nicht gegeben ist und somit schon den Beginn der Liquiditätsprobleme darstellt. Ein zügiges und vor allem konsequentes Mahnwesen muss sich unmittelbar anschließen. Und bevor es überhaupt zur Auftragsannahme kommt, sollte idealerweise die Bonität eines jeden Abnehmers geprüft und dieses selbstverständlich regelmäßig wiederholt werden. Auf diese grundlegenden Handlungsrichtlinien weisen wir alle unsere Mandanten intensiv hin, und über das Controlling lässt sich der Erfolg solchen Handelns belegen und nachvollziehen. Gerade auch Betrieben mit häufig wechselnden Abnehmern 29 CM Background oder nur einigen wenigen Abnehmern empfehlen wir häufig die Inanspruchnahme entsprechender externer Dienstleistungen, die sicherstellen, dass abnehmerseitige Risikoindikatoren rechtzeitig und umfassend erkannt werden. CM: Herr Meinert, wir danken Ihnen für dieses Gespräch und ziehen das Resümee: „Controlling und Forderungsmanagement“ wird für kleine Unternehmen immer mehr zum Erfolgsfaktor. Mark Meinert ist Controller und war in den vergangenen 9 Jahren als Sanierungsberater für KMU verschiedenster Branchen tätig. Seit Oktober 2005 ist er als Geschäftsführer der Aktiva Mittelstandsberatung GmbH für den Bereich Implementierung von Controlling- und Reportingsystemen bei KMU und die begleitende Sanierung von Immobilienportfolios zuständig. Kontakt: info@aktiva-msb.de oder 04193 / 80780 Wenn der Kunde nicht zahlt Die Zahlungsmoral in Deutschland verschlechtert sich zunehmend. Wie Vertrieb und Buchhaltung am gleichen Strang ziehen können, um schnell Außenstände hereinzubekommen und weiter Umsatz zu machen. „Der Vertrieb will Umsatz machen – egal wie“, so klagt eine Mitarbeiterin der Debitoren-Buchhaltung. „Wir haben unseren Vertrieb lange dazu erziehen müssen, dass er ein Stück weit verstanden hat, dass es nicht darum geht, „auf Teufel komm raus“ nur Umsatz zu machen, sondern dass es auch wichtig ist, dass das Geld reinkommt“, erzählt ein Buchhaltungsleiter. Im Gegenzug dazu ist von Vertriebsmitarbeitern zu hören: „Die Buchhaltung macht uns mit ihren Forderungstelefonaten unsere Kunden kaputt.“ Solche gegenseitigen Vorwürfe sind gängige Praxis in deutschen Unternehmen. Der lachende Dritte ist dabei der Schuldner, der seine Zahlungen weiter zurückhält, weil er Buchhaltung und Vertrieb locker gegeneinander ausspielen kann. Betrachtet man die Zahlen zur zunehmend schlechten Zahlungsmoral in Deutschland, liegt klar auf der Hand, dass Buchhaltung und Vertrieb besser gemeinsam an einem Strang ziehen sollten. Denn nur so sind die Mahntelefonate der Buchhaltung wirkungsvoll und helfen, offene Rechnungen schnell hereinzubekommen, Forderungsausfälle zu minimieren und Forderungskosten möglichst gering zu halten. Immer schlechtere Zahlungsmoral Der Entwicklungstrend ist eindeutig. Die Zahlungsmoral in Deutschland verschlechtert sich zunehmend. Darin sind sich verschiedene neuere Statistiken aus den Jahren 2003 und 2004 und Debitoren-Mitarbeiter Innen verschiedenster Unternehmen einig. Dazu ein paar Fakten: • Die Kölner IHK befragte 900 Unternehmen in ihrer Frühjahrskonjunkturumfrage 2003. Danach sagen 79,5 % der Befragten, dass sich die Zahlungsmoral in den letzten 2 Jahren verschlechtert habe. • 55 % der 489 Mitgliedsfirmen des Bundesverbandes Deutscher Inkassounternehmen (BDIU) sprechen in der Herbstumfrage 2003 ebenfalls von Verschlechterung. • Von 3000 befragten Mitgliedern des AGA Unternehmens- und Arbeitgeberverband Großhandel, Außenhandel, Dienstleistung in Hamburg sieht ein Drittel eine Verschlechterung der Zahlungsmoral, die große Mehrheit meint, es ist anhaltend schlecht geblieben. • Eine Studie von Bürgel Wirtschaftsinformationen GmbH besagt, dass 1,74 Millionen gerichtliche Maßnahmen gegen Privatschuldner im Jahr 2004 erfolgt sind, was einem Wachstum von 3,7 % entspricht.
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