onOffice smart Benutzerhandbuch Teil 1 – Einführung

onOffice – vernetzt makeln 

onOffice smart Benutzerhandbuch 

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Teil 1 – Einführung 

Version onOffice smart 2.5.6 

www.onOffice.com


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Inhaltsverzeichnis 

Einführung 3 

Einrichtung 3 

So loggen Sie sich ein .....................................................4 

automatischen Login Erzeugen.......................................5 

Login-Link generieren .........................................................5 

automatischer Login auf der Startseite ..............................5 

Tab Browsing ...................................................................7 

Grundeinstellungen .......................................................8 

Portale komfortabel einrichten ...................................10 

E-Mails ...........................................................................11 

Vorlagen / Exposés .......................................................11 

Browsereinstellungen ..................................................12 

Mozilla Firefox ................................................................... 12 

Internet Explorer ................................................................ 13 

Bedienoberfläche 15 

Stets zu Diensten - Ihre neue Arbeitsfläche ................15 

Der Info-Bildschirm ......................................................15 

Die Menüführung ..........................................................18 

Die Module .....................................................................18 

Objektverwaltung............................................................... 18 

Adressverwaltung .............................................................. 19 

Emailverwaltung ................................................................ 19 

Aufgabenverwaltung .......................................................... 19 

Terminverwaltung .............................................................. 19 

Smart Success ...............................................................20 

Extras .............................................................................20 

Aktionen ........................................................................20 



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Einführung 

Das Kapitel „Einführung“ gibt Ihnen einen kurzen Überblick über 

die zu vollziehenden Einstellungen und über die Bedienoberfläche 

– so können Sie so schnell wie möglich mit Ihrer onOffice 

Software loslegen. Übersichtlich gestaltete Kapitel vertiefen alle 

relevanten Themen, ohne sich in Details zu verlieren. 

Nutzen Sie auch die bereitgestellten Videos und das „schrittweise“ 

Vorgehen rund um einzelne Funktionen, um sich mit der 

onOffice Software noch besser vertraut zu machen. Volltextsuche, 

Index-Recherche oder FAQs runden Ihre Einarbeitungsshilfen überzeugend 

ab. 

Einrichtung 

Schnell und leicht verständlich: In nur ein paar Schritten richten 

Sie Ihre onOffice Software ein. Vom Aufruf Ihrer Software über die 

Einrichtung von Email-Adressen und Portal-Schnittstellen bis hin 

zur komfortablen Erstellung von Vorlagen – die kurze Einführung 

begleitet Sie von A-Z zur ersten Nutzung Ihrer Software! 



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Einrichtung 

So loggen Sie sich ein 

Der erste Schritt zur Nutzung Ihrer Software ist das Einloggen 

über Ihre persönlichen Kennwörter. Jeder Benutzer besitzt eigene 

Kennwörter, die vom Administrator inklusive verschiedener 

Rechte vergeben werden. Die professionelle Benutzerverwaltung 

ermöglicht es, dass jeder Nutzer auf seiner persönlichen Plattform 

arbeitet und dennoch – je nach Rechteverteilung - mühelos auf 

alle Daten zugreifen kann. Für den optimalen Workflow und damit 

eine effiziente Arbeitsweise. 

Sie verfügen über drei komfortable Möglichkeiten, Ihre persönliche 

onOffice smart Software aufzurufen: 

a. Einloggen über die Homepage www.onoffice.de: 

Geben Sie in die Adressleiste Ihres Browsers www.onoffice.de ein. 

Klicken Sie ganz rechts auf den blauen Reiter „Kunden Login“. 

b. Direktes Einloggen: 

Geben Sie in der Adresszeile Ihres Browser die URL 

https://smart.onoffice.de/smart25 ein. Es erscheint sofort die 

Eingabemaske für den Kunden Login. 

Eingabe Ihrer Login-Daten 

Geben Sie Ihren Kundennamen, den Benutzernamen und das 

Passwort ein. Achten Sie dabei bitte auf die exakte Groß- und 

Kleinschreibung. Sollten Sie nicht über einen DSL-Anschluss verfügen, 

entfernen Sie das Häkchen in dem DSL-Feld – so können Sie 

onOffice ohne Geschwindigkeitsverluste nutzen. 

Das Plus an Infos 

Beachten Sie bitte auch das Infobild rechts von den Login-Feldern. 

Hier werden Sie regelmäßig über aktuelle News informiert. So 

sind Sie immer auf dem neuesten Stand rund um Ihre Software. 



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Einrichtung 

automatischen Login Erzeugen 

Sie können Ihren onOffice Zugang als Startseite Ihres Browser 

speichern. Die Zugangsdaten müssen also nicht jedes Mal erneut 

eingegeben werden. Beachten Sie dabei, dass Ihr Passwort in diesem 

Link enthalten ist und damit für andere Benutzer auf Ihrem 

Computer zugänglich sein könnte. 

Login-Link generieren 

Unter 

Aktionen >> Login-Link generieren 

haben Sie die Möglichkeit sich einen smart-Login-Link zu generieren. 

Wenn Sie diese Funktion anklicken, wird ein Link mit Ihren 

Zugangsdaten erstellt. Diesen können Sie dann kopieren und sich 

als Lesezeichen in Ihrem Browser hinterlegen. Wenn Sie dann auf 

dieses Lesezeichen klicken, werden Sie direkt in onoffice eingeloggt. 

automatischer Login auf der Startseite 

Im Mozilla Firefox 

1. Öffnen Sie den Mozilla Firefox und wählen Sie unter 

„Extras“ den Punkt „Einstellungen“. 

2. Geben Sie unter dem Punkt „Allgemein“ den folgenden 

Link für die Startseite ein: 

https://smart.onoffice.de/smart25/vip.php? EingabeKunde = 

& EingabeName = 

& Eingabepasswort = 

Ersetzen Sie dabei die rot gefärbten Ausdrücke durch Ihre 

persönlichen Zugangsdaten. Beachten Sie, dass in der Zeile 

kein Leerzeichen stehen darf. 



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Einrichtung 

3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Nach dem Neustart 

des Browsers sind Sie automatisch in Ihr onOffice smart 

eingeloggt. 

Im Internet Explorer 

1. Öffnen Sie den Internet Explorer und wählen Sie unter „Extras“ 

den Punkt „Internetoptionen“. 

2. Geben Sie auf dem Karteireiter „Allgemein“ den folgenden 

Link für die Startseite ein: 

https://smart.onoffice.de/smart25/vip.php? EingabeKunde = 

& EingabeName = 

& Eingabepasswort = 

Ersetzen Sie dabei die rot gefärbten Ausdrücke durch Ihre 

persönlichen Zugangsdaten. Beachten Sie, dass in der Zeile 

kein Leerzeichen stehen darf. 

3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Nach dem Neustart 

des Browsers sind Sie automatisch in Ihr onOffice smart 

eingeloggt. 

Tipp vom Profi 

Der oben verwendete Link für 

die Startseite kann natürlich 

auch als einfaches Lesezeichen 

in Ihrem Browser verwendet 

werden. 



Tab Browsing 

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Einrichtung 

Häufig wechseln Sie bei der Arbeit mit onOffice zwischen den 

einzelnen Bereichen wie Aufgaben-, Termin-, Objekt- oder Adressverwaltung. 

Um Ihnen die Arbeit erheblich zu erleichtern, können 

Sie innerhalb eines Browsers mehrere Fenster öffnen. 

Fahren Sie dazu einfach mit dem Mauszeiger auf den Link, den 

Sie zusätzlich besuchen möchten. 

Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie „Link in neuem 

Tab öffnen“. 

Es erscheint ein zusätzlicher Karteireiter in Ihrem Browser. Nun 

können Sie bequem zwischen den einzelnen Fenstern schalten. 



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Einrichtung 

Sie können nun auch innerhalb eines Objektes, für die jeweiligen 

Karteireiter wie zum Beispiel „Preise/Flächen“, „Dateien“ usw. 

einen neuen Tab öffnen. Fahren Si e mit der Maus über einen 

der Karteireiter, den Sie in einem neuen Tab öffnen möchten und 

klicken dann auf die rechte Maus Taste. Wählen Sie nun „Link in 

neuem Tab öffnen“. Der gewünschte Karteireiter öffnet sich dann 

in einem neuen Tab. 

Grundeinstellungen 

Geben Sie im ersten Schritt Ihre Stammdaten ein: Unter 

Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Grunddaten 

haben Sie die Möglichkeit, alle wichtigen Details über sich und Ihr 

Unternehmen zu hinterlegen. Wird zum Beispiel bei der Objektverwaltung 

kein Ansprechpartner verwendet, sind statt dessen Ihre 

Stammdaten auf der letzten Seite des Exposés sichtbar. 



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Einrichtung 

Rechtshinweise hinterlegen 

Der hier eingetragene Rechtshinweis wird in den Exposés dargestellt 

und kann außerdem per Makro _Rechtshinweis in jede 

gewünschte Vorlage eingebunden werden. 

AGBs hinterlegen 

Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre AGB´s als PDF-Dokument hoch 

zu laden. Diese AGBs werden dann bei der Adressvervollständigung 

und zur Bestätigung der Exposé-Ansicht mit gesendet. Wenn 

Sie hier Ihre AGBs hinterlegen, wird dieses PDF-Dokument in der 

PDF-Link-Ansicht zum Download angeboten. Wurden keine AGBs 

hochgeladen wird der Rechtshinweis aus den Grundeinstellungen 

dargestellt. 

Logo hochladen 

Um Ihre Kommunikation noch individueller zu gestalten, haben 

Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo zu hinterlegen. Dieses erscheint 

dann automatisch in Ihren HTML- und PDF-Exposés. 

Gehen Sie dazu unter 

Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Exposé 

Geben Sie den lokalen Pfad Ihres Logos auf Ihrem Rechner in das 

vorgesehene Feld ein und klicken Sie auf „Sichern“ - so laden Sie 

Ihr Logo sicher und bequem hoch. 



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Einrichtung 

Portale komfortabel einrichten 

Um Ihre Objekte bei den Immobilien-Portalen hinterlegen zu 

können, müssen Sie die jeweiligen Portaleinstellungen aktivieren. 

Unter 

Extras > Einstellungen > Portaleinstellungen 

klicken Sie auf das gewünschte Portal und geben die dazu gehörigen 

FTP-Zugangsdaten ein. Diese erhalten Sie problemlos auf 

Anfrage beim Portalanbieter. 

Nähere Infos zu den Anforderungen des jeweiligen Portals erhalten 

Sie über den Hinweis rechts „mehr über das Portal>> „ 

Sie sind noch kein Kunde bei Ihrem ausgewählten Portal? Registrieren 

Sie sich dort und bitten Sie den Anbieter um Ihre FTP- 

Zugangsdaten. 

Nach Eingabe der FTP-Daten klicken Sie bitte auf „Sichern“. Ist 

die Aktivierung erfolgreich, leuchtet der Schriftzug „FTP Verbindung 

in Ordnung“ in grüner Farbe auf. 


Nicht immer nutzen Portale die 

gleichen Begriffe für die FTP- 

Daten: 

Kdn.-Nummer = Anbieter-Nummer 

Host = FTP Server 

Nutzer = FTP-User 

Kennwort = FTP Passwort 



E-Mails 

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Einrichtung 

Über die eMailadministration können Sie Ihre Postfächer selbstständig 

einrichten, eine Domain beantragen, Import anlegen oder 

Weiterleitungen und Abwesenheitsnotizen eintragen. Dieser Bereich 

ist nur den Administratoren zugänglich. Über 

„Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Karteireiter E-Mail“ 

können Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen. 

Vorlagen / Exposés 

Unter 

Bearbeiten > Vorlagen/Dateien 

stehen Ihnen die unterschiedlichsten Standard-Vorlagen für Ihre 

Geschäftsprozesse im Word- und Email-Format zur Verfügung. Natürlich 

haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die onOffice Vorlagen 

Ihren individuellen Vorstellungen anzupassen. 

Auch Exposé-Vorlagen stellen wir für Sie im Word, HTML oder 

PDF-Format bereit. Die Exposés im Wordformat passen Sie selbst 

gemäß Ihren Vorstellungen an – leicht verständliche Anleitungen 

unterstützen Sie dabei. Änderungen bei PDF und HTML Exposés 

übernimmt für Sie unser Entwicklungsteam. Kontaktieren Sie uns: 

Wir erstellen Ihnen dazu gerne einen Kostenvoranschlag. 



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Einrichtung 

Browsereinstellungen 

Ihre onOffice smart Software ist optimiert für den Mozilla Firefox 

und für den Internet Explorer. 

Um eine effiziente Nutzung der onOffice smart Software zu gewährleisten, 

sollten Sie dennoch ein paar Einstellungen für Ihren 

genutzten Browser vornehmen. Diese Einstellungen umfassen vor 

allen die Sicherheits- und Popupblockereinstellungen. 

Mozilla Firefox 

1. Klicken Sie in der Menüleiste den Punkt „Extras“ an und 

wählen Sie den Unterpunkt „Einstellungen“ aus. 

2. Klicken Sie auf den Punkt „Inhalt“. Wählen Sie danach den 

Button „Ausnahmen“ in der Zeile „Popup Fenster blockieren“. 

3. Es öffnet sich das Fenster „Berechtigte Websites“. Geben 

Sie hier in das Feld „Adresse der Website“ folgende Zeile 

ein: smart.onoffice.de. Klicken Sie dann auf „Erlauben“. 



Internet Explorer 

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Einrichtung 

1. Klicken Sie in der Menüleiste den Punkt „Extras“ an und 

wählen Sie den Unterpunkt „Internetoptionen“ aus. Nach 

dem öffnen der Internetoptionen wählen Sie den Karteireiter 

Sicherheit aus. 

2. Klicken Sie auf das Globussymbol und anschließend auf 

den Button „Stufe anpassen“, um die Sicherheitsstufen 

festzulegen. 

3. Setzen Sie nun alle Unterbereiche zum Thema „Download“ 

auf Aktiv und bestätigen Sie Ihre Eingaben. 



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Einrichtung 

4. Klicken Sie anschließend auf den Karteireiter „Datenschutz“. 

5. Im unteren Bereich befindet sich die Popupblocker-Einstellung. 

Um sie zu öffnen, klicken Sie bitte auf den Button 

„Einstellungen“. 

6. Geben Sie in der oberen Zeile folgende Adresse ein: https://smart.onoffice.de/. 

Klicken Sie auf den Hinzufügen- 

Button und schließen Sie die Einstellungen. 



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Bedienoberfläche 

Stets zu Diensten - Ihre neue Arbeitsfläche 

Mit der onOffice smart Software erhalten Sie ein innovatives 

Werkzeug, welches Sie rund um die Verwaltung und Vermarktung 

Ihrer Immobilien unterstützt. Dabei passt sich die Software stets 

an Ihre individuellen Vorstellungen und Arbeitsweisen an und 

unterstützt effizient Ihre täglichen Arbeitsprozesse. 

Wie nutze ich die Programmoberfläche, was bieten mir die verschiedenen 

Module und welche Extras kann ich für meine Tätigkeiten 

sinnvoll einsetzen? Fragen, auf die die folgenden Menupunkte 

im Bereich Bedienoberfläche Antwort geben und Sie so in 

ein paar Schritten mit Ihrer neuen Software arbeiten lassen. 

Der Info-Bildschirm 

Nach dem Login erreichen Sie direkt den Info-Bildschirm von 

onOffice smart. Die mühsame Suche nach aktuellen Aufgaben, 

E-Mails oder auf Wiedervorlage gelegte Kunden war gestern, denn 

ab jetzt sehen Sie alles auf einen Blick: 



Im Überblick: 

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1: Aktuelle E-Mails sind hier für Sie übersichtlich dargestellt 

- ältere Mails werden durch chronologische Überschriften 

anschaulich strukturiert. Mehr Infos zum Thema E-Mail-Verwaltunghttp://betaonlinehilfe.onoffice.de/images/Sy_Link. 

jpg 

2: Mit onOffice smart legen Sie Ihre Kunden komfortabel auf 

Wiedervorlage. Diese Anzeige verschafft Ihnen einen Überblick 

- wahlweise für heute, morgen, alle vergangenen oder 

alle künftigen Wiedervorlagen. Darüber hinaus kann der 

Benutzer gewählt werden, dessen Wiedervorlagen angezeigt 

werden sollen. Mehr Infos zum Thema Wiedervorlagenhttp://betaonlinehilfe.onoffice.de/images/Sy_Link.jpg. 

3: Ihre Termine oder die des Teams für den heutigen Tag - 

alle auf einen Blick. Mehr Infos zum Thema Terminkalenderhttp://betaonlinehilfe.onoffice.de/images/Sy_Link.jpg. 

4: Sie möchten sich einen Überblick über Ihre persönlichen 

oder die im Team verteilten Aufgaben verschaffen? onOffice 

smart bietet Ihnen hier eine Übersicht. Mehr Infos zum 

Thema Aufgabenverwaltunghttp://betaonlinehilfe.onoffice. 

de/images/Sy_Link.jpg. 

5: Das Menü beinhaltet die vielfältigen Funktionen Ihrer Software. 

Mit einem Mausklick auf grafische Buttons erreichen 

Sie darüber hinaus ohne Umwege die Objekt-, Adress-, 

eMail-, Aufgaben- und Terminverwaltung. 

6: Schulungsvideos, online Hilfe, eMails- oder Live-Support: 

Der onOffice Support bietet Ihnen unterschiedliche Antworten 

auf Ihre Fragen oder Probleme. 

7: Schnelle Durchsuchung Ihrer Datensätze im Adress- und 

Objektmodul nach frei wählbaren Suchkriterien. Mehr Infos 

zur Quicksearch-Box http://betaonlinehilfe.onoffice.de/images/Sy_Link.jpg 

8: Schneller Austausch mit Mitarbeitern und Kollegen - mit 

dem Messenger nehmen Sie den kurzen Dienstweg. 



Passende neue Objekte sichten 

Um die Box „passende neue Objekte“ für die Startseite zu aktivieren, 

müssen Sie sich diese erst einmal unter ihrem Benutzer 

Account aktivieren. Dazu klicken Sie auf 

Extras > Einstellungen > Benutzer > (Doppelklick auf Ihren Benutzernamen) 

> Einstellungen > „passende neue Objekte„ aktivieren 

und dann sichern. Danach erscheint die Box jedesmal wenn Sie 

sich in onoffice einloggen auf der Eingangs- und Infoseite. 

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Hier werden Ihnen die neuen Objekte angezeigt, die zu einem 

Ihrer Interessenten mit entsprechenden Suchkriterien passen. Über 

das „Aktualisieren“-Icon werden die neuen Objekte erneut 

mit den Suchkriterien Ihrer Interessenten abgeglichen. 

Mit Klick auf das „Lupen-Icon“ erhalten Sie eine Vorschau auf das 

Objekt und die passenden Interessenten aus Ihrer Datenbank. 

Über diese Voransicht können Sie auch ein detailliertes HTML 

Exposé aufrufen. 



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Die Menüführung 

Egal, in welchem Modul, in welcher Verwaltung Sie sich gerade 

befinden, das Menü begleitet Sie durch alle Ihre Tätigkeiten. Die 

intelligente Menüführung Ihrer onOffice smart Software ist dabei 

in zwei Bereiche unterteilt: 

Links vom roten Balken dreht sich alles um Datensätze – ob es 

um das Anlegen oder die Navigation rund um Mails, Objekte, Aufgaben, 

Termine oder Adressen geht. 

Rechts vom roten Balken bewegen Sie sich in den einzelnen Anwendungen. 

Ihr Vorteil: eine intuitive Menüführung durch die klare 

Aufteilung in einen Bearbeitungs- und einen Applikationsbereich. 

Mit Klick auf das rote Kreuz rechts im Menü melden Sie sich ordnungsgemäß 

aus onOffice smart ab. 

Die Module 

Die onOffice smart Software überzeugt durch ihren modularen Aufbau. 

Alle Module sind so intelligent aufeinander abgestimmt, dass 

einzigartige Synergieeffekte entstehen. Ihre Vorteile: automatisierte 

Verknüpfungen und damit eine erhebliche Erleichterung Ihrer 

Arbeitsvorgänge. So werden z. B. Objekt- und Adressdaten nur 

einmal eingegeben und stehen sofort für vielfältige Maßnahmen 

wie die Integration in Immobilenportale, Serienmails oder Kundenanschreiben 

zur Verfügung. 

Objektverwaltung 

Die Objektverwaltung umfasst alle wesentlichen Daten rund um 

Ihre Immobilien. 

• Eingabe aktueller Status wie aktiv, passiv oder archiviert 

• Klassifizierung der Immobilienart bzw. Nutzungsart des 

Objekts 

• Zuordnung des Objekts zu einer bestimmten Kategorie 

• Angabe von Eigentümer und Ansprechpartner 



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Adressverwaltung 

Mit den Features der Adressverwaltung erhalten Sie alle Informationen 

über Interessenten bzw. Kunden auf einen Blick. 

• Eingabe aktueller Status wie aktiv, passiv oder archiviert 

• Klassifizierung der Adressart wie Kunden, Interessenten 

etc. 

• Zuordnung der Adresse zu einem bestimmten Betreuer 

• Angabe mehrerer Ansprechpartner 

• Automatische Adressvervollständigung 

Emailverwaltung 

Komfortabel bis ins Detail begegnet Ihnen die eMail-Verwaltung 

von onOffice Smart. 

• Einfaches Anlegen von eMail-Vorlagen 

• eMails in Html oder Textformat 

• Versand von Serienmails 

• Flexible Bestimmung des Versand-Zeitpunktes 

• Speicherung von Email-Anhängen als *.zip-Datei 

• Auswertung von Portalnachrichten und Übertragung in die 

Software 

Aufgabenverwaltung 

Gut strukturiert informiert die Aufgabenübersicht und –verwaltung 

über jedes Detail Ihrer anstehenden Aufgaben. 

• Aufgabenübersicht nach Status, Priorität, Fälligkeit etc. 

• Detailaufstellung über Projektbeginn, Soll-/Ist-Aufwand etc. 

• Automatische Verknüpfung zu Kontakt oder Objekt. 

• Interner Nachrichtenversand bezüglich Aufgabe. 

Terminverwaltung 

Mit dem onOffice smart Kalender erhalten Sie eine komplette 

Übersicht aller Termine. 

• Übersichtliche Tages- oder Wochenansicht 

• Zuordnung des Termins zu beliebig vielen Benutzern 

• Automatische Verknüpfung zu Kontakt oder Objekt 

• Zuverlässige Terminerinnerung über Popup-Fenster 



Smart Success 

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Sie möchten Ihre Immobilien optimal vermarkten? Mit onOffice 

smart Success erhalten Sie das Plus an Individualität. In enger 

Zusammenarbeit mit unseren Designern und Programmierern 

erhalten Sie eine spezifisch auf Ihr Unternehmen zugeschnittene 

Website und einen professionellen Internetauftritt. 

Extras 

Der Bereich „Extras“ umfasst die unterschiedlichsten Utilities, 

die über Ihre tägliche Arbeit hinaus nützlich für Sie sein können. 

Statistiken, Datenimport, Administration oder Benutzer- und Portaleinstellungen 

– schauen Sie einfach einmal durch. 

Aktionen 

Der Menüpunkt „Aktionen“ ist auf dem Info-Bildschirm nicht unterlegt. 

Sobald Sie sich jedoch in der Objekt- oder in der Adressverwaltung 

befinden, ist der Menüpunkt automatisch aktiviert. Die 

Unterpunkte bieten die unterschiedlichsten Features zur Bearbeitung 

von mehreren Datensätzen – alles mit nur ein paar Mausklicks. 




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Teil 2 – Navigation 




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Symbole 3 

Menüs 4 

onOffice ...........................................................................4 

Bearbeiten .......................................................................5 

Extras ...............................................................................7 

Aktionen ..........................................................................8 

? (Fragezeichen) .............................................................12 

smart Boxen 14 

Quicksearch ...................................................................14 

Die Schnellsuche ............................................................... 14 

Schnellsuche für Adressen ................................................ 14 

Schnellsuche für Objekte.......................................................... 15 

Quicksearch - Einstellungen .............................................. 15 

Messenger .....................................................................16 



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Symbole 



| 4 

Menüs 

Über die obere Menüleiste Ihrer smart-Version erreichen Sie neben 

den Standardfunktionen zahlreiche zusätzliche Features. Bestimmte 

Module müssen erst erworben werden, damit sie als aktiver 

Menüpunkt erscheinen. 

onOffice 

Über das onOffice-Menü erreichen Sie folgende Funktionen: 

Neu 

Je nach der aktuell angewählten Position in onOffice können Sie 

hiermit einen neuen Datensatz erstellen. So lassen sich darüber 

z.B. in der Objektverwaltung ein neues Objekt erstellen, in der 

Adressverwaltung eine neue Adresse und in der eMailverwaltung 

eine neue eMail. Das Symbol mit dem weißen Blatt “Navigation“ 

hat die gleiche Funktion. 

Drucken 

Diese Funktion ist auch über das Drucker-Symbol zu erreichen. 

Hiermit wird je nach Auswahl eine andere Druckansicht an den 

Drucker übergeben. Die Druckansichten können übrigens von on- 

Office individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. 

Benutzer abmelden 

Hiermit wird der Benutzer abgemeldet und die Software beendet. 

Hierzu kann auch das Kreuz-Symbol in der oberen, rechten 

Ecke des onOffice Fenster benutzt werden. 



Bearbeiten 

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Menüs 

Bearbeiten Sie einen der folgenden Punkte: 

Objekte 

Dieses Menü wird in einer zweiten Ebene erweitert. Wählen Sie 

hiermit aus, welche Objekte Ihnen in der Objektverwaltung zur 

Verfügung stehen. Hiermit wird eine Art Filter gesetzt, um nur 

noch die relevanten Objekte anzeigen zu lassen. Die Standardeinstellung 

hierfür wäre „aktiv“, so dass die archivierten Objekte 

nicht mit angezeigt werden. Nutzen Sie diese Funktion, um sich 

z.B. alle Objekte anzeigen zu lassen, die in einem bestimmten 

Portal eingestellt sind. 

Eigene Objekte filtern 

Unter Bearbeiten > Objekte > kann man nach eigenen Objekten 

filtern. Hier werden nur die Immobilien dargestellt, bei denen der 

aktuelle Benutzer Betreuer ist, oder der dem Benutzer zugeordnete 

Makler-Datensatz als Ansprechpartner verknüpft wurde. 



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Menüs 

Adressen 

Setzen Sie einen Filter auf die Adressen, um z.B. nur die aktiven 

Adressen zu bearbeiten. 

E-Mail 

Termine 

Aufgaben 

Projekte 

Wechseln Sie in die Projektverwaltung. Dieses Modul ist über kein 

Symbol zu erreichen. 

Vorlagen/Dateien 

Hier können Sie Ihre Word- oder eMailvorlagen hochladen und 

editieren. 

smart Site 

Bearbeiten Sie Ihre Webseite. Dieser Punkt ist nur verfügbar, 

wenn Sie das smart Site Baukastensystem aktiviert haben. 

Profi Content Management 

Wenn Ihre Webseite mit dem Profi CMS erstellt wurde, können Sie 

hier die Inhalte editieren. 

News 

Erstellen Sie hier neue News-Einträge. Dieser Punkt erscheint nur, 

wenn das News-Modul aktiv ist. Außerdem benötigen Sie auf Ihrer 

Webseite eine Seite zur Anzeige der News. 



Extras 

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Menüs 

Folgende Punkte stehen im Menü „Extras“ zur Auswahl: 

Datenexport 

Exportieren Sie Ihre Daten im CSV-Format. 

Datenimport 

An dieser Stelle können Sie Adressdaten im CSV Format in Ihren 

onOffice Adressbestand einspielen. 

Statistik 

Lassen Sie sich Ihren Speicherverbrauch anzeigen oder gewinnen 

Sie Einblick in die Tätigkeiten der verschiedenen Benutzer. 

onOffice bietet verschiedene Statistiken zur Auswertung Ihrer 

Geschäftsprozesse. Der größte Teil davon steht allerdings nur zur 

Verfügung, wenn das Reporting Modul erworben wurde. 

Datensatzinformationen 

Damit dieser Punkt aktiv ist, muss ein Datensatz angewählt sein. 

In den Informationen zum angewählten Datensatz sehen Sie, 

wann welcher Benutzer dort Änderungen vorgenommen hat. 

Jobs 

Hier werden Ihre gesammelten Portalübertragungen aufgelistet. 

Wenn Sie wissen wollen, warum ein Objekt nicht übertragen wurde, 

sollten Sie diese Übersicht aufrufen. 



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Menüs 

Filter/Listen Reset 

Alle angewählten Filter oder Listen werden deaktiviert. Hiermit 

wird nichts gelöscht. Wenn Sie das Gefühl haben, dass nicht alle 

Daten angezeigt werden, sollten Sie immer zuerst einen Filter/Liste 

Reset durchführen. 

Objektaustausch 

Wenn Sie am Objektaustausch teilnehmen wollen, können Sie an 

dieser Stelle Kontakt zu anderen Maklern aufnehmen. 

Zuordnungen 

Lassen Sie sich anzeigen, welchem Benutzer welche Datensätze 

zugeordnet sind. 

Einstellungen 

Alle zugrunde liegenden Einstellungen: 

Aktionen 

Das Aktionen Menü unterteilt sich zunächst in Objekt- und Adress- 

Aktionen. 



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Menüs 

Beachten Sie, dass die meisten der „Objekt-Aktionen“ nur angezeigt 

werden, wenn ein Objekt angewählt ist. 

Portalvollabgleich 

Über den Vollabgleich können Sie alle Objekte auf einmal zum 

ausgewählten Portal übertragen. 

Massenaktualisierung 

Unter Berücksichtigung des angewählten Objektfilter können 

Änderungen am gefilterten Objektbestand vorgenommen werden. 

So können Sie z.B. alle Objekte für einen bevorstehenden Vollabgleich 

vormerken. 

Die folgenden Punkte gelten nur für den angewählten Objektdatensatz: 

• Neuen Eigentümer eintragen 

• Eigentümer zuordnen 

• Neuen Interessenten eintragen 

• Interessenten zuordnen 

• Neuen Ansprechpartner eintragen 

• Ansprechpartner zuordnen 

Arbeitsliste erstellen/erweitern 

Das angewählte Objekt kann einer Arbeitsliste hinzugefügt werden. 

Duplizieren 

Objekt(e) einem Benutzer zuordnen 

Hier können Sie Benutzerzuordnungen setzen. Mehr zum Thema 

Zuordnungen finden Sie hier . 



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Menüs 

Objekterfassung 

Ausdruck eines Objekterfassungsbogen, damit Sie die Daten eines 

neuen Objekts auch unterwegs erfassen können. 

Objekttracking 

Über das Objekttracking können Sie den Eigentümern Zugang zu 

den Maklerbüchern Ihrer Objekte geben. Über einen individuell 

angelegten Log-In bestimmen Sie, welche Daten welcher Eigentümer 

sehen darf. 

Beachten Sie, dass auch die meisten der „Adress-Aktionen“ nur 

angezeigt werden, wenn ein Objekt angewählt ist. 

Serienbrief 

Der Serienbrief ist nur in der Adress-Listenansicht verfügbar. Hiermit 

wird ein Word Brief für alle in der Liste befindlichen Adressen 

erzeugt. 

Serienbrief (groß) 

Funktioniert wie der Serienbrief, es wird jedoch ein Word-Brief mit 

einer verknüpften Excel Liste erzeugt. Durch verknüpfen der Excel- 

Liste mit dem Word Dokument, können die Daten im Serienbrief- 

Verfahren (Word Funktion!) gedruckt werden. 

Massenmutation 

Für den gefilterten Adressbestand können Kontaktarten vergeben 

werden. 



SMS schreiben 

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Menüs 

Hierzu muss in der angewählten Adresse eine Mobilnummer eingetragen 

sein. 

Termin vereinbaren 

Tragen Sie einen Termin ein. Der angewählte Adressdatensatz ist 

automatisch mit dem Termin verknüpft. 

Aufgabe eintragen 

Aufgabe mit Verknüpfung zur angewählten Adresse 

Brief 

Brief an die gewählte Adresse 

Objekt zuordnen 

Ordnet der Adresse ein Objekte manuell zu. 

Arbeitsliste erstellen/erweitern 

Fügen Sie einer Arbeitsliste die ausgewählte Adresse zu. 

Duplizieren 

Erstellt ein Duplikat der Adresse 

Aktivitäten überführen 

Hiermit können alle Aktivitäteneinträge einer Adresse in einen 

anderen Datensatz verschoben werden. So lassen sich z.B. zwei 

Datensätze (mit gleichem Namen) zusammenlegen. 

Adresse löschen 

Adresse einem Benutzer zuordnen 

Wiedervorlage löschen 



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Menüs 

? (Fragezeichen) 

Über das „Fragezeichen-Menü“ werden die aktuellen Änderungen 

an der Software (Software News) und die online Hilfe aufgerufen. 

Software News 

In diesem Fenster werden nicht nur die aktuellsten Änderungen 

angekündigt. Auf dem Karteireiter „Software Änderungen“ wird 

jede kleinste Änderung an der Software aufgelistet und der Karteireiter 

„In Planung“ informiert über anstehende Software Updates. 



online Hilfe 

| 13 

Menüs 

Link zur onOffice Hilfe 

Makro-Liste 

Link zu einer Übersicht aller in onOffice verwendbaren Makros 

Über onOffice 



Quicksearch 

Die Schnellsuche 

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smart Boxen 

Die Quicksearch-Box, die sich auf der rechten Seite des Fensters 

befindet, ist der schnellste Weg, nach Objekten oder Adressen zu 

suchen. Die Box ist an das Hauptfenster angedockt und somit in 

jeder Situation direkt anwendbar. 

Bis zu 6 Suchkriterien sind über die Administration frei konfigurierbar. 

Sollte die Box nicht sichtbar sein, kann sie rechts neben dem 

Hauptfenster durch Auswahl des grauen Pfeils geöffnet werden. 

Bestimmen Sie zuerst, ob Sie nach Objekten oder Adressen suchen 

möchten. 

Schnellsuche für Adressen 

Über den Punkt Filter können Sie Ihre gespeicherten Filter direkt 

aktivieren. Wenn Sie den entsprechenden Filter ausgewählt haben, 

klicken Sie einfach auf Suchen, um den Filter zu aktivieren. Wenn 

Sie nach einer oder mehreren Adressen suchen möchten, klicken 

Sie im Quicksearch auf das Adressen-Symbol (Männchen). So 

haben Sie die Möglichkeit, die Adressdaten nach Kundennummer, 

Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse 

zu durchsuchen. Bei einer Suche über das Feld Name kann ein 

Vor-, Nach- oder Firmenname eingegeben werden. 



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Schnellsuche für Objekte 

Wenn Sie eine Objektsuche durchführen möchten, klicken Sie 

im Quicksearch auf das Objekt-Symbol (Häuschen). Mit dieser 

Schnellsuche können Sie ein Objekt nach Objektnummer, Straße, 

Ort, Land oder Eigentümer suchen. 

Quicksearch - Einstellungen 

Filter Auswahl: Bei gesetztem Haken steht im Quicksearch als unterstes 

die Auswahl Ihrer Filter zur Verfügung. Darüber können Sie 

sämtliche gespeicherte Filter aufrufen, ohne in den Bereich Filter 

wechseln zu müssen.Die Einstellungen ermöglichen Ihnen, den 

Quicksearch auf Ihre persönlichen Anforderungen einzurichten. 

Alle Optionen im Überblick: 

• Filter beachten: Ist das Häkchen gesetzt, werden aktive Filter 

oder Arbeitslisten bei der Suche über den Quicksearch 

berücksichtigt. 



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• Archivierte einbeziehen: Ist das Häkchen gesetzt, werden 

nicht nur aktive, sondern auch archivierte Datensätze mit 

in die Suche einbezogen. 

• Öffnen der Suchergebnisse in neuem Fenster: Ist das 

Häkchen gesetzt, werden Suchergebnisse in einem neuen 

Fenster geöffnet. Die aktuelle Ansicht wird beibehalten. 

• Ergebnisfenster nach klicken offen lassen: Ist das Häkchen 

gesetzt, bleibt das Ergebnisliste-Fenster geöffnet, auch 

wenn Sie den gesuchten Datensatz aus der Ergebnisliste 

ausgewählt und per Doppelklick geöffnet haben. Ist das 

Häkchen nicht gesetzt, wird das Ergebnisliste-Fenster geschlossen, 

sobald Sie den gesuchten Datensatz per Doppelklick 

geöffnet haben. 

• Automatische Platzhalter: Ist das Häkchen gesetzt, führt 

eine Bruchstückeingabe bereits zu Ergebnisvorschlägen. 

Beispielsweise kann im Feld Ort „uttgar“ eingegeben werden: 

in der Ergebnisliste erscheinen nun Ergebnisse, die im 

Feld Ort das gesuchte Bruchstück enthalten (Stuttgart). Ist 

der Haken nicht gesetzt, ist eine exakte Eingabe erforderlich. 

Messenger 

Der onOffice Messenger ist ein Instant Messenger. Mit einem Instant 

Messenger können Sie mit anderen onOffice Benutzern einen 

Real-Time Schriftverkehr starten, der noch schneller als eMail ist. 

Der onOffice Messenger ist besonders leicht zu bedienen, weil er 

nur eine sehr überschaubare Anzahl an Funktionen hat, die wir 

Ihnen nun genauer erklären. 

1. Statusanzeige 

1. Sobald Sie auf diese Schaltfläche 

klicken, wechselt Ihr 

onOffice Messenger in den 

Offline-Modus. Der Offline-Modus 

bezweckt in diesem Fall, 

dass andere onOffice Benutzer 

Sie als Offline angezeigt bekommen. 

Das Versenden und 

Empfangen von Nachrichten 

ist nach wie vor möglich. 



| 17 


2. Benutzer hinzufügen 

Mit dem Klicken auf die Schaltfläche „Suchen“ öffnet sich ein neues 

Fenster, worin Sie einige Suchparameter einfügen können um 

Ihre Kollegen zu Ihrer Kontaktliste hinzuzufügen. 

Wenn andere Benutzer Sie zu ihrer Kontaktliste hinzufügen müssen 

Sie die Anfrage noch akzeptieren bevor Sie miteinander 

kommunizieren können. Benutzer, die in Ihrer Kontaktliste grau 

angezeigt werden, warten noch auf eine Bestätigung Ihrerseits. 

3. Einstellungen 

Unter den „Einstellungen“ können Sie eine Konfiguration Ihres 

Messengers vornehmen. Die Standardeinstellungen sind allerdings 

von uns empfohlen und müssen in der Regel nicht geändert 

werden. Eine letzte Einstellung können Sie noch in Ihrer onOffice 

Software unter Extras? Einstellungen?Benutzer?(Doppelklick auf Ihr 

Benutzerkonto)?Grunddaten vornehmen. Sie können nun das Häkchen 

bei „Sichtbar in Messenger-Suche“ entfernen, um zu vermeiden, 

dass Sie von anderen Benutzern unter „Suchen“ gefunden 

werden. 

4. Messengernummer 

Hier steht Ihre persönliche Messengernummer. 

Diese eignet sich ausschließlich 

dazu, damit andere Benutzer 

es möglichst leicht haben Sie 

zu finden. Sie können diese Nummer 

an Ihre Kollegen weitergeben. Diese 

müssen dann nur noch nach Ihrer 

Nummer suchen und sollten auch 

nur ein einziges Suchergebnis bekommen. 



| 18 


5. Offener- & Support Chat 

Dem „Offenem Chat“ kann jeder Benutzer beitreten. Hier schreiben 

ständig Immobilienmakler aus ganz Deutschland. Oft können 

Sie hier hilfreiche Ratschläge und Tipps von anderen Immobilienmaklern 

bekommen. Im „Support Chat“ können Sie das komplette 

Support-Team der onOffice Software GmbH antreffen, um bei 

ihnen Ihre Fragen, Probleme und Anregungen zu äußern. 

6. Kontakte 

Es öffnet sich dabei folgendes Fenster 

Hier stehen die Kontakte, die Sie 

über die Suchfunktion gefunden 

und hinzugefügt haben. Das grüne 

Häkchen vor dem Namen zeigt, 

dass der Benutzer Online ist. Mit 

einem Klick auf die Mülltonne 

hinter dem Namen können Sie 

den Benutzer aus der Kontaktliste 

löschen. Falls hinter dem Namen 

noch zusätzlich ein gelber Stern 

steht, so hat dieser Benutzer Ihnen 

eine Nachricht geschickt und Sie 

können ihm antworten. Wenn Sie 

auf einen der Namen klicken starten 

Sie den Chat mit dem jeweiligen 

Benutzer. 




| 1 

Teil 3 – Modul 




| 2 


Objektverwaltung 6 

Die Listenansicht .............................................................6 

Die Anzeige in der Listenansicht .........................................6 

Sortieren der Liste ...............................................................7 

Vorschau auf die Objektdaten .............................................8 

Die Listenaktionen ...............................................................8 

Preise/Flächen ...............................................................13 

Details ............................................................................15 

Freitexte .........................................................................15 

Dateien ...........................................................................16 

Vermarktung .................................................................22 

Interessenten ................................................................25 

Maklerbuch ...................................................................29 

Anzeigen .........................................................................32 

Objektfilter ....................................................................34 

Adressfilter ...................................................................38 

Adressverwaltung 46 

Grunddaten ...................................................................46 

Ansprechpartner ...........................................................53 

Suchkriterien ................................................................54 

Objekte ...........................................................................58 

Aktivitäten ......................................................................63 

Dubletten .......................................................................67 

Dublettencheck in onOffice ..........................................68 

Adressvervollständigung ............................................70 



| 3 


E-Mail-Verwaltung 74 

Einrichtung ...................................................................74 

Externe Clients ..............................................................74 

Einrichten eines Accounts auf dem iPhone: ......................74 

Einrichtung Ihres Postfachs in Microsoft Outlook .............77 

Lesen und Senden ..........................................................81 

eMail zuordnen .............................................................88 

Einstellungen ................................................................93 

Serienmails ....................................................................96 

E-Mail Filter ...................................................................98 

Aufgabenverwaltung 101 

Listenansicht ...............................................................101 

Aufgabensuche ............................................................102 

Aufgabe anlegen ..........................................................104 

Aufgabentyp definieren ...............................................107 

Aufgaben zurückstellen .............................................107 

Terminverwaltung 108 

Kalenderübersicht ......................................................108 

Termin neu anlegen .....................................................110 

Dubletten .....................................................................112 

Serientermine ..............................................................112 

Terminbestätigung ......................................................113 




smart success 115 

Design ..........................................................................115 

Gliederung ...................................................................118 

Objektdarstellung ......................................................120 

Features .......................................................................122 

Domains .......................................................................123 

Einstellungen ..............................................................125 

SyncML 127 

Wie funktioniert SYNC ML? .........................................127 

Einrichtung in MS-Outlook ........................................131 

Was wird synchronisiert? ...........................................133 

Einrichtung am iPhone ................................................153 

Projektverwaltung 173 

Die Projekt-Listenansicht ............................................173 

Ein neues Projekt anlegen ..........................................174 

Aktivitäten verknüpfen ................................................179 

Template erstellen .......................................................180 

Druckansicht Projektverwaltung...............................181 

Statistik 182 

Systemstatistiken ........................................................182 

Wiedervorlagen ...........................................................186 

Benutzeraktivitäten .....................................................187 

Interessenten ohne Aktivitäten ..................................188 

Objekte | 4 ohne Aktivitäten .............................................189 



| 5 


Termine .........................................................................189 

Interessenten ..............................................................190 

Reporting-Modul .........................................................191 

Einstellungen ....................................................................191 

Reportabfragen ................................................................ 193 

Objekt-Statistik ............................................................199 

Objektwertanalyse 201 

Gemeinschaftsgeschäft 206 

Objekte in die Gemeinschaftsbörse einstellen ..........207 

Die Infoseite .................................................................208 

Gemeinschaftsgeschäft vorschlagen ........................210 

Zustimmen / Ablehnen ................................................214 

Übersichten .................................................................216 

Immomatching ..............................................................217 

Börsen-Filter und die Quicksearch-Box .....................219 

Synchronisation ..........................................................220 

Börsenadministration ................................................221 

Mehrsprachen-Modul 225 

Wörterbuch .................................................................227 

Schaufenster-Modul 230 

Erstellung einer Schaufenster-Präsentation: ..........230 

Einstellungen im Acrobat Reader...............................231 

Einstellungen in der Objektverwaltung ....................232 

Ansicht Schaufenster-Präsentationen ......................232 



| 6 


Mit onOffice smart verwalten und vermarkten Sie Ihre Objekte 

sehr effizient. Nach einmaliger Eingabe der Objektdaten stehen 

Ihnen diese sofort für vielfältige Maßnahmen wie die Integration 

in Immobilenportale, Serienmails oder Kundenanschreiben zur 

Verfügung. Inklusive Immomatching - das System erstellt automatisch 

eine Liste möglicher Interessenten, die dann von Ihnen per 

Serienmail inklusive Exposé angeschrieben werden können. 

Die Listenansicht 

Starten Sie die Objektverwaltung mit Klick auf das Haus-Symbol. 

Es öffnet sich zunächst die Objekt-Listenansicht. Hier haben Sie 

die Übersicht über alle Immobilien. Durch den Objektfilter können 

sie die Ansicht auf die gewünschten Objekte reduzieren und sich 

z.B. nur die Miet-Objekte anzeigen lassen. Im Folgenden sind die 

Funktionen der Listenansicht erläutert. 

Die Anzeige in der Listenansicht 

Die Anzeige bestimmt wie viele Datensätze gleichzeitig in die Listenansicht 

geladen werden. 


Vorsicht: Stellen Sie die Anzeige 

nicht zu hoch ein, da die 

Ladezeit für zu viele Datensätze 

die Performance der Software 

extrem verlangsamt. 



| 7 


Sortieren der Liste 

Durch Klick auf die Spalten-Überschrift lässt sich die Liste entsprechend 

sortieren. 

Der Objekt-Ampelstatus 

Für Ihre Objekte können Sie einen „Ampel-Status“ einblenden. 

Näheres dazu finden Sie hier: 

Einrichtung des Ampelsystems 



| 8 


Vorschau auf die Objektdaten 

Um eine Vorschau des Objekts zu erhalten, klicken Sie auf die 

Lupe links neben den einzelnen Datensätzen. So lassen sich die 

wichtigsten Daten, wie zum Beispiel Kaufpreis, Wohnfläche, Baujahr 

und den Veröffentlichungsstatus des Objektes auf der eigenen 

Homepage bzw den Portalen direkt einsehen. 

Die Listenaktionen 

Sie können die einzelnen Datensätze über einen Doppelklick auf 

die gewünschten Zeile oder einen Klick auf das Bearbeiten-Symbol 

direkt aufrufen. Durch das Mülleimer Symbol können Datensätze 

gelöscht werden. Zum Aufruf der Listen-Aktionen müssen die 

gewünschten Datensätze vorher selektiert werden. 


Beachten Sie, dass die Lupenfunktion 

(Vorschau) nur bei 

einer Anzeige von bis zu 100 

Datensätzen eingeblendet wird. 



| 9 


Folgende Listen-Aktionen lassen sich mit den selektierten Datensätzen 

ausführen: 

• Arbeitslisten erstellen 

• Exposés der Objekte ausdrucken 

• Eine Email mit den gewünschten Objektverknüpfungen 

versenden 

• die Objekte löschen 

Grunddaten 

Standardmäßig erscheinen auf dem Karteireiter Grunddaten die 

folgenden Kategorien: 

• Technische Angaben 

• Geografische Angaben 

• Kategorie 

• Verknüpfung zum Eigentümer 

• Verknüpfung zum Ansprechpartner 

Die meisten Angaben erklären sich hier von alleine. Einige Punkte 

müssen jedoch hervorgehoben werden. 

Die externe Objektnummer 

Die externe Objektnummer wird beim Anlegen eines Objekts vom 

System automatisch vergeben. Nach welchem Muster diese Nummer 

vergeben wird, können Sie in den Grundeinstellungen Ihres 

Systems bestimmen. Eine weitere Einstellung kann die Objektnummer 

zur weiteren Bearbeitung sperren. 


Ändern Sie niemals die Objektnummer 

von Objekten die 

bereits in Portalen eingestellt 

sind. Die Objekte können sonst 

nicht mehr aus den Portalen herausgelöscht 

werden oder sind 

doppelt eingestellt. 



| 10 


Der regionale Zusatz 

Die Struktur Ihrer regionalen Zusätze, also der Regionen in denen 

Sie Ihre Immobilien vermarkten, wird in der Administration der 

Software erstellt. Wählen Sie hier den Standort der Immobilie aus. 

Wurden beim Anlegen Ihrer Regionen in der Administration PLZ- 

Bereiche definiert, so müssen diese auch beim Anlegen der geografischen 

Angaben bedacht werden. Wenn Sie z.B. der Region 

„Stolberg“ in der Administration die PLZ 52223 zugeordnet haben, 

dann ist die PLZ 52222 für ein Objekt das in Stolberg liegt 

nicht zulässig. 



Die Objektarten 

| 11 


Da die Immobilienportale teilweise unterschiedliche Schnittstellen 

benutzen, unterscheiden sich u.a. auch die zur Verfügung 

stehenden Objektarten. Im Wesentlichen gibt es die Open-Immo 

Schnittstelle (wird von den meisten Portalen verwendet) und die 

Immobilienscout24-Schnittstelle. Letztere wird nur vom Immobilienscout24 

benutzt. 

Bitte berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Objektart die Farbgebung 

der einzelnen Werte: 

blau – Open-Immo, diese Objektarten kennt der 

Immobilienscout24 nicht 

orange – Immobilienscout24, diese Objektarten kennen die 

meisten anderen Portale nicht 

schwarz – diese Objektarten sind zu allen Portalen kompatibel 

Zuordnen des Ansprechpartner 

Hier kann dem Objekt ein Ansprechpartner zugeordnet werden. 

Über den blauen Pfeil kann ein bereits bestehender Adressdatensatz 

verknüpft werden. Das Symbol mit dem kleinen weißen Blatt 

legt einen neuen Adressdatensatz an und verknüpft ihn mit dem 

Objekt. 

Damit diese Adresse auch zu den Portalen übermittelt wird, muss 

dort die Kontaktart Makler ausgewählt sein. Solange kein Makler 

verknüpft ist, ist die Adresse aus den Grunddaten der Software 

Ansprechpartner für diese Immobilie. 



| 12 


Zur Veranschaulichung dient die folgende Grafik. 



Preise/Flächen 

| 13 


Diese Karte besteht aus zwei Bereichen, links können Sie die Daten 

zu den Preisen eintragen, rechts zu den Flächen. Die Inhalte, 

bzw. Felder, die auf dieser Karte angeboten werden, richten sich 

nach den Angaben der Nutzungs- und Vertriebsart, die Sie auf 

der Karte Grunddaten angegeben haben. Es erscheinen zunächst 

einmal alle Angaben, die für die entsprechende Kategorie freigegeben 

sind. So wird z.B. das Feld Kaufpreis bei einem Mietobjekt 

nicht angezeigt. 

In der Administration können Sie festlegen, welches Feld in welcher 

Kategorie erscheint. In den Eingabefeldern, wie „Preis- oder 

Quadratmeter- Angaben“, müssen Sie Zahlenwerte verwenden. 

Hierbei müssen Sie beachten, dass Nachkommastellen mit einem 

Punkt und nicht mit einem Komma zu trennen sind. Verzichten 

Sie auf ein eventuelles Tausender-Trennzeichen. Ebenso dürfen 

Sie keine Währungszeichen oder Größenangaben in dieses Feld 

setzen. 

Die Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder. 

Diese müssen ausgefüllt werden, damit die verschiedenen 

Portale das Objekt anerkennen. 



| 14 


Automatische Feldberechnung 

So aktivieren Sie die automatische Feldberechnung: 

Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Karteireiter Allgemein 

> Kategorie „Automatische Feldberechnung“ > aktivieren 

Die Kaution 

Da die Portalschnittstelle das Feld Kaution leider unterschiedlich 

definieren, muss man bei der Eingabe folgendes beachten: 

• für den Immobilienscout kann hier Text eingetragen werden, 

z.B. 2 Monatsmieten 

• für die anderen Portale muss ein numerischer Wert eingegeben 

werden 

Um diese Problematik mit einer einzigen Eingabe zu lösen, wird 

Ihre Texteingabe in einen numerischen Wert umgerechnet. Wenn 

Sie z.B. „2 KM“ angeben, werden die zwei Kaltmieten in einen 

Eurobetrag umgerechnet, also 2 * Kaltmiete. Wenn Sie „900 EUR“ 

eintragen, wird das Euro-Zeichen beim Export einfach weggefiltert. 



Details 

| 15 


Der Karteireiter Details unterteilt sich in die Kategorien Ausstattung, 

Zustand, Infrastruktur und Verwaltung. Besonders in der 

Kategorie Ausstattung lassen sich in der Administration zahlreiche 

zusätzliche Merkmale nach Bedarf zuschalten. Beachten Sie auch 

hier wieder die farblich gekennzeichneten Schlüsselwerte. 

blau – Open-Immo, diese Werte kennt der 

Immobilienscout24 nicht 

orange – Immobilienscout24, diese Werte kennen die 

anderen Portale nicht 

schwarz – diese Objektarten sind zu allen Portalen kompatibel 

Freitexte 

Geben Sie hier die Texte zu Ihren Immobilien ein. Beachten Sie, 

dass manche Portale die maximale Anzahl der Zeichen in den 

Feldern beschränken. Der Zeichenzähler unter den Textfelden gibt 

Aufschluss über die bisher verwendete Zeichenanzahl. 



Dateien 

| 16 


Der Reiter „Dateien“ umfasst die Möglichkeit, sämtliche Dateien 

wie Bilder, Exposés und Grundrisse, die zu Ihrer jeweiligen Immobilie 

gehören, hochzuladen und zu optimieren. Das Bildermodul 

ermöglicht es, mehrere Bilder gleichzeitig upzuloaden und anhand 

der Bildervorschau komfortabel Änderungen vorzunehmen. 

Die Sortierung der Bilder kann durch einfaches Anklicken und 

Verschieben der Bilder durchgeführt werden. Beschriften Sie hier 

die Bilder, indem Sie den Bildtitel einfach unter das Bild schreiben. 

Ein Titelbild markieren Sie durch das Setzen des „Punkts“ 

in der linken, oberen Bildecke. Beachten Sie auch hier, dass die 

Eingaben gesichert werden müssen, bevor Sie den Karteireiter 

wechseln. 

Trennung zwischen externen und internen Dokumenten 

Ihre Fotos, Lagepläne und Grundrisse finden Sie immer auf dem 

Karteireiter „Extern“. Sollten Sie Dokumente im Objekt hinterlegen, 

die niemals veröffentlicht werden sollen, können die Dateien 

als Dateiart „internes Dokument“ gekennzeichnet werden. Damit 

werden sie automatisch auf dem Karteireiter „Intern“ dargestellt. 



| 17 


Installation des Bilder Uploaders 

Wenn Sie die Schaltfläche zum ersten Mal 

benutzen, installiert sich der „Aurigma Image Uploader“ als Plugin 

in Ihrem Browser. Bestätigen Sie die Installation im darauf folgenden 

Popup-Fenster durch Klick auf „Ausführen“. 

Ihre Bilder – der Upload 

Um gleichzeitig mehrere Bilder upzuloaden, klicken Sie einfach auf 

„mehrere Bilder hochladen“. Links sehen Sie die Struktur Ihres 

lokalen Rechners – wählen Sie hier den gewünschten Bilderordner 

aus. Ziehen Sie die passenden Bilder mit der Maus von den 

oberen in den unteren Rahmen und klicken Sie auf „Speichern“ 

oben rechts. Die Bilder sind nicht richtig positioniert? Klicken Sie 

einfach mit der Maus auf die Rundpfeile innerhalb des Bildes, um 

die Position zu verändern. 



| 18 


Möchten Sie nur ein neues Bild oder eine neue Datei rund um 

Ihre Immobilie hochspielen, klicken Sie oben links in der Navigation 

auf das leere Blatt. 

Wählen Sie das Format Ihrer hochzuladenden Datei. Achten Sie 

darauf, dass Immoscout24 keine Links, sondern nur Dateien 

annimmt! ImmoNet beispielsweise bearbeitet dagegen auch Links 

von Filmen. Filme und Sound können Sie ebenfalls auf Ihrer 

Homepage verwenden. 

Ihre Bilder – die richtige Darstellung 

Das Titelbild für Ihre Immobilie wählen Sie, indem Sie den Punkt 

links oben im Bild anklicken. Wählen Sie dann die richtige Abfolge 

der Bilder: um die gewünschte Reihenfolge zu erhalten, klicken 

Sie einfach in das zu verschiebende Bild, halten die Maustaste gedrückt 

und ziehen das Bild per Drag and Drop an die gewünschte 

Stelle. Den Titel geben Sie ein, indem Sie einfach auf das Bild 

klicken und den Text hineinschreiben. 

Das Plus an Individualität: Gerne erstellen wir Ihnen eine speziell 

auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Bildergalerie für Ihre Homepage 

– fragen Sie uns! 


PDF Dokumente (z. B. Grundrisse) 

vom Typ Exposé können 

auch zum Immobilienscout24 

übertragen werden. 



| 19 


Grundrisse erstellen und optimieren 

Um einen Grundriss zu definieren, wählen Sie einfach mit Doppelklick 

das gewünschte Bild in der linken Bildübersicht. Wählen Sie 

dann im Menu den Punkt „Grundriss“ aus und klicken auf „Sichern“. 

Automatisch erscheint innerhalb des Bildes die Bezeichnung 

„Grundriss“. 

Oft erhalten Sie von Ihrem Kunden einen Grundriss, der sich in 

einem nicht optimalen Zustand befindet. Lassen Sie Ihren Grundriss 

einfach von uns attraktiver gestalten – klicken Sie dazu auf 

„Grundriss optimieren“ und wählen Sie das für Ihren Grundriss 

passende Design. 

Kartenausschnitt 

Neben den Grundrissen haben Sie die Möglichkeit Lagepläne über 

Ihre Software zu erstellen. Die Erstellung der Lagepläne läuft über 

einen externen Anbieter. Damit der Kartenausschnitt von Ihnen 

weiter verwendet werden darf, fallen Lizenzgebühren an. Näheres 

zu den Gebühren entnehmen Sie bitte dem verlinkten Dokument 

zu den Nutzungsbedingungen. 



| 20 


Erst nachdem die Nutzungsbedingungen akzeptiert worden sind, 

kann der Kartenauschnitt unter den Dateien zum Objekt gespeichert 

werden. Aktivieren Sie die Option „Objektstandort auf Karte 

anzeigen“, um das Objekt in der Karte zu platzieren. 

Im nächsten Fenster sehen Sie dann die Karte. Diese ist grundsätzlich 

auf das gewählte Objekt zentriert, kann aber verschoben 

und in der Größe angepasst werden. Darüber hinaus kann auch 

der Standort des Objektes angezeigt werden. 

Dateititel: Geben Sie hier den gewünschten Dateinamen an 

Vervielfältigungen: Hier können Sie angeben, wie viele Exemplare 

Sie benötigen* 

Freitext: In diesem Feld können weitere Bemerkungen eingetragen 

werden 

*In der Objektverwaltung auf dem Karteireiter Dateien können 

später auch noch Exemplare nachbestellt werden. 

Ihre Bilder – das richtige Ziel 

Sie möchten Ihre Bilder in allen oder vereinzelten Portalen und/ 

oder auf Ihrer Homepage veröffentlichen? Klicken Sie das gewünschte 

Ziel an. 



| 21 


Ihre Bilder – die Grundeinstellungen 

In den Grundeinstellungen nehmen Sie grundsätzliche Einstellungen 

rund um Ihre Bilddateien vor. Gehen Sie auf 

Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Allgemein 

Sie können Ihre Bilder durch ein Wasserzeichen vor Missbrauch 

schützen – dazu stehen Ihnen hier zwei Zeilen zur Verfügung. 

Klicken Sie mit der Maus in eins dieser Felder und tragen Sie hier 

zum Beispiel Ihren Firmennamen ein. Weiterhin haben Sie nun 

auch die Möglichkeit auszuwählen wo das Wasserzeichen im Bild 

erscheinen soll. Hier kann zwischen „Transparent zentriert“ oder 

„rechts unten“ gewählt werden. Wählen Sie „Transparent zentriert“ 

wird das Wasser Zeichen mittig im Bild transparent dargestellt 

und bei „rechts unten“, in der rechten unteren Ecke des 

Bildes. 



Vermarktung 

| 22 


Über den Reiter „Vermarktung“ steuern Sie die Art und Weise der 

Veröffentlichung Ihrer jeweiligen Immobilie. 

Portaldarstellung 

Sie möchten Ihr Objekt in die darstellten Portale einstellen? 

Klicken Sie dazu im linken Fenster auf den blauen Pfeil-Button 

rechts neben dem jeweiligen Portal. Mit Häkchen links neben dem 

jeweiligen Portal können Sie mehrere Portale gleichzeitig wählen. 

Damit ist noch keine Aktion gestartet – erst, nachdem Sie „Aktualisieren“ 

oder „Löschen“ klicken. Nach Aktion öffnet sich ein 

Popup-Fenster zur erfolgreichen Registrierung bei dem gewünschten 

Portal. 



| 23 


Neben den aktivierten Portalen erscheint die Meldung: geplanter 

Job: ID-Nummer. Näheres zu Job/ID-Nummer erfahren Sie hier. 

Nach erfolgreicher Übertragung erscheint links neben dem Portal 

statt des roten Zeichens ein grünes Häkchen und rechts zusätzliche 

Symbole. Sie haben Ihrem Objekt weitere Informationen 

zugefügt? Klicken Sie einfach auf das Symbol „Aktualisieren“. Die 

ID-Nummer bleibt bestehen. Bei Klick auf das Symbol „neu einstellen“, 

wird das Objekt automatisch im Portal gelöscht und mit 

neuer ID-Nummer neu eingestellt. Das Objekt ist verkauft? Dann 

können Sie es mit einem Mausklick aus dem Portal löschen. 

Grundeinstellungen für Ihre Bilder 

In den Grundeinstellungen nehmen Sie grundsätzliche Aktivierungsmerkmale 

rund um Ihre Bilddateien vor. Gehen Sie auf 

Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Allgemein 

Sind hier alle Häkchen aktiviert, sind in Ihrer Objektverwaltung im 

Bereich Vermarktung alle Optionen ebenfalls per Häkchen auf „Aktiv“ 

gestellt, d.h. zum Beispiel, dass alle neu eingestellten Bilder 

für den Portalabgleich aktiviert sind. 



Eigene Internetseite 

| 24 


Bestimmen Sie flexibel, auf welchen Status Ihr Objekt auf Ihrer 

Homepage gesetzt werden soll. Diese Einstellungen werden nur 

wirksam, wenn Ihre Homepage über die onOffice-Software erstellt 

wurde. 

Exposés – optimal an Ihre Immobilie angepasst 

Sie können wahlweise die Objektadresse – das bedeutet Straße 

und Hausnummer – in Ihren Exposés freigeben. Die automatisch 

generierten Exposés stehen Ihnen in den Formaten Word, Html 

oder PDF in jeweils kurzer oder langer Version zur Verfügung. 

Sie haben Änderungswünsche rund um Ihre Exposés? Die Word- 

Dateien können Sie bequem selbst an Ihre Vorstellungen anpassen. 

Die Änderungen der HTML- und PDF-Formate übernehmen wir 

gerne für Sie – wenden Sie sich dazu an unseren Support unter 

0241/446 86-0 oder support@onoffice.de. 



Vermarktungsdialog 

| 25 


Über onOffice smart können Sie Briefe, Faxe oder eMails schreiben. 

Mehr zum Vermarktungsdialog. 

Immobilienrotation 

Die Immobilien-Rotation von onOffice bietet die automatische Rotation 

Ihrer Immobilien in verschiedenen Portalen. Hier bestimmen 

Sie, ob Ihr Objekt auch in den nächsten Rotationsphasen verankert 

werden soll. Näheres zur Immobilienrotation. 

Interessenten 

Über den Reiter „Interessenten“ verwalten Sie die zu Ihrem Objekt 

möglichen Interessenten. 

Wahl Ihrer Ansicht 

Klicken Sie oben auf den Schraubenschlüssel, um die für 

Sie passende Ansicht zu erstellen: 



| 26 


Wählen Sie im Pulldown-Menü die von Ihnen gewünschte 

Ansicht. 

Automatisch zugeordnete Interessenten: 

Die Interessentenliste wird auf Basis von den Suchkriterien generiert, 

die die Interessenten bei ihrer Objektsuche eingegeben 

haben. 

Manuell zugeordnete Interessenten: 

Interessenten können Sie zuordnen, indem Sie 

1. im Hauptfenster einen neuen Datensatz anlegen , oder 

2. Sie klicken auf den Button „Interessenten suchen“ 

im Hauptfenster und wählen die geeigneten Interessenten 

aus. 

Automa- tisch und manuell zugeordnete Interessenten: 

In der Ansicht werden beide Interessentengruppen dargestellt. 

Bisher kontaktierte Interessenten: 

Nur die Interessenten werden dargestellt, die von Ihnen bereits 

angeschrieben worden sind. 

Unterhalb des Pulldown-Menüs können Sie weitere Selektionskriterien 

angeben: 

Kontaktierte Interessenten nicht darstellen: 

So erhalten Sie nur die Interessenten angezeigt, mit denen Sie 

noch nicht kommuniziert haben. 

Nur eigene Interessenten darstellen: 

Vor allem interessant für Büros mit mehreren Nutzern – so ruft 

jeder seine eigenen Interessenten auf. 



| 27 


Details anzeigen: 

Wenn Sie entweder automatische Interessenten ODER manuelle 

Interessenten aufgegeben haben, erscheinen im anderen Feld 

Details zum jeweiligen Interessenten. 

Adress-Filter verwenden: 

Haben Ihre Interessenten im Vorfeld über einen Filter selektiert? 

Hier werden die Filterkriterien berücksichtigt. 

Erläuterung Ihrer Ansicht 

Auf den ersten Blick sehen Sie den Status des jeweiligen Interessenten 

an der Farbgebung: 

Fett schwarz = Interessent/en wurde/n neu zugeordnet 

Schwarz = Interessenten sind nicht mehr neu, aber auch 

noch nicht kontaktiert 

Grün = Interessent bereits angeschrieben 

Rot = Interessenten vorhanden, keine Anfragen 

erwünscht 

Aktionen 

Das Pull-Down Menü „Aktionen“ bezieht sich auf die jeweils 

selektierten Adressdatensätze. Im oberen Bereich lässt sich die 

Beratungsebene zuweisen. Darunter folgen die Listenaktionen, 

Word-Schreiben und die Möglichkeit mit den ausgewählten Interessenten 

einen Termin zu verknüpfen. 



Beratungsebene 

Die Beratungsebene lässt sich über das untere Aktionen Menü 

zuweisen. In der Ansicht der zugeordneten Interessenten wird 

anhand des Buchstaben (rechts neben der Telefonnummer) die 

Beratungsebene angezeigt. Hiermit wird das Verhältnis vom Interessenten 

zum Objekt gespeichert. Die Beratungsebene gilt also 

nicht nur für den einzelnen Adressdatensatz. 

A Miet-/Kaufvertrag unterzeichnet 

B Schriftliche Miet-/Kaufzusage 

C im intensiven Gespräch 

D Interessiert, aber noch prüfend 

E Dokumentation erhalten 

F Dokumentation bestellt 

G Absage 

| 28 


Druckansicht Interessenten 

Wenn Sie auf diesem Karteireiter das Druck-Symbol 

in der Menüleiste anklicken, wird ein weiteres Fenster 

geöffnet, in dem die Druckansicht für die Interessenten 

dargestellt wird. 

Hier haben Sie nun die Möglichkeit, die Liste noch auf Ihre Bedürfnisse 

anzupassen. Sie können zwischen den manuell und den automatisch 

zugeordneten Interessenten wählen, oder einen Zeitraum 

angeben, in dem die Interessenten dem Objekt zugeordnet wurden, 

um die anderen Interessenten von dieser Liste auszuschließen. 



Maklerbuch 

| 29 


Unter dem Reiter „Maklerbuch“ sehen Sie alle vergangenen Aktivitäten 

rund um Ihren Objektdatensatz. 

Einzelheiten zur Symbolik entnehmen Sie bitte unserer Symboliktafel. 

Über die Leiste links über der Anzeige blättern Sie 

durch Ihre Datensätze. Zwei Häkchen links oder rechts gerichtet 

führen Sie zum Anfang bzw. zum Ende Ihrer gesamten Datenliste 

– ein Häkchen scrollt jeweils einen Datensatz weiter bzw. zurück. 

Anpassen der Ansicht 

Der Schraubenschlüssel oben links öffnet das Fenster für die Ansichtseinstellungen. 

In dem Popup-Fenster können Sie auswählen, welche Aktionstypen 

im Maklerbuch angezeigt werden sollen. Die hier vorgenommenen 

Einstellungen werden benutzerspezifisch gespeichert, so 

dass jeder Benutzer die Ansicht für sich einstellen kann. 



| 30 


Setzen Sie die Haken bei den Aktionstypen, die dargestellt werden 

sollen. 

Zukünftige Aktionen sind beispielsweise eMails, deren Versandzeitpunkt 

in der Zukunft liegt. 

Maklerbuch bearbeiten 

Über das Symbol legen Sie einen neuen Maklerbucheintrag 

an. Per Klick auf das Bearbeitungssymbol erreichen Sie die 

Bearbeitungsebene eines vorhandenen Maklerbucheintrags. 



| 31 


Definieren Sie die Aktivität bezüglich Ihres Objektdatensatzes über 

folgendes Auswahlfeld: 

Darüber hinaus können Sie im Bereich „Aktivität“ den zuständigen 

Mitarbeiter, den Aufwand und die Dauer des Termins bestimmen. 

Haben Sie einen Brief, ein eMail oder ein Fax geschrieben, ändern 

sich die Auswahlmöglichkeiten dementsprechend. 

Über den blauen Pfeil ordnen Sie Ihrem Objektdatensatz eine 

Adresse zu. Diese Objektzuordnung wird gleichzeitig in den Aktivitäten 

der Adresse festgehalten. 

In der Beratungsebene definieren Sie die aktuelle Beratungssituation 

mit Ihrem Interessenten bzw. Kunden bis hin zum erfolgreichen 

Abschluss oder aber bis hin zur Absage. 

Bemerkungen 

Sie haben die Möglichkeit, die Eingabe von Bemerkungen für die 

jeweiligen Maklerbucheinträge zu vereinfachen, indem Sie Textbausteine 

anlegen. Benutzen Sie dazu den Button rechts 

vom Bemerkungsfeld. Näheres zur Definition von Textbausteinen 

erfahren Sie unter dem Punkt „Textbausteine“. 



Wiedervorlagen 

| 32 


Sie können Ihren Interessenten bzw. Kunden auf Wiedervorlage 

setzen. Diese Anzeige erscheint, wenn Sie künftige Wiedervorlagen 

wählen, auf Ihrem Info-Bildschirm. 

Beachten Sie: Wenn Sie Ihre Wiedervorlage abspeichern, z.B. nach 

10 Tagen, erscheint der Wert, den Sie unter 

Extras > Einstellungen > Benutzer > Einstellungen 

als Grundwert für Wiedervorlagen eingegeben haben. Dennoch ist 

Ihre Wiedervorlage auf 10 Tage gesetzt. So pflegen Sie Ihre Einstellungen 

zur Wiedervorlage. 

Anzeigen 

Über den Reiter „Anzeigen“ können Sie Anzeigen zu Ihren Objekten 

verfassen und veröffentlichen. 

Zeitung anlegen 

Um eine neue Zeitung anzulegen, in der Sie Ihre Anzeigen schalten 

möchten, gehen Sie auf den Menüpunkt 

Extras > Einstellungen > Zeitungseinstellungen 



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Es öffnet sich ein Popup-Fenster. Geben Sie hier die spezifischen 

Daten der gewünschten Zeitung ein und bestätigen Sie die Eingabe 

mit „Sichern“. Ihr Eintrag wird nun oben in der Auflistung 

angezeigt. 

Schließen Sie das Popup-Fenster und aktualisieren Sie die Ansicht 

des Karteireiters „Anzeige“ in Ihrer Objektverwaltung. Geben Sie 

die Inhalte Ihrer Anzeige in die vorgesehenen Textboxen ein. 



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Über den Button „Weitere Angaben“ können Sie spezifischere 

Angaben zu Ihrer Zeitung eingeben. Die Detailangaben entnehmen 

Sie bitte den Mediadaten Ihrer angegebenen Zeitung. 

Über den Button “Bilder” können Sie Ihrer Anzeige dem Objekt 

bereits hinterlegte Fotos hinzufügen. Klicken Sie auf „Versenden“ 

– Ihre Anzeige wird per Email an die Zeitung versandt. 

Objektfilter 

Um den Objektbestand zu filtern, stehen Ihnen zwei verschiedene 

Eingabemasken zur Verfügung: der Filter nach Suchkriterien oder 

der erweiterte Filter. In der rechten oberen Ecke befindet sich ein 

Selektor mit dem Sie zwischen den Masken hin und herschalten 

können. 



Suchkriterien 

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Hier können die Objekte schnell nach den wichtigsten Kriterien 

durchsucht werden, die in den Feldern auf der rechten Seite 

auswählbar sind. Hier sind auch Mehrfachangaben möglich. Dies 

ist die schnelle und einfache Variante, die Objekte zu filtern. Nach 

Definieren der Kriterien, wird der Filter durch Klicken der Schaltfläche 

„Filtern“ aktiviert. Sollten hier Suchkriterien nicht vorhanden 

sein, nach denen gefiltert werden soll, verwenden Sie bitte den 

„erweiterten Filter“. 

Erweiterter Filter 

Die Objekte können auf diverse Kriterien hin durchsucht und gefiltert 

werden. Wählen Sie hierzu in dem Feld „Filter“ eine Kategorie, 

nach der die Datensätze gefiltert werden sollen und geben 

Sie einen Wert ein, der den „Filterbereich“ angibt. Bei einem Klick 

auf die Schaltfläche „Filtern“ wird der soeben eingestellte Filter 

angewendet. Dies lässt sich wiederholen, um mehrere Filterkriterien 

anzuwenden. 



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Filterbereich und Verknüpfung 

Bei der Angabe des Filterbereichs kann das Häkchen Ausschluss 

gesetzt werden, um den Filterbereich zu invertieren. Somit werden 

alle Datensätze ausgeschlossen, auf die der angegebene Filterbereich 

zutrifft. 

Wenn die Verknüpfung (wie im Beispiel) auf „Und“ steht, werden 

nur Datensätze angezeigt, auf die alle Kriterien zutreffen. Bei der 

Einstellung „Oder“ werden hingegen alle Datensätze angezeigt, 

auf die eines von mehreren gewählten Kriterien zutrifft. 

Nach Aktivieren des Filters werden auf der linken Seite die momentan 

eingestellten Kriterien angezeigt. Häufiger benötigte Filter 

können gespeichert werden, wobei festgelegt werden kann, ob 

der Filter öffentlichen, oder privaten Status haben soll. Um die 

gefilterten Objekte anzuzeigen genügt ein Klick auf die Schaltfläche 

„Listenansicht“; „Filter ausschalten“ deaktiviert die derzeit 

eingestellten Filter. 



Gespeicherte Filter 

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Es können auch zuvor gespeicherte Filter aufgerufen werden. Sobald 

ein gespeicherter Filter gewählt wird, ist dieser bereits aktiv. 

Welche Kriterien verwendet wurden, lässt sich anhand des Fensters 

„bisherige Filter“ erkennen. 

Achtung: Die Schaltfläche „Löschen“ löscht den derzeit angewählten, 

gespeicherten Filter ohne weiteren Bestätigungsdialog. Er 

kann jedoch direkt wieder gespeichert werden, da die Filterdaten 

noch aktiv sind. 



Adressfilter 

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Um den Adressbestand zu filtern, stehen Ihnen zwei verschiedene 

Eingabemasken zur Verfügung: einmal der einfache Filter oder 

der erweiterte Filter. In der rechten oberen Ecke befindet sich ein 

Selektor mit dem Sie zwischen den Masken hin und herschalten 

können. 

Einfacher Filter 

Hier haben Sie mehrere Auswahlmöglichkeiten um nach bestimmten 

Kriterien die Adressen zu filtern. Zum einen können Sie filtern 

anhand der Angaben zu den Adressen wie Kundennummer, Kontaktart 

(Interessent, Makler usw.) dem zugeordneten Benutzer, 

PLZ, Ort, Newsletter, Eigentümer. 

Wählen Sie hier einfach die entsprechenden Kriterien und klicken 

dann rechts unten auf Filtern. 

Wenn sie den Haken bei Suchkriterien setzen, können Sie hier 

Adressen heraus filtern, die entsprechende Suchkriterien haben. 

Hier sind natürlich auch Mehrfachangaben möglich. 



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Weitere Filtermöglichkeit gibt es unter dem Punkt Aktivitäten. 

Wenn Sie hier den Haken setzen, Können Sie nach bestimmten 

Aktivitäten Einträgen filtern. Hier ist auch wieder eine Mehrfachauswahl 

möglich. 



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Neu ist der Filter Angebote. Wenn man hier den Haken setzt, hat 

man die Möglichkeit nach Objekten zu filtern, die man einem Kunden 

zu einem bestimmten Preis angeboten hat. Hier wählt man 

einfach das entsprechende Objekt aus und gibt einen Preis ein. 

Die letzte Auswahl Möglichkeit ist die Manuelle Zuordnung. Hier 

kann man ein Objekt auswählen und bekommt dann die Interessent 

angezeigt, die diesem Objekt manuell zugeordnet sind. 



Erweiterter Filter 

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Die Adressen können auf diverse Kriterien hin durchsucht und 

gefiltert werden. Wählen Sie hierzu in dem Feld „Filter“ eine Kategorie, 

nach der die Datensätze gefiltert werden sollen und geben 

Sie einen Wert ein, der den „Filterbereich“ angibt. Bei einem Klick 

auf die Schaltfläche „Filtern“ wird der soeben eingestellte Filter 

angewendet. Dies lässt sich wiederholen, um mehrere Filterkriterien 

anzuwenden. 

Filterbereich und Verknüpfung 

Bei der Angabe des Filterbereichs kann das Häkchen Ausschluss 

gesetzt werden, um den Filterbereich zu invertieren. Somit werden 

alle Datensätze ausgeschlossen, auf die der angegebene Filterbereich 

zutrifft. 

Wenn die Verknüpfung (wie im Beispiel) auf „Und“ steht, werden 

nur Datensätze angezeigt, auf die alle Kriterien zutreffen. Bei der 

Einstellung „Oder“ werden hingegen alle Datensätze angezeigt, 

auf die eines von mehreren gewählten Kriterien zutrifft. 



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Nach Aktivieren des Filters werden auf der linken Seite die momentan 

eingestellten Kriterien angezeigt. Häufiger benötigte Filter 

können gespeichert werden, wobei festgelegt werden kann, ob 

der Filter öffentlichen, oder privaten Status haben soll. Um die 

gefilterten Adressen anzuzeigen genügt ein Klick auf die Schaltfläche 

„Listenansicht“; „Filter ausschalten“ deaktiviert die derzeit 

eingestellten Filter. 

Gespeicherte Filter 

Es können auch zuvor gespeicherte Filter aufgerufen werden. Sobald 

ein gespeicherter Filter gewählt wird, ist dieser bereits aktiv. 

Welche Kriterien verwendet wurden, lässt sich anhand des Fensters 

„bisherige Filter“ erkennen. 


Achtung: Die Schaltfläche „Löschen“ 

löscht den derzeit angewählten, 

gespeicherten Filter 

ohne weiteren Bestätigungsdialog. 

Er kann jedoch direkt 

wieder gespeichert werden, da 

die Filterdaten noch aktiv sind. 



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Die Adressverwaltung umfasst alle wesentlichen Daten und Vorgänge 

rund um Ihre Interessenten und Kunden. Hier pflegen Sie 

Ihre Adressdaten und vollziehen die gesamte Kommunikation. Sie 

ist neben der Objektverwaltung das Herzstück von onOffice smart. 

Listenansicht 

Starten Sie die Adressverwaltung mit Klick auf das Leute-Symbol. 

Es öffnet sich die Adress-Listenansicht. Komfortabel erscheint 

Ihnen die Übersicht Ihrer Kunden und Interessenten und sonstigen 

Adressen. Durch den Adressfilter reduzieren Sie die Ansicht auf 

die gewünschten Adressen und lassen sich z.B. nur Premiumkunden 

anzeigen. 

Die Schnellsuche 

Über der Liste befinden sich vier Eingabefelder zur schnellen und 

direkten Suche nach einem bestimmten Adress-Datensatz. Für die 

Suche nach weiteren Details, z.B. Ansicht der Historie können Sie 

die Detail-Suche (Lupen-Symbol) nutzen. 

Im Feld “Name” können Sie wahlweise nach Vorname, Name, Vorname 

und Name in Kombination oder nach Firmenname suchen. 



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Die Anzeige in der Listenansicht 

Die Anzeige bestimmt wie viele Datensätze gleichzeitig in die Listenansicht 

geladen werden. 

Sortieren der Liste 

Durch Klick auf die Spalten-Überschrift lässt sich die Liste entsprechend 

sortieren. 


Stellen Sie die Anzeige nicht zu 

hoch ein, da die Ladezeit für 

zu viele Datensätze die Performance 

der Software verlangsamt. 



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Vorschau auf die Adressdaten 

Um eine Vorschau der Adresse zu erhalten, klicken Sie auf die 

Lupe links neben den einzelnen Datensätzen. So lassen sich die 

wichtigsten Daten, wie Adresse, Aktivitäten und Wiedervorlage, 

direkt einsehen. 

Die Listenaktionen 

Sie können die einzelnen Datensätze über einen Doppelklick auf 

die gewünschten Zeile oder einen Klick auf das Bearbeiten-Symbol 

direkt aufrufen. Durch das Mülleimer Symbol können Datensätze 

gelöscht werden. Zum Aufruf der Listen-Aktionen müssen die 

gewünschten Datensätze vorher selektiert werden. 

Folgende Listen-Aktionen lassen sich mit den selektierten Datensätzen 

ausführen: 

• alle Adressen (seitenübergreifend) markieren 

• Arbeitslisten erstellen und erweitern 

• Adressen löschen, archivieren und aktivieren 

• Eine E-Mail versenden 



Grunddaten 

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Standardmäßig erscheinen auf dem Karteireiter Grunddaten die 

folgenden Kategorien: 

• Stammdaten 

• Verwaltung 

• Wiedervorlagen 

• Kontakt 

Die meisten Angaben erklären sich hier von alleine. Einige Punkte 

müssen jedoch hervorgehoben werden. 

Stammdaten 

Sie sind sich der Schreibweise der Straße nicht sicher? Mit Klick 

auf das rote Zeichen erhalten Sie Vorschläge zur richtigen Straßennamensgebung. 

Auch die logische Eingabe von Postleitzahl und Stadt wird Ihnen 

erheblich vereinfacht. Sollte die eingegebene Adresse nicht korrekt 

sein, wird das Post-Horn vor einem roten Hintergrund 

dargestellt. 

Wenn Sie auf das Symbol klicken, öffnet sich ein Dialog zur Auswahl 

einer geeigneten Adresse: 



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Hier werden nacheinander die einzelnen adressrelevanten Daten 

abgefragt, 

wobei während der Eingabe Vorschläge zu vorhandenen Orten 

und Straßen gemacht werden. 

Wenn die Adresse nun korrekt hinterlegt ist, wird das Post-Horn, 

wie vorgesehen, mit gelbem Hintergrund dargestellt. 

Um die verschiedenen Telefonnummern einzugeben, gehen Sie auf 

das Bearbeitungssymbol. 

Hinweis: Die Anzeige der Telefonnummern erscheint in blau, wenn 

Sie mehr als eine Nummer hinterlegt haben. 



Telefonbuch 

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In den Grunddaten eines Adressdatensatzes steht eine Schnittstelle 

zu telefonbuch.de zur Verfügung. 

Durch anklicken dieses Telefon-Icon wird eine Nummernsuche 

in einem externen Fenster (Telefonbuch.de) durchgeführt. Wenn 

man bei Land Schweiz bzw. Österreich auswählt, dann werden 

automatisch die jeweiligen Telefonbücher dieser Länder geöffnet. 

Diese Funktion steht nur für die Länder Deutschland, Schweiz und 

Österreich zur Verfügung. Wählt man andere Länder aus, dann ist 

diese Funktion deaktiviert. 

Wenn Sie die richtige Telefonnummer gefunden haben, können 

Sie sich diese Nummer kopieren und in die Grunddaten des Adressdatensatzes 

einfügen. 



Verwaltung 

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In der Kategorie Verwaltung können Sie den Betreuer der Adresse 

bestimmen. 

Die Kontaktart kann man in der Administration beliebig erweitern. 

Beachten Sie dabei, dass es zwei Kontaktarten mit Funktionen belegt 

sind. Wenn ein Adressdatensatz als Ansprechpartner zu einem 

Objekt verknüpft wird, muss er auf Kontaktart „Makler“ stehen. 

Auch die Interessenten müssen in irgendeiner Form als „Interessent“ 

(oder „Interessent A“, „Kaufinteressent“) gekennzeichnet 

werden. 

Auch die „Herkunft Kontakt“-Einträge können von Ihnen beliebig 

erweitert werden. Es gibt allerdings vom System vergebene 

Herkünfte. So wird z.B. bei einem Interessent der von der Immoscout24 

Seite anfragt, automatisch als Herkunft „System_Immobilienscout24“ 

eingetragen. 

Unter Tippgeber können Sie einen anderen Adressdatensatz verknüpfen. 

Als „privat“ gekennzeichnete Datensätze können von keinem anderen 

Benutzer eingesehen werden. Verwenden Sie diese Option 

nur bei Adressen, die definitiv nur von Ihnen persönlich gesehen 

werden dürfen. 




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Im Kasten „Wiedervorlagen“ erscheinen alle Benutzer denen eine 

Wiedervorlage zu diesem Datensatz zugeordnet wurde. In der 

Spalte „Bemerkung“ sehen Sie den Grund für diese Wiedervorlage. 

Nur Ihre eigene Wiedervorlage können Sie mit dem Papierkorb-Symbol 

löschen. 

Orange = automatisch vom System erstellte Wiedervorlagen 

Grün = von anderem Benutzer erstellte Wiedervorlagen 

Schwarz = selbst erstellte Wiedervorlagen 

Eine neue Wiedervorlage setzen Sie mit Klick auf das kleine weiße 

Blatt über der Box. Im darauf erscheinenenden Popup-Fenster 

können Sie den Benutzer, Datum und Bemerkung für die Wiedervorlage 

einsetzen. 

Kontakt 

Nutzen Sie die Funktion der Adressvervollständung, um die bereits 

eingetragenen Daten vom Kunden vervollständigen oder 

aktualisieren zu lassen. 


Um die Adresse über einen 

externen eMailclient wie z.B. Microsoft 

Outlook anzuschreiben, 

können Sie direkt auf das Wort 

„Email“ vor den eingegebenen 

eMailadressen klicken. Hier ist 

eine Funktion hinterlegt, die den 

Standard eMail-Client startet 

und die prmäre eMailadresse 

des Datensatzes übergibt. 




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Sie können Ihrem Adressdatensatz wahlweise eine eMail, SMS, ein 

Fax oder einen Brief schreiben. Näheres dazu unter Vermarktungsdialog. 

Auch können Sie Ihrem Adressdatensatz eine oder mehrere Aufgaben 

oder einen Termin zuordnen. 

Bonitätsprüfung 

In den Grunddaten eines Adressdatensatzes haben Sie die Möglichkeit, 

die Bonität des Kunden zu prüfen. 

Mit einem Klick auf „Bonität“, haben Sie im darauf folgenden 

Fenster die Möglichkeit die Bonitätsprüfung mit einem Objekt zu 

verknüpfen. 


Wichtig: Die Felder SMS und 

Fax sind nur sichtbar, wenn 

Sie Ihrem Adressdatensatz eine 

Handynummer bzw. eine Faxnummer 

zugeordnet haben. 



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Nun werden Sie auf „kautionsfrei“ weitergeleitet, wo Sie Ihre Bonitätsprüfung 

bearbeiten können. Diese Daten werden per Knopfdruck 

an „kautionsfrei“ gesendet und Sie erhalten Ihre Antwort 

per eMail, an die in smart hinterlegte eMailadresse. 



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Ansprechpartner 

Unter dem Reiter „Ansprechpartner“ legen Sie Ansprechpartner 

neu an und/oder ordnen diese Ihren Adressdatensätzen zu. 

Ansprechpartner neu anlegen 

Legen Sie einen neuen Ansprechpartner über das Symbol an. 

Die Anmeldemaske ist analog der Grunddaten Ihrer Adressdatensätze 

aufgebaut. 

Sie ordnen Ihrem Adressdatensatz einen Ansprechpartner zu, indem 

Sie auf das Symbol klicken. 

Die Zuordnung erfolgt wahlweise über die Kundennummer, den 

Namen etc. Auch über die unterschiedlichen Kontaktarten lassen 

sich Ansprechpartner suchen. 



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Selektion Ansprechpartner 

Sie können die einzelnen Datensätze wahlweise bearbeiten, den 

Ansprechpartner von der zugeteilten Adresse löschen, den Datensatz 

ganz löschen oder selektieren. 

Suchkriterien 

Unter dem Reiter „Suchkriterien“ legen Sie Suchkriterien für Ihren 

Adressdatensatz, also Interessenten, Kunden etc. an. So finden 

Sie leicht zu einem Adressdatensatz das passende Objekt und 

umgekehrt. 



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Suchkriterien neu anlegen 

Legen Sie die passenden Suchkriterien über das Symbol an. 

Es erscheint ein leerer Datensatz für die Suchkriterien. Klicken Sie 

auf das Bearbeitungssymbol rechts vom Datensatz. 

Unter dem Reiter „Suchkriterien“ haben Sie die Möglichkeit, Ihre 

Interessenten bzw. Kunden nach Suchkriterien zu qualifizieren. 

Leere Suchkriterien löschen 

Wenn in einem Adressdatensatz Suchkriterien angelegt wurden, 

diese aber nicht ausgefüllt werden, tauchen in den automatisch 

zugeordneten Objekten unzählige Objekte auf. Je ungenauer die 

Suchkriterien angelegt sind, desto mehr Objekte werden gefunden. 

Falls keine eingetragen sind, werden alle Objekte aufgezählt. 

Um diese Suchkriterien schnell zu löschen gehen Sie in den 

Adressdatensatz rein und klicken Sie dann auf Aktionen -> Adress- 

Aktionen -> leere Suchkriterien löschen. Die Suchkriterien sind 

somit gelöscht. 


Leere Datensätze werden jedem 

Objekt automatisch zugeordnet. 


Wichtig: Es werden Ihnen nur 

Suchkriterien zur Auswahl angeboten, 

die Sie in der Administration 

aktiviert haben. 



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Suchkriterien neu anlegen 

Legen Sie die passenden Suchkriterien über das Symbol an. 

Es erscheint ein leerer Datensatz für die Suchkriterien. Klicken Sie 

auf das Bearbeitungssymbol rechts vom Datensatz. 

Unter dem Reiter „Suchkriterien“ haben Sie die Möglichkeit, Ihre 

Interessenten bzw. Kunden nach Suchkriterien zu qualifizieren. 

Leere Suchkriterien löschen 

Wenn in einem Adressdatensatz Suchkriterien angelegt wurden, 

diese aber nicht ausgefüllt werden, tauchen in den automatisch 

zugeordneten Objekten unzählige Objekte auf. Je ungenauer die 

Suchkriterien angelegt sind, desto mehr Objekte werden gefunden. 

Falls keine eingetragen sind, werden alle Objekte aufgezählt. 

Um diese Suchkriterien schnell zu löschen gehen Sie in den 

Adressdatensatz rein und klicken Sie dann auf Aktionen -> Adress- 

Aktionen -> leere Suchkriterien löschen. Die Suchkriterien sind 

somit gelöscht. 


Leere Datensätze werden jedem 

Objekt automatisch zugeordnet. 


Wichtig: Es werden Ihnen nur 

Suchkriterien zur Auswahl angeboten, 

die Sie in der Administration 

aktiviert haben. 



Umkreis-Suche 

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Als neuestes Feature wird hier die Umkreis-Suche angeboten. 

Die Umkreis-Suche ermöglicht Ihnen die Eingabe einer Adresse 

und eines Umkreis-Wertes. Anschließend werden beim Immomatching 

nur noch Objekte zugeordnet, die innerhalb des angegebenen 

Umkreises liegen. 

Mehr Informationen hierzu finden Sie in der Administration. 

Mehrfach-Suchkriterien 

Per Klick auf „Duplizieren“ können Sie Ihren Datensatz unter verschiedenen 

Kriterien wie z.B. Kaltmiete statt Kaufpreis vervielfältigen. 

Speichern Sie dazu einfach den Datensatz ab, klicken Sie auf 

„Duplizieren“ und geben die neuen Kriterien ein. Erneut sichern 

- automatisch erscheinen zwei Datensätze in der Hauptansicht. 

Über den Reiter „Bemerkungen“ haben Sie die Wahl zwischen 

internen und öffentlichen Bemerkungen. 

Öffentliche Bemerkung: 

Die öffentlichen Bemerkungen können mit den Interessentenprofilen 

auf Ihrer Webseite veröffentlicht werden. So können Sie jedem 

Eigentümer die Bandbreite Ihrer Interessenten vor Augen halten. 

Natürlich werden hierbei keine Namen oder Adressen veröffentlicht. 

Interne Bemerkung: 

Hier ist Raum für zusätzliche Anmerkungen rund um Bedarf oder 

Wunsch den Interessenten. 



Objekte 

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Unter dem Reiter „Objekte“ ordnen Sie Ihrem Interessenten automatisch 

oder manuell Objekte zu. Über den Menüpunkt „Einstellungen“ 

können Sie die Ansicht zwischen „Automatisch“ und 

„Manuell“ wechseln. 

Automatische Objektverknüpfung 

Die eingestellte Ansicht für Ihre Objekte ist die automatische Ansicht. 

Um Ihrem Adressdatensatz Objekte zuzuordnen, klicken Sie auf 

den Button 



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Links sehen Sie die automatisch zugeordneten Objekte. Mit einem 

einfachen (nicht doppelten) Klick auf den Datensatz erhalten Sie 

rechts im Fenster die dazugehörigen Details. 

Sie möchten eine Arbeitsliste erstellen oder mehrere Interessenten 

anschreiben? Selektieren Sie die gewünschten Objekte durch ein 

Häkchen neben dem Objekt und klicken Sie auf „Aktionen“. 

Manuelle Objektverknüpfung 

Klicken Sie oben auf den Schraubenschlüssel . 

Wählen Sie im Pulldown-Menü „Manuell zugeordnete Objekte“. 

Die Ansicht wechselt zur manuell zusammengestellten Objektansicht. 



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Objekte können Sie zuordnen, indem Sie 

1. im Hauptfenster einen neuen Datensatz anlegen 

Objekte, oder 

2. Sie klicken auf den Button „Objekte suchen“ im Hauptfenster 

und wählen die geeigneten Objekte aus. 

Wahl Ihrer Ansicht 

Klicken Sie oben auf den Schraubenschlüssel , um die für Sie 

passende Ansicht zu erstellen: 



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Wählen Sie im Pulldown-Menü die von Ihnen gewünschte 

Ansicht. 

Automatisch zugeordnete Objekte: 

Die Objektliste wird auf Basis von den Suchkriterien generiert, die 

Sie für das Objekt eingegeben haben. 

Manuell zugeordnete Objekte: 

Objekte können Sie zuordnen, indem Sie 

1. im Hauptfenster einen neuen Datensatz anlegen Objekte, 

oder 

2. Sie klicken auf den Button „Objekte suchen“ im Hauptfenster 

und wählen die geeigneten Objekte aus. Objekte 

Automatisch und manuell zugeordnete Objekte: 

In der Ansicht werden beide Objektgruppen dargestellt. 

Bisher angebotene Objekte: 

Nur die Objekte werden dargestellt, die von Ihnen bereits angeboten 

worden sind. 

Unterhalb des Pulldown-Menüs können Sie weitere Selektionskriterien 

angeben: 

angebotene Objekte nicht darstellen: 

So erhalten Sie nur die Objekte angezeigt, die Sie noch nicht 

angeboten haben. 

nur eigene Objekte darstellen: 

Vor allem interessant für Büros mit mehreren Nutzern – so ruft 

jeder seine eigenen Objekte auf. 

Details anzeigen: 

Wenn Sie entweder automatische Objekte ODER manuelle Objekte 

angegeben haben, erscheinen im anderen Feld Details zum jeweiligen 

Objekt. 

Adress-Filter verwenden: 

Sie haben Ihre Objekte im Vorfeld über einen Filter selektiert? Hier 

werden diese Filterkriterien berücksichtigt. 



Aktionen 

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Die zugeordneten Objekte können von Ihnen nun bearbeitet werden. 

Im Hinblick auf die spätere Vermarktung können Sie sich zu 

den Datensätzen Details anzeigen lassen, Beratungsebenen zuweisen, 

Arbeitslisten erstellen und eMail oder Word Schreiben erstellen. 

Selektieren Sie die gewünschten Objekte und wählen Sie aus 

dem unteren Aktionen-Menü die gewünschte Aktion aus. 

Die zugewiesene Beratungsebene wird in der Liste der Objekte 

neben dem Ort angezeigt. Hiermit wird das Verhältnis vom Interessenten 

zum Objekt gespeichert. Die Beratungsebene gilt also 

nicht nur für den einzelnen Objektdatensatz. 

Die Beratungsebenen im Einzelnen: 

A Miet-/Kaufvertrag unterzeichnet 

B Schriftliche Miet-/Kaufzusage 

C im intensiven Gespräch 

D Interessiert, aber noch prüfend 

E Dokumentation erhalten 

F Dokumentation bestellt 

G Absage 



Aktivitäten 

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Unter dem Reiter „Aktivitäten“ sehen Sie alle vergangenen Aktivitäten 

rund um Ihren Adressdatensatz. 

Einzelheiten zur Symbolik entnehmen Sie bitte unserer Symboliktafel. 

Haben Sie bei Ihrem Adressdatensatz unter dem Reiter 

„Ansprechpartner“ einen Termin eingetragen, erscheint dieser mit 

Ihrer Zustimmung ebenfalls in der Aktivitätenliste. 

Über die Leiste links über der Anzeige blättern 

Sie durch Ihre Datensätze. Zwei Häkchen links oder rechts gerichtet 

führen Sie zum Anfang bzw. zum Ende Ihrer gesamten Datenliste 

– ein Häkchen scrollt jeweils einen Datensatz weiter bzw. 

zurück. 

Anpassen der Ansicht 

Der Schraubenschlüssel oben links öffnet das Fenster für die Ansichtseinstellungen. 

In dem Popup-Fenster können Sie auswählen, welche Aktionstypen 

in den Aktivitäten angezeigt werden sollen. Die hier vorgenommenen 

Einstellungen werden benutzerspezifisch gespeichert, 

so dass jeder Benutzer die Ansicht für sich einstellen kann. 



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Setzen Sie die Haken bei den Aktionstypen, die dargestellt werden 

sollen. 

Zukünftige Aktionen sind beispielsweise eMails, deren Versandzeitpunkt 

in der Zukunft liegt. 

Legende aufrufen 

Über die Legendenfunktion kann genau wie im Maklerbuch des 

Objekts eine Zusammenfassung der Einträge aufgerufen werden. 

Hier werden in einem externen Popup Fenster die Aktivitäteneinträge 

in Kategorieren unterteilt aufgelistet. Dabei besteht die Möglichkeit 

für die einzelnen Einträge Kosten zu vergeben. Diese Kosten 

lassen sich für bestimmte Aktionstypen in der Administration 

festlegen oder aber für die einzelnen Einträge direkt festhalten. 

Aktivitäten bearbeiten 

Über das Symbol „Neuer Datensatz“ legen Sie einen neuen 

Aktivitäteneintrag an. Per Klick auf das Bearbeitungssymbol 

erreichen Sie die Bearbeitungsebene eines vorhandenen Aktivitäteneintrags. 



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Definieren Sie die Aktivität bezüglich Ihres Adressdatensatzes 

über folgendes Auswahlfeld: 

Darüber hinaus können Sie im Bereich „Aktivität“ den zuständigen 

Mitarbeiter, den Aufwand und die Dauer des Termins bestimmen. 

Haben Sie einen Brief, ein eMail oder ein Fax geschrieben, ändern 

sich die Auswahlmöglichkeiten dementsprechend. 

Über den blauen Pfeil ordnen Sie Ihrem Adressdatensatz ein 

Objekt zu. Diese Objektzuordnung wird gleichzeitig im Maklerbuch 

festgehalten. 

In der Beratungsebene definieren Sie die aktuelle Beratungssituation 

mit Ihrem Interessenten bzw. Kunden bis hin zum erfolgreichen 

Abschluss oder aber bis hin zur Absage. 



Bemerkungen 

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Sie haben die Möglichkeit, die Eingabe von Bemerkungen für die 

jeweiligen Aktivitäten zu vereinfachen, indem Sie Textbausteine 

anlegen. Benutzen Sie dazu den Button rechts vom Bemerkungsfeld. 

Näheres zur Definition von Textbausteinen erfahren Sie 

unter dem Punkt Textbausteine. 


Sie können Ihren Interessenten bzw. Kunden auf Wiedervorlage 

setzen. Diese Anzeige erscheint, wenn Sie künftige Wiedervorlagen 

wählen, auf Ihrem Info-Bildschirm. 

Beachten Sie: Wenn Sie Ihre Wiedervorlage abspeichern, z.B. nach 

10 Tagen, erscheint der Wert, den Sie unter 

Extras > Einstellungen > Benutzer > Einstellungen 

als Grundwert für Wiedervorlagen eingegeben haben. Dennoch 

ist Ihre Wiedervorlage auf 10 Tage gesetzt. So pflegen Sie Ihre 

Grundeinstellungen. 



Dubletten 

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Wird in onOffice smart eine neue Adresse angelegt, so erfolgt 

zunächst eine Dubettenprüfung. Existiert bereits ein Datensatz der 

den gleichen Namen verwendet, so erscheint der folgende Hinweis: 

Im folgenden Popup Fenster erscheinen die Datensätze die als 

Dublette in Frage kommen. Sie haben die Möglichkeit einen 

bestehenden Datensatz auszuwählen und statt den soeben eingegebenen 

Daten mit dieser Adresse weiterzuarbeiten. Wenn Sie 

sich sicher sind, dass trotzdem die vorher eingegebenen Daten 

als neuer Datensatz angelegt werden sollen, dann klicken Sie auf 

„neuen Datensatz behalten“. 



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Dublettencheck in onOffice 

Wenn Sie Administrator sind, haben Sie die Möglichkeit einen 

gezielten Dublettencheck durchzuführen. Diesen finden Sie unter 

Aktionen > Adress-Aktionen > Dubletten Prüfung. 

Gefunden werden alle Dubletten mit Übereinstimmungen gemäß 

der Einstellungen (siehe -> Einstellungen). 

Einstellungen 

Über den Schraubenschlüssel kann eingestellt werden, wonach die 

Dubletten erkannt werden. Zur (Mehrfach-)Auswahl stehen hier: 

• Vor-, Nachname gleich 

• eMailadresse gleich 

• Telefonnummer gleich 

• Straße gleich 

• Ort gleich 

Diese Kriterien können auch kombiniert werden, so dass z.B. nur 

zwei Peter Müller aus dem gleichen Ort als Dublette erkannt werden 

oder sich doppelte eMailadressen damit finden lassen. 



Bedienung 

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Die Ansicht beginnt mit der ersten gefundenen Dublette. Mit den 

Vor- und Zurückpfeilen gelangt man zur nächsten, bzw. vorhergehend 

gefundenen Dublette. Wird eine Dublette gefunden, werden 

alle damit übereinstimmenden Datensätze gelistet. Die Lupenfunktion 

bietet eine Vorschau, über das Bearbeiten-Icon kann man den 

gewünschten Datensatz in einem neuen Fenster aufrufen. 

In der Spalte „Behalten wird die Adresse ausgewählt, in die die 

Daten überführt werden sollen. In diese Zeile sind dann keine 

Überführen-Buttons mehr vorhanden. Das Bild muss also nach 

neu-setzen des Radion Button neu geladen werden, damit die 

Überführen-Buttons neu platziert werden können. 

Folgende Inhalte können über die Überführen-Buttons in die 

Hauptadresse überführt werden: 

• Aktivitäten 

• Adr.-Daten (eMails und Telefonnummern) 

• Suchkriterien 

Ein Button ist inaktiv, wenn die entsprechenden Inhalte nicht 

vorhanden sind (z.B. keine eMails oder Telefonnummern, keine 

Suchkriterien oder keine Aktivitäten). Wurde einer der Buttons 

betätigt, ist der Button dann automatisch inaktiv. 

Über das Mülleimer Symbol können nicht mehr benötigte Datensätze 

– wenn das entsprechende Recht dazu vorhanden ist - dann 

direkt gelöscht werden. 

Über das Symbol mit dem roten „x“ können als Dublette dargestellte 

Datensätze von der Suche ausgeschlossen werden. Wenn 

Sie diese Datensätze über das Symbol gelöst haben, werden 

diese nicht mehr als Dublette gemeldet. Sie können aber jederzeit 

über die Dubletten Einstellungen (Schraubenschlüssel Symbol) 

diese Datensätze für die Dubletten Prüfung wieder aktivieren. 



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Adressvervollständigung 

In den Adress-Grunddaten gibt es die Möglichkeit einen Link zur 

Adressvervollständigung direkt an den Kunden zu verschicken. Die 

Vervollständigung kann sich auf die ganze Adresse, die Suchkriterien 

oder beides beziehen. So können Sie gegebenenfalls auch 

nur die Suchkriterien vom Interessenten aktualisieren lassen. 

Sie starten die Adressvervollständigung über die Schaltfläche 

„Link mailen“ in den Adressgrunddaten. 

eMail: Verfügt die Adresse sogar über mehrere eMailadressen, so 

können Sie hier auswählen, an welche Adresse der Vervollständigungslink 

versendet wird. 

Text: Sie können den Text, welcher in der eMail über dem Link 

steht, auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Darin enthaltene Makros, 

wie z.B. die Briefanrede werden beim Versand ersetzt. 

Modus: Hier können Sie auswählen, ob der Kunde nur seine 

Adressdaten, nur seine Suchkriterien oder beides vervollständigen 

soll. 

Suchkriterien: Wenn Ihr Interessent bereits Suchkriterien bei Ihnen 

hinterlegt hat, können Sie hier entscheiden, ob er die bestehenden 

Suchkriterien editieren soll oder ob er neue Suchkriterien 

anlegen soll, die den bestehenden hinzugefügt werden. 



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1. Als Standard speichern: Der Text im eMail Anschreiben 

kann wie bereits beschrieben von Ihnen editiert werden. 

Wollen Sie den Text speichern, so dass beim nächsten 

Anschreiben der gleiche Text verwendet wird, können Sie 

diese Option aktivieren. Beachten Sie dabei, dass der Kunde 

nicht direkt 

2. Einverständnis Rückruf ist Pflicht: Benötigen Sie das Einverständnis 

des Interessenten, um ihn zurückzurufen? 

Hiermit können Sie sich dieses Einverständnis einholen. 

Der Interessent muss, bevor er die Daten sendet, dieses 

Einverständnis geben, da der Versand sonst gar nicht möglich 

ist. Diese Einwilligung wird für Sie in den Aktivitäten 

hinterlegt. 

3. Ich möchte eine Bestätigungs E-Mail erhalten, wenn der 

Datensatz vervollständigt wurde: Sie erhalten eine eMail 

nach der Vervollständigung. Diese eMail wird an die in den 

Benutzerdaten hinterlegte Adresse geschickt. 

4. Newsletter bestellen: Wurde diese Option aktiviert, hat der 

Interessent die Möglichkeit, sich einem Häkchen für den 

Newsletterversand einzutragen. Hat er sich für den Newsletter 

eingetragen, wird auch in den Grunddaten seines 

Datensatzes unter „Newsletter“ ein Häkchen gesetzt. Sie 

haben die Möglichkeit danach zu filtern und den Kunden 

zukünftig mit anzuschreiben. 

Sie haben außerdem die Möglichkeit den Text der vor der 

Newsletter-Option ausgegeben wird, selbst abzuändern. 

Gehen Sie dazu in die Grundeinstellungen der Software 

(Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Karteireiter 

Allgemein > Newslettertext) 

5. AGB akzeptieren: Sie können den Punkt „AGB akzeptieren“ 

erst in die Adressvervollständigung aufnehmen, wenn Sie 

in Ihren Grundeinstellungen entweder Ihre AGB als PDF- 

Datei hochladen oder einen Rechtshinweis eintragen. Die 

PDF-Datei wird dabei priorisiert behandelt. 



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Um Ihre AGB´s als PDF Datei hoch zu laden, gehen Sie 

bitte wie folgt vor. Klicken Sie auf Extras > Einstellungen > 

Grundeinstellungen. Hier unter den Grunddaten finden Sie 

rechts unten die Möglichkeit um eine PDF Datei hochzuladen. 

Über die Schaltfläche „Link senden“ wird der Interessent 

dann direkt angeschrieben. Wenn er dem Link in der Mail 

folgt, gelangt er in das Formular zu Vervollständigung. 

Serien-Adressvervollständigung 

Über ein speziell hierfür entwickeltes Makro können Sie Ihre Interessenten 

gesammelt anschreiben. Integrieren Sie dieses Makro 

in eine Serienmail (Ein Tutorial zum Serienmailversand finden Sie 

hier, damit alle Ihre Interessenten die Adressdaten und/oder die 

Suchkriterien aktualisieren. 

_Adr_Vervollstaendigung(x,y) 



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Der Buchstabe x repräsentiert den Adressvervollständigungsmodus. 

Folgende Werte sind erlaubt: 

• „Adresse“: nur die Adresse wird bearbeitet 

• „Adresse/Suchkriterien“: die Adresse und die Suchkriterien 

werden bearbeitet 

• „Suchkriterien“: nur die Suchkriterien werden bearbeitet 

Der Buchstabe y repräsentiert den Bearbeitungsmodus der Suchkriterien. 

Folgende Werte sind erlaubt: 

• „neu“: ein neues Suchkriterium wird definiert 

• „alt“: die alten Suchkriterien werden bearbeitet 

Bitte geben Sie, wenn Sie nur die Adresse bearbeiten lassen wollen, 

trotzdem einen Wert für den Suchkriterienbearbeitungsmodus 

an (z.B. neu). 



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E-Mail-Verwaltung 

Mit der eMail Verwaltung von onOffice smart erledigen Sie Ihre 

gesamte elektronische Kommunikation mit ein paar Mausklicks. 

Von der Einzelmail bis hin zum Versand von Serienmails – hier 

stehen Ihnen zahlreiche Features wie Vorlagen gestalten, Exposés 

einbinden oder den Versandzeitpunkt bestimmen zur Verfügung. 

Einrichtung 

Die Einrichtung Ihrer eMails unterscheidet sich dadurch, ob Sie 

bereits eMail-Adressen bzw. Postfächer verwenden und diese 

behalten möchten oder neue eMail-Adressen, die Ihnen onOffice 

smart in beliebiger Anzahl bereitstellt, nutzen möchten. 

In der eMailadministration können Sie Ihre Postfächer selbstständig 

einrichten, eine Domain beantragen, Import anlegen oder Weiterleitungen 

und Abwesenheitsnotizen eintragen. Dieser Bereich 

ist nur den Administratoren zugänglich. Über 

„Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Karteireiter eMail“ 

können Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen. 

Externe Clients 

Einrichten eines Accounts auf dem iPhone: 

1. Einstellungen 

Tippen Sie im Home-Bildschirm auf dem iPhone auf „Einstellungen“. 



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2. Mail, Kontakte, Kalender 

Tippen Sie auf „Mail, Kontakte, Kalender“ und dann auf „Account 

hinzufügen“. 

3. Account hinzufügen 

Tippen Sie auf einen Account-Typ: Andere 



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4. Geben Sie Ihre Account-Informationen ein und 

tippen Sie auf Sichern. 

5. IMAP oder POP3 

Zum Abrufen Ihres Postfachs mit einem externen Emailprogramm 

benutzen Sie folgende Zugangsdaten: 

Benutzer: … 

Passwort: … 

Posteingangsserver: pop3.onoffice.de (oder über imap: imap.onoffice.de) 

Postausgangsserver: smtp.onoffice.de 


Beachten Sie bitte beim Abruf 

über pop3, dass die Option „Kopien 

auf Server lassen“ aktiviert 

ist, da die Emails sonst nicht 

mehr über onOffice abgerufen 

werden können. 



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Wenn diese Meldung kommt dann NICHT „Abbrechen“ sondern 

„Fortfahren“. 

Das iPhone Versucht eine SSL Verbindung herzustellen aber das 

wird leider nicht möglich sein, bitte hier „Ja“ bestätigen. 

Wenn Sie doch noch Hilfe benötigen dann Kontaktieren Sie unseren 

onOffice Support per Telefon +49 (0)241 446 86-0 

oder per eMail support@onoffice.de 

Einrichtung Ihres Postfachs in Microsoft Outlook 

Um Ihr Postfach in Outlook zu importieren, benötigen Sie die folgenden 

Zugangsdaten: 

• Posteingangsserver: pop3.onoffice.de 

• Postausgangsserver: smtp.onoffice.de 

• Benutzername: identisch mit dem Namen des entsprechenden 

Postfachs 

• Passwort: stellt Ihnen onOffice zur Verfügung 

Die Einrichtung wird im folgenden am Beispiel von Outlook 2003 

erklärt. 



1. Wählen Sie unter 

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„Extras > E-Mailkonten“ den Punkt „Ein neues E-Mail-Konto 

hinzufügen“. 

2. Wählen Sie im nächsten Schritt für den Servertyp den 

Punkt „pop3“ aus. 



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3. Tragen Sie im folgenden Fenster die anfangs genannten 

Zugangsdaten ein. Testen Sie Ihre Eingaben über „Kontoeinstellungen 

testen“. Nach erfolgreichem Test, wählen Sie 

den Punkt „Weitere Einstellungen“. 

4. In den weiteren Einstellungen aktivieren Sie auf der Registerkarte 

„Erweitert“ den Punkt „Kopie aller Nachrichten auf 

dem Server belassen“ und bestätigen mit OK. Beachten 

Sie, dass bei Nicht-Aktivieren dieser Option alle eMails von 

Ihrem Online-Mailserver gelöscht werden. 



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5. Nach dem Verlassen der erweiterten Einstellungen können 

Sie im Einrichtungs-Dialog mit dem Punkt „Weiter“ fortfahren. 

Das folgende Fenster meldet Ihnen „Kontoeinrichtung 

abgeschlossen“. Schließen Sie das Fenster über „Fertig 

stellen“ 

Ihr Konto sollte nun funktionstüchtig sein. Sie können eMails über 

Outlook versenden und empfangen. 



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Lesen und Senden 

Über den Mausklick auf den Briefumschlag oder über das Menü 

Bearbeiten -> eMail erreichen Sie Ihre eMail-Verwaltung. 

E-Mails lesen 

Haben Sie neue Mails erhalten, werden diese in Fett dargestellt. 

Bei einfachem Mausklick auf Ihre Mails erscheint die Mail im unteren 

eMail Fenster – bei Doppelklick öffnet sich ein neues Fenster. 

Möchten Sie den Status Ihrer Mails aktualisieren, klicken Sie 

einfach auf das Briefumschlagsymbol Ihrer eMail-Verwaltung, die 

eMails werden nun mit dem onOffice Server abgeglichen. 

Farbliche Darstellung der Emails: 



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Die Mails mit roter Schrift und gelbem Hintergrund haben von 

dem Versender eine hohe Priorität / Dringlichkeit eingestellt bekommen. 

Sollten blaue Mails bei Ihnen vorhanden sein, so wurde 

diesen eine niedrige Priorität / Dringlichkeit vergeben. Alle Mails 

mit normalem Status werden in schwarz dargestellt. Wie Sie beim 

Versand einer Mail die Priorität einstellen können, erfahren Sie 

hier. 

Ansichten darstellen und Ordner neu anlegen 

Klicken Sie auf und Sie erhalten eine Übersicht über 

die bereits im System angelegten Ordner. 

Über den Button legen Sie neue Ordner innerhalb Ihrer Ansicht 

und somit innerhalb des eMail-Systems an. Per Mausklick erhalten 

Sie ein Eingabefeld, in welchem Sie den Namen Ihres gewünschten 

Ordners angeben können. Automatisch wird dieser in die 

Ansicht aufgenommen. 



Portalanfragen 

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Mit einem Stern gekennzeichnete eMails sind Portalanfragen. Hier 

wirkt ein eMail-Filter, durch den Sie aus der Anfrage eine Adresse 

generieren können. Das spart Ihnen wertvolle Zeit beim Aufnehmen 

der Adressdaten Ihrer Kunden. 

Wählen Sie um eine neue Adresse aus den 

vom Kunden übermittelten Daten zu erstellen, oder die Mail einem 

bestehenden Datensatz zuzuordnen. 

eMails selektieren 

Alle Mails, keine Mails, invertierte Darstellung oder gemäß dem 

jeweiligen Status: Selektieren Sie die Ansicht Ihrer Mails nach 

verschiedenen Kriterien. 



Auswahl eMails 

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Über „Aktionen“ können Sie Ihre Mails löschen oder nach bestimmten 

Vorgaben kennzeichnen. Auch die Zuordnung in die zuvor 

angelegten Ordner in diesem Menü unter „Verschieben nach“ 

möglich. 

eMails senden 

Um eine neue eMail zu versenden, benutzen Sie das Symbol Neuer 

Datensatz . Geben Sie Ihren Text in das vorgesehene Textfeld 

ein. 



Format: 

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Sie können Ihre eMail wahlweise im Text- oder HTML-Format 

versenden. Wenn Sie Grafiken einfügen oder z. B. einen gestalteten 

Newsletter versenden möchten, müssen Sie das HTML-Format 

verwenden. Sobald Sie in der Schaltfläche „Format“ HTML ausgewählt 

haben, wird die Normalansicht des HTML-Editors geöffnet. 

Die Normalansicht bietet eine kleine Auswahl an Schriftartoptionen: 

Die erweiterte Ansicht des HTML-Editors kann durch Klick auf das 

Bildschirmsymbol geöffnet werden. Diese enthält den Gesamtumfang 

der gängigen HTML-Befehle: 

Ein erneuter Klick auf das Bildschirmsymbol schließt die erweiterte 

Ansicht und führt Sie zurück zur Normalansicht. 

Rechtschreibprüfung: 

Über die Rechtschreibprüfung können Sie Ihr Dokument auf 

Schreibfehler testen. Klicken Sie dazu auf das Symbol . 



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Ihr eMail Text wird automatisch in die Rechtschreibprüfung übernommen. 

Sie können zwischen alter und neuer Rechtschreibung 

wählen. 

Textbausteine: 

Sie benutzen in Ihren Mails häufig die gleichen Textbausteine. Bei 

onOffice smart können Sie diese bequem anlegen. Mehr zur Anlage 

von Textbausteinen . 

Signatur: 

Ihre Signatur können Sie unter den eMail Einstellungen vorformulieren 

und in Ihre eMail einfügen. 

Erweiterte Funktionen 

In den erweiterten Funktionen bestimmen Sie die verschiedensten 

Kriterien, unter denen Ihre eMail versendet werden soll. Sie 

können flexibel wählen, welche Funktionen Sie in den Grundfunktionen, 

welche Sie in den Erweiterten Funktionen haben möchten. 

Mehr dazu unter „Einstellungen“. 

Priorität: 

Setzen Sie die Priorität Ihrer eMail auf Hoch, Normal oder Niedrig. 

Der Empfänger erhält dann ein seinem spezifischen eMail Programm 

angepasstes Symbol. 



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Sendezeitpunkt NICHT für Serienmails: 

Tag oder Nacht, heute oder in zwei Wochen - bestimmen Sie über 

den Kalender und die Uhr den exakten Versandzeitpunkt Ihrer 

Mail. 

CC: 

Weitere Empfänger Ihrer eMail 

BCC: 

Die Blindkopie, dieses Feld kann ein oder mehrere Absender enthalten, 

ohne dass dies jedoch für die anderen angebenen Empfänger 

sichtbar wird. 

Vorlage: 

Um die Arbeit beim Erstellen der eMail zu erleichtern, können Sie 

Vorlagen einsetzen. Mehr zum Thema „Vorlagen erstellen“ . 

Fax: 

Sie möchten Ihre Eingaben als Fax versenden? Prüfen Sie vorher 

die Dateigröße, ein Versand von mehr als 3 MB ist nicht möglich. 

Attachments: 

Um Ihrer eMail eine Datei, ein Bild o.ä. anzuhängen, klicken Sie 

bitte auf den Büroklammer-Button. 



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Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und laden Sie die gewünschte 

Datei von Ihrem Rechner hoch. Sie haben mehrere Anhänge? Kein 

Problem, klicken Sie einfach ein weiteres Mal auf den Büroklammer-Button. 

eMail zuordnen 

In onOffice smart werden alle ein- und ausgehenden eMails in die 

Aktivitäten eingetragen. Die verschiedenen Abläufe sehen, wie in 

folgenden Beispielen dargestellt, aus: 

Posteingang 

Sie erhalten eine eMail, dessen Absender eine andere Domain 

besitzt, also zum Beispiel a.mustermann@home.de. 

• Existiert ein Adress-Datensatz mit der eMail-Adresse 

a.mustermann@home, wird für diese eMail in dessen Aktivitäten 

ein Eintrag mit der Aktionsart „Email“, Aktionstyp 

„Eingang“ erstellt. 



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• Ist die eMail-Adresse in Ihren Adressdatensätzen nicht 

vorhanden, wird zunächst kein Aktivitäten-Eintrag angelegt. 

Sie können jedoch entweder die eMail manuell mit einem 

neuen Adressdatensatz verknüpfen oder die eMail-Adresse 

in einen bestehenden Adressdatensatz eintragen. Der Aktivitäteneintrag 

wird automatisch angelegt. 

Postausgang 

eMail neu erstellen 

Sie schreiben eine neue Mail an den Besitzer der eMail-Adresse 

a.mustermann@home.de. Haben Sie im Vorfeld einen einen Adress-Datensatz 

zu dieser Person angelegt inklusive eMail-Adresse, 

wird die ausgehende eMail mit der Aktionsart „Email“, Aktionstyp 

„Ausgang“ in seiner Aktivitätenliste eingetragen. 



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eMail beantworten 

Wenn Sie eine eMail von a.mustermann@home.de beantworten 

und haben Sie im Vorfeld seinen Adressdatensatz inklusive eMail- 

Adresse hinterlegt, wird die ausgehende eMail mit der Aktionsart 

„Email“, Aktionstyp „Ausgang“ in seiner Aktivitätenliste eingetragen. 

eMail weiterleiten 

Sie erhalten eine Mail von a.mustermann@home.de und leiten 

diese weiter. Beim Weiterleiten von eMails wird die ursprüngliche 

Absender-Adresse versteckt in der weitergeleiteten eMail 

vermerkt. Dies funktioniert auch bei mehrfacher Weiterleitung. 

Maßgeblich für den Aktivitäten-Eintrag beim Weiterleiten ist immer 

die ursprüngliche Absenderadresse (a.mustermann@home.de). 

Existiert hier ein Adress-Datensatz und ist dort die eMail-Adresse 

a.mustermann@home.de hinterlegt, wird die weitergeleitete eMail 

in seine Aktivitätenliste eingetragen. 

Zuordnung setzen 

Wenn in einer eMail das unten abgebildete Symbol zum Zuordnen 

sichtbar ist, kann die Mail nicht automatisch zugeordnet werden. 

Die Absenderadresse ist noch in keinem Adressdatensatz bekannt. 

Mit Klick darauf öffnet sich der Dialog zum Zuordnen eines Adressdatensatzes. 

Sie können über den Karteireiter „Adresse 

suchen“ eine bestehende Adresse zuordnen oder über „Neu 

Anlegen“ eine neue Adresse anlegen. Beim Zuordnen eines bestehenden 

Adressdatensatz funktionieren die Eingabefelder als 

Suche. Es genügt also der Eintrag des Namen und der anschließende 

Klick auf „Suchen“. Unter den Suchergebnissen kann der 

gewünschte Datensatz ausgewählt werden. Beim Neu Anlegen 

können die Eckdaten schon mal in die Eingabefelder eingetragen 

werden. Ein Klick auf „Anlegen“ generiert einen neuen Adressdatensatz 

aus den eingetragenen Daten. 



Zuordnung lösen 

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Ist bei einer eMail bereits eine Adressverknüpfung vorhanden, Sie 

möchten diese aber einem anderen Adressdatensatz zuordnen, 

kann die bestehende Zuordnung manuell durch Klick auf das - 

Symbol gelöst werden: 

Sobald die Zuordnung gelöst wurde, kann die eMail mit einem 

anderen Adressdatensatz verknüpft werden: 



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Objektzuordnung setzen 

Wenn in einer eMail das unten abgebildete Symbol zum Zuordnen 

sichtbar ist, kann die Mail nicht automatisch einem Objekt zugeordnet 

werden. 

Mit Klick darauf öffnet sich der Dialog zum Zuordnen eines Objektdatensatzes. 

Siehe Abbildung unten. Sie können hier nun anhand 

verschiedener Auswahlmöglichkeiten, nach einem bestehende 

Objekt suchen. Ist das gewünschte Objekt gefunden, markieren 

Sie dieses und klicken auf zuordnen. Das Objekt wird nun dieser 

eMail zugeordnet. 

Weiterhin haben Sie hier noch die Möglichkeit über die Option 

„Automatische Suchkriterien“ direkt für den mit der eMail verknüpften 

Adressdatensatz Suchkriterien zu hinterlegen. Diese 

Suchkriterien werden anhand der Daten des verknüpften Objektes 

in dem Adressdatensatz angelegt. 

Es gibt ebenfalls noch die Möglichkeit archivierte Objekte bei dieser 

Suche mit einzubeziehen. Hierzu muss einfach der Haken bei 

„archivierte Objekte anzeigen“ angeklickt werden. 



Einstellungen 

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In den Einstellungen legen Sie die Vorgaben für Ihren eMail-Versand 

fest. 

Signatur: 

Im Bereich Signatur können Sie beliebig viele Signaturen anlegen. 

1. Um eine Signatur anzulegen, klicken Sie auf den Button 

2. Sie werden aufgefordert, ein Kürzel für Ihre Signatur einzugeben. 

3. Geben Sie nun in das Textfeld Ihre gewünschte Signatur 

ein und drücken Sie „Sichern“. 

4. Zum Löschen einer Signatur leeren Sie das Textfeld und 

drücken „Sichern“ 



Spamschutz: 

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Hier stellen sie die Schwelle ein, ab der eine eMail als Spam kategorisiert 

wird. Ein gebräuchlicher Wert für Spam liegt bei etwas 

über 6. Sie sollten nur dann einen niedrigeren Schwellwert einstellen, 

wenn Ihnen die Einstellung nicht rigoros genug erscheint, 

ansonsten klicken Sie einfach auf den empfohlenen Wert. 

Abwesenheitsnotiz: 

Sie haben hier die Möglichkeit für die einzelnen Postfächer Abwesenheitsnotizen 

zu hinterlegen. Wählen Sie das entsprechende 

Postfach einfach über das Klappmenü aus und aktivieren die Abwesenheitsnotiz. 

Über „Abwesenheitsnotiz bearbeiten“ haben Sie 

dann die Möglichkeit Ihren entsprechenden Text für das ausgewählte 

Postfach zu hinterlegen. 

Standard Sender-eMail Adresse: 

Sofern dem Benutzer mehrere Identitäten (Postfächer) zur Verfügung 

stehen, können Sie hier das Postfach bestimmen, mit dem 

der Benutzer standardmäßig versendet. 

CC, BCC, Priorität und Sendezeitpunkt, Vorlage, Attachment: 

Hier legen Sie fest, ob diese Einstellungen in den Grundeinstellungen 

von Ihnen vorgenommen werden oder in den Erweiterten 

Einstellungen. 

Sendebestätigung abgeschaltet: 

Schalten Sie die Sendebestätigung ab, wird Ihr Empfänger nicht 

aufgefordert, eine Sendebestätigung zurückzusenden. 



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Standard Anzeigeformat: 

HTML oder Text als Darstellung aller eMails. 

Standard Eingabeformat: 

Hier können Sie wählen, ob Sie Ihre eMails grundsätzlich im 

HTML- oder im Textformat verfassen möchten. 

URLs hervorheben: 

Im eMail Text werden die Internetadressen unterstrichen. 

Quoting Style: 

Darstellung des wiederholten eMailtextes beim Beantworten einer 

Mail. 

Vorschaufenster anzeigen: 

Das untere Fenster, welches die angewählten eMails bereits bei 

einmaligen Mausklick wird wahlweise angezeigt. 

Font für „Nur Text Nachrichten“: 

Schreiben Sie Ihre Mails in der Schriftart Arial oder Courier. 

Prefix für weitergeleitete Mails: 

Wählen Sie hier das Kürzel vor dem Betreff in Ihrer Betreff-Zeile, 

wenn Sie Ihre eMail weiterleiten. WG für „weitergeleitet“, FW für 

„forwarding“ oder Benutzerdefiniert. 

Prefix für beantwortete Mails: 


wenn Sie eine eMail beantworten. AW für „antworten“, RE für 

„return“ oder Benutzerdefiniert. 

Anzeige für leeren Betreff: 

Sie haben in Ihrer eMail nichts in der Betreffzeile angegeben? 

Dann wird die leere Zeile automatisch mit Ihrem gewählten Begriff 

oder Satz ersetzt. 



Serienmails 

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Mit onOffice smart erstellen Sie leicht Serienmails, um mehrere 

gleiche eMails an Ihre Interessenten oder Kunden zu versenden. 

Sie können die Serienmail über eine Arbeitsliste oder einen gefilterten 

Adressbestand schicken. 

Zuerst bestimmen Sie die Empfänger Ihrer Serienmail. Wechseln 

Sie in die Adressverwaltung und selektieren Sie in der Arbeitsliste 

die gewünschten Adressdatensätze. Wählen Sie dann unter den 

Listenaktionen den Punkt „Arbeitsliste erstellen/erweitern“. 



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Aktivieren Sie die Arbeitsliste, die Sie im Vorfeld erstellt haben. 

Zur besseren Erkennung, dass Sie sich im Arbeitslistenmodus befinden, 

färbt sich der Bildschirmhintergrund blau. 

Legen Sie eine neue eMail an. Achten Sie darauf, dies nicht über 

einen neuen Datensatz zu tun, sondern über das Menu neben 

dem Symbol „Neuer Datensatz“. 

Aktivieren Sie im Dialog für den Emailversand die Checkbox „Serienmail“. 

Sie sehen nun in roter Schrift, wie viele Adressen aktiviert 

sind. Über die erweiterten Funktionen ist auch die Auswahl 

einer Vorlage möglich. Überprüfen Sie die Anzahl der Empfänger 

und versenden Sie die Mail. 



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Nachdem die eMails versendet wurden, sollten Sie den Filter oder 

die Arbeitsliste wieder deaktivieren. 

Extras > Filter/Listen Reset 

E-Mail Filter 

Sie können Ihre eMails auch nach vorher definierten Filtern in frei 

wählbare Ordner sortieren. So werden z.B. Importberichte direkt 

in einen Ordner verschoben, ohne Ihnen täglichen eMail Verkehr 

zu belasten. Zur Selektion Ihrer eMails gehen Sie auf 

Bearbeiten > eMail 

Klicken Sie dort in der oben Leiste auf die Filterfunktion 

. 

Im linken Fenster sehen Sie die bereits von Ihnen installierten 

Filter. Diese gelten nur für den jeweiligen Benutzer. Das rechte 

Fenster ist nicht editierbar, es dient ausschließlich der automatischen 

Zuordnung von Inhalten wie z. B. Adressdaten, die Sie von 

den jeweiligen Portalen zugesandt bekommen. 

Um einen neuen Filter anzulegen, klicken Sie auf „Neu“. 



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Folgende Eingaben können Sie tätigen: 

Filter Name: 

Geben Sie den gewünschten Namen des Filters ein. 

Für eMails in: 

Die Filtereinstellungen gelten für die eMails, die sich in folgendem 

Ordner befinden. 

die alle folgenden Kriterien erfüllen/die eines der folgenden Kriterien 

erfüllen: 

Klicken Sie auf „Mehr“. Jetzt können Sie Ihre Filterkriterien konkretisieren. 

folgende Aktion durchführen: 

Hier entscheiden Sie, was mit Ihrer selektierten Mail geschehen 

soll, in einen Ordner verschieben, als gelesen kennzeichnen oder 

die Nachricht markieren bzw. löschen. 

Beispiel: Wenn eine Mail im Posteingang im Betreff den Begriff 

„Importbericht“ enthält, soll diese Mail in das Archiv verschoben 

werden. 



| 100 


Klicken Sie auf „Speichern“. Ihr neuer eMail-Filter erscheint nun 

im linken Filter-Fenster. 



| 101 


Mit der Aufgabenverwaltung verwalten Sie die kompletten Aufgaben 

des täglichen Geschäfts. Auf einen Blick werden Sie über Status, 

Priorität, Fälligkeit etc. der anstehenden Aufgaben informiert. 

Natürlich sind alle Aufgaben, abgesehen von Ihren Privateinträgen, 

für alle Benutzer einsehbar. Jede Aufgabe lässt sich zudem 

mit Objekten, Adressen, Dateien oder Projekten verknüpfen und 

ist damit ein weiterer wesentlicher Baustein Ihrer Software onOffice 

smart. 

Listenansicht 

In der Listenansicht sehen Sie alle eingetragenen Aufgaben der 

Benutzer auf einen Blick. 

Die Darstellung unterteilt sich in 4 Karteireiter. Alle Aufgaben, 

ohne Bearbeiter, meine Aufgaben und verteilte Aufgaben. 

alle Aufgaben 

Zeigt Ihnen alle für Ihren Benutzer eingetragene Aufgaben, sowohl 

als Verantwortlicher übertragene als auch als Bearbeiter übertragene 

Aufgaben. 

ohne Bearbeiter 

Zeigt Ihnen Aufgaben die keinen Bearbeiter haben. 

meine Aufgaben 

Zeigt Ihnen Aufgaben in der Sie die Verantwortung haben oder als 

Bearbeiter ausgewählt wurden. 

verteilte Aufgaben 

Zeigt Ihnen Aufgaben die Sie an andere Benutzer verteilt haben. 



Aufgabensuche 

| 102 


In der Aufgabensuche können Sie mit der Ticketnummer nach einer 

bestimmten Aufgabe suchen. Alternativ können Sie auch nach 

Betreff und Inhalt der Aufgabe suchen. 

Aufgabenkalender 

Mit dem Aufgabenkalender können Sie in der Kalenderansicht 

vergangene Aufgaben an den Sie gearbeitet haben und geplante 

Aufgaben ansehen. Dazu müssen Sie in einer Aufgabe die Option 

„In Aufgabenkalender“ anwählen und Sichern. Erst dann erscheinen 

diese Aufgaben in dem Kalender. 



| 103 


Um den Aufgaben Kalender dann sehen zu können, müssen Sie 

in der Kalenderansicht unter Auswahl den Menüpunkt „Aufgaben 

eines Benutzers“ wählen. 

Somit können Sie sich einen kleinen Überblick über Ihre Aufgaben 

verschaffen, wann Sie an welcher Aufgabe in der Vergangenheit 

gearbeitet haben und wie die Planung Ihrer Aufgaben in der Zukunft 

aussehen könnte. 

Außerdem wird jetzt zusätzlich in der Aufgabenliste der verbleibende 

Sollaufwand (Spalte „VSA“) angezeigt. Zusätzlich wird der 

gesamte verbleibende Sollaufwand der momentan angezeigten 

Aufgaben unter der Aufgabenliste ausgegeben. 



| 104 


Aufgabe anlegen 

Um eine neue Aufgabe anzulegen, können Sie zwei verschiedene 

Wege gehen: 

1. über das Symbol „neuer Datensatz“ Aktivitäten oder 

2. über einen bereits vorhandenen Adressdatensatz. Gehen 

Sie dazu in Ihre Adressdatenverwaltung, selektieren Sie 

eine Adresse und klicken Sie auf den Button „Aufgabe“. 

3. über ein bereits vorhandenen Objektdatensatz. Klicken Sie 

dazu einfach ein bestehendes Objekt an und klicken dann 

auf den Button „Aufgabe“. 

Aufgabe 

Um Ihre Aufgabe zu definieren, können Sie die verschiedensten 

Kriterien bestimmen - vom Verantwortlichen über die Priorität bis 

hin zur zeitlichen Festlegung. Wenn Sie einer Aufgabe eine Deadline 

setzten, wird diese 3 Tage vor dem Ende der Deadline in der 

Aufgabenliste rot markiert und an erster Stelle hinterlegt. 



| 105 


Alle Aufgaben können von allen Benutzern eingesehen werden. 

Um persönliche Aufgaben zu deklarieren, klicken Sie auf „Privat“. 

Diese Aufgabe ist nun nur für Sie einsehbar. 

Mitteilungen in Aufgabenverwaltung 

Wenn Sie eine Aufgabe angelegt haben, dann können Sie Mitteilungen 

an den Verantwortlichen oder auch an einem Bearbeiter 

senden, soweit einer ausgewählt wurde. 



| 106 


Alle Aufgaben können von allen Benutzern eingesehen werden. 

Um persönliche Aufgaben zu deklarieren, klicken Sie auf „Privat“. 

Diese Aufgabe ist nun nur für Sie einsehbar. 

Details 

In den Detailfeldern bestimmen Sie den aktuellen Status der Aufgabe. 

Wenn die Aufgabe erledigt ist, kann dies angegeben werden. 

Mit dem Start- und Ende-Button kann gemessen werden, wie 

lange jeder User an der Aufgabe gearbeitet hat. 

Beschreibungen 

Unter den Beschreibungen können Sie einen Betreff und eine 

Projektbeschreibung eingeben. Alle Änderungen, die Sie oder ein 

anderer Nutzer an dem Datensatz vornehmen, werden im Feld 

„Kommentare“ im Detail aufgenommen. 



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Aufgabentyp definieren 

Sie können den Aufgabentyp flexibel erweitern. Möchten Sie zum 

Beispiel als Aufgabentyp „Photos von..“ aufnehmen, bestimmen 

Sie dieses über die Administration. 

Aufgaben zurückstellen 

Über das Eingabefeld „Zurückgestellt bis“ können Sie die Aufgabe 

auf einen späteren Zeitpunkt terminieren. Wenn in der Aufgabenliste 

der Status „Nicht erledigt, nicht zurückgestellt“ ausgewählt 

ist, wird eine zurückgestellte Aufgabe nicht mehr angezeigt. Am 

festgelegten Tag ändert sich dann der Status von „zurückgestellt“ 

automatisch auf „in Bearbeitung“ und die Aufgabe erscheint wieder 

in der Liste. 



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Mit der onOffice smart Terminverwaltung erhalten Sie eine komplette 

Übersicht Ihrer Termine, wahlweise in verschiedenen Ansichten. Nach 

von Ihnen festgelegter Farbdefinition werden die Termine farbig für 

den jeweiligen Nutzer angezeigt. Für das Plus an Effizienz: Jeder Termin 

kann mit einer Kontaktadresse oder einem Objekt verknüpft werden. 

Kalenderübersicht 

In der Kalenderübersicht sehen Sie alle Termine auf einen Blick. 

Auswahl der Ansicht 

Sie können sich die Ihre Terminansicht ganz nach spezifischen Anforderungen 

gestalten. So lassen sich in den Grundeinstellungen 

Voreinstellungen vornehmen für 

a. Neuen Termin eintragen für – alle oder einzelne Benutzer 

b. Art der Ansicht – alle oder der einzelnen Benutzer 

c. Kalender Ansicht – Tages-, Wochenansicht oder Arbeitswoche 

Flexibel können Sie sich den gewünschten Monat bzw. das gewünschte 

Jahr anzeigen lassen – auch rückwirkend. Der Kalender 

lässt sich in der Ansicht wahlweise als Tages-, Wochenansicht, 

Arbeitswoche oder die nächsten Termine einstellen. 

Desweiteren haben Sie die Möglichkeit, sich die Termine für alle 

oder für einzelne Benutzer anzeigen zu lassen. Wählen Sie einzelne 

Benutzer, erscheint ein weiteres Pull-Down-Menü zur Auswahl 

des Benutzers. 

Nehmen Sie in der Terminverwaltung Einstellungen vor, z. B. 

Ansicht der Arbeitswoche, wird diese – auch beim Wiederaufruf – 

angezeigt. 



| 109 


Farbliche Kennzeichnung der Benutzer 

Um die Termine der einzelnen Benutzer übersichtlich abzugrenzen, 

können die Benutzer farblich unterschieden werden. 

Die Farben lassen sich über die Benutzereinstellungen zu dem 

jeweiligen Benutzer zuordnen. Eine Zuordnung der Farben zu der 

Art der Termine ist nicht möglich. Mehr zum Thema Grundeinstellungen 

der Terminfarben. 

Auswahl nach Ansicht 

Lassen Sie sich nur die gewünschten Termine anzeigen. Hier können 

Sie neben den Terminen eines Benutzers auch eine komplett 

individualisierte Ansicht zusammenstellen. Wählen Sie dazu unter 

Auswahl den Punkt „Termine nach Auswahl“. So können Sie z.B. 

neben den Terminen von Benutzern A und B auch noch die Ressourcen 

Vergabe des Konferenzraum oder der Firmenfahrzeuge 

anzeigen lassen. 


Um in dieser Auswahl auch Ressourcen 

auswählen zu können 

müssen diese erst in der Administration 

auf dem Karteireiter 

„Singleselect“ im Modul „Kalender“ 

und dem Schlüsselfeld 

„Ressourcen“ angelegt werden. 



| 110 


Termin neu anlegen 

Um einen Termin neu anzulegen klicken Sie entweder auf das 

„Neue Datensatz Symbol“ ’Interessenten oder wählen direkt den 

exakten Zeitpunkt mit einem Doppelklick innerhalb des Kalenders. 

Eintrag eines neuen Termins 

Über diese Eingabemaske können Sie Ihren Termin nach spezifischen 

Kriterien anlegen. 

Sollte für mindestens einen Benutzer bereits ein Termin für den 

festgelegten Zeitraum eingetragen sein, so erhalten Sie beim Speichern 

des neuen Termins folgende Warnmeldung. Außerdem wird 

Ihnen die Überschneidung nach dem Speichern im Termin (unten 

links) in rot dargestellt. 

Art des Termins 

Bestimmen Sie Anfangs- und voraussichtlichen Endzeitpunkt Ihres 

Termins. Auch die Art des Termins können Sie frei wählen. Die Art 

des Termins ist über die Administration flexibel ergänzbar. Mehr 

zum Thema Administration. 



| 111 


Sie können Ihren Termin wahlweise für einen Benutzer oder ganze 

Gruppen anwählen. Die Termine werden dann in der den Benutzern 

oder Gruppen zugeordneten Farben angezeigt. Mehr zum 

Thema Grundeinstellungen der Terminfarben. 

Terminstatus festlegen 

Je nach aktuellem Status können Sie Ihren Termin wahlweise auf 

privat, erledigt, abgesagt oder Erinnerung schalten. Steht Ihr Termin 

auf „privat“, ist er für die anderen Nutzer nicht einsehbar. 

Möchten Sie sich an Ihren Termin erinnern lassen, können Sie 

dies in einem Zeitraum von Minuten bis zu drei Wochen vornehmen. 

Die Grundeinstellung zur Terminerinnerung nehmen Sie 

unter den Benutzereinstellungen vor. 

Terminzuordnung zu Objekt oder Adresse 

Haben Sie Benutzer oder Gruppe angewählt, können Sie diesen 

ein Objekt oder eine Adresse zuordnen. Ordnen Sie Ihrem Termin 

einem Objekt zu, wird er auch in das Maklerbuch aufgenommen. 

Ordnen Sie Ihrem Termin eine Adresse zu, erscheint der Temin 

auch unter dem Reiter Aktivitäten. 

Terminerstellung aus einer eMail 

Sie haben nun auch die Möglichkeit direkt aus einer eMail heraus 

einen Termin zu erstellen. Dazu klicken Sie einfach auf den Button 

Termin und Sie kommen sofort in die Terminverwaltung. Ist ein 

Adressdatensatz oder ein Objekt verknüpft, werden diese direkt 

mit dem Termin verknüpft. Die Betreffzeile der eMail wird automatisch 

zur Betreffzeile des Termines. Sie brauchen jetzt nur noch 

das Datum und die Uhrzeit eingeben und dann sichern. 



Dubletten 

| 112 


Erstellen Sie ein Termin prüft onOffice smart sofort ob die ausgewählten 

Benutzer und Ressourcen verfügbar sind und keine 

Zeitliche Überschneidung auftritt. Ist das der Fall warnt Sie onOffice 

smart sofort. 

Serientermine 

Termine, die sich in Ihrem täglichen Arbeitsablauf kontinuierlich 

wiederholen, können Sie bei onOffice smart komfortabel auf den 

Status „Serientermine“ setzen. 

Um Ihren Termin zu einem Serientermin zu modifizieren, aktivieren 

Sie die Terminwiederholung. 



| 113 


Es erscheint eine neue Eingabemaske, in der Sie die Terminwiederholung 

näher fixieren können. 

Geben Sie hier zunächst den zeitlichen Abstand innerhalb der Terminwiederholung 

ein. Desweiteren bestimmen Sie hier den Anfang 

und den Endtermin. 

Mit dem Button löschen Sie die Wiederholung Ihres 

Termins. Der Termin bleibt dennoch als Einzeltermin bestehen. 

Terminbestätigung 

In der Detailansicht eines Termins können Sie den Terminort auswählen. 

Zur Auswahl stehen hier: 

• Adresse aus den Grunddaten 

• Adresse des verknüpften Objekt 

• Adresse des verknüpften Interessenten 

• Sonstige, hierbei kann die Adresse manuell eingetragen 

werden 


Geben Sie den Endtermin Ihrer 

Terminwiederholung im Bereich 

der Serientermine ein und nicht 

bei der Bestimmung des Enddatums 

im oberen Bereich der 

Eingabemaske. 



| 114 


Über die Schaltfläche „Terminbestätigung“ kann eine Bestätigung 

an den Kunden geschickt werden. Dabei öffnet sich in einem Popup 

Fenster der Standard Text. 

Der Text kann von Ihnen beliebig angepasst werden. Das Makro 

_Route wird durch einen Link zum Routenplaner von Google 

ersetzt. Hierbei ist der oben festgelegte Terminort das Ziel der 

Route. 



| 115 

smart success 

Mit smart success entscheiden Sie sich für eine 

professionelles und individuelles Design mit zahlreichen 

zusätzlichen Features. Auf den nächsten 

Seiten sehen Sie, wie Sie Ihre Homepage in ein 

paar Schritten selbst erstellen können. Die Pflege 

Ihrer Website gestaltet sich mit smart success extrem 

einfach. Selbstverständlich binden wir auch Ihre bestehende 

Webseite in smart success ein. 

Design 

Mit smart success können Sie sich auf eigenem Weg eine Homepage 

im Baukastensystem erstellen. Wünschen Sie ein Layout, 

welches Ihrem Unternehmensprofil in Aussehen und Struktur optimal 

entspricht, wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb – wir 

erstellen Ihnen gerne ein Angebot. 

Klicken Sie auf den Button mit dem IE-Browser Kennzeichen, welches 

ein Sternchen aufweist. 

Um eine neue Website zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol 

Neuer Datensatz. 

Sie haben nun eine neue Webseite angelegt. Um diese zu aktivieren, 

müssen Sie die Seite zunächst online schalten. Klicken 

Sie dazu wieder auf das IE-Browser Symbol mit Sternchen und 

schalten Sie Ihre Site online. Damit ist die Site noch nicht im Web 

sichtbar, sondern nur für den onOffice Server freigeschaltet. 



Wahl eines Designs 

| 116 


Klicken Sie nun auf das Bearbeitungssymbol Ihrer Website. 

Wählen Sie sich per Mausklick ein Template aus. Die Farbgebung 

ist hier nicht entscheidend, da Sie diese im nächsten Menüpunkt 

nach Bedarf definieren können. 

Farbe 

Sie kennen den Hexadezimalcode Ihrer Unternehmensfarben? 

Dann können Sie diesen hier eintragen. Alternativ wählen Sie aus 

der Farbpalette die gewünschten Farben aus oder wählen Sie den 

onOffice Vorschlag. 


Sie können die Seitenvorschau 

erst benutzen, wenn Sie Ihre 

erste Seite als Startseite definiert 

haben. 



| 117 


Logo/Grafik hochladen 

Klicken Sie auf den Button „Logo/Grafik“. Hier lassen sich entweder 

bereits entworfene Logos hochladen oder Ihr eigenes Unternehmenslogo. 

Um Ihr eigenes Logo hochzuladen, aktivieren Sie das Template 

„Individuell“ und klicken Sie auf den Bearbeitungs-Button. 

Es erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie Ihr Logo über den 

„Durchsuchen“ Button hochladen können. 

Generell gilt: Je größer Ihre Logo-Vorlage, desto besser ist die 

Darstellung auf den Unterlagen. Empfohlen wird eine Mindestbreite 

von 800 Pixel bis 1000 Pixel. 

Kopfbanner hochladen 

Auch können Sie ein individuelles Kopfbanner hochladen. 



| 118 


Es erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie Ihr Kopfbanner über 

den „Durchsuchen“ Button hochladen können. 

Gliederung 

Im Bereich „Gliederung“ legen Sie die Struktur und die Inhalte 

Ihrer Webseite fest. 

Geben Sie hier den Namen Ihrer angelegten Seite, den Linknamen 

und den Titel fest. Definieren Sie die Seite als Startseite, nur so 

können Sie sich Ihre Seite in der „Seitenvorschau“ ansehen. 


Wenn Sie ein Template oder Teile 

eines Template bei onOffice 

geordert haben, kann es sein, 

dass das derzeitige Kopfbanner 

fest verankert ist. Kontaktieren 

Sie bei Wunsch eines Wechsels 

den onOffice Support. 



| 119 


Sichern Sie Ihre Angaben. 

Klicken Sie auf „Inhalte hinzufügen“. 

Die in der Box befindlichen Symbole kennzeichnen folgende Aktivitäten: 

1. Über das Symbol Bearbeiten können Sie Ihren Text in 

einem Popup-Fenster für die Seite eingeben. 

2. Über das Symbol können Sie Ihre Texte direkt in der 

Ansicht Ihrer Webseite eingeben. 

3. Über das Symbol schalten Sie Ihre Texte online (zunächst 

nur auf dem Testserver, bis Sie Ihre komplette Site 

freigeschaltet haben.) 



| 120 


Objektdarstellung 

Anlegen einer Seite Objektdarstellung 

Um eine Objektdarstellung anzulegen, müssen Sie zunächst eine 

Seite unter dem Reiter „Gliederung“ anlegen, die als Objektdarstellung 

definiert ist. 

Unter der Gliederung sehen Sie eine Pfeilleiste. 

Hier können Sie wahlweise eine Seite unterhalb Ihrer aktuell 

angeklickten Seite auf gleicher Ebene anlegen (Pfeil nach unten), 

eine Seite als Untermenü in 2. Ebene (Pfeil nach rechts) oder 

eine Seite über Ihrer aktuell angeklickten Seite (Pfeil nach oben) 

anlegen. 

Legen Sie die Seite an, schalten Sie sie online, tätigen Sie alle 

Angaben und klicken Sie auf „Inhalt hinzufügen“. Innerhalb des 

Popup-Fensters wählen Sie „Objektdarstellung“. 



| 121 


Sie können bestimmen, ob Ihre Objektangebote noch weiter separiert 

werden sollen. Möchten Sie mehrere Objektdarstellungen 

in Ihre Site einfügen, legen Sie einfach weitere Seiten im gleichen 

Prinzip an. 

Auch lässt sich hier zwischen manuell oder/und automatisch zugeordneten 

Objekten unterscheiden. 

Sichern Sie Ihre Angaben und wechseln Sie in den Reiter „Objektdarstellung“. 

Auswahl des Designs Objektdarstellung 

Im Bereich „Objektdarstellung“ wählen Sie die Ansichten Ihrer 

Objektdarstellung. In der Auswahl wird unterschieden zwischen: 

Rahmen: Sie wählen die Ansicht der Objektübersicht. 

Objektliste: Sie wählen die Ansicht der einzelnen Objekte 

Objektübersicht: Sie wählen die Ansicht der Detailansicht. 



Features 

| 122 


Zusätzlich zu Ihrer eigenen Homepage können Sie verschiedene 

Features in Ihre Homepage integrieren, die Ihren Kunden einen 

zusätzlichen Mehrwert bieten. Diese Features können Sie in unserem 

Shopping-Center erwerben. Nach Bestellung setzt sich unser 

Support mit Ihnen in Verbindung, um mit Ihnen eine speziell auf 

Ihre Homepage abgestimmte Eingliederung abzustimmen. 

Unter dem Reiter „Features“ sehen Sie die Module, die von Ihnen 

erworben worden sind. 



Domains 

Kaufen 

| 123 


Über die Domain wird im Internet auf Ihre Webseite zugegriffen. 

Sie haben einen Wunschnamen? Geben Sie den Namen ein – es 

wird überprüft, ob er bereits vergeben ist oder von Ihnen zukünftig 

genutzt werden kann. 

Verwalten 

Sie können die über onOffice erworbenen Domains und deren 

Einsatz verwalten. Links sehen Sie die Auflistung der von Ihnen 

genutzten Domains, rechts die der für Sie verfügbaren Domains. 



Einbindung 

| 124 


Sie haben bereits eine Domains bei einem anderen Provider 

geordert? Dann können Sie Ihre Webseite einbinden, indem Sie 

den vorgegebenen Code verwenden. Alternativ laden Sie sich die 

unten angegebene Datei herunter und stellen sie in das Hauptverzeichnis 

auf dem Server Ihres Providers. 



Einstellungen 

Suchmaschinen 

| 125 


Damit ihre Webseite besser im Internet gefunden werden, können 

Sie Suchbegriffe definieren, von denen Sie glauben, dass diese 

am ehesten von Interessenten verwendet werden. 

Beachten Sie: Der erste Suchbegriff, den Sie eingeben, ist automatisch 

auch der Titel der Webseite. 

Description: In der Description beschreiben Sie in maximal 250 

Zeichen Ihr Unternehmen. Dieser Text wird z. B. bei Google unter 

Ihrem Eintrag angezeigt. Geben Sie keine Description an, werden 

automatisch die ersten Zeilen Ihres Fließtextes verwendet. 

Allgemein 

Unter „Allgemein“ können Sie eine Karte in Ihre Webseite einbetten. 

Ein einzelner Maps-API-Schlüssel gilt für ein einzelnes „Verzeichnis“ 

oder eine einzelne Domain. Sie benötigen ein Google- 

Konto, um einen Maps-API-Schlüssel zu erhalten. 



| 126 


Sind Sie bei Google angemeldet, generieren Sie unten auf der 

Seite bei Google einen Schlüssel und geben Ihnen in das vorgesehene 

Feld ein. 



| 127 

SyncML 

Wie funktioniert SYNC ML? 

Um Aufgaben, Termine und Adressen von smart zu Microsoft 

Outlook synchronisieren zu können, müssen Sie sich zunächst 

einen Client installieren, mit dessen Hilfe die gewünschten Daten 

synchronisiert werden können. Der Client, der es Ihnen ermöglicht, 

in smart zu synchronisieren, ist bereits in smart vorhanden. 

Das Einrichten des Clients in Microsoft Outlook wird im folgenden 

Dokument beschrieben. 

SyncML ist ein Standard, um Daten zu synchronisieren. Ein Synchronisationsvorgang 

läuft folgendermaßen ab: 

Alle Daten werden erst zum Server gesendet. Dieser vergleicht 

den vorhandenen mit dem aktuellen Datenstatus. Wenn neuere 

Daten existieren, werden sie vom Server zum Client geschickt. 

Eine Synchronisation besteht aus 2 Vorgängen. Zuerst müssen die 

Daten von smart zum Server synchronisiert und dann vom jeweiligen 

Client „abgeholt“ werden. Somit synchronisieren Sie einmal 

in smart und einmal in einer anderen Datenverwaltung, z.B. 

Microsoft Outlook. Selbstverständlich funktioniert das auch in die 

entgegengesetzte Richtung. 



| 128 

SyncML 

Zur Verdeutlichung folgt ein Beispiel für die Synchronisation von 

smart zu Microsoft Outlook. 

Vor der ersten Synchronisation sollten Sie überprüfen, welche 

Daten in welchem Tool vorhanden sind. Sollten Sie in Microsoft 

Outlook zum Beispiel Adressen haben, die Sie auch in smart eingepflegt 

haben, würden diese Adressen nach der ersten Synchronisation 

doppelt vorkommen. Es können also Duplikate entstehen! 

Bei der ersten Synchronisation sammelt der Server die Daten, die 

ihm zur Synchronisation zur Verfügung gestellt werden, leitet Sie 

weiter und fügt sie hinzu. Wenn Sie nach der ersten Synchronisation 

Änderungen in Outlook oder smart vornehmen, werden diese 

von dem Server erkannt und geändert, ersetzt oder gelöscht. 

In Outlook haben Sie beispielsweise den Kunden A im Ordner 

Kontakte gespeichert. In smart haben Sie den Kunden B in Ihrer 

Adressliste gespeichert. Nach der Synchronisation finden Sie Kunden 

A und B in beiden Medien wieder. 



| 129 

SyncML 

Sollten Sie vor der Synchronisation den Kunden A bereits in beiden 

Datenträgern eingetragen haben, 

würde das Ergebnis nach der Synchronisation von smart zum Server 

und dann zu Outlook folgendermaßen aussehen: 

Ihre Daten sind doppelt erfasst.Um das zu vermeiden, empfehlen 

wir Ihnen Ihre Daten auf doppelte Einträge vor der ersten Synchronisation 

manuell zu überprüfen und zu löschen. 

Wenn Ihre Daten jedoch zu umfangreich für eine manuelle Kontrolle 

sind, müssen Sie sich in Outlook einen neuen Synchronisationsordner 

für Kontakte, Adressen und ggf. Aufgaben anlegen und 

diese Ordner als Synchronisationsverzeichnisse verwenden. Im 

Abschnitt „Sicherheitshinweis 2“ weiter unten erklären wir Ihnen, 

wie Sie diese Ordner anlegen können. 

Das funktioniert bei mobilen Geräten, wie dem i-Phone oder dem 

Blackberry leider nicht. Hier müssen Sie Ihre Daten sichern und 

danach sollten Sie erst synchronisieren. 



| 130 

SyncML 

Hinweisliste SyncML 

Die Telefon-, Telefaxnummern und eMail-Adressen der Adressen 

immer einer Art zuweisen 

• Telefon- und Telefaxnummern: geschäftlich / privat / mobil 

• eMail-Adressen: geschäftlich / privat 

• Grund: Die meisten Clients (z.B. Microsoft Outlook) nehmen 

pro Art nur eine begrenzte Anzahl von Telefon-, Telefaxnummern 

und eMail-Adressen auf. 

Sollten Sie vor der ersten Synchronisation in ihrem Client (z.B. 

Microsoft Outlook, Apple iPhone) ähnliche Daten wie in onOffice 

smart haben, weil z.B. manuell die Daten gleich gehalten haben, 

löschen Sie die doppelten Daten in Ihrem Client. Ansonsten entstehen 

nach der ersten Synchronisation Duplikate. 

Ein Hinweise für smart-User, die vor SyncML die Funktion Outlook- 

Sync benutzt haben. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Sie vor der 

Synchronisation wählen können: 

• Daten in Outlook löschen, die in smart schon vorhanden 

sind, sonst entstehen Duplikate. 

• Neuen Ordner in Microsoft Outlook erstellen (siehe smartonline-Hilfe), 

neuen Ordner in den Funambol Einstellungen 

in Microsoft Outlook als Synchronisierungsordner auswählen. 

Sonst entstehen Duplikate. 

Wenn Sie ihr Handy früher über Microsoft Outlook synchronisiert 

haben, können wir nicht garantieren, dass durch diese Synchronisation 

keine Duplikate entstehen. Nutzen Sie deshalb am besten 

SyncML um Ihr Handy direkt mit dem SyncML-Server zu synchronisieren. 

In Microsoft Outlook können Sie sich neue Ordner für Kontakte, 

Adressen und Aufgaben anlegen. Wir empfehlen Ihnen neue 

Ordner vor der ersten Synchronisation einzurichten, um Duplikate 

zu vermeiden. Haben Sie erst einmal einen neuen Ordner für Ihre 

Adressen, Kontakte und Termine angelegt, sollten Sie zukünftig 

immer mit diesem Ordner arbeiten. Das nachträgliche Ändern des 

Synchronisationsordners ist nicht zu empfehlen! 

Wie Sie sich einen neuen Ordner in Microsoft Outlook anlegen, ist 

in der smart-online-Hilfe beschrieben. 

Synchronisierendes Handy (z.B. Apple iPhone) nicht mit einem 

anderen smart-User tauschen. Wenn es doch dazu kommen sollte, 

bitte vor der Umstellung der Accounts im Support Bescheid sagen. 

Die erstellen eine Aufgabe für die Entwicklung, um den alten Zugang 

zum Handy zu löschen, damit keine Duplikate entstehen. 



| 131 

SyncML 

Wir bitten Sie, die erste Synchronisation immer erst in smart 

durchzuführen. Somit werden Ihr Benutzer und das Passwort richtig 

an den Server übermittelt. 

Setzen Sie Ihr Log-Level im Funambol-Client Ihres Microsoft Outlooks 

bitte auf das „Debug“-Level (siehe smart-online-Hilfe). So 

können wir Ihnen schneller und gezielter helfen, sollten Synchronisationsfehler 

in Microsoft Outlook auftreten. 

Einrichtung in MS-Outlook 


Um Aufgaben, Termine und Adressen von smart zu Microsoft 

Outlook synchronisieren zu können, müssen Sie sich zunächst 

einen Client in Microsoft Outlook installieren, mit dessen Hilfe die 

gewünschten Daten synchronisiert werden können. Der Client, der 

es Ihnen ermöglicht, in smart zu synchronisieren, ist bereits in 

smart vorhanden. Das Einrichten des Clients in Microsoft Outlook 

wird im folgenden Dokument beschrieben. 



| 132 

SyncML 









in smart und einmal in einer anderen Datenverwaltung, z.B. 

Microsoft Outlook. Selbstverständlich funktioniert das auch in die 

entgegengesetzte Richtung. 


smart zu Microsoft Outlook. 

Vor der ersten Synchronisation sollten Sie überprüfen, welche 

Daten in welchem Tool vorhanden sind. Sollten Sie in Microsoft 

Outlook zum Beispiel Adressen haben, die Sie auch in smart eingepflegt 




ihm zur Synchronisation zur Verfügung gestellt werden, leitet Sie 


Änderungen in Outlook oder smart vornehmen, werden diese 

von dem Server erkannt und geändert, ersetzt oder gelöscht. 

In Outlook haben Sie beispielsweise den Kunden A im Ordner 

Kontakte gespeichert. In smart haben Sie den Kunden B in Ihrer 



| 133 

SyncML 

Adressliste gespeichert. Nach der Synchronisation finden Sie Kunden 

A und B in beiden Medien wieder. 




und dann zu Outlook folgendermaßen aussehen: 

Ihre Daten sind doppelt erfasst. Um das zu vermeiden, empfehlen 

wir Ihnen Ihre Daten auf doppelte Einträge vor der ersten Synchronisation 

manuell zu überprüfen und zu löschen. 

Wenn Ihre Daten jedoch zu umfangreich für eine manuelle Kontrolle 

sind, müssen Sie sich in Outlook einen neuen Synchronisationsordner 

für Kontakte, Adressen und ggf. Aufgaben anlegen und 

diese Ordner als Synchronisationsverzeichnisse verwenden. Im 

Abschnitt „Sicherheitshinweis 3“ weiter unten erklären wir Ihnen, 

wie Sie diese Ordner anlegen können. 

Das funktioniert bei mobilen Geräten, wie dem i-Phone oder dem 

Blackberry leider nicht. Hier müssen Sie Ihre Daten sichern und 

danach sollten Sie erst synchronisieren. 

Was wird synchronisiert? 

Aus smart werden Termine und Aufgaben, die in den letzten 14 Tagen 

gesichert wurden und die in der Zukunft liegen, synchronisiert, 

sofern vorher keine Synchronisation vorgenommen wurde. Damit 

ein Termin synchronisiert werden kann, müssen Sie als Benutzer 

in dem entsprechenden Termin in smart eingetragen sein. Wenn 

Ihr Benutzer einer Gruppe zugeordnet ist, erkennt smart dies auch 

als Ihren Termin. Damit eine Aufgabe synchronisiert werden kann, 

muss man in der Verantwortung der smart Aufgabe stehen. 



| 134 

SyncML 

Es werden aus smart nur die Adressen synchronisiert, die unter 

den Grunddaten Verwaltung das Häkchen bei „Outlook Sync“ 

gesetzt haben. 

Sollten Sie diesen Punkt in Ihren Adressen nicht sehen, müssen 

Sie ihn erst in der Administration freischalten. Dazu gehen Sie, 

wenn Sie Administratorrechte haben, in Extras >> Einstellungen >> 

Administration >> Reiter „Eingabefelder“ und setzen das Feld „outlookSync“ 

im Modul Adressverwaltung in der Kategorie „Verwaltung“ 

auf „Aktiv“. 

Man kann mehrere Adressen auf einmal zum Synchronisieren freischalten. 

In smart finden Sie diese Einstellung unter Aktionen >> 

Adress-Aktionen >> Massenaktualisierung. Setzen Sie das Häkchen 

vor „Outlook Sync – Einstellung überschreiben“ und „aktivieren“ 

Sie die Funktion. Dann sind alle gefilterten Adressen für die Synchronisation 

bereitgestellt. 

Den Filter für die Synchronisation können Sie im Microsoft Outlook 

nicht setzen. Hier werden alle Adressen, egal ob geschäftlich, 

oder privat zu smart synchronisiert. 



| 135 

SyncML 

Bei jeder Synchronisation werden maximal 500 Adressen zu Microsoft 

Outlook synchronisiert. Diese Einschränkung wurde aus 

Sicherheitsgründen eingebaut. Bei der darauffolgenden Synchronisation 

erkennt unsere Software, welche Adressen bereits synchronisiert 

wurden und ergänzt nur die übrigen. Sie können somit zum 

Beispiel 1000 Adressen in zwei nacheinander folgenden Schritten 

synchronisieren. 

Wir empfehlen, vor dem ersten Synchronisieren einzelne Adressfilter 

mit der Massenaktualisierung zu bearbeiten. Bitte erstellen Sie 

zunächst einen Adressfilter (zum Beispiel zuerst die „Kunden“ und 

dann die „Ansprechpartner“) und führen Sie dann die Massenaktualisierung 

aus. 



| 136 

SyncML 

Sicherheitshinweis 1 : Das Löschen von Daten 

Wenn Sie in Microsoft Outlook eine Adresse löschen und zu smart 

synchronisieren, wird diese in smart nicht gelöscht, sondern der 

Haken „Outlook sync“ im Adressdatensatz entfernt. Wenn Sie 

einen Termin in Microsoft Outlook löschen wird dieser in smart 

nicht gelöscht, sondern auf „abgesagt“ gesetzt. 

Dies ist eine Sicherheitsmaßname, um nicht aus Versehen Daten 

und Verknüpfungen in smart zu löschen. 

Wenn Sie Daten definitiv löschen möchten, sollten Sie das immer 

zuerst in smart machen und dann zu Microsoft Outlook synchronisieren. 

Die Einrichtung in smart 

Das neue Modul sync wurde von onOffice für Sie frei geschaltet. 

Sie benötigen für die spätere Einrichtung in Microsoft Outlook 

einen Synchronisierungspfad zum Server, einen Benutzer und ein 

Passwort. Der Administrator Ihrer Software onOffice smart, kann 

unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer die Benutzerdaten generieren 

und abrufen. 

Wählen Sie bitte den jeweiligen Benutzer aus und öffnen Sie den 

Karteireiter Rechte. Unter dem Punkt „weitere Module“ finden Sie 

das Tool sync. Setzen Sie das Häkchen vor sync und speichern 

Sie die Einstellung. Nun sollte ein blauer Informationsbutton zu 

sehen sein. 



| 137 

SyncML 

Bitte klicken Sie auf das „i“, um Ihre Benutzerdaten einzusehen. 

Ihre Benutzerdaten bestehen aus dem Serverlink, Ihrem Benutzer 

und Ihrem Passwort. Diese Daten benötigen Sie, um den Funambol-Client 

in Microsoft Outlook einzurichten. 

Einrichtung des SYNC Clients Funambol in Microsoft Outlook 

Für Microsoft Outlook gibt es den open source Client Funambol. 

Diesen können Sie sich unter https://www.forge.funambol.org/ 

download/ (zurzeit: „Funambol Sync Client for Microsoft Outlook“) 

kostenlos downloaden. Bitte folgen Sie hier den Anweisungen des 

Anbieters. 

War der Download erfolgreich, ist es erforderlich, den Funambol 

Client im Microsoft Outlook zu installieren und einzurichten. Damit 

die Clients immer die gleichen Daten synchronisieren, müssen die 

Synchronisierungsnamen und -formate gleich sein. Welche Daten 

Sie benötigen und wie Sie diese in den Standardeinstellungen 

eintragen, wird im Folgenden erklärt. 



| 138 

SyncML 

Sicherheitshinweis 2: Daten sichern 

Bitte sichern Sie Ihre Daten! In Microsoft Outlook können Sie Ihre 

Adressen, Termine und Aufgaben in eine Microsoft-Excel-Datei 

exportieren. Öffnen Sie den jeweiligen Ordner (Kontakte, Adressen 

oder Aufgaben) und öffnen Sie unter Datei >> Importieren/Exportieren 

den Import/Export-Assistent. Wählen Sie bitte „In Datei exportieren“ 

und klicken Sie auf „Weiter“. 

Danach wählen Sie bitte Microsoft Excel aus und klicken auf „Weiter“. 



| 139 

SyncML 

Im nächsten Schritt müssen Sie den Ordner auswählen, aus dem 

die Daten exportiert werden sollen. 

Nun müssen Sie nur noch den Zielordner auf Ihrem PC auswählen. 

Klicken Sie auf „Weiter“ und im nächsten Pop-up auf „Fertig stellen“. 

Ihre Daten sind somit gesichert. 

Neue Ordner für die Synchronisation in Microsoft Outlook 

anlegen. 

In Microsoft Outlook können Sie sich neue Ordner für Kontakte, 

Adressen und Aufgaben anlegen. Wir empfehlen Ihnen neue 

Ordner vor der ersten Synchronisation einzurichten, um Dubletten 

zu vermeiden. Haben Sie erst einmal einen neuen Ordner für Ihre 

Adressen, Kontakte und Termine angelegt, sollten Sie zukünftig 

immer mit diesem Ordner arbeiten. Das nachträgliche Ändern des 

Synchronisationsordners ist nicht zu empfehlen! 

Unter Datei >> Neu >> Ordner können Sie sich einen neuen Ordner 

anlegen. 



| 140 

SyncML 

Der neue Ordner muss dem entsprechenden Ordner-Typ zugeordnet 

sein (in diesem Fall ist das „Kalender“) Ein neuer Ordner 

muss immer als Unterordner von „Persönliche Ordner“ angelegt 

werden und sollte NIE ein Unterordner von dem originalen Kalender, 

Adressordner, oder Aufgabenordner sein. Geben Sie dem 

neuen Ordner einen Namen und klicken Sie auf „OK“. 

Ab Microsoft Outlook 2007 müssen Sie den neuen Ordner nachträglich 

einer Gruppe zuordnen. Das müssen Sie für ältere Outlook 

Versionen nicht mehr durchführen. Öffnen Sie die jeweilige 

Kategorie in Microsoft Outlook. Und klicken Sie mit der rechten 

Maustaste auf die bereits existierende Gruppe und klicken Sie auf 

„Neue Gruppe“. 



| 141 

SyncML 

Geben Sie der „Neuen Gruppe“ einen Namen und ziehen Sie per 

Drag and Drop den „Neuen Ordner“ in die „Neue Gruppe“. Bitte 

achten Sie darauf, dass der Haken in dem Ordner gesetzt ist, in 

den synchronisiert werden soll. 

Die Einrichtung in Microsoft Outlook 

Der Client Funambol sollte in der oberen Menüleiste von Microsoft 

Outlook zu sehen sein, sobald Sie unter https://www.forge.funambol.org/download/ 

die Software kostenlos herunter geladen und 

installiert haben. 



| 142 

SyncML 

Bitte klicken Sie auf den Menüpunkt „Funambol“ und richten Sie 

den Client wie folgt ein. 

Unter „Options“ stellen Sie die Standards für die Synchronisation 

einmalig ein. 

Durch einen Klick auf „Options“ öffnet sich das „Funambol Outlook 

Sync“- Popup. Bitte wählen Sie hier zunächst den Menüpunkt 

„Account“. 



| 143 

SyncML 

Jetzt benötigen Sie Ihre Zugangsdaten aus Ihrer smart Version. 

Bitte kopieren Sie die entsprechenden Daten und fügen diese, wie 

in der unteren Grafik gezeigt, in die jeweiligen Felder ein. 

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf den Button 

„OK“. 

Halten Sie bitte das „Funambol Outlook Sync“- Popup weiterhin 

geöffnet und wechseln Sie im linken Menü von „Account“ zu 

„Sync“. Im folgenden Schritt richten Sie Standards für Kontakte, 

Aufgaben und Termine ein. 



| 144 

SyncML 

Entfernen Sie bitte den Haken aus dem Item „Notes“, da Notizen 

in smart nicht synchronisiert werden. Speichern Sie diese Einstellung 

mit einem Klick auf den Button „OK“. 

Bitte öffnen Sie die Details des Items „Contacts“ 



| 145 

SyncML 

Das Item „Contacts“ entspricht den Adressen in smart . Öffnen Sie 

die Details des Items „Contacts“ und stellen Sie in der Sync Direction 

„Two-way“ (die Synchronisation in beide Richtungen) ein. Der 

Haken vor „Include sub-folders“ (alle Unterordner mit einbeziehen) 

muss gesetzt sein, bitte tragen Sie als „Remote name“ contact 

ein und das „Data format“ muss in diesem Fall vCard sein. 

Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit einem „Klick“ auf „OK“. 

Sicherheitshinweis! 

Wenn Sie sich einen neuen Ordner angelegt haben, müssen Sie 

den Pfad unter „Current“ ändern! Klicken Sie dafür auf „Change“ 

und ändern Sie den Pfad. Sichern Sie Ihre Eingaben mit einem 

Klick auf „OK“. 



| 146 

SyncML 

Danach prüfen Sie bitte die Standardeinstellungen im Item „Calendar“ 

und passen diese gegebenenfalls an. 

Das Item „Calendar“ entspricht dem Terminkalender in smart . 

Öffnen Sie die Details des Items „Calendar“ und stellen Sie in der 

Sync Direction „Two-way“ (die Synchronisation in beide Richtungen) 

ein. Der Haken vor „Include sub-folders“ (alle Unterordner 

mit einbeziehen) muss gesetzt sein. Wählen Sie im Filter „Sync 

Outlook appointments“ das Feld All (alle Termineinträge) und das 

„Data format“ muss in diesem Fall vCalendar sein. Tragen Sie 

jetzt als „Remote name“ appointment ein. Sicherheitshinweis! 

Wenn Sie sich einen neuen Ordner angelegt haben, müssen Sie 

den Pfad unter „Current“ ändern! Bestätigen Sie Ihre Einstellungen 

mit einem „Klick“ auf „OK“. 



| 147 

SyncML 

Zum Schluss müssen die Standardeinstellungen unter dem item 

„Task“ überprüft und ggf. geändert werden. 

Das Item „Task“ entspricht den Aufgaben in smart . Öffnen Sie 

die Details des Items „Task“ und stellen Sie in der Sync Direction 

„Two-way“ (die Synchronisation in beide Richtungen) ein. Der Haken 

vor „Include sub-folders“ (alle Unterordner mit einbeziehen) 

muss gesetzt sein und tragen Sie als „Remote name“ task ein. 

Das „Data format“ muss in diesem Fall vCalendar sein. 

Sicherheitshinweis! Wenn Sie sich einen neuen Ordner angelegt 

haben, müssen Sie den Pfad unter „Current“ ändern! 

Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit einem „Klick“ auf „OK“. 



| 148 

SyncML 

Sicherheitshinweis 3: „View Log…“ 

Um Fehler schneller zu erkennen und auf dem Grund zu gehen, 

bitten wir Sie im Client Funambol noch folgende Einstellungen 

vorzunehmen. 

Unter Funambol >> Go to… öffnet sich das Sync ML Pop-up. 

Bitte öffnen Sie im Sync ML Pop-up unter Tools „Logging“ und 

schalten Sie bitte den „Debug“ Modus ein. Wenn Fehler im Microsoft 

Outlook auftreten, senden Sie uns bitte die txt-Datei unter 

„View Log…“ zu. Dadurch können wir die Ursache schneller finden 

und den Fehler beheben. 



| 149 

SyncML 

Sicherheitshinweis 5: Zuerst in smart synchronisieren! 

Wir bitten Sie, die erste Synchronisation immer erst in smart 

durchzuführen. Somit wird Ihr Benutzer und das Passwort richtig 

an den Server übermittelt. 

Synchronisation von smart zu Microsoft Outlook 

Ihnen wurde in der onOffice Software smart das neue Modul sync 

freigeschaltet. Unter Aktionen >> sync können Sie das Modul starten. 

Es öffnet sich das onOffice sync Pop-up und Sie haben die Möglichkeit, 

Adressen, Termine und Aufgaben mit einem Mal, oder 

jede Einheit einzeln zu synchronisieren. 

Hier können Sie entscheiden, ob Sie immer alle oder nur einzelne 

Einheiten synchronisieren möchten. Entfernen Sie einfach das 

Häkchen und die Einheit wird nicht synchronisiert. 



| 150 

SyncML 

Wenn Sie einmal auf die entsprechende Einheit klicken, wird die 

Synchronisation durchgeführt. 

Die Synchronisation wurde erfolgreich durchgeführt, wenn ein 

grüner Haken vor der jeweiligen Einheit erscheint. Durch einen 

Klick auf den Button „OK“ schließen Sie das Pop-up. Der Button 

„Abbrechen“ stoppt eine von Ihnen eingeleitete Synchronisation. 

Sollte eine Synchronisation einmal Fehler enthalten, wird dies 

durch einen entsprechenden Hinweis deutlich gemacht. Senden 

Sie uns in diesem Fall das Datum und die Uhrzeit des Synchronisationszeitpunktes 

zu und teilen Sie uns mit, was Sie synchronisieren 

wollten und an welcher Stelle der Fehler aufgetreten ist. 



| 151 

SyncML 

Synchronisation von Microsoft Outlook zu smart 

Die Daten wurden bisher nur zum Server gesendet. Damit die 

Daten auch in Microsoft Outlook zu sehen sind, müssen sie vom 

Server „abgeholt“ werden. Deshalb muss auch mit Microsoft Outlook 

eine Synchronisation durchgeführt werden. 

Klicken Sie in Microsoft Outlook im Menü auf „Funambol“. 

Hier können Sie ebenfalls wählen, ob Sie alle Elemente mit einem 

Mal synchronisieren wollen (Sync All) oder die Termine, Aufgaben 

oder Adressen einzeln (Go to…). 



Sync All 

| 152 

SyncML 

Durch einen Klick auf Sync All werden automatisch Aufgaben, Adressen 

und Termine nacheinander synchronisiert. Wenn die Synchronisation 

erfolgreich war, erscheinen graue Haken hinter den 

einzelnen Elementen. 

Go to… 

Wenn Sie nur ein Element synchronisieren wollen, betätigen Sie 

den Menüpunkt „Go to“. Wählen Sie das zu xsynchronisierende 

Element mit einem Klick aus und durch einen Klick wird die Synchronisation 

gestartet. Wenn die Synchronisation erfolgreich war, 

erscheinen graue Haken hinter den einzelnen Elementen. 

Jetzt sind Ihre Adressen, Kontakte und Aufgaben aus smart zu 

Microsoft Outlook synchronisiert. Bitte beachten Sie, dass bei der 

ersten Synchronisation keine Daten verändert, sondern hinzugefügt 

werden. Es ist also möglich, dass Duplikate erzeugt werden. 

Des Weiteren kann eine Synchronisation mit vielen Daten mehrere 

Minuten in Anspruch nehmen. 



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SyncML 

Zusammenfassung 

Um erfolgreich zu synchronisieren sind folgende Schritte zu beachten: 

1. Freischaltung des sync Moduls durch onOffice. 

2. Freischaltung der einzelnen Benutzer in der Benutzerverwaltung. 

3. Installierung des Funambol Clients. 

4. Kopieren der Synchronisationsdaten für einen einzelnen 

Benutzer aus der Benutzerverwaltung von smart . 

5. Einfügen der Synchronisationsdaten in Microsoft Outlook. 

6. Sicherung Ihrer Daten 

7. Einrichten von Neuen Ordnern, in die synchronisiert werden 

soll. 

8. Den „Debug“ Modus einstellen. 

9. Einstellungen für Termine, Aufgaben und Kontakte in Microsoft 

Outlook vornehmen. 

10. Synchronisation in smart durchführen. 

11. Synchronisation in Microsoft Outlook durchführen. 

Einrichtung am iPhone 


Um Aufgaben, Termine und Adressen von smart zu Apple-iPhone 

synchronisieren zu können, müssen Sie sich zunächst einen Client 

auf Ihrem Apple-iPhone installieren, mit dessen Hilfe die gewünschten 

Daten synchronisiert werden können. Der Client, der es 

Ihnen ermöglicht, in smart zu synchronisieren, ist bereits in smart 

vorhanden. Das Einrichten des Clients wird im folgenden Dokument 

beschrieben. 





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SyncML 







in smart und einmal zu einem anderen Medium, z.B. dem AppleiPhone. 

Selbstverständlich funktioniert das auch in die entgegengesetzte 

Richtung. 


smart zu Apple-iPhone. 



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SyncML 

Vor der ersten Synchronisation sollten Sie überprüfen, welche Daten 

in welchem Tool vorhanden sind. Sollten Sie in Apple-iPhone 

zum Beispiel Adressen haben, die Sie auch in smart ein gepflegt 




ihm zur Synchronisation zur Verfügung gestellt werden, leitet sie 


Änderungen beim iPhone oder in smart vornehmen, werden 

diese von dem Server erkannt und geändert, ersetzt oder gelöscht. 

In haben Sie beispielsweise den Kunden A im Ordner Kontakte 

gespeichert. In smart haben Sie den Kunden B in Ihrer Adressliste 

gespeichert. Nach der Synchronisation finden Sie Kunden A und B 

in beiden Medien wieder. 




und dann zu folgendermaßen aussehen: 

Ihre Daten sind doppelt erfasst. 

Um das zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen Ihre Daten auf doppelte 

Einträge vor der ersten Synchronisation manuell zu überprüfen, 

zu sichern und ggf. zu löschen. 



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SyncML 

Was wird synchronisiert? 

Aus smart werden Termine und Aufgaben, die in den letzten 14 

Tagen gesichert wurden und die in der Zukunft liegen synchronisiert, 

sofern vorher keine Synchronisation vorgenommen wurde. 

Damit ein Termin zugeordnet werden kann, müssen Sie als Benutzer 

in dem zu synchronisierenden Termin in smart eingetragen 

sein. Wenn Ihr Benutzer einer Gruppe zugeordnet ist, erkennt 

smart dies auch als Ihren Termin. Damit eine Aufgabe synchronisiert 

werden kann, muss man in der Verantwortung der smart 

Aufgabe stehen. 

Es werden nur die Adressen aus smart synchronisiert, die unter 

den Grunddaten >> Verwaltung das Häkchen bei „OutlookSync“ 

gesetzt haben. 

Sollten Sie diesen Punkt in Ihren Adressen nicht sehen, müssen 

Sie ihn erst „ Sync“ erst in der Administration freischalten. Dazu 

gehen Sie, wenn Sie Administratorrechte haben, in Extras >> Einstellungen 

>> Administration >> Reiter „Eingabefelder“ und setzen 

das Feld „OutlookSync“ im Modul Adressverwaltung in der Kategorie 

„Verwaltung“ auf „Aktiv“. 



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SyncML 

Man kann mehrere Adressen auf einmal zum Synchronisieren freischalten. 

In smart finden Sie diese Einstellung unter Aktionen >> 

Adress-Aktionen >> Massenaktualisierung. Setzen Sie das Häkchen 

vor „OutlookSync – Einstellung überschreiben“ und „aktivieren“ 

Sie die Funktion. Dann sind alle gefilterten Adressen für die Synchronisierung 

bereitgestellt. 

Den Filter für die Synchronisation können Sie im Apple-iPhone 

nicht setzen. Hier werden alle Adressen, egal ob geschäftlich, oder 

privat zu smart synchronisiert. Sie können allerdings nachträglich 

Adressen in smart als privat markieren. 

Bei jeder Synchronisation werden maximal 500 Adressen zum 

Apple-iPhone synchronisiert. Diese Einschränkung wurde aus 

Sicherheitsgründen eingebaut. Bei der darauffolgenden Synchronisation 

erkennt unsere Software, welche Adressen bereits synchronisiert 

wurden und ergänzt nur die übrigen. Sie können somit zum 

Beispiel 1000 Adressen in zwei nacheinander folgenden Schritten 

synchronisieren. 

Wir empfehlen, vor dem ersten Synchronisieren einzelne Adressfilter 

mit der Massenaktualisierung zu bearbeiten. Bitte erstellen Sie 

zunächst eine Adressliste (zum Beispiel zuerst die „Kunden“ und 

dann die „Ansprechpartner“) und führen Sie dann die Massenaktualisierung 

aus. 



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SyncML 

Sicherheitshinweis 1 : Das Löschen von Daten 

Wenn Sie in Apple-iPhone eine Adresse löschen und zu smart synchronisieren, 

wird diese in smart nicht gelöscht, sondern es wird 

der Haken „Outlook sync“ im Adressdatensatz entfernt. Wenn Sie 

einen Termin in Apple-iPhone löschen wird dieser in smart nicht 

gelöscht, sondern auf „abgesagt“ gesetzt. Dies ist eine Sicherheitsmaßname, 

um nicht aus Versehen Daten und Verknüpfungen 

in smart zu löschen. Wenn Sie Daten definitiv löschen möchten, 

sollten Sie das immer zuerst in smart machen und dann zum 

Apple-iPhone synchronisieren. 

Die Einrichtung in smart 

Das neue Modul sync wurde von onOffice für Sie frei geschaltet. 

Sie benötigen für die spätere Einrichtung in Apple-iPhone einen 

Synchronisierungspfad zum Server, einen Benutzer und ein Passwort. 

Sie, beziehungsweise der Administrator Ihrer Software onOffice 

smart, kann unter EXTRAS >> EINSTELLUNGEN >> BENUTZER die 

Benutzerdaten generieren und abrufen. 



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SyncML 

Wählen Sie bitte den jeweiligen Benutzer aus und öffnen Sie den 

Karteireiter RECHTE. Unter dem Punkt „neue Module“ finden Sie 

das Tool sync. Setzen Sie das Häkchen vor sync und speichern 

Sie die Einstellung. Nun sollte ein blauer Informationsbutton zu 

sehen sein. 

Bitte klicken Sie auf das „i“, um Ihre Benutzerdaten zu kopieren. 

Ihre Benutzerdaten bestehen aus dem Serverlink, Ihrem Benutzer 

und Ihrem Passwort. Diese Daten benötigen Sie, um den Synthesis-Client 

in Apple-iPhone einzurichten. 



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SyncML 

Einrichtung des Clients SYNTHESIS in Apple-iPhone 

Für das Apple-iPhone gibt es die zurzeit kostenpflichtige App Synthesis 

Todo+Cal+Sync, die Termine, Aufgaben und Adressen synchronisieren 

kann. Diese App müssen Sie sich in Ihrem App-Store 

bestellen. Bitte folgen Sie hier den Anweisungen des Anbieters. 

Nach erfolgreicher Installation sollte das SYNTHESIS APP in Ihrem 

Homeverzeichnis zu sehen sein. 

Sicherheitshinweis 2: Daten sichern 

Bitte sichern Sie Ihre Daten! Bevor Sie das erste Mals Synchronisieren 

sollten Sie Ihre Adressen, Termine und Aufgaben sichern. 

Die Daten können beispielsweise über eine iTunes Synchronisation 

gesichert werden. 



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SyncML 

Die Einrichtung von SYNTHESIS im Apple-iPhone 

Der Client Synthesis „Todo+Cal+Sync“ sollte im Homeverzeichnis 

Ihres Apple-iPhones zu sehen sein. 

Bitte klicken Sie auf die neue App „Todo+Cal+Sync“ und richten 

Sie den Client wie folgt ein. 

Es wird sich zunächst der Synthesis Kalender oder die Synthesis 

Aufgaben öffnen. Mit der neuen App haben Sie auch einen zusätzlichen 

Kalender und eine Aufgabenverwaltung installiert. Um zwischen 

den einzelnen Ansichten hin- und her zu schalten, wischen 

sie von rechts nach links über den Bildschirm und wieder zurück. 

Um die Einstellungen für „Todo+Cal+Sync“ ändern, klicken Sie 

bitte das Synchronisations-Icon an. 



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SyncML 

Es öffnet sich das Synthesis SyncML Modul. Bitte klicken Sie im 

unteren Menü auf das Einstellungs-Icon. Bitte gehen Sie zuerst in 

die „Servereinstellungen“. 

Jetzt benötigen Sie Ihre Zugangsdaten aus Ihrer smart Version. 

Bitte fügen Sie die entsprechenden Daten in die jeweiligen Felder 

ein. 

Daten aus smart. 



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SyncML 

Daten, die in das Apple-iPhone eingetragen werden müssen. 

Anmerkungen zu den Servereinstellungen und Erstellung 

eines Synchronisationsprofils 

Sie können sich unterschiedliche Synchronisations-Profile anlegen. 

Zum Beispiel eines, in dem nur Kontakte synchronisiert werden 

und ein anderes, in dem sie Termine und Aufgaben synchronisieren. 

An dieser Stelle können Sie Ihrem Synchronisationsprofil einen 

Namen geben. Gehen Sie dazu auf den Pfeil, tragen Sie Ihren 

Wunschnamen ein und speichern Sie die Aktion. Bei der Synchronisation 

mit Synthesis synchronisieren Sie Aufgaben, Termine und 

Adressen mit einem Mal. Es sei denn, Sie richten sich Synchronisationsprofile 

ein. 

Sie müssen die entsprechenden Kategorien aus- oder abwählen. 

Wenn Sie sich zum Beispiel ein Profil erstellen, das nur Aufgaben 

und Termine synchronisiert, muss Kontakte in den Synchronisationseinstellungen 

aufgeschaltet sein. 



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SyncML 

Unter „Profile“ bestimmen Sie welches Synchronisationsprofil für 

Ihr iPhone aktiv sein soll 



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SyncML 

Die URL erhalten Sie, wie oben beschrieben aus den Benutzereinstellungen 

Ihrer smart Software. „Bonjour“ bleibt, wie in der 

Voreinstellung bereits eingetragen. Wählen Sie bitte als „SyncML- 

Version“ den Standard „SyncMl DS 1.2 / OMA DS 1.2“ aus. „SSL- 

Fehler ignorieren“ muss angeschaltet sein, die Einstellung „Proxy 

verwenden“ dagegen nicht. 

Die Daten für den Server-Login erhalten Sie, wie oben beschrieben, 

aus Ihrer smart Software. 

Beide Felder in „Diagnose und Kompatibilität“ müssen ausgeschaltet 

sein. 

Überprüfen Sie Ihre alle Ihre Einstellungen bitte noch einmal abschließend 

und gehen Sie zurück in das Menü „Einstellungen“. In 

den folgenden Schritt richten Sie Standards für Kontakte, Aufgaben 

und Termine ein. 



Kontakte 

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SyncML 

Öffnen Sie bitte das Menü „Kontakte“. Der Sync-Mode wird bei 

Ihnen als „Langsamer Sync“ eingestellt sein. Das ist vor der 

ersten Synchronisation immer der Fall. Wichtig ist das der Server- 

Pfad „contact“ heißt. Sollte das nicht der Fall sein, korrigieren Sie 

den Server-Pfad, indem Sie auf den Menüpunkt klicken und den 

Namen ändern und sichern. 

In dem Feld Server-Filter und der Client-Filter darf nichts eingetragen 

sein. Bitte löschen Sie die Eintragungen, falls etwas in diesen 

Feldern stehen sollte. 

Überprüfen Sie alle Ihre Einstellungen bitte noch einmal abschließend 

und gehen Sie zurück in das Menü „Einstellungen“. 

Aufgaben 

Öffnen Sie bitte das Menü „Kontakte“. Der Sync-Mode wird bei 

Ihnen als „Langsamer Sync“ eingestellt sein. Das ist vor der 

ersten Synchronisation immer der Fall. Wichtig ist das der Server- 

Pfad „task“ heißt. Sollte das nicht der Fall sein, korrigieren Sie 



Die Einstellung „inklusive Tags“ muss ausgeschaltet sein. In dem 

„Feld Server-Filter“ und der „Client-Filter darf“ nichts eingetragen 

sein. Bitte löschen Sie die Eintragungen, falls etwas in diesen 

Feldern stehen sollte. 





Kalender 

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SyncML 

Öffnen Sie bitte das Menü „Kalender“. Der Sync-Mode wird bei Ihnen 

als „Langsamer Sync“ eingestellt sein. Das ist vor der ersten 

Synchronisation immer der Fall. Wichtig ist das der Server-Pfad 

„appointment“ heißt. Sollte das nicht der Fall sein, korrigieren Sie 



Der „Datumsbereich“ darf nicht limitiert sein und „Vergangene“ 

und „Zukünftige Tage“ müssen auf „0“ gesetzt sein. 

In dem „Feld Server-Filter“ und der „Client-Filter“ darf nichts eingetragen 

sein. Bitte löschen Sie die Eintragungen, falls etwas in 

diesen Feldern stehen sollte. 



Alle notwendigen Standards wurden eingestellt und Sie können 

mit der Synchronisation Ihrer Daten starten. 



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SyncML 

Sicherheitshinweis 2: Zuerst in smart synchronisieren! 

Wir bitten Sie die erste Synchronisation immer erst im smart 

durchzuführen. Somit werden Ihr von uns generierter Benutzer 

und das Passwort richtig an den Server übermittelt. 

Synchronisation von smart zu Apple-iPhone 

Ihnen wurde in der onOffice Software smart das neue Modul sync 

freigeschaltet. Unter AKTIONEN >> sync können Sie das Modul 

starten. 

Es öffnet sich das onOffice sync Pop-up und Sie haben die Möglichkeit, 

Adressen, Termine und Aufgaben mit einem Mal, oder 

jede Einheit einzeln zu synchronisieren. 



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SyncML 

Hier können Sie entscheiden, ob Sie immer alle oder nur einzelne 

Einheiten synchronisieren möchten. Entfernen Sie einfach das 

Häkchen und die Einheit wird nicht synchronisiert. 

Wenn Sie einmal auf die entsprechende Einheit klicken, wird die 

Synchronisation durchgeführt. 



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SyncML 

Die Synchronisation wurde erfolgreich durchgeführt, wenn ein 

grüner Haken vor der jeweiligen Einheit erscheint. Durch einen 

Klick auf den Button „OK“ schließen Sie das Pop-up. Der Button 

„Abbrechen“ stoppt eine von Ihnen eingeleitete Synchronisation. 

Sollte eine Synchronisation einmal Fehler enthalten, wird dies 

durch einen entsprechenden Hinweis deutlich gemacht. Senden 

Sie uns in diesem Fall das Datum und die Uhrzeit des Synchronisationszeitpunktes 

zu und teilen Sie uns mit, was Sie synchronisieren 

wollten und an welcher Stelle der Fehler aufgetreten ist. 

Synchronisation von Apple-iPhone zu smart 

Die Daten wurden bisher nur zum Server gesendet. Damit die Daten 

auch in Apple-iPhone zu sehen sind, müssen sie vom Server 

„abgeholt“ werden. Deshalb muss auch mit Apple-iPhone eine 

Synchronisation durchgeführt werden. 

Klicken Sie in Apple-iPhone im Homeverzeichnis auf „Synthesis“. 

Es wird sich entweder der Synthesis Kalender oder das Synthesis 

Aufgabenmodul öffnen. Gleich in welchem Menü Sie sich befinden, 

klicken Sie bitte auf das Synchronisations-Icon. 



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SyncML 

Um die Synchronisation zu starten, klicken Sie bitte auf „Synchronisation 

starten“. War eine Synchronisation erfolgreich, wird das 

Ihnen über den Bildschirm mitgeteilt. Sollte ein Fehlermeldung 

erscheinen, beachten Sie bitte die Anmerkungen des Herstellers, 

machen Sie einen Screenshot mit Ihrem iPhone und übersenden 

Sie uns das Bild mit Datum und Uhrzeit der Synchronisation zu. 

Einen Screenshot erstellen Sie, indem Sie kurz (!) die „Ein/Aus“- 

Taste und gleichzeitig die Home-Taste drücken. Der Screenshot 

wird in „Fotos“ gespeichert und kann von dort aus per Mail versendet 

werden. 



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SyncML 

Jetzt sind Ihre Adressen, Kontakte und Aufgaben aus smart zu 

Apple-iPhone synchronisiert. Bitte beachten Sie, dass bei der 

ersten Synchronisation keine Daten verändert, sondern hinzugefügt 

werden. Es ist also möglich, dass Duplikate erzeugt werden. 

Des Weiteren kann eine Synchronisation mit vielen Daten mehrere 

Minuten in Anspruch nehmen. 

Zusammenfassung 

Um erfolgreich zu synchronisieren sind folgende Schritte zu beachten: 

1. Freischaltung des sync Moduls durch onOffice. 

2. Freischaltung der einzelnen Benutzer in der Benutzerverwaltung. 

3. Installierung der App Synthesis Todo+Cal+Sync. 

4. Kopieren der Synchronisationsdaten für einen einzelnen 

Benutzer aus der Benutzerverwaltung von smart . 

5. Einfügen der Synchronisationsdaten im Apple-iPhone . 

6. Sicherung Ihrer Daten 

7. Einstellungen für Termine, Aufgaben und Kontakte in 

Apple-iPhone vornehmen. 

8. Synchronisation in smart durchführen. 

9. Synchronisation in Apple-iPhone durchführen. 



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Projektverwaltung 

Die Projektverwaltung erlaubt Ihnen das Anlegen von Projekten, 

denen beliebig viele Aufgaben mit unterschiedlichen Nutzern und 

Zuständigkeiten unterstehen. Durch die Verknüpfung von Aufgaben, 

Telefonaten, Aktivitäten und eMails mit einem Projekt, behalten 

Sie stets die Übersicht über den Verlauf, Status der einzelnen 

Aufgaben, den Aufwand und die Kosten. Das Modul für die Projektverwaltung 

können Sie in Ihrem Shopping-Center erwerben. 

Die Projekt-Listenansicht 

Die Listenansicht der Projektverwaltung bietet Ihnen neben den 

üblichen Sortierfunktionen, durch Klick auf die entsprechende 

Spalte, die Möglichkeit, bestehende Projekt nach Kunde und anderen 

Kriterien zu filtern. Die Lupenfunktion bietet dabei wieder 

eine Vorschau auf die Projektinhalte und den Status. Über das 

Druckersymbol ist eine Druckansicht für eine Übersicht über alle 

Projekte implementiert. Ein neues Projekt wird wieder über das 

„Neu“-Symbol (weißes Blatt) erstellt. 



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Ein neues Projekt anlegen 

Nach der Vergabe eines passenden Projekttitel wird ein Startdatum 

und eine Deadline vergeben. Sichern Sie das Projekt, um im 

nächsten Schritt weitere Verknüpfungen vornehmen zu können. 

Vergeben Sie zunächst einen passenden Titel für Ihr Projekt und 

bestimmen Sie einen verantwortlichen Betreuer. 

Der Projektstatus: Beachten Sie bei der Vergabe des Projektstatus 

darauf, welche Funktionen hiermit verknüpft sind: 

• In Planung 

Im Status „in Planung“ werden die Aufgaben, die im 

Projekt verknüpft sind weder beim Verantwortlichen noch 

beim Bearbeiter angezeigt. Die einzige Möglichkeit die Aufgaben 

einzusehen funktioniert über die Projektverwaltung. 

• Gestartet 

Das Projekt ist gestartet. Die verknüpften Aufgaben werden 

alle den entsprechenden Bearbeitern/Verantwortlichen 

vorgelegt. 

• Beendet 

Im Status beendet werden alle Aufgaben auf erledigt gesetzt. 

Falls eine der Aufgaben des Projekts noch nicht auf 

erledigt steht, wird eine Warnung ausgegeben 

• Archiviert 

Das Projekt ist archiviert. Eine Änderung am Aufgabenstatus 

erfolgt nicht. 


So können Sie für die „Art des 

Projekts“ beliebige Einträge 

anlegen: 

„Extras > Einstellungen > Administration 

> Karteireiter Single- 

Select > Modul „Projektverwaltung“ 

> Schlüsselfeld „Art“. 



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Damit empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: Legen Sie das 

Projekt an, bis alle Teilaufgaben soweit wie nötig eingetragen 

sind. Die von Ihnen eingetragenen Aufgaben sind für andere Benutzer 

zunächst nicht sichtbar. Erst wenn Sie dann den Status auf 

„Gestartet“ stellen tauchen die Aufgaben bei den verantwortlichen 

Benutzern auf. 

Im Folgenden wird ein Projekt zur schlichten Aufnahme eines neuen 

Objekts angelegt. Dabei müssen die Fotos, Freitexte, Grundrisse 

und Lagepläne erstellt und eingepflegt werden. Des Weiteren 

muss das Objekt in den Portalen veröffentlicht werden. Sinnvoll 

wäre hier eine Verknüpfung mit dem (Roh-) Objekt und der Adresse 

des Eigentümers. 



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Beim Verknüpfen von Adresse und Objekt haben Sie die Möglichkeit, 

die damit verknüpften Aufgaben ebenfalls dem Projekt 

zuzuordnen. 

Im nächsten Schritt werden neue Aufgaben zu dem Objekt angelegt. 

Die Aufgaben werden dabei direkt dem verantwortlichen 

Mitarbeiter zugeordnet. Näheres dazu entnehmen Sie dem entsprechenden 

Eintrag zur Aufgabenverwaltung. 



Lupenansicht 

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Ist das Projekt angelegt und wurden Aufgaben, Termine und restliche 

Aktivitäten mit dem jeweiligen Projekt verknüpft, hat man 

die Möglichkeit sich in den jeweiligen Karteireiter über das Lupensymbol 

einen schnellen Überblick über die jeweilige Aufgabe, Termin 

bzw. restl. Aktivitäten anzeigen zu lassen. Siehe Screenshots. 



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Aktivitäten verknüpfen 

Um auch Aktivitäten, Termine, Telefonate mit in dem Projekt verbuchen 

zu können, müssen die einzelnen Einträge hier zugeordnet 

werden. Die Zuordnung der Aktivitäten erfolgt nicht über das 

Projektmodul, sondern wird über die einzelnen Einträge gesteuert. 

Wenn Sie also einen Anruf eintragen, können Sie in diesem 

Eintrag schnell eine Zuordnung zum Projekt setzen. Der folgende 

Ausschnitt zeigt einen Aktivitäteneintrag der mit dem Projekt verknüpft 

werden soll. 

Wenn Sie das Projekt erneut aufrufen sehen Sie, dass dieses 

Telefonat hier verbucht wurde. Die Vorgehensweise bei Terminen 

und anderen Aktivitäten ist gleich. Das Projekt kann im jeweiligen 

Eintrag zugeordnet werden. 


Für die verschiedenen Aktivitätenarten 

können in der Administration 

sowohl Kosten als auch 

eine durchschnittliche Dauer 

hinterlegt werden. So vermeiden 

Sie, dass der zeitliche Aufwand 

eines Projekts durch versäumte 

Einträge von Werten für 

die Aktivitäten-Dauer zu stark 

abweicht. 



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Template erstellen 

Falls Sie öfter mal mehrere Projekte haben, die sich stark ähneln, 

können Sie ein Projekt-Template erstellen. Sozusagen als eine 

Vorlage für Ihre nächsten Projekte. 

Erstellen Sie ein neues Projekt und dazu die Aufgaben. Wenn Sie 

damit fertig sind, setzen Sie im Kasten „Angaben zum Projekt“ 

ganz unten den Haken bei „als Vorlage“ und speichern das Projekt 

ab. Um ein neues Projekt anzulegen, welches auf einem Template 

basiert, klicken Sie neben dem „Neu-Erstellen“-Symbol auf 

den schwarzen Pfeil wo alle Projektvorlagen angezeigt werden. 

Wenn Sie nun die Vorlage anklicken, wird von dem Projekt ein 

Duplikat erstellt, welches in der Listenansicht Ihrer Projekte zu 

finden ist. 

Selbstverständlich können Sie Ihr Projekttemplate im Nachhinein 

noch ändern. In der Listenansicht der Projekte wird das Template 

immer vorhanden sein. 


Um Templates erstellen zu 

können, müssen Sie zunächst 

noch die Rechte Ihres Benutzers 

bearbeiten. Begeben Sie sich 

dazu bitte zunächst einmal in 

den Menüpunkt Extras, klicken 

dort auf Einstellungen und dann 

Benutzer. Dort wählen Sie den 

Benutzer aus, der die Projektvorlagen 

erstellen können soll 

und klicken auf den Reiter 

„Rechte“. Unter dem Punkt 

„weitere Module“ müssen Sie 

nun den Haken bei „Projekte 

organisieren“ setzen und die 

neuen Einstellungen sichern. 



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Druckansicht Projektverwaltung 

Um die Druckansicht aufzurufen öffnen Sie das entsprechende 

Objekt und klicken auf das Drucker Symbol. In dieser Druckansicht 

haben Sie die Möglichkeit, erledigte Aufgaben oder auch 

Kommentare einer Aufgabe auszublenden. Weiterhin können Sie 

hier noch Termine, Telefonate und Restliche Aktivitäten, die mit 

diesem Projekt verknüpft sind hinzu schalten, bzw deaktivieren. 



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Statistik 

Das onOffice Reporting Modul bietet zahlreiche Auswertungen Ihrer 

Geschäftsprozesse. Von welchen Portalen kommen die meisten 

Anfragen? Wieviele Anfragen gibt es zu diesem Objekt? Wieviele 

Anfragen pro Monat? Woher kommen die Kunden? … 

Die Systemstatistiken geben Aufschluss über die Benutzeraktivitäten 

in onOffice, den Speicherverbrauch in Ihrer Version oder Ihren 

Faxversand. 

Die Reportings werden hier im Detail erläutert. Dabei ist es wichtig 

zu verstehen, wie die Auswertung funktioniert. Wer wird als 

Interessent gewertet? Was wird zu den Besichtigungsterminen 

gezählt? Um mit den Reportings zu arbeiten ist eine Studie der 

Funktionsweise unerlässlich. 

Für die Webseitenstatistik gibt es an dieser Stelle keine Anleitung, 

da wir zur Auswertung der Webseiten auch auf Tools von externen 

Anbietern zurückgreifen. Die Anleitung liefert dann der jeweilige 

Hersteller. 

Systemstatistiken 

Benutzer 

Die Benutzerstatistik wurde angepasst um eine bessere Übersichtlichkeit 

und Auswahlmöglichkeit für den jew. Nutzer zu gewährleisten. 

Auf den folgenden Seiten dieses Dokuments werden Ihnen 

die einzelnen Neuheiten textlich und grafisch erläutert. 



| 183 

Statistik 

1. In dem Dropdown-Feld „Benutzer“ besteht nun die Möglichkeit, 

dass alle Benutzer angewählt werden können. 

Nachdem ein Benutzer gewählt wurde kann man entweder 

über die Angabe des Datums oder über das Dropdown- 

Feld oben rechts auswählen welche Zeiträume man angezeigt 

bekommen möchte. Anhand des folgenden Screenshots 

werden Ihnen diese Funktionen dargestellt. Die Felder 

sind, zur besseren Übersicht, rot markiert: 

2. Damit Sie das zuvor gewählte Datum bei dem Punkt „Statistiken 

anzeigen für“ nicht für jeden Benutzer neu eingeben 

müssen bleibt dieses jetzt solang bestehen bis Sie ein 

neues auswählen. 

3. In der Aktionsliste werden ab sofort auch die Benutzerkürzel 

und Aktionsarten angezeigt: 



| 184 

Statistik 

4. Im Bereich der Aktionsarten können die einzelnen Aktivitäten, 

durch Nutzen der Häkchen bei „Aktiv“ gesteuert werden. 

Sollen eine od. mehrere Aktionsarten gewählt werden 

kann dies nun durch setzen der jeweiligen Häkchen erfolgen. 

Die gewählten Ansichten können nun auch einzeln 

ausgedruckt werden. 

Speicherverbrauch 

Unterteilt in Datenbank, Bilder, Dateien, Filme und eMails wird 

hier auch grafisch der jeweilige Speicherverbrauch in Ihrer Software 

angezeigt. 

Bitte beachten Sie, dass die Speicherverbrauchstatistik nur einmal 

in der Woche aktualisiert wird. Jeweils am Sonntag jeder Woche 

wird der neue Speicherverbrauch in die Statistik geschrieben. Die 

Angabe über den Speicherverbauch der eMail schließt sowohl 

eMails in Ihrem Postfach, wie auch abgelegte eMails in Maklerbuch 

und Aktivitäten ein. 

Tipps zum Senken des Speicherverbrauchs: Bitte entfernen Sie 

regelmäßig überflüssige eMails aus Ihrem Postfach. Adressen und 

Objekte, die nicht mehr gebraucht werden, bitte komplett aus 

der Software entfernen. Bei archivierten Datensätzen macht es 

Sinn, die Anhänge und Dateien zu entfernen, so sie nicht mehr zu 

einem späteren Zeitpunkt gebraucht werden. 



Faxversand 

| 185 

Statistik 

Wenn das onOffice Fax-Modul zum Versenden von Faxen aus Ihrer 

Software heraus aktiviert ist, bekommen Sie an dieser Stelle eine 

Übersicht über versendete Faxe. Beachten Sie, dass die Faxe nur 

ca. 2 Wochen vorbehalten werden. Nur in diesem Zeitraum können 

Sie ein versendetes Fax noch herunterladen. 

Geburtstagsliste 

Es werden aus allen Adressdatensätzen die Adressen bestimmt, 

deren Geburtstag in einem vorgegebenen Bereich liegt. 



| 186 

Statistik 


Hier werden alle Wiedervorlagen aus einem bestimmten Zeitraum 

für den ausgewählten Benutzer angezeigt. 

Kundenherkunft 

Es werden die Herkunft-Kontakt-Werte aller im eingegebenen 

Datumsbereich eingetragenen Adressen dargestellt. Zu jeder 

Kontaktherkunft wird die Anzahl der Adressen und die Anzahl der 

Abschlüsse dargestellt. 

Wird dieser Report aus einer Objekt-Detailansicht heraus aufgerufen, 

werden nur Kunden die mit diesem Objekt verknüpft sind im 

Report beachtet. 

Die ArtDaten-Werte können vom Multiselect-Feld „Kontaktart“ 

ausgewählt werden. Werden keine Werte ausgewählt, fließen alle 

Adressen in die Statistik mit ein. 


Der aufsummierte Betrag in 

der letzten Zeile muss nicht 

der Summe der darüber dargestellten 

Werte entsprechen, da 

HerkunftKontakt ein Multiselect- 

Feld ist und somit eine Adresse 

mehrere HerkunftKontakt-Werte 

haben kann. 



| 187 

Statistik 

Benutzeraktivitäten 

Übersicht über die Benutzeraktivitäten. Zwei Ansichten sind 

möglich: Listenansicht über die Aktivitäten aller Benutzer und die 

Detailansicht der Aktivitäten eines Benutzers. 

Listenansicht 

Detailansicht (nach Auswahl eines Benutzers) 



| 188 

Statistik 

Interessenten ohne Aktivitäten 

Dargestellt werden alle Interessenten zu denen es seit X Tagen 

keinen Aktivitäten-Eintrag mehr gibt. 



| 189 

Statistik 

Objekte ohne Aktivitäten 

Dargestellt werden alle Objekte zu denen seit X Tagen kein Maklerbucheintrag 

geschrieben wurde. 

Termine 

Es werden alle Termine mit bestimmten Terminarten dargestellt. 

Wird dieser Report aus einer Objekt-Detailansicht heraus aufgerufen, 

werden nur Termine dargestellt, die mit diesem Objekt verknüpft 

sind. 



| 190 

Statistik 

Interessenten 

Dieser Menüeintrag ist nur aktiv, wenn der Benutzer sich in einer 

Objekt-Detailansicht befindet. Aus dem Maklerbuch des gewählten 

Objekts werden alle Adressen mit Kontaktart „Interessent“ (Interessenten-Kontaktarten 

sind über das Multiselect-Feld „Kontaktart“ 

einstellbar) gelesen. 

Unter “Grundeinstellungen -> Reporting“ kann eine Fußzeile für 

diesen Report eingetragen werden. 



Reporting-Modul 

Das onOffice Reporting-Modul ermöglicht Ihnen zu unterschiedlichen 

Abfragen, wie zum Beispiel Anfragen pro Monat, Interessenten 

pro Kaufpreisvorstellung oder Objekte pro Region statistische 

Auswertungen zu erstellen. 

Einstellungen 

Sie finden das Modul unter: 

Extras >> Statistik >> allgemeine Reports 

In der oberen Leiste des Moduls befinden sich mehrere Selektionsfelder, 

mit denen Sie die Abfrage detailiert bestimmen können. 

Selektion Anzahl: 

| 191 

Statistik 

Die Anzahl 1-8 gibt an, wie viele unterschiedliche Statistiken in 

einer Übersicht dargestellt werden sollen. 

Selektion Benutzer: 

Mithilfe dieser Selektion können Sie die Statistiken für einzelne 

Benutzer oder Benutzergruppen erstellen lassen. 



Start und Ende: 

| 192 

Statistik 

Legen Sie hier den Zeitraum für Ihre Abfrage fest. 

Button „Aktualisieren“: 

Klicken Sie bitte nach veränderten Einstellungswerten bitte zur 

aktualisierten Darstellung auf diesen Button. 

Button „Gespeichertre Konfigurationen“: 

Diese Funktion zeigt Ihnen abgespeicherte Konfigurationen an, 

welche sich auch im Anschluss weiter verarbeiten lassen. 

Button „Schließen“: 

Dieser Button schließt das komplette Modul. 

Button „Drucken“: 

Öffnet Ihren voreingestellten Druckassistenten. 

Selektion „Abfrage“: 

Öffnet die Liste der Reportauswahl. 

Button „Info“: 

Diese Feld gibt Ihnen nützliche Informationen zu den einzelnen 

Reportabfragen. 

Button“Listenansicht“: 

Sie können sich über diesen Button die Auswertung auch als Liste 

anzeigen lassen. Bei einem erneuten Klick erscheint die grafische 

Darstellung wieder. 



| 193 

Statistik 

Reportabfragen 

Altersschnitt der Interessenten: 

Dieser Report gibt eine Auflistung über die Anzahl der Interessenten 

pro Altersgruppe. In Grau wird das Durchschnittsalter markiert. 

Anfragen pro Monat: 

Dieser Report ermittelt die Anzahl an Interessenten, die manuell 

dem Objekt zugeordnet wurden bzw. die Objekte, die manuell 

einem Adressdatensatz zugeordnet wurden. 



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Statistik 

Anfragen pro Ort: 

Dieser Report ermittelt die Anzahl der Adressen, die im angegeben 

Zeitraum aufgenommen wurden (Eintragsdatum). 

Anzahl Kontakte in Gruppen: 

Dieser Report gibt pro Gruppe an, wie viele Adressen einem Mitglied 

dieser Gruppe als Ansprechpartner zugeordnet sind. Wenn 

keine Gruppen angegeben sind, in der die Mitarbeiter einsortiert 

wurden, werden keine Adressen ausgewertet. 

Benutzeraktivitäten: 

Dieser Report gibt eine Übersicht über die Aktivitäten, die dem 

ausgewählten Benutzer bzw. der Gruppe in den angegebenen Zeiträumen 


Herkunft der Kontakte nach Medien: 

In diesem Report wird die Herkunft der Kontakte ausgewertet. 

Wenn für einen Kontakt mehrere Herkünfte eingetragen sind, wird 

dieser Kontakt in jeder Rubrik mit einbezogen. Als Parameter 

kann die Benutzergruppe ausgewählt werden, die ausgewertet 

wird. Zudem kann ein Datumsbereich festgelegt werden, der das 

Eintragsdatum der Adresse einschränkt. 



| 195 

Statistik 

Herkunft Kontakt in Gruppen: 

In Gruppen zusammengefasst wird die Kontaktherkunft der Adressen 

qualitativ ausgewertet. Eingeschränkt werden können die 

Ergebnisse über die Datumsgrenze, auf die das Eintragsdatum 

geprüft wird. Dabei werden nur die Benutzer ausgewertet, die für 

den angemeldeten Benutzer sichtbar sind. 

Interessenten pro Grundstücksgröße-Vorstellung: 

Dieser Report zeigt an, wie viele Interessenten nach einem Objekt 

in der Kategorie Grundstücksfläche suchen. Über den Selektor 

kann die Auswahl auf die Adressen eingeschränkt werden, 

die einem ausgewählten Benutzer oder eine Benutzergruppe als 

Betreuer zugeordnet ist. Zudem schränken die Datumsgrenzen 

die Ausgabe anhand des Eintragsdatums, das automatisch beim 

Anlegen der Adresse gesetzt wird, ein. 

Interessenten pro Kaltmiete-Vorstellung: 


in der Kategorie Kaltmiete suchen. Über den Selektor kann 

die Auswahl auf die Adressen eingeschränkt werden, die einem 

ausgewählten Benutzer oder eine Benutzergruppe als Betreuer 

zugeordnet ist. Zudem schränken die Datumsgrenzen die Ausgabe 

anhand des Eintragsdatums, das automatisch beim Anlegen der 

Adresse gesetzt wird, ein. 

Interessenten pro Kaufpreisvorstellung: 


in der Kategorie Kaufpreis suchen. Über den Selektor kann die 

Auswahl an Adressen eingeschränkt werden, die einem ausgewählten 

Benutzer oder eine Benutzergruppe als Betreuer zugeordnet 

ist. Zudem schränken die Datumsgrenzen die Ausgabe anhand 

des Eintragsdatums, das automatisch beim Anlegen der Adresse 

gesetzt wird, ein. 



| 196 

Statistik 

Interessenten pro Objektart: 

Dieser Report zeigt die Anzahl an Interessenten an, denen eine 

bestimmte Objektart zugeordnet ist. Über den Benutzerselektor 

kann die Auswahl an Adressen eingeschränkt werden, die einem 





Interessenten pro Region: 

Dieser Report zeigt die Anzahl an Interessenten an, deren Suche 

sich auf eine bestimmte Region bezieht. Über den Benutzerselektor 

kann die Auswahl an Adressen eingeschränkt werden, 





Interessenten pro Tippgeber: 

Dieser Report zeigt die Anzahl an Interessenten an, bei denen im 

Adressdatensatz ein Tippgeber zugeordnet wird. Über den Benutzerselektor 

kann die Auswahl an Adressen eingeschränkt werden, 





Interessenten pro User: 

Dieser Report zeigt die Anzahl an Interessenten an, die nach einzelnen 

Benutzern gruppiert sind. Über den Benutzerselektor kann 

die Auswahl an Adressen eingeschränkt werden, die einem ausgewählten 

Benutzer oder eine Benutzergruppe als Betreuer zugeordnet 

ist. Zudem schränken die Datumsgrenzen die Ausgabe anhand 

des Eintragsdatums, das automatisch beim Anlegen der Adresse 

gesetzt wird, ein. 

Interessenten pro Wohnflächen-Vorstellung: 

Dieser Report zeigt an, wie viele Benutzer nach einem Objekt 

in der Kategorie Wohnfläche suchen. Über den Benutzerselektor 

kann die Auswahl an Adressen eingeschränkt werden, die einem 






Interessenten können auch als 

Freitexte eingetragen werden. 

Dabei werden keine Adressdatensätze 

der Tippgeber verknüpft 

und diese Datensätze 

werden nicht für den Report 

berücksichtigt. 



| 197 

Statistik 

Kaufpreis und Courtagevolumen: 

Dieser Report gibt für den angegeben Zeitraum eine Liste mit Objekten 

aus, die eingestellt wurden. Zu jedem Objekt werden Kaufpreis und 

Courtage angegeben. Sollten zu viele Objekte in die Auswahl fallen, werden 

die übrigen Objekte zu einer Spalte „Sonstiges“ zusammengefasst. 

Objekt pro Auftragsart: 

Dieser Report zählt die aktiven und verkauften Objekte gruppiert 

nach der Auftragsart, die in der Objektübersicht, Karteireiter, 

Grunddaten unter den technischen Angaben ausgewählt wird, an. 

Über den Benutzerselektor kann die Auswahl an Objekten eingeschränkt 

werden, die einem ausgewählten Benutzer oder eine Benutzergruppe 

als Ansprechpartner zugeordnet ist. Zudem schränken 

die Datumsgrenzen die Ausgabe anhand des Eintragsdatums, 

das automatisch beim Anlegen der Adresse gesetzt wird, ein. 

Objekte pro Mitarbeiter: 

Dieser Report gibt die Objekte an, die jedem Mitarbeiter zugeordnet 

wurden. Es wird hierbei zwischen aktiven und bereits verkauften 

Objekten unterschieden. Durch die Benutzerauswahl kann die 

Anzeige auf Mitarbeiter einer Gruppe oder einzelner Mitarbeiter 

eingegrenzt werden. Die Datumsangabe bezieht sich auf das Eintragsdatum, 

welches automatisch gesetzt wird. 



| 198 

Statistik 

Objekte pro Region: 

Dieser Report stellt die aktiven und bereits verkauften Objekte 

gruppiert nach den regionalen Zusätzen, die in der Objektansicht 

eingestellt werden, dar. Die Benutzerselektion schränkt die Ausgaben 

auf die Objekte ein, die einem Benutzer oder einer Benutzergruppe 

zugeordnet ist. Zudem schränkt die Datumsgrenze die 

Ausgabe anhand des Eintragdatums, das automatisch beim Anlegen 

des Objektes gesetzt wird, ein. 

Objekte pro Tippgeber: 

Dieser Report zählt die aktiven und verkauften Objekte gruppiert 

nach den als Tippgebern markierten Adressdatensätze, welche als 

Ansprechpartner mit dem Objekt verknüpft sind. Über den Benutzerselektor 

kann die Auswahl an Objekten eingeschränkt werden, 


Ansprechpartner zugeordnet ist. Zudem schränken die Datumsgrenzen 

die Ausgabe anhand des Eintragsdatums, das automatisch 

beim Anlegen der Adresse gesetzt wird, ein. 

Objekte nach Objektart: 

Dieser Report erstellt für die einzelnen Objektarten eine Statistik 

über die Anzahl der verkauften Objekte. Hierbei werden neben 

angefragten Objekten auch nicht verkaufte und nicht angefragte 

berücksichtigt. Der Objektstatus verkauft wird an der Checkbox 

verkauft unter dem Punkt Vermarktung eingestellt. Verkaufte Objekte 

gelten als angefragt, wenn entweder ein Maklerbucheintrag 

mit einer Kontaktaufnahme zu diesem Objekt vorliegt oder eine 

Beratungsebene mit einem zugeordneten Interessenten gewählt 

wird. 

Portalanfragen: 

Dieser Report zeigt die Anzahl der Interessenten per Portal. Die 

Interessenten müssen als Herkunft-Kontakt einen Portalnamen 

haben. 


Die Kontaktart Tippgeber muss 

eventuell noch freigeschaltet 

werden. Gehen Sie dazu in Extras 

>> Einstellungen >> Administration 

>> Multiselect >> Modul: 

Adressverwaltung >> Multiselectfeld: 

Kontaktart 



| 199 

Statistik 

Termine in Gruppen nach Terminart: 

Dieser Report stellt die Anzahl der Termine zusammengefasst in 

den Gruppen dar. 

Termine nach Terminart: 

Dieser Report stellt die Anzahl der Termine gestaffelt nach Terminart 

dar. 

Objekt-Statistik 

Die Objekt-Statistik ist individuell konfigurierbar. Wählen Sie aus 

zahlreichen „Statistik-Bausteinen“ die für Sie relevanten Auswertungen 

und generieren Sie eine individuelle Übersicht. Nach 

dem Speichern steht diese Ansicht beim nächsten mal wieder zur 

Verfügung. 



| 200 

Statistik 



| 201 

Objektwertanalyse 

Mit Hilfe der onOffice Objektwertanalyse (OWA) ist es jederzeit 

möglich, aus den bereits eingetragenen Objektdaten den aktuellen 

Wert der Immobilie schnell und einfach berechnen zu lassen. Für 

die fertige Objektwertanalyse stehen Ihnen bereits Vorlagen zur 

Verfügung. 

Die Berechnung erfolgt nach dem Versicherungswert 1914. Es 

handelt sich hierbei um eine vereinfachte Kurz-Sachwertermittlung 

aufgrund der wesentlichen wertbestimmenden Merkmale eines 

Objektes. 

Der für die Berechnung benötigte aktuelle Baukostenindex wird 

von onOffice automatisch vierteljährlich aktualisiert. 

Eingabe der Daten in onOffice 

Mit aktiviertem OWA-Modul steht Ihnen in der Objektverwaltung 

der Karteireiter „OWA“ (Objektwertanalyse) zur Verfügung. Hier 

werden alle bekannten Daten aus der Objektverwaltung bereits 

übernommen. Fehlende Angaben werden vorab über der Eingabemaske 

in roter Schrift ausgegeben. 

Damit die weitere Berechnung des Objektwerts stattfinden kann, 


Wichtiger Hinweis: Bei der Objektwertanalyse 

handelt es sich 

nicht um ein Verkehrswertgutachten 

nach §194 BauGB. 



| 202 


müssen zunächst alle fehlenden Angaben nachgetragen werden. 

Die Eingabe der für die Bewertung wichtigen Daten unterteilt sich 

in: 

• Objektdaten 

• Bauwert 

• Bodenwert 

• Wertminderung 

• Basiswert 

Die Kategorien werden im Folgenden erläutert. 

Die Objektdaten 

Die Daten werden größtenteils von Ihren Eingaben auf dem Karteireiter 

„Grunddaten“ und „Preise/Flächen“ übernommen. Beachten 

Sie, dass die Eingabe eines fiktiven Baujahres eine Berechnung 

des Objektes unter Berücksichtigung von Modernisierungen („Verjüngung“ 

= Aufwertung des Objektes) erlaubt. 



Der Bauwert 

| 203 


Der weiteren Berechnung des Bauwert liegen bereits die oben 

getätigten Eingaben (Objektdaten) zugrunde. Als erstes geben Sie 

den „Basiswert Baukosten 1914“ ein. Die Zugrundelegung dieses 

Basiswertes soll sicherstellen, dass die Versicherungssumme in 

jedem Fall ausreichend kalkuliert ist, auch wenn die Baukosten 

einmal saisonalen Schwankunken unterliegen. Die Abzüge für eine 

fehlende Unterkellerung werden in Prozenten vom darüber errechneten 

Bauwert abgezogen. 



Der Bodenwert 

| 204 


Für die Berechnung des Bodenwertes müssen Sie zunächst den 

Bodenrichtwert eintragen (http://de.wikipedia.org/wiki/Bodenrichtwert). 

Der Wertminderung 

Die Alterswertminderung wird nach Ross ermittelt. Infos darüber 

gibt es auf Wikipedia: (http://de.wikipedia.org/wiki/Alterswertminderung). 

Der Basiswert 

Zuletzt erfolgt die Ausgabe des Basiswert als Summe von Bauwert 

und Bodenwert. 



| 205 


Ausgabe der Objektwert-Analyse 

onOffice bietet die Möglichkeit die Analyse in einfacher oder 

erweiterter Form auszudrucken. Nachdem alle für die Berechnung 

benötigten Daten eingetragen sind, klicken Sie auf „Bewertung 

erstellen“. 

Zur Auswahl stehen die Wordvorlagen „OWA Version 1“ und „OWA 

Version 2“. Bei Bedarf haben Sie die Möglichkeit, die Vorlagen 

abzuändern oder neu zu erstellen. Nähere Infos dazu kann Ihnen 

unser Support mitteilen. 



| 206 

Gemeinschaftsgeschäft 

Das onOffice smart Gemeinschaftsgeschäft ermöglicht es mit anderen 

Maklern im Verbund zusammen zu arbeiten. Befindet sich in 

Ihrer Datenbank kein passender Interessent für ein neues Objekt, 

so können Sie Ihr Objekt in eine Börse einstellen und von den 

Daten Ihrer Maklerkollegen profitieren. Das von Ihnen „bereitgestellte“ 

Objekt kann damit von anderen Teilnehmern der Börse 

abgeglichen werden. Ein anderer Teilnehmer kann auf einen Blick 

erkennen, ob sich ein Objekt in der Börse befindet, das auf die 

Suchkriterien seiner Interessenten passt und Ihnen ein Gemeinschaftsgeschäft 

vorschlagen. In diesem Fall wird eine Provisionsteilung 

vereinbart und Sie können das Geschäft abschließen. 

Profitieren Sie von den zahlreichen Objekten, die Ihren Interessenten 

zur Verfügung stehen und … 

…profitieren Sie von den Massen von Interessenten, die sich für 

Ihr Objekt interessieren! 



| 207 


Objekte in die Gemeinschaftsbörse einstellen 

In den folgenden Abschnitten wird davon ausgegangen, dass der 

Zugang zu einer Börse bereits von Ihrem Administrator eingerichtet 

wurde. Informationen zum Einrichten einer Börse finden Sie im 

Abschnitt „Einrichtung“. 

Sie haben ein neues Objekt in Ihrem Bestand, finden keine passenden 

Interessenten und wollen das Objekt in die Börse einstellen 

und damit zum Gemeinschaftsgeschäft anbieten? 

Wechseln Sie auf den Karteireiter „Vermarktung“ in der Objektverwaltung. 

Eine neue Kategorie „Börsen“ stellt die verfügbaren 

Gemeinschaftsbörsen dar. Selektieren Sie die gewünschte Börse, 

um das Objekt freizuschalten. 


Beachten Sie bitte, dass ein Abgleich 

mit den Suchkriterien nur 

dann erfolgen kann, wenn die 

Adresse des Objektes vollständig 

vorhanden ist. 


Vorsicht: Stellen Sie die Anzeige 

nicht zu hoch ein, da die 

Ladezeit für zu viele Datensätze 

die Performance der Software 

extrem verlangsamt. 



| 208 


Mit diesem Abgleich werden alle Objekte Ihrer Datenbank, die für 

eine Börse freigeschaltet sind, zu den Börsen übertragen – Ihr 

Objekt ist damit eingestellt. 

Die Infoseite 

Passende neue Objekte sichten 

Nach dem Login in Ihr onOffice smart finden Sie auf der Eingangs- 

und Infoseite eine Box „Passende neue Objekte in Börsen“. Hier 

werden die Börsenobjekte bereits gefiltert, um Ihnen nur die 

Objekte zu zeigen, die zum einen auf die Suchkriterien Ihrer 

Interessenten passen und die zum andern von Ihnen als „Neu“ 

eingestuft werden. So behalten Sie die Übersicht über die wirklich 

interessanten Objekte. Über das „Aktualisieren“-Icon ( werden 

die aktuellen Börsenobjekte erneut mit den Suchkriterien Ihrer 

Interessenten abgeglichen. 

Mit Klick auf das „Lupen-Icon“ erhalten Sie eine Vorschau auf das 

Objekt und die passenden Interessenten aus Ihrer Datenbank. 

Über diese Voransicht können Sie auch ein detailliertes HTML 

Exposé aufrufen. 



| 209 



In der „Gemeinschaftsgeschäft“-Box finden Sie eine Übersicht der 

eingehenden und ausgehenden Vorschläge. Ist ein anderer Börsenteilnehmer 

an einem Ihrer Objekte interessiert, weil er einen 

passenden Interessenten hat, sendet er Ihnen eine Anfrage. Diese 

Anfrage finden Sie unter „offene Vorschläge (eingehend)“. Um 

die Anfrage abzulehnen oder zuzustimmen, wechseln Sie in die 

Grunddaten des Objekts. 

Sind Sie selbst an dem Objekt eines anderen Börsenteilnehmer interessiert 

und haben aus dem Objekt eine Anfrage gestartet, dann 

finden Sie dieses Objekt unter „offene Vorschläge (ausgehend)“. 



| 210 


Gemeinschaftsgeschäft vorschlagen 

Auf der Suche nach passenden Objekten für Ihre Interessenten 

wurde Ihnen ein Börsenobjekt vorgeschlagen, das genau auf die 

Suchkriterien eines Interessenten passt. Das kann zum Beispiel 

über die Box „Passende Neue Objekte in Börsen“ auf der Info-Seite 

geschehen. Außerdem können Sie sich die passenden Objekte 

über den Karteireiter „Objekte“ im Interessenten anzeigen lassen. 

Jetzt haben Sie das Objekt aufgerufen und finden, dass es wirklich 

das richtige für einen bestimmten Interessenten sein könnte. Sie 

wollen ein Gemeinschaftsgeschäft vorschlagen. 

Rufen Sie im Objekt den Karteireiter „Grunddaten“ auf. Klicken 

Sie in der Kategorie „Börse“ auf die Schaltfläche „Gemeinschaftsgeschäft 

vorschlagen“. 

Es erscheint folgendes Fenster zur Bestätigung: 

Der andere Börsenteilnehmer hat jetzt, wie im Abschnitt „Zustimmen/Ablehnen“ 

beschrieben, die Möglichkeit das Geschäft anzunehmen 

oder abzulehen. 



| 211 


Die Kategorie „Börsen“ in den Objektgrunddaten bietet darüber 

hinaus noch einige weitere Funktionen. Neben den Börsen- und 

Kontaktinformationen können Sie jederzeit den Status des Gemeinschaftsgeschäft 

einsehen. Nachdem die Anfrage abgesendet 

wurde, ist dieser natürlich erst einmal „offen“. 

Sie haben die Möglichkeit, dem Objekt die „Neu-Markierung“ zu 

entziehen oder es auf „unsichtbar“ zu stellen. 

Neu-Markierung: 

Jedes Objekt das aus einer Börse in Ihre Datenbank eingestellt 

wird, erhält zunächst einmal eine „Neu-Markierung“. In der Box 

„passendes neues Objekt in Börsen“ werden sich dadurch mit 

der Zeit immer mehr Objekte sammeln. Durch das Entfernen dieser 

„Neu-Markierung“ behalten Sie die Übersicht. Ein Objekt ohne 

diese Markierung entzieht sich somit Ihrer Aufmerksamkeit und 

wird nicht mehr in dieser Box gelistet. 

Sichtbar: 

Wurde ein Objekt auf „unsichtbar“ gestellt, ist es erst einmal nicht 

mehr unter Ihren Objekten zu sehen. Sie können als ein Objekt, 

das für Ihre eigene Vermarktung absolut uninteressant erscheint 

damit in den Hintergrund verbannen. Um es zu einem späteren 

Zeitpunkt wieder sichtbar zu machen, benutzen Sie den Filter unter 

„Bearbeiten > Objekte > nicht sichtbare GG-Objekte“. 



Übersichten 

| 212 


Um die Übersicht über Ihren kompletten Objektbestand zu behalten, 

werden die Börsenobjekte in den Listenansichten von den 

eigenen Objekten getrennt. Durch „Unterreiter“ werden auch die 

Börsenobjekte weiter unterteilt. Somit ergeben sich die folgenden 

Kategorien: 



| 213 


Die Listenansichten der Börsenobjekte bieten eine zusätzliche 

Aktion, um zu den selektierten Objekten eine Neu-Markierung zu 

entfernen oder wieder zu setzen. 

Neu Markierung 

Jedes Objekt das aus einer Börse in Ihre Datenbank eingestellt 

wird, erhält zunächst einmal eine „Neu-Markierung“. In der Box 

„passendes neues Objekt in Börsen“ werden sich dadurch mit 

der Zeit die Objekte stapeln. Durch das Entfernen dieser „Neu- 

Markierung“ behalten Sie die Übersicht. Ein Objekt ohne diese 

Markierung entzieht sich somit Ihrer Aufmerksamkeit und wird 

nicht mehr in dieser Kategorie gelistet. 



| 214 


Zustimmen / Ablehnen 

Haben Sie eines Ihrer Objekte in eine Börse eingestellt, wird es 

hoffentlich nicht lange dauern, bis die erste Anfrage Sie erreicht. 

Wie im Abschnitt zur Infoseite beschrieben, wird Ihnen die Anfrage 

in der Box „Gemeinschaftsgeschäft“ vorgelegt. Durch einen 

Doppelklick gelangen Sie in die Grunddaten Ihres Objekts. Dort 

erscheint jetzt die Kategorie „Börsen Anfragen“. Gelistet werden 

andere Teilnehmer, die an einem Gemeinschaftsgeschäft durch 

Austausch dieses Objekts interessiert sind. Sie haben die Möglichkeit 

dem Gemeinschaftsgeschäft durch die beiden Icons 

in der jeweiligen Zeile zuzustimmen oder abzulehnen. 

Über die Lupenfunktion können Sie vorher noch Informationen 

zu dem Makler anfordern, der Ihnen das Gemeinschaftsgeschäft 

vorgeschlagen hat. 

ollen Sie dem Gemeinschaftsgeschäft zustimmen, klicken Sie auf 

das Zustimmen-Icon . 



| 215 


Bisher ist es für den anfragenden Makler nur möglich, die Daten 

dieses Objekts zu sehen und das Objekt mit seinen eigenen Interessenten 

abzugleichen. Sie können ihm an dieser Stelle weitere 

Rechte einräumen, um die Vermarktung des Objekts zu fördern: 

Nachdem Sie dem Gemeinschaftsgeschäft zugestimmt haben, 

erscheint der andere Teilnehmer unter den Börsen-Anfragen in 

grüner Schrift. Diese Entscheidung kann jederzeit wieder widerrufen 

werden. 



| 216 


Wurde das Geschäft von Ihnen abgelehnt färbt sich die Schrift rot. 

Übersichten 

Um die Übersicht über Ihren kompletten Objektbestand zu behalten, 

werden die Börsenobjekte in den Listenansichten von den 

eigenen Objekten getrennt. Durch „Unterreiter“ werden auch die 

Börsenobjekte weiter unterteilt. Somit ergeben sich die folgenden 

Kategorien: 



Immomatching 

| 217 


Nach der Eingabe eines neuen Interessenten nebst Suchkriterien, 

können Sie direkt prüfen, ob es außer Ihren eigenen Objekten 

vielleicht passende Börsenobjekte gibt. Nehmen Sie zunächst auf 

dem Karteireiter „Objekte“ im Interessenten folgende Einstellung 

über das Schraubenschlüssel Symbol ( ) vor. 

Aktivieren Sie die Option „Börsen Objekte darstellen“. 

In der Liste der automatisch zugeordneten Objekte erscheinen, 

nach einem Suchlauf über die Schaltfläche „Objekte suchen“, neben 

Ihren eigenen Objekten auch passende Börsenobjekte. 



| 218 


Beachten Sie, dass Sie nur bei Objekten mit akzeptiertem gemeinschaftsgeschäft 

die Möglichkeit haben, Aktionen durchzuführen. 

Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, können Sie 

diese Objekte anbieten, wie Ihre eigenen. Nachdem das Objekt 

selektiert wurde, kann über das untere Aktionen-Menü der eMail- 

oder Briefe-Dialog aufgerufen werden. 



| 219 


Börsen-Filter und die Quicksearch-Box 

Der Objektfilter bietet weitere Filter für die Börsenobjekte. Im erweiterten 

Objektfilter finden Sie den Filter „Börsen“. Hier können 

Sie gezielt alle Objekte filtern, die aus einer bestimmten Börse in 

Ihr System übertragen wurden. 

Um Ihre eigenen Objekte zu filltern, die aufgrund des akzeptierten 

Gemeinschaftsgeschäft von einem Partner aus der Börse vermarktet 

werden, benutzen Sie den Filter „eigene Objekte mit akzeptierten 

GG“. 

Um die Börsenobjekte auch über den Quicksearch zu finden, 

müssen Sie in den Einstellungen der Quicksearch-Box die Option 

„Börsenobjekte einbeziehen“ aktivieren. 



| 220 


Synchronisation 

Manuelle Synchronisation 

Wie bereits im Abschnitt „Objekte einstellen“ beschrieben, ist es 

erforderlich, Ihren eigenen Datenbestand mit der Börse abzugleichen, 

um kurzfristige Änderungen an Ihren eigenen Objekten zur 

Börse übertragen. Mit dieser Synchronisation werden auch neue 

Börsen-Objekte anderer Makler in Ihr System übertragen. Die 

Synchronisation kann zum einen in der Vermarktung eines einzelnen 

Objekts manuell gestartet werden. Zum andern gibt es die 

Möglichkeit über das obere „Aktionen“ Menü unter den „Objekt- 

Aktionen“ den Punkt „Börsensynchronisation“ direkt aufzurufen. 



| 221 


Es öffnet sich das Fenster zum Start der Synchronisation. Wählen 

Sie „Start“. 

Automatische Synchronisation 

Jede Nacht zwischen 0 und 4 Uhr findet außerdem eine automatische 

Synchronisation statt. Die von Ihnen für die Börse freigeschalteten 

Objekte werden in Ihrem aktuellen Zustand zur Börse 

abgeglichen und der Börsenbestand wird in Ihre Datenbank 

importiert. 

Börsenadministration 

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, Zugang zu bestehenden 

Börsen freizuschalten. Unter „Extras > Einstellungen > Börsenmanager“ 

können Sie den Börsenmanager aufrufen. Hier werden 

zunächst bestehende Börsen gelistet. Um eine eigene Börse zu 

gründen, die - vielleicht auf regionaler Ebene - einen Austausch 

mit anderen Maklern unterstützt, wenden Sie sich bitte an die 

onOffice Software GmbH. Über den Börsenmanager kann lediglich 

die Teilnahme an bestehenden Börsen gesteuert werden. 



| 222 


Um Informationen zu den einzelnen Börsen abzurufen, klicken Sie 

die Börse in der oberen Liste an. Auf dem Karteireiter sehen Sie 

die Informationen zu dieser Börse. Diese Daten können von Ihnen 

nicht geändert werden. Wenn Sie Mitglied dieser Börse werden 

wollen, wechseln Sie auf den Karteireiter „eigene Daten“. 



| 223 


Bei Interesse an einer Börse, tragen Sie Ihre Kontaktdaten auf 

dem Karteireiter „Kontaktdaten“ ein. Ihre Messenger ID entnehmen 

Sie bitte der „Messenger-Box“ auf der rechten Seite neben 

Ihrer smart Software. Verfassen Sie eine kurze Beschreibung zu 

Ihrem Geschäft. Nach Klick auf „Anfrage absenden“ wird eine 

Anfrage an den Ersteller der Börse gesendet. Sobald Sie dort 

freigeschaltet werden, können Sie die Börse wie in den vorherigen 

Abschnitten beschrieben benutzen. 



| 224 


Der onOffice Messenger. Hiermit können Sie direkt Kontakt zu 

anderen Maklern – nicht nur aus dieser Börse - aufnehmen. Ihre 

Messengernummer können Sie in den oben beschriebenen Einstellungen 

eintragen. Diese Angabe ist optional, fördert aber eine 

optimale Kommunikation untereinander. 



| 225 

Mehrsprachen-Modul 

Das Mehrsprachenmodul ist eine Datenbankerweiterung, die Ihnen 

ermöglicht, Objekte in mehreren Sprachen anzulegen. Die Datenbankerweiterung 

dient als Grundlage für die multilinguale Vermarktung 

Ihrer Objekte auf Ihrer Internetseite, der Erstellung von 

mehrsprachigen Serienmailvorlagen und Exposés in den Formaten 

Word und PDF. 

1. Aktivierung 

In den Spracheinstellungen (Extras->Einstellungen >> Grundeinstellungen 

>> Karteireiter „Sprache“) haben Sie die Möglichkeit, die 

Datenbankerweiterung für weitere Sprachen zu aktivieren. Eine 

Sprache lässt sich durch Klick auf aktivieren. Durch Anklicken 

des roten-Symbols wird die jeweilige Datenbankerweiterung 

wieder deaktiviert. 

2. Objekt in mehreren Sprachen anlegen 

Sobald eine oder mehrere Sprachen aktiviert wurden, können diese 

für Ihre Objekte verwendet werden. Hierbei unterscheidet man 

zwei Varianten: 

2.1 Ein neues Objekt wird beim Anlegen automatisch in allen 

aktivierten Sprachen angelegt 

Diese Einstellung kann in den Grundeinstellungen unter dem 

Punkt „Mehrsprachigkeit“ aktiviert werden (Extras > >Einstellungen 

>> Grundeinstellungen >> Karteireiter „Allgemein“): 



| 226 


2.2 Ein neues Objekt wird beim Anlegen nur in der Standardsprache 

angelegt 

Weitere Sprachversionen des Objekts müssen in den Grunddaten 

des Objekts manuell angelegt werden. Folgende Aktionsarten stehen 

hierfür zur Verfügung: 

• Anlegen des Objekts in einer weiteren Sprache durch Klick 

auf 

• Anlegen des Objekts in allen aktivierten Sprachen durch 

Klick auf 

3. Verwendung der Mehrsprachigkeit 

Im Feld „Sprachen“ wird angezeigt, in welchen Sprachen das Objekt 

angelegt wurde: 

Durch Doppelklick auf eine Sprache oder das -Symbol wird der 

Objektdatensatz in der jeweiligen Sprachversion aufgerufen. Das 

–Symbol löscht das Objekt in der ausgewählten Sprache. Welche 

Sprachversion aktuell angezeigt wird, kann man an der Flagge 

im oberen Bereich der Seitenansicht erkennen. Die Sprachversion 

kann auch über das Flaggen-Symbol gewechselt werden.: 

In der Software ist ein Wörterbuch hinterlegt, welches jederzeit 

erweitert werden kann. Dieses Wörterbuch ist dafür zuständig, 

die Feldbezeichnungen auf Webseite und Exposés in der richti- 



| 227 


gen Sprache anzuzeigen, sofern eine Übersetzung hinterlegt ist. 

Während die Übersetzung von Feldbezeichnungen also über das 

Wörterbuch erfolgt, müssen folgende Feldinhalte bei jedem Objekt 

für jede Sprache manuell übersetzt und eingefügt werden: 

• Objekttitel 

• Freitexte 

Wörterbuch 

1. Das Wörterbuch 

Fehlende Übersetzungen bei Feldbezeichnungen können Sie wie 

folgt ins Wörterbuch eintragen: 

1.1 Öffnen Sie das Wörterbuch unter 

Extras >>Einstellungen >> Wörterbuch 

1.2 Über die Flaggenauswahl auf der rechten Seite können 

Sie die Sprache auswähen, die Sie für die Übersetzungen 

verwenden möchten. Ihre Auswahl wird mit dem Flaggensymbol 

angezeigt. 



| 228 


1.3 Im Feld „Suchen“ können Sie nach Worten suchen, die 

bereits im Wörterbuch existieren. Bestätigen Sie Ihren 

Suchauftrag durch drücken des Buttons „Suchen“. Es werden 

Ihnen alle Möglichkeiten in der Tabelle unterhalb des 

Suchfelds angezeigt. 

1.4 Bearbeiten Sie Ihre Wörterbucheinträge direkt in der Tabelle. 

Hierbei können Sie auch mehrere Einträge bearbeiten. 

Sichern Sie Ihre Ändernunen anschließend über den Button 

„Sichern“. 

1.5 Die neue Wörterbuchsuche gibt Ihnen die Möglichkeit nicht 

nur in Deutsch, sondern in einer, von Ihnen ausgewählten 

Sprachen, das Wörterbuch zu durchsuchen. Geben Sie in 

das Suchfeld den gesuchten Begriff ein. Anschließend können 

SIe mit einem Klick auf die Flagge links neben dem 

Suchfeld die Sprache aussuchen, in der Sie den Begriff 

suchen. 



| 229 


2. Festlegen von nicht variablen Feldern 

Felder, deren Inhalte Sie nicht mehrsprachig anlegen möchten, 

können Sie über die Administration (Extras >> Einstellungen >> Administration) 

durch Anhaken der Checkbox in der -Spalte 

festlegen. 

Wird die Checkbox angehakt, kann in dieses Feld nur noch ein 

fester Feldinhalt eingegeben werden. Der eingegebene Text wird 

für alle Sprachversionen des Objekts übernommen und nicht mehr 

variabel in der jeweiligen Sprache ausgegeben. 

3. Mehrsprachige Word-Vorlagen 

Informationen zu den mehrsprachigen Word-Vorlagen finden Sie 

unter: http://onlinehilfe.onoffice.de/mehrsprachigkeit-wordvorlagen.xhtml 

oder in Benutzerhandbuch Teil 4 - Vorlagen. 

4. Mehrsprachige E-Mail-Vorlagen 

http://betaonlinehilfe.onoffice.de/mehrsprachigkeit-emailvorlagen. 

xhtml 

5. Mehrsprachige Vermarktung 

5.1 Um Ihr PDF-Exposé in mehreren Sprachversionen nutzen 

zu können, muss die Exposévorlage mehrsprachig in der 

Software hinterlegt werden. Bitte setzen Sie sich bei Interesse 

mit Ihrem vertrieblichen Ansprechpartner bei onOffice 

in Verbindung. 

5.2 Sie haben die Möglichkeit, Ihre Webseite mehrsprachig zu 

nutzen. Bitte setzen Sie sich bei Interesse mit Ihrem vertrieblichen 

Ansprechpartner bei onOffice in Verbindung. 



| 230 

Schaufenster-Modul 

Das neue onOffice Schaufenster Modul ermöglicht Ihnen von Ihren 

Objekten Präsentations-PDF-Dateien zu erstellen, mit denen Sie 

Ihre Immobilien optimal präsentieren können. 

Erstellung einer Schaufenster-Präsentation: 

Wählen Sie aus Ihrer Objektliste, die Immobilien aus, für die Sie 

eine Schaufenster-Präsentation erstellen möchten. Aktivieren Sie 

hierzu den Haken neben dem Objekt. 

Im Anschluss öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie die 

Schaufenster-Präsentation in zwei unterschiedlichen Designs erstellen 

können. 

Sie können über den Selektor „Schaufenster-Präsentation 1“ oder 

„Schaufenster-Präsentation 2“ auswählen. Sobald Sie ein Design 

ausgewählt haben, bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button: 

„Erstellen“. 



| 231 


Nach der Erstellung der PDF-Datei können Sie nun entscheiden, 

ob Sie die Schaufenster-Präsentation speichern oder nur öffnen 

möchten. 

Einstellungen im Acrobat Reader 

Bitte beachten Sie folgende Einstellungen in Ihrem Acrobat-Reader: 

Sie finden diese im Acrobat unter Bearbeiten >> Voreinstellungen 

• Die Ausgabe ist nur mit dem kostenlosen Acrobat Reader möglich 

• Bei der Ausgabe ist unbedingt der Bildschirmschoner zu deaktivieren 

• Die markierten Einstellungen (s. Screenshot unten) sind entsprechend 

vorzunehmen 

• Zurzeit kann man die Übergangart nicht selbst bestimmen 

• mit der Tastenkombination: STRG + L wird die Präsentation gestartet, 

alternativ kann man das auch über das Menü >> Anzeige 

>> Vollbildmodus auswählen 



| 232 


Einstellungen in der Objektverwaltung 

Bitte beachten Sie folgende Einstellungen in der Objektverwaltung: 

• Objekte, die mehrsprachig in Ihrer Version angelegt sind, werden 

auch in der Schaufenster-Präsentation mehrsprachig ausgegeben. 

• Die Objektbeschreibung wird automatisch aus dem Freitextfeld 

„Dreizeiler“ übernommen. Sollte dieses Feld leer sein, wird der 

Text aus dem Feld „Beschreibung“ übernommen. 

Ansicht Schaufenster-Präsentationen 

Ausgabe Schaufenster-Präsentation 1: 



| 233 


Ausgabe Schaufenster-Präsentation 2: 




| 1 

Teil 4 – Vorlagen 




| 2 


Wordvorlagen 3 

Vorlage in Word erstellen .............................................3 

Hinterlegen in onOffice smart .......................................4 

Word-Upload installieren ...............................................6 

Word-Upload benutzen ...................................................8 

Word Templates anlegen ...............................................11 

PDF und HTML Exposés 14 

Grundeinstellungen bei PDF und HTML Exposés ..........14 

PDF-Exposé per Link .......................................................15 

E-Mail-Vorlagen 17 

E-Mailvorlage in weiteren Sprachen anlegen ..............19 

Mehrsprachigkeit 19 

E-Mail-Vorlage in mehreren Sprachen .........................19 

Wordvorlage in mehreren Sprachen ............................21 



Nutzen Sie Wordvorlagen, um Ihren täglichen Schriftverkehr zu 

vereinfachen. Das geschieht zum einen durch die einmalige Erstellung 

von Vorlagen, die Ihnen dann für Ihre gesamte Kommunikation 

fertig konfiguriert zur Verfügung stehen. Zum anderen erspart 

der Einsatz von Macros als Platzhalter für Daten das mühsame 

Eingeben von Adresse, Anrede etc. 

Vorlage in Word erstellen 

Um eine Vorlage in Word zu erstellen, öffnen Sie zunächst Microsoft 

Word. Gestalten Sie Ihre Vorlage gemäß Ihren unternehmerischen 

Vorgaben. 

Da Vorlagen vor allem für standardisierte Anschreiben z.B. für 

mehrere Kunden oder Interessenten nützlich sind, können Sie auswechselbare 

Elemente wie Anschrift, Anrede etc. als Word-Macros 

einsetzen. onOffice smart wandelt die einzelnen Elemente dann 

automatisch in Daten aus der Adressverwaltung um. 

Als Beispiel sehen Sie hier den gesamten Briefkopf: 

_Firma1 _Firma2 

_Anrede _Titel _Vorname _Name 

_Strasse 

_PLZ _Ort 

| 3 

Wordvorlagen 

Eine komplette Liste der verfügbaren Macros finden Sie zum 

Thema Makroliste. Das gleiche Prinzip gilt natürlich auch für Ihre 

Exposé-Vorlagen. Die Makros für die Objektdaten finden Sie ebenfalls 

in der Makroliste. 

Die Betreffzeile, sowie den Text mit Grußformel schreiben Sie manuell 

in das Dokument. 

Gehen Sie im Wordprogramm auf Datei und wählen Sie „Speichern 

unter“. 


Speichern Sie Ihre Vorlage als 

Webseite, also als .htm oder 

.html Datei ab. Achten Sie bitte 

darauf, keine Leerzeichen, Satzzeichen 

oder Umlaute in dem 

Dateinamen zu verwenden. 



| 4 

Wordvorlagen 

Mircosoft Word erstellt automatisch einen Ordner, in dem sich 

Ihre zur Vorlage zugehörigen Daten und Bilder befinden. 

Die Vorlage, bzw. Ihr Standardanschreiben, ist fertig gestellt und 

Sie können es in Ihr onOffice hochladen. 

Hinterlegen in onOffice smart 

Um Ihre Vorlage in onOffice zu hinterlegen, muss sie zunächst in 

Word erstellt und als Web-Datei abgespeichert werden. 

Um die Vorlage in Ihr onOffice smart zu laden, gehen Sie in die 

Vorlagenverwaltung 


Im linken Fenster sehen Sie die bereits von onOffice vorgeschlagenen 

Vorlagen. 



| 5 

Wordvorlagen 

Um eine neue Vorlage in onOffice zu importieren, klicken Sie auf 

das „Neuer Datensatz“-Symbol. 

Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und laden Sie die .html-Datei hoch. 

Klicken Sie dann auf „Sichern“. Im Verlauf des Hochladens wird 

das System Sie eventuell nach weiteren Dateien und Bildern fragen. 

Laden Sie diese Dateien ebenfalls hoch. 

Vorlage abspeichern 

Tragen Sie den Titel, z. B. Angebot_normal, in das dafür vorgesehene 

Feld. Klicken Sie dann auf „Sichern“. Die neue Vorlage 

erscheint links unter den Allgemeinen Wordvorlagen und kann 

nun genutzt werden. Mehr zum Thema Vermarktungdialog. 



| 6 

Wordvorlagen 

Möchten Sie Ihre Vorlage in einen anderen Ordner abspeichern, 

geben Sie im Feld „Ordner“ den gewünschten Ordnernamen ein. 

Ist es ein neuer Ordnername, erscheint der neue Ordner automatisch 

im linken Feld. Wählen Sie einen bereits vorhandenen 

Ordner, ordnet sich die Vorlage hier automatisch unter. 

Um die vorhandenen Ordner umzubenennen, klicken Sie einfach 

im linken Feld auf den umzubenennenden Ordner. 

Word-Upload installieren 

Mit dem Tool „Word-Upload“ sind Sie in der Lage, ihre Word- 

Vorlagen individuell zu gestalten und abzusichern. Auch die Bearbeitung 

bereits bestehender Vorlagen ist möglich - ebenso der 

individuelle Nachweis in den Aktivitäten. Ihre Dokumente werden 

dabei nicht wie die normalen Vorlagen stets neu generiert, sondern 

bleiben so individuell hinterlegt. Gehen Sie dazu auf 

Support > Download 

Sie arbeiten mit Word 2003 – dann klicken Sie hinter der Datei 

onOffice Word Upload (Word 2003) auf „Download“ 

Sie arbeiten mit Word 2007 – dann klicken Sie hinter der Datei 

onOffice Word Upload (Word 2007) auf „Download“ 

Speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner ab und entpacken Sie 

die Datei mit einer gängigen Software wie z.B. Winzip oder Winrar. 


Sollte die Installation an irgendeinem 

Punkt abbrechen, müssen 

die Patches einzeln installiert 

werden. Führen Sie dazu, wie in 

der folgenden Abbildung beschrieben, 

die Dateien aus den 

Unterordnern aus. Anschließend 

muss der Wordupload über 

Ausführen der Datei „WorduploadEinrichten.msi“ 

installiert 

werden. 



| 7 

Wordvorlagen 

Schließen Sie vor der Installation alle Programme! 

Öffnen Sie den Ordner und doppelklicken Sie auf „Setup“. Das 

Programm wird installiert. 

Die von Ihnen zu installierenden Programme (abweichender Name 

je nach Installationsversion) sind: 

Anschließend muss die Datei „WordUploadEinrichten“ ausgeführt 

werden, um den Word-Upload zu installieren. 

Word-Upload in onOffice einbinden 

Öffnen Sie Ihr Word-Programm und klicken Sie im oberen Menü 

auf „Add-Ins“. Es öffnet sich links ein Fenster. 

Klicken Sie auf „onOffice-Settings“. 



| 8 

Wordvorlagen 

Geben Sie Ihre Zugangsdaten für onOffice ein. Die Felder für den 

Proxy müssen nicht ausgefüllt werden. Klicken Sie auf „OK“. Das 

onOffice Word-Upload Tool ist nun installiert. 

Word-Upload benutzen 

Im Folgenden lernen Sie das Word-Upload Tool anhand von drei 

Anwendungsbeispielen kennen: 

a) Exposé individuell gestalten 

b) Bereits hochgeladene Vorlagen bearbeiten 

c) Spezifische Nachweise in den Aktivitäten speichern 

Exposé individuell gestalten 

Um ein Exposé individuell zu gestalten, gehen Sie auf 

Objektverwaltung > „Objektauswahl“ > Vermarktung 

Wählen Sie per Doppelklick die Vorlage aus, die Sie individuell 

verändern möchten. 



| 9 

Wordvorlagen 

Ihr Wordprogramm öffnet sich. Nehmen Sie nun die gewünschten 

Änderungen an Ihrer Vorlage vor. Sie können die Texte verändern, 

Bilder neu hochladen, verschieben, in der Größe verändern etc. 

Sind Ihre Änderungen eingegeben, gehen Sie auf Add-Ons in der 

oberen Menüleiste und dann auf onOffice-Upload. 

Klicken Sie zur Aktualisierung der Einträge in onOffice erneut auf 

den Reiter „Vermarktung“. Das Sternchen kennzeichnet ein individuell 

hochgeladenes Exposé. Bei jedem Versand des Wordexposés 

zu diesem Objekt wird nun das angepasste Exposé verwendet. 


Vorsicht bei Änderungen einer 

Angabe zum Objekt, wie z. B. 

dem Kaufpreis. Im individuell 

hochgeladenen Exposé sind die 

Werte fest gespeichert. Es findet 

keine weitere Makroersetzung 

statt, so dass weiterhin der alte 

Kaufpreis erscheint. 



| 10 

Wordvorlagen 

Bereits hochgeladene Vorlagen bearbeiten 

Um schon bestehende Vorlagen zu bearbeiten, gehen Sie auf 


Wählen Sie die zu verändernde Vorlage aus und klicken Sie auf 

„Bearbeiten“. 

Ihr Word-Programm öffnet sich automatisch. Geben Sie die gewünschten 

Änderungen ein und laden Sie das Dokument unter 

„Add-Ins“ mit Klick auf „onOffice-Upload“ hoch. 



| 11 

Wordvorlagen 

Spezifische Nachweise in den Aktivitäten speichern 

Um Briefe so in den Aktivitäten zu hinterlegen, wie sie auch 

ausgedruckt wurden, muss nach dem Ausdruck einmal der Wordupload 

betätigt werden. Damit wird das Dokument wieder auf den 

onOffice-Server hochgespielt. Wurde die Vorlage beim Aufruf auch 

mit einem Objekt verknüpft, finden Sie auch einen Eintrag im 

Maklerbuch des entsprechenden Objekts. 

Word Templates anlegen 

Für Ihre Word Vorlagen können Templates angelegt werden. Ein 

Template enthält eine Kopf- und Fußzeile, worin z.B. das Firmenlogo 

und die Adresse stehen können. Ihre bestehenden Word 

Vorlagen können später mit diesem Template verknüpft werden. 

Beim Erzeugen der verknüpften Vorlagen wird dann auf die Kopf- 

und Fußzeile der Template-Datei zugegriffen. So können Sie mit 

Hilfe von Templates Ihr Logo oder sogar Briefpapier in einer einzigen 

(Template-) Datei speichern. Alle übrigen Vorlagen können 

dann auf diesem Template aufbauen. Ändert sich jetzt z.B. das 

Logo Ihrer Firma, muss diese Änderung nur in der Template-Datei 

gemacht werden. 

Ein Template anlegen und hochladen. 

Erstellen Sie ein Word Dokument mit den gewünschten Angaben 

in Kopf- und Fußzeile. Hier kann z.B. Ihr Logo eingefügt werden. 

Beachten Sie, dass Makros in Kopf- und Fußzeile nicht ersetzt 

werden. Speichern Sie die Datei anschließend als Datei-Art „Webseite“ 

in einem Ordner Ihrer Wahl (vergleichen Sie hierzu auch 

den Punkt „Vorlage in Word erstellen“). 

Klicken Sie in onOffice unter 

„Bearbeiten > Vorlagen/Dateien“ 

auf das weiße Blatt , um eine neue Vorlage anzulegen. Wählen 

Sie unter Datei-Art das „Template“ aus. Nach Angabe des 

Titels und dem Pfad zur Word-Datei kann die Datei hochgeladen 

werden. Verfahren Sie hierbei wie unter dem Punkt „Vorlage in 

Word erstellen“ beschrieben. 



| 12 

Wordvorlagen 

Eine Vorlage mit einem Template verknüpfen 

Wählen Sie jetzt unter 

„Bearbeiten > Vorlagen/Dateien“ 

eine der Word Vorlagen, die mit dem Template verknüpft werden 

soll. Auf der rechten Seite können Sie jetzt unter dem Punkt 

„Template“ das soeben hochgeladene Template auswählen. Sichern 

Sie Ihre Auswahl anschließend. Beim nächsten Aufruf dieser 

Vorlage werden die Kopf- und Fußzeile dieses Dokuments ignoriert. 

Es werden die Kopf- und Fußzeile des verknüpften Templates 

eingebunden. 



| 13 

Wordvorlagen 

Aktualisieren bereits verknüpfter Vorlagen 

Sie haben Ihr erstes Template erstellt und wollen es jetzt mit den 

bestehenden Vorlagen verknüpfen? Damit Sie den oben beschriebenen 

Vorgang nicht für alle Vorlagen erneut durchführen müssen, 

kann beim Hochladen der Template-Datei unter „Aktualisierung“ 

der Punkt „Alle Vorlagen aktualisieren“ ausgewählt werden. Das 

Verknüpfen der einzelnen Vorlagen entfällt damit. 



| 14 

PDF und HTML Exposés 

Exposé-Vorlagen stellen wir für Sie auch im HTML oder PDF-Format 

bereit. Änderungen der Standardvorlagen bei PDF und HTML 

Exposés übernimmt für Sie unser Entwicklungsteam. Kontaktieren 

Sie uns dazu bitte unter support@onoffice.de. 

Grundeinstellungen bei PDF und HTML Exposés 

Einige Einstellungen bei PDF und HTML Exposés können Sie 

selbst vornehmen. Gehen Sie dazu auf 

Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Karteireiter: Exposé 


Sie können auch in PDF oder HTML Exposé Ihr Firmenlogo darstellen. 

Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und laden Sie Ihr Logo im 

Format *.jpg oder *.png hoch. 




Auch können Sie wählen, ob Sie Ihr Logo im Exposé Digest vertikal 

oder horizontal abgebildet haben möchten. 



Farbgebung 

| 15 


Folgende PDFs können Sie mit einer eigenen Farbgebung in 

Haupt- und Nebenfarbe beeinflussen: 

a. Farbig kurz/Farbig lang 

b. Exposé onOffice (kurz/ Exposé onOffice (lang) 

Geben Sie dazu einfach die Hexadezimalwerte ein oder wählen Sie 

über die Farbpalette die für Sie passende Farbe aus. 

Sie haben einen Unternehmensclaim, einen Slogan, der die Tätigkeiten 

Ihres Unternehmens auf den Punkt bringt? Bei den Exposés 

Farbig kurz/lang lässt sich Ihr Claim zusätzlich anzeigen. 

Rechtshinweis 

Sie können einen Rechtshinweis auf Ihren PDF und HTML Exposés 

einbinden. Aktivieren Sie dazu einfach das Kästchen „einblenden“ 

und nutzen Sie den vorgeschlagenen Rechtshinweis bzw. geben 

Sie einen eigenen Text ein. 

PDF-Exposé per Link 

Die PDF-Exposés können dem Interessenten auch per Link übermittelt 

werden. So müssen Sie keine großen Datenmengen versenden 

und der Interessent muss Ihre AGB´s akzeptieren, bevor er 

Zugriff auf das Exposé hat. 

Wählen Sie wie gewohnt ein Exposé aus, sowie jeweils (mindestens) 

eine Adress- und Objektzuordnung. Sobald das Makro 

„_PDFLink“ in der eMail vorhanden ist, wird das Exposé nicht 

angehängt, sondern ein Link generiert. Über diesen Link hat der 

Interessent dann Zugriff auf das Exposé. 



| 16 


Zunächst müssen jedoch die (in den Grundeinstellungen hinterlegten) 

AGB´s akzeptiert werden, um Zugriff auf das Exposé zu 

erhalten. 

Sobald die AGB‘s akzeptiert wurden, kann das Exposé vom Interessenten 

heruntergeladen werden und der Betreuer der Adresse 

erhält eine Bestätigung per E-Mail. 



| 17 

E-Mail-Vorlagen 

Mit onOffice smart können Sie auch bequem eMail-Vorlagen erstellen. 

Um eine neue Vorlage zu erstellen, gehen Sie auf 


Im linken Fenster sehen Sie die bereits von onOffice vorgeschlagenen 

Vorlagen. 

Klicken Sie auf das „Neuer Datensatz“-Symbol . 

Wählen Sie unter Art der Vorlage „eMail-Vorlage“. 



| 18 

E-Mail-Vorlagen 

Wählen Sie Titel und Ordner Ihrer eMail-Vorlage. Ist es ein neuer 

Ordnername, wird der neue Ordner automatisch erstellt und die 

Vorlage untergeordnet. Wählen Sie einen bereits vorhandenen 

Ordner, ordnet sich die Vorlage hier automatisch unter. 

Unter eMail-Typ entscheiden Sie, ob Ihr Kunde die eMail als Text 

oder als HTML bekommen soll. 

Text: Der eMail-Typ „Text“ ist voreingestellt. Geben Sie Ihren 

eMail-Text und ggf. Makros in die Textfelder Betreff und Inhalt ein 

und klicken Sie auf „Sichern“. 

HTML: Wählen Sie den eMail-Typ „HTML“. Automatisch öffnet sich 

ein HTML-Editor. Um Ihre eMail in HTML zu erstellen, benötigen 

Sie grundlegende Kenntnisse der Programmiersprache HTML. 

Privat: Wenn Sie Ihre Vorlage auf “privat” schalten, ist diese nur 

für Sie sichtbar. 



| 19 

Mehrsprachigkeit 

In onOffice haben Sie die Möglichkeit Vorlagen in mehreren 

Sprachen anzulegen. Dazu muss das onOffice Mehrsprachenmodul 

aktiviert sein. Bei Interesse daran wenden Sie sich bitte an den 

onOffice Vertrieb. 

Stellen Sie sich vor, zu einem Ihrer Objekt gibt es Interessenten 

die in verschiedenen Sprachen angeschrieben werden sollen. 

Ein Teil der Interessenten hat als Spracheinstellung im jeweiligen 

Adressdatensatz „Englisch“ ausgewählt und ein anderer Teil 

„Spanisch“. Mit dem onOffice Mehrsprachenmodul können Sie 

alle Interessenten auf einen Schlag in ihrer jeweiligen Sprache 

anschreiben. Voraussetzung ist, dass die verwendete Vorlage in 

den benötigten Sprachen angelegt wurde. In diesem Teil der Dokumentation 

wird zunächst nur das Anlegen der Mehrsprachigen 

Vorlagen erläutert. 

E-Mailvorlage in weiteren Sprachen anlegen 

So legen Sie eine eMail-Vorlage in mehreren Sprachen an: 

1. Erstellen Sie die Vorlage zunächst in deutscher Sprache 

2. Wählen Sie die Vorlage jetzt aus und klicken Sie auf die 

Schaltfläche „Als Muster“ 



| 20 


3. Wählen Sie im folgendem Dialog „E-Mailvorlage“ in anderer 

Sprache anlegen 

4. Im Folgenden wird die Vorlage kopiert und als Dokument 

der gewünschten Sprache ausgewiesen. Eine Übersetzung 

erfolgt hiermit noch nicht automatisch. 

5. Wählen Sie die neu angelegte Sprache der Vorlage aus 

und klicken Sie auf „Bearbeiten“ 



| 21 


6. Eine Übersetzung der Vorlage muss jetzt von Ihnen eingepflegt 

werden. Die Makros bleiben wie in der Originalvorlage 

bestehen. Wenn z.B. der Objekttitel eingesetzt wird, 

greift onOffice smart bei der Übersetzung auf den Titel des 

englischen Objekts zurück. Speichern Sie anschließend die 

Vorlage. 

7. Das Anlegen der ersten Übersetzung ist hiermit abgeschlossen. 

Wenn die Vorlage in weiteren Sprachen angelegt 

werden soll, wiederholen Sie die Schritte 2-6. 

Wordvorlage in mehreren Sprachen 

So legen Sie eine Word-Vorlage in mehreren Sprachen an: 

1. Erstellen Sie die Vorlage zunächst in deutscher Sprache 

2. Wählen Sie die Vorlage jetzt aus und klicken Sie auf die 

Schaltfläche „Als Muster“. 



| 22 


3. Wählen Sie im folgenden Dialog „Vorlage in anderer Sprache 

an 

4. Wählen Sie im folgenden Popup Fenster „Mit der Standard-Anwendung 

öffnen (Microsoft Office Word)“. 

5. Die Vorlage öffnet sich jetzt in Microsoft Word. Pflegen 

Sie die gewünschte Übersetzung ein und führen Sie den 

onOffice-Upload aus. Eine Übersetzung der Makros ist nicht 

erforderlich. 



| 23 


6. Nach dem Upload ist die Vorlage in der gewünschten 

Sprache angelegt. Führen Sie die Schritte für eine weitere 

Übersetzung erneut aus. 

Makroliste 

Sie finden die komplette Makroliste unter 

http://onlinehilfe.onoffice.de/makroliste.xhtml. 




| 1 

Teil 5 – Portale 




| 2 


Einrichtung 3 

Schnelleinstieg ...............................................................3 

Zugangsdaten ..................................................................5 

Schnittstelle aktivieren ..................................................7 

Besonderheiten ...............................................................8 

Weitere Einstellungen ..................................................10 

Übertragung 11 

Einzelabgleich ...............................................................11 

Vollabgleich ..................................................................12 

Job-Server ......................................................................13 

Job-Übersicht: .................................................................... 13 

Stau ................................................................................16 

Importberichte ..............................................................17 

Funktionsweise ..............................................................18 

Übertragungsfehler 21 

Exportfehler ..................................................................21 

Importfehler ..................................................................23 

Andere Fehler ................................................................23 

Maßnahmen ..................................................................26 



Mit Hilfe von onOffice smart übergeben Sie gespeicherte Immobilien-Objekte 

bequem und einfach an zahlreiche Immobilienportale 

im Internet. Der Clou: Sie pflegen die Objektdaten nur ein einziges 

Mal in Ihr onOffice ein – mit einem Mausklick können Sie Ihre 

Objekte inklusive aller relevanten Daten und ausgewählten Bilder 

zu den gewünschten Portalen übertragen. 

Im Kapitel „Einrichtung“ finden Sie Hilfen zur Anbindung weiterer 

Portale. Welche Zugangsdaten werden benötigt? Wie kann ich die 

Schnittstelle aktivieren? Was sind FTP-Zugangsdaten? 

Wenn Sie bereits Erfahrung mit anderer Makler Software haben, 

können Sie den Schnelleinstieg wählen. Allen anderen Benutzer 

sei hiermit empfohlen, das komplette Kapitel zu lesen, um so ein 

besseres Verständnis für die teilweise verwendeten Fachbegriffe 

zu entwickeln. 

Schnelleinstieg 

Für die fortgeschrittenen Benutzer sind hier die nötigen Schritte 

für die Portaleinrichtung aufgelistet. Eine detailliertere Anleitung 

finden Sie in den Abschnitten „Zugangsdaten“ und „FTP-Zugang 

einrichten“. 

1. Erfragen Sie beim Portal Ihre FTP-Zugangsdaten. Teilen Sie 

dort mit, dass Sie ab sofort Ihre Objekte mit der onOffice 

Software übertragen wollen. 

2. Wechseln Sie in onOffice in die Portaleinstellungen 


| 3 

Einrichtung 

Wählen Sie dort aus über 100 Portalen das gewünschte Portal 

aus. 



| 4 

Einrichtung 

3. Aktivieren Sie das Portal und tragen die Zugangsdaten in 

die dafür vorgesehenen Felder ein. Sichern Sie Ihre Eingaben. 

Der FTP-Zugangsdatencheck verrät Ihnen, ob die 

Verbindung hergestellt werden kann. 

4. Die Schnittstelle ist eingerichtet. Das Portal steht Ihnen ab 

sofort in der Vermarktung der Objekte zur Verfügung. 



Zugangsdaten 

| 5 

Einrichtung 

Um ein neues Portal einzurichten, benötigen wir in der Regel Ihre 

FTP-Zugangsdaten, damit wir die Objekte dorthin überspielen 

können. Ausnahmen bilden zahlreiche kostenlose Portale, die sich 

in der Software einfach aktivieren lassen, da die Zugangsdaten 

bereits hinterlegt sind. Teilweise ist eine Anmeldung beim Portal 

erforderlich. 

Welche Daten Sie für die Einrichtung benötigen, entnehmen Sie 

bitte den jeweiligen Portaleinstellungen. Rufen Sie zunächst die 

Einstellungen zum gewünschten Portal auf: 


Wählen Sie in der Liste das Portal zu dem Sie die Schnittstelle 

aktivieren wollen. Im folgenden Beispiel ist das der Immobilienscout24. 

Nachdem Sie das Portal angeklickt haben, erscheinen die 

Eingabefelder zur Einrichtung der Schnittstelle. Über die Schaltfläche 

„mehr über das Portal“ können Sie weitere Infos zur Einrichtung 

abrufen. 



| 6 

Einrichtung 

In den meisten Fällen benötigen Sie folgende Angaben: 

• Anbieternummer (Ihre Kundennummer beim Portal). Mit 

Hilfe der Kundennummer kann das Portal Ihre Objekte dem 

richtigen Benutzerkonto zuweisen. 

• FTP-Server (Host-Adresse). Der Server des Portals empfängt 

die Daten die Sie aus onOffice schicken. 

• FTP-User (FTP-Benutzer). Hiermit erfolgt die Anmeldung am 

Server des Portals. 

• FTP-Passwort (FTP-Kennwort) 

• FTP-Ordner (Verzeichnis auf dem Server). Sofern nichts 

anderes angegeben ist, steht hier nur ein Slash /. 

Weitere mögliche Einstellungen in den Portalschnittstellen 

Sprache 

Benutzer mit Mehrsprachenmodul können hier auswählen, in welcher 

Sprache die Objektdaten zum Portal übertragen werden. 



Begrenzung 

| 7 

Einrichtung 

Sie können die Anzahl der Objekte bestimmen die onOffice maximal 

zum Portal übertragen soll. Beachten Sie, dass onOffice 

hierfür keine Gewähr übernimmt. 

Objektrotation 

Lesen Sie mehr dazu in unserem Kapitel zur Objektrotation. 

Bilder Export mit Wasserzeichen: 

Sofern Sie unter 

„Extras > Einstellungen“ 

den Text für ein Wasserzeichen eingefügt haben, können Sie hiermit 

pro Portal bestimmen, ob das Wasserzeichen in allen Bilder 

mit übertragen wird. 

Schnittstelle aktivieren 

Nachdem Sie die Daten vom Portal erhalten haben, tragen Sie 

diese in den Einstellungen ein. Wechseln Sie dazu wieder in die 

Portaleinstellungen („Extras > Einstellungen“) und wählen das 

gewünschte Portal aus. 

Aktivieren Sie das Portal und füllen Sie die benötigten Felder aus. 

Nach dem Sichern zeigt Ihnen der FTP-Zugangsdatencheck auf 

der rechten Seite, ob onOffice mit den eingetragenen Daten eine 

Verbindung herstellen kann. Der Zugangsdatencheck sollte dann 

wie folgt aussehen: 



| 8 

Einrichtung 

Die Einrichtung ist damit beendet und das Portal steht Ihnen ab 

sofort in der Vermarktung der Objekte zur Verfügung. 

Wenn keine FTP-Verbindung hergestellt werden kann, kontaktieren 

Sie bitte zunächst das Portal und erkundigen sich, ob der Zugang 

mit diesen Daten vielleicht noch nicht aktiviert wurde. Wenn 

das der Fall ist, hilft Ihnen unser Support gerne weiter. 

Besonderheiten 

Einige Schnittstellen weichen geringfügig von der Standardeinrichtung 

ab. Diese Details sind immer über den Info-Button „mehr 

über das Portal“ zu entnehmen. Hier die gängigsten Ausnahmen: 

Für Immonet hat onOffice einen Sammelaccount. Das heißt, alle 

onOffice Benutzer benutzen den gleichen FTP-Zugang. Sie brauchen 

das Portal nur aktivieren und Ihre Anbieternummer eintragen. 

Beachten Sie dabei, dass der Zugangsdatencheck zwar immer 

aktiv ist, Immonet aber die gelieferten Daten nur einstellt, wenn 

Sie dort mitgeteilt haben, dass Sie Ihre Daten ab sofort über on- 

Office schicken. 

Bei Immopool wird die lange Nummer die Sie für den FTP-Benutzer 

erhalten nochmal im Feld FTP-Ordner hinter den Slash (/) 

geschrieben. 

Kostenlose Portale 

Bei den kostenlosen Portalen muss oft nur ein Häkchen gesetzt 

werden, damit das Portal aktiv ist. Die Anbieternummer wird in 

diesem Fall von onOffice vergeben. Wenn allerdings das Feld 

„Anbieternummer“ erscheint, dann muss diese vom Portal erfragt 

werden. Bitte entnehmen Sie den Portalinformationen, ob eine 

Anmeldung erforderlich ist. 



| 9 

Einrichtung 

Freie Portalschnittstellen 

In der Liste mit den zur Verfügung stehenden Portalen gibt es unter 

anderem die freien Portale 1-5. Diese Schnittstellen können für 

beliebige Portale benutzt werden, die in unserer Liste noch nicht 

auftauchen. Beachten Sie dabei, dass das freie Portal5 das CSV- 

Format vom Immobilienscout exportiert und für andere Portale 

nicht benutzt werden kann. 



| 10 

Einrichtung 

Weitere Einstellungen 

In den Portaleinstellungen gibt es noch weitere Einstellungen 

bzgl. Spracheinstellungen, Export-Format und einer Begrenzung 

für den Export, damit eine bestimmte Objektanzahl nicht überschritten 

wird. 

Sprache 

Die Spracheinstellung steht nur mit dem Erwerb des onOffice 

Mehrsprachenmodul zur Verfügung. Hier können Sie einstellen, 

welche Sprache zu dem gewählten Portal exportiert wird. Ein 

Versand in mehreren Sprachen gleichzeitig ist derzeit noch nicht 

möglich. 

Format 

Standardmäßig ist hier automatisch das zur gewählten Schnittstellte 

passende Format eingestellt. Unter den Open-Immo Schnittstellen 

gibt es folgende drei Formate: ImmoXML, OpenImmo 1.1, 

OpenImmo1.2. Welches Format hier eingestellt wird, erfragen Sie 

bitte immer beim Portalanbieter 

Begrenzung 

Bestimmen Sie hier, wie viele Objekte maximal zu diesem Portal 

übertragen werden dürfen. Je nachdem, wie viele Objekte Sie dort 

gebucht haben, kann eine Überschreitung dieser Anzahl zu höheren 

Kosten führen. 


Auch hier wird eine maximale Anzahl Objekte für den Export zum 

gewählten Portal eingestellt. Es werden allerdings aus einem Pool 

von beliebig vielen Objekten mit jedem Vollabgleich andere Objekte 

übertragen. Mehr zum Konzept der Objektrotation finden Sie 

im Kapitel Objektrotation. 



In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie Ihre Objekte 

zu den Portalen übertragen. Dabei kann das Objekt einzeln übertragen 

werden, Sie können aber auch den kompletten Datenbestand 

vormerken und einen Vollabgleich durchführen. 

Im Abschnitt „Job-Server“ wird das von onOffice verwendete, einzigartige 

Job-System erläutert. Unsere Job-Server übertragen täglich 

ca. 50.000 Objekte zu den Portalen. Dabei kommt es natürlich 

auch zu Fehlern bei der Übertragung. 

Der Abschnitt „Fehler“ beschäftigt sich mit den Problemen die bei 

der Übertragung auftreten können und zeigt, wie sie sich vermeiden 

lassen. 

Nehmen Sie sich die Zeit und lesen im Abschnitt „Funktionsweise“, 

wie die Übertragung technisch funktioniert. Mit einem besseren 

Verständnis für die verwendete Technik können Sie vielen 

Fehlern bei der Übertragung vorbeugen. 

Einzelabgleich 

| 11 

Übertragung 

Nachdem Sie ein neues Portal erfolgreich eingerichtet haben, 

erscheint es auf dem Karteireiter „Vermarktung“ in der Objektverwaltung. 

Rufen Sie ein Objekt auf, das Sie dorthin übertragen 

wollen und wechseln Sie auf den Karteireiter Vermarktung. 

Dabei gibt es unter den Immobilienportalen folgende Bearbeitungsmöglichkeiten 

und Statusanzeigen: 

Durch Klick auf das Einstellen-Symbol können Sie das Objekt 

also direkt zum Portal übertragen. Damit wird ein sogenannter Job 

registriert. Die Daten werden von unserem Job-Server zusammengepackt, 

auf Vollständigkeit geprüft und versendet. 



Vollabgleich 

Der Vollabgleich kann alle, für den Export zu einem Portal vorgemerkten 

Objekte auf einmal übertragen. Wie Sie die Objekte 

gesammelt vormerken können entnehmen Sie bitte dem Abschnitt 

„Massenaktualisierung“ . 

Wählen Sie unter 

| 12 

Übertragung 

Aktionen > Objekt-Aktionen > Portalvollabgleich 

Wählen Sie das Portal zu dem ein Vollabgleich durchgeführt werden 

soll. Die Zahl hinter dem Portalnamen gibt an, wie viele Objekte 

derzeit für den Vollabgleich vorgemerkt sind. Anschließend 

wählen Sie die Übertragungsart. 

Nach Klick auf die Schaltfläche „Abgleichen“ wird wieder eine 

Jobnummer vergeben. Der Abgleich wurde registriert. 

Als „vorgemerkt“ zählen alle Objekte die in der Vermarktung ein 

Häkchen zu diesem Portal bekommen haben. 


Vollabgleiche werden vom 

Job-Server niedriger priorisiert, 

damit es keinen Stau von 

Einzelabgleichen gibt. Es kann 

also bei Vollabgleichen auch zu 

Wartezeiten von einer Stunde 

oder länger kommen. 



Job-Server 

Job-Registrierung 

| 13 

Übertragung 

Sobald ein Job registriert wurde, erhalten Sie von unserem Job- 

Server eine sogenannte Job-ID. 

Job-Übersicht: 

Unter dem Menüpunkt 

Extras >> Jobs 

gelangen Sie zur Job-Übersicht. Hier können Sie neben der jeweiligen 

Job-ID, den Übermittlungsstatus, den Fortschritt, das Registrierungsdatum, 

den zuständigen Benutzer, das jeweilige Portal 

auch die Art der Übertragung einsehen. Mit einem Doppelklick auf 

den jeweiligen Job oder über das Bearbeiten-Symbol gelangen Sie 

zur Detailansicht. 

Job-Fortschritt 

Der Fortschritts-Balken zeigt an, ob Ihre Übertragung abgeschlossen 

ist oder zu wieviel Prozent der jeweilige Job bereits übertragen 

wurde. Die Jobs sind mit steigender Aktualität aufgelistet. 


Sollte es im weiteren Verlauf zu 

einem Problem bei der Übertragung 

kommen, wird die Job-ID 

von unserem Support benötigt. 

Bitte notieren Sie dann diese 

Nummer, damit wir Ihnen bei 

der Fehlersuche helfen können. 



Job-Detailansicht 

Mit einem Doppelklick auf den gewünschten Job, gelangen Sie in 

die Detailansicht. Hier ist es möglich, den Status genau einzusehen. 

Gab es Probleme mit der Übertragung? Wurde das Objekt unvollständig 

übermittelt? Im folgenden Beipspiel gab es Probleme mit 

der Übertragung, da die zugrunde liegende FTP-Verbindung zum 

Portal nicht hergestellt werden konnte. Ursache dafür kann ein vorübergehender 

Ausfall des Servers auf Portalseite sein, es kann aber 

auch passieren, dass Ihr Zugang vom Portal gesperrt wurde. 

Job-Art 

| 14 

Übertragung 

Die Spalte „Art“ zeigt Ihnen an, ob es sich bei der Übertragung 

um einen Teil-oder Vollabgleich handelt. 



Fehlermeldung 

| 15 

Übertragung 

Sobald ein Eintrag im Kasten „Fehler“ erscheint, wurde das Objekt 

nicht übertragen. Der Abgleich muss also – nach Korrektur des 

Fehlers – neu durchgeführt werden. Im Kasten „Warnung“ werden 

lediglich Hinweise auf evtl. unvollständige Angaben gemacht. Eine 

Übertragung findet dennoch statt. 

Natürlich brauchen Sie nicht jeden Portalabgleich umständlich 

überprüfen. Wenn ein Abgleich fehlgeschlagen ist, erscheint ein 

Hinweis in einem Popup Fenster. Hier können Sie einfach auf den 

enthaltenen Link klicken und schon gelangen Sie in die Detailansicht 

des Jobs und können den Fehler direkt sichten. 


Nutzen Sie den onOffice Task 

Manager in der Support Box 

(rechts neben der Software), um 

uns Probleme mit einem Portalabgleich 

mitzuteilen. Unter der 

Angabe der Job ID können wir 

Ihre Anfrage schnell bearbeiten. 



Stau 

| 16 

Übertragung 

onOffice verfügt über eigene Server, die Ihre Portalabgleiche registrieren 

und nacheinander abarbeiten. Normalerweise kann mit 

diesem System eine sehr schnelle Übertragung Ihrer Objektdaten 

innerhalb weniger Sekunden gewährleistet werden. Da es aber 

bestimmte Zeiten in der Woche gibt, zu denen ein Großteil aller 

onOffice smart Benutzer Ihre Objekte in die Portale einstellt, kann 

es zu Staus auf diesen Servern kommen. 

Ihre smart Performance ist davon nicht beeinträchtigt. Sie können 

in gewohnter Geschwindigkeit weiterarbeiten und Ihr Portalabgleich 

wird im Hintergrund ausgeführt. Zu diesen Zeiten kann aber 

die Übertragung länger dauern. Seien Sie nicht beunruhigt, wenn 

Ihr Objekt auch nach einigen Minuten noch nicht im Portal eingestellt 

ist. 

Länger als 2 Stunden sollte die Wartezeit jedoch nicht betragen. 

Um einen Überblick über den derzeitigen Stand der Übertragung 

zu erhalten, rufen Sie einfach einen Job auf, der noch den Status 

geplant hat. Hier können Sie in den Bereichen Informationen und 

Statistik nachvollziehen an welcher Stelle in der Warteschlange 

Ihre Übertragung sich befindet und wann diese voraussichtlich 

durchgeführt wird. 


Um Wartezeiten zu vermeiden, 

stellen Sie Ihre Objekte nicht 

direkt vor oder nach dem Wochenende 

ein. Freitag Nachmittag 

oder Montag Vormittag 

registrieren unsere Job Server 

mit Abstand die meisten Portalabgleiche. 



Importberichte 

| 17 

Übertragung 

Angenommen, Ihr Objekt wurde von onOffice zum Portal übertragen. 

Leider ist hiermit noch nicht hundert prozentig sichergestellt, 

dass es eingestellt wurde. Das Portal muss Ihr Objekt jetzt noch 

kategorisieren und geografisch einordnen. Gerade bei letzterem 

kommt es häufig zu Fehlern. Wenn das Portal das Objekt aus 

irgendeinem Grund nicht annimmt, sollte es Ihnen eine Rückmeldung 

geben. Das wird aber zum einen nicht von allen Portalen 

zuverlässig durchgeführt. Zum anderen ist es natürlich Bedingung, 

dass das Portal eine eMailadresse für Importberichte von Ihnen 

erhält. 

Hinterlegen Sie daher in den Grundeinstellungen Ihrer Software 

eine eMailadresse, an die das Portal die Importberichte schicken 

kann. Diese Adresse wird über die meisten Schnittstellen mit jedem 

Ihrer Objekte versendet. 

Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Karteireiter Allgemein 



Funktionsweise 

In diesem Kapitel soll die technische Seite der Objektübertragung 

erläutert werden. Was passiert genau, wenn Sie ein Objekt übertragen? 

Was passiert bei einem Portalvollabgleich? Die unten stehende 

Grafik soll den Prozess erläutern, der mit jeder Übertragung 

zu den Portalen stattfindet. 

Mit jedem Portal-Abgleich, den Sie durchführen, passiert folgendes: 

1. Registrierung 

Die gewünschte Übertragung wird zunächst als „Job“ registriert. 

Mit der sogenannten Jobnummer können wir im Nachhinein die 

Übertragung kontrollieren. Wenn Sie also später dazu Fragen an 

den Support stellen wollen, sollten Sie diese Nummer immer bereit 

halten. 

Der Status in der Vermarktung zeigt dazu auch den aktuellen 

Status an. 

| 18 

Übertragung 



| 19 

Übertragung 

2. Prüfen auf Vollständigkeit 

Dabei wird weitestgehend geprüft, ob alle erforderlichen Daten 

eingetragen wurden. Wenn Angaben wie z.B. der Kaufpreis oder 

die Wohnfläche fehlen, gibt onOffice eine Meldung dazu aus. 

Über den oben gekennzeichneten Link gelangen Sie direkt zur 

„Job-Detailansicht“. Dort finden Sie in der Kategorie „Fehler“ die 

benötigten Hinweise zu den fehlenden Angaben im Objekt. 

3. Übertragung zum Portal 

Die Daten wurden inzwischen zusammengepackt und werden 

entsprechend des Schnittstellenformats zum Server des Portals 

übertragen. Das bedeutet noch nicht, dass das Objekt dort schon 

eingestellt ist. 



| 20 

Übertragung 

4. Prüfen der Daten auf Portalseite 

Je nachdem, wie schnell das Portal arbeitet, werden jetzt die übertragenen 

Daten geprüft. Das Portal muss die Objekte in seine Datenbank 

eingliedern. Dabei werden die Daten nicht nur erneut auf 

Vollständigkeit geprüft, sondern es findet auch eine geografische 

Einordnung statt. Wenn das Objekt nicht akzeptiert wird, sollte 

das Portal das durch einen Importbericht per eMail mitteilen. 

5. Veröffentlichung der Daten im Portal 

Erst ab diesem Moment sind Ihre Daten auf der Seite des Portals 

abrufbar. 



| 21 

Übertragungsfehler 

Bei der Übertragung der Objektdaten wird es hin und wieder im 

Verlauf der Übertragung zu Fehlern kommen. Ursachen dafür sind 

größtenteils fehlende Angaben im Objekt oder Probleme bei der 

geografischen Einordnung auf Portalseite. 

Die folgenden Abschnitte sollen dabei helfen, diese Fehler zu 

vermeiden und Kontrolle über den aktuellen Status der Objekte zu 

bekommen. Die Fehler untergliedern sich in: 

• Fehler beim Export 

Diese Fehler werden von onOffice gemeldet. Hierbei handelt 

es sich um eine Rückmeldung des Job-Server, der 

versucht hat die Daten zu versenden. 

• Fehler beim Import 

Diese Fehler werden vom Portal in Form eines Importberichts 

gemeldet. Das Portal versucht das Objekt einzuordnen, 

so dass es von den Besuchern der Seite über die 

Suche gefunden werden kann. 

• Andere Fehler 

Verwaiste Objekte die nicht über onOffice gelöscht werden 

können, doppelte Objekte, fehlende Angaben, u.a. 

Exportfehler 

onOffice prüft die Objektdaten auf Vollständigkeit. So müssen 

unter bestimmten Voraussetzungen bestimmte Angaben gemacht 

werden. Bei einem Mietobjekt muss z.B. ein Mietpreis eingetragen 

sein. Bei einem Gewerbeobjekt muss die Gewerbefläche ausgefüllt 

sein. Andernfalls wird das Portal dieses Objekt nicht einstellen. 

onOffice prüft diese Stellen, so dass Sie direkt einen Hinweis auf 

den Fehler erhalten. Falls der Job nicht ordnungsgemäß ausgeführt 

werden kann, erhalten Sie eine Fehlermeldung in Form von 

einem Stoppschild und einem Link auf den Sie klicken können, 

um genauere Informationen zu erhalten. 



| 22 


Die meisten Fehlermeldungen beziehen sich auf fehlende Preise, 

Flächen oder geografische Angaben. Ergänzen Sie Ihre Eingaben 

entsprechend und starten Sie den Abgleich nochmals. 

„FTP-Verbindungfehler“ 

Wenn die Übertragung aufgrund eines FTP-Verbindungsfehlers 

nicht zustande kommen kann, gibt es dafür folgende Gründe: 

• mit den eingetragenen Zugangsdaten kann – zumindest 

zum jetzigen Zeitpunkt – keine Verbindung hergestellt 

werden. Vielleicht wurde Ihr Konto vom Portalanbieter 

gesperrt. Erkundigen Sie sich beim Portalanbieter, ob der 

Zugang mit Ihren Zugangsdaten freigegeben ist. 

• der Server des Portals ist zum Zeitpunkt der Übertragung 

nicht erreichbar. Es kann sich hierbei um einen kurzzeitigen 

Ausfall handeln. Starten Sie den Abgleich zu einem 

späteren Zeitpunkt nochmals. 



Importfehler 

| 23 


onOffice hat Ihre Daten an das Portal versendet. Im nächsten 

Schritt prüft das Portal die Daten. Hier muss das Objekt kategorisiert 

werden, damit es über die Suche gefunden werden kann. 

Leider unterscheiden sich die Portale in der Art der Kategorisierung 

besonders hinsichtlich der regionalen Einordnung. So kann 

es also passieren, dass der Immobilienscout24 Ihr Objekt nicht 

einstellt, da PLZ und Strasse nicht zusammengehören. 

Hierzu bekommen Sie dann einen Importbericht zugesendet . Falls 

dieser Bericht ausbleibt und Sie das Objekt nach längerer Zeit 

nicht im Portal finden können, sollten Sie sich in jedem Fall beim 

Portal erkundigen, warum die Daten nicht eingestellt werden. 

Andere Fehler 

Ihr Objekt konnte zwar übertragen werden, es fehlen aber bestimmte 

Merkmale? Ihr Objekt befindet sich sogar zwei mal im 

Portal? Ihr Objekt lässt sich nicht mehr aus dem Portal löschen? 

Die häufigsten Ursachen finden Sie im folgenden Abschnitt. 

Objekt befindet sich mehrfach im Portal 

1. Das Objekt wurde mit einer anderen Objektnummer übertragen. 

In diesem Fall gilt es für das Portal als eigenständiges 

Objekt. Ursache ist wahrscheinlich ein Ändern der 

Objektnummer in der Software. Lösung: Führen Sie einen 

Vollabgleich zum Portal durch. 

2. Das Objekt wurde mit einer anderen Anbieternummer 

übertragen. In diesem Fall wurde in onOffice die Anbieternummer 

in den Portaleinstellungen geändert. Das passiert 

besonders, wenn die Portalzugänge in den Gruppen eingerichtet 

sind und die Benutzer oft wechselnde Zugänge verwenden. 

In diesem Fall hilft ein Vollabgleich nicht. Schauen 

Sie im Maklerbuch nach, mit welchen Anbieternummern 

das Objekt übertragen wurde. Bitten Sie das Portal, das 

Objekt, das mit dem alten Account übertragen wurde, zu 

löschen. 



| 24 


Das Objekt lässt sich nicht mehr löschen 

1. Das nicht löschbare Objekt wurde mit einer anderen Objektnummer 

übertragen. Ursache ist wahrscheinlich das 

Ändern der Objektnummer in der Software. Lösung: Führen 

Sie einen Vollabgleich zum Portal durch. 

2. Sie haben die Anbieternummer geändert, ohne das Objekt 

vorher über onOffice zu löschen. Hier hilft auch kein Vollabgleich. 

Schauen Sie im Maklerbuch nach, mit welcher 

Anbieternummern das Objekt ursprünglich übertragen wurde. 

Bitten Sie das Portal, das Objekt, das mit dem alten 

Account übertragen wurde zu löschen. 

Es fehlen bestimmte Ausstattungsmerkmale 

Die Schnittstellen der verschiedenen Portalanbieter unterscheiden 

sich leider. Nicht alle Portale akzeptieren die gleichen Ausstattungsmerkmale. 

Auch wenn das Portal bestimmte Merkmale über 

die Eingabe auf der Seite zulässt, bedeutet das nicht, dass dieses 

Merkmal über die Schnittstelle übertragen werden kann. 

Wir empfehlen daher, alle wichtigen Informationen zum Objekt 

noch einmal in den Freitexten zu beschreiben. Diese sollten fast 

immer dargestellt werden (einige wenige Ausnahmen gibt es leider 

auch hier). 

Bilder oder andere Dateien werden nicht zum Portal übertragen. 

Beachten Sie zunächst, dass die Portale die Dateianhänge zum 

Objekt nur begrenzt annehmen. Der Immobilienscout24 hat derzeit 

eine Beschränkung von 15 Bildern (oder andere Arten von 

Anhängen) pro Objekt. 



| 25 


Beachten Sie außerdem, dass die Bilder auch für den Export zum 

gewünschten Portal vorgemerkt sein müssen. Gehen Sie wie folgt 

vor: 

1 Führen Sie einen Doppelklick auf ein beliebiges Bild aus. 

2. Das Bild ist rot hinterlegt und damit aktiv in der Bearbeitung. 

3. Die Kategorie Veröffentlichung wird auf der rechten Seite 

angezeigt. 

4. Setzen Sie die Häkchen zu den Portalen oder Exposés, in 

denen das aktive Bild veröffentlicht werden soll. 

Um sicher zu gehen, dass die Bilder verarbeitet werden, sollten 

Sie das GIF oder JPG Format benutzen. PDF-Anhänge werden derzeit 

nur vom Immobilienscout24 angenommen. 



Maßnahmen 

| 26 


Gehen Sie bei Problemen mit der Übertragung wie folgt vor: 

1. Übertragen Sie das Objekt nochmals und notieren Sie dabei 

die JobID. 

2. Schauen Sie sich später den Status des Jobs an. Gehen Sie 

dazu im Menüpunkt „Extras“ auf den Punkt „Jobs“. Sie gelangen 

in die Listenansicht der Jobs. Suchen Sie dort nach 

der eben notierten JobID. Wurde die Übertragung ausgeführt? 

Wenn nicht, können Sie im Feld „Fehler“ die Ursache 

für die nicht ausgeführte Übertragung finden. Korrigieren 

Sie den Fehler und übertragen Sie das Objekt nochmals. 

3. Das Objekt wurde übertragen, ist aber im Portal nicht aufzufinden 

oder es fehlen bestimmte Angaben. Schauen Sie 

in den Importbericht des Portals . Falls das Portal keinen 

Importbericht sendet, sollten Sie sich beim Portal erkundigen, 

warum das Objekt nicht eingestellt wurde. Halten Sie 

für die Erkundigung beim Portal folgende Angaben parat: 

a. Ihre Kundennummer beim Portal 

b. Zeitpunkt der Übertragung 

c. Objektnummer des betroffenen Objekts 

Wenn Sie diesbzgl. Fragen an unseren Support haben, bitten wir 

Sie, uns stets die Job ID der letzten fehlerhaften Übertragung zu 

nennen. So können wir Fehler besser und vor allem schneller 

nachvollziehen. 


Führen Sie in regelmäßigen Abständen 

einen Vollabgleich zum 

Portal durch. Durch den Importbericht, 

den das Portal Ihnen 

zusendet, können Sie auf einen 

Blick erkennen, welche Objekte 

nicht eingestellt werden können. 




| 1 

Teil 6 – Extras 




| 2 


Einstellungen 5 

Grundeinstellungen ...............................................5 

Grunddaten .....................................................................5 

Allgemein .........................................................................6 

Exposé ............................................................................11 

Reporting .......................................................................14 

Freitexte .........................................................................15 

Benutzerverwaltung ............................................. 16 

Listenansicht .................................................................16 

Grunddaten ...................................................................17 


Rechte ............................................................................23 

Gruppen..........................................................................28 

E-Mail-Einstellungen .....................................................29 

Administration .....................................................33 

Eingabefelder ................................................................33 

Flexifelder .....................................................................38 


Singleselect ...................................................................40 

Multiselect ....................................................................41 

Aktionstypen ..................................................................43 

Region ............................................................................44 

Gruppen ...............................................................45 

Funktionsweise ..............................................................45 

Gruppenfilter.................................................................46 

Gruppeneinstellungen ..................................................48 

Benutzereinstellungen .................................................51 



| 3 


Portaleinstellungen pro Benutzer ........................54 

E-Mails .................................................................55 

Neues Postfach anlegen................................................55 

Postfach importieren ....................................................57 

Abwesenheitsnotiz ........................................................59 

E-Mail Weiterleitung .....................................................61 

Objektaustausch 63 

Einrichtung ...................................................................63 

Objekte austauschen .....................................................65 

Vermarktungsdialog 67 

eMail-Dialog ..................................................................67 

Empfangs/Lesebestätigung ................................................73 

Briefe schreiben ............................................................74 

Faxversand .....................................................................75 

Facebookschnittstelle 78 

Einrichtung der Schnittstelle .............................................78 

Facebook Unternehmensseite anlegen .........................80 

ImmoTell Pro Installation .............................................85 

Facebook mit ImmoTell verbinden .................................86 

Objekt Vollabgleich aus onOffice smart .....................88 

Datenexport 90 

CSV-Datenimport 92 



| 4 


Zuordnungen 95 

Massenaktualisierung 101 

Massenaktualisierung der Adressen .........................104 

Objekttracking 105 

Objektrotation 109 

Quicksearch-Konfiguration 111 

Newsletter-Funktion 112 

SMS-Funktion 114 

Eigentümer-Benachrichtigung 116 

Aktivitäten Nachweis ...................................................116 

Interessentennachweis ...............................................118 

CKEditor 120 

Textbearbeitung im CKEditor ......................................120 

Immomatching 129 



| 5 

Einstellungen 

Die Einstellungen Ihrer Software sind so vorgenommen, dass Sie 

mit onOffice optimal arbeiten können. Darüber hinaus haben Sie 

die Möglichkeit, verschiedene Feineinstellungen in Ihrer onOffice 

Anwendung vorzunehmen. Die integrierte Benutzerverwaltung 

bietet Ihnen die Anlage von Benutzern inklusive Vergabe der individuellen 

Rechte. Über die Administration ändern bzw. die Felder 

der Eingabemasken, ändern die Menüs etc. 

Grundeinstellungen 

Mit onOffice smart können Sie grundsätzliche Einstellungen vornehmen, 

um Ihre Software optimal an Ihren Bedarf anzupassen. 

Um die Grundeinstellungen zu modifizieren, gehen Sie auf 

Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen 

Grunddaten 

Geben Sie hier Ihre kompletten Stammdaten ein. Sollten Sie bei 

Ihren Objekten keinen Ansprechpartner hinterlegt haben, werden 

automatisch Ihre Stammdaten in den Portalen als Ansprechpartner 

hinterlegt. 

Impressum 

Sie haben Ihre Website über onOffice erstellen lassen? Dann 

werden die Angaben im Bereich Impressum auf Ihrer Homepage 

angezeigt. 



Rechtshinweis 

| 6 

Einstellungen 

Der hier eingetragene Rechtshinweis wird in den Exposés dargestellt 

und kann außerdem per Makro _Rechtshinweis in jede 

gewüsnchte Vorlage eingebunden werden. 

AGB 

Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre AGB´s als PDF-Dokument hoch zu 

laden. Diese AGBs werden dann bei der Adressvervollständigung und 

zur Bestätigung der Exposé-Ansicht mit gesendet. Wenn Sie hier Ihre 

AGBs hinterlegen, wird dieses PDF-Dokument in der PDF-Link-Ansicht 

zum Download angeboten. Wurden keine AGBs hochgeladen wird der 

Rechtshinweis aus den Grundeinstellungen dargestellt. 

Allgemein 

Die allgemeinen Einstellungen dienen den Feineinstellungen rund 

um Ihre Objekte und die Portale. 

Portaleinstellungen 

Portalaktionen im Maklerbuch: 

ausblenden oder darstellen: Wahlweise die Darstellung aller Importmeldungen 

von Objekten in die verschiedenen Portale. 

nur Aktualisierungen ausblenden: Nur die aktualisierten Objekte 

werden angezeigt. 

Aktion „Objekt in allen Portalen aktualisieren“ bezieht sich auf: 

Alle angehakten Portale: Objekte werden nur in den Portalen aktualisiert, 

die gekennzeichnet sind Alle Portale: Objekte werden in 

allen verfügbaren Portalen aktualisiert 

Adresse für Importberichte: 

Haben Sie ein Objekt zu einem Portal übertragen und es passt 

z. B. die Postleitzahl nicht zum Ort, dann können die Portale Ihr 

Objekt nicht korrekt importieren. Tragen Sie hier eine Email-Adresse 

ein, an die der Importbericht zu fehlgeschlagenden Importen 

gesendet werden soll. 



| 7 

Einstellungen 

Einstellungen für Bilder 

Sie können Ihre Bilder durch ein Wasserzeichen vor Missbrauch 

schützen – in der Grund-Version von onOffice smart klicken Sie 

dazu in das vorgesehene Feld und geben Ihren Namen o.ä. ein, in 

der Pro-Version können Sie eine zweite Zeile eingeben. 

Sie möchten einen farbigen Rahmen um Ihre Bilder? Klicken Sie 

einfach auf Farbpalette und wählen Sie Ihre bevorzugte Farbe 

aus. Auch die Breite der Bilderrahmen können Sie angeben – wir 

empfehlen hier nicht mehr als 5 Pixel. Aktivieren Sie die Bildrahmenfunktion 

und alle Bilder haben den gewünschten Rahmen. 

Die Breite Ihrer eingestellten Bilder sollte 600 Pixel nicht unterschreiten, 

da die Darstellung sonst zu unscharf bzw. verzerrt 

werden könnte. 

Ob für Portale, die eigene Homepage oder für Exposés: Auch das 

Ziel Ihres Uploads für Ihre Bilder können Sie grundsätzlich vorab 

bestimmen – so sparen Sie sich in Zukunft zusätzliche Mausklicks, 

wenn Sie Ihre Immobilien einstellen. 

Sonstiges 



| 8 

Einstellungen 

Automatische Suchkriterien: 

Wird eine eMail einer Adresse und einem Objekt zugeordnet, 

wird im Adressdatensatz ein Suchkriterium angelegt. Die Werte 

des Suchkriteriums entsprechen den Daten des zugeordneten 

Objektes, bei numerischen Werten wird ein Bereich von +/- 10% 

eingetragen. In dem Suchkriterium wird eine Umkreissuche um 

das zugeordnete Objekt mit einem Radius von 10Km eingetragen. 

Diese Werte können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen. 

Benutzerpasswörter 

Geben Sie hier bei Bedarf einen Wert ein, der den gewünschten 

Ablauf Ihrer Passwörter kennzeichnet. Bei Ablauf erhalten Sie automatisch 

eine Mitteilung. 

Feiertage verschiedener Länder im Kalender 

Sie haben hier die Möglichkeit sich für die Länder Italien, Österreich, 

Schweiz, Spanien und Deutschland die Feiertage im Kalender 

anzeigen zu lassen. Damit diese anzeigt werden, markieren 

Sie einfach die entsprechenden Länder und sichern dann die 

Auswahl. Dann werden die Feiertage im Kalender rot dargestellt. 

eMail Einstellung 

Sie können hier eine Text oder HTML Standard Signatur für den 

eMail Versand hinterlegen. 



| 9 

Einstellungen 

Einstellungen für Objekte 

Objektnummer eingeben 

Sie können die Objektnummern mit einem Präfix versehen, d.h. 

Sie definieren zusätzlich über Buchstaben oder Zahlen die Objektnummer, 

z. B. DRM... fortlaufende Nummer. Alternativ können 

auch die Kürzel des jeweiligen Benutzers automatisch vorangestellt 

oder nach der fortlaufenden Nummer genannt werden. 

Start für fortlaufende Nummer: 

Geben Sie hier die Zahl ein, mit der die fortlaufenden Objektnummern 

beginnen sollen. 

Automatische Feldberechnung aktivieren: 

Bezieht sich auf Angaben wie interne Preis- oder Kosteneingaben, 

so wird z.B. der Kostenaufwand (Porto, sonstige Aufwände) für 

einen Kunden automatisch addiert. 

Objekt archivieren: 

Tragen Sie hier einen Text ein, der Angaben zum archivierenden 

Objekt macht. Dieser Text wird bei der Archivierung des Objekts 

als Popup-Fenster angezeigt. 

Objekt Freitexte: 

Die Portale geben unterschiedlichen Platz für Ihre Objekttexte frei. 

Sie sollten die Voreinstellung für den Objekttitel auf 100 Zeichen 

belassen – die Beschränkung der Freitexte sorgt dafür, dass Ihre 

Texte nicht nur teilweise auf den Portalen erscheinen (empfohlen 

1000 Zeichen). 



| 10 

Einstellungen 

Objekt-Ampelsystem 

Um den Status Ihrer Objekte auf einen Blick in der Listenansicht 

zu prüfen, kann ein Ampelstatus aktiviert werden. So ist auf den 

ersten Blick ersichtlich, welche Objekte seit längerer Zeit nicht 

mehr bearbeitet wurden. 

Pflichtfelder: 

Bei Aktivierung des Pflichtfeldes „Ansprechpartner beim Objekt“ 

ist jeder Benutzer verpflichtet, einen Ansprechpartner anzugeben. 

Ist kein Ansprechpartner angegeben, werden automatisch die 

Stammdaten eingesetzt. 

Bei Aktivierung des Pflichtfeldes „Eigentümer beim Objekt“ ist 

jeder Benutzer verpflichtet einen Eigentümer Datensatz zu verknüpfen. 

Geovalidierung: 

Bei Eingabe von Adressdaten werden Ihnen zur Erleichterung der 

korrekten Eingabe die z. B. zu bestimmten Postleitzahlen zugehörigen 

Städte vorgeschlagen. 



Exposé 

| 11 

Einstellungen 

Exposé-Vorlagen stellen wir für Sie auch im HTML oder PDF-Format 

bereit. Änderungen der Standardvorlagen bei PDF und HTML 

Exposés übernimmt für Sie unser Entwicklungsteam. Kontaktieren 

Sie uns dazu bitte unter support@onoffice.de. 


Sie können auch in PDF oder HTML Exposé Ihr Firmenlogo darstellen. 

Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und laden Sie Ihr Logo im 

Format *.jpg oder *.png hoch. 




An dieser Stelle können Sie wählen, ob das Logo im Hoch-, oder 

Querformat eingebunden werden soll und an welcher Stelle das 

Logo eingebunden werden soll (links/mitte/rechts). 

Farbgebung 

Folgende PDFs können Sie mit einer eigenen Farbgebung in 

Haupt- und Nebenfarbe beeinflussen: 

a. Farbig kurz/Farbig lang 

b. Exposé onOffice (kurz/ Exposé onOffice (lang) 

Geben Sie dazu einfach die Hexadezimalwerte ein oder wählen Sie 

über die Farbpalette die für Sie passende Farbe aus. 

Sie haben einen Unternehmensclaim, einen Slogan, der die Tätigkeiten 

Ihres Unternehmens auf den Punkt bringt? Bei den Exposés 

Farbig kurz/lang lässt sich Ihr Claim zusätzlich anzeigen. 



| 12 

Einstellungen 

weitere Einstellungen 

Wenn Sie neben den Exposés auf das Bearbeiten-Symbol 

klicken, öffnet sich unter der Auswahlliste die Einstellung für das 

Firmenlogo. Hier kann die Höhe und die Breite für das Logo angegeben 

werden. 

Sonstiges 

Unter dem Karteireiter „Sonstiges“ aktivieren Sie verschiedene 

Funktionen, die für Ihre individuelle Arbeitsweise von Vorteil sind. 

dynamische Aktionsarten: 

Bei der Filterung von Aktionsarten werden nur Aktionsarten angezeigt, 

die schon einmal benutzt worden sind. 

Benutzer in Maklerbuch/Historie editierbar: 

Nach einem Eintrag in das Maklerbuch oder in den Aktivitäten 

kann das Benutzerkürzel der einzelnen Benutzer geändert werden. 

Adressdubletten zuordnen: 

Geben mehrere Benutzer die gleichen Adressdaten ein, werden 

keine Dubletten angelegt. 

externe Objektnr nicht editierbar wenn Objekt in Portal eingestellt: 

Nachdem ein Objekt in das Portal eingestellt wurde, sollte die 

Objektnummer nicht verändert werden. Das Portal ist ansonsten z. 

B. nicht in der Lage, das Objekt mit der alten Nummer zu löschen, 

denn Ihr Löschen wird mit der neuen Nummer beauftragt. Ändern 

Sie eine externe Objektnummer, erlischt hier der Anspruch auf 

Supportunterstützung. 



| 13 

Einstellungen 

KdNr nicht editierbar: 

Die Kundennummer kann nicht verändert werden. 

Ist Aufwand (Aufgabenverwaltung) als Pflichtfeld: 

Zur Kontrolle des angefallenen Aufwandes innerhalb einer Aufgabe 

ist der Benutzer verpflichtet, einen Ist-Aufwand einzugeben. 

Private Termine: 

Sie können Ihre Termine auf „Privat“ schalten; diese Termine sind 

für die anderen Benutzer nicht einsehbar. 

Eingabe in Adress Suche speichern: 

Suchen Sie in der einfachen Suchmaske bei onOffice einen z. B. 

einen Namen und wird dieser nicht gefunden, öffnet sich automatisch 

eine Maske für die detailliertere Suche. Bei Aktivierung 

werden die eingebenen Daten wie der Name in die Detailsuche 

automatisch mit übernommen. 

Setze aktive Wiedervorlagen bei automatischen Gruppenzuordnungen: 

Sie haben beispielsweise Benutzergruppen gebildet, die jeweils 

bestimmte Postleitzahlbereiche bearbeiten? Die Mitglieder erhalten 

automatisch gruppenspezifisch zugeordnete Wiedervorlagen. 

Redakteure dürfen eigene Benutzerdaten bearbeiten: 

Ihre Benutzer können ihre Daten im Karteireiter „Grunddaten“ und 

„Allgemein“ modifizieren. 

Benachrichtigungen an Gruppenleiter bei Doppeleinträgen 

Wenn ein Benutzer eine Dublette anlegt, so wird der Leiter der 

Gruppe, in der der anlegende Benutzer sich befindet, per E-Mail 

darüber informiert, dass hier eine Adresse doppelt vorhanden sein 

könnte. Dies macht vor allem Sinn, wenn der anlegende Benutzer 

nicht das Recht hat, alle Adressen einzusehen. 

Automatische eMail-Zuordnung: 

Hier kann deaktiviert werden, dass alle E-Mails automatisch den 

Adressen zugeordnet werden, in denen die E-Mail-Adresse eingetragen 

ist, an die versendet wird. Dasselbe gilt selbstverständlich 

auch für eintreffende E-Mails. 

Alternativ zur kompletten Deaktivierung können auch E-Mail-Adressen 

angegeben werden, bei denen die automatische Zuordnung 

aussetzen soll. 

Alle ausgehenden E-Mails in „Gesendete Objekte“ speichern 

Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle eMails in dem Ordner 

Gesendeten Objekten gespeichert. 



Sprache 

| 14 

Einstellungen 

Sie haben ein Mehrsprachenmodul gebucht? Dann können Sie Ihre 

Objekte in mehreren Sprachen anzeigen lassen. 

Aktivieren Sie eine oder mehrere gewünschte Sprachen. In Ihrer 

Objektverwaltung erscheinen automatisch die Felder zur Eingabe 

von Texten für die weitere Sprache. Pro Portal lässt sich eine 

Sprache hochladen – so können Sie bequem auch ausländische 

Portale bedienen. 

Sind Sie Besitzer einer onOffice Website, lassen sich Ihre Objekte 

auch hier in mehreren Sprachen anzeigen. 

Reporting 

Das Reporting dient der Erfassung von Statistiken rund um Ihre 

Software. Hier nehmen Sie spezifische Werte für Kontaktarten, 

Preise etc. vor. Näheres zum Reporting erfahren Sie in der Reporting-Anleitung. 



Freitexte 

| 15 

Einstellungen 

Auf dem Karteireiter Freitexte in den Grundeinstellungen Ihrer 

Software können verschiedene Texte hinterlegt werden. Darüber 

ist es möglich, die AGBs oder andere Texte die sich evtl. später 

noch ändern zu verwalten. Über die Makros _Mdtfreitext01, _Mdtfreitext2 

… _Mdtfreitext10 können diese Textblöcke dann in Ihre 

Word- oder eMail-Vorlagen eingebunden werden. 



| 16 

Einstellungen 

Benutzerverwaltung 

Über die Benutzerverwaltung von onOffice smart legen Sie neue 

Benutzer mit ihren spezifischen Daten und Einstellungen an und 

bestimmen die jeweiligen Rechte. Auch lassen sich Benutzer zu 

Gruppen zusammenfügen. 

Listenansicht 

Um die Benutzer von onOffice einzurichten bzw. die Einstellungen 

zu modifizieren, gehen Sie auf 

Extras > Einstellungen > Benutzer 

Listenansicht 

Mit der Listenansicht verfügen Sie über eine Gesamtansicht der 

eingetragenen Benutzer. Sie sehen auf den ersten Blick, welche 

Rechte der jeweilige Benutzer hat, seit wann und ob er online ist 

etc. 

Über die Listenansicht wählen Sie per Doppelklick einen Benutzer 

aus. Möchten Sie einen neuen Benutzer anlegen, klicken Sie auf 

das Symbol „neuer Datensatz“ . 



Grunddaten 

| 17 

Einstellungen 

In den Grunddaten bestimmen Sie die Zugangs- bzw. Stammdaten 

des gewählten Benutzers. 

Zugangsdaten 

Falls nicht bereits eingetragen, bestimmen Sie die Zugangsdaten 

des Benutzers. 



| 18 

Einstellungen 

• Username: 

Der Username ist der Username zum Login in onOffice. Er 

ist voreingestellt und kann nicht geändert werden. 

• Kennwort: 

Hier geben Sie das Zugangspasswort für onOffice ein. Sie 

können das Kennwort einmalig ändern. 

• Kennwort bestätigen: 

Zur Sicherheit einer richtigen Schreibweise müssen Sie das 

neue Kennwort bestätigen. 

• Autologin: 

Hier haben Sie die Möglichkeit sich einen smart-loginlink 

zu generieren. Wenn Sie dies anklicken, wird ein Link 

mit Ihren Zugangsdaten erstellt. Diesen können Sie dann 

kopieren und sich als Lesezeichen in Ihrem Browser hinterlegen. 

Wenn Sie dann auf dieses Lesezeichen klicken, 

werden Sie direkt in onoffice eingeloggt. 

Diese können Sie auch für den smartmobile-Login-Link. 

Auch hier wird ein Link mit den Zugangsdaten generiert, 

den Sie sich dann speichern können. 

• eMail: 

Geben Sie die eMail-Adresse Ihres Benutzers an. 

• eMailname: 

Dieser Name erscheint als Absender der versandten 

eMails. 

• eMail zum Zusenden der Login Daten: 

Dieses Feld muss von Ihnen unbedingt befüllt werden. 

Tragen Sie dort eine eMailadresse ein, die Sie auch ohne 

onOffice abrufen können. Wenn Sie Ihr Passwort einmal 

vergessen sollten, können Sie das Passwort automatisch 

neu generieren lassen. Das neue Passwort wird dann an 

die hier eingetragene Adresse geschickt. 

• Adress-Zuordnung: 

Wenn hier der eigene Ansprechpartner-Datensatz zugeordnet 

wurde, wird dieser Ansprechpartner beim Anlegen 

eines neuen Objektes automatisch dem Objekt zugeordnet. 

• Status: 

Ist Ihr Benutzer für längere Zeit nicht im Einsatz, lässt er 

sich über die Statusfunktion auf Passiv setzen. 



| 19 

Einstellungen 

• Account: 

Der Zugang zu onOffice lässt sich über diese Funktion 

sperren. 

• Systemsprache: 

Die Sprache, die dem jeweiligen Benutzer angezeigt wird. 

• Benutzer permanent deaktivieren: 

Ist ein Benutzer nicht mehr verfügbar, löschen Sie ihn bitte 

nicht, sondern setzen Sie ihn auf permanent deaktiv. Sie 

erhalten automatisch eine neue Lizenz für einen neuen 

Benutzer. 

Stammdaten 

Geben Sie hier alle wesentlichen Stammdaten des Benutzers ein. 



Einstellungen 

| 20 

Einstellungen 

In den Einstellungen bestimmen Sie die verschiedensten Werte 

– das beschleunigt Ihre Arbeit mit onOffice im Detail. Die Voreinstellungen 

können bei jeder Aktion überschrieben werden, stehen 

aber beim nächsten Öffnen der Aktionsfenster wieder zur Verfügung. 

• Auto. Wiedervorlage bei Neueingabe: 

Ihr neuer Adressdatensatz steht automatisch in Wiedervorlage 

im Infofenster zur Weiterverwendung. 

• Auto. Wiedervorlage bei Aktionen: 

Ihre Aktionen wie z.B. eine eMail an einen Adressdatensatz 

erscheint automatisch in Wiedervorlage im Infofenster. 

• Auto. Erinnerung an Termine: 

Das System erinnert Sie auf Wunsch bis drei Wochen vorher 

an Ihren Termin. 

• Nach Exposéversand Interessent geblockt für: 

Sie haben einem Interessenten ein Exposé geschickt? Um 

ihn nicht mit Informationen zu überhäufen, können Sie ihn 

für die Aktionen eines gewünschten Zeitraumes blocken. 



| 21 

Einstellungen 

• Außen-Courtage (Kauf): 

Ihr Provisionsanteil beim Hausverkauf. Wird automatisch 

bei Ihrer Objektdarstellung angezeigt. 

• Außen-Courtage (Miete): 

Ihre Provisionsanteil bei Vermietung. Wird automatisch bei 

Ihrer Objektdarstellung angezeigt. 

• Land bei Neueingabe: 

Wenn Sie einen neuen Adressdatensatz anlegen, ist diese 

Länderangabe automatisch voreingestellt. 

• Währung bei Neueingabe: 

Wenn Sie einen neuen Adressdatensatz anlegen, ist diese 

Währung automatisch voreingestellt. 

• E-Mail-Dialog in Adressgrunddaten: 

Klicken Sie z.B. bei einem Adressdatensatz auf eMail Schreiben, 

öffnet sich bei Wahl „aktiv“ ein eMail-Assistent, der 

Sie durch die komplette eMail-Erstellung führt. Bei „inaktiv“ 

öffnet sich sofort das eMail-Fenster. 

• Erweitertete Boxen auf Info-Seite: 

Sie können hier frei wählen, welche Ansicht Sie auf der 

Infoseite angezeigt bekommen sollen. Zu Auswahl stehen 

neben der üblichen Ansicht auch erweiterte Boxen, die 

über die gesamte Breite laufen. 

• Neueste Objekte auf Info-Seite: 

Hiermit wird eine Box auf der Info-Seite eingeblendet und 

bietet eine Vorschau auf die neuesten Objekte der Woche. 

Eingestellt werden können hier 7, 14 und 30 Tage. Je nach 

Auswahl werden die Objekte die in diesem Zeitraum angelegt 

wurden dargestellt. 

• Passende Objekte auf Info-Seite: 

Bei Aktivierung wird eine Box auf der Info-Seite eingeblendet 

und bietet einen Überblick über die passende Objekte. 

• Popup bei neuen Aufgaben: 

Ist diese Option aktiv wird der Benutzer über eine Popup- 

Benachrichtigung darüber informiert, wenn ihm eine neue 

Aufgabe zugewiesen wurde. Zur Auswahl stehen hier die 

Optionen „immer“ und „ohne Gruppen“. ist. 



| 22 

Einstellungen 

• Keine E-Mail-Benachrichtigung bei einer Software-News 

Hier können Sie, wenn Sie im Feld den Haken setzen, die 

automatische E-Mail-Benachrichtungen bei Software-News 

abschalten. 

• Suchkriterien in der Adressdatensatz-Vorschau anzeigen 

Nutzen Sie die Lupenfunktion in der Listenansicht, so werden 

bei den Adressen neben den letzten Aktivitäten auch 

die Suchkriterien angezeigt, sofern dieser Haken gesetzt 

ist. 

• Hauptkontakte in Adressliste markieren 

Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird der Hauptkontakt in 

der Adressliste markiert. 

• Neuen Termin eintragen für: 

Hier können Sie wählen, ob ein Termineintrag grundsätzlich 

für alle oder bestimmte Nutzer bzw. Nutzergruppen 

gelten soll. 

• Kalender Ansicht: 

Bestimmen Sie, ob standardmäßig die Wochenansicht (Mo- 

So), die Arbeitswoche (Mo-Fr) oder die Tagesansicht im 

Kalender geöffnet wird. 

• Farbe Termine: 

Die Farbe wird für den eingetragenen Benutzer als Terminfarbe 

im Kalender genutzt. 

• smart Farbe: 

Bestimmt das äußere Erscheinungsbild Ihres Kalenders. 



Rechte 

| 23 

Einstellungen 

Auf dem Karteireiter „Rechte“ in der Benutzerverwaltung bestimmen 

Sie, welche Rechte die einzelnen Benutzer eingeräumt bekommen. 

Im Folgenden sind die möglichen Rechte beschrieben: 


Legen Sie fest, welche Adressdatensätze der Benutzer sehen darf. 

Lesen Sie im Kapitel „Zuordnungen“, wie Sie die Auswahl der 

zugeordneten Datensätze beeinflussen können. 

Bestimmen Sie, was der Benutzer mit den Adressdatensätzen tun 

darf. 

AdressSonstige1 ist ein weiterer Karteireiter in der Adressverwaltung. 

Hier können Sie zusätzliche Bemerkungen festhalten, die nur 

ausgewählten Benutzern zur Verfügung stehen. 

Die „automatische Adresszuordnung per Gruppen“ bestimmt, ob 

ein Datensatz, der von diesem Benutzer gespeichert wird, die 

Gruppenfilter durchläuft und automatisch Zuordnungen erstellt. 

Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Gruppen“ . 

Mit der Option „Fremde Interessenten beim Objekt darstellen“ 

kann sich der Benutzer auf dem Karteireiter „Interessenten“ im 

Objekt auch Interessenten zuordnen lassen, die ihm eigentlich 

nicht angezeigt werden, da ihm die entsprechende Zuordnung 

fehlt. Diese Daten werden allerdings nur verschlüsselt angezeigt. 

Eine Absprache mit dem „Ersteller“ der Adressen ist dann nötig, 

um die Interessenten anzuschreiben. 



| 24 

Einstellungen 



Legen SIe fest, welche Wiedervorlagen ein Benutzer sehen darf. 


Bestimmen Sie, welche Termine der Benutzer sehen darf. Beachten 

Sie, dass Termine, die keinem Benutzer zugeordnet sind immer 

von allen Benutzern gesehen werden. Zudem können Sie hier 

einstellen, welche Termine der Benutzer bearbeiten darf. 

Arbeitszeiten 

Geben Sie die Arbeitszeiten des Benutzer hier ein. Hier kann die 

Option „Login nur während der Arbeitszeit zugelassen“ aktiviert 

werden. 

Guthaben 

Hier haben Sie die Möglichkeit dem Benutzer sein Guthaben auf 

einen bestimmten Geldwert / Monat zu limitieren. 




| 25 

Einstellungen 

Funktioniert analog zur Adressverwaltung. 

Portalschnittstelle 

Darf der Benutzer Portalabgleiche durchführen? Es gibt außerdem 

die Möglichkeit der indirekten Schnittstelle. In diesem Fall gibt es 

eine Person, die die Portalabgleiche durchführt. Durch eine E- 

Mail wird sie von anderen Benutzern über einen geplanten Portalabgleich 

in Kenntnis gesetzt.Zudem können hier Einstellungen 

vorgenommen werden, wo die einzelnen Immobilien veröffentlicht 

werden sollen. 

Die „automatische Objektzuordnung per Gruppen“ bestimmt, 

ob ein Datensatz, der von diesem Benutzer gespeichert wird, 

die Gruppenfilter durchläuft und damit automatisch Zuordnungen 

erstellt. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt 

„Gruppen“ (Katja: bitte verlinken). Mit der Option „Fremde Objekte 

beim Interessenten darstellen“ kann sich der Benutzer auf 

dem Karteireiter „Objekte“ in der Adresse auch Objekte zuordnen 

lassen, die ihm eigentlich nicht angezeigt werden, da ihm die entsprechende 

Zuordnung fehlt. Diese Daten werden allerdings nur 

verschlüsselt angezeigt. Eine Absprache mit dem „Ersteller“ der 

Objekte ist dann nötig, um die Objekte anzubieten. 

Maklerbuch/Aktivitäten 

Bestimmen Sie, ob und wann der Benutzer die Einträge löschen 

oder ändern darf. 



Weitere Module 

| 26 

Einstellungen 

Legen Sie hier fest, ob der Benutzer die weiteren Module verwenden 

darf oder nicht. 

Export / Drucklisten 

Legen Sie hier fest, ob der Benutzer Exporte durchführen und 

Dateien drucken darf. 

Guthaben-bezogene Rechte 

Legen Sie hier fest, wofür der Benutzer ihm das zu verfügung 

gestellte Guthaben verwenden darf. 

Webseiten-Module 

Legen Sie hier fest, welche Webseiten-Module der Benutzer verwenden 

darf. 



| 27 

Einstellungen 

Administrative Rechte 

Das Administrator Recht ist das wichtigste Recht überhaupt. 

Mit diesem Recht kann sich der Benutzer seine Rechte uneingeschränkt 

selber setzen. Vergeben Sie dieses Recht nur an Mitarbeiter 

Ihres Vertrauens. 

Desweiteren können Sie hier dem Benutzer weitere einzelne administrative 

Rechte vergeben. 



Gruppen 

Sie können Benutzer bestimmten Gruppen zuordnen, das heißt, 

der Benutzer kann nur noch die Datensätze sehen, die dieser 

Gruppe zugeordnet sind. 

Benutzer einer Gruppe zuordnen 

| 28 

Einstellungen 

Um einen Benutzer einer Gruppe zuzuordnen, gehen Sie in den 

gewünschten Benutzerdatensatz und im Anschluss auf den Reiter 

„Gruppen“. In dem Auswahlfeld „verfügbare Gruppen“ werden die 

Gruppen aufgelistet, die angelegt worden sind. 

Wählen Sie durch „hinzufügen“ hinter der Gruppenbezeichnung 

die Gruppe aus, in der dieser Benutzer eingeordnet werden soll. 

Sie können die Benutzer jeweils nur einzeln nacheinander einer 

Gruppe zuordnen, mehrere Benutzer gesammelt einer Gruppe zuzuordnen 

ist nicht möglich. 

Nachdem Sie die Gruppe im linken Feld ausgewählt haben, erscheint 

im rechten Feld „zugeordnete Gruppen“, die Gruppenbezeichnung 

und ein Listenfeld. Öffnen Sie dieses Feld mit einem 

Mausklick auf den Pfeil. Wählen Sie hier, welchen Status dieser 

Benutzer erhalten soll und sichern Sie die Zuordnung. 



| 29 

Einstellungen 

E-Mail-Einstellungen 

In den Einstellungen legen Sie die Vorgaben für Ihren eMail-Versand 

fest. 

Standard Sender-eMail Adresse: 

Sofern dem Benutzer mehrere Identitäten (Postfächer) zur Verfügung 

stehen, können Sie hier das Postfach bestimmen, mit dem 

der Benutzer standardmäßig versendet. 



| 30 

Einstellungen 

CC, BCC, Priorität und Sendezeitpunkt, Vorlage, Attachment: 

Hier legen Sie fest, ob diese Einstellungen in den Grundeinstellungen 

von Ihnen vorgenommen werden oder in den Erweiterten 

Einstellungen. 

Spamschutz: 

Hier stellen sie die Schwelle ein, ab der eine eMail als Spam kategorisiert 

wird. Ein gebräuchlicher Wert für Spam liegt bei etwas 

über 6. Sie sollten nur dann einen niedrigeren Schwellwert einstellen, 

wenn Ihnen die Einstellung nicht rigoros genug erscheint, 

ansonsten klicken Sie einfach auf den empfohlenen Wert. 

Sendebestätigung abgeschaltet: 

Schalten Sie die Sendebestätigung ab, wird Ihr Empfänger nicht 

aufgefordert, eine Sendebestätigung zurückzusenden. 

Standard Anzeigeformat: 

HTML oder Text als Darstellung aller eMails. 

Standard Eingabeformat: 

Hier können Sie wählen, ob Sie Ihre eMails grundsätzlich im 

HTML- oder im Textformat verfassen möchten. 

URLs hervorheben: 

Im eMail Text werden die Internetadressen unterstrichen. 

Quoting Style: 

Darstellung des wiederholten eMailtextes beim Beantworten einer 

Mail. 

Vorschaufenster anzeigen: 

Das untere Fenster, welches die angewählten eMails bereits bei 

einmaligen Mausklick wird wahlweise angezeigt. 

Font für „Nur Text Nachrichten“: 

Schreiben Sie Ihre Mails in der Schriftart Arial oder Courier. 

Font für „HTML“ Nachrichten 

Schreiben Sie Ihre Mails in verschiedenen Schriftarten. Zur Auswahl 

stehen hier Arial, Comic Sans MS, Courier News, Georgia, 

Lucida Sans Unicode, Tahoma, Times New Roman, Trebuchet MS, 

Verdana. 



Schriftgröße für „HTML“ -Nachrichten 

Wählen Sie hier die jeweilige Standard Schriftgröße für Ihre HTML 

Mails aus. 

Zeilenabstand in HTML Mail 

Wählen Sie hier den Zeilenabstand in den HTML Mails. 

Prefix für weitergeleitete Mails: 


wenn Sie Ihre eMail weiterleiten. WG für „weitergeleitet“, FW für 

„forwarding“ oder Benutzerdefiniert. 

Prefix für beantwortete Mails: 


wenn Sie eine eMail beantworten. AW für „antworten“, RE für 

„return“ oder Benutzerdefiniert. 

Anzeige für leeren Betreff: 

Sie haben in Ihrer eMail nichts in der Betreffzeile angegeben? 

Dann wird die leere Zeile automatisch mit Ihrem gewählten Begriff 

oder Satz ersetzt. 

| 31 

Einstellungen 



Signatur: 

| 32 

Einstellungen 

Im Bereich Signatur können Sie beliebig viele Signaturen anlegen. 

1. Um eine Signatur anzulegen, klicken Sie auf den Button 

2. Sie werden aufgefordert, ein Kürzel für Ihre Signatur einzugeben. 

3. Geben Sie nun in das Textfeld Ihre gewünschte Signatur 

ein und drücken Sie „Sichern“. 

4. Zum Löschen einer Signatur leeren Sie das Textfeld und 

drücken „Sichern“ 

Es besteht die Möglichkeit das Format der Signatur auf HTML 

umzustellen. Nur in diesem Modus ist es möglich, die Schrift zu 

formatieren oder Bilder und Logos einzufügen. Nutzen Sie den 

HTML-Editor, um weitere Formatierungen vorzunehmen oder Logos 

und Bilder hochzuladen. 



Administration 

| 33 

Einstellungen 

Sie können in Ihrer Software zahlreiche Einstellungen vornehmen 

und so die Oberfläche auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Legen Sie 

weitere Eingabefelder an. Erweitern Sie die Auswahlmöglichkeiten, 

z.B. unter Kontaktart. Entscheiden Sie, welche Suchkriterien bei 

der automatischen Zuordnung berücksichtigt werden u.v.m. 


Extras > Einstellungen > Administration 

Eingabefelder 

Auf dem Karteireiter „Eingabefelder“ können Sie weitere Felder 

anlegen oder bereits vorhandene Felder aktivieren oder deaktivieren. 

Wählen Sie zunächst aus, in welchem Modul und in welcher 

Kategorie Sie Einstellungen vornehmen wollen. 

Über die Schaltfläche „Neues Feld anlegen“ wird ein neues Feld 

generiert. Im folgenden können Sie bestimmen, welche Eigenschaften 

dieses Feld hat. 



Eigenschaften 

| 34 

Einstellungen 

Die Symbole können angeklickt werden. Im darauf öffnenden Popup 

Fenster kann genau festgelegt werden, wo das Feld erscheint. 



| 35 

Einstellungen 

Wenn z.B. (wie im oben stehenden Beispiel) unter Nutzungsart 

keine Auswahl getätigt wurde, erscheint das Feld in jeder zur Verfügung 

stehenden Nutzungsart. 

Die Werte die in einem Schlüsselfeld ausgewählt werden können, 

müssen auf dem Karteireiter „Schlüssel“ eingegeben werden. 



| 36 

Einstellungen 

Die Werte die im Multiselect Feld erscheinen werden auf dem Karteireiter 

„Multiselect“ eingegeben. 



Wählen Sie hier aus, in welchen Exposéarten das Feld erscheinen 

soll. Zu jeder Exposéart (Word, HTML oder PDF) gibt es jeweils 

kurz (K) oder lang (L) zur Auswahl. 

Beim Deaktivieren eines Feldes fragt die Software, ob vorhandene 

Werte in diesem Feld gelöscht werden sollen: 

Bei Klick auf den „OK“-Button werden die jeweiligen Feldeinträge 

in allen Objekten aus der Datenbank gelöscht. 

Klicken Sie auf „Cancel“, werden die Feldeinträge auf Datenbankebene 

beibehalten. 

Deaktivierte Felder mit Datenbankeintrag werden in der Software 

rot dargestellt: 

| 37 

Einstellungen 

Sobald der vorhandene Eintrag entfernt wird, wird das rot angezeigte 

Feld nicht mehr angezeigt. 


Systemfelder können nur deaktiviert 

und nicht gelöscht werden. 

Beachten Sie, dass bei der Übertragung 

zu den Portalen keine 

individuell erstellten Felder 

übertragen werden können. 



Flexifelder 

| 38 

Einstellungen 

Die Flexifelder dienen der besseren Übersicht und können auf 

einem Karteireiter in der gewählten Kategorie weitere Unterkarteireiter 

bilden. So könnten z.B. in der gewünschten Kategorie 

(im folgenden Beispiel: Adress-Verwaltung) weitere Unterreiter für 

zusätzliche Informationen angelegt werden. 

QS 

Gehen Sie wie folgt vor, um Flexifelder anzulegen: 

a. Erstellen Sie auf dem Karteireiter Einstellungen eine neue 

Gruppe in der Sie die Flexifelder anlegen wollen. Für 

nähere Informationen hierzu, schauen Sie in das folgende 

Kapitel „Einstellungen“. 

b. Wählen Sie dann auf dem Karteireiter „Flexifelder“ im Selektor 

„Gruppen“ die gewünschte Gruppe aus. 

c. Über die Schaltfläche „Neues Feld anlegen“ können Sie der 

neuen Gruppe weitere Felder hinzufügen. 



Einstellungen 

| 39 

Einstellungen 

Auf dem Karteireiter „Einstellungen“ in der Administration kann 

die Anordnung der Kategorien auf den einzelnen Karteireitern bestimmt 

werden. Wählen Sie zunächst den gewünschten Karteireiter 

aus und legen Sie dort neue Kategorien an oder verschieben 

bereits vorhandene. 

Eine neue Gruppe in einer Kategorie anlegen (Flexifelder) 

Um Flexifelder anzulegen, muss zunächst eine neue Gruppe in der 

gewünschten Kategorie angelegt werden. Wählen Sie dazu die 

entsprechende Kategorie aus und klicken dann im Block „Gruppen/Unterreiter“ 

auf „Neu anlegen“. Erst wenn hier eine Gruppe 

angelegt wurde, können Sie später darauf Flexifelder anordnen. 



Singleselect 

| 40 

Einstellungen 

Auf dem Karteireiter Schlüssel können die Werte für vorher definierte 

Schlüsselfelder (siehe Menüpunkt „Eingabefelder“) eingetragen 

werden. 

Im folgenden Beispiel wird dem Schlüsselfeld „Boden“ angezeigt. 

Um hier einen weiteren Schlüsselwert hinzuzufügen, wählen Sie 

zunächst auf dem Karteireiter „Schlüssel“ das entsprechende Modul 

und die Kategorie aus in der sich das Feld befindet. 

Über die Schaltfläche „Neuen Schlüssel anlegen“ wird eine weitere 

Zeile hinzugefügt. Tragen Sie den gewünschten Wert in die 

Spalte „Inhalt“ ein. 


Beachten Sie, dass individuell 

erstellte Schlüsselwerte nicht zu 

den Portalen übertragen werden 

können, da sie nicht Bestandteil 

der Schnittstelle sind. 



Multiselect 

| 41 

Einstellungen 

Ähnlich wie bei den Schlüsseln werden hier weitere Werte für die 

Multiselect Felder eingetragen. Hilfe zum Anlegen der MS-Felder 

finden Sie unter dem Menüpunkt „Eingabefelder“. Im Folgenden 

betrachten wir das Feld „Kontaktart“. 

In Multiselect-Feldern können immer mehrere Werte gleichzeitig 

ausgewählt werden. 

Um die Werte für die Kontaktart zu ändern oder zu erweitern, 

wechseln Sie auf den Karteireiter „Multiselect“ in der Administration. 

Wählen Sie das Modul „Adressverwaltung“ und die Kategorie 

„Kontaktart“. Über die Schaltfläche „Multiselect anlegen“ können 

Sie weitere Werte hinzufügen. 



| 42 

Einstellungen 

Ebenen unter Multiselect 

Die Struktur in der Multiselect-Auswahl kann wie im folgenden 

Beispiel ersichtlich in mehreren Ebenen angelegt werden. 

Um in der Administration den Werten die zweite Ebene zuzuweisen, 

tragen Sie auf dem Karteireiter „Multiselect“ bei den gewünschten 

Werten eine 2 in der Spalte „Ebene“ ein. Erst wenn 

diese Einstellung gesichert wird, kann in der Spalte „Vater“ die 

übergeordnete Ebene gewählt werden. Im folgenden Beispiel wäre 

das der Interessent 1. 



Aktionstypen 

| 43 

Einstellungen 

Jedem Maklerbucheintrag wird eine Aktionsart und ein Aktionstyp 

zugewiesen. So kann die Aktionsart z.B. „Telefon“ und der Aktionstyp 

„eingehendes Telefonat“ sein. Damit Sie die Einträge im 

Maklerbuch besser unterscheiden können, ist es möglich den verschiedenen 

Typen unterschiedliche Farben zuzuweisen. Auch eine 

Zuweisung von durchschnittlichen Kosten oder Dauer ist möglich. 

Damit kann z.B. ein Exposéversand mit durchschnittlich 15 Minuten 

zeitlichem Aufwand und 25EUR Kosten versehen werden. Die 

Kosten werden später bei einer Auflistung der Maklerbucheinträge 

unter dem Punkt „Legende“ addiert. 

Die Aktionsarten müssen vorher auf dem Karteireiter „Schlüssel“ 

unter dem Modul „Maklerbuch“ eingetragen sein. Erst dann 

erscheinen Sie in der Spalte „Aktionsart“ zur Auswahl. Weitere 

Aktionstypen können hier angelegt und einer bestehenden Aktionsart 

untergeordnet werden. 

Ähnlich wie bei den Schlüsseln werden hier weitere Werte für die 

Multiselect Felder eingetragen. Hilfe zum Anlegen der MS-Felder 

finden Sie unter dem Menüpunkt „Eingabefelder“. 



Region 

| 44 

Einstellungen 

Damit eine geografische Zuordnung von Interessent und Objekt 

möglich ist, reichen oft die Angaben zum Ort und zur Postleitzahl 

nicht aus. onOffice arbeitet hier mit „regionalen Zusätzen“. 

Sie erstellen zunächst eine Struktur der Regionen, in denen Sie 

Ihre Objekte vermarkten. Das Objekt bekommt innerhalb dieser 

Struktur eine genaue Position zugewiesen. Der Interessent kann in 

seinen Suchkriterien beliebig viele Regionen auswählen, so dass 

eine Zuordnung auf geografischer Ebene möglich ist. 

Über den Button auf der rechten Seite können Sie Ihre Eingaben 

prüfen. Eine weitergehende Strukturierung der Regionen in 

mehrere Ebenen, muss auf dem Karteireiter „Multiselect“ vorgenommen 

werden. 

Sämtliche hier eingetragenen Regionen erscheinen automatisch 

dort in der Kategorie „regionaler Zusatz“ (Modul „Objektverwaltung“). 



Gruppen 

| 45 

Einstellungen 

Im Folgenden wird der Einsatz von Gruppen in onOffice smart 

beschrieben. Mit Hilfe von Gruppen lassen sich die Benutzerrechte 

und Datensatz-Zuordnungen automatisch zuweisen. 

Die Anwendung erfordert allerdings ein sicheres Verständnis der 

relativ komplexen Einstellungen. Fehler, die in diesem Zusammenhang 

gemacht werden, können die kompletten Einstellungen Ihrer 

Software verändern. Wenn Sie in Ihrer smart Version Gruppen 

einsetzen wollen, empfehlen wir dringend, vorher mit unserem 

Support über das System zu sprechen. Wir bieten auch online 

Schulungen zu diesem Thema an. 

Funktionsweise 

Über die Gruppenverwaltung können die Zuordnungen zu den 

Datensätzen automatisch gesetzt werden. Hierzu ist es erst mal 

wichtig zu verstehen, wofür die Zuordnungen verwendet werden. 

Hiermit ist nicht der Benutzer eines Datensatzes gemeint. Ein 

Datensatz kann beliebig vielen Benutzern zugeordnet werden. Für 

Benutzer, die „nur zugeordnete Datensätze“ sehen können, ist 

eine Zuordnung zu einem Datensatz erforderlich, damit er Zugriff 

darauf hat. Die folgende Grafik verdeutlicht diesen Prozess. 

Mit Hilfe zugrundeliegender Gruppenfilter kann nun festgelegt 

werden, aufgrund welcher Kriterien eine Zuordnung gesetzt wird. 

Im folgenden Beispiel werden Gruppenfilter benutzt, die ein 

Objekt je nach PLZ einem Bearbeiter zuordnen. Benutzer 5 und 6 

haben dabei Kontrollfunktion und dürfen die Objekte der ihnen 

untergeordneten Benutzer mit einsehen. 



Gruppenfilter 

| 46 

Einstellungen 

Zunächst einmal müssen die benötigten Gruppenfilter erstellt 

werden. Aufgrund welcher Kriterien werden später Zuordnungen 

gesetzt? Nehmen wir an, die Kauf-Objekte und die Miet-Objekte 

haben jeweils einen eigenen Bearbeiter. Das Kriterium ist damit 

nur die Vermarktungsart. 



| 47 

Einstellungen 

Wechseln Sie nun in den Objektfilter und legen Sie die benötigten 

Gruppenfilter an. In diesem Fall wären das jeweils ein Filter für 

Miet- und einer für Kauf-Objekte. Wechseln Sie in den Objektfilter 

und wählen aus den Filtern im „Erweiterten Filter“ den Filter 

„Vermarktungsart“ mit einem Doppelklick aus. Nach Auswahl 

der gewünschten Vermarktungsart gehen Sie auf die Schaltfläche 

„Filtern“. Der Filter wird nun im Kasten „bisheriger Filter“ 

eingetragen. Als nächstes wird der Filter als Gruppenfilter gespeichert. 

Wählen Sie dazu im Feld „aktuellen Filter speichern“ unter 

„Zugriff“ den „Gruppenfilter“ und benennen Sie diesen vor dem 

abschließenden Speichern. 

Erstellen Sie auf die gleiche Weise die anderen benötigten Gruppenfilter. 

Sollen auch Adressdatensätze per Gruppenfilter zugeordnet 

werden? Auch im Adressfilter können Gruppenfilter gespeichert 

werden. Um bei unserem Beispiel zu bleiben, können die Adressdatensätze 

z.B. aufgrund der Kontaktart „Mietinteressent“ oder 

„Kaufinteressent“ entsprechend zugeordnet werden. 



| 48 

Einstellungen 

Gruppeneinstellungen 

Wechseln Sie in die Gruppeneinstellungen und legen Sie zunächst 

die benötigten Gruppen an: 

Extras > Einstellungen > Gruppen 

Nach Auswahl einer bestehenden Gruppe werden auf der rechten 

Seite die Benutzer angezeigt, die dieser Gruppe angehören. 

Außerdem kann zu jeder Gruppe eine Notiz verfasst werden, um 

festzuhalten, wozu diese Gruppe dient. Bei einer Vielzahl von 

Gruppen kann man so die Übersicht behalten. 

Um neue Benutzer zu einer Gruppe hinzuzufügen, können Sie 

die gewünschte Gruppe auf der linken Seite auswählen. Über 

das Pulldown-Menü „Neuen Benutzer hinzufügen“ wählen Sie 

anschließend den gewünschten Benutzer aus und fügen Ihn über 

das Plus-Icon der Gruppe hinzu. 



| 49 

Einstellungen 

Gruppe teilt sich die folgenden Daten 

Nun können Sie für die Gruppe und deren darin enthaltenen 

Benutzern festlegen welche Daten für alle Benutzer aus dieser 

Gruppe sichtbar sein sollen, bzw. bearbeitet werden dürfen. Hier 

stehen zur Auswahl: Adressdaten, Objektdaten oder Adress- und 

Objektdaten. Diese Auswahl-Möglichkeit finden Sie unter „Gruppe 

teilt sich die folgenden Daten“. Speichert nun zukünftig einer der 

Benutzer einen Datensatz, wird dieser Datensatz auch automatisch 

allen anderen Mitgliedern dieser Gruppe zugeordnet. Bei der Einrichtung 

der Gruppe werden alle Datensätze der Gruppenmitglieder 

automatisch den anderen Mitgliedern zugeordnet. 

Adresszuordnung 

Im nächsten Schritt bestimmen Sie auf dem Karteireiter „Adresszuordnung“, 

welcher Adressfilter in welcher Gruppe verwendet 

werden soll. Wählen Sie also für die Gruppe „Kauf“den Filter 

„Kaufinteressenten“, sofern dieser vorher angelegt wurde. 



Objektzuordnung 

| 50 

Einstellungen 

Auf dem Karteireiter Objektzuordnung wählen Sie einen vorher erstellten 

Gruppenfilter für die gewünschte Gruppe. Für die Gruppe 

„Kauf“ z.B. wählen Sie den eben erstellten Gruppenfilter „Kaufobjekte“. 

Für Benutzer, die dieser Gruppe angehören, wird zukünftig 

beim Speichern eines Kaufobjekts eine Zuordnung gesetzt. 

Portaleinstellungen 

An dieser Stelle können Sie den Benutzern einer Gruppe eigene 

Portaleinstellungen zuordnen. Diese Einstellungen überlagern die 

allgemeinen Einstellungen. Somit ist es möglich, dass die Benutzer 

der einen Gruppe mit anderen Zugangsdaten zum Scout 

übertragen, als die Benutzer einer anderen Gruppe. 

Wählen Sie einfach das gewünschte Portal in der Liste aus und 

ergänzen Sie die Zugangsdaten. Es erscheinen allerdings nur die 

Portale in der Liste, die in den Portal-Grundeinstellungen aktiviert 

wurden. 



| 51 

Einstellungen 

Benutzereinstellungen 

Auf dem Karteireiter „Gruppen“ in den Benutzereinstellungen wird 

festgelegt, welcher Benutzer welcher Gruppe zugeordnet wird. 

Wechseln Sie in die Gruppenverwaltung und wählen Sie den gewünschten 

Benutzer aus: 

Extras > Einstellungen > Benutzer > Auswahl des gewünschten 

Benutzer > Karteireiter Gruppen 



| 52 

Einstellungen 

Als nächstes müssen die Benutzereinstellungen vorgenommen 

werden. In unserem Beispiel sollen die Benutzer der Gruppe 

„Kauf“ nur die Kauf-Objekte sehen. Standardmäßig darf ein 

Benutzer aber immer alle Objekte sehen. Wechseln Sie auf den 

Karteireiter Rechte und beachten Sie folgende Einstellungen: 

1. „Nur zugeordnete Adressen sichtbar“ 

Nur wenn diese Einstellung aktiv ist, beschränkt sich der 

(Adress-)Datenbestand des Benutzers auf die zugeordneten 

Adressen. 

2. „automatische Adresszuordnung per Gruppen“ 

Nur wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird beim Speichern 

eines Datensatzes durch diesen Benutzer geprüft, 

ob dabei Zuordnungen entsprechend eines Gruppenfilters 

gesetzt werden. 

Beachten Sie, dass ein Benutzer durch die entsprechende Benutzereinstellung, 

die Objekte unabhängig von seiner Gruppe sehen 

darf. Ein Benutzer der einer Gruppe zugeordnet wurde, sollte also 

– wenn sich sein einsehbarer Objektbestand nach dem entsprechenden 

Gruppenfilter richten soll – die Einstellung „nur zugeordnete 

Objekte sichtbar“ zugewiesen bekommen. 

Benutzer 1 sieht nur die zugeordneten Objekte, also entsprechend 

seiner Gruppe nur die „Kauf-Objekte“. 

Benutzer 2 darf alle Objekte sehen, obwohl ihm nur die Kaufobjekte 




| 53 

Einstellungen 

Im folgenden Beispiel wurde bei Benutzer 2 die Einstellung „alle 

Objekte sichtbar (Schreibrecht nur Zugeordnete)“. 

Benutzer 1 darf nur die zugeordneten Objekte sehen und kann 

damit auch nur die zugeordneten Objekte beschreiben. 

Benutzer 2 darf alle Objekte sehen, kann aber nur die zugeordneten 

Objekte beschreiben. 



| 54 

Einstellungen 

Portaleinstellungen pro Benutzer 

Über dieses Zusatzmodul ist es möglich für jeden einzelnen Benutzer 

unterschiedliche Portale anzulegen und zwar völlig unabhängig 

von den allgemein Portaleinstellungen. 

Dies hat den Vorteil das hier jeder Benutzer die Möglichkeit hat 

die Portale zu nutzen, die er auch benötigt. Um dies nun für den 

Benutzer einzustellen begeben Sie sich dazu bitte zunächst einmal 

in den Menüpunkt Extras, klicken dort auf Einstellungen und dann 

Benutzer. Wählen Sie bitte aus der Listenansicht den jeweiligen 

Benutzer, für den Sie das Portal einrichten möchten. 

Wechseln Sie hier bitte von dem Reiter Grunddaten auf Portaleinstellungen. 

Diese Portaleinstellungen sind ähnlich angeordnet wie 

die Portaleinstellungen des gesamten Mandanten. Auf der linken 

Seite des Bildes sind alle Portale aufgelistet, die Sie unter 


aktiviert haben, egal ob dort schon Zugangsdaten hinterlegt sind 

oder nicht. 

Um nun ein Portal bearbeiten zu können, klicken Sie das entsprechende 

Portal doppelt an. Es öffnet sich dann auf der rechten 

Seite ein Eingabemaske. Hier wird Ihnen auch gleich angezeigt ob 

dort schon Zugangsdaten hinterlegt sind oder nicht. 

Wenn Sie nun in die entsprechenden Feldern die neuen FTP 

Zugangsdaten eingeben und dann auf sichern klicken, werden 

die Einstellungen aus den allgemeinen Portaleinstellungen oder 

eventuell eingerichtete Portalgruppen ignoriert und es gelten für 

diesen Benutzer nur noch die neuen Daten. 


Kein Standard Modul, muss von 

onOffice freigeschalten werden 



E-Mails 

| 55 

Einstellungen 

Über die eMailadministration können Sie Ihre Postfächer selbstständig 

einrichten, eine Domain beantragen, Import anlegen 

oder Weiterleitungen und Abwesenheitsnotizen eintragen. Dieser 

Bereich ist nur den Administratoren zugänglich. Über „Extras > 

Einstellungen > Grundeinstellungen > Karteireiter eMail“ können 

Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen. 

Neues Postfach anlegen 

Wenn Sie ein neues eMail-Postfach einrichten möchten, öffnen Sie 

bitte zunächst die eMail-Verwaltung unter: 

Extras->Einstellungen->Grundeinstellungen 

auf dem Reiter eMail. 

Um ein Postfach in onOffice anlegen zu können, müssen Sie bereits 

eine Domain (@beispiel.de) bei onOffice haben. Diese steht 

Ihnen dann zum Anlegen des neuen Postfaches zur Verfügung. 

Geben Sie in dem dafür vorgesehenen Feld den gewünschten Namen 

des Postfaches an und klicken Sie auf „Anlegen“. 

Postfach aktivieren 

Nun erscheint das angelegte Postfach in der Liste mit den eventuell 

angelegten Postfächern. Sobald Sie auf den Namen des 

Postfaches klicken, erhalten Sie die Detailansicht, in der Sie das 

Postfach inaktiv schalten und eine Abwesenheitsnotiz eintragen 

können. 



| 56 

Einstellungen 

Dem Postfach einen Benutzer zuordnen 

Um in onOffice Zugriff auf das Postfach zu haben, muss dieses 

noch einem Benutzer zugeordnet werden. Rechts neben dem 

Postfach sind zwei Personen abgebildet. Wenn Sie auf die Person 

mit dem grünen + klicken, erhalten Sie die Möglichkeit, einen 

Benutzer auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf die Diskette, 

um die Zuordnung zu speichern. 

Es können auch mehrere Nutzer Zugriff auf ein Postfach erhalten, 

wiederholen Sie den Vorgang einfach für die weiteren Benutzer. 

Festen eMail-Namen für Postfach festlegen 

Für ein Postfach kann ein fester eMail-Name festgelegt werden, 

der beim Empfänger zusätzlich zur eMail-Adresse angezeigt wird: 

Wurde ein fester eMail-Name vergeben, ist zu beachten, dass 

für das Postfach nicht mehr die eMail-Name-Einstellung aus den 

Grunddaten des Benutzers verwendet wird. 

Das Postfach in Outlook importieren 

Wenn Sie das Postfach mit einer anderen Software (z.B. in Outlook) 

abrufen möchten, benötigen Sie zur Einrichtung neben den 

untenstehenden Servern auch das Passwort und den Benutzernamen. 

Der Benutzername ist bei onOffice immer gleich der gesamten 

eMail-Adresse. 

Das Passwort bekommen Sie angezeigt, wenn Sie auf „Passwort 

anzeigen“ klicken. 

Es gibt hier auch die Möglichkeit ein neues Passwort für dass 

entsprechende Postfach zu generieren. Dazu klicken Sie einfach 

auf „neues Passwort generieren“. Das alte Passwort wird damit 

ungültig. 



| 57 

Einstellungen 

• Posteingangsserver: pop3.onoffice.de / imap.onoffice.de 

• Postausgangsserver: smtp.onoffice.de 

Postfach importieren 

Die benötigten Zugangsdaten 

Bevor Sie beginnen, einen Import einzurichten, gehen Sie bitte 

Sicher, dass Sie folgende Daten zur Verfügung haben: 

• eMail-Adresse 

• Benutzername 

• Kennwort / Passwort 

• Posteingangsserver 

• Postausgangsserver 

Postfach vorbereiten 

Wenn Sie bereits eine eMail-Adresse haben, die Sie auch in onOffice 

nutzen möchten, können Sie einen Import einrichten. Öffnen 

Sie zunächst Extras->Einstellungen->Grundeinstellungen und wählen 

Sie den Reiter „eMail“. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre 

bereits bestehende Adresse einzugeben. 

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Postfach importieren“. 

Postfach aktivieren 

Nun erscheint das Postfach oberhalb der eventuell bereits angelegten. 

Um den Import einzurichten, klicken Sie auf den Namen 

des Postfaches. Nun erweitern sich die Funktionen, welche das 

Postfach betreffen. 



| 58 

Einstellungen 

Wählen Sie hier „Import anlegen“, dann öffnet sich ein Popup- 

Fenster. 

Import einrichten 

Geben Sie in dieser Maske bitte die abgefragten Daten ein. Sobald 

Sie die Daten hinterlegt haben, können Sie mit dem Button 

„Test“ überprüfen, ob mit diesen Daten eine Verbindung zu dem 

ursprünglichen Postfach aufgebaut werden kann. Sollte dies fehlschlagen, 

überprüfen Sie bitte die eingetragenen Daten auf ihre 

Richtigkeit. 

Dem Postfach einen Benutzer zuordnen 

Um in onOffice Zugriff auf das Postfach zu haben, muss dieses 

noch einem Benutzer zugeordnet werden. Rechts neben dem 

Postfach sind zwei Personen abgebildet. Wenn Sie auf die Person 

mit dem grünen + klicken, erhalten Sie die Möglichkeit, einen 

Benutzer auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf die Diskette, 

um die Zuordnung zu speichern. 



| 59 

Einstellungen 

Nun ist das Postfach für die gewählten Benutzer verfügbar. 

Abwesenheitsnotiz 

Um eine Abwesenheitsnotiz für ein eMail-Postfach einzurichten, 

öffnen Sie zunächst die eMail-Verwaltung unter: 

Extras->Einstellungen->Grundeinstellungen 

auf dem Reiter eMail. 

Wählen Sie zunächst das Postfach aus, für das die Abwesenheitsnotiz 

eingerichtet werden soll und öffnen Sie durch klicken auf die 

entsprechende eMail-Adresse die Details zu dem Postfach. 

Hier können Sie die Abwesenheitsnotiz aktivieren, bzw. wieder 

deaktivieren. Ist eine Abwesenheitsnotiz aktiviert, sehen Sie hier 

jetzt auch direkt an welche eMail Adressen diese Abwesenheitsnotiz 

versendet worden ist. Durch einen Klick auf „Abwesenheitsnotiz 

bearbeiten“ öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie Betreff 

und Nachricht im Text-Format hinterlegen können. 



| 60 

Einstellungen 

Klicken Sie anschließend auf „Speichern“, um den Text zu hinterlegen. 

Die empfangenen Mails werden nun mit dieser Abwesenheitsnotiz 

beantwortet, bleiben jedoch für Sie zur Einsicht im Posteingang. 

Wenn an eine Adresse bereits eine Abwesenheitsnotiz gesendet 

wurde, erhält der Absender keine weitere Abwesenheitsnotiz, 

wenn er erneut an diese Adresse schreibt. Die Speicherung der 

bereits angeschriebenen Adressen wird bei der Deaktivierung der 

Abwesenheitsnotiz wieder gelöscht. 



| 61 

Einstellungen 

E-Mail Weiterleitung 

Schritt 1 

Rufen Sie die E-Mail-Verwaltung auf unter: 

Extras -> Einstellungen -> Grundeinstellungen -> Karteireiter 

„E-Mail“ 

Unten finden Sie den Bereich „Verteiler / Weiterleitungen“. Geben 

Sie dort bitte die E-Mail-Adresse ein, von der aus weitergeleitet 

werden soll. Beachten Sie bitte, dass dies nur für die Adressen 

möglich ist, deren Domain bei onOffice geführt wird; daher muss 

die Domain auch aus dem Auswahl-Feld gewählt werden. 

Schritt 2 

Wenn Sie nun auf „Verteiler anlegen“ klicken, wird der Eintrag in 

die darunter angezeigte Liste übernommen. Geben Sie nun die 

E-Mail-Adresse in dem orange markierten Feld ein, an die die E- 

Mails weitergeleitet werden sollen. 

Schritt 3 

Wenn Sie die Adresse eingetragen haben, klicken Sie bitte auf das 

Disketten-Symbol, um die Einstellungen zu speichern. Es können 

auch mehrere Ziele angegeben werden, trennen Sie diese bitte mit 

Komma und Leerzeichen. 



Schritt 4 

| 62 

Einstellungen 

Verteiler anlegen: 

Um einen E-Mail-Verteiler anzulegen, wählen Sie bitte die Domain 

und ergänzen Sie das Postfach vor dem @-Zeichen, so dass 

die Adresse komplett ist, von der aus verteilt werden soll. Es ist 

nicht zwingend erforderlich, dass das hier angegebene Postfach 

auch real existiert. Nun können Sie, wie bei der Weiterleitung, die 

Adresse(n) angeben, an die die Mails weitergeleitet werden sollen. 

Wenn Sie den Bereich vor dem @-Zeichen frei lassen, wird eine 

Catch-All Adresse erstellt. Das bedeutet, dass alle Mails, die an 

Postfächer gesendet werden, die nicht existieren, hierüber weitergeleitet 

werden. 

Sie können auch nachträglich noch weitere Adressen hinzufügen. 

Tragen Sie diese bitte noch in das Feld „Ziele“ ein und bestätigen 

Sie erneut mit dem Disketten-Symbol. 



| 63 



Der Objektaustausch ermöglicht es Ihnen, Objekte mit anderen 

onOffice Benutzern auszutauschen. Dabei ist es möglich, den Objekten 

bestimmte Rechte mitzugeben, so dass der Empfänger das 

Objekt z.B. nicht in Portale einstellen darf. 

Einrichtung 

Freischaltung 

Zunächst einmal müssen Sie sich selbst für den Objektaustausch 

freischalten, damit andere Makler wissen, dass Sie Interesse 

daran haben, den Austausch zu benutzen. Gehen Sie dazu in den 

Objektaustausch (Extras > Objektaustausch). Wählen Sie hier den 

Punkt „Ja, ich möchte am Objektaustausch teilnehmen“ 

Kontaktaufnahme 

Nachdem Sie den Kollegen Ihrer Wahl in der Liste ausgewählt 

haben, müssen Sie kontaktieren. Beide Seiten müssen mit einem 

Objektaustausch einverstanden sein, damit der Austausch überhaupt 

möglich ist. Klicken Sie in der Kontaktaufnahme auf den 

dafür vorgesehenen Button und senden Sie Ihre Anfrage an den 

gewählten Partner. 



| 64 


Der angeschriebene Makler bekommt daraufhin eine eMail mit Bitte 

um Zustimmung zum Objektaustausch. Am Ende der eMail kann 

er über einen Button dem Austausch zustimmen. 

Das beiderseitige Einverständnis zum Objektaustausch wird in der 

Statusanzeige unter „Extras > Objektaustausch“ wie folgt dargestellt. 

Rechte vergeben 

Legen Sie als nächstes fest, welche Rechte der neue Partner an 

den Objekten bekommen soll. Wählen Sie dazu in der Makler- 

Detailansicht 

Extras > Einstellungen > Doppelklick auf den entsprechenden 

Makler > Einstellungen 



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Überprüfen Sie an dieser Stelle die Rechte, die Ihr Partner an den 

später auszutauschenden Objekten besitzen darf. 

Objekte austauschen 

Ein Objekt verschicken 

Um ein Objekt an den gewünschten Austauschpartner zu schicken, 

wechseln Sie in die Vermarktung des Objekts. Unter der Liste mit 

den angebundenen Portalen können Sie den Austausch aufrufen. 



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Wählen Sie im darauf öffnenden Popup Fenster, die Partner, zu 

denen das Objekt gesendet werden soll aus. An dieser Stelle 

haben Sie nochmal die Möglichkeit, die Rechte an diesem 

Objekt zu überprüfen. Führen Sie dann den Austausch durch. 

Objekte empfangen 

Wenn Ihnen jemand ein Objekt geschickt hat, werden Sie zunächst 

per eMail darüber informiert. Gehen Sie dann in den 

Objektaustausch. In der Listenansicht der teilnehmenden Makler 

befindet sich jetzt ein Haus-Symbol neben der Statusanzeige. 

Doppelklicken Sie diesen Eintrag, um in die Makler-Detailansicht 

zu gelangen. Wählen Sie dort „Objektimport einsehen“. 

Im darauf erscheinenden Popup-Fenster sehen Sie eine Liste der 

Objekte, die Ihnen zugesandt wurden. Über das Lupen-Symbol 

können Sie ein Exposé des Objekt ansehen, bevor Sie es über 

den blauen Pfeil in Ihren Objektbestand einstellen. 

Sie bekommen darauf die Mitteilung, dass das Objekt in den 

nächsten 60 Minuten in Ihre onOffice smart Version importiert 

wird. 


Objekte, die Ihnen zugeschickt 

wurden, bekommen in Ihrer 

Objektliste eine blaue Färbung. 

Wollen Sie nur die Objekte von 

Fremdanbietern sehen, wählen 

Sie im oberen Menü unter „Bearbeiten“ 

den Punkt „Objekte > 

Fremdanbieter“. 



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Der Vermarktungsdialog öffnet sich, wenn Sie einen oder mehrere 

Kunden per eMail oder Post anschreiben wollen. 

eMail-Dialog 

1. Einleitung 

Um den eMailversand in onOffice smart 2.5 benutzerfreundlicher 

zu gestalten, wurde der bekannte 9-schrittige Dialog von Grund 

auf erneuert. Auf überflüssige Klicks wird dabei komplett verzichtet. 

Je nachdem, von wo der Dialog aufgerufen wird, sind Objekte 

und Adressen bereits verknüpft und müssen nicht mehr bestätigt 

werden. Die eMail kann nach dem Aufruf des Dialogs direkt 

versendet werden. Zusätzliche Funktionen sind optional verfügbar 

auf eigenen Karteireitern untergebracht und eine neu gestaltete 

Schnellsuche über das An-Feld erleichtert das Hinzufügen weiterer 

Empfänger. 

Der eMaildialog kann in onOffice • 

von verschiedenen Stellen aufgrufen 

werden: 

2. Karteireiter Inhalt 

Je nachdem, von wo der Aufruf erfolgt ist, sind mit dem eMaildialog 

bereits Objekte oder Adressen verknüpft. Eine Übersicht 

haben Sie jederzeit über die Statusanzeige Objekte/Adressen im 

unteren rechten Bildbereich. Wird der Dialog aus den Grunddaten 

einer Adresse über die Schaltfläche eMail aufgerufen, ist zunächst 

nur eine Adresse verknüpft. 

Wollen Sie eine einfache eMail ohne Objektverknüpfung schreiben, 

brauchen Sie hier lediglich den Text eingeben und die Mail 

versenden. 

Folgende Funktionen bietet der Karteireiter „Inhalt“: 

• Hinzufügen von weiteren Empfängern über die Schnellsuche 

im Feld An, CC, BCC. Beachten Sie hierbei, dass bei 

BCC-Empfängern kein Eintrag in die Aktivitäten erfolgt. 



| 68 


• Versenden von Faxen. Hierzu müssen Sie über das Faxmodul 

und ausreichend Guthaben verfügen. 

• Auswahl einer Vorlage aus Ihrem Vorlagenpool. Es kann 

außerdem eine Standard-Vorlage ausgewählt werden. 

• Ändern des Formats. Wenn Sie Textformatierung benutzen 

oder Bilder in die eMail einbinden wollen, muss das Format 

von Text auf HTML geändert werden. 

• Eingabe von Betreff und Inhalt 

• Signatur auswählen und Festlegen einer Standard-Signatur. 

3. Karteireiter „weitere Empfänger“ 

Wenn Ihre eMail lediglich an 1-3 Empfänger versendet werden 

soll, können Sie die Empfänger auf dem Karteireiter „Inhalt“ 

hinzufügen. Soll die eMail aber an eine ganze Liste von Interessenten, 

eine Arbeitsliste oder einen gefilterten Personenkreis geschickt 

werden, benutzen Sie die Schaltfläche „weitere Empfänger 

selektieren“. 



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4. Karteireiter „Objekte“ 

Sie wollen dem Interessenten ein Objekt anbieten und das passende 

Exposé anhängen? Der eMailversand soll im Maklerbuch 

dokumentiert sein? Sobald sich Ihre eMail auf ein Objekt bezieht, 

muss das Objekt hier zugeordnet werden. Auch hier zeigt Ihnen 

wieder die Objekt-Status Anzeige im unteren rechten Bildbereich 

die Anzahl der aktuell mit der eMail verknüpften Objekte. 



| 70 


5. Karteireiter „Anhänge“ 

An dieser Stelle können Sie Ihrer eMail Anhänge hinzufügen. Im 

oberen Bereich sind alle angehangenen Dateien – mit Ausnahme 

der objektbezogenen Anhänge – gelistet. Hier können Sie z.B. Dateien 

von Ihrer lokalen Festplatte hochladen oder Daten aus dem 

Dateien-Ordner Ihres onOffice verknüpfen. Durch die Option „Einstellung 

als Standard speichern“ sind die Dateien beim nächsten 

eMailversand direkt wieder an die eMail angehangen. So können 

Sie Ihre AGB’s automatisch an jede eMail anhängen. 

Im Bereich „Exposés und Dokumente“ können Sie eine oder mehrere 

Ihrer Exposévorlagen auswählen. Diese werden dann pro Objekt 

generiert und an die eMail angehangen. Wenn Sie also einem 

Interessenten das „PDF lang Exposé“ zu drei Objekten schicken 

wollen, müssen Sie diese drei Objekte mit der eMail verknüpfen 

und dann unter den Anhängen ein Häkchen beim PDF Exposé 

setzen. 

Unter den Objektanhängen im unteren Bereich stehen alle Dokumente, 

Exposés, Grundrisse und Lagepläne zur Auswahl, die bei 

einem der verknüpften Objekte unter „Dateien“ hinterlegt sind. 

6. Karteireiter „Optionen“ 

Die folgenden Optionen sind einmalig einzustellen und gelten 

dann für jeden weiteren eMailversand: 

1. Setzen einer Wiedervorlage in X Tagen für einen beliebigen 

Benutzer 

Wollen Sie bei diesem Interessenten nach ein paar Tagen 

noch einmal nachhaken? Dann setzen Sie sich dazu eine 

Wiedervorlage für Ihren Benutzer. 



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2. Zeitversetztes Senden der eMail 

Um die Mail erst am nächsten Tag zu verschicken, können 

Sie hier Datum und Uhrzeit für den Versand angeben. 

3. Bereits angegangene Interessenten nicht anschreiben 

Bei einer großen Liste verknüpfter Interessenten macht 

es Sinn, diese Option zu aktivieren. Damit verhindern Sie, 

dass ein Interessent das Exposé zu einem bestimmten Objekt 

ein zweites Mal erhält. 

4. Vorgang simulieren, nur Arbeitslisten erstellen 

Hierdurch wird die eMail nicht versendet. Es wird für jedes 

verknüpfte Objekt eine Adressarbeitsliste mit den selektierten 

Empfängern angelegt. 

5 Bestehende Arbeitslisten ggfs. Überschreiben 

Wurde der vorige Punkt selektiert, wird eine bereits bestehende 

Adressarbeitsliste (die zu einem Objekt bereits 

gespeichert wurde) hiermit überschrieben. 

6. Blindkopie an sich selbst 

Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Versenden der 

eMail eine Blindkopie an die eigene eMail-Adresse versendet. 

7. Lesebestätigung 

Durch Anhaken der Lesebestätigung wird der Empfänger 

bei Erhalt der eMail gefragt, ob er eine Empfangsbestätigung 

senden möchte. Erklärt sich der Empfänger damit 

einverstanden, erhalten Sie die Lesebestätigung per eMail. 

8. Einstellungen als Standard speichern 

Wird diese Funktion aktiviert, werden die Einstellungen 

gespeichert und für den nachfolgenden eMail-Versand verwendet. 

Stellen Sie die zur Verfügung stehenden Optionen so ein, dass 

die Einstellungen Ihren Bedürfnissen bei jedem weiteren Versand 

gerecht werden. 



7. Vorschau 

| 72 


Sie können sich jederzeit die Vorschau zu Ihrer eMail anzeigen 

lassen. Dabei werden die verwendeten Makros bereits ersetzt. 

Beachten Sie, dass die Vorschau natürlich nur die Daten eines 

Datensatzes anzeigen kann. Hierbei wird der erste Adress- oder 

Objektdatensatz als Referenz verwendet. 



| 73 


Empfangs/Lesebestätigung 

Sie haben die Möglichkeit im eMail Dialog eine Empfangs/Lesebestätigung 

anzufordern. Dazu setzen Sie einfach im eMail Dialog 

unter dem Karteireiter „Optionen“ den Haken bei Lesebestätigung. 

Wenn Sie nun die eMail versenden und der Empfänger öffnet diese 

eMail, dann bekommt er eine Mitteilung, dass hier eine Empfangsbestätigung 

angefordert worden ist. 

Bestätigt er dies mit OK bekommt der Absender die Bestätigung, 

dass die eMail angekommen ist. 

Mehrsprachige eMail-Empfangsbestätigung 

Wenn Sie in onoffice die Mehrsprachigkeit nutzen, haben Sie die 

Möglichkeit mehrsprachige eMail Empfangsbestätigungen in smart 

zu hinterlegen, die dann an die Kunden versendet werden. Die 

Übersetzung der Empfangsbestätigung muss allerdings vorher 

im Wörterbuch für die jeweilige Sprache hinterlegt werden. Sendet 

dann ein Kunde bzw. Interessent eine E-Mail und hat eine 

Empfangs- bzw Lesebestätigung angefordert, prüft smart, ob die 

E-Mailadresse einem Adressdatensatz zugeordnet werden kann. 

Wenn ja, prüft smart die Einstellung im Feld „Sprache“ des Adressdatensatzes 

und versendet die angeforderte Empfangsbestätigung 

in der jeweiligen Sprache. 



| 74 


Briefe schreiben 

Auch der Dialog zum Erstellen von Vorlagen oder Exposés durchläuft 

mehrere Schritte. 

So funktioniert der Versand im Detail: 

Wählen Sie im Schritt 1 die gewünschte Vorlage aus. Entscheiden 

Sie dann, ob der Brief mit einem Objekt verknüpft sein soll und 

ob ein Exposé angehangen wird. 



| 75 


Stellen Sie anschließend den Objektbezug her und beenden den 

Dialog mit „Fertigstellen“. Der onOffice Download Manager öffnet 

sich. 

Alle gewünschten Vorlagen können von hier aus direkt aufgerufen 

werden. Es besteht auch die Möglichkeit alle Vorlagen als ZIP- 

Archiv herunterzuladen. 

Faxversand 

Sie haben die Möglichkeit, mit der Software auch Faxe zu versenden. 

Die Kosten für den Versand werden über das Guthabensystem 

abgerechnet. Neues Guthaben können Sie über das Shopping 

Center in der Support-Box erwerben. Ein ausreichendes Guthaben 

ist Voraussetzung für den Faxversand. 

Versand über das eMailmodul 

Sie können den Dialog zum Schreiben einer eMail auch benutzen, 

um die eMail als Fax zu versenden. Geben Sie einfach die Nummer 

des Empfänger in das An-Feld ein. Auch das Anhängen von 

PDF oder TXT Dateien ist möglich. 



| 76 


Sie können den Versand auch aus den Grunddaten einer Adresse 

über die Schaltfläche „Fax“ starten. Hierbei wird die Faxnummer 

automatisch übernommen. 

Versand von Faxen über den eMail-Dialog 

Von verschiedenen Stellen im Programm ist es möglich, den 

eMaildialog aufzurufen. Dieser wird immer dann benötigt, wenn 

mit dem Versand der eMail Objekte verknüpft werden müssen. 

Auch hier kann eine Faxnummer in das An-Feld eingegeben werden. 

Dieser Dialog bietet darüber hinaus die Möglichkeit weitere 

Empfänger zu selektieren. Sie können jetzt für jeden einzelnen 

Empfänger entscheiden, ob er die eMail zusätzlich oder ausschließlich 

als Fax erhält. Ist einer der Empfänger werder per 

eMail noch per Fax erreichbar, wird der Eintrag rot gekennzeichnet. 

Der eMail-Dialog bietet darüber hinaus noch die Möglichkeit ganze 

PDF-Exposéanhänge mit zu faxen. 



| 77 


Versandbestätigung und Status der versendeten Faxe 

Um zu überprüfen, ob die Faxe versendet worden sind und welche 

Kosten für den Versand angefallen sind, benutzen Sie die Fax- 

Statistik („Extras > Statistik > Faxversand“). Hier werden die Verbindungsdaten 

der letzten 2 Monate gespeichert. Die Faxe selbst 

stehen nach dem Versand noch 14 Tage zur Verfügung. 



| 78 

Facebookschnittstelle 

onOffice bietet seinen Kunden seit Juni 2011 in Kooperation mit 

unserem Partner ImmoTell eine Schnittstelle zu Facebook an. Mit 

dieser Schnittstelle können Sie Ihre Objekte auf Ihrer Unternehmensseite 

Fans, Freunden und Kunden präsentieren. 

Die Anleitung leitet Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Installationsschritte. 

Einrichtung der Schnittstelle 

Anmeldung bei ImmoTell 

Registrieren Sie sich bei ImmoTell unter www.immotell.de und 

füllen Sie das LOGIN-Formular aus. Um die exklusiven onOffice 

Konditionen zu erhalten, wählen Sie bei dem Feld „Immobiliensoftware“ 

onOffice an. Nach Absendung des LOGIN-Formulars 

erhalten Sie von Immo-Tell eine E-Mail mit den Zugangsdaten zum 

Immotell Administrationsmenü. 

Innerhalb von 24 Stunden sendet Ihnen ImmoTell eine weitere 

E-Mail mit Ihren FTP-Zugangsdaten zur Erstellung der OpenImmo 

Schnittstelle in onOffice smart. Wichtig: Bitte tragen Sie unbedingt 

für Ihre Facebook Immobilienseite Ihr Impressum und Ihre Datenschutzbestimmungen 

in Ihrem Administrationsbereich unter 

http://login.immotel.de ein. 

Nutzungszeitraum 

In der E-Mail mit Ihren ftp-Zugangsdaten werden Sie über den 

Nutzungszeitraum informiert. Der erste Monat ab Registrierung ist 

kostenfrei. Nach Ablauf des gratis Testmonats können Sie keine 

Objekte mehr übertragen. Falls Sie ImmoTell weiter nutzen möchten, 

können Sie in Ihrem eigenen Admin-Bereich einen kostenpflichtigen 

Nutzungszeitraum einstellen. Alle Angaben wie Impressum, 

Datenschutz etc. müssen Sie nicht wieder erneut eingeben. 

Schnittstelle in onOffice smart einrichten 

Neben den Informationen zum Nutzungszeitraum erhalten Sie in 

der gleichen E-Mail Ihre FTP-Zugangsdaten. 

Gehen Sie zur Einrichtung der Schnittstelle in onOffice smart wie 

folgt vor: 

• Öffnen Sie unter dem Hauptmenüpunkt „Extras“ >> „Einstellungen“ 

>> „Portaleinstellungen“ 



| 79 


• Wählen Sie das Portal „ImmoTell“ aus der Portalliste aus 

• Setzen Sie den Haken im Formular auf „Aktiv“ und füllen 

Sie das Formular mit den jeweiligen FTP-Angaben, die Sie 

aus der E-Mail entnehmen, aus. 

• Sobald sich die Wortmarke „FTP Verbindung in Ordnung“ 

grün färbt, haben Sie die Daten erfolgreich eingegeben 

und können mit der Übertragung starten. 

• Falls die Wortmarke „FTP Login unvollständig“ erscheint 

haben Sie eine fehlerhafte Eingabe getätigt. Geben Sie in 

diesem Fall die Daten per Hand ein (nicht Copy-Paste), 

damit eine Fehlerquelle aufgrund von Leerzeichen ausgeschlossen 

werden kann. 



| 80 


Facebook Unternehmensseite anlegen 

Voraussetzung Facebook-Account 

Falls Ihr Unternehmen noch keine eigene Facebook-Unternehmensseite 

hat, müssen Sie vor der Installation der ImmoTell 

Anwendung eine solche anlegen. 

Sollten Sie schon eine Unternehmensseite besitzen, können Sie 

bei Schritt 6 fortfahren. 

Facebook-Unternehmensseite erstellen 

• Gehen Sie auf http://de-de.facebook.com/pages/create.php 

• Klicken Sie auf „Lokales Unternehmen oder Ort“ 

• Geben Sie Ihre Daten ein und klicken dann auf „Los geht`s“ 



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• Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Eingabe des Sicherheitstex- 

tes und klicken dann auf „Absenden“ 

• Wenn Sie noch kein Konto bei Facebook besitzen tragen Sie 

nun Ihre Daten ein und klicken auf „Jetzt registrieren“. 

Sollten Sie bereits ein Konto bei Facebook besitzen können 

Sie auch auf „Ich habe bereits ein Konto bei Facebook“ klicken 

und fahren dann mit der Registrierung fort, um eine neue Seite 

Ihrem bestehenden Konto hinzuzufügen. Überspringen Sie alle 

weiteren Punkte und fahren Sie mit der ImmoTell Pro Installation 

fort. 

• Sie bekommen eine Bestätigung angezeigt das Sie eine 

E-Mail von Facebook erhalten haben. 



| 82 


• Bitte prüfen Sie nun, ob Sie eine E-Mail von Facebook erhalten 

haben. In dieser E-Mail befindet sich ein Link den Sie anklicken 

müssen, um Ihr Konto bei Facebook zu bestätigen. 

• Herzlichen Glückwunsch, nun haben Sie Ihre Unternehmensseite 

erstellt. 

• Noch können Sie keine Apps installieren. Sie müssen als 

letzten Schritt noch ein Profil auf Ihrer neuen Facebookseite erstellen. 

Klicken Sie hierzu auf den oberen Menüpunkt „Erstelle 

dein Profil“. 



| 83 


• Nun geben Sie die nötigen persönlichen Daten ein und klicken 

auf „Profil erstellen“. 

• In den folgenden drei Abfragen können Sie, müssen aber keine 

Angaben machen. Mit „Überspringen“ überspringen Sie diese 

Angaben. 



| 84 


• Nun gelangen Sie zu Ihrer Profilseite. 

Erst jetzt haben Sie Ihre Facebookseite vollständig eingerichtet 

und können ImmoTell Pro installieren. 



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ImmoTell Pro Installation 

• Gehen Sie auf folgende URL: http://facebook.immotell.de 

• Klicken Sie unter dem Logo links auf „Zu meiner Seite hinzufügen“ 

• Wählen Sie die Seite, die Sie erstellt haben und bestätigen 

dies mit „Eine Seite hinzufügen“ 

• Nun können Sie mit Klick auf den Button „Schließen“ das 

Fenster wieder schließen. 



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Facebook mit ImmoTell verbinden 

• Loggen Sie sich in Ihre Facebookseite ein. 

Es ist wichtig das Sie vorher ausgeloggt waren, da Sie sich 

beim frischen einloggen als Administrator der Seite verifizieren. 

Um nun zu Ihren Immobilien und somit auch zu ImmoTell App 

zu gelangen, klicken Sie rechts oben auf den Menüpunkt „Konto“ 

und wählen und klicken dann den Reiter 

„Facebook als Seite verwenden“. 

• Es öffnen sich ein Fenster in dem Sie NICHT auf „Wechseln“, 

sondern auf den Namen Ihrer Seite klicken. 



| 87 


• Auf der folgenden Seite finden Sie den Link zu Ihren Immobilien 

bzw. der ImmoTell App links unter Ihrem Logo im Menübereich 

auf der Facebookseite, als Icon mit einem blauen Häuschen 

versehen. 

• Tragen Sie nun im Inhaltsbereich die Daten die Sie von Immo- 

Tell erhalten haben ein und klicken dann auf „Verbinden“. 

• Im folgenden Schritt werden Sie als Kunde von ImmoTell begrüßt, 

verifiziert und bekommen Ihren Nutzungszeitraum und 

einige interessante Infos angezeigt. 



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• Mit einen erneuten Klick auf den linken Menüpunkt „Immo- 

bilien“ sollten Sie nun Im Contentbereich Ihre übertragenen 

Immobilien finden. 

Bitte beachten Sie, dass ImmoTell nur vier Mal am Tag die 

Immobilien aktualisiert. Auch wenn Sie Ihre Immobilien aus 

Ihrer Immobiliensoftware onOffice smart per Schnittstelle schon 

an ImmoTell übertragen haben, kann es sein, dass Sie erst im 

Laufe des Tages Ihre Immobilien hier finden, da das System 

diese Zeit zur Aktualisierung benötigt. 

Objekt Vollabgleich aus onOffice smart 

• Gehen Sie hierzu in den Menüpunkt „Aktionen“ >> 

„Objektaktionen“ >> „Massenaktualisierung“. 

• Wählen Sie in der Portalliste „ImmoTell“ aus 

• Wählen Sie unter den Punkten „Objekte“ und „Bilder“ Ihre 

gewünschten Einstellungen aus 

• Bestätigen Sie im Anschluss Ihr Auswahl mit „Aktualisieren“ 



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Datenexport 

Mit onOffice smart können Sie alle verfügbaren Daten wie Aufgaben, 

Projekte, Termine, Objekt oder Adressen als *.csv Datei 

exportieren. Gehen Sie dazu auf 

Extras > Datenexport 

Klicken Sie auf die Daten, die Sie exportieren möchten. 

Beispielhaft für den Adress-Export: Die Auswahl der Felder – wählen 

Sie die Felder aus, die Sie in Ihrer Export-Tabelle benötigen. 

Wenn die Zuordnung für alle gewünschten Spalten gesetzt ist, 

kann der Export mit der „Ausführen“ Schaltfläche gestartet werden. 

Bei großen Datenmengen aktivieren Sie bitte den Standard- 

Export. Hier wird aus Schnelligkeitsgründen nur die erste Telefonnummer 

exportiert. 



| 91 

Datenexport 

Speichern Sie Datei auf Ihrem Rechner ab. 

Nun können Sie die Datei beispielsweise mit Excel öffnen, in Outlook 

importieren etc. 



| 92 

CSV-Datenimport 

Mit onOffice smart können Sie Ihre externen Adressdaten als *.csv 

Datei importieren. 

Zunächst einmal müssen die zu importierenden Daten aufbereitet 

werden. Bei einem Export z.B. aus Outlook befinden sich viele unbrauchbare 

Spalten in der CSV-Datei. Spalten wie Straßegeschäftlich2 

und Straßegeschäftlich3 können normalerweise gelöscht werden. 

Wenn Sie die Inhalte aber importieren wollen, müssen Sie 

dafür in onOffice die entsprechenden Felder vorher anlegen. 

Überprüfen Sie nochmals, dass für jede Spalte der Excel Liste ein 

entsprechendes Feld in onOffice angelegt ist. 

Wählen Sie in onOffice aus dem Menü 

Extras > Datenimport 

Geben Sie im Fenster „Adressimport“ den Pfad zu Ihrer CSV-Datei 

an und wählen Sie „hochladen“. 


Löschen Sie bitte die nicht 

benötigten Spalten in Ihrer CSV- 

Datei! 



| 93 


Im folgenden Dialog müssen die Spalten der CSV Datei den vorhandenen 

Feldern in onOffice zugeordnet werden. Wenn die Zuordnung 

für alle gewünschten Spalten gesetzt ist, kann der Import 

mit der „Zuordnen“ Schaltfläche gestartet werden. 

OpenImmo-Import 

Es gibt in onOffice die Möglichkeit Objektdaten aus einer anderen 

Software oder auch aus anderen onOffice Versionen zu importieren. 

Diese Objektdaten müssen im OpenImmo Format an die 

Import-Schnittstelle Ihrer onOffice Version geschickt werden. 

Nach der Übertragung der Objektdaten beginnt onOffice den Import. 

Unter Umständen dauert es einige Zeit, bis dieser Vorgang 

gestartet und abgeschlossen ist. Sie haben anschließend die Möglichkeit 

einzusehen, ob es beim Import Fehler gab. Das können 

z.B. fehlende Angaben in den Objektdaten oder Formatfehler der 

übertragenen Daten sein. Wählen Sie zum Überprüfen des Import- 

Vorgangs im Extras Menü den Punkt „OpenImmo Import“. Dieser 

Eintrag ist nur für Administratoren sichtbar. 


Bitte wenden Sie sich an unseren 

Support, damit man 

Ihnen eine Import Schnittstelle 

einrichten kann. Sie erhalten 

dann FTP-Zugangsdaten zu Ihrer 

Version. 



| 94 


Sie gelangen zunächst in die Listenansicht der bisher durchgeführten 

Importe. Durch einen Doppelklick auf den gewünschten 

Eintrag gelangen Sie in die Detailansicht. Hier werden die gewünschten 

Meldungen zum Import ausgegeben. Wird unter Status 

„success“ ausgegeben, sollten sich die übertragenen Objektdaten 

in Ihrer Objektliste befinden. 



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Zuordnungen 

Mit onOffice smart können Sie Ihren Benutzern ausgewählte Adressen 

oder Objekte zuordnen. Die Zuordnungen sind vor allem 

dann sinnvoll, wenn alle Adress- bzw. Objektdatensätze nicht 

jedem Benutzer zur Verfügung stehen soll. 

Adresszuordnungen anlegen 

Es gibt vier Möglichkeiten, einem Benutzer Adressen zuzuordnen. 

A. Ihnen einen Datensatz zuordnen 

Gehen Sie in einen Datensatz in Ihrer Adressverwaltung. Sichern 

Sie den Datensatz – die Adresse wird Ihnen als Benutzer automatisch 

zugeordnet. 

B. Einem Benutzer einen Datensatz zuordnen 

Gehen Sie in einen Datensatz in Ihrer Adressverwaltung. 

Wählen Sie dann 

Aktionen > Adressaktionen > Adresse(n) einem Benutzer zuordnen. 

Wählen Sie den Benutzer, dem Sie die Adresse zuordnen möchten. 

Klicken Sie auf “Zuordnen” – die Adresse ist nun dem Benutzer 

zugeordnet. 

C. Einem Benutzer mehrere Adressen zuordnen 

Gehen Sie in die Listenansicht Ihrer Adressdatenverwaltung. Wählen 

Sie dann 

Aktionen > Adressaktionen > Adresse(n) einem Benutzer zuordnen. 

Wählen Sie den Benutzer, dem Sie die Adresse zuordnen möchten. 



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Zuordnungen 

Klicken Sie auf “Zuordnen” – alle Adressen sind nun dem Benutzer 

zugeordnet. 

Wenn Sie das Gruppen-Modul gebucht haben, können Sie die Zuordnungen 

auch für alle Mitglieder der Gruppe gleichzeitig setzen, 

indem Sie hier die Gruppe auswählen. 

D. Aktivitäten Eintrag 

Über die Aktionsart „Weitergabe“ in einem Aktivitäten Eintrag, 

haben Sie ebenfalls die Möglichkeit einem andern Benutzer diesen 

entsprechenden Datensatz zu zuordnen. Wird ein Aktivitäten 

Eintrag „Weitergabe“ angelegt, so bekommt der Benutzer der der 

Aktivität zugeordnet wird, auch eine Zuordnung zum Datensatz. 

Dies gilt sowohl für Aktivitäten Einträge wie auch für Maklerbuch 

Einträge. 



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Zuordnungen 

Adresszuordnungen prüfen bzw. löschen 

Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Adresszuordnungen zu überprüfen 

bzw. zu löschen. 

A. Gehen Sie über 

Extras > Datensatzinformation 

Hier können Sie die aktuellen Zuordnungen einsehen und bei 

Bedarf über das Mülleimer-Symbol löschen. 

B. Gehen Sie über 

Extras > Zuordnungen > Adressen 

Hier sehen Sie ebenfalls in die aktuellen Zuordnungen ein und 

können sie entweder über das Lösch-Symbol löschen oder die 

Zuordnungen selektieren und über Aktionen > löschen. 



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Zuordnungen 



| 99 

Textbausteine 

Um Ihre Kommunikation rund um ein Objekt effizient zu gestalten, 

können Sie den Modus „Textbausteine“ nutzen. 

Klicken Sie auf den Textbaustein-Button rechts neben der 

Rechtschreibhilfe, in dessen Feld Sie einen Text integrieren möchten. 

Je nachdem in welchem Textfenster Sie sich befinden, werden 

automatisch die passenden Textbausteine angezeigt. 

Es öffnet sich ein Popup-Fenster. Klicken Sie auf den Textbaustein, 

den Sie übernehmen möchten. Alternativ können Sie den 

Textbaustein auch bearbeiten oder löschen. 



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Textbausteine 

Schließen Sie das Popup-Fenster. Ihre Texte sind integriert und 

können auch hier noch verändert werden. 



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Mit der Massenaktualisierung kann auf einen Schlag eine ganze 

Gruppe von Objekten für den Export zu einem Portal vorgemerkt 

werden. Auch das Aktivieren der Bilder für den späteren Export zu 

einem Portal kann hiermit kollektiv durchgeführt werden. Die Änderungen 

die Sie mit der Massenaktualisierung vornehmen gelten 

jeweils für den aktuell gefilterten Objektbestand. 


Aktionen > Objekt-Aktionen > Massenaktualisierung 

Objektbestand für den Export zu einem Portal vormerken 

Wählen Sie auf dem Karteireiter Portale das gewünschte Portal 

aus. Die Auswahl bleibt blau hinterlegt. Das Häkchen sollte nur 

bei Objekte gesetzt sein und die Option auf „als online vormerken“. 

Mit Betätigen der Schaltfläche „Aktualisieren“ passiert 

folgendes: 

Bei allen Objekten, die auf dem Karteireiter „Vermarktung“ nicht 

für den Export zum gewählten Portal vorgemerkt sind, wird das 

entsprechende Häkchen gesetzt. 


Beachten Sie, dass bei einer 

Massenaktualisierung noch keine 

Übertragung zu einem Portal 

stattfindet. Die Objekte werden 

hiermit lediglich für die Übertragung 

vorgemerkt. Erst mit einem 

anschließendem Vollabgleich 

werden die Objekte übertragen. 



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Im folgenden Beispiel sehen Sie, wie sich der Status der Objekte 

in der Vermarktung nach einer Massenaktualisierung und mit 

anschließendem Vollabgleich verändert. 



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Bilder für den Export vormerken 

In der Objektverwaltung können Sie pro Bild wählen, zu welchen 

Portalen es übertragen wird (Siehe Kategorie „Objektverwaltung“ 

> „Dateien“). Wenn Sie nachträglich alle Bilder für den Export zu 

bestimmten Portalen vormerken wollen, können Sie das über die 

Massenaktualisierung tun. Wählen Sie, ob „alle Bilder“ oder „nur 

Titelbilder und Fotos“ vorgemerkt werden sollen. 

Ansprechpartner mit mehreren Objekten verknüpfen 

Mit der Massenaktualisierung kann mit wenigen Klicks dem gefilterten 

Objektbestand ein neuer Ansprechpartner zugewiesen werden. 

Filtern Sie zunächst alle Objekte nach dem alten Ansprechpartner 

und rufen Sie dann die Massenaktualisierung auf. 

Auf dem Karteireiter Ansprechpartner werden alle zur Verfügung 

stehenden Ansprechpartner aufgelistet. Das sind alle Adressdatensätze 

die unter Kontaktart den Wert „Makler“ aktiviert haben. 

Wählen Sie den gewünschten Datensatz aus und klicken dann auf 

„Überschreiben“. 


Ansprechpartner aller gefilterten 

Objekte können hier überschrieben 

werden. Vorsicht: Ein 

Zurücksetzen auf den alten Wert 

ist NICHT möglich. 



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Massenaktualisierung der Adressen 

OutlookSync – Einstellung überschreiben 

Hier können sämtliche (gefilterte) Adressdatensätze gesammelt für 

OutlookSync aktiviert, oder deaktiviert werden. 

Kontaktart – Einstellung aktualisieren 

Mit dieser Funktion können Sie allen (gefilterten) Adressen eine 

Kontaktart hinzufügen. Es ist aber auch möglich, bestehende Einträge 

gesammelt zu entfernen. 



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Mit dem Objekttracking ermöglichen Sie dem Eigentümer, über einen 

speziell für ihn eingerichteten Log-In (z. B. auf Ihrer Webseite) 

die Maklerbucheinträge seines Objekts einzusehen. So behält er 

stets die Übersicht, welche Aktionen von Ihnen bereits vorgenommen 

wurden, wieviele Besichtigungen bereits stattgefunden haben 

und vieles mehr. Sie können dabei immer noch darüber bestimmen, 

welche Einträge Sie freigeben wollen. 

Das Web-Interface 

Unsere Web-Abteilung wird Ihnen zunächst das passende Interface 

auf Ihrer Webseite einrichten. Unter dem Punkt Objekttracking 

kann sich dann der Eigentümer einloggen. 

Nach Auswahl seines Objekts, sieht er die freigegebenen Maklerbucheinträge 

von denen ständig neue hinzukommen. 

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie einem Eigentümer einen 

Zugang zum Objekttracking einrichten, so dass er nach dem 

Log-In sehen kann, welche Aktivitäten zu seinem Objekt verbucht 

wurden. 



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Gehen Sie in die Objektverwaltung und wählen Sie 

Aktionen > Objektaktionen > Objekttracking 

Richten Sie hier dem Eigentümer einen Zugang ein, in dem Sie 

einen Benutzernamen und ein Passwort vergeben. 



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Als nächstes müssen Sie dem Eintrag ein Objekt zuordnen. Klicken 

Sie dazu auf den blauen Pfeil. 

Wechseln Sie jetzt in das Maklerbuch des Objekts, in welchem Sie 

die Maklerbucheinträge freigeben wollen. 

Selektieren Sie die Objekte, die für den Eigentümer im Maklerbuch 

sichtbar sein sollen. 

Wählen Sie unter dem Pulldown-Menü „Aktionen“ den Punkt 

„Objekttracking einfügen“. Der Eigentümer kann nun die Einträge 

einsehen. 



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Oder Sie definieren einmalig über die Administration (Extras > 

Einstellungen > Administration > Aktionstypen) welche Aktionsarten 

und –typen, automatisch immer für das Objekttracking aktiviert 

werden sollen oder nicht. Dies hat den Vorteil das Sie diese 

Anpassung nicht mehr für jedes neue Objekt einzeln durch gehen 

müssen. 



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Mit Hilfe der Objektrotation können Sie Ihre Objekte im Rotationsverfahren 

beim Portal einstellen. Wenn Sie z.B. gemäß Ihres 

Vertrags mit dem Portal nur 50 Objekte dort einstellen dürfen, 

können Sie beliebig viele Objekte in die Rotation geben. 

Beispiel: Sie haben 200 Objekte im Bestand, dürfen aber nur 50 

Objekte einstellen. Mit der Objektrotation können somit bei einem 

Vollabgleich automatisch 50 Objekte übertragen werden. Beim 

nächsten Vollabgleich werden die nächsten 50 Objekte übertragen 

und die vorher eingestellten wieder gelöscht. 

Um Ihr System wie gewünscht einzurichten, gehen Sie wie folgt 

vor: 

Geben Sie in den Portaleinstellungen die Anzahl der Objekte ein, 

die maximal übertragen werden dürfen. 

Extras > Einstellungen > Portaleinstellungen > Objektrotation 



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Zusätzlich können Sie bestimmte Objekte der Rotation fest hinzufügen. 

Objekte, die entsprechend gekennzeichnet sind, werden 

bei jedem Vollabgleich mit gesendet. Die Kennzeichnung erfolgt in 

der Vermarktung des Objekts. 

Objektverwaltung > Karteireiter Vermarktung 

Führen Sie anschließend einen Vollabgleich durch, um die ersten 

50 Objekte Ihres Bestands zu übertragen. 



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Quicksearch-Konfiguration 

Die Schnellsuche kann von Ihnen selbst konfiguriert werden. Gehen 

Sie dazu auf: 

Extras > Einstellungen > Administration 

Dort finden Sie eine Spalte „QS“ (QuickSearch), in der Sie angeben 

können, welche Felder der Schnellsuche zur Verfügung stehen 

sollen. Dies können Sie für Objekte, sowie Adressen einstellen. 

Sobald Sie „sichern“ wählen, wird das Quicksearch-Fenster aktualisiert. 



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Newsletter-Funktion 

Manuelle Pflege der Newsletter Empfänger 

Das Feld „Newsletter“ in den Adress-Grunddaten dient der Kennzeichnung 

der Empfänger-Datensätze. Wenn das Feld in den 

Adressgrunddaten Ihrer Version nicht zu sehen ist, kann der Administrator 

Ihrer Software es in der Administration freischalten. 

Um einen Interessenten Ihrem Newsletter-Verteiler hinzuzufügen, 

setzen Sie das Feld Newsletter auf „Ja“ . Sollte Ihr Interessent keine 

Newsletter erhalten möchten, stellen Sie das Feld auf „Nein“ 

ein. Die Einstellung „Absage“ dient zur Kennzeichnung, wenn 

Interessenten sich vom Newsletter-Verteiler abgemeldet haben. 

Automatische Pflege durch die Empfänger selbst – Das 

Makro _Newsletterlink 

Benutzen Sie in Ihren Vorlagen das Makro _Newsletterlink. Dieses 

Makro wird in der eMail durch einen Link ersetzt. 

Newsletter-Anmeldung: 

Wenn Sie einen Newsletter mit dem Makro _Newsletterlink versenden 

und ein Empfänger, der noch keine Einstellung im Newsletter- 

Feld hinterlegt hat, auf den Link zur Newsletter-Anmeldung klickt, 

wird das Newsletter-Feld im Adressdatensatz auf „Ja“ eingestellt 

und der Datensatz ist für den Newsletter-Verteiler vorgemerkt. 

Newsletter-Abmeldung: 

Wenn Sie einen Newsletter mit dem Makro _Newsletterlink versenden 

und ein Empfänger, bei dem das Newsletter-Feld auf Ja“ 

eingestellt ist, auf den Link zur Newsletter-Abmeldung klickt, wird 

das Newsletter-Feld im Adressdatensatz auf „Absage“ eingestellt 

und der Datensatz wird für den Newsletter-Verteiler nicht mehr 

vorgemerkt. 

Die Einstellung „Nein“ ist bei allen neuen Adressdatensätzen vorab 

eingestellt. 



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Newsletter-Funktion 

Newsletter versenden 

Zunächst einmal muss nach den Newsletter-Empfängern gefiltert 

werden. Gehen Sie dazu in den Adressfilter (Filtertyp: einfacher 

Filter), setzen Sie das Feld Newsletter auf „Ja“ und klicken Sie im 

Anschluss auf „Filtern“. Nach einem Wechsel in die Listenansicht 

erscheinen nur noch die Adressdatensätze, die einen Newsletter 

erhalten möchten. 

Wechseln Sie im Anschluss in Ihre E-Mail-Verwaltung und klicken 

Sie zum Erstellen einer neuen E-Mail auf das Symbol . 

Hier haben Sie (nur bei vorher aktiviertem Filter) die Möglichkeit 

die Option „Serienmail“ zu aktivieren. In roter Schrift wird die Anzahl 

der Empfänger ausgegeben. Sie können jetzt alle Newsletter- 

Empfänger anschreiben. 



SMS versenden 

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SMS-Funktion 

Versenden Sie über die SMS-Funktion aus Ihrer onOffice smart 

Software einfach und unkompliziert SMS-Mitteilungen an Ihre Interessenten 

und Kunden. 

Gehen Sie zum Versand Ihrer SMS in Ihren gewünschten Adressdatensatz 

und klicken dort den Button „SMS“ an. 

Im Anschluss öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie Ihre 

Nachricht verfassen und versenden können. 


Bitte beachten Sie, dass Sie 

zum SMS-Versand Ihr Guthaben 

über das Shopping-Center aufgeladen 

haben müssen. 



SMS Statisik 

Unter 

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SMS-Funktion 

Extras >> Statistik >> SMS Versand 

werden alle mit smart versendeten SMS aufgelistet. Beim Klick auf 

eine SMS öffnet sich ein Popup mit weiteren Informationen, wie z. 

B. dem Inhalt der SMS. 


Bitte beachten Sie, dass die 

Handynummer im Datensatz 

richtig gepflegt sein muss, damit 

diese korrekt mit in das SMS- 

Menü übernommen wird. 



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Eigentümer-Benachrichtigung 

Mit onOffice smart können Sie einen Eigentümer jederzeit über 

Ihre Aktivitäten auf dem Laufenden halten. Auch neue Interessenten 

können dem Eigentümer unkompliziert mitgeteilt werden. 

Hierzu stellt onOffice eine neue Funktion „Eigentümer-eMail“ zur 

Verfügung. 

Aktivitäten Nachweis 

Ihre Aktivitäten werden von onOffice im Maklerbuch des Objekts 

eingetragen. Um einem Eigentümer Aktivitäten mitzuteilen, öffnen 

Sie die gewünschte Immobilie, wechseln Sie auf den Karteireiter 

„Maklerbuch“ und wählen Sie die gewünschten Einträge 

aus. Hierzu selektieren Sie die Einträge auf der rechten Seite mit 

einem Häkchen . 

Wählen Sie anschließend aus dem unteren „Aktionen“-Menü den 

Punkt „Eigentümer eMail“. 



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Es öffnet sich jetzt der eMail-Dialog. Den Status der verknüpften 

Einträge können Sie im linken, unteren Bereich des Fensters 

einsehen. Dort erscheint ein kleines Maklerbuch-Icon und gibt die 

Anzahl der verknüpften Einträge aus. 

Wählen Sie jetzt unter „Vorlage:“ aus dem Ordner „Systemvorlagen“ 

die Vorlage „Aktivitätenbericht 1“. 

Überprüfen Sie die Adresse im Feld „An:“. Hier sollte automatisch 

die Emailadresse des Eigentümers stehen. Nach Auswahl einer 

Vorlage für den Aktivitätenbericht, wechseln Sie bitte auf den Karteireiter 

„Vorschau“ im eMaildialog. Nach erfolgter Kontrolle wird 

die Mail dann an den Eigentümer versendet. 


Mit den neuen Systemvorlagen 

bietet onOffice eine Grundlage, 

um die Aktivitätenberichte/Interessentennachweise 

zu übermitteln. 

Sie können die Vorlagen 

an Ihre eigenen Bedürfnisse 

anpassen. Dazu bietet onOffice 

Vorlagenschulungen per Fernwartung 

an. Wenden Sie sich 

bei Interesse an unseren Support. 



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In dieser Vorlage (Aktivitätenbericht 1) werden die Aktivitäteneinträge 

in Listenform ausgegeben. 

Interessentennachweis 

Der Interessentennachweis funktioniert ähnlich wie der Aktivitätenbericht. 

Rufen Sie das Maklerbuch auf und sehen Sie sich 

die Einträge der letzten Zeit an. Um die verknüpften Adressen an 

den Eigentümer zu übermitteln, selektieren Sie pro Adresse einen 

Maklerbucheintrag. 

In diesem Beispiel wurden Einträge selektiert, die mit den Adressen 

von „Peter Lustig“, „Torsten English“ und „Konrad Eifrig“ 

verknüpft sind. Um diese Adressen an den Eigentümer zu übermitteln, 

darf pro Adresse nur ein Eintrag selektiert werden. 



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Anschließend rufen Sie aus dem unteren Menü „Aktionen:“ wieder 

den Punkt „Eigentümer-eMail“ auf. 

Wählen Sie im eMail-Dialog unter den „Vorlagen:“ im Ordner 

„onOffice Systemvorlagen“ den „Interessentennachweis“ aus. In 

dieser Vorlage werden die Interessenten wie folgt gelistet: 


Mit den neuen Systemvorlagen 

bietet onOffice eine Grundlage, 

um die Aktivitätenberichte/Interessentennachweise 

zu übermitteln. 

Sie können die Vorlagen 

an Ihre eigenen Bedürfnisse 

anpassen. Dazu bietet onOffice 

Vorlagenschulungen per Fernwartung 

an. Wenden Sie sich 

bei Interesse an unseren Support. 



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CKEditor 

Textbearbeitung im CKEditor 

Der CKEditor ist ein freier, webbasierter HTML-Editor, der in onOffice 

integriert ist und die Erstellung von HTML-formatierten eMails 

(Websiteformat) ermöglicht. Der CKEditor unterstützt gängige 

Textbearbeitungsfunktionen wie beispielsweise die freie Formatierung 

von Texten und das Einfügen von individuellen Tabellen 

und bietet zudem vielfache Möglichkeiten, weitere Elemente wie 

Bilder, PDF-Dokumente oder Flashfilme einzufügen. 

1. Anwendungsbereiche 

Der CKEditor findet in onOffice vorwiegend zwei Anwendungsbereiche: 

1. E-Mail-Dialog 

2. Erstellung von eMail-Vorlagen im HTML-Format 

2. Die Symbolleiste 

1. Im Bereich eMail-Dialog wird der CKEditor zunächst minimiert 

dargestellt. 

Klick auf das -Symbol maximiert den CKEditor auf die 

volle Ansicht. 



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CKEditor 

2. Im Bereich eMail-Vorlagen-Erstellung wird standardmäßig 

die maximierte Ansicht angezeigt. Mit einem Klick auf das 

Symbol minimieren Sie die Ansicht. Der Button- 

vergrößert die Darstellung wieder und lässte alle HTML_ 

Funktionen sichtbar werden. 

3. Obere Symbolleiste 

Die Quellcode-Ansicht ermöglicht Ihnen, die im Hintergrund 

erzeugte HTML-Codierung Ihrer eMail einzusehen. 

Der CKEditor setzt jede Ihrer Eingaben als 

Quellcode um. 

Speichert die aktuell bearbeitete Vorlage. 

Der Inhalt wird geleert. Alle Eingaben gehen verloren. 

Öffnet die HTML-Vorschau der geschriebenen eMail. 


Die Eingabe von Quellcode wird 

nur fortgeschrittenen Anwendern 

empfohlen! 



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CKEditor 

Es werden drei eMail-Struktur-Vorlagen angeboten. 

Durch die Auswahl einer Vorlage können Sie eine der 

Strukturen für Ihre eMail verwenden und weiterverarbeiten. 

Wenn Sie mehrere Struktur-Vorlagen miteinander 

kombinieren möchten, entfernen Sie den Haken in 

der Checkbox „Aktuellen Inhalt ersetzen“. 



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CKEditor 

4. Formular Symbolleiste 

5. Obere Formatierungs-Symbolleiste 

Diese Leiste listet einige Formatierungsoptionen auf, die von anderen 

Texteditoren bekannt sind: fett, kursiv, unterstrichen, etc.: 


Die Eingabe und Verwendung 

von Formularelementen ist nicht 

geeignet für den Versand von 

eMails. 



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CKEditor 

• Link-Elemente einfügen 

Durch Markieren eines Textes und Selektieren eines Link-Elements 

kann ein Link eingefügt werden. 

Fügt einen Link ein. Es können 3 Linktypen selektiert werden: 

1. URL – Link zu einer anderen Website 

2. Anker – Link innerhalb der eMail 

3. E-Mail – Link zu einer eMail-Adresse (Bei Klick wird das auf 

dem Rechner installierte Mailprogramm geöffnet) 

Protokoll 

1. a) http:// - Verlinkt auf eine externe Website 

2. b) https:// - Verlinkt auf eine gesicherte externe Website 

3. c) ftp:// - Verlinkt auf eine externe FTP-Adresse 

news:// und - nicht geeignet für eMail-Versand 

Upload 

Bestimmt, in welchem Fenster der Link geöffnet wird. 

Empfohlen für eMail-Versand: Neues Fenster. 

Zielseite 

Bietet die Möglichkeit, Dokumente (z.B. pdf oder doc) hochzuladen 

und diese dem Empfänger zum Download zur Verfügung zu 

stellen. 

Erweitert 

(für Fortgeschrittene): Bietet weitere Möglichkeiten zur Bearbeitung 

eines Links. 



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CKEditor 

Fügt ein Bild ein. 

Bestimmen Sie in den Bild-Eigenschaften, welches Bild eingefügt 

und wie es formatiert werden soll. 

Bild-Info 

„Server durchsuchen“ fügt ein Bild ein, das bereits auf dem Server 

hochgeladen ist. 



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CKEditor 

Alternativer Text: Text, der angezeigt wird, wenn der Empfänger 

die Darstellung von Bildern in eMails deaktiviert hat. 

Breite, Höhe: legt die Breite und Höhe des angezeigten Bildes 

fest. Das Schlosssymbol sperrt das Seitenverhältnis. 

Bild vom Computer aus hochladen 

Sollte das Bild, welches eingefügt werden soll, noch nicht auf 

dem Server vorhanden sein, kann dies nun hochgeladen werden. 

Zum Hochladen des Bildes vom lokalen Computer klicken Sie bitte 

auf die Schaltfläche Dateien. 

Dies kann mehrmals wiederholt werden, wenn mehrere Dateien 

eingespielt werden sollen. 

Um die ausgewählten Dateien dann zum Server hoch zu laden, 

klicken Sie bitte auf den grünen Pfeil. Die Bilder sind nun auf dem 

Server vorhanden. 

Link 

Belegt das Bild mit einem Hyperlink. 

Upload 

Lädt ein Bild vom PC hoch. 

Erweitert 

(für Fortgeschrittene): Bietet weitere Möglichkeiten zur Bearbeitung 

eines Bilds. 

Info 

„Server durchsuchen“ fügt eine Flash-Datei ein, die bereits auf 

dem Server hochgeladen ist. 

Breite, Höhe legt die Breite und Höhe der Flash-Ausgabe fest. 

Upload 

Lädt eine Flash-Datei vom PC hoch. 

Erweitert 

(für Fortgeschrittene): Bietet weitere Einstellungen zur Darstellung 

der Flash-Datei. 



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CKEditor 

Fügt eine Tabelle ein. 

Bestimmen Sie die Tabellen-Eigenschaften, wie die Anzahl der 

Zeilen und Spalten, Tabellenbreite und –höhe etc. Wurde eine Tabelle 

angelegt, kann durch Rechtsklick auf die vorhandene Tabelle 

das Zellen-Eigenschaften-Fenster geöffnet werden. In den Zellen- 

Eigenschaften kann Breite, Höhe, Hintergrundfarbe, Rahmenfarbe 

etc. der ausgewählten Zelle festgelegt werden. 

Fügt eine horizontale Linie ein. 

Fügt ein Smiley-Symbol ein. 

Fügt ein Sonderzeichen ein. 



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CKEditor 

Fügt einen Seitenumbruch ein (Nur wirksam beim Ausdruck). 

6. Untere Formatierungs-Leiste 

In der unteren Formatierungs-Leiste finden Sie diverse Optionen 

zur Formatierung Ihres Textes. 

• Markieren Sie einen bestimmten Textabschnitt, um nur 

diesen zu formatieren: 

• Legen Sie vorher eine Formatierung fest, wenn Sie den 

nachfolgenden Absatzblock der eMail in einer bestimmten 

Formatierung verfassen möchten. 

• Ein Zeilenumbruch innerhalb eines Absatzblocks kann 

durch die Tastenkombination Shift (Großschreibtaste) + 

Enter erzeugt werden. 


Durch Betätigen der Enter-Taste 

öffnet der Editor einen neuen 

Absatzblock. Jeder Absatzblock 

wird im CKEditor separat formatiert. 

Die vorhandenen Absätze 

werden sichtbar durch Klick auf 

das Lupen-Symbol. 



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Immomatching 

Die neue onOffice Immomatching-Version wurde um neue Einstellungsmöglichkeiten 

bei der Vergabe von K.O.- und Suchkriterien 

erweitert. Somit können Sie noch präziser passende Immobilien 

aus Ihrem Objektdatenbestand für Ihrer Interessenten suchen. 

Ab sofort können Sie nicht nur in der Administration K.O.- und 

Suchkriterien vergeben, sondern haben nun auch die Möglichkeit 

diese Kriterien für jeden einzelnen Interessenten anzulegen. 

Vergabe neuer Kriterien bei Interessenten 

Gehen Sie dazu in den jeweiligen Adressdatensatz Ihres Interessenten 

und wählen Sie dort den Karteireiter Suchkriterien aus. 

Über das Symbol legen Sie eine neue Auswahl von K.O.- und 

Suchkriterien für diesen Adressdatensatz an. Zum Bearbeiten der 

Kriterien klicken Sie in der neu angelegten Listenansicht der Suchkriterienvergabe 

auf . 

Im Anschluss öffnet sich das Fenster „Suchkriterien bearbeiten“. 

Hier können Sie neben den fest angelegten K.O.-Kriterien wie PLZ, 

Wohnfläche, Kaltmiete usw., auch individuelle Suchkriterien für 

den jeweiligen Interessenten anlegen. Zudem ist es möglich bisher 

aktivierte K.O.-Kriterien nun auch zu deaktivieren oder zu löschen. 



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Immomatching 

Anlegen neuer Kriterien 

Zum Anlegen spezieller Kriterien für den Interessenten klicken Sie 

auf den Selektor-Pfeil neben dem Button „Neu anlegen“. 

Es öffnet sich eine Selektor-Auswahl mit möglichen Kriterien. 

Sobald Sie ein Feld anwählen und auf den Button „Neu anlegen“ 

klicken, erscheint das Kriterium unter dem allgemeinen Bereich 

der Suchkriterien. Je nach Kriterium haben Sie die Möglichkeit 

noch genauer Angaben anzuwählen. Klicken Sie dazu neben dem 

neu angelegten Kriterium auf das Bearbeiten-Symbol. In dem öffnenden 

Pop-up Fenster können Sie die Einstellung verfeinern. Mit 

„Übernehmen“ bestätigen Sie Ihre Auswahl. Danach erscheint die 

genau Bezeichnung in der Suchkriterien-Maske. 

Falls Sie das Kriterium als K.-O.-Kriterium einstellen möchten, 

setzen SIe in der K.O. Spalte das Häkchen und sichern Sie im 

Anschluss die neu angelegten Suchkriterien. 



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Immomatching 

Beispiel: Ihr Interessent möchte auf jeden Fall eine Wohnung in der 

Tierhaltung erlaubt ist und das Badezimmer über eine Badewanne 

verfügt. Legen Sie dafür das neue Kriterium „Bad“ an. Im nächsten 

Schritt können Sie „Badewanne“, „Eckbadewanne“ oder sogar „Dusche 

und Wanne“ auswählen. Zusätzlich legen Sie ein neues Kriterium 

„Haustiere“ an und verfeinern diese Angabe mit „Ja“. Da diese 

beiden Kriterien ein Muss für Ihren Interessenten sind, setzen Sie 

neben den Feldern „Bad“ und „Haustiere“ den Haken in der Spalte 

K.O.-Kriterium und sichern die neuen Angaben. 

Natürlich besteht auch die Möglichkeit bereits bestehende K.O.- 

Kriterien zu deaktivieren oder sogar komplett zu löschen. Entfernen 

Sie dazu entweder den Haken in der K.O.-Kriterium-Spalte 

oder klicken Sie zum Löschen auf das Mülleimer-Symbol des 

jeweiligen Kriteriums. 

Darstellung bei Objekten 

Im Hauptmenüpunkt „Objekte“ unter dem Karteireiter „Interessenten“ 

befindet sich in der neuen Immomatching-Version die Sortierung 

der zugeordneten Adressen nach der zutreffenden Prozentangabe. 

Volltreffer (wenn alle Kriterien übereinstimmen) werden mit 

100% angegeben; bei Angaben unter 100% treten bei einzelnen 

Kriterien Abweichungen auf. 

Die abweichenden Kriterien werden farblich angezeigt, indem 

sich nach Klick auf den Interessenten alle relevanten Objektdaten 

öffnen. Orange hinterlegte Kriterien weichen vom angegeben Wert 

in einem Toleranzbereich ab. Kriterien die rot angezeigt werden, 

fallen nicht mehr in diesen Bereich. 

Gewohnte Aktionen, wie das Verfassen von E-Mails und Briefen, 

können Sie natürlich weiterhin direkt über die Aktionen ausführen. 



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Immomatching 

Darstellung bei Adressen/Interessenten 

Auch im Datensatz jedes Interessenten/Kunden finden Sie unter 

dem Karteireiter „Objekte“ den durch das Immomatching ermittelten 

Prozentwert der Übereinstimmung zwischen Objekt und 

Interessent. 

Die Sortierung der auf den Interessenten zutreffenden Objekte 

erfolgt prozentual absteigend. Auch hier gilt 100% als Volltreffer 

und je mehr das Objekt von den Angaben des Interessenten abweicht, 

desto geringer fällt der Prozentwert aus. Durch einen Klick 

auf ein Objekt in der Liste öffnen sich automatisch alle relevanten 

Objektdaten. 

Wie gewohnt können Sie weiter Aktionen, wie E-Mails und Briefe 

verfassen, tätigen.

onOffice smart Benutzerhandbuch Teil 1 – Einführung

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