Leseprobe: Stephan M. Hirt (Hrsg.): Event-Management

Event-Management
Mit Live-Kommunikation begeistern
Mit Praxisbeispielen und Checklisten
Stephan M. Hirt (Hrsg.)

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Umschlaggestaltung: Anna Kiefer · Berlin
Grafikdesign und Satz: Anna Kiefer und Daniel Vandré · Berlin
Druck: Kösel · Krugzell
Printed in Germany
Gedruckt auf BVS 150 g/m2

Geleitwort
Die Welt der Events, Tagungen und Incentives ist faszinierend,
stimulierend und auch anspruchsvoll. Zu lernen, wie
man Menschen zusammenbringt, ihre Kommunikation aktiviert
und führt, und so mithilft, dass sie im Team erfolgreich
arbeiten können, ist mehr als nur eine Genugtuung. Es ist eine
Berufung. Und deshalb wissen wir alle, die dieses Buch lesen
oder weiterempfehlen, von der Wichtigkeit des Lernens und
der Ausbildung.
In meiner Funktion als Chairman der MPI sehe ich täglich,
wie viele Anstrengungen es tatsächlich braucht, damit Events
wirklich exzellent geplant und durchgeführt werden können.
Und zwar nicht nur für zufriedene Endteilnehmer einer Veranstaltung,
sondern ebenso für die Verantwort lichen, welche
das Risiko auf sich nehmen und letztlich auch die Bezahlung
des Events leisten. Dass dabei alle rechtlichen, ethischen
und moralischen Grundsätze respektiert werden müssen,
ist nicht nur selbstverständlich, sondern muss eben auch in
diesen Lernprozess integriert werden. Denn Verantwortung
heisst auch Ausbildung kreieren, Ausbildung verlangen und
Ausbildung weitergeben.
Dass dieses vorliegende Buch mit dem 25-jährigen Firmenjubiläum
des von mir geführten Unternehmens zusammenfällt,
freut mich natürlich ganz besonders, haben wir doch seit
jeher Fachkenntnisse und Detailwissen gezwungener massen
vor allem im Ausland gesucht, vorab mittels enger Zusammenarbeit
mit den grossen internationalen Branchen verbänden
wie ICCA, SITE und MPI. Wir haben an Tausenden von
Seminaren, Kongressen und Fachvorträgen teilgenommen
und später auch selbst organisiert. Von diesem globalen
Netzwerk und dessen Feedback haben wir immer profitieren
können.
Dieses Buch soll Appetit auf mehr geben: auf viele Gespräche
untereinander, auf interaktives Lernen und auf gemeinsames
Weiterentwickeln unseres spannenden Berufes.
Sébastien Tondeur
Chairman MPI (Meeting Professionals International)
& CEO MCI Group
Entsprechend gilt es auch, Stephan Hirts Anstrengungen,
dieses vorliegende Buch zu schaffen, hervorzuheben. Es ist das
erste Mal, dass ein solches Werkzeug explizit in der Schweiz
herausgegeben wird. Die Arbeit soll aber auch Grundlage
für einen intensiven und interaktiven Austausch in unserer
Branche sein. Denn ein aktives Netzwerk unterstützt automatisch
den Aus- und Weiterbildungsprozess.

Vorwort
So viel THEORIE wie nöTIG, so VIEL Praxis wie möGLICH
Events ermöglichen wie kein anderes Kommunikationsinstrument
den persönlichen Dialog und die direkte und interaktive
Begegnung. Sorgfältig geplant und umgesetzt, erzeugen
sie magische Momente für Kunden, Geschäfts partner und
Mitarbeitende. Sie haben heute ihren festen Platz im Kommunikations-Mix
von Unternehmen, staat lichen Institutionen und
Nonprofitorganisationen. In einigen Branchen sind sie sogar
der wichtigste Posten im Kommunikationsbudget.
Das vorliegende Lehrbuch ist diesem Spezialgebiet gewidmet
und ideal für den Einsatz an Hochschulen, Weiterbildungskursen
und für den gezielten Wissenszuwachs durch Selbststudium.
Es wendet sich an Bachelor- und Master-Studierende der
Fachrichtungen Marketing und Kommunikation, Führungskräfte
aus Marketing/Kommunikation/PR, die einbezogen
sind in Entscheide rund um Events, leistungsorientierte Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter der Branche – beispielsweise
in Agenturen, bei Messefirmen und Event-Auftraggebern –
sowie an Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger.
Wie so viele Teildisziplinen des Marketings haben sich Events
resp. Live Communication nicht aus der Theorie heraus entwickelt.
Schrittgeberin war (und ist) vielmehr die Praxis mit
ihrer permanenten Suche nach neuen, immer effektiveren
und effizienteren Möglichkeiten der zielgruppengerichteten
Kommunikation. Deshalb hat sich der Herausgeber bei der
Konzeption des Buches leiten lassen vom Grundsatz „So viel
Theorie wie nötig, so viel Praxis wie möglich“.

Erfahrene Autorinnen und Autoren aus der Event-Branche
sorgen für den Brückenschlag in die Praxis, Hochschuldozierende
liefern die theoretische Basis der jungen Disziplin.
Die Praxisbeiträge beschreiben konkrete Frage stellungen
und Entscheidungssitationen, die sich in der täglichen
Arbeit immer wieder stellen; die Beiträge der Hochschuldozierenden
basieren auf mehrjähriger Forschungstätigkeit
in den jeweiligen Gebieten.
Der Herausgeber hat Mitte der 90er Jahre zum ersten Mal
das Thema „Event-Management“ auf die Stundentafel einer
Schweizer Hochschule gesetzt (in der Vollzeitausbildung und
als Nachdiplomstudium resp. Certificate of Advanced Studies
CAS) und seither, zusammen mit unzähligen Dozierenden aus
der Praxis, versucht, mehrere hundert Studierende für eine
Tätigkeit in der Branche zu begeistern. Er bedankt sich an
dieser Stelle für die vielen wertvollen Anregungen und Kommentare,
die er seinerseits von den Studierenden über die
Jahre erhalten hat und die in die Konzeption des vorliegenden
Lehrbuchs eingeflossen sind.
in Form von Checklisten helfen, auch komplexe Event-Ideen
erfolgreich umzusetzen.
Das Buch gliedert sich in vier Teile: Im ersten, theoretischen
Teil werden Grundlagen des Event-Managements vermittelt,
in einem zweiten Teil praktische Fragen, die bei der Konzeption
und Realisation von Events zu klären sind, abgehandelt.
Der dritte Teil beinhaltet aktuelle Praxisbeispiele, über die in
der Branche gesprochen und in den Medien berichtet wurde.
Abgeschlossen wird das Lehrbuch mit dem vierten Teil, der
Checklisten für die Konzeption, Planung, Durchführung,
Erfolgskontrolle und zu rechtlichen Aspekten beinhaltet.
Die Event-Branche der Schweiz ist von ihrer Grösse her
überschaubar. Entsprechend klein ist der Absatzmarkt für
ein Lehrbuch. Dass es trotzdem erscheinen konnte, verdankt
der Herausgeber der substanziellen Unterstützung zweier
Branchenverbände (Expo-Event – Live Communication Verband
Schweiz, Event Management Circle – Der Puls der Branche) und
der Hochschule Luzern (Institut für Tourismuswirtschaft).
Das Buch vermittelt die vielfältigen Grundlagen des Event-
Managements. Es führt zu Handlungsempfehlungen auf der
strategischen und operativen Ebene. Neben dem theoretischen
Basiswissen werden zentrale Fragen der Konzeption,
Planung, Durchführung und Kontrolle von Events sowie
volkswirtschaftliche und kundenverhaltensbezogene Aspekte
behandelt. Aktuelle Fallbeispiele zeigen die konkrete Realisierung
von Projekten auf, praxisorientierte Arbeitshilfen
Ein speziell grosses Dankeschön gebührt schliesslich allen
Autorinnen und Autoren, die neben dem oft hektischen
Tages geschäft Zeit für die Schreibtätigkeit finden mussten,
sowie der Lektorin, Sylvia Bendel Larcher, für das Zurückbinden
sprachlichen Vergaloppierens und Anna Kiefer für das
wunderschöne Layout.
Münchenstein, im August 2013 · Der Herausgeber

8
inhaltsverzeichnis
1. Grundlagen
13 – 21
Begriffe, Definitionen, Akteure, Relevanz •
Stephan M. Hirt
23 – 27
Warum Events? Grundlegendes zur Wirkung •
Dorothea Schaffner
29 – 50
Planen, umsetzen, dazulernen • Stephan M. Hirt
51 – 59
Grundlagen der Dramaturgie und Inszenierung •
Ines Fischer Gull
61 – 67
Von „eventzentriert“ zu „teilnehmerzentriert“ –
neue Chancen und Herausforderungen •
Roland Köppel
69 – 72
Emotionale Intelligenz im Event-Management •
Thomas Wüthrich
73 – 86
Event-Scorecard und strategisches Event-
Management-System für Destinationen •
Jürg Stettler, Heinz Rütter, David Caliesch
87 – 98
Mobilitätsmanagement bei Veranstaltungen •
Helmut Schad, Yann Stricker
99 – 108
Kommunikation in mittelgrossen Schweizer
Unter nehmen – Bestandesaufnahme und
Handlungs empfehlungen • Michael Boenigk
2. Anwendungen
113 – 120
Integrierte Event-Kommunikation • Christina Spindler
121 – 130
Aus Sicht einer Agentur: Briefing, Konzeption,
Realisation • Thomas Wüthrich
131 – 136
Erfolgskontrolle • Thomas Wüthrich
137 – 143
Live-Kommunikation: Rahmenbedingungen für
erfolgreiche Markenerlebnisse • Pius Sidler
145 – 152
Dramaturgie und Inszenierung: Eintauchen in
parallele Welten • Xavier Bellprat
153 – 160
Dreidimensional gestalten, stylen, kommunizieren •
Roberto Lazzari
161 – 167
Catering • Jacky Donatz
169 – 176
E-Management – Management der Emotionen •
Simon Ackermann
177 – 186
Event-Architektur: Der bewusste Umgang mit dem
Unbewussten • Christof Murer
187 – 194
Sicherheit durch Risikomanagement • Pius Segmüller
195 – 204
Rechtsfragen• Matthias Ebneter
205 – 210
Qualität im Event-Management • Daniel Tschudy
211 – 216
Nachhaltigkeit im Event-Management • Gerrit Jessen,
Matthias Kühne

9
217 – 232
Medienarbeit • Patrick Senn
233 – 238
Sponsoring • Alexander Schmidt
239 – 245
Events und Social Media • Florian Wieser
247 – 251
Trends in der Live Communication • Simon Ackermann
253 – 256
Messen und Ausstellungen • Andreas Messerli
257 – 261
Incentives • Daniel Tschudy
3. praxisbeispiele
265 – 267
Amway China zu Besuch in der Schweiz •
Sophie Deletraz
269 – 272
Roadshow „Smart, Urban Stage“ • Richard Staub
273 – 279
Von der Kunstmesse zum Kunstevent –
Die Art Basel Miami Beach • Peter Vetsch
281 – 285
Die Tagung „Translating Cultures: Swiss Chinese
Explorations“ • Sophie Lamparter, Aida Suljicic
287 – 291
FIFA Fussball-Weltmeisterschaft Südafrika 2010 •
Rainer Quenzer
293 – 298
Outdoor-Testevents mit Kunden • Christian Gisi
299 – 303
Ausstellung Vincent van Gogh in Basel 2009 • Reto Rey
305 – 307
Medienarbeit – Swiss Hotel Film Award • Patrick Senn
309 – 313
Wie Finanzdienstleistungen und Infotainment
zusammenkommen • Pius Sidler
315 – 320
Zirkusshow • Sylvia Stocker
321 – 331
Event-Architektur – Litill Island • Jan-Peter Keller
4. checklisten
334 – 335
To-do • Thomas Wüthrich
336 – 337
Regieplan • Thomas Wüthrich
338 – 340
Arbeitsbudget • Thomas Wüthrich
341 – 343
Rechtliche Aspekte • Matthias Ebneter
5. Anhang
346 – 347
Web-Ressourcen
348 – 349
Bildnachweise
351
Dank