TMIS-Highlights - Würth Logistics

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Ausgabe 3/2009
WLP
WÜRTH LOGISTICS PRAXISREPORTAGE
Supply Chain.Transparent!
Fallstricke und Erfolge des
Softwareprojekts TMIS
Die Dispo dieser LKW-Ladung dauert nur wenige Sekunden.
Kathrin Pestel klickt auf die Sendungsdaten auf dem Monitor
vor sich und fasst diese zu einer Ladung zusammen: Fliesen aus
Italien. „Bei den Kunden, die uns die Daten über’s TMIS liefern,
geht die eigentliche Dispo heute sehr rasch“, erklärt die erfahrene
Spediteurin. „Disponiert wird aber auch in Zukunft von Menschen.
Die vielen Variablen, die bei unseren Transportabläufen zu
berücksichtigen sind - das schafft kein Computer!“
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TMIS Projektmanager Stefan Beck: „Die direkte Anbindung von Kurierdiensten wird in
wenigen Wochen fertig sein.“
TMIS – das ist die Kurzform für das seit
1.1.2008 bei Würth Logistics im Einsatz
stehende „Transport Management Informations
System“. Das modular aufgebaute
Programm ist heute im Zusammenspiel mit
der Konzernsoftware SAP das wichtigste Arbeitsinstrument
der Churer Logistiker und
fungiert als Informationsdrehscheibe für
alle an der Supply Chain beteiligten Partner:
Auftraggeber, Lieferanten, Empfänger,
Transportdienstleister.
Über ein einfaches Webtool setzt der Kunde
seine Aufträge ab. Das kann über Schnittstellen
auch automatisch aus der eigenen
IT erfolgen. Aktuelle Sendungsstatus werden
zurückgemeldet. Unterschiedliche
Barcodes? Auch das geht. Da das System
mandantenfähig und frei konfi gurierbar
ist, kann jedem Beteiligten der Zugriff auf
die Aufträge gestattet werden. Das schafft
interessante Möglichkeiten: Lieferanten
spielen die Lieferscheine ein, Transportdienstleister
bestimmte Frachtdokumente,
der Empfänger im Schadensfall ein Foto.
Mit dem TMIS haben die Logistikexperten
von Würth Logistics ein Instrument zur
Hand, um Transporte sehr einfach und
fl exibel zu bündeln, zu planen und zu optimieren.
Teilstrecken einer Route können
dabei auch an verschiedene Dienstleister
vergeben werden. Deren Angebote sind
hinterlegt. Das erleichtert die Auswahl und
Beauftragung des jeweils bestmöglichen
Leistungspartners. Auch die Abrechnung
erfolgt über die neue Programmlösung.
Über eine Schnittstelle werden die Daten
an SAP übergeben. Derzeit laufen pro Jahr
über vierzigtausend Aufträge über das
TMIS.
Geschäftsentwicklung sprengt
Systemgrenzen
2005 sah das alles noch ganz anders aus.
„Wir begannen ja als rein interner Logistikoptimierer
für den Würth Konzern. Wir
hatten vielleicht sechzig, siebzig Empfänger
und das war mit den Möglichkeiten von
SAP – dem Standard im Konzern – gut zu
bewältigen“, erklärt Stefan Beck. Doch die
Fähigkeiten der Churer Logistiker überzeugten
mehr und mehr Kunden. Auch
externe. „Tausende Routen, tausende Empfänger
. . . die zu steuernden Transport- und
Logistikabläufe wurden massiv komplexer.
Wir haben die bestehenden IT-Systeme bis
an die Grenzen ausgereizt. Wo das nicht
mehr ausreichte, improvisierten unsere
Transportmanager eben mit Excel, Word
und E-Mail“, erinnert sich Reto Litscher.
Am deutlichsten zeigten sich damals die
Probleme des alten Systems in der Buchhaltung:
„Die Rechnungen wurden in Word
erstellt, ausgedruckt, gescannt und dann
von Hand in SAP erfasst. Da stapelte sich
das Papier meterhoch!“ Reto Litscher, 27,
wirkt ruhig, konzentriert. Seit 2002 ist er bei
Würth Logistics. Er begann in der Buchhaltung.
Als zwei, drei Jahre später im IT-Bereich
eine Stelle vakant wurde, wechselte er.
„Ich kümmere mich gerne um Details. Und
die IT hat mich interessiert. Das passt, glaube
ich, recht gut.“ Stefan Beck ist 38 Jahre alt
und so etwas wie speditionelles Urgestein.
Nachdem er mit 19 das Gymnasium hingeschmissen
hatte, meinte ein Berufsberater,
für ihn gebe es nur einen Beruf: „Spediteur!“
Es folgten eine Lehre, Auslandsaufenthalt,
Führungsfunktion. Irgendwann warf er alles
hin, machte sich selbständig. Handel,
organisierte Konzerte. Mit 32 suchte er was
Neues. Und kam zu Würth Logistics.
„Unsere damalige IT-Situation war sehr
unbefriedigend. Das hätte auch das Wachstum
unserer Firma gebremst! Eine Lösung
drängte“, erinnert sich Manuel Knöpfl i,
TMIS-Highlights
Automatisiertes Voraviso an Kunden
und andere per Status ausgelöste
Nachrichten werden möglich durch
das fl exible Event & Exception Handling.
Einfache Abwicklung & Transparenz
bei schnellen Paketsendungen: Das
TMIS erstellt zertifi zierte Labels von
Kurierdiensten.
Transparenz trotz Bündelung (und
entsprechenden Kosteneinsparungen):
Eine Sendung bleibt eine Sendung
– auch wenn sie durch die
Hände mehrerer Spediteure und
über Kumulationspunkte geht; die
mehrstufi ge Disposition macht es
möglich.
Ihr Barcode, bitte! Im TMIS können
die Barcode-Daten des Kunden hinterlegt
werden. Ganz einfach und
sehr praktisch.
Alle Dokumente vom Lieferschein
über die B/L bis zum Schadensfoto
– direkt beim Transportauftrag digital
hinterlegt? Online-Zugriff für alle
Beteiligten möglich? Ja, auch das
geht im TMIS!

Managing Director der Würth Logistics.
Doch wie sollte die aussehen? Eine eigene
Logistik-Software? Erweiterung von SAP?
Anfang 2006 schlug Stefan Beck seinem
Chef vor, die Situation doch gemeinsam
mit den Vorarlberger Logistikberatern von
x|vise zu evaluieren. Knöpfli fand die Idee
gut . . . und übertrug Beck zusammen mit
Litscher auch gleich die Leitung dieses Projekts.
Analyse und
Anforderungen
Litscher, Beck und die Logistikberater von
x|vise entwarfen in mehreren Workshops
zusammen mit der Würth Logistics Führungscrew
strategische Zukunftsszenarien.
In Interviews mit allen Fachabteilungen
erhob das Projektteam die jeweiligen Ist-
Abläufe und zukünftige Anforderungen.
Basierend auf dieser Analyse erstellten die
Berater einen detaillierten Anforderungskatalog
für eine neue Software und eine
Shortlist von acht geeigneten Anbietern.
Gemeinsam mit der Würth IT-Tochtergesellschaft
ITensis wurde im Herbst 2006
für die Ausschreibung ein ausführliches
Lastenheft erarbeitet, welches die potentiellen
Softwareanbieter im Dezember in
ihrer Eingangspost vorfanden. Litscher und
Beck bekamen Verstärkung: Gerhard Kaserer
– ein versierter Informatiker von Würth
ITensis – begleitete von nun an das Projektteam.
Etwas überrascht waren die drei von den
teilweise recht intensiven Verkaufsbemühungen
der eingeladenen Softwareanbieter.
„Einzelne waren fast schon aggressiv unterwegs.
Da wurde auf vorgezogene Termine
ausserhalb unserer Vorgaben gedrängt“,
erinnert sich Litscher an die spannenden
Wochen. SAP zog sich recht rasch aus dem
Angebotsprozess zurück. Beck: „Unsere
im Lastenheft definierten Anforderungen
seien in ihrem derzeitigen System nicht zu
realisieren.“
Die Entscheidung
Alle Angebote wurden vom Projektteam
detailliert ausgewertet. Litscher: „Um hier
möglichst objektiv vorzugehen, arbeiteten
wir mit einem vorher festgelegten Scoringmodell.“
Drei Anbieter – ein Weltkonzern
und zwei regionale Firmen – kamen in die
engere Wahl. Favorit des Projektteams war
inet-logistics. Beck: „Die bezogen sich als
Einzige im Detail auf unsere Ausschrei-
bung. Kapitel für Kapitel. Was geht, und
was geht nicht. Und das mit einem klaren
Preis.“ Für das Vorarlberger Softwarehaus
sprach zudem die geografische Nähe und
die nahezu ideale Grösse. Litscher: „Für inet
sind wir ein Grosskunde. Wir nutzten auch
die Möglichkeit, deren logistics-server ® bei
einem Industriekonzern im Live-Einsatz zu
erleben.“ Das Projektteam präsentierte im
Frühjahr 07 der Führungscrew das Ergebnis
der Ausschreibungsphase. Nach einer
intensiven Diskussion folgten die Entscheider
der Empfehlung des Teams für inet. Es
folgten ein paar Wochen intensiver Verhandlungen
über die Konditionen.
Im Mai 2007 war der Startschuss für die
Umsetzung: In zahlreichen Workshops erarbeitete
man mit den einzelnen Fachbereichen
die detaillierten Funktionen der neuen
Software. Lösungsideen und Strukturen
wurden besprochen. All das wurde von den
inet-Leuten im Pflichtenheft zusammengefasst.
Nach mehreren Reviews gaben Kaserer,
Litscher und Beck das Pflichtenheft frei.
Die eigentliche Programmierung begann.
Für das Projektteam von Würth Logistics
fingen die Software-Tests an. „Hier wurde
die Kluft zwischen Theorie und Praxis
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schnell sichtbar“, erinnert sich Beck. „Einerseits
entdeckten wir manche Punkte,
die wir bei der Erstellung des Pflichtenhefts
einfach nicht gesehen hatten. Andererseits
erlebten wir nun, wie das in der
Praxis funktioniert . . . und da entstanden
dann schnell neue Ideen. Wir sind hungrig
geworden.“ Litscher ergänzt: „Über einen
Ausgleich zwischen Mehr- und Minderleistungen
konnten wir alle Anforderungen
im Budgetrahmen unterbringen.“ Nur der
ursprünglich für 1. Oktober 2007 geplante
Starttermin erwies sich als unhaltbar und
wurde um drei Monate verschoben.
Holpriges Going Live
Der Jahresausklang 2007 war für das TMIS-
Projektteam stressig. Beck: „Im letzten
Moment tauchten noch ein paar kleinere
Fehler auf und wir verbrachten die verbleibenden
Tage mit dem Einspielen von neuen
Releases. Und testen, testen, testen . . .“
Am 1. Januar 2008 ging das TMIS in Betrieb.
80 Dienstleister erhielten ab nun ihre Aufträge
über das neue System. Der Stress für
das Projektteam sollte noch weiter zunehmen,
denn der interne Start des TMIS war
TMIS Projektmanager Reto Litscher: „Das Lademittelmanagement ist das nächste grosse
Modul, das wir bei uns implementieren werden.“

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Arbeitet täglich mit dem TMIS und schätzt dessen einfache Handhabung: Sandra Hendry, die
Versandleiterin der zai AG in Disentis.
holprig. Beck und Litscher wurden in den
ersten Wochen täglich mit teils heftiger Kritik
der Kollegen konfrontiert. Litscher blickt
zurück: „Die Programmlogik hat zum Start
zu 95 Prozent gepasst. Hier mussten wir nur
Details anpassen. Auch auf der Kundenseite
war alles top. Aber betreffend Benutzerfreundlichkeit
und einiger für uns intern
spezifi scher Funktionalitäten starteten wir
mit einer 70-Prozent-Lösung. Da regten
sich unsere Leute wohl zu Recht auf.“ Am
Ende der ersten Woche stürzte auch noch
die Datenbank komplett ab. „Da waren wir
am Anschlag!“ Die Daten zu rekonstruieren,
das dauerte eine Nachtschicht lang.
Der Umgang mit der Kritik der Kollegen sei
schwieriger gewesen, aber sehr lehrreich,
meint Beck: „Mit der Zeit fanden wir einen
gemeinsamen Weg, wie aus den teilweise
sehr emotionsgeladenen Klagen konstruktive
Problembeschreibungen wurden. Und
die konnten wir dann lösen.“ So glätteten
sich mit der Zeit auch die internen Wogen.
Begeisterte Kunden
zai AG, die kleine, exklusive Ski-Manufaktur
im graubündnerischen Disentis, war einer
der ersten Klienten, die das TMIS einsetz-
Würth Logistics AG, Aspermontstrasse 1, Postfach, CH-7004 Chur
T +41 (0)81 558 38 00, F +41 (0)81 558 10 00
info@wurth-logistics.com, www.wurth-logistics.com
ten. Sandra Hendry ist für die Spedition
verantwortlich: „Die Auftragserfassung ist
einfach und geht sehr schnell. Unsere Adressen
sind im System hinterlegt. Namen
eintippen, der Rest kommt automatisch.
Neue Adressen lege ich selbst an. Das TMIS
ist fl exibel.“ Zur Installation und Einschulung
war Reto Litscher einen halben Tag
lang in Disentis. Für die geübte Computeranwenderin
war das alles kein Problem:
„Das ist so übersichtlich und logisch aufgebaut
. . . ich glaube, dass auch weniger
routinierte Menschen rasch mit dem TMIS
zurechtkommen.“
Auf dem Weg
zur Integration
Logistikdienstleister sind auf zwei Arten
mit dem TMIS verbunden. Einmal über
eine direkte Schnittstelle zum jeweiligen
Speditionssystem. Transportaufträge werden
elektronisch übermittelt. Die Status
ebenso zurückgemeldet. „Partner, die in
einem Gutschriftsystem mit uns kooperieren,
arbeiten online auf unserem System
und müssen sich etwas intensiver damit
beschäftigen“, beschreibt Beck. Die Programm-Oberfl
äche für Dienstleister sei
aber ebenfalls sehr einfach aufgebaut. „Für
einen gut ausgebildeten Spediteur ist das
System selbsterklärend.“ Und ganz allgemein
bemühe sich das TMIS Team, auch
auf die individuellen Bedürfnisse von Leistungspartnern
einzugehen.
Von einzelnen Dienstleistern verlange die
Arbeit mit dem TMIS im Moment noch etwas
Mehraufwand, so Beck: „In den wenigen
Fällen, wo vor allem aus technischen
Gründen noch keine direkte Anbindung
möglich war, müssen Mitarbeiter unserer
Partner die Status per Hand erfassen. Das
ist natürlich suboptimal.“ Diese Situation
werde man aber in wenigen Wochen bereinigt
haben.
Zufriedene Bilanz
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Sehr zufrieden ist Managing Director Manuel
Knöpfl i: „Das TMIS ist eine äusserst
mächtige und vor allem sehr fl exible Lösung.
Genau das ist für unsere weitere
Entwicklung als unabhängiger Logistikoptimierer
notwendig. Grosse und kleine
Kunden, interne wie externe, fi nden eine
komfortable und einfache Anbindung.
Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen,
dass sich deren Aufwand für das Transportmanagement
um zirka 10 Prozent
reduziert.“ Die hohe Transparenz der Logistikabläufe
nutze allen Partnern. Durch
die Teilautomatisierung reduziere sich in
seinem Team der Arbeitsaufwand für die
Standardabläufe um 10 bis 20 Prozent:
„Das bedeutet mehr Zeit für den Kundenservice.
Was wir natürlich auch merken, ist
die höhere Prozessstabilität. Unsere Qualität
ist gestiegen.“
Wie geht es weiter? Die To-do-Liste von
Litscher und Beck ist gut gefüllt. Laufend
werden neue Supply-Chain-Partner an
das System angebunden. „Derzeit arbeiten
wir intensiv an der Anbindung von Kurierdiensten“,
erklärt Beck. Als nächster grosser
Brocken sei die Implementierung des
Moduls Lademittelmanagement vorgesehen,
sagt Litscher. Und neben all dem arbeitet
das Würth Logistics IT-Duo vor allem
am weiteren Ausbau des TMIS: „In ein paar
Jahren soll das gesamte Transportvolumen
darüber laufen. Vier-, fünfhunderttausend
Sendungen pro Jahr.“