Individuell geschriebenes ERP-System passt ideal - Midrange ...
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20<br />
SCHW<strong>ERP</strong>UnKT BuSINESS-SOFTWARE FüR DEN MITTELSTAND<br />
Personalprozesse inklusive Dokumentensteuerung<br />
Personalmanagement mit SAP<br />
Die Verzahnung von Dokumenten und Infotypen bei Prozessen im Umfeld der SAP-Personalplanung<br />
ist für viele Bestandteil der täglichen Arbeit. Eine neue Lösung macht es möglich,<br />
die übergreifende nutzung von SAP-Standardtechnologien in einer Oberfläche zu integrieren.<br />
Elektronische Personalakten auf<br />
Basis des SAP NetWeaver Folders<br />
Management (vormals SAP Records<br />
Managements) sind mittlerweile weit<br />
verbreitet. Im personalwirtschaftlichen<br />
und organisationalen Kontext besteht<br />
jedoch häufig der Bedarf, Akten auch<br />
zu anderen Objekten als Personen zu<br />
generieren – z. B. zu Planstellen<br />
oder zu Organisationseinheiten.<br />
So auch bei einer Organisation<br />
des öffentlichen Bereichs. Auf<br />
Basis von verschiedenen SAP‑<br />
Technologien – wie SAP Learning<br />
Solution, SAP NetWeaver Folders<br />
Management, SAP Smart Forms<br />
sowie SAP ArchiveLink und einem<br />
integrativen Add‑on – konnten<br />
umfangreiche Entstehungs‑ und<br />
Änderungsprozesse von Objekt‑<br />
typen der SAP Learning Solution<br />
prozessgesteuert nachgehalten<br />
und in elektronischen Akten an Trai‑<br />
ningstypen gespeichert werden.<br />
Fachliche Prozesse und<br />
Anforderungen<br />
Unsere Beispielorganisation des öffent‑<br />
lichen Bereichs verwaltet ihre umfang‑<br />
reiche Ausbildungslandschaft mit der<br />
SAP Learning Solution. Die Entstehung,<br />
Planung und Änderung von Schulun‑<br />
gen, Trainings und Ausbildungen sind<br />
im Unternehmen an einen aufwendigen<br />
Prozess gekoppelt. In diesem Prozess<br />
werden die einzelnen Ausbildungen<br />
Schritt für Schritt von verschiedenen<br />
Stellen und Personen über einen länge‑<br />
ren Zeitraum hinweg gemeinsam erar‑<br />
MIDRANGE MAgAZIN · 12/2012<br />
Anwendersicht<br />
(Prozesssicht, Arbeitsvorrat)<br />
beitet. Im Rahmen dieser Entstehungs‑<br />
und Änderungsprozesse werden Aus‑<br />
bildungsziele ausgeprägt und beschrie‑<br />
ben, Rahmenbedingungen festgelegt,<br />
strategische Vorgaben definiert oder<br />
Genehmigungsgänge durchlaufen. Da‑<br />
bei entstehen neben den eigentlichen<br />
Planungs‑ und Verwaltungsdaten (Be‑<br />
Desktop Office<br />
Integration<br />
SAP HCM LSO<br />
ArchiveLink<br />
SAP-Add-on HE-S Integration Suite (HCM PD)<br />
zeichnung, Dauer, Ablauf, Preise etc.)<br />
auch Dokumente (Word, Excel, PDF),<br />
Protokolle, Vermerke oder Notizen.<br />
Die fachliche Anforderung ist in die‑<br />
sem Beispiel bzw. in diesen Prozessen<br />
gebündelt in einem SAP‑<strong>System</strong> abzu‑<br />
bilden. Alle Daten inklusive der Doku‑<br />
mente sind in der Standardanwendung<br />
SAP Learning Solution zu integrieren.<br />
Herausforderung<br />
HE-S Integration Suite<br />
(HCM PD)<br />
SAP Formulare<br />
SAPScript, SmartForms, AIF<br />
Knowledge Provider (KPRO)<br />
Archiv<br />
SAP Folders<br />
Management<br />
(optional)<br />
SAP HCM PD<br />
SAP Business<br />
Workflow<br />
(optional)<br />
In SAP Learning Solution werden Trai‑<br />
nings, Schulungen und Ausbildungen<br />
im Wesentlichen mit sogenannten<br />
Objekttypen dargestellt. Diese Objekt‑<br />
typen sind über Verknüpfungen mit‑<br />
einander verbunden und ergeben eine<br />
Struktur der Ausbildungslandschaft.<br />
Die notwendigen Planungs‑ und Ver‑<br />
waltungsdaten werden als Infotypen an<br />
den jeweiligen Objekten gespeichert.<br />
Eine Ausbildungsart – wie z. B. eine Mi‑<br />
crosoft‑Outlook‑Schulung – wird über<br />
den Objekttyp „Trainingstyp“ definiert.<br />
Am Trainingstyp werden allgemeine,<br />
für die Schulungs‑Administration<br />
notwendige Daten hinterlegt. Im<br />
Standard von SAP Learning So‑<br />
lution wird ein Trainingstyp über<br />
eine sogenannte Maßnahme ange‑<br />
legt bzw. geändert, bei der die ein‑<br />
zelnen Infotypen nacheinander<br />
zur Pflege durchlaufen werden.<br />
Maßnahmen haben den Nach‑<br />
teil, dass sie ausschließlich Info‑<br />
typen prozessieren. Dokumente<br />
oder Genehmigungsroutinen kön‑<br />
nen nicht eingebunden werden.<br />
Außerdem ist es notwendig, dass<br />
Maßnahmen am Stück und in einer fest<br />
definierten Reihenfolge durchlaufen<br />
werden. Zudem können Maßnahmen<br />
nicht von mehreren Personen gemein‑<br />
sam bearbeitet werden. Prozessrelevan‑<br />
te Dokumente sind nicht ohne Weiteres<br />
direkt an Trainingstypen speicherbarr,<br />
und Genehmigungsläufe sind ggf. nur<br />
über die Nutzung von SAP Business<br />
Workflow realisierbar.<br />
Realisierung<br />
Die beschriebenen Anforderungen kön‑<br />
nen mit einer kundenspezifischen Pro‑<br />
jektlösung des Add‑ons HE‑S Integration<br />
Suite (HCM PD) realisiert werden,<br />
die am besten als zeitraumunabhängige
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