Individuell geschriebenes ERP-System passt ideal - Midrange ...

Maßnahme mit Dokumentenverarbei‑
tungs‑ und Aktengenerierungsfunktion
beschrieben werden kann. Dazu wur‑
den die benötigten Prozessschritte zu ei‑
nem Gesamtprozess zusammengefasst
(etwa die Anlage eines Trainingstyps
oder die Evaluation eines Trainings).
Als Prozessschritte wurden entweder
Infotypen, Dokumentvorlagen oder For‑
mulare definiert (vom Typ SAP Smart
Forms oder SAP Interactive Forms by
Adobe). Die über das Customizing hin‑
terlegten Prozesse und ihre einzelnen
Schritte werden dann mit der Anwen‑
dung des Add‑ons ausgeführt. Eine
übersichtliche Anwendungsoberfläche
in der Benutzeroberfläche SAP GUI lis‑
tet die definierten Prozessschritte in ei‑
ner tabellarischen Darstellung auf und
bietet die Möglichkeit, die Schritte (d. h.
die Infotypen oder Dokumente) anzule‑
gen und zu ändern. Jeder Prozessschritt
kann einem anderen SAP‑Benutzer zur
Bearbeitung zugeordnet werden. Über
einen separaten Arbeitsvorrat können
zugeordnete Benutzer dann ihre Schrit‑
te zugriffsgesteuert abarbeiten.
Die Anwendungsoberfläche bie‑
tet darüber hinaus noch eine Status‑
verwaltung, eine Notizfunktion, eine
Protokollierung und einzeln definier‑
bare Freigabeprozesse. Nachdem alle
erforderlichen Infotypen, Dokumente,
Mitzeichnungen und Freigaben erfolgt
sind, wird der Gesamtprozess abge‑
schlossen. Dabei werden alle aus die‑
sem Prozess entstandenen Dokumente
(Protokolle, Notizen, Microsoft Office
Dokumente, SAP Smart Forms etc.) in
einer elektronischen Akte zu dem Trai‑
ningstyp in SAP NetWeaver Folders
Management gespeichert. Diese elekt‑
ronische Akte wird automatisch gene‑
riert. Die (Trainingstyp‑)Akte kann u. a.
über SAP‑Anwendungen – z. B. über das
dynamische Auskunftsmenü der SAP
Learning Solution – direkt aufgerufen
werden. Die Infotypen werden, wie im
SAP‑Standard auch, in der Datenbank
der SAP Learning Solution (PCH) ge‑
speichert. Administrative Tools – wie
z. B. eine Recherchetransaktion sowie
ein eigenes Berechtigungsobjekt –
komplettieren das Add‑on.
Das Add‑on ist eine einfach zu nut‑
zende Technologie. Nach der Installa‑
tion über die SAP‑Transportlandschaft
kann das Customizing sofort starten.
Die Anbindung an Objekttypen der
Personalentwicklung und der Per‑
sonaladministration ist möglich. Die
Prozesse und Prozessschritte sind in
einem eigenen Customizing je nach
Bedarf frei definierbar und können mit
umfangreichen Parametern und Varia‑
blen (Infotypvarianten, Klassen, Muss‑
schritt‑ oder Freigabedefinitionen etc.)
detailliert ausgeprägt werden.
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Wir machen…
Als technische Grundlage werden
SAP‑Standard‑Technologien zur Ablage
der Dokumente genutzt. Dazu gehören:
SAP‑Formulare (wie z. B. SAPscript, SAP
Smart Forms, SAP Interactive Forms
by Adobe), SAP Business Workflow,
SAP ArchiveLink und SAP NetWeaver
Folders Management. Gemeinsam mit
der fachlichen Kernanwendung SAP
Learning Solution werden diese Tech‑
nologien in der Oberfläche von HE‑S
Integration Suite (HCM PD) integriert.
Dadurch wird ein Werkzeug zur Verfü‑
gung gestellt, dass eine hohe Effizienz
zur Prozesssteuerung bzw. Prozessdo‑
kumentation für jede Fachabteilung
sicherstellt.
Die Benachrichtigung der Sach‑
bearbeiter kann auf zwei Arten erfol‑
gen: passiv oder aktiv. Die passive Be‑
nachrichtigung erfolgt auf Basis von
sogenannten Sichten, die es jedem
Sachbearbeiter ermöglichen, über den
Arbeitsvorrat einen zentralen Einstieg
in „seine“ Prozesse zu gewährleisten. Je
nach Organisationsstruktur des Unter‑
nehmens kann eine aktive Benachrich‑
tigung genutzt werden.
Dabei wird über SAP Business
Workflow und das Organisationsma‑
nagement in SAP ERP HCM die Zu‑
weisung der Prozessschritte realisiert.
Dadurch ist es möglich, Standardfunk‑
tionalitäten von Business Workflow wie
Vertreterregelungen, Mailinformation
etc. zu nutzen.
Die Erstellung der Dokumente
kann auf Basis von SAP SAPscript, SAP
Smart Forms, SAP Interactive Forms by
Adobe oder auch mit Produkten der Do‑
kumentenerstellung von Drittanbietern
erfolgen. Die Verwaltung der Doku‑
mente über SAP‑Standards – wie SAP
ArchiveLink oder SAP Knowledge Pro‑
vider – stellt die revisionssichere Abla‑
ge sicher (vorausgesetzt, es wird ein re‑
visionssicheres Ablagesystem genutzt).
Grundsätzlich sind die Dokumente in
den Prozessen von HE‑S Integration
Suite (HCM PD) direkt aufrufbar. Opti‑
onal steht über eine Aktenschnittstelle
von HE‑S Integration Suite (HCM PD)
die prozessübergreifende Nutzung von
SAP NetWeaver Folders Management
oder auch von Nicht‑SAP‑Infrastruktu‑
ren – wie z. B. aconso für Akten – zur
Verfügung.
Durch die konsequente Nutzung
der Objektorientierung wird eine hohe
Flexibilität für Anpassungen mit klar
abgrenzbaren Aufwänden geschaffen.
Auf diese Weise ist es ermöglicht, viele
Anforderungen des Kunden ohne Modi‑
fikation des SAP‑Systems und des Add‑
ons HE‑S Integration Suite (HCM PD)
umzusetzen. Rinaldo Heck ó
www.heckcon.de
12/2012 · MIDRANGE MAgAZIN
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