ARCONDIS UPDATE No. 02|2019: The smarter solution
ARCONDIS Kundennewsletter für die Themenbereiche Business Applications und Compliance in Life Sciences Unternehmen
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21<br />
Projektbericht<br />
ITSMProzesse unterstützen<br />
zukünftiges Wachstum<br />
<strong>The</strong> ITSM processes are ready to support further growth<br />
D_Vom Start-up schnell zum mittelständischen<br />
Biotechnologie-Unternehmen<br />
gewachsen, stand unser Kunde ebenso<br />
gewachsenen Anforderungen von aussen<br />
entgegen. Die IT-Abteilung war dadurch<br />
stark gefordert.<br />
Neben der Sicherstellung der Auditsicherheit<br />
musste die IT aufzeigen, wie sie ihren Betrag<br />
leistet und in Zukunft durch zusätzliche<br />
Freiräume einen wirklichen Mehrwert liefert.<br />
Doch wie wird man vom Cost Center zum<br />
„Business Enabler“, der das Kerngeschäft<br />
unterstützt? Eine geförderte Outsourcing<br />
Readiness ohne die Abgabe von Kontrolle<br />
leistet hier einen wertvollen Beitrag.<br />
Generisches Wachstum<br />
braucht Weichenstellung<br />
Während sich unser Kunde in den vergangenen<br />
Jahren vom Startup zum mittelständischen<br />
Unternehmen entwickelt hatte,<br />
war auch die IT personell gewachsen, ohne<br />
jedoch die Prozesse so zu etablieren, dass<br />
zum einen effektiv und effizient das Geschäft,<br />
zum anderen aber auch zukünftiges<br />
Wachstum unterstützt werden kann.<br />
In der Vergangenheit wurde bereits mithilfe<br />
eines Beratungsunternehmens versucht, die<br />
ITOrganisation zu unterstützen. Allerdings<br />
konnte den typischen ITSMProzessen von<br />
Konzernen von der kleineren ITOrganisation<br />
nicht entsprochen werden, in der Praxis<br />
erwiesen sie sich als nicht umsetzbar. Als<br />
Spezialist für Prozesse in Life Sciences<br />
Unternehmen vom KMU bis zum Konzern<br />
wurde <strong>ARCONDIS</strong> beauftragt, dieses <strong>The</strong>ma<br />
erneut aufzurollen.<br />
Neue Wege gehen –<br />
bei laufendem Betrieb<br />
Die Herausforderung bestand darin, das<br />
richtige Mass zu finden, um die ITOrganisation<br />
optimal auf die aktuelle Situation<br />
und zukünftiges Wachstum vorzubereiten,<br />
ohne sie dabei zu überfordern. Zudem sollte<br />
auch das operative Tagesgeschäft durch die<br />
Umstellung nicht gestört werden. Unter<br />
anderem bedeutete dies, dass nicht zu viele<br />
Prozesse auf einmal eingeführt bzw. zu stark<br />
verändert werden sollten. Darüber hinaus<br />
sollten die Prozesse zum einen so schlank<br />
wie möglich für die immer noch relativ kleine<br />
ITOrganisation gestaltet werden, zum anderen<br />
aber dennoch skalierbar sein.<br />
Best Practice individuell<br />
angepasst<br />
Um Prozesse für die Zukunft zu schaffen,<br />
war es <strong>ARCONDIS</strong> wie auch dem Director IT<br />
auf Kundenseite wichtig, nicht eine isolierte<br />
Eigenkreation zu entwickeln, sondern sich an<br />
Best Practices zu orientieren.<br />
Daher war es sinnvoll, bestehendes Wissen<br />
zu nutzen, sich aber an bewährten Frameworks<br />
zu orientieren. ITIL in der Version 2011<br />
lieferte hier den richtigen Rahmen, musste<br />
aber besonders in Bezug auf die Rollen und<br />
Prozesskomplexität an die konkrete Organisation<br />
angepasst werden.<br />
In mehreren MiniWorkshops wurden die<br />
einzelnen ITILProzesse analysiert und<br />
gemeinsam mit den Verantwortlichen auf<br />
Kundenseite auf die Bedürfnisse der ITOrganisation<br />
angepasst. So wurden zum Beispiel<br />
Prozessschritte entweder zusammengefasst<br />
oder nach Möglichkeit eliminiert, ebenso<br />
konnten Rollen und Verantwortlichkeiten<br />
verschlankt bzw. in ihrer Anzahl reduziert<br />
werden. <strong>ARCONDIS</strong> entschied sich hier für<br />
einen sehr kundenspezifischen Ansatz, denn<br />
eine ITOrganisation mit zehn Mitarbeitenden<br />
braucht nicht alle Rollen in dem Detaillevel,<br />
wie es ITIL vorschlägt.<br />
Die Herausforderung hierbei war, dass die<br />
Prozessschritte und Verantwortlichkeiten,<br />
die dem Kunden einen echten Mehrwert<br />
schaffen, beibehalten werden, „unnötiger“<br />
Overhead jedoch reduziert wird. Beispielsweise<br />
haben wir uns dazu entschieden,<br />
beim ChangeManagementProzess nur<br />
noch eine Freigabe des CABs beizubehalten,<br />
statt zwei Freigaben zu verlangen.<br />
Nachdem die Prozesse gemeinsam erarbeitet<br />
wurden, dokumentierte <strong>ARCONDIS</strong><br />
die Prozesse gemäss Standard Operating<br />
Procedure (SOP) und leitete die technische<br />
Fortsetzung<br />
Continuation<br />
„In Zusammenarbeit mit den Experten von <strong>ARCONDIS</strong> konnten wir schlanke, für uns passende und vor<br />
allem zukunftsfähige ITSMProzesse schaffen. Da wir uns in der Wachstumsphase befinden, war es mir<br />
sehr wichtig, ein skalierbares Framework zu erhalten. Dieses schafft Transparenz sowohl intern als auch<br />
gegenüber unserer Kunden.<br />
<strong>ARCONDIS</strong> begleitete uns hierbei von der Konzeption über die Umsetzung mit dem externen ToolAnbieter<br />
bis hin zur Übergabe in den operativen Betrieb – und schaffte damit eine neue Lösung, die nicht nur<br />
technisch funktioniert, sondern vor allem auch von der ITOrganisation gelebt wird.“<br />
Andreas Schneider, Director IT, CureVac