un estudio del RAMP con directrices - unesdoc - Unesco

PGI-89/WS/4 - pág. 8
4.1.3 Contenedores
Está comprobado que el uso de cajas y carpetas sin acidez para conservar
folios volantes y los legajos y embalajes para tomos encuadernados prolongan
considerablemente su vigencia de almacenamiento. Estos contenedores proporcionan
protección contra incendios, inundaciones, luz, alimañas, contaminación y
oscilaciones ambientales, incluso cuando no son de material sin acidez, aunque
en este caso conviene envolver los documentos en papel desacidificado para
protegerlos contra la acidez por contagio.
4.2 Aseo
4.2.1 Limpieza
La limpieza de los documentos y de sus contenedores a su llegada al
archivo, reiterada periódicamente (una vez al año como mínimo) para eliminar
el polvo y la suciedad, constituye la mejor manera de mantener las condiciones
de higiene de los locales. La limpieza con disolventes y el blanqueamiento
sólo deben ser llevados a cabo por profesionales, y los productos deben ser
cuidadosamente probados para cerciorarse de su inocuidad.
4.2.2 Supresión de componentes deletéreos
Debe suprimirse todo componente metálico oxidable, como grapas, alfileres
o clips. Las puntas sólidas de las cintas o cuerdas de los legajos deben ser
de plástico, y las carpetas con horquillas metálicas oxidables deben ser
reemplazadas por otras con horquillas inoxidables. Los documentos con componentes
químicamente activos deben colocarse separadamente o conservarse en
sobres de poliéster (fotografías, tapas acidificantes, etc.). Sólo los profesionales
deben intentar quitar las cintas autoadhesivas mediante disolventes
especiales.
4.2.3 Alisado
El alisado de documentos plegados se hace mediante presión o humectando y
colocándolos entre cartones sin acidez, previa intercalación de papel secante,
y en ningún caso con la aplicación directa de una plancha doméstica.
4.2.4 Embalaje
Es indispensable emplear materiales sin acidez. Como se señaló en el
punto 4.1.3, las cajas constituyen el medio más eficaz de embalaje, pero si no
es posible conviene guardar los documentos en carpetas o envueltos en papel
sin acidez y sujetarlos con cinta ancha de algodón no teñido (en lugar de hilo
o cuerda).
4.2.5 Manipulación
Es importante establecer directivas para el personal y los usuarios sobre
la manipulación correcta de los documentos, así como:
a) proveer carritos que faciliten el traslado de los documentos y sean
fáciles de maniobrar;
b) evitar el amontonamiento de documentos sobre los carritos, los escritorios,
los pisos, etc.;