un estudio del RAMP con directrices - unesdoc - Unesco

Planificación, equipo
y provisión de personal
de un servicio
de preservación
y conservación
de archivos:
un estudio del RAMP
con directrices
Programa General de Información y UNISIST
PGI-89/WS/4
Organización de las Naciones Unidas
para la Educación, la Ciencia y la Cultura París, 1989

Original: Inglés PGI-89/WS/4
PARIS, febrero de 1989
PLANIFICACIÓN, EQUIPO Y PROVISION DE PERSONAL
DE UN SERVICIO DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS:
UN ESTUDIO DEL RAMP CON DIRECTRICES
preparado por
Michael ROPER
Programa General de Información y UNJSIST
Organización de las Naciones Unidas
para la Educación, la Ciencia y la Cultura

Asiento de catálogo que se recomienda:
Roper, Michael
Planificación, equipo y provisión de personal de un servicio de preservación y
conservación de archivos: un estudio del RAMP con directrices / preparado por
Michael Roper [para el] Programa General de Información y UNISIST - París:
Unesco, 1989. - 78 págs.; 30 cm. - (PGI-89/WS/4)
I - Título
II - Unesco. Programa General de Información y UNISIST
III - Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP)
(C; Unesco, 1989

PREFACIO
La División del Programa General de Información ha establecido un programa
a largo plazo denominado Programa de Gestión de Documentos y Archivos
(RAMP), con el objeto de satisfacer mejor las necesidades de los Estados Miembros,
en particular los países en desarrollo, en las esferas especializadas de
la administración de archivos y de la gestión de documentos.
Los elementos básicos del RAMP reflejan los temas generales del Programa
General de Información y contribuyen a los mismos. El RAMP comprende, por
consiguiente, proyectos, estudios y otras actividades destinadas a:
desarrollar normas, reglas, métodos y otros instrumentos normativos
para el tratamiento y la transferencia de información especializada y
para la creación de sistemas de información compatibles;
capacitar a los países en desarrollo para que puedan instalar sus propios
bancos de datos y acceder a los ya existentes en todo el mundo,
con el fin de fomentar el intercambio y la circulación de información
mediante la aplicación de tecnologías de punta;
fomentar el desarrollo de redes regionales de información especializadas;
facilitar el desarrollo de servicios y sistemas compatibles de información
internacional;
crear sistemas nacionales de información y mejorar los diversos componentes
de dichos sistemas;
formular políticas y proyectos de desarrollo en este ámbito;
formar a especialistas y a usuarios de la información y activar el
potencial regional para la educación y la formación en lo concerniente
a las ciencias de la información, la biblioteconomía y la administración
de archivos.
El presente estudio del RAMP, llevado a cabo en virtud de un contrato con
el Consejo Internacional de Archivos, tiene por objeto presentar una síntesis
de las técnicas y procedimientos disponibles y trazar las directrices que
sirvan de pauta y que puedan aplicarse, seleccionando las que más se ajusten a
una determinada situación. Constituye como tal un valioso instrumento de
trabajo para los archiveros en general y para toda persona encargada de la
planificación y la administración de la preservación y de la conservación,
habida cuenta de los problemas específicos de los países en desarrollo y muy
particularmente a los de las zonas tropicales. En una breve introducción, el
autor expone los propósitos del estudio, su presentación y su contenido.
Cualquier comentario o sugerencia puede dirigirse a la División del
Programa General de Información, Unesco, 7, place de Fontenoy, 75700 París,
Francia. Se pueden obtener en la misma dirección otros informes que forman
parte del programa RAMP.

- ii -
INDICE
Página
1. INTRODUCCIÓN 1
PRIMERA PARTE: PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS:
DESCRIPCIÓN Y APLICACIÓN 2
2. DEFINICIONES, PRINCIPIOS Y NORMAS 2
2.1 Definiciones y terminología 2
2.2 Principios 2
2.3 No rmas 4
3. AGENTES DE DETERIORO Y DE DESTRUCCIÓN 4
3.1 Inestabilidad inherente 4
3.2 Factores ambientales 5
3.3 Agentes biológicos 6
3.4 Factores humanos 7
4. PRESERVACIÓN 7
4.1 Almacenami ento 7
4.2 Aseo 8
4.3 Control de alimañas 9
5. RESTAURACIÓN Y CONSERVACIÓN ACTIVAS:
MATERIALES TRADICIONALES 10
5.1 Papel 10
5.2 Encuademación 14
5.3 Pergaminos y vitelas 15
5.4 Otros soportes tradicionales 16
5.5 Sellos 16
6. PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE MATERIALES NO TEXTUALES 16
6.1 Instantáneas 16
6.2 Imágenes móviles 18
6 .3 Grabaciones sonoras 19
6.4 Discos legibles a máquina 19
7. COPIAS DE SUSTITUCIÓN 20
7.1 Utilidad 20
7.2 Diferentes tipos de copias 21
SEGUNDA PARTE: PLANIFICACIÓN, EQUIPO Y PROVISION DE PERSONAL
EN UN SERVICIO DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN 22
8. ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN 22
8 .1 Evaluación de las necesidades 22
8.2 Determinación del tratamiento apropiado 23
8.3 Fijación de prioridades 24

- iii -
Página
9. INSTALACIÓN DE UN TALLER 25
9.1 Construcción 25
9.2 Dimensiones 26
9.3 Construcción modular 26
9.4 Disposición del taller 27
9.5 Interrelación con otros locales del edificio 28
9.6 Servicios 28
9.7 Almacenamiento 29
10. PERSONAL 30
10.1 Funciones 30
10.2 Gestión 31
10.3 Contratación y promoción 31
10.4 Capacitación 32
10.5 Número de efectivos y niveles de producción 33
10.6 Exposición de documentos 34
10.7 Higiene y seguridad 34
11. EQUIPOS Y MATERIALES 35
11.1 Equipos 35
11.2 Materiales 36
11.3 Costes de equipos y materiales 38
12. PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN 39
12.1 Preparación 39
12.2 Planificación 39
12.3 Aspectos financieros 40
12.4 Fuentes de financiación 41
12.5 Ejecución 42
12.6 Planes de emergencia 43
TERCERA PARTE : ETAPAS DE DESARROLLO 45
13. ETAPA INICIAL 45
13.1 Tareas 45
13.2 Efectivos requeridos 46
13.3 Equipos requeridos 47
13.4 Materiales requeridos 47
13.5 Locales y servicios necesarios 47
13.6 Gastos 48
14. ETAPA INTERMEDIA 48
14.1 Tareas 48
14.2 Efectivos requeridos 49
14.3 Equipos requeridos 49
14.4 Materiales requeridos 50
14.5 Locales y servicios necesarios 50
14.6 Gastos 50

- iv -
Pagina
15. SERVICIOS COMPLETOS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN 50
15.1 Tareas 50
15.2 Efectivos requeridos 51
15.3 Equipos y materiales requeridos 51
15.4 Locales y servicios necesarios 51
15.5 Gastos 51
CUARTA PARTE : DIRECTRICES GENERALES 51
16. DIRECTRICES DE PRESERVACIÓN 51
16.1 Almacenamiento 51
16.2 Control de alimañas 52
17. DIRECTRICES DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN ACTIVAS 53
17.1 Principios de restauración y reparación 53
17.2 Restauración de materiales tradicionales 53
17.3 Preservación y conservación de materiales no textuales ... 55
18. DIRECTRICES PARA LA REPRODUCCIÓN SUSTITUTIVA 56
18.1 Objetivos de la reproducción sustitutiva 56
18.2 Tipos de sustitución 56
19. DIRECTRICES DE PLANIFICACIÓN 57
19.1 Creación de un programa de preservación
y conservación 57
19.2 Ejecución del programa de preservación y conservación .... 58
19.3 Previsiones presupuestarias 58
19.4 Planes de emergencia 59
20. DIRECTRICES PARA LA INSTALACIÓN DEL TALLER 59
20.1 Local 59
20.2 Servicios 61
21. DIRECTRICES PARA LA PROVISION DE PERSONAL 61
21.1 Funciones 61
21.2 Gestión 62
21.3 Contratación y formación 62
21.4 Número de efectivos y niveles de producción 63
21.5 Documentos expuestos 63
21.6 Higiene y seguridad 63
22. DIRECTRICES PARA EQUIPOS Y MATERIALES 63
22.1 Equipos 63
22.2 Materiales 64
22.3 Gastos 65

APÉNDICES
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Página
A. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES 66
B. PLANO DE UN TALLER DE CONSERVACIÓN 68
C. EQUIPOS Y MATERIALES BÁSICOS DE CONSERVACIÓN 69
D. DOCUMENTACIÓN SOBRE TRATAMIENTOS DE CONSERVACIÓN 71
E. BIBLIOTECA BÁSICA DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN 73

1. INTRODUCCIÓN
PGI-89/WS/4
1.1 El propósito del presente estudio del RAMP es proporcionar a los archiveros
y muy particularmente a los encargados de planificar, ordenar y administrar
los servicios de preservación y conservación, una reseña de las técnicas
y de los procedimientos existentes junto con directrices y normas para la
selección e introducción de los que mejor se adapten a cada situación específica.
No pretende ser un manual de instrucciones para conservadores, y menos
aún un repertorio de las tecnologías de punta para directores de preservación
en países desarrollados; para esto, será necesario remitirse a los estudios
técnicos detallados enumerados en la bibliografía (Apéndice E).
1.2 Este estudio ha sido realizado teniendo muy presentes los problemas de
los países en desarrollo, especialmente los de las regiones tropicales. Se
toman en cuenta, por consiguiente, las dificultades con las que los archiveros
pueden toparse fundamentalmente -aunque no exclusivamente- en dichos países, a
saber:
a) documentos importantes que merecen y requieren tratamientos de conservación
o de preservación;
b) archiveros interesados por la conservación pero carentes de conocimientos;
c) falta de fabricación y provisión local de equipos y materiales de
conservación, así como de servicios de manutención (atenuada en parte
por la adaptación ingeniosa de los materiales disponibles);
d) condiciones climáticas adversas;
e) locales de almacenamiento inadecuados;
f) escasez de personal calificado;
g) escasez de fondos.
1.3 El estudio consta de cuatro partes; en la primera se esbozan los principios
generales de preservación y conservación de los archivos, se exponen las
diversas opciones de tratamiento y se proponen criterios de selección de los
tratamientos más propicios para cada caso particular. En la segunda parte, se
examinan los puntos pertinentes en la planificación, ordenación y provisión de
personal en un servicio de preservación y de conservación de archivos, incluyendo
la instalación de un taller y los costes previsibles. La tercera parte
consta de una síntesis de las tres etapas de un programa destinado a crear un
servicio de esta índole, y en la cuarta se hace el resumen de los puntos predominantes
de las dos primeras partes, bajo la forma de directrices.

PGI-89/WS/4 - pág. 2
PRIMERA PARTE: PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS:
DESCRIPCIÓN Y APLICACIÓN
2. DEFINICIONES, PRINCIPIOS Y NORMAS
2.1 Definiciones y terminología
2.1.1 Preservación
Es un término genérico para designar el conjunto de medidas necesarias
para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.
Abarca los aspectos gerenciales y financieros, el acondicionamiento de locales
de trabajo y de almacenamiento, la provisión de personal y la adopción de
políticas, técnicas y métodos destinados a salvaguardar el contenido del
archivo (ver también definiciones en 21, 22, 24).
2.1.2 Conservación
Se refiere a las políticas y prácticas que tienen por objeto específico
evitar, aplazar y reparar el deterioro y los daños sufridos por los documentos,
incluyendo la aplicación de métodos y técnicas activos y pasivos
(21, 22, 24).
2.1.3 Restauración y reparación
Comprende una amplia variedad de procedimientos activos de conservación
destinados a mejorar el estado físico de los documentos estropeados y restituirlos,
en la medida de lo posible, a su estado original. Los procedimientos
pueden ir desde la reparación de una hoja desgarrada, la reencuadernación de
un tomo o la supresión de una mancha, hasta la desacidificación, el reforzamiento
o el reapresto de un- documento (21, 22, 24). La restauración no incluye
en ningún caso el reemplazo de los tex£os o la información perdidos (ver punto
2.2.1 a)).
2.1.4 Terminología
Salvo indicación contraria, la terminología empleada corresponde a la del
Diccionario (21) y el Glosario (22) del CÍA.
2.2 Principios
2.2.1 Principios básicos de restauración y reparación
Para que la restauración y reparación de un documento no resulten contraproducentes,
es indispensable conocer la naturaleza exacta del documento y los
tratamientos que pueden aplicarse, los cuales deben responder a ciertos principios
básicos:
a) Ningún tratamiento debe suprimir, reducir, desvirtuar (por omisión,
alteración o añadidura) o encubrir el valor testimonial de un documento,
no sólo en cuanto al texto mismo, sino también a la estructura
física, en caso de que ésta posea en sí valor testimonial.
b) Ningún tratamiento debe alterar o debilitar el documento.

2.2.2 De aquí se desprenden otros tres principios:
PGI-89/WS/4 - pág. 3
a) El material de reemplazo debe ser, dentro de lo posible, idéntico,
similar o compatible con el material original.
b) El tipo y la importancia del tratamiento realizado debe quedar claramente
visible, lo cual no excluye que la reparación respete la estética
del original.
c) Ningún tratamiento debe ser irreversible ni tiene que dañar al documento.
No obstante, esto no excluye, en caso necesario, la aplicación
de ciertos procedimientos, tales como la limpieza o la desacidificación,
que nunca en la práctica se intentará oponer. Es preciso sopesar
los posibles efectos de un tratamiento por un lado, y la permanencia
del documento sin tratar por el otro, para determinar si se
justifica el empleo de tratamientos irreversibles como la copolimerización.
2.2.3 Documentación
Es necesario asimismo dejar constancia escrita de todos los tratamientos
llevados a cabo (53). Como mínimo, se deben registrar los datos siguientes:
a) identificación del documento;
b) estado del documento antes del tratamiento, incluyendo datos sobre su
composición (número de folios, etc.);
c) eventuales desmontajes previos al tratamiento;
d) orden cronológico de los diferentes tratamientos aplicados (durante
el tratamiento, esta medida sirve para evitar que los documentos se
traspapelen o pierdan);
e) materiales nuevos utilizados, incluidos adhesivos, aprestos, etc., y
reutilización eventual de materiales originales;
f) identidad del conservador ejecutor;
g) fechas de los tratamientos.
2.2.4 La manera en que esta ficha informativa se presenta queda a la
discreción de las autoridades locales, aunque una de. las formas más comunes
sea la combinación de un registro cronológico con datos básicos y una ficha
con todos los detalles de los tratamientos para cada documento, clasificados
según la categoría de archivo del documento (consultar el Apéndice D para
posibles formatos). Otra alternativa consiste en conservar junto con el documento
un resumen de los tratamientos aplicados, escrito sobre papel sin acidez.
Cuando se trate de un documento importante que exija reparaciones mayores,
conviene incluir fotografías del documento antes, durante y después del
tratamiento.

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2.3 Normas
2.3.1 Normas internacionales
No existen normas internacionales para la preservación y conservación de
los archivos. No obstante, la Organización Internacional para Normalización
(ISO) acaba de crear un subcomité de su comité técnico para la información y
documentación (ISO/TC 46/SC 10) cuya función es estudiar las características
físicas de los archivos y encargarse de:
a) la normalización de las especificaciones y de las técnicas de manipulación
de materiales utilizados en la información y la documentación,
incluyendo materiales otros que libros;
b) prácticas de conservación, incluyendo especificaciones ambientales,
etcétera.
c) especificaciones sobre la durabilidad de materiales;
d) aspectos de la producción de documentos, incluyendo la encuademación,
etcétera.
Su principal preocupación será la durabilidad del papel utilizado para
libros y archivos, aunque no constituya éste el único punto de estudio.
2.3.2 Hasta tanto no se establezcan normas internacionales, se aconseja
a los archiveros y conservadores que consulten los estudios del RAMP (incluidos
en el Apéndice E) y se atengan a las normas promulgadas en otros países
(6, 27, 28) o por establecimientos profesionales de conservación y archivo.
3. AGENTES DE DETERIORO Y DE DESTRUCCIÓN
3.1 Inestabilidad inherente
3.1.1 Oxidación
La oxidación es un proceso de deterioro natural producido por el aire en
toda materia orgánica. En condiciones ambientales idóneas, este proceso
resulta relativamente lento, pero se ve acelerado por ciertos agentes oxidantes,
tales como el ozono (que se forma en procedimientos xerográficos), el
dióxido de sulfuro, el dióxido de nitrógeno y los quitamanchas. Produce la
descomposición de la estructura de la fibra de celulosa en el papel y su debilitamiento
consecutivo. Los efectos son difíciles de identificar y difieren
poco de los ocasionados por la acidez, que constituye el principal factor de
deterioro de los documentos. Donde más visible resulta la oxidación es en el
acetato de celulosa de instantáneas, películas y micropelículas, manifestándose
en forma de manchas de oxidorreducción o "pudriciones rojas".
3.1.2 Acidez
Los materiales con celulosa están expuestos también al deterioro provocado
por la acidez inherente de sus componentes o proveniente de los materiales
empleados para su fabricación o de agentes contaminadores atmosféricos. Es
particularmente vulnerable el papel de pasta mecánica de madera con un alto
contenido de lignina o el papel consolidado con apresto de colofonia y alumbre.
El deterioro se ve acelerado por ciertos factores externos, tales como el
calor, la humedad, la luz, la contaminación química o el empleo de contenedores
acidificantes. El primer síntoma visible es una ligera descoloración, que

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paulatinamente pasa del amarillo al marrón. Al mismo tiempo, el papel pierde
resistencia y se va debilitando hasta el punto de desmenuzarse entre los
dedos. El nivel de acidez o de alcalinidad del papel se mide según su índice
de pH, determinado mediante una escala logarítmica que va de 0 a 14 y cuyo
punto neutro es el 7; toda cifra superior a 7 es índice de alcalinidad, mientras
que la cifra inferior significa acidez excesiva. El pH se puede medir por
colorimetría usando ciertos indicadores químicos (por ejemplo, cintas de Merck)
o, para mayor precisión, por métodos potenciométricos mediante electrodos.
3.1.3 Colorantes inestables
Algunos de los pigmentos contenidos en tintas, pinturas al agua, tinturas
de textiles, colorantes fotográficos, etc., son inestables y empalidecen o
alteran con el paso del tiempo. Estos procesos se aceleran con el efecto de la
acidez, el calor, la humedad y la luz, pero aun en la oscuridad algunas fotografías
o negativos en color pueden descolorarse. Algunos pigmentos, especialmente
con tintas de estilográfica o de puntas de fieltro, son solubles en agua
y deben fijarse antes de someterse a cualquier tratamiento con humectación.
3.1.4 Otras inestabilidades químicas
Existe una amplia variedad de otras inestabilidades químicas, como por
ejemplo, la descoloración o el manchado de fotografías mal reveladas, la des^
composición de las bases de nitrato en la celulosa en instantáneas y películas
viejas y la hidrólisis de película de poliéster.
3.1.5 Deterioro electromagnético
La mayor parte de las señales electromagnéticas (en cintas audio, vídeo o
de ordenador) sufren una paulatina pérdida de fuerza y pueden ser deliberada o
accidentalmente borradas, distorsionadas, sobreimpresas o sobregrabadas.
3.2 Factores ambientales
3.2.1 Temperatura y humedad
Los materiales de archivo deben estar al abrigo de condiciones extremas
de temperatura y humedad. La temperatura elevada acelera la velocidad de las
reacciones químicas, y asociada con una baja humedad relativa, debilita el
papel y seca los adhesivos. En presencia de una humedad relativamente alta,
fomenta la proliferación de los hongos, la emigración de los adhesivos, la
oxidación y la hidrólisis. Los cambios de temperatura y humedad o las alternancias
cíclicas bruscas y repetidas (entre el día y la noche o de una a otra
estación) conducen, entre otras alteraciones, a una inestabilidad dimensional.
3.2.2 Luz
La intensidad luminosa demasiado excesiva, ya sea de origen natural o
artificial y particularmente en el extremo azul del espectro (luz ultravioleta)
ocasiona la descoloración de los tintes y pigmentos (incluyendo colorantes
fotográficos) y acelera, mediante la fotoxidación, la descomposición de
la materia orgánica utilizada como soporte (por ejemplo, la degradación de la
lignina en el papel). Incluso intensidades luminosas moderadas pueden ser
nocivas si se mantienen durante periodos prolongados, aunque no siempre sean
continuos.

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3.2.3 Contaminación ambiental
La contaminación atmosférica -en particular el dióxido de azufre y los
óxidos nitrosos- proveniente de motores de combustión interna, hornos, centrales
eléctricas y otras fuentes industriales que utilizan combustibles fósiles
(carbón, petróleo, etc.) puede reaccionar con los componentes de los documentos,
acelerando el deterioro por acidez en el papel o las alteraciones de sustancias
químicas fotográficas (14, 54). También puede producirse un fenómeno
de contagio químico (de ácidos, peróxidos, sulfatos, etc.) entre: dos componentes
de un mismo documento (entre las tapas de la encuademación y las hojas
del libro), el contenedor y el documento (entre un sobre y el negativo que
contiene), un documento y otro (entre una foto mal revelada y una carta
adjunta) o entre materiales de construcción (pintura o polvo de hormigón) y
documentos.
3.2.4 Polvo y suciedad
El polvo y la suciedad pueden penetrar en las fibras del papel y provocar
alteraciones o abrasión de los documentos o los componentes. Son además portadores
potenciales de contaminadores químicos y de esporas de hongos susceptibles
de atacar los documentos. El polvo de hormigón suele ser muy alcalino, lo
que resulta tan dañino como la acidez excesiva.
3.2.5 Incendios, inundaciones y tormentas
Estos siniestros pueden ser originados por factores meteorológicos o por
causas locales o internas tales como incendios premeditados o accidentales y
cañerías rotas (ver punto 12.6).
3.3 Agentes biológicos
3.3.1 Hongos (moho) y microorganismos
Están presentes siempre en la atmósfera en estado latente, activándose
cuando las condiciones ambientales como la temperatura o la humedad elevadas
(una humedad relativa superior al 65% fomenta el crecimiento de hongos) son
propicias. Se nutren del papel y de otras sustancias orgánicas presentes en
los documentos, debilitándolos y dejando manchas que los desfiguran y pueden
incluso acabar suprimiendo la información (67).
3.3.2 Insectos
Estos también se nutren de las sustancias orgánicas que se encuentran en
los documentos: algunos de productos de celulosa (por ejemplo, el papel);
otros, de productos de origen animal (por ejemplo, adhesivos, pergaminos,
cueros). Los gusanos bibliófagos buscan el moho y es a raíz de esto que atacan
indirectamente el papel.
3.3.3 Otras alimañas
Los roedores son enemigos de los libros, puesto que los roen, anidan en
ellos y los ensucian. Los excrementos de animales y pájaros no sólo son
antiestéticos y corrosivos, sino que proporcionan alimento para hongos, insectos
y microorganismos que a su vez atacan los documentos.

3.4 Factores humanos
3.4.1 Daños accidentales
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La negligencia, una manipulación incorrecta o el trato descuidado figuran
entre las causas del deterioro de los documentos. El uso frecuente, por cuidadoso
que sea, conduce al deterioro y el fotocopiado es una causa mayor de
daño. En una encuesta internacional sobre archivos y bibliotecas realizada
recientemente se identificó el uso como principal factor de deterioro (10),
ocasionado por la manipulación y colocación descuidadas del documento, por su
traslado dentro del edificio o de un edificio a otro, y por un tiempo excesivo
de exposición. Por otra parte, las reparaciones menores realizadas por personas
sin capacitación con materiales inadecuados (por ejemplo, cinta autoadhesiva
tipo "Scotch" o "Sellotape") suelen empeorar el estado del documento.
3.4.2 Vandalismo
Esto incluye actos como el desgarrar, cortar, marcar o escribir sobre
documentos, desordenar conjuntos e incluso provocar incendios premeditados.
3.4.3 Robo
No es de ninguna manera infrecuente el hurto de documentos o de partes de
documentos con fines personales o lucrativos.
4. PRESERVACIÓN
4.1 Almacenamiento
4.1.1 Edificio
La primera medida, y la mejor, que puede adoptar el archivista para prolongar
la vida de los documentos, consiste en dotarse de locales de almacenamiento
en que las condiciones ambientales se mantengan estables mediante una
construcción apropiada o por medios artificiales (calefacción, deshumectación,
aire acondicionado), donde la ventilación y la circulación del aire sean suficientes
como para impedir la proliferación de los hongos, donde el aire esté
filtrado para eliminar la contaminación y el polvo, donde la intensidad luminosa
no sea excesiva (gracias, por ejemplo, a la instalación de persianas para
reducir la luz natural), donde los incendios puedan ser rápidamente detectados
y extinguidos y donde los riesgos de incendio, inundación y tormenta sean
mínimos. La temperatura debe mantenerse entre 15 y 22° y la humedad relativa
entre 35% y 65%, preferentemente inferior a 55%. Las oscilaciones cíclicas,
aun dentro de estos márgenes, deben limitarse cuando no se puedan suprimir del
todo (8, 11, 16, 28, 33, 62, 75). El piso ha de ser lo suficientemente sólido
como para soportar el peso total de los documentos.
4.1.2 Mobiliario de almacenamiento
El mobiliario debe ser sólido y resistente; las estanterías deben ser de
dimensiones acordes con el tamaño de los documentos; los anaqueles y las
estanterías deben ser químicamente inertes (inoxidables) e incombustibles
(metal en lugar de madera, superficies de porcelana cocida cuidadosamente
curadas y no pintadas). Conviene dejar espacio suficiente (15 cm) entre los
estantes inferiores y el piso para evitar los daños ocasionados por las pequeñas
infiltraciones y otro espacio similar por encima del contenido de las
estanterías superiores para permitir la circulación del aire. Si existen
problemas de ventilación, se desaconsejan las estanterías móviles (28, 33).

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4.1.3 Contenedores
Está comprobado que el uso de cajas y carpetas sin acidez para conservar
folios volantes y los legajos y embalajes para tomos encuadernados prolongan
considerablemente su vigencia de almacenamiento. Estos contenedores proporcionan
protección contra incendios, inundaciones, luz, alimañas, contaminación y
oscilaciones ambientales, incluso cuando no son de material sin acidez, aunque
en este caso conviene envolver los documentos en papel desacidificado para
protegerlos contra la acidez por contagio.
4.2 Aseo
4.2.1 Limpieza
La limpieza de los documentos y de sus contenedores a su llegada al
archivo, reiterada periódicamente (una vez al año como mínimo) para eliminar
el polvo y la suciedad, constituye la mejor manera de mantener las condiciones
de higiene de los locales. La limpieza con disolventes y el blanqueamiento
sólo deben ser llevados a cabo por profesionales, y los productos deben ser
cuidadosamente probados para cerciorarse de su inocuidad.
4.2.2 Supresión de componentes deletéreos
Debe suprimirse todo componente metálico oxidable, como grapas, alfileres
o clips. Las puntas sólidas de las cintas o cuerdas de los legajos deben ser
de plástico, y las carpetas con horquillas metálicas oxidables deben ser
reemplazadas por otras con horquillas inoxidables. Los documentos con componentes
químicamente activos deben colocarse separadamente o conservarse en
sobres de poliéster (fotografías, tapas acidificantes, etc.). Sólo los profesionales
deben intentar quitar las cintas autoadhesivas mediante disolventes
especiales.
4.2.3 Alisado
El alisado de documentos plegados se hace mediante presión o humectando y
colocándolos entre cartones sin acidez, previa intercalación de papel secante,
y en ningún caso con la aplicación directa de una plancha doméstica.
4.2.4 Embalaje
Es indispensable emplear materiales sin acidez. Como se señaló en el
punto 4.1.3, las cajas constituyen el medio más eficaz de embalaje, pero si no
es posible conviene guardar los documentos en carpetas o envueltos en papel
sin acidez y sujetarlos con cinta ancha de algodón no teñido (en lugar de hilo
o cuerda).
4.2.5 Manipulación
Es importante establecer directivas para el personal y los usuarios sobre
la manipulación correcta de los documentos, así como:
a) proveer carritos que faciliten el traslado de los documentos y sean
fáciles de maniobrar;
b) evitar el amontonamiento de documentos sobre los carritos, los escritorios,
los pisos, etc.;

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c) instalar mesas de trabajo idóneas para el personal y los usuarios y,
en caso necesario, atriles y soportes para los libros;
d) supervisar la manipulación de los documentos durante su fotocopiado.
4.2.6 Inspección
Los locales de almacenamiento deben ser inspeccionados periódicamente,
cerciorándose de que las condiciones ambientales son óptimas y de que no se
detecta la presencia de hongos, microorganismos, insectos bibliófagos o
alimañas.
4.3 Control de alimañas
4.3.1 Tratamiento de los locales
En caso de detectar la presencia de hongos, microorganismos, insectos o
alimañas en los locales de almacenamiento es imprescindible aplicar tratamientos
periódicos con los productos adecuados (71).
4.3.2 Tratamiento sistemático de nuevas adquisiciones
Cuando existe un problema endémico de hongos, microorganismos o insectos,
es conveniente eliminarlo mediante un método apropiado de desinfección antes
de que los documentos se almacenen. Esta medida, no obstante, resultará ineficaz
si los locales en los que tengan que ser conservados han sido ya contaminados
o cuando poseen condiciones que fomentan la contaminación.
4.3.3 Desinfectación
Cuando se detecte la presencia de hongos, microorganismos, insectos o
alimañas se procederá inmediatamente a la limpieza y desinfectación de los
documentos y de la zona infestada (no se aconseja usar aerosoles, puesto que
tienden a propagar la infestación) y erradicar la causa del problema, mejorando
las condiciones ambientales (por ejemplo, disminuyendo la temperatura y
la humedad relativa), reparando ventanas rotas o reponiendo pantallas en mal
estado. Se debe prohibir todo tipo de alimento o de bebida en los locales de
almacenamiento e incluso en todo el archivo. Ningún documento deberá volverse
a archivar hasta tanto no se haya eliminado la fuente de infestación.
4.3.4 Tratamientos posibles
Existen bastantes dudas en cuanto al mejor método de desinfectación. Los
que han sido practicados son los siguientes:
a) la fumigación: se requiere para ello una cámara de fumigación y los
productos químicos necesarios; el timol, el más utilizado durante
mucho tiempo, se considera hoy en día poco eficaz, mientras que el
óxido de etileno puede ser explosivo al contacto del aire y requiere
por lo tanto una cámara de vacío en buen estado de funcionamiento y
una manipulación extremadamente cuidadosa (33) (por otra parte, su
reacción y descomposición producen sustancias derivadas tóxicas y
nocivas para ciertos documentos);
b) la congelación: se realiza mediante un congelador doméstico acondicionado;
la temperatura de -18° C matará a insectos, larvas y huevos,
pero no a todo tipo de hongos;

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c) la radiación: se ha realizado en laboratorios, aunque difícilmente
esté al alcance de la mayoría de los establecimientos (57, 64);
d) condiciones ambientales: deben ser adversas a la proliferación de
hongos e insectos; esta medida es la más efectiva para eliminar el
problema.
4.3.5 Higiene y seguridad
Los métodos de desinfectación suelen ser nocivos para la salud y por ello
deberán ser aplicados por personal capacitado, con los equipos apropiados y
con arreglo a las normas prescritas por la ley o por el fabricante (ver punto
10.7).
5. RESTAURACIÓN Y CONSERVACIÓN ACTIVAS: MATERIALES TRADICIONALES
5.1 Papel
5.1.1 Características y propiedades
El papel es una materia orgánica cuyo componente principal es la celulosa.
En el papel fabricado antes de mediados del siglo XIX, dicha celulosa
provenía fundamentalmente del algodón y el lino -aunque también se utilizaban
otras fibras vegetales-, y las fibras eran largas y relativamente permanentes.
Se trataba de "papel de trapo" fabricado a mano o de papel imitación barba.
A partir del siglo XIX se empezó a usar cada vez más la pasta de madera y
se produjo la industrialización, fabricándose el llamado papel continuo (que
también puede obtenerse con pasta de algodón). Los métodos de fabricación son
múltiples y exigen cantidades variables de lignina. No es imposible fabricar
papel de pasta mecánica de calidad durable, pero las fibras tienden a ser más
cortas y el papel más acidificante, convirtiéndolo en más inestable que el
papel fabricado de manera tradicional. El papel de pasta mecánica de madera
(por ejemplo, el papel de periódico) es químicamente inestable y se descolora
rápidamente, pasando de un color amarillento al marrón oscuro, pudiéndose
debilitar e incluso desmenuzar bajo el efecto del deterioro por acidez, fenómeno
que se acelera con factores ambientales tales como la luz, el calor, la
humedad y la contaminación atmosférica.
5.1.2 Con el fin de reforzar el papel, de manera que pueda escribirse en
él sin desgarrarlo, la celulosa básica se consolida mediante aprestos y rellenos.
En épocas anteriores, el apresto consistía fundamentalmente en gelatina,
sustancia de origen animal que pierde con el tiempo cierta solidez, aunque no
se descompone, por lo que, como es natural, no deteriorará el papel. En procesos
más modernos se usa apresto de colofonia y alumbre, acidificante y que
contribuye al deterioro del papel, ya de por sí ácido. Los rellenos suelen ser
derivados de arcilla de China o de creta y poseen por lo tanto un elevado
índice de alcalinidad que contrarresta la acidez del papel o de la atmósfera.
El papel empleado en los documentos manuscritos y mecanografiados suele tener
un alto contenido de relleno, por lo que el deterioro por acidez los afecta
menos que a los libros de biblioteca, aunque los documentos reproducidos o
impresos, en especial en papel de periódico -e incluso los documentos manuscritos
o mecanografiados en papel de calidad inferior-, se pueden ver gravemente
afectados.

5.1.3 Desacidificación
PGI-89/WS/4 - pág. 11
Los métodos de reparación tradicional del papel no bastarán de por sí
para frenar el deterioro por acidez, proceso que sólo puede combatirse neutralizando
la acidez mediante un relleno alcalino constituido químicamente
(aunque una excesiva alcalinidad también resulta nociva para el papel y el pH
no debe ser superior a 9). No se debe llevar a cabo la desacidificación sin
comprobar previamente la estabilidad de tintas y pigmentos y de ser necesario
haberlas fijado. Existe una serie de técnicas de desacidificación:
a) desacidificación acuosa: el papel atacado se sumerge en una solución
o suspensión alcalina (procurando sostener los documentos frágiles),
o bien se cepilla con ella (se considera el bicarbonato de magnesio
el más eficaz) hasta haber neutralizado el ácido y una vez que el
valor del pH ha alcanzado un índice comprendido entre 7,5 y 9; las
reparaciones, el reapresto y el alisado del papel se llevan a cabo
después del tratamiento; este método ha hecho sus pruebas, pero se
proscribe para documentos muy frágiles y tiene la desventaja de ser
muy lento;
b) desacidificación hectográfica: se parece al proceso anterior, salvo
que el álcali se disuelve o suspende en un medio orgánico; puede
aplicarse por pulverización, lo que es menos eficaz que la inmersión
pero más rápido;
c) desacidificación en fase de vapor: aquí se recurre a sustancias químicas
en estado gaseoso, lo que facilita el proceso y resulta más
productivo que los métodos de inmersión, aunque tiene por desgracia
el inconveniente de que la mayoría de los gases son perniciosos para
la salud, por lo que se desaconseja su uso;
d) desacidificación masiva: estos métodos están siendo probados a título
experimental en diversos países; en todos ellos hacen falta instalaciones
costosas; en algunos casos se precisa una cámara de vacío, que
no encierra riesgos para tomos encuadernados pero sí para folios
sueltos, mientras que en otros casos son necesarios productos químicos
que representan un peligro para la salud y deben ser manejados
con suma cautela. Por lo general, se trata de métodos que sólo resultan
rentables cuando el volumen de trabajo es considerable (42).
5.1.4 Métodos de reparación tradicionales
Para aplicar los métodos tradicionales de reparación (ver lista detallada
en 5) es necesario utilizar papel nuevo, de buena calidad, imitación barba, de
peso y color similares al original. El papel se coloca de tal modo que el
"grano" esté paralelo al "grano" del original, sujetándose con agujas o
trazándose el contorno para obtener la forma exacta y luego desgarrándose
cuidadosamente -en lugar de cortarse- para que las fibras viejas y nuevas se
entretejan. Otra alternativa consiste en usar tejido "japonés" en vez de papel
corriente. Los principales tipos de reparación son:
a) el remiendo, consistente en encolar desgarramientos en el papel;
b) el relleno, en el que los orificios del original son cuidadosamente
cubiertos con pedazos de papel nuevo, haciendo uso de una caja luminosa
para trazar la forma exacta en el papel nuevo antes de desgarrarlo
y encolarlo;

PGI-89/WS/4 - pág. 12
c) el enmarcado, que es el proceso inverso, consistente en confeccionar
un marco para un folio cuyos bordes están estropeados;
d) el reforzamiento, en el que se encola el folio nuevo al dorso del
original, siempre que no haya texto, en cuyo caso, y cuando el texto
es breve, se pueden hacer "ventanillas" para permitir su lectura o
utilizar tejido "japonés" traslúcido. Si el original tiene orificios
o bordes en mal estado, esta técnica debe aplicarse asociándola a una
de las dos precedentes a fin de evitar que la diferencia de espesores
comprometa la reparación.
5.1.5 Tradicionalmente, se usa para la reparación de papel cola vegetal
sulfurizada (de arroz o almidón de trigo), con el añadido de pesticidas que
deben ser inocuos para los documentos, aunque actualmente se suelen emplear
colas sintéticas, que requieren mucho cuidado en el uso y cuya estabilidad
química y resistencia adhesiva deben estar ampliamente comprobadas.
5.1.6 La técnica de reparación con papel a mano se ejecuta por lo general
con el papel humectado, mientras que con tejido "japonés" el papel está
seco. El primer método tiende a eliminar parte del apresto original, siendo
necesario, una vez hecha la reparación, reaprestar y secar separadamente cada
folio (el planchado hará que los folios reaprestados se adhieran). Los documentos
de mayor tamaño pueden secarse adhiriéndolos ligeramente a una lámina
de nylon en una superficie de melamina laminada, en posición vertical o casi
vertical, de la que se desprenden una vez secos.
5.1.7 Laminación
El sistema de tratamiento en masa para reparar documentos de papel más
antiguo y más usado, incluso actualmente, es la laminación, cuya aplicación
requiere un mínimo de capacitación. No obstante, tiene el inconveniente de
añadir espesor al documento y contradice hasta cierto punto dos de los principios
de la reparación: el de similitud o compatibilidad de los materiales
empleados y el de la reversibilidad de la reparación. Hay dos tipos de laminación:
a) la laminación mecánica, en la que el folio dañado se coloca entre dos
tejidos recubiertos de un adhesivo termoplástico (se pueden colocar
en alternancia láminas separadas del adhesivo termoplástico entre el
documento y dos tejidos sin cola), aplicándose luego calor y presión
para que el "emparedado" se consolide (oponiéndose así a otro principio
de la reparación, a saber, que nunca debe hacerse nada potencialmente
nocivo para el documento). El procedimiento de Barrow no se
recomienda dado el riesgo que comporta para los documentos tratados;
existen ejemplos de documentos que se han deteriorado considerablemente
después de tratados, aunque parecería que, en algunos casos al
menos, la causa sería la acidez no tratada inherente al papel, acelerada
por la laminación. En consecuencia, la regla básica para este
método mecánico es la de comprobar previamente la presencia de acidez
en el papel y desacidificarlo en caso necesario antes de proceder a
la laminación. La técnica de Postlip-Duplex (o Langwell) emplea
temperaturas más bajas y menor presión, y el tejido es de fibra de
celulosa, lo que permite quitarlo cuando haga falta, pero dada la
incertidumbre en cuanto a la permanencia del papel laminado, el procedimiento
se recomienda únicamente para documentos de poco valor y
uso frecuente (ver Cuadro 1 a continuación del punto 8.3.2). La productividad
puede ser incrementada con las máquinas automáticas y
semiautomáticas actualmente disponibles;

PGI-89/WS/4 - pág. 13
b) la laminación manual es un procedimiento similar en el que no se
emplea el calor. Existen dos variantes:
i) la reparación florentina, en la que se utilizan para el "emparedado"
tejido "japonés", muy fino y traslúcido, y una cola
corriente como adhesivo para la reparación de papel. Este procedimiento
también puede aplicarse mecánicamente.
ii) la laminación con alcohol, que fue elaborada en los Archivos
Nacionales en Delhi, pero que no goza de aceptación universal.
El "emparedado" es de celulosa de acetato y de tejido de papel y
la consolidación se logra mediante la acción química de la acetona,
aplicada del mismo modo sobre la superficie con un paño que
no se deshilache (15).
5.1.8 Encapsulado
Esta técnica se elaboró como alternativa a la laminación sin la aplicación
de calor, presión o adhesivos. En este caso, el documento se inserta en
un sobre de película transparente e inerte de poliéster (por ejemplo,
"Mylar"). Al igual que sucede con la laminación, es preciso desacidificar
previamente. Para documentos poco frágiles se pueden usar sobres prefabricados,
pero en el caso de artículos delicados y desmenuzables es necesario ir
envolviendo el documento con un sobre fabricado a medida. Antiguamente se utilizaba
la cinta adhesiva de doble cara, pero se descubrió que el documento
corría el riesgo de deslizarse y entrar en contacto con el adhesivo. Con el
procedimiento de sellado térmico también se ponía en peligro al documento
(aunque en Estados Unidos se emplean actualmente sistemas modernos que parecen
seguros), pero la soldadura ultrasónica aparentemente eliminaría este riesgo.
Una alternativa más económica es la de coser a máquina las láminas de poliéster
con punto en zigzag. No hacen falta ni mucha capacitación ni gran habilidad
para realizar este trabajo, cuyo inconveniente, además de ser más laborioso
que la laminación y de añadir espesor a los documentos, reside en que la
atracción electrostática tiende a desconchar las tintas y pigmentos inestables
y desmenuzables y hacer que se adhieran a la película de poliéster; el encapsulado
no se recomienda para tales materiales. Este procedimiento puede ser
útil para archivar materiales distintos del papel (fotografías, textiles) y
para aislar materiales degradables intercalados con otros documentos.
5.1.9 Reintegración mecánica
En este método se utiliza la técnica de fabricar nuevo papel para obturar
orificios en el original. Se coloca el documento sobre una malla fina y se
sumerge en agua, añadiendo una lechada de celulosa (generalmente a base de
borra de algodón); se hace el vacío debajo de la malla, procurando escurrir el
agua a través de los agujeros del documento y dejando la lechada, que al
secarse forma nuevo papel, sostenida por la malla y rellenando los agujeros.
Existe una variedad de equipos para la reintegración mecánica, desde pequeños
aparatos manuales hasta grandes máquinas automáticas de funcionamiento continuo.
El inconveniente de este procedimiento es que sirve para rellenar orificios
pero no para reparar desgarraduras o para reforzar papel frágil (aunque
se puede consolidar durante el proceso). Esto significa que los documentos
requerirán tratamientos suplementarios, como la laminación o el encapsulado,
para permitir su manipulación. Por otra parte, al necesitar humectación, sólo
es practicable con tintas y pigmentos no solubles en agua. Sin embargo, es
compatible con la desacidificación acuosa. Para obtener resultados satisfactorios
con este método hay que conseguir que el espesor del papel reemplazante
sea idéntico al del original, siendo preciso poseer mucha habilidad y una
amplia experiencia en el diagnóstico del daño y en el cálculo de la cantidad

PGI-89/WS/4 - pág. 14
de lechada requerida (cálculos que pueden realizarse con dispositivos sensores
o sin ellos, resultando más sencillos cuando se trata de folios del mismo
tamaño). La productividad, aun disponiendo de costosas máquinas de funcionamiento
continuo, es bastante baja.
5.1.10 Exfoliación
Esta técnica es muy antigua y ha experimentado un resurgimiento últimamente,
en particular en Europa del Este. El tratamiento consiste en separar
lateralmente el folio frágil o estropeado que tiene texto en ambas caras y
que, por consiguiente, no puede ser reforzado, para formar dos folios de una
sola cara entre los que se intercala una hoja de reforzamiento. Esta técnica
es difícil y requiere capacitación y experiencia, por lo que no es muy productiva,
aunque sea más expeditiva que los métodos tradicionales de reparación.
5.1.11 Reforzamiento
Se están llevando a cabo experimentos para reforzar papel frágil impregnándolo
con monómeros y exponiéndolo a rayos gamma de poca intensidad con el
fin de crear polímeros químicamente fijados al papel. Ninguno de estos sistemas
de copolimerización ha pasado aún de la etapa experimental (74).
5.2 Encuademación
5.2.1 Restauración de encuademaciones
La reparación o el reemplazo de encuademaciones raras veces resulta rentable
a menos que se trate de una obra original cuya encuademación o contenido
posean un valor histórico o estético u otra cualidad intrínseca. En el
caso de que este tipo de restauración se juzgue oportuno, la encuademación
original debe ser desmontada únicamente lo suficiente como para reparar los
daños del contenido, procediendo después a la restauración respetando tanto el
estilo como los materiales primitivos. Este trabajo exige un alto grado de
especialización, muy superior al que posee un encuadernador normal, siendo
preciso consagrarle un tiempo y una dedicación considerables.
5.2.2 Encuademación
El método tradicional de compaginar folios sueltos para facilitar su
manipulación y evitar su robo o pérdida es la encuademación. Dada la diversidad
de dimensiones de los folios sueltos, a diferencia de las páginas emparejadas
de un libro impreso, esta tarea exige también un grado de especialización
superior al que posee el encuadernador normal. Hace falta aprender
determinadas técnicas, como la de la condensación, consistente en compensar el
tamaño de los folios y hacer que el tomo pueda abrirse con facilidad. Nunca
deben recortarse los bordes para emparejar, puesto que es un trabajo largo y
tedioso y se corre el peligro de que, con márgenes insuficientes -especialmente
en el reverso- el texto desaparezca en la ranura y resulte ilegible. En
algunos archivos se ha practicado un método alternativo de encuademación
usando adhesivos modernos y tapas corrientes. El procedimiento es semiautomático
y no precisa operadores altamente capacitados. Queda por ver si los tomos
así constituidos soportarán el pasaje del tiempo y la manipulación frecuente
para su consulta y fotocopiado. En China y Japón se practica un tipo de encuademación
consistente en plegar los folios, que están escritos por una sola
cara, para luego constituir los tomos pasando hilo a través de los márgenes de
las hojas plegadas.

5.2.3 Guardas v archivadores
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En esta técnica se recurre a guardas, o tiras de papel, del mismo peso
que los folios que constituyen el tomo. Cada folio se encola sobreponiéndolo a
su guarda y las guardas luego se alinean, perforan y atan entre cartones
preparados. Debe ponerse especial esmero en compensar papeles más pequeños
para que el archivo final tenga un espesor uniforme. Otra posibilidad consiste
en incorporar una guarda por medio de la laminación a máquina, empalmándola
sobre el papel y haciendo sobrepasar la parte laminada sobre la guarda. Este
procedimiento, salvo en caso de laminación, requiere capacitación y experiencia
y resulta muy laborioso, aunque lleve menos tiempo que la encuademación
propiamente dicha. Tiene la ventaja con respecto a la encuademación de permitir
la apertura total de las páginas y el fácil desmontaje del tomo en caso
necesario.
5.2.4 Encuademación con horquillas
Cuando los documentos han sido encapsulados, puede dejarse un margen
suficiente de poliéster para permitir la perforación y el montaje de los documentos
con encuademaciones a base de horquillas.
5.3 Pergaminos y vitelas
5.3.1 Naturaleza y propiedades
El pergamino se fabrica a partir de la piel de animales, generalmente
ovejas o cabras, preparada de tal manera que se pueda escribir sobre ellas con
tinta. Se encuentran en gran cantidad en los archivos medievales de Europa
Occidental, aunque también en épocas más recientes y geográficamente más
amplias en lo concerniente a documentos de índole formal o solemne. El pergamino
posee un cierto "grano", proveniente de una reestructuración de las
fibras naturales a raíz de la tensión a la que se someten durante el curtido,
y las dos caras presentan características diferentes: una "hirsuta" y otra
"carnosa". Algunos pergaminos se separan por razones de economía o de maleabilidad.
La vitela se obtenía a partir de la piel de ternera (no existe una
palabra específica en muchos idiomas), siendo más pesada y empleándose en los
manuscritos y documentos importantes y en las encuademaciones y tapas.
5.3.2 Métodos tradicionales de reparación de pergaminos
Las técnicas aplicables para reparar los pergaminos son análogas a las
descritas para papel común en el punto 5.1.4. Debe usarse pergamino nuevo, de
espesor y color similares, con un "grano" semejante y respetando las dos caras
-"hirsuta" y "carnosa"- del original. Las principales diferencias con el papel
radican en que, en el caso del pergamino, se debe cortar y no rasgar, refilando
cuidadosamente los bordes de la cara carnosa para dejar una pequeña
solapa, trabajándose en seco (aunque a veces, cuando el documento está reseco,
haga falta humedecerlo hasta alcanzar un índice de 55% HR). Se exige un grado
de especialización y una experiencia idénticas a la reparación de papel, tratándose
de un procedimiento largo y laborioso.
5.3.3 Reforzamiento de pergaminos
Se pueden reforzar documentos en pergamino adhiriendo otro nuevo pergamino
al dorso cuando- no haya texto en éste. En caso contrario se pegará por
encima del pergamino una fina gasa de seda (producto de origen animal), que
constituye un material de reforzamiento habitualmente usado en estos casos,
aunque puede hacer que sea difícilmente legible el texto. Otro producto alternativo,
obtenido a partir de la vejiga de pescado, es la película de batihoja.

PGI-89/WS/4 - pág. 16
Una técnica más moderna consiste en emplear una capa de colágena reconstituida,
también de origen animal (usada para fabricar el pellejo de las salchichas).
Este producto es más económico que la película de batihoja y se mezcla
mejor con el pergamino que la seda, con menos pérdida de legibilidad.
5.4 Otros soportes tradicionales
Además del papel y el pergamino, se han utilizado otros muchos soportes a
lo largo de las distintas épocas y por diferentes sociedades. Entre ellos se
incluyen el papiro, la corteza de abedul, las hojas de palmera, la madera, el
marfil, la arcilla y la piedra. La conservación de esos materiales exige un
nivel de capacitación equiparable al que se necesita para el papel, el papiro
y la encuademación, y no debe llevarse a cabo sin los debidos conocimientos y
experiencia. Por lo general puede obtenerse asesoramiento sobre la conservación
de este tipo de materiales en el país de origen, a menudo dentro del
marco de los museos.
5.5 Sellos
En muchas épocas y muchas sociedades se utilizaron sellos para autentificar
documentos. Son variables tanto en cuanto a la forma (colgantes, de uno o
dos lados, aplicados, estampados) como a los materiales que los componen
(plomo, cera, laca, tinta). La reparación de los sellos colgantes y aplicados
constituye un trabajo altamente calificado y no debe ser llevado a cabo por
aficionados. Cuando no se posea la competencia requerida, el mejor método para
impedir daños y manipulaciones inútiles es envolver delicadamente los sellos
con guata de celulosa, cuidando de que no se despeguen del documento. Los
sellos estampados pueden tener tintas o pigmentos solubles en agua, por lo que
hay que tener sumo cuidado al aplicar procedimientos de humidificación.
6. PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE MATERIALES NO TEXTUALES
6.1 Instantáneas
6.1.1 Naturaleza y propiedades
Aunque la fotografía existe desde hace casi un siglo y medio, sólo en
fecha reciente -con la excepción de ciertas colecciones especializadas- se ha
despertado el interés por la preservación de los documentos fotográficos,
particularmente los contenidos en archivos (2, 25, 29). Las fotografías presentan
problemas especiales debido a que constituyen objetos complejos que
sólo tienen en común el poseer dos o más elementos, incluyendo un soporte o
una base (que puede estar hecho de diversas materias), un ingrediente químicamente
activo (generalmente plata metálica en el caso de fotografías en blanco
y negro) que reacciona a la luz para formar imágenes, y algo para sujetar el
conjunto (excepto en el caso de colotipos y daguerrotipos). Cada uno de estos
elementos puede reaccionar de manera diferente no sólo en función de las
condiciones ambientales, la contaminación química y la manipulación, sino
también de los tratamientos a que se sometan para conservarlos. Estos tratamientos
deben por consiguiente ser aplicados por especialistas experimentados
capaces de identificar los procesos fotográficos específicos en cada caso y
determinar los respectivos tratamientos. La manera más segura de tratar los
documentos fotográficos suele consistir en guardarlos individualmente en
envoltorios químicamente inertes (exentos no sólo de acidez sino también de
sulfuro y de peróxido; los envoltorios de papel cristal no se recomiendan
actualmente) o bien encapsularlos en película de poliéster y preservarlos en
la oscuridad y en condiciones ambientales óptimas (cuanto más baja sea la
temperatura, mejor; la humedad relativa oscilará entre el 30% y el 50%).

6.1.2 Negativos fotográficos
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Estos pueden tener diversos tipos de base transparente, por lo general el
vidrio, el acetato de celulosa y el poliéster (tereftalato de polietileno).
Estas bases poseen una estabilidad variable (ver puntos 3.1.1 y 3.1.4). Los
daños a los negativos suelen ocasionarse por medio de la rotura (en el caso
del vidrio); por deterioro o deformación de la capa de emulsión a raíz de las
transformaciones dimensionales sufridas por la base y la emulsión y provocadas
por las alternancias cíclicas de las condiciones ambientales, lo que puede
llegar a resquebrajar la emulsión y la imagen e incluso a separarlas de su
base; o por deterioro químico sufrido por la imagen como resultado de un revelado
inicial mal hecho, la contaminación química ambiental o un fenómeno de
contagio por sustancias provenientes de los envoltorios o de otros artículos
con los cuales los negativos han estado en estrecho contacto. Los negativos de
instantáneas con base de nitrato de celulosa (químicamente inestable y muy
inflamable) son menos comunes que las películas con la misma base. También
pueden encontrarse negativos con base de papel. Los tratamientos activos de
conservación de negativos, como el reprocesado o el traslado de una emulsión y
una imagen de una base dañada a otra nueva, deben ser llevados a cabo exclusivamente
por profesionales en la materia.
6.1.3 Positivas
Lo más frecuente en el caso de positivas es que su base sea de papel,
aunque pueden encontrarse otras materias, como el metal, en antiguos procesos
de revelado o el vidrio en el caso de diapositivas. Al igual que sucede con
los negativos, los daños más corrientes son el deterioro o la distorsión de la
emulsión y de la imagen y las alteraciones químicas provocadas ya sea por un
revelado mal hecho, ya sea por contaminación atmosférica o por impurezas en el
papel o, más frecuentemente, en los bordes de las fotos o en los álbumes fotográficos,
ya sea por el contacto con otros materiales archivados (por ejemplo,
el papel de periódico) o con contenedores (sobres, cajas, etc.) fabricados con
material de baja calidad. Es posible detener, aunque no revertir (ver 2), el
proceso de deterioro químico eliminando los bordes o sacando las fotos de los
álbumes, siempre que no se corra el riesgo de dañarlas o de perder su valor
testimonial. (Es evidente que, cuando los materiales asociados de los cuales
han sido separadas las fotos forman parte integrante del documento, habrá que
mantener vinculadas ambas partes mediante remisiones en listas o inventarios).
Los tratamientos deben ser llevados a cabo únicamente por conservadores fotográficos
experimentados.
6.1.4 Fotografías en color
Puede tratarse aquí de negativos, positivas, transparencias y diapositivas
"directas" o positivas "directas" ("Polaroid"). Los delicados y sensibles
colorantes que se utilizan para estas imágenes son mucho menos estables
que las sales de plata que se encuentran en las instantáneas en blanco y
negro, siendo esencial archivarlas en un medio ambiente estable y a temperaturas
que no deberían rebasar los 5 o C, con una humedad relativa estable que
oscile entre el 30% y el 50%. Resulta en general prácticamente imposible
aplicar cualquier tratamiento y la reproducción suele ser la única alternativa
para salvar ejemplares en estado avanzado de deterioro.
6.1.5 Microformas
Se trata de una versión de las instantáneas en la que la serie de imágenes
se sostiene sobre un soporte transparente (acetato de celulosa o poliéster
-ver puntos 3.1.1 y 3.1.4 para problemas de estabilidad-) en forma de rollo
(micropelícula) o lámina (microficha). El material usado en algunas de las

PGI-89/WS/4 - pág. 18
primeras micropelículas fue el nitrato de celulosa, en cuyo caso debe hacerse
una copia y destruir el original (ver punto 6.2.1). En todas las microformas,
antiguas y modernas, la imagen está formada por una emulsión de gelatina de
plata, expuesta a los mismos tipos de daño y deterioros que otras fotografías
con sal de plata. Actualmente, las diazocopias y las microformas vesiculares y
electrofotográficas ("borrables") son tipos de reproducciones corrientes, con
el inconveniente de que tienden a reaccionar mal ante altas intensidades
luminosas y no son convenientes para una preservación duradera. El tratamiento
de microformas suele limitarse a reemplazar las bobinas metálicas de mala
calidad y los contenedores inestables por otros inertes, manteniendo el
archivo en condiciones ambientales idóneas (26), lejos de materiales hechos de
papel y que son susceptibles de desprender vapores de peróxido. Es posible
lavar cuidadosamente las microformas sucias o engomadas, aunque los tratamientos
químicos son poco recomendados.
6.1.6 Documentos de oficina
Han sido numerosos y variados los procedimientos para copiar documentos
de oficina, ya sea directamente a partir de los originales o imprimiéndolos a
partir de copias de microformas. El más antiguo es el mimeógrafo, caracterizado
por la pésima calidad del papel y la escasa estabilidad de las tinturas.
El procedimiento más primitivo es la reproducción fotostática (término
empleado a menudo de manera vaga e incorrecta para todas las fotocopias),
consistente en un proceso fotográfico que, con un revelado y archivo correctos
(cosa desgraciadamente poco frecuente), produce copias relativamente duraderas.
El proceso más reciente de reproducción electrostática o xerográfica
(conocido a veces con el nombre de marca "Xerox") es potencialmente duradero a
condición de que la máquina se conserve en buen estado, que el color modificador
haya sido correctamente ajustado y fusionado y que el papel sea de calidad
superior. Entre estos dos sistemas, no obstante, ha habido una larga serie
intermedia, como, por ejemplo, el termofax y el verifax, que han producido
copias muy inestables debido a la baja calidad de los materiales, la fijación
insuficiente de las imágenes y la sensibilidad del papel cuché a la luz y el
calor. La única manera de preservar el contenido de estas reproducciones es
volver a copiarlas mediante un sistema más eficaz (69). Han aparecido en fecha
reciente fotocopiadoras en color, desconociéndose aún la permanencia de las
reproducciones.
6.2 Imágenes móviles
6.2.1 Películas
Las películas cinematográficas presentan los mismos problemas que las
instantáneas, a los que suman los ocasionados, desde los años treinta en
adelante, por la existencia de las bandas sonoras. El material usado para
películas de 35 mm realizadas antes de 1951 era generalmente a base de nitrato
de celulosa, sumamente inflamable e incluso explosivo. Deben archivarse en
cámaras especiales y el único tratamiento posible es copiarlos sobre un material
seguro y destruir los originales. Posteriormente, las películas de 35 mm
y 16 mm se realizaron con material de "seguridad" -acetato de celulosa- y
presentan menos dificultades. Las primeras películas en color ("Technicolor")
eran relativamente estables, pero los nuevos procesos utilizados entre 1950 y
1970 son menos resistentes y las películas de esa época deben archivarse en
condiciones térmicas especiales (temperaturas bajas). Los tratamientos de
conservación de las películas son poco prácticos y sólo se justifican en casos
particulares. La única solución en caso de deterioro o de daño es una manipulación
y un almacenamiento cuidadosos o, cuando el deterioro es demasiado
importante, la reproducción (35, 45).

6.2.2 Documentos videográficos
PGI-89/WS/4 - pág. 19
Constituyen una forma nueva de registrar imágenes móviles acompañadas de
sonido, lo que se logra grabando cargas eléctricas sobre una cinta magnética.
Se hallan expuestos al desgaste, a los daños ocasionados por maquinaria mal
cuidada o a condiciones ambientales adversas que pueden provocar la desunión
del material electromagnético de registro, de la base de poliéster, y del
cásete (generalmente de uretano de poliéster, que se hace pegajoso a temperaturas
y humedades relativamente elevadas). Parecería también que con el tiempo
las señales electromagnéticas se van debilitando y que pueden verse afectadas
por una interferencia electromagnética externa. Es esencial crear un medio
ambiente propicio y manipular con cuidado el material; de otro modo, sólo
queda la alternativa de la reproducción, lo que puede ser difícil cuando los
equipos de grabación originales envejecen y acaban siendo inutilizables.
6.3 Grabaciones sonoras
6.3.1 Discos audio
Las primeras grabaciones se realizaron en carretes de cera o de laca,
aunque a veces se encuentran en los archivos discos de cera y de metal (discos
matrices). No obstante, la forma más corriente de grabación sonora ha sido,
hasta fecha muy reciente, el disco, hecho originariamente de laca hasta la
década del 50, utilizándose a partir de entonces el plástico, menos frágil que
la laca, pero más propenso a las rayas y al alabeo. Pueden variar las dimensiones,
la velocidad de reproducción y los métodos de grabación (acústicos y
eléctricos), pero la tecnología básica suele ser la misma. Los materiales son
generalmente muy estables (aunque no son raras las "pérdidas" del plastificante
en los discos); en cambio, son frecuentes los daños debidos a malos
tratos (rayas o rotura), al uso de tocadiscos de mala calidad o en mal estado,
al desgaste o al descuido en la manera de guardarlos (alabeo). La reproducción
es la única medida práctica de preservación, en la medida en que el dispositivo
de lectura esté aún disponible para escuchar el original (35).
6.3.2 Cintas audio
Se trata de cintas de poliéster con revestimiento magnético contenidas en
un cásete. El revestimiento magnético recibe y retiene una carga eléctrica que
puede ser reproducida a los efectos de recrear el sonido. Existen variaciones
en cuanto al número de pistas en cada cinta y a la velocidad de grabación y de
reproducción. Los problemas son los mismos que para las cintas videográficas
(ver punto 6.2.2) y la duplicación es el único medio de preservación, en la
medida de la disponibilidad de los equipos.
6.4 Discos legibles a máquina
6.4.1 Soportes magnéticos
Con el sistema ya bien instaurado de grabación de datos informáticos se
recurre a un soporte magnético, que puede presentarse en forma de cinta o
disco, con características similares a las de los registros videográficos (ver
punto 6.2.2) y a las de las cintas audio (ver 6.3.2). Hace falta para su
preservación el almacenamiento apropiado, un trato cuidadoso y, si no existe
otra alternativa, la duplicación sistemática.

PGI-89/WS/4 - pág. 20
6.4.2 Discos ópticos
La técnica más reciente consiste en utilizar los rayos láser para la
lectura de discos grabados con datos codificados digitalmente, ya se trate de
discos para ordenador, de registros videográficos o de grabaciones sonoras.
El procedimiento está aún en pleno desarrollo, por lo que no existen normas
para los dispositivos de grabación y reproducción, aunque constituye un sistema
sumamente compacto que ofrece la ventaja potencial de una conservación
más duradera de datos digitalmente codificados que la que permiten las cintas
magnéticas vídeo, audio o informáticas y los discos magnéticos.
7. COPIAS DE SUSTITUCIÓN
7.1 Utilidad
7.1.1 Alternativa a los tratamientos de conservación
El reemplazo por una copia sustitutiva de un original que está en estado
avanzado de deterioro o de descomposición, o cuyo deterioro resulta previsible,
puede representar la única solución cuando la restauración no es viable
por razones de prioridad, de coste, de falta de capacitación o de inexistencia
de tratamiento adecuado. Después de realizada la copia, el original se puede:
a) conservar cuidadosamente en algún envoltorio neutro y archivar en
condiciones ambientales óptimas hasta tanto se descubra un tratamiento
económicamente viable; este sistema es particularmente apropiado
para documentos estropeados, pero también puede servir para
detener o retrasar el deterioro de documentos cuyo estado de descomposición
aún lo permita;
b) dejar tal como está, con la esperanza de que se descubra algún tratamiento
económicamente viable antes de su descomposición total;
c) destruir, opción ante la cual la mayor parte de los archiveros se
muestra reacio, pero que puede constituir la única medida lógica
dadas las circunstancias, siendo a menudo consecuencia inevitable
de b).
7.1.2 Después de tratamiento
En otros casos, puede resultar necesario, después de someter el original
a tratamiento, realizar una copia para su uso como referencia. Las razones
para este recurso son:
a) el valor intrínseco del original, que justifica su tratamiento pero
que debe preservarse de mayores daños o deterioro, usándose la copia
para su consulta;
b) el contenido del documento, que posee un considerable valor informativo,
pero cuyo estado de deterioro excluye la posibilidad de
copiarlo sin tratamiento previo.
7.1.3 Para impedir el deterioro del original
La reproducción constituye una medida preventiva para evitar que el documento
sano aunque frágil se estropee debido a un uso frecuente o descuidado;
el original debe archivarse en condiciones apropiadas.

7.2 Diferentes tipos de copias
7.2.1 Facsímiles
PGI-89/WS/4 - pág. 21
En el caso de un documento individual de gran valor intrínseco (un manuscrito
antiguo, la constitución nacional de un país o la holografía de una
carta escrita por un personaje célebre), el mejor sustituto es un buen facsímil.
No obstante, para lograrlo, se requiere una cámara fotográfica especial
o, al menos, muy buena y el material necesario para obtener fotografías de
color de alta calidad e incluso, si se trata de una reproducción múltiple,
para la impresión en color. Todo este material es a menudo muy costoso, por lo
que suele ser preciso confiar el documento a algún estudio fotográfico donde
existen las condiciones ambientales idóneas y se emplean las técnicas apropiadas.
Si se trata de un volumen encuadernado, puede ser preciso desencuadernarlo
y separar las hojas para obtener los mejores resultados, aun cuando no
sea necesario para el tratamiento. Los negativos y las matrices deben a su vez
conservarse en condiciones óptimas para no tener que volver a realizar el
proceso de reproducción.
7.2.2 Fotografías
Cuando no se justifica el coste de un facsímil en color, la copia en
blanco y negro puede ser suficiente para usarla como referencia. No es preciso
que la copia tenga el tamaño del original cuando éste se conserva y el objetivo
sea evitar su deterioro. Las transparencias en color pueden constituir un
método de sustitución conveniente £ ''ra documentos en los cuales el color tiene
importancia, como en el caso de mapas, planos, carteles o croquis topográficos.
Los negativos y las matrices deben ser conservados y catalogados adecuadamente.
7.2.3 Copias xerográficas
Este método para obtener copias en blanco y negro de tamaño original es
más económico que la fotografía. Constituye la mejor manera de reemplazar en
archivos modernos documentos u otro material deteriorados e inestables. Se
pueden archivar series de positivas (como se explicó en el punto 5.2.3) entre
cartones neutros para crear volúmenes sustitutivos. En el caso de copias
directas, hará falta utilizar papel estable, una máquina limpia y en buen
estado y el color modificador (toner) recomendado por el fabricante (69). El
personal debe saber cómo manipular los documentos durante la reproducción. Hay
que evitar en lo posible la reproducción de tomos encuadernados, ya que la
presión aplicada puede dañar tanto la encuademación como el papel.
7.2.4 Microformas
El método más económico de reproducción es la microcopia, en forma de
micropelícula o de microficha, siendo al mismo tiempo mucho más económico que
cualquier tipo de conservación activa. Es necesario archivar el negativo original
(para lo que se empleará gelatina de plata y película de poliéster), con
arreglo a las normas internacionales de revelado, almacenamiento y preservación
no usándolo nunca como referencia, sino exclusivamente para hacer copias
que sirvan de matrices intermediarias o copias de consulta (4, 18). Se pueden
obtener microformas de documentos en color que corren el riesgo de deteriorarse
con un uso excesivo, sin que sean duraderos ni puedan considerarse como
sustitutos de originales deteriorados.

PGI-89/WS/4 - pág. 22
7.2.5 Tomas de imágenes por medios electrónicos
Esta nueva técnica se basa en la combinación de tecnologías fotoeléctricas,
informáticas y ópticas que permiten la exploración de un documento matriz
y la reducción de las características (blanco-negro o rojo-azul-verde) de segmentos
diminutos de dicha matriz (llamados "pixels" = elementos de imagen) a
un código electrónico, que puede grabarse en un soporte magnético o un disco
óptico, para ser luego proyectado en una pantalla o impreso. También es posible,
mediante esta técnica, realzar la calidad de las imágenes empalidecidas o
incompletas, habiéndose empleado para restaurar instantáneas y películas deterioradas
y para reemplazar documentos originales en papel manchados o empalidecidos.
7.2.6 Transferencia de información
Cuando se trata de rescatar solamente la información contenida en algún
documento, y no el original en sí mismo, se justifica plenamente la transferencia
de dicha información mediante la reproducción. Cuando el documento está
en estado avanzado de deterioro, éste puede ser el único medio de preservar la
información que contiene. Todos los procesos anteriormente descritos constituyen,
hasta cierto punto, una transferencia de información, pero son medios de
conservar un documento individual o una serie de documentos que se encuentren
dañados o deteriorados o que corran algún riesgo a raíz de un uso excesivo.
Algunos documentos están destinados a perecer y deben ser copiados en cuanto
llegan al archivo. Una alternativa es la de realizar las copias sobre el mismo
soporte que el original (en cuyo caso será necesario volver a copiar en
momento oportuno), especialmente en el caso de grabaciones sonoras, videográficas
e informáticas, que deben al menos ser transferidas a cintas nuevas de
calidad comprobada y "archivable" (lo que no significa que sea "permanente" en
este contexto). La transferencia de algún tipo de soporte a otro de características
similares (como por ejemplo, las casetes audio a cinta magnética de
carrete, los discos flexibles a cinta magnética de ordenador, la película de
nitrato a película de "seguridad") o incluso de características diferentes
(transferencia a discos ópticos, por ejemplo) es una posibilidad que no debe
excluirse. Documentos en otros formatos que corren el peligro de deteriorarse
también pueden ser sistemáticamente transferidos a otro soporte para su uso
inmediato o como reserva (discos fonográficos a cinta sonora, negativos sobre
vidrio a película negativa).
SEGUNDA PARTE: PLANIFICACIÓN, EQUIPO Y PROVISION DE PERSONAL
EN UN SERVICIO DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN
8. ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN
8.1 Evaluación de las necesidades
8.1.1 Estudios sobre la preservación y la conservación
La manera más efectiva de encarar los problemas de preservación y conservación
es elaborar un programa de conservación basado en el estudio sistemático
del edificio y de su contenido. Las directivas para llevar a cabo dicho
estudio están dadas en un informe separado del RAMP (13), y no se detallarán
aquí.

8.1.2 Niveles de investigación
PGI-89/WS/4 - pág. 23
El estudio debe identificar los problemas de preservación y de conservación
a los siguientes niveles:
a) el edificio en su conjunto (por ejemplo, condiciones ambientales
insatisfactorias);
b) un sector determinado del edificio (por ejemplo, la presencia de
insectos o de moho);
c) los daños sufridos por una colección de documentos (por ejemplo, el
deterioro ácido ocasionado por los componentes mismos);
d) los problemas inherentes a un documento aislado (por ejemplo, los
daños causados por el uso abusivo y descuidado).
Por lo general resulta poco viable examinar cada documento individualmente,
aunque lo aconsejable sea tomar muestras de cada colección para identificar,
por un lado, los problemas globales y, por otro, el índice de recurrencia
de problemas individuales, lo que puede justificar el examen de los
documentos uno por uno.
8.1.3 Verificación reiterada
No puede aceptarse sin más la estabilidad de las condiciones de un
archivo, debiendo examinarse el edificio una vez al año, y su contenido por lo
menos una vez cada diez años, con el fin de detectar los nuevos problemas o
los que se presentan insistentemente y determinar el grado de deterioro que
pueden haber sufrido los documentos no tratados entre una inspección y otra.
Además, es importante dejar constancia del estado de cada nueva adquisición,
tomándolo en cuenta en el programa. Los documentos consultados se someterán a
un examen de rutina con el fin de detectar los nuevos problemas que pueden
presentarse o la evolución del deterioro.
8.2 Determinación del tratamiento apropiado
8.2.1 Estado del edificio
El estado del edificio puede ser tal que sea necesario trasladar la totalidad
de su contenido a otro inmueble que esté en mejores condiciones o mejorar
el medio ambiente en el que se archivan los documentos (instalando, por
ejemplo, humidificadores o deshumidificadores portátiles) y solucionar problemas
específicos (desinfectación y desinfección). Es imprescindible instaurar
un régimen de aseo cotidiano y meticuloso.
8.2.2 Medidas relativas al contenido
Existe una amplia gama de opciones:
a) tratamientos tradicionales completos de conservación;
b) reparaciones menores;
c) tratamientos masivos;
d) sustitución;
e) colocación en contenedores sin acidez;

PGI-89/WS/4 - pág. 24
f) denegación del acceso a los documentos que requieran algún tratamiento;
g) abstenerse de toda iniciativa.
8.2.3 Criterios de selección. El archivero debe tener en cuenta tres
aspectos:
a) el valor, tanto intrínseco (vale decir, monetario o testimonial) como
informativo (vale decir, la cantidad y la calidad de la información
que contiene) de la colección o del documento. En Estados Unidos el
valor intrínseco abarca ambas categorías (77);
b) la frecuencia en el uso real o potencial, de la colección o del documento
(lo que dependerá en cierta medida del valor informativo,
aunque uno y otro no sean necesariamente idénticos);
c) los gastos involucrados en cada opción.
Una vez determinados el valor y el uso relativos, el archivero puede
elegir la opción conveniente consultando el Cuadro 1. Cabe observar que la
elección de una opción principal no excluye la adopción de otra secundaria
(por ejemplo, el documento que ha sido sometido a tratamiento tradicional
completo puede luego transferirse a micropelícula para su uso y consulta,
evitando así una reincidencia de los daños reparados).
8.3 Fi.jación de prioridades
8.3.1 Edificio
Suele ser prioritaria la resolución de problemas.que afectan al edificio
en su totalidad o parcialmente, dado que redundará en beneficio de todo o de
buena parte del contenido. Siempre es prioritario resolver cualquier problema
que pueda extenderse o agravarse si no se remedia rápidamente, como, por ejemplo,
las infiltraciones a través del techo o de las cañerías o la propagación
de hongos, insectos o alimañas.
8.3.2 Contenido
Debe elaborarse un programa sistemático de los tratamientos requeridos,
dándose prioridad a colecciones enteras antes que a piezas aisladas, aunque
los documentos de alto valor intrínseco o muy en boga pueden constituir excepciones
a esta regla. Al fijar las prioridades en la elaboración del programa,
se tendrá en cuenta el valor y el uso (real o potencial), y también la urgencia
de tratamiento. Es el archivero el que debe determinar el valor y el uso,
mientras que al conservador le incumbirá la decisión sobre la urgencia del
tratamiento. Un método sencillo para establecer una escala de prioridades
consiste en asignar puntos de uno a cinco para el valor y el uso y de uno a
diez para la urgencia del tratamiento. La suma total de puntos, asociándola al
Cuadro 1, dará una idea de las prioridades.

CUADRO 1: OPCIONES DE TRATAMIENTO
VALOR
PGI-89/WS/4 - pág. 25
Alto Intermedio Bajo
Restauración Reparaciones Reemplazo
y reemplazo menores y para referencia
Frecuente para referencia reemplazo para o laminación
referencia o
USO REAL encapsulado
0
Restauración Reparaciones Conservación
POTENCIAL Intermedio menores o
encapsulado
pasiva
Infrecuente Reparaciones Conservación Ninguna medida
menores pasiva o destrucción
9. INSTALACIÓN DE UN TALLER
9.1 Construcción
Ya se trate de locales construidos ad hoc o de dependencias acondicionadas,
hay que tomar en cuenta una serie de factores para la construcción de los
talleres adecuados.
9.1.1 Solidez de los pisos
Los pisos deben ser lo suficientemente sólidos como para soportar el peso
del material a instalar, teniendo en cuenta que algunos equipos y maquinarias,
tales como prensas, guillotinas y cámaras de fumigación, son bastante pesados.
9.1.2 Luz
Es fundamental que haya luz natural, pero debe evitarse la incidencia
directa de luz solar, por lo que, según se trate del hemisferio norte o del
hemisferio sur, la orientación debería ser, respectiva e idealmente, hacia el
norte y hacia el sur. Cuando no puedan reunirse estos requisitos o en el caso
de zonas tropicales en donde ninguna de las dos orientaciones es ideal todos
los días del año, lo aconsejable es instalar persianas externas o pantallas
internas. La luz artificial debe ser buena sin ser demasiado fuerte, y hay que
tamizarla mediante filtros de rayos ultravioletas que habrá que cambiar periódicamente.
9.1.3 Altura
Debe quedar espacio suficiente entre los equipos y el cielorraso.

PGI-89/WS/4 - pág. 26
9.1.4 Medio ambiente
Deben darse en los talleres las mismas condiciones ambientales que en los
archivos, cuyas normas ideales han sido detalladas en el punto 4.1.1. Se trata
de un requisito necesario para garantizar que los tratamientos que se lleven a
cabo no se vean comprometidos a raíz de cambios ambientales cuando el documento
se restituye al archivo. Hay que prever asimismo condiciones climáticas
estables para el personal. En climas tropicales, deben existir sistemas de
ventilación, de deshumectación y otros o, en lo ideal, de climatización. Al
determinar las especificaciones propias del sistema de climatización hay que
tomar en consideración, además del volumen cúbico del local y el número de
personas que en el mismo trabajan, el calor que desprenden los equipos, lo que
podrá determinarse con el asesoramiento del fabricante. Una construcción desprovista
de paredes internas permitirá la máxima circulación de aire. Es preferible
instalar aparatos individuales de aire acondicionado antes que un
sistema de climatización central, dado que el coste inicial es más reducido y
el mantenimiento más fácil. Las condiciones especiales que se requieren en los
archivos se estudian más adelante, en el punto 9.7.
9.2 Dimensiones
Es imposible fijar las dimensiones ideales de un taller de conservación;
el tamaño del local estará supeditado al número de empleados, a la cantidad de
equipos y procedimientos y a la magnitud de las operaciones. No obstante,
siempre es conveniente dejar espacio suficiente para una eventual expansión
(ver punto 9.3).
9.2.1 Normas mínimas
Existen, sin embargo, algunas normas mínimas en cuanto a las dimensiones
recomendables :
Mesas de trabajo de los conservadores
Mesa para mapas y documentos amplios
Otros equipos o áreas de trabajo
Cámara de seguridad para documentos
Depósito para conservar materiales
Area para trabajar con sustancias químicas
Despacho
9.2.2 Espacio de tránsito
Una vez calculado el espacio necesario para la totalidad de los componentes,
debe añadirse un 25% de espacio de tránsito. En un taller autónomo es
preciso prever también espacios para aseos y excusados, así como para primeros
auxilios y esparcimiento.
9.3 Construcción modular
15 m c/u
20 a 25 m 2
2
15 m c/u mínimo
-,n 10 m
2
mínimo
. .
2 . .
20 m mínimo
ir 2 . .
15 m mínimo
2
20 m mínimo
En el caso en que se haya previsto la instalación de un taller a lo largo
de cierto tiempo, puede resultar más rentable proveer sólo los elementos necesarios
para cada etapa en particular. Una planificación modular contribuirá a
este objetivo. Este tipo de planificación consiste en esbozar un plano preliminar
del taller totalmente equipado, para luego ir incorporando los componentes
necesarios en cada etapa sucesiva, de manera que constituyan una parte de
la concepción final.

9.4 Disposición del taller
PGI-89/WS/4 - pág. 27
No existe para un taller de conservación la disposición ideal, dependiendo
ésta de la diversidad y la magnitud de los procedimientos llevados a
cabo. En el Apéndice C se presenta, a título de ejemplo, un modelo cuyos principios
generales deben respetarse, aun cuando sea menester adaptarlo al marco
específico.
9.4.1 Desarrollo del trabajo
En la medida de lo posible, los conservadores deberían poder desenvolverse
sin alejarse de su mesa de trabajo. Sin embargo, cuando los equipos y
procedimientos involucrados sean variados, el material debería instalarse de
tal modo que las distintas tareas puedan desarrollarse sin interferencias, lo
que es de suma importancia cuando se trata de las diferentes etapas de la
encuademación y la reencuadernación. Al planificar el trabajo en función de
la disposición del taller, se procurará:
a) organizar el espacio y las operaciones de tal modo que el movimiento
de los documentos sea mínimo y se facilitará la manipulación de los
de gran tamaño;
b) acortar en lo posible los circuitos de trabajo;
c) mantener los circuitos de trabajo en un plano horizontal;
d) evitar que los circuitos de trabajo se entrecrucen;
e) integrar los procesos separados pero pertenecientes a un mismo componente,
de tal manera que funcionen paralelamente y no se entrecrucen
unos con otros;
f) hacer que la prioridad de un proceso sea proporcional a su magnitud,
dado que no todos los circuitos de trabajo de diversos procesos
pueden ser simultáneamente de una eficacia óptima.
9.4.2 Aspectos ergonómicos
Los equipos deben colocarse de manera que se tenga en cuenta la comodidad,
el acceso y la seguridad del personal. El análisis previo de los circuitos
de trabajo, habida cuenta de la reducción de desplazamientos laterales,
resultará útil. Otros aspectos son:
a) el empleo de sillas y taburetes giratorios y ajustables dotados de
respaldo para las operaciones que pueden llevarse a cabo sentado;
b) la colocación de interruptores, grifos, etc., al alcance de la mano;
c) la ubicación de equipos sin soporte sobre bancos o mesas a una altura
conveniente para la postura de trabajo requerida (de pie o sentado);
d) la instalación de equipos peligrosos a prudente distancia del área de
trabajo habitual (las cámaras de fumigación, por ejemplo, no deberían
estar dentro del taller mismo).

PGI-89/WS/4 - pág. 28
9.5 Interrelación con otros locales del edificio
Por lo general resulta más eficaz instalar el taller de conservación en
el edificio principal de los archivos o dentro del complejo. Su ubicación
dependerá del proyecto de que se trate: una edificación nueva en la que cada
componente tiene su lugar previsto, la habilitación de un local preexistente o
la construcción de un edificio separado dentro de un complejo. No obstante, y
cualquiera sea su ubicación, debería ésta planificarse en lo posible en función
de los demás servicios del archivo. De no estar en la planta baja, es
imprescindible que haya un ascensor para permitir el traslado de equipos y
materiales.
9.5.1 Ubicación
La ubicación ideal del taller puede determinarse según los mismos principios
de circuitos de trabajo que los que se aplican para la disposición
interna del taller (16). En las inmediaciones deben encontrarse:
a) los archivos: para un acceso fácil a los documentos que requieren
tratamiento;
b) las salas de lectura: para un traslado rápido de los documentos dañados
o deteriorados y para la gestión de los tratamientos de emergencia;
c) el sector reprográfico: para facilitar la reproducción o la microfilmación
de documentos deteriorados o frágiles;
d) la zona de descarga: para la recepción de equipos y materiales;
e) los ascensores, los "paternoster" o las escaleras: para el traslado
de documentos, equipos y materiales dentro del edificio.
9.6 Servicios
Los principales servicios que se requieren en un taller de conservación
son la electricidad y el agua. Es aconsejable que existan normas garantizadas
de suministro y, en caso de que los servicios públicos no las apliquen, habrá
que tomar las disposiciones que se impongan.
9.6.1 Electricidad
Deben instalarse enchufes eléctricos apropiados para todos los equipos
previstos, con varias tomas suplementarias para mayor movilidad. Conviene
evitar que los cables tengan largos recorridos entre los enchufes situados en
el cielorraso o en el piso y las mesas de trabajo y los equipos, dado que esto
constituye un factor de peligro. Si el suministro de electricidad local es
irregular, se recomienda instalar un generador de repuesto para casos de necesidad.
Es fundamental precisar el voltaje empleado localmente al encargar los
equipos eléctricos a los fabricantes o proveedores. Los equipos fabricados
para los mercados europeos y americanos suelen poder operarse con diferentes
voltajes, pero en caso contrario resultará necesario adaptarlos a las normas
locales. Algunos materiales (como, por ejemplo, las guillotinas eléctricas)
precisarán un suministro trifásico.

9.6.2 Agua
PGI-89/WS/4 - pág. 29
Es indispensable disponer de agua en abundancia para la mayoría de los
tratamientos de conservación. Cuando la calidad del agua no es fiable o no
satisface las normas requeridas, deben instalarse filtros para eliminar las
impurezas y mantener los niveles necesarios de dureza o de suavidad. Para
ciertos procesos hará falta utilizar agua destilada o desionizada.
9.6.3 Sistemas de evacuación
Dado que habrá grandes volúmenes de líquidos residuales, es preciso
prever sistemas de evacuación que se conformen a las normas vigentes de seguridad
y de protección ambiental. En caso de que los servicios públicos no sean
adecuados, habrá que tomar las disposiciones necesarias.
9.6.4 Desechos químicos
Es necesario evacuar los desechos químicos líquidos y gaseosos, respetando
las normas de seguridad y de protección ambiental.
9.7 Almacenamiento
9.7.1 Cámaras de seguridad para documentos
Habrá que prever una cámara de seguridad, construida según las mismas
normas que las que conciernen a las zonas principales de almacenamiento para
conservar documentos que requieran o estén en tratamiento. Estas normas son:
a) solidez del piso: 2.000 kg/m^ mínimo;
b) incombustibilidad: pisos y cielorrasos: 2 horas; puertas: de cierre
automático y resistentes a la alteración durante una hora; ausencia
de ventanas;
c) cielorrasos impermeables;
d) sistemas eficaces de detección de incendios y de alarma; instalación
de extintores, mangueras o sistemas de aspersión;
e) medio ambiente: temperatura: 15-22° C; humedad relativa: 35-65%, preferentemente
inferior a 55%; las oscilaciones cíclicas no deben exceder,
respectivamente, + 1,5° C y + 5% (ver punto 4.1.1);
f) instalaciones eléctricas: deben emplearse cables con aislamiento
mineral y revestimiento de cobre y conexiones fijadas con tornillos;
g) iluminación: lámparas fluorescentes con difusores y filtros de rayos
ultravioletas; interruptores externos;
h) estanterías: de material incombustible, inoxidable, no acidificante y
atóxico; libre circulación de aire; estantes inferiores a 15 cm del
suelo y superiores a una distancia similar entre los documentos y el
cielorraso;
i) cerraduras de seguridad que puedan abrirse desde dentro.

PGI-89/WS/4 - pág. 30
9.7.2 Depósito de materiales
El depósito debe poder contener reservas para dos años y estar provisto
de estanterías y armarios que puedan cerrarse bajo llave. La temperatura y la
humedad relativa deben mantenerse uniformes para impedir el deterioro de
artículos perecederos (por ejemplo, cola y material de laminación), y tiene
que haber un sistema de detección de incendios y de alarma junto con extintores
manuales.
9.7.3 Locales para productos químicos
En lo posible, deben estar alejados del edificio principal e ir provistos
de recipientes y bancos con superficies químicamente resistentes, mascarillas
de gas y un refrigerador que contenga las sustancias que hay que conservar
a baja temperatura. Debe haber una buena ventilación, un extractor de aire
para absorber los gases en caso de accidente, un sistema contra incendios y
extintores especiales para combatir incendios de origen químico, un botiquín
de primeros auxilios e indumentaria protectora.
10. PERSONAL
10.1 Funciones
Consultar el Apéndice A para la descripción detallada de las funciones.
10.1.1 Archiveros
Los problemas de conservación deben ser prioritarios para todo archivero.
Además de la tarea específica de determinar el valor y el uso de los
documentos que necesitan ser tratados y habida cuenta de las consiguientes
prioridades, el archivero debe velar cotidianamente por el buen trato de los
documentos a manos del personal y los usuarios y cuidar que no sufran daño
alguno, intencional o accidental.
10.1.2 Conservadores
La responsabilidad de determinar el tratamiento indicado para un documento
recae conjuntamente sobre el archivero y el conservador, aunque la concretización
del trabajo corresponderá a este último. Para ello hace falta una
amplia gama de conocimientos especializados acerca de la naturaleza del documento
en cuestión y de los tratamientos que más se ajustan a las circunstancias.
El conservador debe poseer asimismo la destreza y la competencia
requeridas para realizar el trabajo, lo que significa que no bastará con que
sea sencillamente un artesano hábil, sino que su nivel de profesionalismo
tiene que poder equipararse al del archivero, con quien tiene que poder formar
equipo y en un plano de igualdad.
10.1.3 Funciones subalternas
Algunos tratamientos (por ejemplo, la laminación, el encapsulado o la
desacidificación) requieren sólo cierta competencia específica y pueden ser
realizados por técnicos capacitados bajo la supervisión del conservador. Otras
tareas de conservación pasiva, tales como el embalaje o el reembalaje, la
limpieza de los locales, etc., no necesitan ninguna capacitación especial,
aunque tienen que llevarse a cabo en cualquier circunstancia de modo cuidadoso
y bajo supervisión.

10.2 Gestión
10.2.1 Gestión de la preservación
PGI-89/WS/4 - pág. 31
La preservación, tal como se define en el punto 2.1.1, es responsabilidad
de los administradores del establecimiento. El Director de Preservación es
quien tiene a su cargo la gestión cotidiana. Este puesto lo ocupa un integrante
del personal con rango equivalente al de los demás jefes de departamento
dentro del establecimiento. Tiene por responsabilidad la elaboración y
ejecución de un programa de preservación y conservación que comprenda los cuidados
físicos de los documentos, el diagnóstico de su estado y los tratamientos
indicados, previendo asimismo la eventualidad de sustituciones. En una
primera etapa, dicho cargo tendrá muy probablemente que ser desempeñado por el
archivero que posea los conocimientos técnicos suficientes como para poder
discutir con los conservadores, sin ser forzosamente conservador él mismo.
A plazo más largo, no hay ninguna razón para que un conservador experimentado
no ocupe este puesto. Las responsabilidades financieras formarán normalmente
parte de sus funciones, además de las responsabilidades generales en otras
esferas técnicas (por ejemplo, la reprografía).
10.2.2 Gestión de la conservación
El conservador superior supervisará cotidianamente las operaciones y
determinará las prioridades inmediatas conforme a las pautas generales convenidas
con el Director de Preservación. Sus responsabilidades incluyen:
a) dirigir al personal de conservación y repartir el trabajo;
b) proporcionar asesoramiento profesional;
c) controlar la calidad del trabajo;
d) vigilar la manutención de los equipos;
e) controlar los suministros.
Deberá estar al corriente de los nuevos métodos y técnicas de conservación
para poder evaluarlos, asesorar al respecto y mejorarlos. Es aceptable
que delegue, dentro de ciertos límites, algunas responsabilidades financieras.
10.2.3 Supervisión técnica
Cuando la importancia y la complejidad del servicio de preservación y
conservación sean tales que diversas actividades (como el tratamiento de conservación,
el almacenamiento o la sustitución por microfilmación) funcionan de
manera prácticamente autónoma, suele ser preciso designar a otros administradores
o supervisores intermediarios que tendrán a su cargo, bajo la dirección
del Director de Preservación o del conservador superior, la gestión cotidiana
de las respectivas actividades desempeñadas por el personal.
10.3 Contratación y promoción
10.3.1 Contratación
Es poco frecuente que en los países en desarrollo se pueda encontrar
personal experimentado en la esfera de la conservación; habrá que proceder,
por consiguiente, según un criterio de potencialidad, siendo necesario imponer
firmemente un periodo de prueba de un máximo de seis meses. Pocos candidatos
poseerán las calificaciones oficiales, y el requisito mínimo debe ser haber
completado el ciclo secundario, preferentemente con una orientación técnica.

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Para el puesto de Conservador Superior es imprescindible haber cursado la
capacitación técnica con buenos resultados y, en lo posible, contar con alguna
experiencia práctica. Los candidatos deben, además, poseer habilidad manual y
técnica, así como capacidad potencial o comprobada para la gestión del personal
y de los recursos.
10.3.2 Promoción
En el caso en que los cargos se adjudicaran por promoción interna, habrá
que tenerse en cuenta la capacidad individual para la conservación y la gestión,
y no solamente la antigüedad en el empleo.
10.3.3 Procedimientos para la contratación y promoción
La normativa estatal en materia de contratación y promoción exige a
menudo la creación de una comisión ad hoc y aun, en caso contrario, puede
constituir un procedimiento práctico para asegurar la evaluación justa e
imparcial de los candidatos. La comisión debe contar con la participación del
Director de Preservación y del Conservador Superior, además de un asesor
técnico externo, siempre que sea posible. Cuando se haya contratado a un
asesor experto extranjero para dirigir o crear el taller, es éste el que debería
ser cooptado por la comisión.
10.4 Capacitación
Este punto presenta dificultades especiales, dada la escasez
tación oficial en el ámbito de la conservación. En los países en
será necesario crear un programa que combine los medios disponibles
con asistencia internacional.
10.4.1 Capacitación al exterior
La escasez de oportunidades y de subvenciones y becas internacionales,
bilaterales y nacionales, en el ámbito de la conservación hace que sea muy
difícil desempeñar este tipo de capacitación. Cuando existen fondos disponibles,
los más propensos a beneficiar de cursos y formaciones externos serán el
Director de Preservación y el Conservador Superior. Pocos cursos académicos se
dictan en esta esfera, como los de la Universidad de Columbia, en Nueva York,
los de la Escuela Camberwell de Artes y Oficios en Londres, y los de los
Archivos Nacionales en la India. La formación en un taller reconocido de algún
país desarrollado es más accesible, pero cabe dudar de su rendimiento en la
medida en que las condiciones y los equipos disponibles probablemente difieran
considerablemente de los existentes en el país en desarrollo. Más interés
ofrece la organización de visitas de Directores de Preservación o de Conservadores
Superiores a diversos países desarrollados o en desarrollo con el fin de
proporcionar una visión más global de los equipos y las técnicas disponibles y
de prácticas organizativas y gerenciales.
10.4.2 Capacitación interna
de capacidesarrollo
localmente
La experiencia adquirida en el trabajo mismo es de fundamental importancia,
dado que el mejor atributo de un conservador de calidad es la habilidad
para llevar a cabo los diversos tratamientos con competencia y eficacia. Este
tipo de capacitación durará entre dos y cuatro años, según la variedad de
tratamientos de conservación disponibles, periodo durante el cual la productividad
será menor que lo previsto en el punto 10.5.3. Durante la formación, es
indispensable la supervisión constante de un Conservador Superior o de alguien
experimentado o, en caso de no haber nadie disponible, la contratación de un

PGI-89/WS/4 - pág. 33
asesor experto, con la responsabilidad de supervisar la formación y, llegado
el caso, poner en marcha un taller. También cabe la posibilidad de recurrir
cuando sea necesario a un experto del exterior para impartir cursos de breve
duración y concisos sobre alguna técnica o tratamiento especiales. Este procedimiento
puede rentabilizarse más planificándolo dentro de una serie regional,
de manera que el formador dicte cursos en varios países vecinos y los gastos
se repartan. En el caso de equipos más sofisticados, el fabricante o proveedor
puede suministrar algún tipo de formación.
10.5 Número de efectivos y niveles de producción
10.5.1 Necesidades
Probablemente no exista ningún establecimiento cuyo presupuesto permita
disponer de una plantilla de empleados lo suficientemente numerosa como para
satisfacer todas las necesidades de preservación y conservación, por lo que es
imposible establecer una relación estricta entre el número de efectivos y las
necesidades reales, siendo preciso adoptar una política más pragmática.
10.5.2 Efectivos mínimos
En vista de lo dicho, resulta imposible establecer normas en cuanto al
número de empleados que son necesarios a un servicio de preservación y conservación,
aunque puede hablarse de un mínimo de tres personas: el conservador y
dos asistentes. Se trataría luego de ir ampliando el servicio en la medida del
presupuesto disponible y por orden de prioridad de las tareas a cumplir.
10.5.3 Producción
Es de suma importancia, por consiguiente, saber emplear el personal disponible
para optimar la producción. Para esto puede ser útil la siguiente
lista por orden descendiente de productividad (las cifras son aproximadas;
dependen en gran medida del estado de los documentos previo al tratamiento),
de las actividades de conservación y de tratamientos:
a) limpieza y orden de los archivos, tarea que, a menos que se trate de
locales muy espaciosos, puede ser llevada a cabo por un solo
empleado y no necesariamente con dedicación exclusiva; muchas veces
todo el personal comparte esta labor;
b) protección de documentos mediante el embalaje o el reembalaje; un
empleado puede embalar el contenido de 40 pies (alrededor de
13 metros) de estanterías por día, siendo con frecuencia el factor
limitativo la falta de cajas y embalajes y no la escasez de personal;
c) fumigación: representa un trabajo de jornada completa para un
empleado que posea conocimientos relativos a la salud y a la seguridad;
aquí el factor restrictivo puede ser el tamaño de la cámara y
la disponibilidad de las sustancias químicas necesarias;
d) limpieza y alisado de documentos: un empleado experimentado o un
conservador en formación, trabajando bajo supervisión, puede tratar
hasta 200 folios al día;
e) desacidificación; el ritmo del trabajo estará supeditado al procedimiento
utilizado: la desacidificación en masa será la forma más
productiva, aunque no sea forzosamente la más rentable cuando la
demanda no corresponde al nivel teórico de productividad; el método

PGI-89/WS/4 - pág. 34
de pulverización puede ser aplicado por conservadores en formación o
empleados capacitados, bajo supervisión, con una rentabilidad elevada;
la desacidificación acuosa requiere un nivel de competencia
que sólo pueden tener los conservadores y los que están formándose
que ya cuentan con bastante experiencia, siendo su productividad
mucho menor (entre 100 y 120 folios dobles por día);
f) laminación: empleados capacitados pueden trabajar a un ritmo de 80 a
100 folios por día mediante técnicas de laminación con disolventes,
o hasta 130 por día con una máquina laminadora manual o semiautomática;
g) encapsulado: un empleado capacitado puede trabajar a un ritmo de
80 a 90 folios por día;
h) protección y archivo: un conservador puede colocar guardas protectoras
en 200 folios y archivarlos en un día y medio de trabajo;
i) encuademación y reencuadernación: el ritmo de trabajo dependerá de
la índole del volumen, del tipo de encuademación y de la magnitud
de los daños que puede haber sufrido el contenido; un conservador
calificado puede tardar entre medio día y un año y medio para encuadernar
un solo volumen;
j) reparaciones manuales: en este caso también es variable el ritmo de
trabajo, dependiendo de las dimensiones del documento, del tipo de
material del que esté hecho y de la magnitud de los daños; la reparación
de un solo folio puede ocupar entre media hora y un día
entero de trabajo e incluso más si se trata de un documento de gran
tamaño como el mapa.
10.6 Exposición de documentos
El montaje de documentos originales para ser expuestos es un trabajo
especializado que requiere la intervención de conservadores capacitados. Si un
establecimiento tiene un programa activo de exposiciones, debe preverse un
cierto tiempo de preparación sin que ello vaya en detrimento de las demás
actividades. Es fundamental vigilar el estado de los documentos expuestos (28)
y limitar la duración y la frecuencia de exposición.
10.7 Higiene y seguridad
En los talleres se presentan una serie de riesgos para la salud y la
seguridad del personal, por lo que es imperativo reducir al máximo estos peligros
al planificar el local y prever cualquier accidente que pudiera ocurrir.
10.7.1 Prevención
Los accidentes pueden evitarse:
a) tomando toda clase de precauciones cuando se manejen instrumentos
afilados o puntiagudos como cuchillos y agujas;
b) sirviéndose, e imponiendo el uso, de dispositivos protectores en
guillotinas y prensas eléctricas;
c) brindando las precauciones necesarias para el manejo de productos
químicos;

PGI-89/WS/4 - pág. 35
d) suministrando mascarillas, gafas e indumentaria protectiva que se
adapten a la actividad realizada;
e) estableciendo y haciendo que se respeten normas estrictas de limpieza
y de orden.
10.7.2 Primeros auxilios
El personal debe disponer de conocimientos suficientes y de los medios
necesarios para tratar ciertas lesiones comunes en este tipo de talleres:
tajos, quemaduras, escaldados, inhalación o ingestión de productos químicos,
lesiones oculares ocasionadas por polvo, fragmentos sueltos o productos químicos,
etc.
11. EQUIPOS Y MATERIALES
11.1 Equipos
Consultar también el Apéndice C.
11.1.1 Instrumentos básicos
Los instrumentos necesarios para llevar a cabo las reparaciones básicas
son pocos y sencillos: cuchillos, escalpelos y tijeras (y afiladoras), agujas
y punzones, pinceles y esponjas, tazones y otros receptáculos, reglas e instrumentos
de medida. El único artículo especializado que representa un gasto
más elevado es la guillotina manual.
11.1.2 Mobiliario e instalaciones básicas
Es probable que estos elementos representen un gasto mayor, pero son de
fácil obtención y pueden ser fabricados localmente. Incluyen:
a) una mesa de trabajo individual para cada conservador, provista de un
tablero de madera dura o contrachapada para facilitar su limpieza y
una caja luminosa para poder iluminar desde abajo el documento que
se repara;
b) una mesa amplia que permita la reparación de mapas o documentos de
gran tamaño, provista también de una mesa de madera dura o contrachapada
;
c) un tablero mural vertical o ligeramente inclinado, que podría actuar
como complemento o alternativa a la mesa amplia;
d) un secador, hecho de metal inoxidable o de plástico inerte;
e) una prensa manual;
f) un mínimo de dos recipientes;
g) un congelador para conservar documentos atacados por insectos.
Las mesas y los recipientes deben estar situados a una altura cómoda
para trabajar de pie, aunque también debería poderse trabajar sentado si
resulta preferible (ver punto 9.4.2).

PGI-89/WS/4 - pág. 36
11.1.3 Material de encuademación
Si las técnicas empleadas son de tipo occidental, hará falta una gama
más amplia tanto de equipos como de instrumentos; se requieren diversas prensas
especiales de encuademación, cartón para prensado y reforzamiento, una
cizalla, un martillo de encuadernador, un tarro de cola e instrumentos de
rotulado.
11.1.4 Elementos para el manejo de productos químicos
Estos productos deben utilizarse alejados de las mesas de trabajo, preferentemente
en una campana extractora situada en el interior de un laboratorio
separado o, cuando no sea posible, ubicada a la mayor distancia posible de
la zona de trabajo, con óptima ventilación. Hace falta además un banco hecho
de material químicamente resistente y otros elementos especiales como una
balanza, recipientes de medidas, una mezcladora eléctrica y un indicador de
pH, siendo este último el único susceptible de no poder obtenerse localmente.
11.1.5 Otros equipos
A medida que el departamento de conservación se vaya ampliando y aumenten
los fondos disponibles, se pueden añadir nuevos equipos, a saber:
a) una máquina laminadora, ya sea una pequeña prensa de tipo manual o
un modelo semiautomático o automático de mayor tamaño;
b) una máquina de coser industrial o un soldador ultrasónico para el
encapsulado;
c) prensas y guillotinas eléctricas;
d) una máquina reintegradora.
Puede ser muy raro que el presupuesto de un establecimiento permita la
compra de material para la desacidificación masiva o copolimerización o que
dicha adquisición resulte rentable.
11.1.6 Manutención
Los instrumentos y equipos deben conservarse en buen estado de funcionamiento.
Esta tarea puede ser realizada cotidianamente por el personal habitual
y sólo en el caso de material más sofisticado como el indicador de pH u otros
artículos enumerados en el punto 11.1.5 puede necesitarse asesoramiento
extemo, cuya disponibilidad debe asegurarse antes de realizar la compra de
equipos costosos (ver punto 11.3.3 d)).
11.2 Materiales
11.2.1 Materiales básicos
Todo taller de conservación debe estar provisto de papel imitación barba
de calidad superior y de peso, textura y tamaño diverso, papel para prensado
(secante), láminas de nylon o de poliéster, papel de abacá sin acidez de
diverso peso y cartón sin acidez. Si se prevé la reparación de pergaminos,
se necesitará también piel de cabra, seda, película de batihoja o colágena.
Es indispensable disponer asimismo de una buena reserva de cajas, carpetas y
papel de envolver sin acidez. Para una lista detallada, consultar el Apéndice
C.

11.2.2 Material de encuademación
PGI-89/WS/4 - pág. 37
A los efectos de la encuademación, habrá que disponer de una variedad
mayor de pesas de cartón y también de telas, cueros, colas y diversos tipos de
cuerdas y cordeles.
11.2.3 Productos químicos
Será preciso comprar los productos químicos que son necesarios para la
limpieza y la desacidificación, previendo al mismo tiempo un sitio donde
puedan conservarse sin peligro.
11.2.4 Otros materiales
Dependerán de los procedimientos empleados:
a) para la laminación hará falta el papel tejido necesario, junto con
acetona para la laminación con disolvente o papel de reposición de
politetrafluoruroetileno (PTFE) para la laminación mecánica;
b) para el encapsulado se necesitará película de poliéster de diverso
peso, y también hilo de coser cuando no se disponga de soldadura
ultrasónica.
11.2.5 Existencias
Al planificar los depósitos de existencias debe tenerse en cuenta la
diversidad de los materiales y el hecho de que algunos de ellos, en particular
el papel y el cartón, son voluminosos y tienen que ser conservados en posición
horizontal. Las reservas y existencias necesarias para un rendimiento óptimo
dependerán de la frecuencia de uso y de la facilidad de reposición. A título
de ejemplo se puede decir que el presupuesto de un taller de conservación en
un país en desarrollo que tiene que importar los materiales debería cubrir la
compra inicial de materiales como para dos años. Posteriormente, estas existencias
deben en todo momento -y en base a la experiencia adquiridaalcanzar
para un año de trabajo. No obstante, existen otros factores que hay que tener
presentes en lo concerniente a determinados artículos, como la vigencia de
almacenamiento de los materiales (en especial cuando se trata de sustancias
químicas, adhesivos, papeles de laminación, etc.), el ahorro que representan
las compras al por mayor e incluso la exigencia de los fabricantes en cuanto a
las cantidades mínimas suministradas.
11.2.6 Control de las reservas
Es fundamental que las reservas se utilicen de manera oportuna, para lo
cual debe existir un sistema riguroso de control del consumo de las existencias
con el fin de que:
a) los materiales se conserven en las debidas condiciones;
b) se recurra ante todo a las reservas más antiguas;
c) sólo se utilicen los materiales necesarios y en cantidades razonables
(por ejemplo, que no se preparen cantidades de sustancias químicas
superiores a las que exige cada trabajo);
d) se haga un uso correcto de los materiales y se evite todo robo;
e) se repongan las existencias con tiempo suficiente.

PGI-89/WS/4 - pág. 38
1.3 Costes de equipos y materiales
11.3.1 Compras locales
Cuando los equipos y materiales son de fabricación local, los costes son
fáciles de calcular y resultan relativamente bajos. Siempre que sea posible
obtener equipos y materiales locales de buena calidad conviene esta opción
antes que la importación.
11.3.2 Importación
De no existir localmente el material requerido, habrá que recurrir a la
importación, en cuyo caso será indispensable determinar los costes exactos
antes de efectuar ningún pedido, y averiguar:
a) si los precios se expresan en moneda nacional, en la del país de
origen o en la del país donde está radicada la casa matriz del
fabricante o proveedor;
b) si, en caso de tratar con un intermediario local, se refiere al
precio bruto o al precio neto, incluida la comisión, y qué servicios
entran en el coste (montaje, instalación, cursos de formación).
11.3.3 Costes suplementarios
En el caso de equipos y materiales importados hay una serie de gastos
suplementarios que vienen a sumarse al precio citado por el fabricante o
proveedor, a saber:
a) los gastos de flete y de entrega, que pueden ser considerables tratándose
de países muy alejados de los fabricantes en Europa y
América del Norte. Estos gastos dependerán más del tamaño y el peso
de los equipos que de su valor, así como de las diferencias entre
las tarifas aéreas y las marítimas o terrestres. A pesar de que la
tarifa aérea es más elevada, puede ser ventajoso pagar más con el
fin de asegurar una entrega más expeditiva y evitar el riesgo de
deterioro debido a las malas condiciones ambientales del transporte.
Las demoras y los daños suelen ser más frecuentes cuando el transporte
de superficie implica atravesar terceros países. Además de los
costes básicos de transporte, es necesario tomar en cuenta los gastos
locales de entrega, los adelantos de las comisiones, los seguros,
etc. Con objeto de hacerse una idea aproximada de los gastos de
transporte aéreo se puede calcular que éstos incrementarán en una
suma comprendida entre el 20% y 25% el precio de los equipos o materiales,
aunque hay que procurar obtener la cifra exacta antes de
firmar cualquier compromiso definitivo de compra;
b) el montaje y la instalación pueden correr a cargo del fabricante o
de su representante, como condición de garantía de los equipos
comprados;
c) el pago de los derechos o impuestos a la importación dependerá de
cada país y de la naturaleza de los equipos o materiales, y del
estatuto del comprador. Incluso material suministrado localmente
puede estar sujeto al pago de impuestos (impuesto al valor añadido).
Las obligaciones, los índices y los porcentajes son tan variables de
un país a otro que es imposible establecer normas generales. En todo
caso es necesario estar al tanto de las leyes impositivas locales;

PGI-89/WS/4 - pág. 39
d) Es esencial conservar el equipo en buen estado y proceder a las
reparaciones de los equipos; en algunos casos estas tareas pueden
ser llevadas a cabo por el personal del archivo, pero en otros
tendrá que intervenir el fabricante, el proveedor, el representante
u otro interventor externo. Suele ser más rentable ejecutar estos
trabajos de reparación mediante contrato de servicios que pagarlos a
medida que vayan surgiendo. A los efectos de hacer una estimación
inicial hay que prever unos gastos anuales del orden del 10% (del
coste total de los equipos, más otro 10%) eventual en concepto de
piezas de recambio. Si no se conservan como es debido, tratándose de
equipos costosos, pueden quedar paralizados y resultar totalmente
improductivos.
12. PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN
12.1 Preparación
La instalación o la ampliación correcta de un servicio de preservación y
conservación requieren una preparación esmerada y detallada y la supervisión y
coordinación de cada una de las etapas. La responsabilidad debe recaer sobre
una persona capaz, lo suficientemente disponible como para concentrarse prioritariamente
en esta tarea, con instrucciones claras de sus superiores y con
el apoyo total de la dirección durante la ejecución del trabajo. Para llevar a
cabo esta misión, la persona responsable debe tener el cargo de archivista y
poseer conocimientos generales sobre asuntos de conservación y preservación y
sobre pormenores técnicos. En principio será la persona destinada a ser Conservador
Superior. Según la envergadura del proyecto, estará secundado por
asistentes a jornada parcial o completa.
12.2 Planificación
La planificación puede dividirse en diversas etapas interrelacionadas.
12.2.1 Diagnóstico
La variedad y la amplitud de los problemas de preservación y conservación
podrán identificarse más claramente mediante un estudio previo
(ver punto 8.1).
12.2.2 Determinación de posibles soluciones
Según los resultados obtenidos en el estudio, se optará por una serie de
tratamientos de preservación y conservación (ver punto 8.2).
12.2.3 Elaboración de un programa de preservación v conservación
Una vez formalizadas y estudiadas las dos etapas anteriores, y conforme
a las conclusiones obtenidas, se elaborará el programa, teniendo en cuenta los
puntos siguientes:
a) las prioridades de tratamiento para cada caso particular;
b) la cuantificación del volumen de trabajo estimado para los tratamientos
urgentes (calculada con arreglo a un programa de trabajo
razonable);
c) la selección de los tratamientos más indicados;

PGI-89/WS/4 - pág. 40
d) la provisión de locales, servicios, personal, equipos y materiales
para llevar a cabo el programa dentro de un plazo razonable;
e) una lista detallada de gastos.
Todas estas consideraciones deben reunirse en una propuesta formal de un
programa de preservación y conservación, con recomendaciones para su puesta en
práctica o, en caso de opciones no resueltas, con la enumeración de las
ventajas e inconvenientes de cada una.
12.2.4 Decisiones concretas
Esta etapa comprende dos fases interrelacionadas: la evaluación de la
viabilidad técnica de las opciones del programa y la aceptación por la
dirección y las autoridades concernidas de sufragar los gastos y proveer la
fuerza de trabajo, los locales, etc. En principio, esta etapa conducirá a un
acuerdo para facilitar los fondos y recursos necesarios dentro de un plazo
preestablecido.
12.2.5 Ejecución del programa
Una vez tomada la decisión inicial, es necesario elaborar un plan
minucioso de la ejecución del programa. Las diferentes partes de este programa
se encuentran detalladas más adelante en el punto 12.5,
12.2.6 Evaluación
El proceso de planificación no toca a su fin con la ejecución del
programa y la instalación de un taller; después de un plazo prudencial (por
ejemplo, un año), hará falta proceder a la evaluación, que se reiterará periódicamente,
de la rentabilidad del programa y del taller en términos tanto
financieros como operativos, cotejándola con lo previsto. En esta evaluación
se determinarán las deficiencias u omisiones en el programa en curso, los
problemas de planificación y abastecimiento, las nuevas necesidades que pudieran
haber surgido en el ínterin (ver punto 8.1.3) y los nuevos progresos técnicos
que pudieran ser de aplicación útil para el trabajo. Si se ha optado por
la construcción modular del taller, lo aconsejable será proceder a la evaluación
de los elementos ya instalados antes de planificar las nuevas instalaciones
.
12.2.7 Desarrollo ulterior
En caso de observar la necesidad de un desarrollo suplementario, se debe
recomenzar el proceso de planificación como se indica en el punto 12.2.1.
12.3 Aspectos financieros
Antes de llevar a cabo cualquier programa, es indispensable contar con
financiamiento suficiente y en el momento oportuno, lo que implica una serie
de medidas.
12.3.1 Presupuesto
Es fundamental calcular previamente y volver a examinar en cada etapa el
presupuesto de los costes, detallado y exacto, incluyendo factores inflacionarios
durante el periodo de ejecución y contingencias tales como las fluctuaciones
monetarias u otras influencias externas de la economía.

12.3.2 Fuentes de finaneiamiento
Véase el análisis detallado en el punto 12.4 más abajo.
12.3.3 Movimiento de efectivos
PGI-89/WS/4 - pág. 41
Es imprescindible que los fondos necesarios para cada etapa estén disponibles
en el momento propicio; las diversas fases de construcción, pedidos de
material, etc., deben estar coordinadas de tal manera que los plazos de pago
coincidan con los momentos en que se ha previsto la entrada de fondos. Si los
pagos se hacen en moneda extranjera y están regidos por restricciones de divisas,
es necesario disponer a su debido tiempo de los fondos necesarios en
moneda extranjera.
12.3.4 Garantía de financiación continua
Una vez cubiertos los gastos iniciales de compra de equipos y de construcción
o habilitación de locales, es fundamental asegurar un financiamiento
permanente para gastos periódicos. La carencia de fondos para adquirir materiales
y pagar los sueldos o costear la formación del personal conducirá a la
paralización del taller y a la pérdida de la inversión inicial.
12.4 Fuentes de financiación
12.4.1 Asistencia internacional
Son muchos los organismos internacionales que están dispuestos a prestar
ayuda, sobre todo para que los países en desarrollo puedan establecer su
propia infraestructura de información. Estas ayudas no alcanzarán en general
para financiar la totalidad de un proyecto, salvo a los efectos de presentar
un modelo de ejemplo. Este tipo de asistencia suele estar destinado a:
a) los asesores: hay fondos disponibles para misiones internacionales
llevadas a cabo por expertos con el fin de contribuir a la elaboración
de un programa de preservación y conservación, a la creación de
un nuevo taller o a la capacitación de personal;
b) la formación: en algunos casos existen becas o subvenciones para
cursos en el extranjero para personal administrativo superior o para
personal técnico;
c) la compra de equipos.
Los fondos de ayuda internacional no están normalmente destinados a
sufragar los gastos periódicos, como es el caso de la compra de materiales,
los sueldos del personal o la inversión de capital. Las solicitudes de este
tipo de ayuda deben ser respaldadas por el gobierno nacional del solicitante y
presentarse a través de las vías oficiales y en los formularios apropiados.
En algunos casos se ha puesto a disposición de un Estado Miembro un monto
anual fijo que los establecimientos administran según sus propios criterios y
de conformidad con los proyectos previstos; en otros casos se asignan fondos
para un determinado tipo de proyecto y se reparten entre los solicitantes.
Existen también fondos disponibles a nivel regional destinados a proyectos
ejecutados en un país y de los que se benefician otros países vecinos (como,
por ejemplo, los que atañen a la formación o al asesoramiento técnico).

PGI-89/WS/4 - pág. 42
12.4.2 Asistencia bilateral
Cuando un país ha firmado un acuerdo de asistencia bilateral con otro,
los fines de dicha asistencia pueden ser más o menos restringidos que en el
caso de asistencia internacional. Aquí también el gobierno nacional debe
prestar su pleno apoyo.
12.4.3 Recursos nacionales
La mayoría de los archivos en los países en desarrollo depende directa o
indirectamente del presupuesto nacional para su financiación permanente.
Por consiguiente, las asignaciones deben ser negociadas periódicamente (por lo
general una vez al año) con el Ministerio de Hacienda y con el ministerio a
cuyo cargo se encuentre la supervisión del archivo. En estas negociaciones
habrá que garantizar la continuidad del financiamiento necesaria para sufragar
los gastos periódicos, que deberán determinarse con asesoramiento exterior.
12.4.4 Recursos internos
La posibilidad de que un archivo pueda disponer de recursos propios y
determinar la manera de desglosar el presupuesto o los fondos varía mucho de
un país a otro, gozando de una mayor libertad de movimiento los establecimientos
que no dependen directa o indirectamente del gobierno nacional.
12.4.5 Distribución de los gastos
Es imperativo, dado lo elevado de los costes de los servicios de preservación
y conservación, rentabilizar al máximo los medios disponibles y evitar
duplicaciones. Además, las operaciones deberán efectuarse en la mayor escala
posible, siendo éste un factor de ahorro. Por otra parte, siempre se debe
fomentar el trabajo cooperativo entre diferentes componentes del sistema
nacional de información (por ejemplo, la biblioteca nacional), con el propósito
de capitalizar las competencias específicas que suelen ser escasas. Aun
cuando no sea posible instalar un servicio completo de preservación y conservación,
puede ser útil y rentable coordinar los medios, comprar equipos y
materiales al por mayor e intercambiar asesoramiento especializado difícilmente
disponible.
12.4.6 Patrocinadores comerciales
El fabricante o representante está a veces dispuesto a ofrecer descuentos
sobre los equipos o materiales o a prestar asesoramiento técnico gratuito
a un proyecto piloto, con el objeto de atraer a otros clientes en el país o la
región. Este tipo de patrocinio debe aceptarse con precaución, y los contratos
deben examinarse minuciosamente para cerciorarse de que no contienen cláusulas
disimuladas que puedan ser desventajosas para el establecimiento (por ejemplo,
un compromiso abierto de correr con cualquier tipo de gastos de materiales
utilizados). Otros patrocinadores suelen manifestar interés por financiar
algún proyecto específico, aunque en estos casos es el establecimiento quien
debe evaluar la importancia del proyecto.
12.5 Ejecución
La planificación de un programa o proyecto comprende la descripción
detallada de todas las actividades involucradas en su realización y la elaboración
de un cronograma. Dentro de esta planificación se incluye la coordinación
de las actividades, la supervisión de la marcha de las obras y la

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capacidad de hacer frente a circunstancias imprevistas. La interrelación de
las diversas actividades presentará ciertas dificultades de coordinación en la
etapa de ejecución.
12.5.1 Movimiento de efectivos
Ya se ha recalcado la importancia de este factor en el punto 12.3.3.
12.5.2 Locales
Es probable que la construcción o acondicionamiento de los locales y la
instalación de equipos constituyan las operaciones más difíciles de pronosticar
con precisión, siendo aconsejable planificar con una óptica más bien pesimista
que lo contrario.
12.5.3 Servicios
La puesta en marcha de los servicios está supeditada totalmente al
avance de las obras de construcción o acondicionamiento, aunque es algo indispensable
para someter a prueba ciertos equipos antes de su instalación definitiva.
El trabajo no puede iniciarse sin haber puesto en funcionamiento debidamente
todos los servicios, por lo que esta etapa exige una coordinación
cuidadosa.
12.5.4 Contratación y formación del personal
El personal puede ser contratado previamente al inicio de las operaciones,
pero, con la excepción del Director de Preservación y del Conservador
Superior, no es posible proporcionar capacitación anticipada. Será necesario
prever, por consiguiente, un periodo de formación y una curva de aprendizaje
prolongada durante el primer año de operaciones.
12.5.5 Equipos y materiales
Los proveedores indicarán las fechas de entrega y los plazos de pago. El
movimiento de efectivos debe administrarse cuidadosamente para garantizar los
pagos adelantados en la compra de equipos o materiales. Deben tenerse en
cuenta las posibles demoras en los pasos por la aduana y en las entregas locales,
particularmente cuando el puerto o el aeropuerto de llegada se encuentran
lejos del establecimiento y el archivero no puede estar presente para supervisar
las operaciones. Debe preverse dentro de los fondos disponibles el pago
eventual de aranceles aduaneros o de comisiones al representante.
12.5.6 Instalación y ensayo de los equipos
Se trata de algo indispensable antes del inicio de las operaciones y
habrá que sincronizarlo perfectamente en presencia, cuando sea necesario, del
representante o el asesor internacional.
12.6 Planes de emergencia
Además de establecer un programa de preservación y conservación relativo
a los problemas existentes y a los que pudieran surgir con la adquisición de
nuevos documentos, el servicio elaborará un plan de previsión contra siniestros,
incluyendo medidas preventivas, la instalación de medios apropiados y la
existencia de consignas en caso de siniestro, con las reparaciones consecutivas
que hicieran falta (46, 47).

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12.6.1 Medidas preventivas
a) contra el robo con fractura durante las horas de cierre del establecimiento;
b) contra incendios o para minimizar en este caso los daños que pueda
sufrir el contenido del edificio mediante la instalación de sistemas
de detección y de extinción inmediata;
c) contra inundaciones o infiltraciones o para minimizar los eventuales
daños;
d) para prever y disminuir los riesgos de daños ocasionados durante las
obras de construcción;
e) para prever y disminuir los riesgos de daños ocasionados durante el
traslado, almacenamiento temporal o exposición de los documentos.
12.6.2 Medios disponibles en caso de siniestro
Hay que tomar las disposiciones necesarias para prever los equipos, el
personal y los medios disponibles en caso de siniestro, a saber:
a) la creación y preparación de uno o varios equipos de empleados provenientes
de diferentes secciones del establecimiento para encargarse
del salvamento durante o después del siniestro;
b) la prioridad en las operaciones de salvamento de los documentos de
elevado valor intrínseco o informativo o que sean particularmente
vulnerables a la humedad (pergaminos, fotografías de colodión);
c) la disponibilidad de los elementos básicos necesarios en caso de
siniestro, como, por ejemplo, indumentaria protectora, fregonas,
enjugadores y cubos, sacos y envoltorios de polietileno, lámparas y
linternas, paños y esponjas, papel secante, cartones, cajones,
carritos;
d) la identificación y la intervención inmediata de los servicios
externos (como, por ejemplo, empresas proveedoras de bombas, de
camiones o de cámaras frigoríficas);
e) la detección y el control de los siniestros que pudieran producirse
durante las horas de cierre (durante la noche y en los periodos de
vacaciones);
f) el contacto con otros establecimientos similares dentro de la infraestructura
nacional de información;
g) el funcionamiento eficaz y la actualización de los planes de emergencia.
12.6.3 Medidas a tomar en caso de siniestro
a) detectar rápidamente el siniestro, dar la señal de alarma y contactar
de inmediato a los servicios indicados;
b) reunir sin demora a los equipos de salvamento;

PGI-89/WS/4 - pág. 45
c) cortar el suministro de agua, la corriente eléctrica, la llegada de
gas, etc., utilizar extintores de incendios cuando no haya peligro
inminente de muerte y dirigir los servicios de emergencia hacia los
puntos más afectados por el siniestro con el fin de atenuar al
máximo los daños del edificio y su contenido y reducir los riesgos
del personal;
d) calcular la amplitud de las operaciones de salvamento y de los servicios
de emergencia necesarios;
e) cerciorarse de que todos los integrantes del equipo de salvamento
estén bien informados de los procedimientos y del tiempo de preparación
necesarios;
f) penetrar en la zona siniestrada sin exponerse a riesgos innecesarios;
g) alejar el material de la zona siniestrada con el mínimo daño posible,
diagnosticar la índole de los perjuicios y confeccionar una
lista por categorías del material trasladado, especificando la
magnitud del perjuicio;
h) delimitar una zona para orear y limpiar el material ligeramente
estropeado;
i) embalar y congelar el material gravemente estropeado para trasladarlo
a una cámara frigorífica hasta que pueda ser reparado.
12.6.4 Programa de reparación
Abarca los conceptos siguientes:
a) la revisión del programa de preservación y conservación del establecimiento
para adaptarlo a la conservación a largo plazo del material
estropeado en el siniestro;
b) la rehabilitación expeditiva de la zona siniestrada;
c) el reemplazo dentro de la zona rehabilitada del material ligeramente
dañado después de la limpieza y el oreo;
d) la conservación a largo plazo del material gravemente estropeado
incluyendo, si posible, la liofilización o el secado al vacío de
materiales congelados (9).
TERCERA PARTE: ETAPAS DE DESARROLLO
13 ETAPA INICIAL (Corto plazo: de uno a dos años)
13.1 Tareas
El personal y los servicios que hay que proporcionar con miras a la preservación
y conservación variarán según las tareas que deban realizarse y que,
dentro de lo posible, corresponderán estrictamente a las necesidades y prioridades
específicas de cada institución, en el marco de su propia etapa de desarrollo.
No obstante, las soluciones ideales pueden encontrarse limitadas por
los recursos disponibles, siendo esencial enfocar la situación con realismo.

PGI-89/WS/4 - pág. 46
13.1.1 Estudio preliminar
El primer paso consistirá siempre en proceder al estudio previo de la
preservación y conservación sobre el estado del edificio y su contenido, con
el fin de determinar las necesidades exactas (ver punto 8.1).
13.1.2 Adaptación de las necesidades a los tratamientos posibles
Deben determinarse los tratamientos correspondientes a los problemas
diagnosticados entre las opciones posibles y el grado de demanda para cada
opción (ver punto 8.2).
13.1.3 Prioridades
Acto seguido se fijará el orden de prioridades y se preparará el programa
de preservación y conservación (ver punto 8.3).
13.1.4 Reparaciones a corto plazo
Cuando sea necesario encarar tratamientos urgentes, habrá que tomar de
inmediato las medidas correctivas posibles (por ejemplo, el traslado a un
archivo con mejores condiciones ambientales, el embalaje, la limpieza o la
desinfectación), resultando a veces imprescindible llevar a cabo algunas reparaciones
menores.
13.1.5 Planificación a largo plazo
En esta etapa del desarrollo de un servicio totalmente nuevo de preservación
y conservación no debe emprenderse prácticamente ningún tratamiento,
exceptuada la prestación de los primeros auxilios ya citados en el punto anterior;
en cambio, es importante para la etapa siguiente preparar al personal y
proporcionar los servicios requeridos por tales tratamientos activos.
13.2 Efectivos requeridos
13.2.1 Número y funciones
En esta etapa sólo se tendrá que contar con un personal de base, consistente
en:
a) el Director de Preservación, encargado de llevar a cabo el estudio y
el proyecto preliminares y de dirigir el programa de preservación y
conservación;
b) el Conservador Superior, designado para asistir al Director de Preservación
en la elaboración del estudio preliminar y del programa y,
de ser necesario, para realizar algunas reparaciones menores;
c) algunos oficinistas, dado que en esta etapa hay mucho trabajo de
registro de datos concernientes al edificio y a su contenido;
d) uno o dos empleados subalternos que puedan desempeñar con un mínimo
de supervisión algunas tareas iniciales de conservación que no
requieran preparación profesional.

13.2.2 Formación
PGI-89/WS/4 - pág. 47
Tanto el Director de Preservación como el Conservador Superior deben
seguir cursos de formación, aunque los dos no deben ausentarse simultáneamente.
El personal subalterno necesitará algunas indicaciones básicas para las
tareas de conservación.
13.3 Equipos requeridos
13.3.1 Almacenamiento y medio ambiente
Los equipos necesarios en esta etapa dependerán con toda probabilidad de
los problemas de almacenamiento y medio ambiente puestos de manifiesto en el
estudio preliminar. Los locales deben, ante todo, estar provistos de anaqueles
y estanterías adecuados y de deshumidificadores o humidificadores. Debe haber
fregonas y escobas suficientes para la limpieza inicial y periódica de los
archivos, además de algunos dispositivos para registrar las condiciones
ambientales (tales como higrotermógrafos, indicadores de rayos ultravioleta y
luxómetros).
13.3.2 Conservación general
Los principales elementos son:
a) una máquina aspiradora de calidad industrial con los dispositivos
necesarios para la limpieza de estanterías y cajas (nunca debe
usarse directamente sobre los documentos);
b) un congelador doméstico capaz de mantener una temperatura de -18° C,
para el caso de que se descubra la aparición de insectos.
13.3.3 Restauración
No suelen hacer falta en esta etapa equipos de restauración, aunque
pueda resultar útil disponer de una mesa de trabajo y de algunas herramientas
básicas para que el Conservador Superior pueda realizar reparaciones menores.
13.4 Materiales requeridos
13.4.1 Conservación general
Además de los artículos básicos (como jabón, productos de limpieza y
desinfectantes para el aseo general), en esta etapa harán falta cajas, carpetas,
papel de envolver y cinta adhesiva para embalar debidamente los documentos
trasladados y archivados.
13.4.2 Restauración
Si el Conservador Superior ha de realizar reparaciones menores, serán
necesarios algunos materiales para la restauración manual (papel, cola).
También es factible llevar a cabo algunas tareas de encapsulado mediante
sobres prefabricados de poliéster (o bien sobres recortados a medida con láminas
de poliéster y cosidos a máquina con punto en zigzag).
13.5 Locales y servicios necesarios
En esta etapa no habrá ningún local ni servicio indispensable, siendo,
no obstante, conveniente disponer de un despacho y de espacio suficiente para
la mesa de trabajo del Conservador Superior.

PGI-89/WS/4 - pág. 48
13.6 Gastos
No es posible confeccionar una lista de los gastos que puedan precisarse
y cuya validez sea internacional y duradera. No obstante, puede ser útil dar
para esta etapa y otras posteriores una idea aproximada de los gastos mínimos
previsibles con objeto de poder comprar los equipos y materiales no disponibles
localmente. Los precios se indican en libras esterlinas (£) según las
cotizaciones vigentes a principios de 1988, por lo que tendrán que reajustarse
en función de las condiciones locales, el cambio monetario y el transcurso del
tiempo, debiendo en todos los casos añadirse los gastos de entrega y de mantenimiento
y los derechos e impuestos locales. Los gastos de instalación y de
servicios y los sueldos varían tanto de un país a otro que resulta imposible
hacer ningún tipo de generalización.
13.6.1 Coste de los equipos
La máquina aspiradora no debería costar más de 100 £, el congelador
doméstico 250 £ y la máquina de coser 500 £.
13.6.2 Coste de los materiales
Es probable que el artículo más costoso sean las cajas de archivo sin
acidez, cuyo precio será de 1 £ a 5 £ por caja, según las dimensiones y el
tipo de fabricación. Las carpetas sin acidez costarán alrededor de 30 £ la
centena. Debe preverse una suma de 300 £ para algunas reservas iniciales de
materiales destinadas a reparaciones menores (el precio de 100 folios de papel
a mano es de unas 150 £).
14. ETAPA INTERMEDIA (mediano plazo: entre tres y cinco años)
14.1 Tareas
Estas deben definirse a través del estudio preliminar e incorporarse al
programa de preservación y conservación. Dentro de lo que permitan los recursos
disponibles, las actividades se realizarán siguiendo un orden de prioridades.
14.1.1 Conservación general
Sigue vigente la necesidad de mantener las normas de limpieza y las condiciones
apropiadas de almacenamiento, desinsectación de las nuevas adquisiciones
y embalaje y archivo correctos.
14.1.2 Restauración
Debe iniciarse en esta etapa un programa básico de restauración. Las
opciones de tratamiento estarán supeditadas a las necesidades, las prioridades
y ritmo de aprendizaje en lo que se refiere a las reparaciones manuales y la
encuademación. También existen métodos más sencillos y productivos, como la
laminación y el encapsulado, aunque su utilidad dependerá del buen estado de
funcionamiento de los equipos (véase punto 11.3.3 d)).
14.1.3 Microfilmación
Hacia el final de esta etapa puede vislumbrarse la posibilidad de
emprender un programa de microfilmación.

14.2 Efectivos requeridos
14.2.1 Número y funciones
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Los efectivos irán en aumento para hacer frente al creciente volumen de
trabajo en esta etapa. El número de empleados estará en función de la relación
entre el volumen de trabajo que hay que realizar y los fondos de que se dispone
para remunerar al personal necesario, aunque los efectivos mínimos deberían
ser:
a) uno o dos conservadores que se encarguen de las reparaciones manuales,
seleccionándolos con arreglo a sus aptitudes, capacidad de
coordinación, habilidad manual, paciencia y conocimientos técnicos;
b) un encuadernador, seleccionado a partir de los mismos criterios
antes mencionados (puede contratarse a un encuadernador con experiencia
general en el ámbito editorial o bibliotecario, pero en este
caso habrá que iniciarlo en las técnicas específicas de encuademación
de documentos);
c) uno o dos técnicos subalternos para llevar a cabo, bajo supervisión,
las tareas más repetitivas y rutinarias, como laminación, encapsulado
y desacidificación;
d) un operador reprográfico para realizar, eventualmente, la microfilmación;
esta función puede ser desempeñada al comienzo por un técnico
subalterno que comparta otras actividades de conservación.
14.2.2 Formación
La formación se hará principalmente en el lugar de trabajo bajo la
supervisión del Conservador Superior. Si se cuenta con la intervención de un
conservador experimentado proveniente del extranjero se pueden organizar cursos
de capacitación dentro del establecimiento. Es aconsejable que el Director
de Preservación y el Conservador Superior amplíen su experiencia y sus conocimientos
asistiendo a cursos y seminarios. Deberían además, mantenerse actualizados
mediante la lectura de publicaciones profesionales (ver Apéndice F).
14.3 Equipos requeridos
Se trata aquí de incrementar los medios de restauración, para lo cual se
incluirán:
a) una mesa de trabajo y un estuche de herramientas básicas para cada
conservador en periodo de formación;
b) un estuche de herramientas y equipos básicos de encuademación para
el encuadernador;
c) otros muebles e instalaciones básicos (ver punto 11.1.2);
d) un soldador ultrasónico para el encapsulado (este método de fabricación
de sobres de poliéster a medida es más eficaz que el empleo de
cinta adhesiva de doble faz y más sencillo que la encuademación);
e) una prensa de laminación (si se opta por la laminación mecánica, en
lugar de la laminación manual);
f) un indicador de pH para medir el nivel de acidez.

PGI-89/WS/4 - pág. 50
14.4 Materiales requeridos
Además de las reservas de materiales de conservación general, habrá que
proveer:
a) una cantidad suficiente de materiales básicos de reparación manual
para cada conservador;
b) materiales de encuademación para el encuadernador;
c) película de poliéster para el encapsulado;
d) tejido de papel y otros materiales para la laminación manual o mecánica;
e) productos químicos para la desacidificación.
14.5 Locales y servicios necesarios
En esta etapa es preciso instalar un taller de conservación con espacio
suficiente para todo el personal (con un mínimo de 15 m 2 por persona), un
depósito para los materiales (20 m 2 ), agua corriente, electricidad y un sistema
de evacuación. Si se han de emplear técnicas de microflimación en esta
etapa, habrá que prever un local separado, incluyendo una cámara oscura.
14.6 Gastos
14.6.1 Gastos de equipos
Además de las mesas de trabajo y de las herramientas y equipos básicos,
habrá que invertir en la compra de una prensa de laminación (entre 500 £ y
1.000 £, según el modelo) y de una soldadura ultrasónica (10.000 £). El precio
mínimo de un indicador de pH es de 35 £ según el modelo. El coste de una
unidad microfilmadora básica asciende a unas 40.000 £.
14.6.2 Gastos de materiales
Habrá que calcularse un gasto medio de 600 £ en materiales para cada
conservador, encuadernador y técnico. El coste de los materiales para una
pequeña unidad microfilmadora funcionando a aproximadamente la mitad de su
capacidad asciende a unas 2.000 £.
14.6.3 Costes comparativos
Para hacerse una idea aproximada, se puede decir que en condiciones
ideales de productividad, los costes comparativos de: 1) reparaciones manuales,
2) laminación o encapsulado y 3) microfilmación de la misma cantidad de
folios serán del orden de 30:10:1.
15. SERVICIOS COMPLETOS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN
(a partir de seis años)
15.1 Tareas
Se alcanzará esta etapa de desarrollo del servicio de preservación y
conservación únicamente -y siempre que los recursos disponibles sean suficientes-
cuando el grado de especialización y los medios existentes permitan ejecutar
los trabajos más complejos de restauración y abarcar tipo de material de

PGI-89/WS/4 - pág. 51
archivo. Se requiere un mínimo de seis años para llegar a esta etapa, aunque
con frecuencia el proceso será mucho más largo.
15.2 Efectivos requeridos
El número de empleados aumentará en función de los recursos disponibles,
del nivel de capacitación efectivo o potencial y de la variedad y magnitud del
trabajo. Conforme vaya aumentando el número de empleados, será necesario multiplicar
los puestos intermediarios de supervisión y los cursos de formación,
creando en lo posible un programa más estructurado (3, 66).
15.3 Equipos y materiales requeridos
Además de la necesidad de proveer suficientes equipos y materiales para
el personal empleado, el hecho de incorporar tratamientos más variados requerirá
la adquisición de otros nuevos equipos (por ejemplo, una máquina reintegradora).
También en esta etapa puede resultar necesario comprar equipos y
materiales para la transcripción de documentos audiovisuales o legibles a
máquina, instalar una unidad microfilmadora (si no se ha hecho en la etapa
anterior) y, en caso de que se disponga de recursos financieros importantes,
crear sistemas de desacidificación masiva y otros más sofisticados.
15.4 Locales y servicios necesarios
Habrá que ampliar el taller para poder llevar a cabo una mayor variedad
de procedimientos y permitir el incremento del personal.
15.5 Gastos
Una máquina reintegradora costará como mínimo 5.000 £, según el modelo.
Resulta difícil citar precios exactos en lo que respecta al material audiovisual,
pudiendo oscilar entre 100.000 £ y 1 millón de libras, según la cantidad
y el grado de sofisticación de los equipos. Para sistemas de tratamiento
masivo se debe contar como mínimo con 1 millón de libras.
CUARTA PARTE: DIRECTRICES GENERALES
Las referencias internas remiten a la primera y segunda parte.
16. DIRECTRICES DE PRESERVACIÓN
16.1 Almacenamiento
16.1.1 Edificio
La primera medida y la más eficaz que puede tomar el archivero para
prolongar la vida útil de los materiales de archivo consistirá en crear las
mejores condiciones de almacenamiento:
- la temperatura ambiente deberá mantenerse entre 15° C y 22° C y la
humedad relativa entre el 35% y el 65% (inferior al 55% en la medida
de lo posible);
- los locales tendrán que estar bien ventilados;
- hay que evitar la presencia de polvo y de agentes contaminadores;

PGI-89/WS/4 - pág. 52
la iluminación deberá ser más bien difusa;
- hay que poder detectar los incendios y controlarlos rápidamente;
los peligros de incendio, inundación y tormenta deben reducirse al
mínimo (4.1.1).
16.1.2 Elementos de almacenamiento
Deben ser los apropiados, químicamente inertes e incombustibles (4.1.2).
16.1.3 Contenedores
El empleo de cajas y carpetas para folios y expedientes sueltos y de
cajones para volúmenes encuadernados proporcionará una excelente protección
contra incendios, inundaciones, luz, alimañas, contaminación y alternancia de
condiciones ambientales en los archivos. Si no se pueden obtener recipientes
sin acidez, el uso de papel de envolver y de carpetas sin acidez proporcionará
una protección bastante eficaz (4.1.3 y 4.2.4).
16.1.4 Limpieza asidua
Suele ser suficiente aplicar procedimientos sencillos de conservación
pasiva para prolongar la vida útil de los documentos, a saber:
evitar la acumulación de polvo y suciedad en los documentos (4.2.1);
suprimir los componentes de metal oxidable, tales como grapas, alfileres
y clips y mantener alejados los documentos de otros materiales
deletéreos (4.2.2);
- desplegar y alisar los papeles enrollados (4.2.3).
16.1.5 Manipulación
Deben establecerse consignas obligatorias para la manipulación correcta
de los documentos por los empleados y usuarios (4.2.5).
16.2 Control de alimañas
16.2.1 Tratamiento de los archivos
En presencia de hongos, microorganismos, insectos o alimañas en los
archivos, se tomarán las medidas siguientes:
- limpiar y desinfectar las zonas afectadas;
erradicar el origen de la infestación (4.3.1, 4.3.3).
16.2.2 Tratamiento de los documentos afectados
Actualmente se considera poco efectiva la fumigación con productos
químicos biocidas, además del riesgo que ello entraña para el personal y los
documentos. Las alternativas son:
la congelación por debajo de -18° C como medio de eliminar insectos,
larvas y huevos;
- la creación de un medio ambiente poco propicio a la proliferación de
hongos o insectos (4.3.2, 4.3.4).

17. DIRECTRICES DE ''.ONSERVACION Y RESTAURACIÓN ACTIVAS
17.1 Principios de restauración y reparación
17.1.1 Principios básicos
PGI-89/WS/4 - pág. 53
Antes de emprender cualquier trabajo de restauración o de reparación,
habrá que examinar la naturaleza exacta de los documentos de que se trata y
los efectos de los tratamientos posibles, que deben conformarse a ciertos
principios básicos:
- ningún procedimiento debe suprimir, disminuir, desvirtuar o disimular
el valor testimonial de un documento;
- no debe aplicarse ninguna técnica susceptible de dañar o fragilizar
el documento (2.2.1);
- siempre que sea posible, el material que falte debe reemplazarse por
material de índole igual, similar o compatible;
debe dejarse clara constancia del tipo y de la importancia de la
reparación realizada;
- no debe hacerse nada que pueda perjudicar al documento, aunque puede
haber excepciones a esta regla (2.2.2).
17.1.2 Documentación
Hay que dejar constancia por escrito de todo tratamiento de restauración.
La información incluirá:
la identificación del documento;
- el estado del documento antes del tratamiento;
cualquier tratamiento previo;
- los procedimientos y técnicas utilizados;
- los materiales utilizados;
la identidad del restaurador;
- las fechas de la reparación;
- en caso necesario, fotografías del documento antes, durante y después
del tratamiento (2.2.3, 2.2.4).
17.2 Restauración de materiales tradicionales
17.2.1 Desacidificación
Cuando el deterioro del papel se pueda atribuir a una contaminación
acida, será necesario neutralizar el ácido y crear una compensación alcalina
por medios químicos. Existen diversos métodos:

PGI-89/WS/4 - pág. 54
- la desacidificación acuosa, de preferencia con una solución de bicarbonato
de magnesio (debe comprobarse previamente si las tintas y los
pigmentos son solubles en agua y fijarlos debidamente en caso afirmativo)
;
- la desacidificación con alcohol, que puede ser menos eficaz que el
procedimiento acuoso;
la desacidificación en fase de vapor, poteneiaimente eficaz y fácil
de aplicar, aunque nociva para la salud debido a los gases empleados
y por ello desaconsejable;
- la desacidificación masiva, que se halla aún en etapa experimental y
resultará demasiado onerosa para la gran mayoría de los establecimientos
(5.1.3).
17.2.2 Reparación de papel
Los documentos de papel deben repararse con papel nuevo, de buena calidad,
de imitación barba, del mismo peso y de color similar o con tejido "japonés"
aplicado de tal modo que coincidan el "grano" del original y el del
remiendo, aplicando cola sulfurizada u otro adhesivo de calidad comprobada
(5.1.4, 5.1.5, 5.1.6).
17.2.3 Laminación
Este tipo de tratamiento masivo y muy corriente puede ser realizado por
personal con un mínimo de capacitación. Los métodos existentes son:
la laminación mecánica, para la que tan sólo se utilizará papel alcalino
(previa desacidificación si necesario);
- el método florentino;
- la laminación con alcohol (5.1.7).
17.2.4 Encapsulado
Este método consiste en envolver el documento con una película transparente
de poliéster inerte, siendo muy apropiado para folios, fotografías y
tejidos frágiles y friables (5.1.8).
17.2.5 Reintegración mecánica
Con esta técnica se fabrica papel nuevo para rellenar los orificios del
original (5.1.9).
17.2.6 Otros tratamientos:
- exfoliación (5.1.10);
reforzamiento (5.1.11).
17.2.7 Encuademaciones
Raras veces resulta rentable reparar o reemplazar las encuademaciones
originales, a menos que posean un valor o interés histórico, estético o
intrínseco o que el contenido sea particularmente valioso. La encuademación o
protección con guardas y el archivo de folios sueltos para facilitar su consulta
y protegerlos contra el hurto o el extravío resulta en general un

PGI-89/WS/4 - pág. 55
proceso largo y laborioso y no vale la pena a menos de que se trate de material
de alto valor e interés. La encuademación con horquillas de documentos
encapsulados es una manera poco costosa de juntarlos para poderlos consultar
(5.2.1, 5.2.2, 5.2.3, 5.2.4).
17.2.8 Pergaminos y otros soportes tradicionales
Los métodos de conservación de pergaminos, papiros, corteza de abedul,
hojas de palmera, madera, marfil, arcilla y piedra requieren un considerable
grado de especialización y no deben intentarse sin capacitación previa (5.3.1,
5.3.2, 5.3.3, 5.4).
17.2.9 Sellos
La reparación de sellos colgantes y aplicados es un trabajo altamente
especializado y, en ausencia de la persona capacitada, la mejor manera de
conservar los sellos consistirá en envolverlos cuidadosamente con guata de
celulosa para evitar un mayor deterioro. Las tintas o pigmentos utilizados en
sellos estampados pueden ser solubles en agua, por lo que habrá que tomar las
precauciones del caso cuando se sometan a tratamientos humectantes (5.5).
17.3 Preservación y conservación de materiales no textuales
17.3.1 Instantáneas
La conservación activa de fotografías constituye una operación altamente
especializada que tan sólo debe ser llevada a cabo por personal capacitado y
experimentado en el diagnóstico tanto de los procedimientos fotográficos involucrados
como de los tratamientos indicados. Por lo general, el tratamiento
más seguro consistirá en envolver los documentos fotográficos uno a uno en
envoltorios químicamente inertes o encapsularlos con película de poliéster y
conservarlos en un medio oscuro en condiciones ambientales óptimas (cuanto más
baja sea la temperatura, mejor resultará; no hay que rebasar en ningún caso la
temperatura de 5 o C para las fotos en color) (6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4).
17.3.2 Microformas
El tratamiento en este caso suele limitarse a sustituir las bobinas
metálicas o los contenedores químicamente activos por otros inertes, además de
almacenarlos en las debidas condiciones ambientales (6.1.5).
17.3.3 Documentos de oficina
La única manera de preservar el texto de documentos de oficina que no
son permanentes es copiarlos mediante un proceso reprográfico más duradero
(6.1.6).
17.3.4 Películas
Las películas en blanco y negro sobre una base de nitrato de celulosa
son sumamente inflamables y pueden llegar incluso a ser explosivas. Deben
archivarse en cámaras de seguridad y el único tratamiento eficaz consistirá en
copiarlas en material seguro y destruir los originales. La preservación física
de las películas es poco práctica y sólo se justifica en algunos casos aislados
e importantes, siendo la manipulación cuidadosa y un almacenamiento adecuado
(temperaturas bajas, sobre todo cuando se trate de películas en color)
las únicas medidas para detener el deterioro, quedando, en caso de ser excesivo
el daño, la posibilidad de su reproducción (6.2.1).

PGI-89/WS/4 - pág. 56
17.3.5 Documentos videográficos
Es indispensable conservarlos en condiciones ambientales idóneas y
manipularlos con sumo cuidado; no hay ninguna otra solución fuera de la
reproducción (6.2.2).
17.3.6 Documentos sonoros
Las únicas maneras posibles de conservar los discos y cintas audio consisten
en disponerlos en un medio ambiente propicio, tratarlos con sumo cuidado
y, cuando no quede más remedio, reproducirlos (6.3.1, 6.3.2).
17.3.7 Discos legibles a máquina
Se deben archivar y manipular debidamente, quedando la posibilidad de
reproducirlos, eventualmente sobre discos ópticos (6.4.1, 6.4.2).
18. DIRECTRICES PARA LA REPRODUCCIÓN SUSTITUTIVA
18.1 Ob.ietivos de la reproducción sustitutiva
Este procedimiento puede utilizarse con los siguientes fines:
- a guisa de alternativa a los tratamientos de conservación de los
documentos dañados o deteriorados, siempre que la restauración no sea
algo prioritario o cuando es impracticable (7.1.1);
- después de someter el original de alto valor intrínseco al tratamiento
de conservación, se utilizarán las copias con objeto de evitar
el continuo perjuicio o deterioro del original (puede ocurrir que el
estado de deterioro del original sea tal que resulte imposible reproducirlo
sin antes haberlo reparado (7.1.2);
- para evitar el deterioro paulatino de los documentos originales consultados
frecuentemente y que en principio no requieren ninguna
reparación (7.1.3).
18.2 Tipos de sustitución
Según la índole y el valor intrínseco o informativo del original, existen
diversas opciones de sustitución:
facsímiles, en el caso de documentos individuales de alto valor
intrínseco (7.2.1);
fotografías, cuando no se justifica el gasto de un facsímil en colores
y una reproducción fotográfica de buena calidad es suficiente
(7.2.2);
- copias xerográficas, que son convenientes para reemplazar fotocopias
deterioradas e inestables u otros documentos contenidos en archivos
modernos (7.2.3);
- microformas, que representan el tipo de sustitución más económico y
más efectivo, siendo más económicas incluso que la conservación
activa (7.2.4);

PGI-89/WS/4 - pág. 57
imágenes electrónicas, nueva técnica consistente en producir una
versión electrónica del original en un medio magnético o en un disco
óptico, proyectándose luego las imágenes en una pantalla o imprimiéndolas;
esta técnica puede emplearse también para mejorar la calidad
de las imágenes empalidecidas o incompletas (7.2.5);
transferencias de información, que puede representar la única manera
de salvaguardar la información contenida en documentos no textuales
(7.2.6).
19. DIRECTRICES DE PLANIFICACIÓN
19.1 Creación de un programa de preservación y conservación
19.1.1 Estudios preliminares
La manera más eficaz de resolver los problemas de preservación y de
conservación consiste en elaborar un programa detallado basado en el estudio
sistemático del edificio y de su contenido, que debe abarcar:
el edificio en su totalidad;
- ciertas partes específicas del edificio;
- colecciones enteras de documentos;
documentos aislados.
Este estudio debe reiterarse periódicamente con el fin de detectar
problemas nuevos o recurrentes y el estado de conservación de las nuevas
adquisiciones debe ser examinado, incorporándose al programa nuevas disposiciones
al respecto (8.1.1, 8.1.2, 8.1.3).
19.1.2 Aplicación del tratamiento indicado
Al optar por un tipo de tratamiento, habrá que considerar las características
específicas del edificio y su contenido, tomando en cuenta:
el valor tanto intrínseco como informativo de una colección o de un
documento aislado;
- la frecuencia con que la colección o el documento es o ha de ser
utilizado (8.2.1, 8.2.2, 8.2.3).
19.1.3 Prioridades
Por lo general, los problemas que afectan a la totalidad del edificio o
a una parte específica del mismo deben tratarse en primer término, dándose la
prioridad a cualquier problema susceptible de extenderse si no se resuelve a
corto plazo. En cuanto al contenido de los archivos, las colecciones completas
tienen la prioridad de tratamiento sobre los documentos individuales. Al fijar
las prioridades hay que tomar en consideración el valor y el uso (real o
potencial) y la urgencia en llevar a cabo el tratamiento, para lo cual el
archivero y el conservador deben trabajar al unísono (8.3.1, 8.3.2, 12.2.3).

PGI-89/WS/4 - pág. 58
19.2 Ejecución del programa de preservación y conservación
19.2.1 Planificación
En el proceso de planificación de los programas o proyectos hay que
definir detalladamente todas las actividades necesarias a la ejecución del
proyecto, dentro de un cronograma de trabajo. Es imprescindible coordinar
dichas actividades que comprenden:
- la coordinación del movimiento de caja (12.3.3);
la construcción, habilitación y acondicionamiento de los talleres y
otras dependencias (12.5.4);
la instalación de los servicios, requisito indispensable para dar
comienzo al trabajo (12.5.3);
la contratación y capacitación del personal (12.5.4);
la compra y entrega de los equipos y materiales necesarios y su verificación
y puesta en marcha (12.5, 12.5.6).
19.3 Previsiones presupuestarias
19.3.1 Presupuesto de gastos
Es fundamental establecer un presupuesto exacto y minucioso de los gastos
al planificar los proyectos y mantenerlo actualizado. Hay que tener en
cuenta los factores inflacionistas, las fluctuaciones monetarias eventuales y
otras contingencias económicas externas (12.3.1).
19.3.2 Fuentes de financiación
Estas incluyen:
ayuda internacional, prevista por lo general para la formación, la
compra de equipos y la intervención de asesores, aunque no para gastos
regulares tales como la adquisición de materiales o el pago de
los sueldos o para la inversión de capital en el acondicionamiento de
locales (12.4.1);
ayuda bilateral, que suele estar sujeta a las mismas restricciones
(12.4.2);
- recursos nacionales, incluyendo el presupuesto habitual del establecimiento
(12.4.3);
recursos propios del archivo cuando éste goza de libertad para ello
en cuanto a las partidas presupuestarias o cuando se dispone de fuentes
independientes de financiación (12.4.4);
- repartición de los gastos con otros componentes del sistema nacional
de información (12.4.5);
patrocinio comercial (12.4.6).

19.4 Planes de emergencia
PGI-89/WS/4 - pág. 59
El programa de preservación y conservación, además de abarcar los problemas
existentes y los que pudieran surgir con la adquisición de nuevos documentos,
debe prever las medidas preventivas y las reparaciones a que hubiere
lugar en caso de siniestro, a saber:
- medidas contra los daños ocasionados por robos con fractura, incendios,
inundaciones o infiltraciones (12.6.1);
previsión de personal, equipos y otros servicios disponibles en caso
de siniestro (12.6.2);
- disposiciones para minimizar los daños y garantizar el traslado inmediato
de los documentos afectados (12.6.3);
- un programa de rápida rehabilitación de la zona afectada y de conservación
a largo plazo del material gravemente estropeado (12.6.4).
20. DIRECTRICES PARA LA INSTALACIÓN DEL TALLER
20.1 Local
20.1.1 Construcción
Ya se trate de un taller nuevo o de la habilitación de un local preexistente,
deben tenerse en cuenta los siguientes factores:
el piso debe ser lo suficientemente sólido como para soportar el peso
de los equipos (9.1.1);
es imprescindible que haya luz natural, aunque hay que evitar la
incidencia directa de la luz solar, mientras que las fuentes de
iluminación suplementaria deben estar tamizadas e ir provistas de
filtros de rayos ultravioletas (9.1.2);
es necesario dejar suficiente espacio entre los equipos y el
cielorraso (9.1.3);
las condiciones ambientales deben ser las mismas que las existentes
en los archivos para evitar que, al ser devueltos los documentos a
los anaqueles, las diferencias ambientales echen a perder el tratamiento
realizado.
20.1.2 Superficie
Dependerá del número de empleados, de la variedad de los procedimientos
aplicados y de la magnitud de las operaciones, aunque pueden establecerse las
siguientes pautas mínimas:
- mesas de trabajo de los conservadores: 15 m 2 cada una;
- mesa para mapas y documentos de gran tamaño: entre 20 y 25 m 2 ;
- otros equipos o áreas de trabajo: 15 m 2 cada uno;
- zona de operaciones químicas: 15 m 2 mínimo;

PGI-89/WS/4 - pág. 60
- cámara de seguridad para documentos: 10 m 2 mínimo;
- depósito para materiales: 20 m 2 mínimo;
- despacho: 20 m 2 mínimo;
- espacio de tránsito: añádase el 25% al total (9.2.1, 9.2.2).
Sólo es necesario crear los espacios necesarios para cada etapa de desarrollo,
sin perder de vista el contexto total del taller (9.3).
20.1.3 Almacenamiento
Este punto comprende:
- documentos que necesiten o estén en tratamiento y que requieren condiciones
ambientales y medidas de seguridad equivalentes a las existentes
en los archivos (9.7.1);
- materiales que requieren un medio ambiente controlado de temperatura
y humedad relativa uniformes para evitar el deterioro de los productos
perecederos (9.7.2);
- productos químicos, para los cuales hace falta un local provisto de
una pila y de una mesa de trabajo químicamente resistentes, una máscara
de gas para la manipulación de productos químicos, un congelador
para aquellos que necesiten conservarse a muy bajas temperaturas,
extintores contra incendios de origen químico y un buen sistema de
ventilación (9.7.3).
20.1.4 Disposición
La disposición del taller dependerá de la variedad de los procedimientos
y de la magnitud de las operaciones, aunque deben observarse los principios
generales siguientes:
- en la medida de lo posible, el conservador debe poder llevar a cabo
todas sus tareas con una mesa de trabajo o en las inmediaciones;
- en caso de utilizarse diversos tipos de dotaciones, su disposición
debe permitir una ejecución cómoda del trabajo sin interferencias y
con el mínimo traslado de documentos (9.4.1);
- los equipos individuales deben ubicarse de la manera más cómoda y
conveniente para los conservadores (9.4.2).
20.1.5 Relación con otras secciones de archivo
Suele resultar más eficaz cuando el taller de restauración está dentro
del edificio principal del archivo o dentro del complejo de edificios; conviene
que esté ubicado cerca de las demás secciones del archivo con las que se
encuentra vinculado y tener acceso fácil a las zonas de descarga y a los
ascensores (9.5, 9.5.1).

20.2 Servicios
20.2.1 Electricidad
PGI-89/WS/4 - pág. 61
Debe instalarse una cantidad suficiente de enchufes eléctricos como para
todos los aparatos eléctricos, quedando algunos libres para permitir mayor
movilidad. En caso de que el suministro de electricidad local sea irregular,
conviene contar con un generador. Es indispensable especificar las normas
locales de voltaje en el momento de efectuar el encargo de equipos eléctricos
(9.6.1).
20.2.2 Agua
Es imprescindible un suministro de agua en cantidad suficiente y de
calidad adecuada. Para algunos procedimientos habrá que utilizar agua destilada
(9.6.2).
20.2.3 Sistemas de evacuación
Será necesario prever la evacuación de grandes cantidades de líquidos y
gases residuales, conforme a las normas de seguridad y de protección ambiental
en vigencia. Si los sistemas públicos de evacuación fueran insuficientes,
habrá que prever otro método de drenaje (9.6.3, 9.6.4).
21. DIRECTRICES PARA LA PROVISION DE PERSONAL
21.1 Funciones
21.1.1 Funciones de archivo
La conservación constituye la prioridad fundamental de todo archivero,
al que le corresponde de modo particular:
- juzgar el valor y el uso que tiene el material que requiere tratamiento;
- cerciorarse de que los documentos reciben el trato debido por parte
del personal y del público y evitar que sufran daño al ser consultados
(10.1.1).
21.1.2 Funciones de conservación
La responsabilidad de decidir sobre el tratamiento indicado recae conjuntamente
en el archivista y en el conservador, aunque la ejecución del
trabajo es de la competencia de este último, quien debe poseer:
- conocimientos amplios y especializados sobre la naturaleza de los
documentos;
capacidad de escoger el tratamiento más apropiado para cada circunstancia
específica;
- habilidad y competencia para llevar a cabo el trabajo (10.1.2).

PGI-89/WS/4 - pág. 62
21.1.3 Funciones subalternas
Algunos tratamientos requieren sólo algunos conocimientos básicos y
pueden encomendarse sin ningún peligro a técnicos capacitados bajo la supervisión
de un conservador. Otras tareas no necesitan ningún tipo de conocimiento
específico y bastará con que se efectúen cuidadosamente, bajo supervisión
(10.1.3).
21.2 Gestión
21.2.1 Gestión de la preservación
La preservación está bajo la responsabilidad de la dirección superior
del archivo, pero la gestión cotidiana, como también la preparación y ejecución
de los programas de preservación y conservación, se delegarán en el
Director de Preservación (10.2.1).
21.2.2 Gestión de la conservación
El Conservador Superior responde ante el Director de Preservación por:
- el asesoramiento profesional sobre la conservación;
la dirección del personal de conservación y la distribución
del trabajo;
el mantenimiento de los equipos en buen estado;
el control de las existencias;
- la supervisión de la calidad del trabajo (10.1.2).
21.2.3 Supervisión técnica
En el caso en que un servicio de preservación y conservación se amplíe y
se ramifique a tal punto que las diferentes actividades se desempeñen de
manera casi independiente unas de otras, será preciso nombrar a directores o
supervisores intermedios (10.2.3).
21.3 Contratación y formación
21.3.1 Contratación
En los países en desarrollo es difícil encontrar al personal con competencia
y experiencia en materia de conservación, por lo que habrá que contratar,
según las posibilidades, a personas que hayan completado el ciclo secundario,
preferentemente con una orientación técnica, y que demuestren poseer
habilidad manual y aptitudes técnicas (10.3.1).
21.3.2 Formación
La formación en el ámbito de la conservación presenta dificultades especiales,
dada la escasez de cursos en este tipo de especialización. Será preciso,
por consiguiente, establecer un plan de capacitación combinando los
elementos siguientes:

PGI-89/WS/4 - pág. 63
formación exterior, ya sea mediante cursos organizados, de los que
existen muy pocos, o mediante la asistencia a talleres ya establecidos
(10.4.1);
formación dentro del establecimiento, realizada durante el trabajo y
bajo la supervisión de un conservador experimentado durante un
periodo mínimo de dos años (10.4.2).
21.4 Número de efectivos y niveles de producción
21.4.1 Necesidades
Es probable que éstas sean infinitas y resulta en general poco factible
que un archivo pueda mantener en permanencia una plantilla suficiente para
satisfacer todas sus necesidades de preservación y conservación (10.5.1).
21.4.2 Efectivos
No se puede por lo tanto hablar de un número exacto e ideal de personas
en un servicio de esta índole, aunque la plantilla debería constar como mínimo
de tres: un conservador y dos subalternos. Todo dependerá fundamentalmente de
los fondos de que se disponga y del personal disponible (10.5.2).
21.4.3 Producción
Resulta, por consiguiente, indispensable obtener la mejor productividad
posible con el personal con que se cuenta, recurriendo a los métodos de tratamiento
más rentables con un mínimo de trabajo (10.5.3).
21.5 Documentos expuestos
Se deben tomar disposiciones para que el personal de conservación pueda
consagrar parte de su tiempo al montaje y a la vigilancia de los documentos
que se exponen (10.6).
21.6 Higiene y seguridad
En un taller de conservación acechan una serie de peligros para la salud
y la seguridad del personal, debiendo tomarse las medidas preventivas necesarias
y las disposiciones para administrar los primeros auxilios en caso de
accidente (10.7.1, 10.7.2).
22. DIRECTRICES PARA EQUIPOS Y MATERIALES
22.1 Equipos
22.1.1 Equipos básicos
Estos comprenden:
algunos utensilios sencillos (11.1.1);
- una mesa de trabajo y efectos para las reparaciones básicas a disposición
de cada conservador;
- un congelador, si se opta por la congelación en lugar de la fumigación
como método de eliminación de insectos (11.1.2);

PGI-89/WS/4 - pág. 64
- prensas y elementos básicos para la encuademación de tipo occidental,
si se ha optado por esta técnica (11.1.3);
- material para manipular los productos químicos (11.1.4).
22.1.2 Otros equipos
A medida que el servicio de conservación va cobrando amplitud y aumentan
los fondos disponibles, conviene añadir los siguientes elementos:
- una soldadora ultrasónica para encapsulado;
- una máquina laminadora;
- prensas y guillotinas eléctricas;
- una máquina reintegradora;
instalaciones para tratamientos masivos (aunque es improbable que
estén al alcance de la mayor parte de los archivos) (11.1.5).
22.1.3 Manutención
Antes de invertir en la compra de equipos costosos, debe asegurarse su
manutención. El personal debe encargarse de mantener en buen estado las herramientas
y los efectos básicos (11.1.6, 11.3.3 d)).
22.2 Materiales
22.2.1 Requerimientos
Las existencias dependerán del tipo de procedimientos empleados, pero
las reservas básicas deben incluir:
- un surtido de materiales para las reparaciones manuales;
cajas, carpetas y papel de envolver sin acidez (11.2.1);
- material de encuademación (11.2.2);
- productos químicos (11.2.3);
- tejido de papel y otros materiales de laminación (11.2.4 a));
- película de poliéster y otros materiales de encapsulado (11.2.4 b)).
22.2.2 Existencias
Las existencias y reservas de materiales necesarios para mantener un
nivel óptimo de productividad dependerán de la frecuencia del uso y de la
posibilidad de renovación, pero como pauta general se puede decir que la
compra inicial debe ser suficiente como para dos años de trabajo y que seguidamente
hay que constituir las reservas que en todo momento deben ser suficientes
a lo largo de un año (11.2.6).
22.2.3 Control de las existencias
Con objeto de utilizar debidamente los materiales, hará falta ejercer
sobre ellos un control estricto (11.2.6).

22.3 Gastos
22.3.1 Compras locales
PGI-89/WS/4 - pág. 65
Siempre que sea posible, se comprarán equipos y materiales de buena
calidad localmente, en lugar de recurrir a la importación, dado que los precios
serán fáciles de averiguar y relativamente bajos (11.3.1).
22.3.2 Importaciones
En caso de tener que importar los equipos o materiales, es fundamental
averiguar los precios exactos, incluyendo factores tales como:
- el pago en moneda extranjera (11.3.2 a));
- la comisión del representante (11.3.2 b));
- gastos de flete y de entrega (11.3.3 a));
- gastos de montaje y de instalación (11.3.3 b));
- derechos e impuestos (11.3.3 c));
- la manutención y las reparaciones periódicas de los equipos, para lo
que hay que contar como mínimo con el 10% del precio de compra,
además de otro 10% para la posible adquisición de piezas de recambio
(11.3.3 d)).

PGI-89/WS/4 - pág. 66
DIRECTOR DE PRESERVACIÓN
APÉNDICE A
DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES
1. Preparar y ejecutar un programa de preservación y conservación, previa
aprobación por parte de la dirección general del establecimiento.
2. Responsabilizarse del estado físico en que se encuentra el interior del
edificio.
3. Definir, en colaboración con el Conservador Superior, las necesidades de
preservación y conservación, establecer las prioridades de común acuerdo
con los archiveros y aplicar los tratamientos apropiados.
4. Encargarse de la gestión general del personal y de las finanzas del
Departamento de Preservación y Conservación.
5. Mantener el nivel de efectivos que se precisa y proveer la capacitación
técnica adecuada.
6. Coordinar el Departamento de Preservación y Conservación con los demás
servicios del establecimiento.
CONSERVADOR SUPERIOR
1. Encargarse de la administración general del personal de conservación.
2. Prestar asesoramiento técnico.
3. Diagnosticar, conjuntamente con el Director de Preservación, el estado
de los documentos y las condiciones de conservación y distribuir el
trabajo entre el personal según las capacidades y experiencia de cada
uno, respetando las prioridades preestablecidas.
4. Mantener el debido nivel técnico, organizar cursos de capacitación y
proveer información técnica actualizada.
5. Estar al corriente de las últimas innovaciones en materia de preservación
y conservación e introducir nuevas técnicas y métodos recientes.
6. Restaurar los documentos más valiosos.
7. Seleccionar y encargar los equipos y materiales necesarios y encargarse
de la manutención de los equipos y controlar las existencias.
CONSERVADOR
1. Tratar y restaurar los documentos designados por el Conservador Superior,
utilizando los métodos y los procedimientos convenientes.
2. Mantener y ampliar los conocimientos técnicos necesarios para llevar a
cabo todo tipo de trabajo de conservación y restauración.

PGI-89/WS/4 - pág. 67
Emplear eficaz y económicamente los equipos y materiales (conviene por
regla general que un solo conservador se encargue del control de las
existencias).
Dejar constancia escrita de todos los trabajos de conservación y restauración
ejecutados.
Formar y supervisar al personal subalterno encargado de llevar a cabo
los tratamientos de conservación.

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APÉNDICE C
EQUIPOS Y MATERIALES BÁSICOS DE CONSERVACIÓN
PGI-89/WS/4 - pág. 69
NOTA: La siguiente lista no incluye muebles tales como mesas, sillas,
estanterías de madera, armarios, tinas, secadores, etc., que pueden obtenerse
localmente, además de una mesa de trabajo provista de caja luminosa para los
métodos tradicionales de conservación.
1. Equipos y materiales: métodos tradicionales de conservación
(para un solo conservador)
Equipos y herramientas
Prensa (0,6 m x 0,55 m)
Guillotina de 24" (manual)
Cuchilla (manual)
Indicador de pH
Taladro eléctrico
Balanza
Lámpara de mesa ajustable
Pulverizador
Archivador
Efectos para trabajos manuales (pinceles, esponjas, tazones, tijeras,
cuchillos, escalpelos, punzones, agujas)
Perspex (resina acrílica) (4x3 pies = aprox. 120 x 90 cm)
Materiales (reservas para dos años)
Papel de reparación (4 resmas)
Lámina de terileno (1 m)
Seda
Papel de prensado (1 resma)
Cola, apresto
Productos químicos (desacidificantes, fungicidas, bactericidas,
insecticidas, disolventes, fijadores, etc.)
2. Equipos v materiales de encuademación
(para un solo encuadernador)
Equipos v herramientas
Prensa (0,6 m x 0,55 m)
Estampadora
Prensado de los lomos
Prensa de acabado
Telar

PGI-89/WS/4 - pág. 70
Cortadora de cartón.
Tipos de imprenta y componedoras de dorar
Tarro de cola
Efectos para trabajos manuales (cuchillos, cizallas, agujas,
punzones, pinceles, etc.)
Taladro eléctrico
Materiales (reservas iniciales para dos años)
Cartón
Telas de encuademación (rexina, bucarán, etc.: 10 rollos)
Cuero (5 pieles)
Papel de guarda (20 hojas)
Cintas, hilos, cabeceras
Cola, engrudo, spynflex
3. Equipos y materiales de laminación
(para un solo operador)
Equipos y herramientas
Prensa de laminación
Guillotina (manual)
Tela de reposición de PFTE (1 m)
Espátula termostática
Pulverizador
Materiales (reservas iniciales para dos años)
Fibra de ligado (10 rollos)
Productos químicos desacidificantes

APÉNDICE D
DOCUMENTACIÓN SOBRE TRATAMIENTOS DE CONSERVACIÓN
1. Oficina de registros públicosf Londres
Lado 1
PGI-89/WS/4 - pág. 71
REFERENCIA(S) ORIGINAL(ES) REFERENCIA(S) FINAL(ES) CONSERVADORAS )
FECHA DE RECEPCIÓN FECHA DE DEVOLUCIÓN NUMERO DE DOCUMENTOS
ESTADO ORIGINAL ANTECEDENTES
MATERIALES DE REPARACIÓN/LAMINACIÓN COMPAGINACIÓN FINAL
Lado 2
TRATAMIENTO CONTRA HONGOS/
DESINSECTACIÓN
LIMPIEZA
FIJATIVOS PARA TINTA/
REFORZAMIENTO DEL PAPEL
DESACIDIFICACION/pH FINAL
ADHESIVOS
APRESTO
SELLOS
OTROS TRATAMIENTOS

PGI-89/WS/4 - pág. 72
2. Modelo propuesto por D.G. Vaisev (ver Apéndice E, N° 53)
Referencia y detalles: Número total
de piezas:
Reparador: Reparación N°:
Fecha de recepción: Recibido por: Fecha de devolución:
Compaginación original:
Limpieza:
Fungicida:
Desacidificación:
Insecticida:
Apresto:
Materiales de reparación (cantidades incluidas):
Adhesivos:
Laminación:
Sellos:
Tipo de compaginación o encuademación:
Otros tratamientos:

APÉNDICE E
BIBLIOTECA BÁSICA DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN
PGI-89/WS/4 - pág. 73
Las obras que siguen se recomiendan como punto de partida de una biblioteca
de preservación y conservación. Los números de obras citadas en el texto
del presente informe remiten a la obra de número correspondiente.
A. Estudios del RAMP y otros documentos del Programa General
de Información de la Unesco y UNISIST
Publicados por la Unesco y disponibles gratuitamente solicitándolos al
PGI, Unesco, 7, place de Fontenoy, 75700, París, Francia
1. Y.P. Kathpalia, Conservation and restoration of archives;
a survey of facilities (1978, PGI-78/WS/14).
2. K.B. Hendriks, The preservation and restoration of photographic materials
in archives and libraries (1984, PGI-84/WS/1); igualmente disponible
en francés y español.
3. Y.P. Kathpalia, A model curriculum for the training of specialists
in document preservation and restoration (1984, PGI-84/WS/2);
igualmente disponible en francés y español.
4. J.A. Keene and M. Roper, Planning, equipping and staffing a document
reprographic service (1984, PGI-84/WS/8).
5. C. Crespo and V. Vinas, The preservation and restoration of paper records
and books (1985, PGI-84/WS/25); disponible igualmente en francés,
español, árabe y ruso.
6. M. Roper, Directory of national standards relating to archives
administration and records management (1986, PGI-86/WS/16);
disponible igualmente en ruso.
7. D.L. Thomas, Survey on national standards on paper and ink to be used
by the administration for records creation (1986, PGI-86/WS/22);
disponible igualmente en ruso.
8. D.L. Thomas, Study on control of security and storage of holdings
(1986, PGI-86/WS/23).
9. J.M. McCleary, Vacuum freeze-drving. a method used to salvage waterdamaged
archival and library materials (1987, PGI-87/WS/7).
10. D.W.G. Clements, Preservation and conservation of library documents:
a Unesco/IFLA/ICA enquiry into the current state of the world's patrimony
(1987, PGI-87/WS/15).
11. G. Benoit and D. Neirinck, Les moyens de conservation les plus économiques
dans les bâtiments d'archives des pays industriels et tropicaux
(1987, PGI-87/WS/18).
12. V. Vinas, Traditional techniques of restoration (en preparación).

PGI-89/WS/4 - pág. 74
13. G.M. Cunha, Study on the methods of evaluation to determine preservation
needs in library and archive collections (en preparación).
14. M.W. Pascoe, Study of the impact of environmental pollution
on the preservation of records and archives (en preparación).
B. Otras monografías básicas
15. Y.P. Kathpalia, Conservation and restoration of archives materials.
Documentation, Libraries and Archives Studies and Research Vol.1
(Unesco, París, 1973); igualmente disponible en francés.
16. L. Bell and B. Faye, La conception des bâtiments d'archives en pays
tropical. Documentation, Bibliothèques et Archives Etudes
et Recherches, Vol. 9 (Paris, Unesco, 1979); disponible igualmente
en español
17. J. Davies, A study on the basic standards and methods in preservation
and restoration workshops applicable to developing countries
(International Council on Archives, Brussels, 1973).
18. M. Roper, Guidelines for the preservation of microforms,
ICA Studies Vol. 2 (ICA, Paris, 1986); disponible gratuitamente
solicitándolo al Tesorero del ICA, Bundesarchiv, Postfach 320,
5400 Koblenz, República Federal de Alemania.
19. Modern buildings of national archives/Bâtiments modernes d'archives
nationales, Arçhivum, Vol. XXXI (1986).
20. Actes de la vingt-quatrième conférence internationale de la table ronde
des archives/Proceedings of the twenty-fourth international archival
round table conference, Policies for the preservation of the archival
heritage. Gardone Riviera, 1986 (en preparación).
21. P. Walne, F.B. Evans and F. Himly, Dictionary of archival terminology/
Dictionnaire de terminologie archivistique, ICA Handbooks Series Vol. 3
(K.G. Saur Verlag KG, Munchen, 1984); con equivalentes en holandés,
alemán, italiano, ruso y español. La segunda edición está lista
para impresión.
22. Glossary of archive conservation terms (ICA Committee on Conservation
and Restoration, Paris, 1985); en inglés con equivalentes en español,
alemán, italiano y francés; está lista para impresión una versión
revisada preparada en colaboración con IFLA y editada
por K.G. Saur Verlag K.G.
23. R.K. Perti (éd.), Conservation of tradicional records; paper and allied
materials (South and West Asian Regional Branch of the ICA and National
Archives of India, New Delhi, 1987).
24. J.M. Dureau and D.W.G. Clements, Principals for the preservation
and conservation of library materials. IFLA Professional Reports N° 8
(IFLA and The Library Association, The Hague, 1986).
25. M.A. Smith, Preservation of library materials: proceedings of the CDNL/
IFLA/Unesco conference. Vienna. 1986. IFLA Publications 40/41
(2 vols., K.G. Saur Verlag KG for IFLA, Munchen, 1987).

PGI-89/WS/4 - pág. 75
Photography - processed safety photographic film - storage practices.
ISO 5466: 1986 (International Organisation for Standardization, Geneva,
1986).
Repair and allied processes for the conservation of documents, BS 4971:
Part 1: 1973; Part 2: 1980 (British Standards Institute, 1973 & 1980);
está a punto de terminarse una versión revisada de la Primera Parte.
Recommendations for the storage and exhibition of archival documents,
BS 5454: 1977 (British Standards Institute, 1977);
está a punto de terminarss una version revisada.
T.J. Collings, Archival care of still photographs. Society of Archivists
Information Leaflets N° 2 (Society of Archivists, 1983).
K. Howarth, The preservation and storage of sound recordings,
Society of Archivists Information Leaflets N° 4
(Society of Archivists, 1987).
Directory of supplies of materials, equipment, and services for archive
and book conservation, storage and display. Society of Archivists
Conservation Group Occasional Paper N° 1 (Society of Archivists, 1985).
M.L. Ritzenthaler, Archives & manuscripts: conservation.
SAA Archives & Manuscripts Series (Society of American Archivists,
Chicago, 1983).
M. Duchein, Les bâtiments d'archives: construction et équipements
(Archives Nationales, Paris, 1985); se trata de una edición totalmente
revisada de una versión previa traducida bajo el título
de Archives building and equipment. ICA Handbooks Series Vol. 1
(K.G. Saur Verlag KG, Munchen, 1977); la versión revisada está siendo
actualmente traducida al inglés.
D. Baynes-Cope, Caring for books and documents
(British Museum Publications, London, 1981).
G.M. Cunha and D.G. Cunha, Library and archives conservation:
1980s and beyond, dos vols., (The Scarecrow Press, Metchen,
NJ and London, 1983).
G. Petherbridge (éd.), Conservation of library and archive materials and
the graphic arts (Butterworths, London, 1987); se trata de las actas
de la Conferencia de Cambridge de 1980. (El precio de venta de 75£
puede resultar excesivo para un servicio de archivos con recursos
limitados).
G. Thompson, The museum environment (Butterworths, London, 1978).
M.T. Roberts and D. Etherington, Bookbinding and the conservation
of books: a dictionary of descriptive terminology (Library of Congress,
Washington DC, 1982).
S.B. Swartzburg, Preserving library materials
(The Scarecrow Press, Metchen, NJ and London, 1980).
O.P. Agrawal, Conservation of manuscripts and paintings in South-East Asia
(Butterworths, in association with the International Institute
for Conservation of Historic and Artistic Works, London, 1984).

PGI-89/WS/4 - pág. 76
41. J. Ashley-Smith (series ed.)> Science for conservators
(3 vols., Crafts Council, London, 2nd impression, 1984).
42. G.M. Cunha, Mass deacidification for libraries
(American Library Association, Chicago, 1987).
43. J.M. Banks, Guidelines for preventative conservation
(Committee on Conservation and Preservation of Library Materials,
Council of Federal Libraries, Ottawa, 1981).
44. I. Moor and A. Moor, Conserving photographs (Bishopgate Press, 1986).
45. J. McWilliams, The preservation and restoration of sound recordings
(American Association for State and Local History, Nashville, 1979).
46. H. Anderson and J.E. Mclntyre, Planning manual for disaster control
in Scottish libraries and record offices (National Library of Scotland,
Edinburgh, 1985).
47. P. Waters, Procedures for salvage of water-damaged library materials
(Library of Congress, Washington DC, 2nd edition, 1979).
76. Preservation of historical recordsf Committee on Preservation
of Historical Records, National Research Council (National Academy Press,
Washington DC, 1986).
77. Intrinsic value in archival materialf National Archives and Records
Service Staff Information Paper 21 (National Archives and Records Service,
Washington DC, 1982).
C. Periódicos
Además de los periódicos especializados en archivos y biblioteconomía,
son indispensables las siguientes publicaciones:
48. Restaurator.
49. The paper conservator.
50. Abbey newsletter.
51. International conservation news: disponible gratuitamente solicitándolo
al IFLA Programme on Preservation and Conservation, c/o Library of
Congress, IFLA PAC Core Programme, National Preservation Programme
Office, Washington DC, 20540.
D. Artículos dignos de mención en los periódicos mencionados u otros
52. D.G. Vaisey, "The archivist as conservator", Journal of the Society
of Archivist 6(2) (octubre 1978), 65-75..
53. D.G. Vaisey, "Recording conservation treatment",
Journal of the Society of Archivists 6(2) (octubre 1978), 96-6.
54. V. Daniels, "Air pollution and the archivist", Journal of the Society
of Archivists 6(3) (abril 1979), 154-6.

PGI-89/WS/4 - pág. 77
A D. Baynes-Cope and T.J. Collings, "Some specifications for materials
and techniques used in the conservation of archives", Journal of the
Society of Archivists 6(6) (octubre 1980), 384-6.
F. Jayot, "L'humidité dans les dépôts d'archives; instruments et méthodes
de mesure", La gazette des archives NS N° 123 (4th trimestre 1983),
232 FF.
M. Dersarkissian and M. Goodberry, "Experiments with non-toxic anti-fungal
agents", Studies in conservation 25 (1980), 28-36.
K.B. Hendricks and B. Lesser, "Disaster preparedness and recovery:
photographic materials", American archivist 46(1) (Invierno 1983), 52-?
W.K. Wilson and E.J. Parks, "Historical survey of research
at the National Bureau of Standards on materials for archival records",
Restaurator 5(3-4) (1983), 191-?
A. D. Baynes-Cope, "Conservation: why the scientist can help",
Archives 16(70) (Oct. 1983), 162-6.
D.L. Thomas, "Conservation: new techniques and new attitudes",
Archives 16(70) (Oct. 1983), 167-77.
B. Faye, "The design of archives buildings",
Unesco journal of information science, librarianship and archives
administration 4(2) (abril-junio 1982), 88-93.
Y.P. Kathpalia, "Conservation and preservation of archives",
Unesco journal of information science, librarianship and archives
administration 4(2) (abril-junio 1982), 94-100.
H. Horakova and F. Martinek, "Disinfection of archival documents
by ionizing radiation", Restaurator 6 (3-4) (1984), 205-16.
C. Smith, "Starting a conservation programme",
Archives and manuscripts 15(1) (mayo 1987), 41-7.
"Education for conservation", Journal of librarianship 17(2) (abril 1985),
74-105; cinco informes del seminario Library Association's Conservation
Seminar, London, 1984.
D. Allsopp, "Biology and growth requirements of mould
and other deteriogenic fungi", Journal of the Society of Archivists 7(8)
(octubre 1985), 530-3.
D.L. Thomas, "Archive buildings: international comparisons",
Journal of the Society of Archivists 9(1) (enero 1988), 38-44.
Restaurator 8(1) (1987); este número está dedicado a los informes
presentados en una conferencia celebrada en Washington, D.C.
sobre la preservación mediante fotocopiado.
M. Roper, "Advanced technical media: the conservation and storage
of audio-visual and machine-readable records", Journal of the Society
of Archivists 7(2) (octubre 1982), 106-12.
R. Strassberg, "The use of fumigants in repositories",
American archivist 41(1) (enero 1978), 25-36.

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72. H. Wilman, "Copying without damage: The British Library strategy",
Archives 18(78) (Oct. 1987), 85-8.
73. D.G. Vaisey, "Archivists, conservators and scientists: the preservation
of the nation's heritage", Archives 18(79) (abril 1988), 131-43.
74. D.G.W. Clements, "Emerging technologies - paper strengthening",
Restaurator 8 (1987), 124-8.
75. D.L. Thomas, "Architectural design and technical equipment
for the physical protection and conservation of documents",
Mitteilungen des Osterreichischen Staatsarchivs 39 (1986), 233-51.
76. Ver Sección B.
77. Vers Sección B.