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REPORTE COMERCIAL CANON | SOLUCIÓN PARA EL MANEJO DEL DOCUMENTOs
MANEJO ELECTRÓNICO
DE DOCUMENTOS
Considere que una persona promedio recibe más información que la
que puede procesar. El uso del email, la Internet, las transacciones electrónicas,
redes inalambricas, blackberries, etc., son un ejemplo de ello.
Como consecuencia de lo anterior, el prometido ambiente de trabajo
sin papeles paso a ser un mito hace rato. ¿Cómo podemos lidiar con ese
mar de datos electrónicos y/o impresos de modo que nos sean útiles,
comprensibles y contextualizables?
Cristián Ormazábal
Product Marketing & Manager, Canon Chile S.A.
Los expertos desde hace poco mas de diez años
comenzaron a preocuparse por el campo de la
información empresarial. Se ha suscitado un
interés por el estudio de la información en todas
sus vertientes, lo cual unido a las nuevas
tendencias en gestión junto al desarrollo de las
tecnologías de información han dado origen a
una nueva disciplina denominada “Gestión de
la Información”. Dentro de este nuevo escenario
hemos pasado de manejar documentos impresos
unilineales a textos multilineales caracterizados
por el hipertexto, en donde las organizaciones
de todo tipo pueden llegar a manejar
información de carácter multimedial. De esta
manera, es sólo cuestión de tiempo el que las
organizaciones dentro de las cuales nos desenvolvemos
sean consideradas como sistemas de
información formados por numerosos núcleos
y depósitos de información interconectados
entre si.
Básicamente un sistema de manejo (gestión)
electrónica de documentos es un sistema computacional
utilizado para almacenar, rastrear y
recuperar de forma rápida y sencilla documentos
generados electrónicamente, documentos
impresos digitalizados e incluso imágenes.
La historia de los sistemas de EDMS (electronic
documents management system) o de gestión
electrónica de documentos partió en los años
80 cuando ciertas compañias comenzaron a
desarrollar aplicaciones que básicamente digitalizaban
originales, almacenaban esas “imágenes”
y posteriormente permitían indexar y
recuperar la información según ciertos criterios
de búsqueda por parte de los usuarios.
No obstante en la actualidad hablamos de soluciones
de software capaces de manejar metadatos,
permitir integración, captura, indexación,
almacenaje, consulta, encriptación y recuperación
de documentos e imágenes, sean estas
electrónicamente generadas o bien escaneadas
desde un medio impreso.
EDMS
Los sistemas EDMS vienen a resolver problemas
comunes relacionados con la producción de documentos.
Imaginemos en caso de un banco.
Una empresa de este tipo anualmente generará
millones de documentos por concepto de cuentas
corrientes, productos bancarios, contratos,
cobranzas, etc. Para el almacenaje de estos documentos
físicos es común el uso de bodegas
de gran tamaño, las que además deben ofrecer
ciertos niveles mínimos de seguridad y calidad
en el cuidado de los papeles. En la práctica es
común ver bodegas con problemas estructurales
(el papel es pesado), problemas con el manejo
y accesibilidad de los documentos, así como
problemas de deterioro de los papeles debido a
las condiciones bajo las cuales han sido expuestos.
Todo esto conlleva costos.
Así, el manejo electrónico de documentos es la
tecnología que permite –entre otras cosas–convertir
un texto/documento físico en una imagen
electrónica y de esta manera montarlo en
el universo de la informática.
La gestión electrónica de documentos o EDMS
se traduce en importantes beneficios en áreas
de productividad, eficiencia y reducción de
costos en las empresas ayudando a mejorar la
toma de decisiones, optimiza los procesos administrativos
tradicionales e incluso maximiza
las ganancias al permitir incrementar la calidad
de los servicios ofrecidos a los clientes.
Mediante el EDMS una organización típica puede
reducir de forma radical los costos de fotocopiado
e impresión. Además evitar el traslado de
documentos físicos, eliminar archivos muertos 1 ,
facilitar al personal la consulta y disposición de
documentos, restringir y controlar el acceso a la
información, automatizar los procesos de revisión
y autorización. También manejar imágenes
como fotos, dibujos, esquemas, gráficos, etc. en
los sistemas ERP mejorando tiempos y eficientando
procesos.
1: Archivos en bandeja de salida que no son retirados por el usuario,
generando valiosas pérdidas.
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