es su propio jefe no descansa combustible dulce ... - Canon Chile

REPORTE COMERCIAL CANON | SOLUCIÓN PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS
Básicamente un sistema de manejo (gestión) electrónica
de documentos es un sistema computacional
utilizado para almacenar, rastrear y recuperar
de forma rápida y sencilla documentos generados
electrónicamente.
Gestión Electrónica
La gestión electrónica de documentos comprende
varias etapas para poder funcionar. Básicamente
estas son :
Gestión de imágenes: utilización de la tecnología
que permite la captura digital a través del escáner
de los documentos impresos. Normalmente se
suele distinguir entre “digitalización gráfica” y “digitalización
de texto”, según sea el propósito final
de dicha digitalización del documento.
Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres:
la digitalización del texto tiene como
finalidad poder interpretar y tratar electrónicamente
ese texto a través de programas OCR
(Optical Character Recognition) o ICR (Intelligent
Character Recognition). El OCR es citado
con frecuencia como la alternativa más rápida,
económica y segura para la entrada automática
del contenido de los documentos impresos en
papel a soportes electrónicos.
Tecnologías de almacenamiento masivo de
información: para el almacenamiento de los
documentos electrónicos, y más aún en el caso
de imágenes digitales, es necesario disponer de
sistemas. El sistema de almacenamiento óptico
más conocido es el CD-ROM, pero dado que se
trata de un disco pregrabado y sólo de lectura,
se suelen utilizar por ello los discos WROM (Write
Once Read Many) y los WARM (Write Always
Read Many), pues permiten grabar datos para
su posterior recuperación. Por otra parte, el uso
de discos masivos de red es otra alternativa válida
ya que los costos de estos han bajado de
forma drástica y el aumento de las capacidades
de almacenamiento y velocidad en el acceso a
la información se han incrementado de forma
sobresaliente.
Gestión electrónica de documentos mediante
software ad-hoc: se trata de los módulos clásicos
de la gestión documental pero aplicados
a los documentos electrónicos por lo que aquí
serán factores claves, la recuperación de información
mediante la gestión de índices de los atributos
de cada documento y sobre el contenido de
los mismos, y la automatización de los ciclos de
vida dentro de los procesos de la organización.
Trabajo en grupo (groupware): las herramientas
EDMS han ido evolucionando hacia conceptos
más amplios de generación y control de la
información. De este modo es posible obtener
un aprovechamiento máximo del capital intelectual
y del conocimiento que se genera en
la organización. Básicamente se puede definir
al groupware como el software que permite
trabajar de forma cooperativa a un equipo u
organización a través del correo electrónico, bases
de datos compartidas, gestión de flujos de
trabajo, etc.
Control de los flujos de trabajo (workflow):
estrechamente relacionado con el software de
trabajo en grupo permite establecer una serie
de reglas y pautas en las que se especifican
las tareas y pasos que se han de seguir para la
consecución de un proceso de negocio. En estos
procesos se suele generar abundante información
y es ahí donde entra en juego el servicio de
información y documentación para la captura,
almacenamiento, procesamiento y gestión del
conocimiento que se está generando de forma
contínua.
¿Vale la pena invertir en estos sistemas
y qué beneficios reales obtiene
la empresa con ello?
El modelo tradicional de gestión basado en el
papel, lleva asociados una serie de problemas y
costos implícitos en ocasiones ocultos o no perceptibles
por la empresa:
Gran ocupación de espacio de almacenamiento;
una gran parte de los espacios de las oficinas
están ocupados por enormes archivadores
que contienen no sólo originales, sino montones
de fotocopias. Estos espacios resultan enormemente
costosos, sobre todo si tenemos en
cuenta su coste por m2.
Problemas de localización y búsqueda de documentos;
no es tarea sencilla localizar la información
requerida. Según estudios realizados,
la recuperación y tratamiento de documentos
representa entre el 20 y el 30% del tiempo de
cada empleado.
Elevado número de copias innecesarias; se ha
calculado empíricamente que cada documento
se fotocopia en promedio ocho veces, esto lleva
asociados unos importantes costos de material
de archivo y espacio de almacenamiento (se estima
en más de 30 ptas. es el coste por almacenamiento
de cada documento).
Pérdida de documentos e inexistencia de seguridad;
es frecuente la pérdida de documentos,
obligando en ocasiones a repetir el trabajo realizado.
Además es imposible controlar el acceso
a la documentación por parte de cualquier empleado,
lo que genera una nula confidencialidad.
Baja calidad del servicio; en algunas ocasiones,
los clientes se ven forzados a esperar días para
conseguir la documentación solicitada, lo que
se traduce en una disminución de la calidad del
servicio ofrecido.
Gestión ineficiente; todos estos problemas
enumerados anteriormente, repercuten directamente
en las distintas funciones, generando
una respuesta lenta e ineficaz y afectando en
definitiva a la toma de decisiones.
Los problemas mencionados desaparecen inmediatamente
con los nuevos Sistemas de Gestión
Documental, consiguiendo así resultados
cuantificables, que se traducen en reducción
18